Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong microsoft word

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy
cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use
smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Tính toán trên bảng
Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word
vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi
có thể sẽ làm bạn thất vọng.
Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1
2
3
4
=SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm
định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô
chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán
trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím
F9.

Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột
hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật
như vậy.

1
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch
ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word
sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+ + + +
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript)
hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước
ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy
tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat
As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước
Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu
ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn
bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử
dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản
trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần
thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông

thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File
| Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ
lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành
định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview
Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template
và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh
xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để
truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ
thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp
tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu
không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.



2
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files
bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách
này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện
nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời

gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint
hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ
Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize
Keyboard.
Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ
xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn
phần categories là File và phần commands là FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current
Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt
cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím
cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần
Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn
Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của
riêng mình trong Word được rồi đấy.
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word
Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn
bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với
bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu
ích với các bạn thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.
Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào
menu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp
thoại “Thesaurus…”.
Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace
with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở
khung dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng
nghĩa đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế.
Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần
tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm
3

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất
hiện ở khung dưới.
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay
muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để
chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file.
Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường
dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng
với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói.
Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm
thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn
chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói
của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải
không bạn.
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn
Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của
Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng
PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click
chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,
paragraph, bảng, Style, ảnh nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office
Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung
lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương

trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc.
Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft
Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ
xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến
bạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút.
Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng
tính, thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh
đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy
4
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn
Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển
đổi của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên
lưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5
trang mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt
được kết quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: với dung lượng
khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD.
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect
Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản
2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng
tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi
lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi
như tên riêng chẳng hạn.
Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng
có thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.
Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn
thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options.

Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm
sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả
năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa
chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và
bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text
bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn
vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ
tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính
năng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm
(dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các
thay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn
Yes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không
thể chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong
mục “Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text)
hoặc văn bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong
Word và Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1).
Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm
sáng từkhóakíchhoạtvànhấnDelete.
5
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

TẬN DỤNG MACRO
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ
ở một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất
tiện lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường
hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấn
Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấu
kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã Visual

Basic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím
<Alt>-<F11> hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ
nhìn thấy được những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.
Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết
hãy mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức,
một đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the
lazy dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này
sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập vào.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003,
bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp
cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start |
Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office |
Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.
Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft
Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools –
riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt
Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các
phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần
(Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với
những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên
mình.
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các
phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc
quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh
sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng
ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có
thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office

Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được
thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn
của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những
shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng
cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng
6
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click
chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn
Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn
để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định
dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ
sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File |
Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các
máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.
Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét.
Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập
trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner
Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset

Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo
ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.
Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý
đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo
một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét
thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2
cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay
thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS
Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng
tiếng Việt).
Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document
Imaging để xử lý.
Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã
được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text
to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận
dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng
định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất
nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng
lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.
Microsoft Clip Organizer
Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng
Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng
bằng cách Tools | Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách
7
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn

còn lại.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office
2003.
Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery
Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings
Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ
khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng
dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài
đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với
người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được
lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot
Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các
dự án macro viết bằng VBA của bạn.
Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu
ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng
các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word
Việc lập trình đòi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp và môi trường cụ thể, thêm
vào đó là một chương trình dịch để dịch chương trình nguồn. Tuy nhiên, khi muốn
diễn giải một nội dung ý nghĩa nào đó trong ngôn ngữ thì bạn cần soạn thảo thành văn
bản để có thể diễn đạt ý nghĩa câu lệnh. Tuy nhiên, khi bạn copy hay paste một đoạn
chương trình qua word sẽ gặp những trở ngại sau:
• Đoạn chương trình copy không còn nguyên mẫu nữa.
• Cú pháp không ổn định do định dạng khác nhau.
8
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

• Nhược điểm lớn nhất là bạn rất mất thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt của
câu lệnh. Đây là vấn đề cần tránh khi copy và paste qua word.
Để khắc phục nhược điểm trên,
Add-in ADX Toys 2 sẽ giúp bạn thực hiện việc định dạng theo cú pháp ngôn ngữ lập
trình khi soạn thảo trên Word.
Add-in này sẽ hiển thị khi bạn soạn thảo. Bạn chỉ cần chọn đoạn text cần định
dạng, nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ 9 ngôn ngữ là VB, C, Java, C# ).
Và nhấn vào là văn bản chọn đã theo định dạng ngôn ngữ thích hợp. Rất nhanh chóng
và tiện lợi.
Add-in trên hoàn toàn miễn phí, dung lượng 702KB. Tương thích cho Word 2000 trở
lên. Download tại .
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong
việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.

Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng
hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho
ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail. - Ctrl+2: mở Calendar. - Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks. - Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
9
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen

văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
10 thao tác nhanh với MS Office
Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho
Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn
15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta
cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các
tài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.
Bạn có thể mua được hàng tấn sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên,
chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. chúng tôi xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ
bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office
Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài
liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để
cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-
> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with
Intellimouse box".
10
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Lối tắt tới lối tắt
Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office
sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools
->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in
ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh
công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím
tắt cho bạn.
Thao tác với Word
Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải
gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ
chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn
các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào
đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di
chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến
đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp
phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản.
Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của
cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử
dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn
chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung
nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp
chuộtvàothanhsplit.
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có
hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định,
khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách
đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn
thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.
11
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở
cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổi

qua lại giữa các bảng tính.
Sang trang với page break
Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang
khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào
bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu
tiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không
thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn
hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel
tách trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ
page break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.
Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert
-> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page
Break.
Sử dụng tính năng AutoFill
Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm
được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô
và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.
- Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào
ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu
tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho
đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5, ). Nếu bạn nhập vào
100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500
- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng
trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày
cuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể
điền một dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.
Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để
lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ
thấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích
cách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có

thêm nhiều tuỳ chọn hơn.
Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname
Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là
Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó
cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.
12
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn
muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập
đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người
này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư
cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.
Tạo thêm không gian
Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ
dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp
nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung
duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách
này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.
Thủ thuật nâng cao trong MS Word
Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất
nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất
thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ
của Word làm giúp bạn?
Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong
Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc
với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.

Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau
đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong
Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi
macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới.
Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại
khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây
giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán
nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này
thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu)
Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi
được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết
các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa
Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng
13
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

hạn: C:\Documents and ettings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates.
Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.
Tránh cảnh báo phiền phức
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template, Word
sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy
tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ
giúp Word "tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường
dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ:
C:\Program Files\Microsoft
Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng
Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin

Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào
cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp
vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin
Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo những
chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu
sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung
Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn
Choose , và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu
hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và
lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template
muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của
bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi
sử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ
người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình
ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và
sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách
khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros->
Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , rồi kéo xuống danh sách Categories
trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ
tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý
Macro là một biểu tượng, tên, hoặc các kí
tự nào đó được biểu diễn cho một danh

sách các lệnh, hoặc các hoạt động và phím
tắt. Rất nhiều chương trình sử dụng macro
và tạo ra các macro nhằm loại bỏ những
hoạt động, thao tác lặp lại trong quá trình
sử dụng. Macro được hỗ trợ rất tốt từ
trong bộ Office của Microsoft, đặc biệt là
Word.
14
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để
dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng
(hoặc các kí tự như ^, >> ), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn
bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L'
thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace.
Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ
văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy
chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ
tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành
.Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của
Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin
thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa
Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin
thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ
Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách

Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các
menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu
Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu,
hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần
tới Work và chọn tài liệu.
Vẽ hình trong MS-Word
Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, trong MS-Word cũng hỗ trợ chức
năng vẽ hình tương đối tốt. Một số hình vẽ đơn giản có thể vẽ trực tiếp trong MS-
Word mà không cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời
gian, lại làm tăng dung lượng của tập tin.
Ngoài chức năng vẽ các đường thẳng, hình vuông, hình tròn MS-Word còn có thể vẽ
các đường cong phức tạp, đường gãy khúc liên tục
Để thực hiện việc vẽ hình, đầu tiên nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ vẽ hình
thì bạn lấy ra như sau: Click phải chuột lên một thanh công cụ bất kỳ, chọn Drawing.
Trên thanh công cụ bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô màu, chọn bề dày nét vẽ,
kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối, các mẫu hình chuẩn
15
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng,
ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ chuột sẽ di chuyển theo
đường thẳng.
Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl,
đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy.
Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes >
Lines > Curve trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào
AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ các đường gãy khúc.
Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải chuột vào đối tượng rồi
chọn "Edit Points", lúc này các điểm neo trên đường sẽ hiện lên, bạn có thể tự do điều

chỉnh theo ý muốn, hoặc bạn có thể thêm điểm vào (add points), xóa bớt điểm (delete
points) để điều chỉnh đường nét mềm mại hơn.
Muốn tô màu toàn bộ đối tượng thì đòi hỏi đối tượng đó phải
được tạo nên từ một đường khép kín, để làm được điều này bạn
chỉ việc click phải chuột vào đối tượng và chọn "Close Patch"
Đồng thời ngoài những màu cơ bản, bạn có thể lót bên dưới hình
vẽ bằng các mẫu tô sẵn có, hình vẽ (Fill Color\Fill Effects).
Ngoài ra, để tiện lợi trong khi vẽ, MS-Word có chức năng hiển thị
lưới trên trang văn bản để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức năng
bắt điểm giữa các đối tượng với nhau, giữa đối tượng với
lưới cách thực hiện như sau:
Trên thanh công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc này hộp thoại
tùy chọn sẽ hiện lên. Bạn click chọn "Display gridlines on screen"
để hiển thị mạng lưới, định bề rộng, chiều cao của các mắt lưới ở box Vertical spacing,
Horizontal spacing.
Định khoảng giữa các mắt lưới theo chiều ngang và chiều dọc ở box Vertical every,
Horizontal every (cách nhau 2 mắt lưới, 3 mắt lưới ).
Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa là khi bạn vẽ, đầu
mút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các mắc lưới một cách nhanh chóng và
chính xác mà bạn không cần phải canh chỉnh).Tương tự,
khi cần sự liên kết giữa các đối tượng bạn hãy click chọn
"Snap objects to other objects".
Sau khi hoàn tất hình vẽ, để tránh trong quá trình chỉnh
sửa, dàn trang văn bản, các đối tượng sẽ nhảy lung tung
làm hình vẽ của bạn bị sai, biến mất trên văn bản bạn hãy
liên kết (Group) chúng lại như sau:
Giữ Shift và click chọn các đối tượng hoặc nhanh hơn bạn có thể vào biểu tượng
Select object trên thanh công cụ Drawing, sau đó click & drag để chọn các đối tượng.
Giữ Ctrl + click &
drag đối tượng để

copy (hình trái), click
phải chuột lên đối
tượng, chọn Edit
Points (Phải)
Hộp tùy chọn mạng
lưới.
Select object
16
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Vào Draw\Group để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất cả hình vẽ là một
khối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản.
Tự in phím tắt trong MS Word
Để bạn đọc ngày càng sử dụng những công cụ trong bộ Microsoft Office một cách
hiệu quả nhất, Quản Trị Mạng sẽ cung cấp loạt bài hướng dẫn những thủ thuật đơn
giản nhưng lại hiệu quả về tính năng của 2 chương trình phổ biến nhất trong bộ Office
thông dụng này: MS Word và MS Excel
Tuần 1 số thứ nhất: Bài 1: Tự in danh sách phím tắt trong Microsoft Word
Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại hiệu quả và rất nhanh chóng
trong việc soạn thảo văn bản nhưng bạn chưa biết nhiều về các phím tắt đó và muốn
tìm danh sách những phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word sẽ tự liệt
kê danh sách các phím tắt cho bạn:
1. Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8)
Xuất hiện hộp thoại Macro:
2. Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:
3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro
name
4. Chọn nút Run hoặc Step Into
17
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phím
tắt
5. Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt
(có thể sử dụng) trong List Commands
Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt
phím tắt (bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word
6. Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trong
chương trình Microsoft Word:
Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả các
phím tắt cần dùng trong MS Word. Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnh
sửa các phím tắt này cho thuận tiện trong việc sử dụng. Nếu chưa biết thủ thuật này thì
bạn có thể tiếp tục theo dõi tiếp các bài sau.
Các định dạng đặc biệt trên chữ
Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại
Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xoá và gõ lại, bạn quét
chọn vùng văn bản, bấm menu Format > Change case. Ở cửa sổ hiện ra,bấm chọn một
lựa chọn: Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường),
UPPERCASE (chuyển sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu mỗi từ),tOGGLE cASE
(chữ thường đầu mỗi từ).Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case,
UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hợp phím Shift + F3 sau khi quét chọn vùng
văn bản.
Tuy nhiên đối với văn bản dùng font Unicode(Arial, Times New Roman, Tahoma )
thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey
3.6.Quét chọn vùng văn bản, bấm tổ hợp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copy
18
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

hoặc nút Copy trên thanh công cụ Standard). Chạy chương trình Unikey, bấm chuột
phải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ),chọn Công cụ

(hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồn
trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mục
chọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã. Trở lại cửa sổ soạn
thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên
thanh công cụ).
Định dạng chỉ số
Để viết công thức của nước H2O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format
> Font. Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng phím
tắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl +
dấu =, rồi gõ chữ O.
Định dạng chỉ số mũ
Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn
mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl,
Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/
Các định dạng đặc biệt khác
Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format. Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọn
các mục trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm các
loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK.
Định dạng bề rộng chữ
Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Character Spacing. Bấm ô
Scale, chọn giá trị %, bấm OK.
Định dạng chữ hiệu ứng
Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được. Quét chọn
văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn một dạng hiệu ứng
trong khung Animations vừa quan sát khung phía dưới để xem trước hiệu ứng, bấm OK
Khám phá thanh công cụ MS Word
Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm
mục đích tăng tính hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công việc của
bạn.
Các thanh công cụ của Microsoft Word có những phím chức năng giúp tăng tốc quá

trình xử lý văn bản hàng ngày bạn vẫn thực thi lên rất nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể
tùy biến những thanh công cụ đó để khiến chúng càng trở nên thiết thực và hữu dụng
hơn nữa. Lấy ví dụ như việc bạn thường xuyên sử dụng một “biểu tượng” (symbol)
19
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

nhất định thì bạn có thể tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ để chèn biểu tượng này
một cách hoàn toàn tự động. Bạn cũng có thể bổ sung thêm các đối tượng menu vào
menu tắt hay thậm trí tạo ra một menu riêng cho MS Word. Nào chúng ta hay điểm lại
xem chúng ta có thể làm được những gì để khiến cho các thanh công cụ của MS Word
trởnênhữuíchhơnnữa.
Để tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ giúp chèn một biểu tượng vào văn
bản một cách hoàn toàn tự động và dễ dàng hơn bạn hãy vào Tools | Customize. Trong
cửa sổ Customize bạn hãy chuyển sang mục Commands rồi tìm đến lựa chọn All
Commands trong danh sách liệt kê Categories bên phía tay trái. Trong cửa sổ liệt kê
All Commands bên trái bạn hãy tìm đến lện Symbol. Hãy nhắp chuột trái vào lệnh
Symbol rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào mà bạn muốn nút bấm Symbol nằm ở
đó. Khi hộp thoại Symbol hiện ra bạn hãy lựa chọn một biểu tượng muốn chèn. Nhắp
OK.

Sau khi bạn tạo ra phím bấm theo cách trên thì nút bấm sẽ mang tên của biểu
tượng đó. Để làm cho nút bấm trở nên thân thiện hơn bạn hãy một lần nữa mở hộp
thoại Customize rồi nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó. Giờ đây bạn hãy
xem trong menu ngữ cảnh chuột phải bạn có thể đổi tên hay đổi cả biểu tượng cho
phím bấm đó.
Tương tự sử dụng cách trên bạn có thể bổ sung thêm một nút bấm trên thanh
công cụ cho phép bạn chèn một bức ảnh vào trong văn bản hoàn toàn tự động. Bạn
hãy tìm đến lệnh InsertPicture trong danh sách All commands rồi kéo và thả nó lên
thanh công cụ nào thuận tiện với bạn nhất. Sau đó bạn hãy nhắp chuột phải vào nút
bấm bạn vừa tạo ra đó và lựa chọn một bức ảnh liên kết với phím bấm đó bằng cách

chọn Assign Hyperlink | Insert Picture. Hãy nhớ là bạn phải để hộp thoại Customize
vẫn mở trong khi nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ không có tác dụng
đâu.
Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên thanh công cụ của bạn từ
bất cứ bức ảnh nào có kích cỡ 16 x 16-pixel. Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vào
trong clipboard của hệ điều hành và dán nó thay thế cho nút bấm trên thanh công cụ
bằng cách nhắp chuột phải vào nút bấm muốn thay đổi và chọn Paste Button Image.
Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp thoại Customize trước khi nhắp chuột phải vào
nút bấm thanh công cụ nhé.
20
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng dụng khác của bộ Microsoft
Office bạn hãy mở ứng dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại Customize
trong MS Word, nhắp chuột phải vào nút bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy Button
Image. Bạn chuyển sang ứng dụng muốn chuyển nút bấm qua và mở hộp thoại
Customize bằng cách tương tự như trong MS Word rồi dùng lệnh Paste Button Image
như bình thường.
Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh trong Word có chức năng tương tự
như lệnh Symbol kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered,
Raised, FontSize, and FileOpenFile… cũng chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản
như trên. Bằng cách này chúng tôi bảo đảm công việc xử lý các văn bản của bạn sẽ
được tăng tốc lên rất nhiều.
Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ sung thêm các lệnh vào menu tắt
(Shortcut Menus). Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại Customize
chuyển sang mục Toolbar. Trong danh sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánh
dấu lựa chọn Shortcut Menus. Khi thanh công cụ này xuất hiện bạn hãy lựa chọn Text,
Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích của bạn. Với menu mới còn đang mở bạn hãy
chuyển sang mục Commands trong hộp thoại Customize rồi kéo và thả các lệnh cần
thiết vào menu tắt này.

Một cách khác để tùy biến Word là bổ sung một trong số những menu được xây dựng
sẵn trong ứng dụng như menu Work chẳng hạn. Các thanh công cụ được xây dựng sẵn
trong Word cũng nằm trong hộp thoại Tool | Customize. Bạn hãy chọn Built-in menu
trong danh sách Categories bên tay trái của cửa sổ rồi kéo và thả menu Work trong
danh sách Commands bên tay trái để thả vào bất kỳ một thanh công cụ nào hay thanh
menu hệ thống của Word.


Thanh menu Work có chứa các đường dẫn đến các tệp tin cho phép bạn mở các tệp tin
một cách nhanh chóng – một chức năng rất tiện dụng cho nếu như bạn phải làm việc
với rất nhiều văn bản khác nhau. Để vận hành chức năng này bạn hãy mở hộp thoại
Customize và mở một tệp tin mà bạn muốn bổ sung vào menu Word. Với tệp tin bạn
văn bản đang mở bạn hãy lựa chọn menu Word | Add To Work Menu, giờ đây đường
dẫn của tệp tin đó đã được lưu trong menu Work và bạn hoàn toàn có thể mở nó một
cách rất nhanh chóng.

Để loại bỏ đường dẫn của một tệp tin nào đó trong thanh menu Work bạn hãy bấm tổ
21
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

hợp phím Ctrl + Alt + _ (phím gạch dưới) lúc này con trỏ đã chuyển thành một dấu trừ
lớn. Bạn hãy nhắp chuột vào menu Work rồi nhắp chuột lên tệp tin mà bạn muốn xóa
khỏi danh sách. Chú ý không những tệp tin bị xóa khỏi thanh menu Work mà cả trên ổ
cứng của bạn do vậy bạn hãy thật sự thận trọng mỗi khi xóa một tệp tin nào đó. Để
tránh tình trạng bạn thường xuyên phải xóa tệp tin nào đó khỏi danh sách và mất luôn
tệp tin đó thì bạn hãy tạo một bản back-up của tệp tin đó ở một thư mục khác rồi hãy
tiến hành xóa nó khỏi danh sách của Work menu bởi vì bạn không được Word cảnh
báo mỗi khi xóa một tệp tin nào đó trên Work menu.

Bạn đã có đầy đủ mọi thứ giúp cho công việc của bạn trở nên tiện lợi và nhanh chóng

hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái ban đầu thì sao?
Bạn hãy mở hộp thoại Customize ra rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes. Mọi thứ lại
về trạng thái ban đầu.
In ấn file văn bản
Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong MS
word và hủy bỏ lệnh in.
v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại
1. Kích chuột trái vào nút Start
2. Chọn Settings \ Printers and Faxes
ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes
3.Chọn Add a printer : Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard
22
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

4. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
Lựa chọn kiểu kết nối với máy in
ü ž Local printer attached to this computer: Máy in được nối trực tiếp với
máy tính.
ü ž A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in
được nối qua mạng nội bộ hoặc kết nối với một máy tính khác đã được cài
máy in.
5. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
6.Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
23
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Chọn cổng cắm kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1
7. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
- Chọn tên hãng sản xuất máy in ở bên cột Manufacturer.
- Sau đó chọn Tên loại máy tin bên cột Printers.

- Trường hợp có đĩa của đúng loại máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD và chọn
nút Have Disk… => Xuất hiện hộp thoại Install From Disk, chọn đường dẫn
tới ổ chứa phần mềm cài đặt máy in:
- Chọn nút OK
8. Chọn nút Next :Xuất hiện màn hình:
Bạn có muốn lựa chọn máy in này là mặc định khi in?
ü ž Yes: Đồng ý
ü ž No: Không
9. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
24
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Bạn có muốn in luôn thử một trang?
ü ž Yes: Đồng ý
ü ž No: Không
10.Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình hiển thị thông số đã thiết lập khi cài máy
in:
11.Chọn nút Finish để hoàn thành việc cài đặt máy in
12.Có trường hợp bạn không thể thực hiện lệnh Xem trước khi in (Pre Preview)
vì lý do chưa cài máy in. Lúc đó bạn cũng chỉ cần thực hiện lần lượt thao tác
trên để cài máy in, bạn cũng không cần phải lo lắng không có đĩa cài hay cần
phải cài đúng loại máy in mới được vì bạn chỉ cần xem hình ảnh file văn bản
trước khi in chứ không phải cài để in.
v In ấn trong MS word
1. Vào File\chọn Print… (Ctrl + P) : Xuất hiện hộp thoại Print
25