Phân tích khả năng tin học hóa nghiệp vụ Tuyển dụng

A. LỜI MỞ ĐẦU
Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình hoạt động của bất kỳ
một cơ quan, đơn vị nào. Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất",
ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây
dựng và phát triển của mỗi tổ chức. Bộ phận quản lý nhân sự luôn được chú trọng
bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này.
Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng với khối lượng dữ liệu lớn.
Tính cấp thiết đặt ra ở đây là việc lưu giữ, bảo mật và khai thác được kho dữ liệu
này, để chúng thực sự là nguồn thông tin hữu ích trong quá trình ra quyết định
quản lý.
Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, việc ứng dụng các thành
tựu của tin học trong hoạt động sản xuất, kinh doanh là nhu cầu thiết yếu của mỗi
doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút được sự quan tâm,
chú ý nhất. Việc tin học hoá tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so
với quản lý thủ công. Với một khối lượng lớn thông tin nhân sự vế số lượng, chất
lượng nhân lực…, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và tương lai nên công tác
quản trị nhân lực phải được tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác cao. Hơn
nữa, công tác quản trị nhân lực còn phải tiến hành với rất nhiều nghiệp vụ khác
nhau như Quản lý hồ sơ, thù lao, phúc lợi, kế hoạch nhân lực, quản lý biên chế nội
bộ, đào tạo, tuyển dụng…
Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, em nhận thấy nghiệp vụ Tuyển
dụng có nhiều quy trình có thể ứng dụng thành tựu tin học trong việc thực hiện và
quản lý. Do đó, bài báo cáo môn Tin học quản lý em xin chọn đề tài: “Phân tích
khả năng tin học hóa nghiệp vụ Tuyển dụng”.
1
B. PHẦN NỘI DUNG
1. Một số khái niệm, thuật ngữ có liên quan
1.1. Tin học và Tin học hóa
Có nhiều khái niệm khác nhau về “Tin học” và “Tin học hóa”. Theo “Bách
khoa toàn thư mở Wikipedia” thì:
“Tin học là ngành nghiên cứu về việc tự động hóa xử lý thông tin bởi một

hệ thống máy tính cụ thể hoặc trừu tượng. Với cách hiểu hiện nay, tin học bao hàm
tất cả các nghiên cứu và kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin. Trong
nghĩa thông dụng, tin học còn có thể bao hàm cả những gì liên quan đến các thiết
bị máy tính hay các ứng dụng tin học văn phòng.”
“Tin học hóa là quá trình áp dụng tin học một cách tối đa, tới tất cả các
khâu, quá trình của 1 công việc. Đó là việc chuyển đổi cách tổ chức thông tin từ
thủ công (trên giấy) sang số hóa (trên máy tính). Sự chuyển đổi này kéo theo sự
thay đổi quy trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của người quản lý.”
1.2. Tuyển dụng
Các nghiệp vụ của công tác quản trị nhân lực trong một tổ chức, bao gồm:
Tuyển dụng, đào tạo, phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc, hoạch
định nhân lực, định mức lao động, thù lao và phúc lợi… Ta có khái niệm sau:
“Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng
lực đáp ứng một công việc trong một tổ chức, công ty, hoặc một chương trình tự
nguyện hay nhóm cộng đồng.”
Tuyển dụng nhân viên là một quá trình bao gồm hai giai đoạn: tuyển mộ,
tuyển chọn. Hai giai đoạn trên có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. Xác định nhu cầu
và thu hút nguồn nhân sự là thực hiện quá trình tuyển mộ nhân viên. Tuyển chọn là
giai đoạn quyết định đến chất lượng của công tác tuyển dụng.
− Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực
lượng lao động bên ngoài và bên trong tổ chức để lựa chọn lao động cho các vị trí
làm việc còn trống của tổ chức. Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu
quả của quá trình tuyển chọn.
− Tuyển chọn là việc lựa chọn ứng viên cho các vị trí làm việc trống của tổ
chức nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra của tổ chức đó cho các chức danh công việc cần
tuyển dụng.
2
2. Sự cần thiết ứng dụng tin học trong xử lý nghiệp vụ Tuyển dụng
Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin. Đây là một bước ngoặt lịch
sử có ý nghĩa trọng đại: nền kinh tế thế giới đang chuyển từ kinh tế công nghiệp

sang nền kinh tế thông tin – kinh tế tri thức, nền văn minh loài người đang chuyển
từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ. Việc ứng dụng những thành tựu
của công nghệ thông tin là quan trọng đối với bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào. Do
đó, việc ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực nói chung và trong xử lý nghiệp
vụ tuyển dụng nói riêng là yêu cầu tất yếu.
Cụ thể, trong công tác tuyển dụng nhân sự. Trong những năm gần đây, nhu
cầu nhân lực đặc biệt là nhân lực chất lượng cao ngày càng tăng. Các cơ quan, tổ
chức đều mong muốn lôi kéo đội ngũ nhân lực này vào đơn vị mình trong khi số
lượng lại chỉ có giới hạn. Phải làm thế nào? Nếu các nhà quản trị chỉ dùng những
phương pháp như đăng báo, tờ rơi…liệu có hiệu quả cạnh tranh với các doanh
nghiệp khác không?
Do đó, việc tin học hóa công tác tuyển dụng giúp giải quyết được các vấn
đề cơ bản sau:
− Quản lý nhu cầu và thông tin tuyển dụng từ các đơn vị cấp dưới, lập kế
hoạch tuyển dụng hiệu quả.
− Thu hút đội ngũ nhân tài đảm bảo chất lượng yêu cầu đặt ra.
− Tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian cho hoạt động tuyển dụng.
− Tính kịp thời và chính xác trong cung cấp thông tin. Nhờ đó, hoạt động
tuyển dụng diễn ra nhanh chóng và thông suốt.
− Quản lý, lưu giữ thông tin nhân viên sau tuyển dụng an toàn & thuận tiện.
Như vậy, việc ứng dụng tin học và công nghệ thông tin trong quản lý hoạt
động tuyển dụng giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ
tốt cho công tác tuyển dụng của tổ chức.
3. Phân tích cơ hội, thách thức khi ứng dụng tin học trong xử lý nghiệp vụ
tuyển dụng
3.1. Cơ hội
Khi ứng dụng tin học hóa trong xử lý công việc nói chung và nghiệp vụ
tuyển dụng nói riêng, doanh nghiệp có thể tiếp cận được với các thiết bị tin học và
phần mềm quản lý hiện đại. Nhờ đó, khối lượng công việc giảm bớt, doanh nghiệp
tiết kiệm thời gian và chi phí.

3
Với các phần mềm cập nhật nhanh chóng như hiện nay, doanh nghiệp có
thể nhận được lượng thông tin tối đa từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ cho hoạt
động tuyển dụng của mình. Điều đó, tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể tuyển
được số ứng viên lớn với chất lượng đảm bảo nhất, đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
Sử dụng tin học hóa trong tuyển dụng, doanh nghiệp còn có cơ hội quảng
bá sản phẩm và hình ảnh của mình đến với người tiêu dùng, thông qua các trang
web tìm kiếm việc làm: www.timviecnhanh.com, www.careerlink.vn… Nhờ đó,
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hơn.
Với mỗi phần mềm tuyển dụng đều có chức năng lưu cơ sở dữ liệu về nhân
viên. Lợi ích thực tế nhất của điều này là sử dụng nguồn dữ liệu cho việc tuyển
dụng nội bộ. Bằng cách tuyển dụng này, doanh nghiệp có thể có ngay được nguồn
nhân lực đã được kiểm định từ trước cho một vị trí nào đó. Rất nhiều thuận lợi
như: nhân viên quen với môi trường làm việc do đó tiết kiện thời gian hội nhập,
tạo động lực cho những người lao động khác trong tổ chức về những cơ hội thăng
tiến rõ ràng nếu họ nỗ lực phấn đấu…
3.2. Thách thức
Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc hiện đại
hóa, tin học hóa công tác tuyển dụng như mua phần mềm, máy tính, máy in, máy
fax…và thường xuyên cải tiến, nâng cấp chúng cần một nguồn tài chính vững
mạnh. Không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả cho vấn đề này.
Với các phần mềm sử dụng giao diện web, doanh nghiệp có thể nắm bắt
được lượng thông tin lớn. Tuy nhiên, tính bảo mật của thông tin tuyển dụng cần
được kiểm tra thường xuyên, tránh việc rò rỉ thông tin ra bên ngoài, gây bất lợi cho
tổ chức.
Các doanh nghiệp chưa có nguồn nhân lực đặc biệt là nhân lực công nghệ
thông tin chưa đủ mạnh thì cần phải phụ thuộc nhiều vào chuyên gia bên ngoài.
Trong khi đó, việc quản lý và nâng cấp phần mềm lại cần được tiến hành thường
xuyên. Do đó, việc cải tiến sẽ mất thời gian và tốn kém.
4. Phân tích quy trình xử lý nghiệp vụ khi không có hỗ trợ của tin học nói

chung và phần mềm quản trị nhân lực nói riêng
Như trên đã phân tích, quy trình tuyển dụng bao gồm hai quá trình là tuyển
mộ và tuyển chọn. Trong mỗi quá trình lại trải qua nhiều bước khác nhau, dưới đây
em sẽ phân tích từng bước trong quy trình.
4
4.1. Quá trình tuyển mộ
Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Nội dung của chiến lược tuyển mộ gồm:
* Lập kế hoạch tuyển mộ
Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định xem tuyển mộ bao
nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Do có một số người nộp đơn không đủ điều
kiện hoặc một số người khác không chấp nhận các điều kiện về công việc nên tổ
chức cần tuyển mộ được số người nộp đơn nhiều hơn số người họ cần thuê mướn.
Tỷ lệ sàng lọc giúp các tổ chức quyết định được bao nhiêu người cần tuyển mộ cho
từng vị trí cần tuyển. Trong kế hoạch tuyển mộ, chúng ta cần xác định được các tỷ
lệ sàng lọc chính xác và hợp lý.
* Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí
việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở các vị trí, công
việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức và vị trí công việc nào nên lấy người
ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phương pháp tuyển thích hợp. Với mỗi nguồn
tuyển đều có những ưu, nhược điểm riêng, mà tùy vào vị trí cần tuyển, nhà quản trị
mới đưa ra nguồn phù hợp.
Bước 2:
Tìm kiếm người xin việc
Bước 3:
Đánh giá quá trình tuyển mộ
Xác định nơi tuyển mộ và
thời gian tuyển mộ.
5

Bước 1:
Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Lập kế hoạch tuyển mộ
Xác định nguồn và
phương pháp tuyển mộ
Bộ phận nhân sự cũng cần quyết định xem sẽ sử dụng những phương pháp
nào để có thể tìm được những người nộp đơn xin việc. Các trung tâm giới thiệu
việc làm, các áp phích, quảng cáo trên báo chí…
* Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ
Tổ chức cần lựa chọn các vùng để tuyển mộ để đảm bảo tính hiệu quả của
tuyển mộ và đảm bảo tiết kiệm chi phí. Tùy thuộc vào loại lao động tuyển mộ mà
vùng tuyển mộ được chọn có thể khác nhau.
Sau đó, cần xác định rõ thời gian và thời điểm tuyển mộ. Để xác định thời
gian và thời điểm trong chiến lược tuyển mộ, cần phải lập kế hoạch cho thời gian
trước mắt và lâu dài (< 1 năm, 3 năm, 5 năm). Kế hoạch thời gian tuyển mộ phải
căn cứ vào mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể (quy mô kinh doanh,
tốc độ tăng trưởng, sự thay đổi công nghệ…)
Bước 2: Tìm kiếm người xin việc
Quá trình “Tìm kiếm người xin việc” có vị trí quan trọng, nó được quyết
định bởi các các phương pháp thu hút người xin việc. Hiện tại, ở nước ta hiện nay
có nhiều phương pháp thu hút người xin việc, các phương pháp này phụ thuộc vào
các nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định sẽ thu hút.
Nếu như trước đây, khi tin học chưa được phổ biến rộng rãi thi việc tìm
kiếm nhân sự chủ yếu thông qua tờ rơi, báo chí…Ngày nay, các nhà quản lý có thể
sử dụng nhiều phương pháp khác nhau vừa thu hút nhân lực vừa quảng bá hình ảnh
của tổ chức: đăng tuyển trên các trang web tìm việc làm, trên các trang web mạng
xã hội…
Bước 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ
Sau quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải đánh giá quá trình tuyển
mộ của mình để hoàn thiện công tác này ngày càng tốt hơn. Trong quá trình này

cần chú ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ.
4.2. Quá trình tuyển chọn
Việc tuyển chọn thông thường được thực hiện qua 9 bước, mỗi bước có
mục đích riêng và tiêu chí riêng để đánh giá ứng viên. Khi thiết kế số bước và nội
dung của từng bước tuyển chọn, tổ chức cần thiết kế sao cho có thể thu được các
thông tin đặc trưng nhất và đáng tin cậy nhất để làm căn cứ cho việc ra quyết định
tuyển chọn. Chín bước tuyển chọn bao gồm:
6
1. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
2. Phỏng vấn sơ bộ
3. Kiểm tra, trắc nghiệm
4. Phỏng vấn tuyển chọn
5. Khám sức khỏe
6. Phỏng vấn của lãnh đạo
7. Kiểm tra thông tin
8. Tham quan, giới thiệu công việc
9. Ra quyết định tuyển dụng
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Trong bước này, nhóm các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón các
ứng viên, quan sát phong thái cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của
họ, từ đó loại bỏ các hồ sơ không phù hợp.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Vòng phỏng vấn sơ bộ có thể được tiến hành song song với bước 1 ngay
vào thời điểm nhân viên đến nộp hồ sơ để tiết kiệm thời gian tuyển chọn. Bước này
có mục tiêu xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động,
xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với công việc của tổ
chức hay không. Việc đánh giá ứng viên ở vòng này chịu ảnh hưởng nhiều bởi tính
chủ quan của nhân viên tuyển chọn.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Trong bước này, tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dưới hình thức thi viết

hoặc thi trắc nghiệm hoặc kiểm tra tay nghề hoặc kết hợp hai hoặc cả ba hình thức
này. Mục đích của bước này là giúp nhà tuyển chọn nắm được các kiến thức và kỹ
năng nghề nghiệp của ứng viên, các tố chất tâm lý, các khả năng, tiềm năng đặc
biệt khác của ứng viên mà thông qua các thông tin nhân sự, nhà tuyển chọn chưa
nắm hết được.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
7
Là quá trình giao tiếp bằng lời giữa người tuyển chọn và ứng viên xin việc.
Trong quá trình này, người tuyển chọn sẽ đưa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời
các câu hỏi này. Mục tiêu của bước này là:
− Phỏng vấn để tìm hiểu thông tin hoặc kiểm tra thông tin của người xin việc.
− Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức.
− Phỏng vấn để cung cấp thông tin cho người xin việc.
− Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của
người tuyển chọn.
Bước 5: Khám sức khỏe
Mục tiêu của bước này là đánh giá thể lực của ứng viên, lựa chọn người
đáp ứng được các yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài cho tổ chức. Các
tiêu chuẩn về thể lực do tổ chức quy định. Bộ phận quản trị nhân lực có trách
nhiệm cung cấp các tiêu chuẩn thể lực cho bộ phận y tế làm cơ sở cho việc đánh
giá thể lực ứng viên.
Bước 6: Phỏng vấn của lãnh đạo
Để chọn được người phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên
cần được người lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn. thông qua phỏng vấn của lãnh đạo
trực tiếp, tổ chức sẽ khắc phục được sự không đồng nhất của bộ phận tuyển chọn
và nơi sử dụng lao động.
Bước 7: Kiểm tra thông tin
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn
ta phải thực hiện thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều
cách như: trao đổi với tổ chức cũ nơi mà người lao động đã làm việc hoặc là nơi

cấp các văn bằng, chứng chỉ…
Bước 8: Tham quan công việc
Để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra quyết định cuối cùng về
việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy
đủ các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho
người lao động biết một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp của
công việc, tình hình thu nhập, sự thỏa mãn với công việc…
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng
đã đảm bảo yêu cầu tuyển chọn đã đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định
8