PHẦN MỀM PHÂN CÔNG COI THI CHẤM THI TỐT NGHIỆP THCS, PTTH docx

PHẦN MỀM PHÂN CÔNG COI THI -
CHẤM THI TỐT NGHIỆP THCS, PTTH

I ĐẶT VẤN ĐỀ :
Số lượng học sinh THCS và PTTH trong tỉnh thời gian qua phát triển rất
nhanh, dẫn theo số lượng thí sinh thi tốt nghiệp THCS và PTTH cũng tăng nhanh, yêu
cầu Sở phải điều động một lực lượng lớn CB, GV tham gia coi, chấm thi. (Năm 2000,
Sở phải điều động gần 5000 lượt CB, GV phục vụ cho các kỳ thi này). Với khối lượng
công việc lớn như vậy, việc sử dụng chương trình xử lý trên máy vi tính là tất yếu. Từ
năm 1995, Sở GD - ĐT An Giang đã bắt đầu sử dụng máy vi tính vào công việc này.
Tuy nhiên các chương trình bấy giờ còn những hạn chế như sau :
- Còn nhiêu động tác xử lý bằng thủ công : phải phân công cụ thể từng
người trên giấy rồi mới nhập vào máy.
- Chưa có chương trình tìm kiếm để nhập vào máy : phải mở dữ liệu liệt kê
danh sách từng trường để nhập mã số phân công cho từng người, lại không có hướng
dẫn nhập trên màn hình nên tốc độ làm việc chậm và dễ nhầm lẫn. Rất khó tìm những
CB, GV đã thay đổi đơn vị công tác trong năm học.
- Không có các chương trình thống kê, liệt kê danh sách để kiểm tra trong
quá trình xử lý.
- Sử dụng bảng mã Tiếng Việt không thông dụng, không có chương trình
chuyển mã để in trên WINDOWS.
Những nhược điểm đó làm cho việc xử lý chậm, tốn nhiều công sức và chất
lượng bản in không đẹp. Hơn nữa, do chỉ là những chương trình lẻ (chưa phát triển
thành phần mềm), yêu cầu người sử dụng phải có trình độ tin học khá mới có thể khai
thác được.
II YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM MỚI THIẾT KẾ :
Phần mềm mới phải khắc phục được những nhược điểm nêu trên. Cụ thể :
1/- Cho phép tìm kiếm đối tượng cần phân công trên toàn bộ cơ sở dữ liệu,
không cần biết người đó có còn ở đơn vị cũ hay đã chuyển sang đơn vị mới.
2/- Có chương trình cho phép thống kê, liệt kê danh sách tạm thời để kiểm
tra trên màn hình trong quá trình làm việc.

3/- Sử dụng một bảng mã Tiếng Việt thông dụng, có thể in được trên
WINDOWS, hoặc có thể sử dụng một chương trình chuyển mã phổ biến để in trên
WINDOWS, cho phép cải thiện chất lượng và tốc độ in.
4/- Tự động hóa một số khâu phân công, giảm bớt công tác nhập dữ liệu thủ
công.
5/- Dễ sử dụng nhờ có hướng dẫn sử dụng ngay trên màn hình.
III QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM :
Phần mềm Phân công coi - chấm thi của Phòng TCCB bắt đầu được xây
dựng và áp dụng từ năm 1997, đến nay đã sử dụng đến năm thứ 4.
- Năm đầu tiên (1997), nhóm chỉ mới viết các chương tình lẻ, với tư tưởng
không khác các chương trình đã có, chỉ cải tiến là dùng bảng mã TCVN3, cho phép
chuyển mã để in ấn trên WINDOWS (nhưng vẫn chưa khai thác khả năng này).
- Năm thứ hai (1998), các chương trình lẻ đã được tích hợp thành một phần
mềm, cho phép chọn lựa một số chức năng : Tìm kiếm theo tên, nhập phân công, điều
chỉnh phân công, in danh sách các hội đồng, thống kê số lượng CB GV tham gia theo
từng hội đồng hoặc từng trường, in giấy triệu tập coi, chấm thi. Hạn chế là vẫn còn
phải nhập phân công cho từng người, còn in trực tiếp trên FOXPRO For DOS.
- Năm thứ 3 (1999) : Phần mềm đã được thiết kế hoàn chỉnh, cho phép
chuyển mã in giấy triệu tập trên WINDOWS, việc phân công giám thị đã được tự động
hóa. Phần mềm đã bổ sung thêm các chương trình cho phép nhập thêm những người
ngoài CSDL nhân sự của ngành, các chương trình phân công coi chấm thi các kỳ thi
nghề phổ thông.
- Năm thứ tư (2000) : các chức năng trên được hoàn thiện hơn. Việc in ấn
được thực hiện hoàn toàn trên WINDOWS, tốc độ in nhanh và chất lượng bản in đẹp
hơn.
IV QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÂN CÔNG COI - CHẤM THI
CÓ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HIỆN NAY :
Việc phân công coi, chấm thi trong năm học 1999- 2000 đã được thực hiện
theo quy trình như sau :
1/- Từ đầu năm học 1999- 2000 (khoảng tháng 10/1999), Phòng TCCB đã

in danh sách CB, GV gửi về từng trường để kiểm tra, điều chỉnh và bổ sung chi tiết
phân công giảng dạy (môn dạy, khối lớp) của từng giáo viên. Các thông tin này được
lưu trữ trong CSDL nhân sự toàn ngành, chương trình xử lý thi có thể lọc ra danh sách
các GV dạy lớp cuối cấp để phục vụ cho việc chọn phân công giám khảo sau này.
2/- Tháng 04/2000, Phòng TCCB yêu cầu các đơn vị báo cáo danh sách
những người xin phép được miễn coi, chấm thi. Chương trình xử lý thi cũng sẽ tự động
cập nhật ghi chú những người bận học bồi dưỡng trong thời gian diễn ra các hoạt động
coi, chấm thi. Chương trình sẽ loại bỏ các đối tượng này khi tự động phân công giám
thị.
3/- Cũng trong thời gian này, Phòng khảo thí Sở đã có số liệu thí sinh và
thiết kế xong các hội đồng coi, chấm thi. Căn cứ vào bảng thiết kế này, dựa vào quy
chế thi, Phòng TCCB sẽ lập bảng yêu cầu số lượng BLĐ và số lượng giám khảo từng
môn phục vụ cho 2 kỳ thi.
4/- Căn cứ bảng yêu cầu số lượng đã lập, Phòng TCCB kết hợp với các
Phòng chuyên môn khác (chủ yếu là Phòng Trung học và Thanh tra Sở) để chọn phân
công BLĐ và CB thanh tra các hội đồng; đồng thời phân công giám khảo (căn cứ vào
danh sách GV dạy cuối cấp đã lưu trữ trong CSDL). Các đối tượng này sẽ được nhập
vào CSDL phân công thi. Sau khi nhập xong, chương trình sẽ in bảng thống kê số
lượng người còn lại có thể tham gia coi thi của từng đơn vị, trường học.
5/- Căn cứ vào bảng thiết kế các hội đồng coi thi do Phòng khảo thí lập và
thống kê số lượng có thể tham gia coi thi của từng trường, Phòng TCCB sẽ lập kế
hoạch điều động giám thị (xác định số lượng tham gia của từng trường, phân phối số
lượng cụ thể vào từng hội đồng ).
6/- Phân công giám thị : Chương trình sẽ loại ra các trường hợp được miễn
và các trường hợp đã phân công chấm thi, sẽ tự động phân công số còn lại đi các hội
đồng coi thi theo chỉ định của người sử dụng. Chương trình yêu cầu chọn đơn vị (tên
trường) cần phân công, sẽ cho biết trong đơn vị còn bao nhiêu người có thể phân công
được. Ta chỉ cần cho biết mã số của hội đồng muốn phân công và số lượng người sẽ
phân công đi hội đồng đó.
7/- In ấn : Phần mềm cho phép in các loại sau :

- Danh sách BLĐ các hội đồng coi, chấm thi.
- Danh sách các thành viên trong từng hội đồng coi thi.
- Danh sách giám khảo từng môn.
- Giấy triệu tập giám thị, giám khảo.
- Danh sách CB, GV từng trường được điều động coi, chấm thi.
Các loại ấn chỉ trên đều có thể in trực tiếp từ chương trình (In từ FOXPRO
FOR DOS), hoặc có thể in ra file TEXT, có thể định dạng và in trong WINWORD.
V KẾT QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM :
Sau 4 năm sử dụng và cải tiến, phần mềm phân công coi, chấm thi của
nhóm đã khá hoàn thiện, nâng cao được chất lượng và hiệu quả công tác, đáp ứng được
đòi hỏi cao do quy mô các kỳ thi ngày càng phát triển. So với 4 năm trước, số lượng
thí sinh đã tăng gấp rưởi, nhưng thời gian xử lý công việc chỉ bằng một nửa. Phần mềm
có hiệu quả thiết thực, góp phần cải tiến công tác quản lý của cơ quan.
Tháng 5/2000
*******************************************