GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS pot

GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 1: TỔNG
QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS


I. GIỚI THIỆU
1) Khái niệm
MICROSOFT ACCESS là một trong bốn phần
mềm ứng dụng của bộ MicroSoft Office. Là một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management
System gọi tắc là DBMS) giúp ta lưu trữ, quản
lý, khai thác só liệu được lưu trữ một các có tổ
chức bên trong máy tinh.
 Các đặc điểm của Access:


Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ
thuộc tồn tại, miền giá trị …. Của các dữ liệu
bên trong các bảng một cách chặt chẽ.




Có thể dùng Wizard để thiết kế các đối tượng
trong Access một các tự động và nhanh chóng.



Cơng cụ Query thay thế các câu lệnh trong
ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL.



Cho phép nhúng, lưu trữ các dữ liệu đặc biệt
như hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng
tính…



Tất cả các đối tượng đều được gói gọn trong
một tập tin dữ liệu có phần mở rộng .MDB



Một CSDL có thể được dùng chung cho nhiều
người dùng nhưng vẫn có tính bảo mật dữ liệu.



Có thể chuyển đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng
khác nhau.

2) Cấu hình cài đặt


 Máy tính ATT86 trở lên.
 Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB
 Hệ điều hành Window2000
 Đĩa cứng tối thiểu 400 MB và có cài đặt phần
mềm Access 2000.
3) Cài đặt
 Click Start  Chọn Run  Chọn ổ đĩa chứa

phần mềm Access  Chọn tập tin Setup
4) Khởi động
 Cách 1 :
 Khởi động Windows 2000.
 Nhắp Start  Chọn mục Program 
Chọn Microsoft Access
 Cách 2 :
 Nhắp vào biểu tượng ShortCut trên
Desktop hay biểu tượng chìa khóa trên
thanh cơng cụ Microsoft Office


5) Màn hình khởi động của Access 2000
 Chọn Blank Access database : tạo mới một
tập tin cơ sở dữ liệu Access rỗng.
 Chọn Access database wizard, papes, and
project : tạo mới một cơ sở dữ liệu Access dựa
theo sự hướng dẫn của cơng cụ Wizard theo các
mẫu có sẵn kèm theo trong bộ Access.
 Chọn Open an existing file : mở một tập tin cơ
sở dữ liệu đã có sẵn trên đĩa bằng cách chọn tên
một tập tin trong danh sách hay chọn mục More
Files… để tìm tên tập tin cần mở.




Nếu chọn một trong
ba nút trên và nhắp
OK thì một trong các

hành động trên sẽ thực hiện.



Nếu chọn Cancel : thì xuất hiện cửa sổ
Microsoft Access.

Thanh
thực đơn
(menu bar)

Thanh
cơng cụ

Thanh trạng thái
(Status bar)


6) Thoát khỏi Access
 Cách 1 : Click menu File _ Chọn Exit
 Cách 2 : Nhấn tổ hộp phím ALT+F4


II. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS
1) Khái niệm
 Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu trữ và
sử dụng lại.
 Cơ sở dữ liệu là tập hợp các tổ chức những dữ
liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích
nào đó.

 Mỗi cơ sở dữ liệu được lưu trữ thành một tập
tin có phần mở rộng là .MDB
2) Tạo một cơ sở dữ liệu mới


 Cách 1 : Chọn menu File  Chọn New
 Cách 2 : CTRL + N
 Cách 3 : Chọn biểu tượng New trên thanh công
cụ Toolbar.


 Chọn Database  OK
 Nếu muốn tạo theo mẫu có sẵn trong Access
chọn trang Database  Chọn mẫu
 Chọn ổ đĩa, thư mục và đặt tên cho CSDL
Nhấn nút Create
3) Các thành phần có trong cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu gồm có 6 thành phần
(Object) sau :
a) Tables _ Bảng dữ liệu
Là thành phần quan trọng, cơ bản nhất của cơ
sở dữ liệu, chứa dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ
liệu.


b) Query – Bảng truy vấn
Dùng để tính tốn, xử lý dữ liệu ở Table.
c) Form – Biểu mẫu
Là công cụ tạo ra các mẫu để trình bày dữ

liệu theo các dạng mà người sử dụng mong
muốn, giống các mẫu phiếu thông thường.
d) Report – Báo cáo
Là công cụ tạo mẫu và in các báo cáo.
e) Macro – Lệnh vĩ mô
Là tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp
lý cho việc tự động hóa các thao tác.
f) Modules – Đơn thể chương trình
Là phương tiện lập trình trong Access với
ngơn ngữ lập trình Access Basic.
4) Đóng cơ sở dữ liệu
 Cách 1 :
Click menu File  Chọn Close.


 Cách 2 :
Click vào dấu X ở góc trên bên trái cửa sổ
cơ sở dữ liệu.
Chú ý : Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên
nhớ phải đóng CSDL, nếu khơng đóng có thể
dẫn đến tình trạng hư CSDL.
5) Mở cơ sở dữ liệu
 Cách 1 : Nhắp

trên Toolbar.

 Cách 2 : Click menu File  Chọn Open.
 Cách 3 : CTRL + O

Chọn ổ đĩa, thư mục và tập tin cần mở  Chọn
Open
Open : Mở tập tin ở chế độ chia sẻ (không
độc quyền) thường được dùng để khai thác
dữ liệu.
Open Read – Only : tập tin được mở chỉ có
thể xem được, không khai thác dữ liệu được.
Open Exclusive : tập tin được mở ở chế độ
độc quyền nghĩa là khi mở không một ai


ngồi người đang mở có thể mở tập tin này.
Mở độc quyền được sử dụng để sửa các vấn
đề liên quan đến cấu trúc hay thiết kế.
Open Exclusive Read Only: tập tin được
mở ở chế độ độc quyền và chỉ đọc nghĩa là
khi mở khơng một ai ngồi người đang mở
có thể mở tập tin này và chỉ cho phép xem
không sửa được.

6) Chuyển tập tin cơ sở dữ liệu
 Chọn Menu ToolsChọn DataBase
UtilitiesChọn Convert Database …
7) Thu gọn (làm giảm kích thước tập tin), sửa
chữa tập tin cơ sở dữ liệu


 Mở CSDL, Chọn menu ToolsChọn DataBase
UtilitiesChọn Compact and Repair Database
Nếu đang mở CSDL thì Access làm gọn

file này.
Nếu khơng có tập tin CSDL nào đang mở
: Access hiển thị hộp thoại yêu cầu chọn
file làm gọn sau :


 Bạn chọn tập tin cần làm gọn xong, nhấn
Compact.
 Tiếp theo Access sẽ hiển thị hộp thoại Compact
Database Into sau :

 Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa
file đích sau khi đã làm gọn. Đặt tên cho file
đích tại mục Name, xong nhắp nút Save để kết
thúc công việc.
8) Ẩn hiện cơ sở dữ liệu


 Nếu cửa sổ CSDL đang hiện ta cho ẩn bằng
cách :
 Click menu Window Chọn Hide
Cho hiện lại :
 Click menu Window  Chọn Unhide
Hide
 Chọn CSDL cần hiện  Chọn OK.
9) Đặt /Hủy mật mã cho tập tin cơ sở dữ liệu
Để tập tin CSDL tránh được sự tò mò của
người khác. Access cho ta khả năng thiết lập
mật mã để bảo vệ chúng bằng cách :
 Mở CSDL ở chế độ độc quyền, Click menu

Tools  Chọn Set Database Password


 Gõ mật khẩu vào ô Password và ô Verify.
Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính chính
xác của mật mã.
Chú ý : Phải mở CSDL ở chế độ độc quyền.
 Để hủy mật mã : Click menu Tools  Chọn
Security  Chọn Unset Database Password

 Gõ mật mã trước đây bạn đã đặt, rồi nhắp
OK.
10) Bảo mật và tháo mật dữ liệu
Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật
dữ liệu nhằm ngăn ngừa các phần mềm tiện
ích hay phần mểm xử lý văn bản đoán được


nội dung của dữ liệu bên trong Tập tin CSDL.
Để bảo mật và tháo mật dữ liệu ta thực hiện :
 Mở CSDL, Click menu Tools  Chọn
Security



Chọn

Encrypt/Decrypt

database…

11) Một số lệnh trình bày cửa sổ của CSDL
Click menu View  Chọn :


 Databases Objects : Chọn Object cần làm
việc.
 Large Icon : phóng lớn biểu tượng của các
Object.


 Small Icon : Thu nhỏ biểu tượng của các
Object.
 List : Liệt kê biểu tượng của các Object
theo danh sách.
 Details : trình bày chi tiết cho từng đối
tượng với các nội dung sau :
 Name : Tên của từng Object.
 Description : chú thích cho từng Object.
 Modified : thời gian cập nhập mới nhất
của từng Object.
 Created : thời gian tạo mới của từng
Object.
 Type : kiểu của từng Object.
 Arrange Icon : sắp xếp các Object hiện
hành :
 By Name : sắp theo tên.
 By Type : sắp theo kiểu.


 By Created : sắp theo thời gian tạo mới.

 By Modified : sắp theo thời gian cập nhập
mới nhất.
 Properties : chỉnh thuộc tính cho từng
Object
 Chọn Object _ Click menu View _ Chọn
Properties _ Chọn
 Description : gõ chú thích cho Object.
 Các thơng tin về Type, Created, Modified.
 Chọn Hidden nếu muốn ẩn Object này tại
cửa sổ Database
Chú ý : nếu khơng muốn nhìn thấy các
Object có thuộc tính Hidden thì phải bảo
đảm khơng chọn tại Hidden Object trong
mục View của hộp thoại Options trên menu
Tools.


12) Các thao tác cơ bản trên từng Object
a) Đổi tên
 Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang
chứa đối tượng cần đổi
 Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần đổi.
 Bước 3 : Có 2 cách
 Chọn menu Edit  Chọn
Rename.
 Click phải vào đối tượng  Chọn
Rename.
b) Xóa (Cut/Delete)
Xóa bằng Cut ta có thể phục hồi được bằng
Paste, xóa bằng Delete khơng phục hồi

được.
 Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang
chứa đối tượng cần xóa.
 Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần xóa.


 Bước 3 : Có 3 cách
 Chọn menu Edit  Chọn Delete
hay Cut.
 Click phải vào đối tượng  Chọn
Delete hay Cut.
 Nhấn phím Delete hay CTRL+X.
 Nếu chọn Delete, hiện hộp thoại

 Chọn Yes : Xoá.
 Chọn No : khơng xóa.
 Chọn Help : xem giải thích.
c) Sao chép


 Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang
chứa đối tượng cần đổi
 Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần sao
chép.
 Bước 3 : Có 3 cách
 Chọn menu Edit  Chọn Copy.
 Click phải vào đối tượng  Chọn
Copy.
 Nhấn phím CTRL+C
 Bước 4 : Có 3 cách

 Chọn menu Edit  Chọn Paste.
 Click phải vào đối tượng  Chọn
Paste.
 Nhấn phím CTRL + V