HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để cho doanh nghiệp hoạt động đem lại hiệu quả cao thì mối quan tâm
hàng đầu đó là cơ cấu tổ chức họạt động và điều hành của doanh nghiệp. Cơ
cấu tổ chức là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong việc hình
thành nên bộ máy doanh nghiệp.Vì vậy,hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý
của doanh nghiệp luôn là một công việc thường xuyên và hết sức quan trọng
cho mỗi tổ chức doanh nghiệp nếu doanh nghiệp muốn hoạt động đem lại
hiệu quả. Trong cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi bất kỳ một tổ chức nào
cũng phải năng động đẻ nắm bắt kịp thời với những sự thay đổi vàphát triển
của thị trường.Mỗi một doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống
kinh tế có chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm
bảo cho mục tiêu chung củ doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải được tổ chức
linh hoạt , năng động , có hiệu quả.Sự phối các hoạt động của các bộ phận
nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp và các hoạt động này được
đặt dưới sự kiểm soát của bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng ,có ảnh hưởng to
lớnđến hoạt đọng kinh doanh của doanh nghiệp.Bộ máy này có tính ổn định
cao không dễ thay đổi dễ dàng thường xuyên được .Nhưng để cho doanh
nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì buộc ta phải thường xuyên
được .Nhưng đẻ cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì
buộc ta phải thươong xuyên kiện toàn ,thay đổi cách quản lý để phù hợp với
thực tiễn của công ty.Việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý trong doanh
nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh ví hiệu quả cao,
đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt,năng động và luôn có nhưng bước
đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hướng của tổ chức doanh nghiệp.
Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là công ty trực thuộc tổng công ty xăng dầu

việt nam,là một doanh nghiệp nhà nước có lịch sử hoạt động lâu đời,vì vậy cơ
Nguyễn Đình Hoàng 1 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cấu bộ máy quản lý của công ty chưa thực sự được hoàn thiện để phù hợp vơi
cơ chế thị trường.Vì vậy bản than công ty cần có các biện pháp dể hoàn thiện
bộ máy tổ chức quản lý nhằm phù hợp với sự phát triển của thi trường,nâng
cao năng lực cạnh hoạt động , khả năng cạnh tranhcủa mình trên thị trường ,
vì cơ cấu tổ chức có hoạt đông có hiệu quả thì công ty có thể vưng mạnh
được.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thưc tế tại công ty,từ thực trạng cơ
cấu bộ máy quản lý hiện nay,dể góp phần cải thiện cơ cấu tổ chức nên em di
sâu tập trung nghiên cứu đề tài:’’HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂ NG DẦU NGHỆ TĨNH’’
Em xin chân thành cảm ơn TS.Võ Nhất Trí đã hướng dẫn cho em hoàn
thành bài viết này. Do thời gian thực tập tại Công ty không nhiều và trình độ
nhận thức của bản thân có hạn nên không thể trách khỏi được những hạn chế
và sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của các thầy, cô
giáo, các độc giả và các bác, các cô, các chú CBCNV trong ‘’CÔNG TY XĂ
NG DẦU NGHỆ TĨNH’’ để bài viết của em ngày càng được hoàn thiện hơn.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại
công ty xăng dầu nghệ tĩnh,cụ thể là các phòng ban, chức năng ,các vị trí cán
bộ quản lý ,tổ chức các bộ phận…của công ty
Đề tài được nghiên cứu và sử dụng số liệu sơ cấp ,thứ cấp của công ty
qua các năm và qua tài liệu của các phòng ban.Sử dụng phương pháp thống kê
phân tích , đánh giá , tổng hợp từ đó đưa ra các nhận định và kết luận
Bố cục chuyên đề gồm có 3 phần:
Phần1: Lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Phần 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
xăng dầu nghệ tĩnh

Nguyễn Đình Hoàng 2 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
ly tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh.
Nguyễn Đình Hoàng 3 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chương I:
NHỮNG CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÍ
1. Một số khái niệm có liên quan
1.1. Quản lý
"Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý
lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm để đạt được những mục tiêu
nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”
1
1.2. Tổ chức
“Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng
làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ
được xác định theo cơ cấu nhất định.”
“Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp
hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.”
Như vậy, mỗi khái niệm về tổ chức nhấn mạnh vào khía cạnh khác nhau.
Nếu định nghĩa thứ nhất về tổ chức nhấn mạnh yếu tố con người trong tổ chức
thì định nghĩa thứ hai lại nhấn mạnh sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng tạo
nên tổ chức.
1.3. Cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối quân hệ phụ thuộc lẫn
nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ trách nhiệm nhất định được

bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhừm thực hiện các họat động
của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định”
2
.
1
Giáo trình khoa học quản lí- tập 1 trang 23, nxb:Khoa học và kĩ thuật
2
TS. Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa
học kĩ thuật, năm 2002- trang 7
Nguyễn Đình Hoàng 4 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức thể hiện các thức hoạt động của tổ chức, xác định các
công việc và mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp giữa
các bộ phận, phân hệ và cá nhân. Nó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm gắn
với các bộ phận, phân hệ và mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
1.4. Bộ máy quản lý
“Bộ máy tổ chức là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ
quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm
đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức.”
3

Bộ máy quản lý bao gồm một tập thể người lao động cùng với các
phương tiện, công cụ quản lý cảu tổ chức được liên kết theo một số nguyên
tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định cảu tổ chức.
1.5. Quản lí tổ chức
“Tổ chức quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra
các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhừm đạt được các mục đích có
hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”
Dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý

để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình giúp cho toàn
bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất.
1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao
những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm
thực hiện các chức năng quản lý tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác
định.”
4

3
TS.Trần Xuân Cầu – Giáo trình phân tích lao động xã hội, Nxb: Lao động – 2002 – trang 32
4
GS.TS Nguyễn Thành Độ & T.S Nguyễn thị Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – NXB
Lao động Xã hội – 2004 – trang 142
Nguyễn Đình Hoàng 5 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2. Các thuộc tính, mô hình, quyền hạn của cơ cấu tổ chức
2.1. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
2.1.1 Chuyên môn hoá công việc
Thông qua chuyên môn hoá thì công việc sẽ được chia nhỏ và tạo thành
những công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng
người nhằm nâng cao năng suất lao động.
Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách
có hiệu quả. Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo vì có thể dễ dàng và
nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại. Mặt khác, hiệu quả và năng suất lao động có
thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc
một số loại công việc.

Hạn chế của chuyên môn hoá công việc là: Các nhiệm vụ bị chia cắt
thành những công việc nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm
về một khâu thì họ sẽ cảm thấy công việc của mình nhanh nhàm chán. Mặt
khác, ở một mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc ảnh hưởng đến năng
suất lao động, sự thoả mãn công việc và tốc độ luân chuyển lao động. Đến
mức độ chuyên môn hoá quá cao, khi đó các tác động từ phía phi kinh tế của
con người vượt quá những lợi ích kinh tế do chuyên môn hoá mang lại thì dẫn
đến năng suất lao động của người lao động sẽ giảm xuống, ảnh hưởng đến
toàn bộ hoạt động của tổ chức.
2.1.2 Bộ phận hoá
Bộ phận hoá là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn
hoá, việc tập hợp các công việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp
với nhau. Hay nói cách khác, bộ phận hoá là cách mà theo đó những nhiệm vụ
công việc được kết hợp với nhau và được phân bổ cho những nhóm làm việc.
Nguyễn Đình Hoàng 6 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các nhà quản lý có thể sử dụng các phương pháp bộ phận hoá sau.
Bộ phận hoá theo mô hình tổ chức giản đơn
“Bộ phận hoá theo mô hình giản đơn là các tổ chức mà người lãnh đạo
trực tiếp quản lí tất cả các thành viên của tổ chức, người lao động được tuyển
để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.”
5

Mô hình được áp dụng các tổ chức vừa và nhỏ, sản phẩm đơn lẻ và thị
trường đơn lẻ, ít sự cạnh tranh.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ phận hoá theo tổ chức giản đơn.
Ưu điểm:
- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ tác nghiệp được lặp di lặp lại
hàng ngày

- Phát huy được ưu thế của chuyên môn hóa nghành nghề, giữ được các
sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
- Đơn giản hóa việc đào tạo nhân viên, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề
nghiệp và tư cách nhân viên
- Tạo điều kiện cho việc kiểm soát của cơ quan cấp cao trong tổ chức
5
TS. Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa
học kĩ thuật, năm 2002- trang 10
Nguyễn Đình Hoàng 7 QTNL 47
Giám đốc
Phó Giám
đốc kĩ
thuật
Phó Giám
đốc Sản
xuất
Phó Giám
đốc
Marketing
Phó Giám
đốc tài
chính
Trợ lí Giám đốc Tr.p. Nhân sự
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nhược điểm:
- Thương dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng trong việc đưa
ra các mục tiêu và chiến lược
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, dẫn đến sự chuyên
môn hóa quá mức, hạn chế cách nhìn của cán bộ quản lí

- Hạn chế phát triển các bộ quản lí chung, đùn đẩy trách nhiệm và
thường đổ lỗi cho cấp lãnh đạo cao nhất
2.1.2.1. Bộ phận hoá theo sản phẩm
Theo phương pháp này những người lao động cùng làm việc với một sản
phẩm, cùng thực hiện dây chuyền sản xuất theo quy mô lớn và quy trình công
nghệ cao.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ phận hoá theo sản phẩm.
Ưu điểm:
- Việc quy trách nhiệm đối với mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng, có
sự phối hợp giữa các bộ phận
- Bộ phận hoá theo sản phẩm góp phần tăng cường sự giao tiếp, sự tương
tác giữa những người lao động cùng sản xuất ra một loại sản phẩm
Nguyễn Đình Hoàng 8 QTNL 47
Tổng Giám đốc
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm A
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm B
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm C
Giám đốc
Marketing
Giám đốc nhân
sự
Giám đốc Sản
xuất
Giám đốc tài
chính
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368

- Người lao động ở từng bộ phận sản phẩm cùng tăng cường trách nhiệm
của họ đối với hoạt động sản xuất.
- Giảm bớt sự phối hợp các hoạt động của người lao động trong tổ chức.
- Tăng cường sự thích nghi của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu của
nhóm khách hàng quan trọng.
Nhược điểm:
- Không huy động được nhóm cá nhân được đào tạo ở trình độ cao có
cùng chuyên môn để giải quyết các vấn đề khó khăn mà tổ chức gặp phải.
- Có thể có sự trùng lặp của các nỗ lực khi mỗi bộ phận cố gắng giải
quyết những vấn đề tương tự nhau.
- Mục tiêu của các bộ phận có thể được ưu tiên hơn là lợi ích của toàn bộ
tổ chức.
- Các bộ phận trong tổ chức có thể mâu thuẫn với nhau khi cùng thực
hiện những dự án chung, sự tranh giành nguồn lực lẫn nhau có thể dẫn đến
phản hiệu quả
- Làm nảy sinh việc kiểm soát của cán bộ cấp cao trong tổ chức
2.1.2.2. Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ
Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo
vùng địa lý. Các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa dư khi tiến hành các
hoạt động giống nhau trên khu vực địa lí khác nhau. Ví dụ hoạt động bán
hàng và marketing của Công ty chia thành hoạt động bán hàng tại các khu vực
miền Bắc, miền Nam, Miền Trung.
Ưu điểm:
- Chú ý đến nhu cầu của thị trường và các vấn đề của địa phương
- Có thể phối hợp các bộ phận chức năng và hướng vào thị trường cụ thể
Nguyễn Đình Hoàng 9 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tận dụng những nguồn lực và hoạt động của địa phương có hiệu quả,
có được thông tin tốt hơn về thị trường

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lí chung
Nhược điểm:
- Khó duy trì được hoạt động của tổ chức trên phạm vi rộng một cách
đồng nhất
- Đòi hỏi cần nhiều cán bộ quản lí cho doanh nghiệp, công việc có thể bị
trùng lặp
- Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo khu vực địa dư
2.1.2.3. Bộ phận hoá theo khách hàng
Cơ sở cho bộ phận hoá theo khách hàng là quan điểm cho rằng khách
hàng trong mỗi bộ phận có những loại nhu cầu giống nhau và chúng có thể
được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại
khách hàng. Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu
vào quá trình hoạt động vì những người trong tổ chức cần phải rất linh hoạt để
Nguyễn Đình Hoàng 10 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ
marketing
Giám đốc
khu vực
miền bắc
Phó TGĐ
nhân sự
Phó TGĐ tài
chính
Giám đốc
khu vực
miền trung
Giám đốc
khu vực

miền nam
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thực hiện bất kỳ công việc cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với khách
hàng.
Nguyễn Đình Hoàng 11 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức theo đối tượng khách hàng
Ưu điểm:
- Có điều kiện hiểu khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn
- Tạo cảm giác yên tâm, lòng tin cậy đối với khách hàng
- Tạo ra định hướng phân phối từng bộ phận khách hàng, đối tượng chủ
yếu của doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Tranh giành các nguồn lực dẫn đến phản hiệu quả, thiếu sự chuyên
môn hóa
- Thường chỉ áp dụng trong mô hình marketing cho các doanh nghiệp
2.1.2.5. Tổ chức theo tổ chức đơn vị chiến lược
Nguyễn Đình Hoàng 12 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ tài
chính
Giám đốc
phân phối sản
phảm
Giám đốc
nghiên cứu
thị trường
Quản lí bán buôn

Phó TGĐ kinh
doanh
Phó TGĐ nhân
sự
Quản lí bán lẻ Quản lí khách hàng
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi mô hình của tổ chức đã quá phức tạp khó có thể kiểm soát một cách
tập trung thì tổ chức thường tổ chức theo các dơn vị chiến lược, tự lập kế
hoạch, tự hành động và đưa ra quyết định của mình. Các đơn vị chiến lược là
các phân hệ độc lập, đảm nhận một hoặc một số nghành nghề khác nhau với
các nhà quản lí độc lập có thể cạnh tranh với các đơn vị trong tổ chức của
mình.
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tổ chức theo đơn vị chiến lược
Ưu điểm:
- Giúp đánh giá đúng thị trường, đối thủ cạnh tranh và tiềm lược của tổ
chức
- Có sự kiểm soát trên cơ sở chung bao quát, thống nhất
- Có các đơn vị có chiến lược độc lập, có mục tiêu rõ ràng, đem lại hiệu
quả cao
Nhược điểm:
- Có khả năng xuất hiện hiện tượng cục bộ, khi lợi ích của các đơn vị lấn
át lợi ích của tổ chức
- Kĩ thuật, công nghệ đễ giàng bị tiết lộ vì có sự tranh giành nguồn lực
các đơn vị
Nguyễn Đình Hoàng 13 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Giám đốc
công nghiệp
in

Giám đốc
công nghiệp
luyện kim
Giám đốc
công nghiệp
than
Giám đốc
công nghiệp
nhựa
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Gây khó khăn trong việc của cơ quan quản lí cấp cao của tổ chức
2.1.2.6. Mô hình tổ chức theo quá trình
Là phương thức hình thành các bộ phận trong đó các hoạt động được
hợp nhóm trên cơ sở dây chuyền sản xuất, dây chuyền công nghệ. Các đây
chuyền phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau và mang tính độc lập tương đối
và rất thích hợp với phân hệ sản xuất
2.1.2.7. Mô hình tổ chức theo ma trận
Là sự kết hợp một hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cán bộ
quản lí theo chức năng và theo sản phẩm đều có địa vị thế ngang nhau, chịu
trách nhiệm báo cáo cùng lãnh đạo và chịu trách nhiệm về quyết định trong
lĩnh vực mà họ phụ trách.
Mô hình tổ chức này được áp dụng ở nhiều tổ chức có nhiều yếu tố bất
định, thường xuyên có sự thay đổi.
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ tổ chức theo ma trận
Ưu điểm:
- Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, tập trung nguồn lực
cho những khâu chủ yếu
Nguyễn Đình Hoàng 14 QTNL 47
Tổng Giám đốc

Phó Giám
đốc
marketing
Phó Giám
đốc kĩ thuật
Phó Giám
đốc nhân
sự
Phó Giám
đốc sản
xuất
TP thiết kế TP cơ khí TP điện TP sản xuất
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lí và các chuyên gia, tạo
điều kiện áp dụng nhanh chóng những thay đổi của môi trường
Nhược điểm:
- Có thể xảy ra hiện tượng lãnh đạo trùng nhau, nhân viên chịu nhiều
người lãnh đạo, chỉ đạo, nên dẫn đến sự không thống nhất về mệnh lệnh
-Quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ quản lí có thể trùng lặp nhau tạo
ra xung đột
- Cơ cấu phức tạp, có thể không bền vững, có thể gây tốn kém cho chi
phí quản lí
2.2. Cấp quản lí, tầm quản lí và các mô hình cơ cấu tổ chức
2.2.1. Cấp quản lí và tầm quản lí
Nguyên nhân có các cấp quản lí trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm
quản lí, tức là số người, số bộ phận mà một người quản lí kiểm soát có hiệu
quả.
Cấp quản lí là việc phân tổ chức quản lí thành các cấp quản lí để đem lại
hiệu quả cao nhất. Cấp quản lí ở mỗi tổ chức khác nhau cũng khác nhau, vì

còn tùy thuộc vào tính chất nhiệm vụ, tính chất của từng tổ chức.
Tầm quản lí là sự hạn chế của cấp quản lí, tức là số lượng các thuộc cấp
mà người quản lí có thể đảm nhận, giám sát có hiệu quả, số lượng này tùy
thuộc vào nhiều biến cố và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho
việc quản lí có hiệu quả.
2.2.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức
Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển
người ta đã tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức
năng độc lập. Để thực hiện chức năng quản lý đó phải có bộ máy quản lý. Bộ
máy quản lý thường được tổ chức theo các loại cơ cấu là:
Nguyễn Đình Hoàng 15 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2.2.1. Cơ cấu theo trực tuyến
Khái niệm: Là cơ cấu tổ chức giản đơn nhất, trong đó có cấp trên và cấp
dưới.
Ưu điểm:
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh
đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc của người dưới quyền.
Nhược điểm:
Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao
theo chuyên môn. Cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và
việc quản lý không quá phức tạp.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến.
2.2.2.2. Cơ cấu theo chức năng
Nhiệm vụ của cơ cấu này được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo
các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên
môn hoá, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng nhất định.
Ưu điểm:

Nguyễn Đình Hoàng 16 QTNL 47
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
tuyến 1
Các đối tượng
quản lý
Người lãnh đạo
tuyến 2
Các đối tượng
quản lý
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ cấu này thu hút được các chuyên gia vào giải quyết các vấn đề
chuyên môn, giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo.
Nhược điểm:
Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp và phải chịu sự
lãnh đạo của thủ trưởng. Mặt khác, do đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh
đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ
trưởng.
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ cơ cấu theo chức năng.
2.2.2.3. Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng
Là kết hợp của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng vì thế mối liên hệ
giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận
chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và
kiểm tra hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh
đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ
phận chức năng.
Nguyễn Đình Hoàng 17 QTNL 47
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo

chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý
1
Đối tượng quản lý
2
Đối tượng quản lý
3
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức được áp dụng hầu hết các tổ chức và công ty hiện nay
Nguyễn Đình Hoàng 18 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng.
2.2.2.4. Cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu
Cơ cấu này, người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm
đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp
người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham
mưu giúp việc. Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những
năng lực,trình độ chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của
cơ cấu tổ chức nhưng nó đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm kiếm được những
chuyên gia giỏi.
Nguyễn Đình Hoàng 19 QTNL 47
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo

cấp 1
Người lãnh
đạo chức
năng C
Người lãnh
đạo chức
năng B
Người lãnh
đạo chức
năng A
Người lãnh
đạo cấp 2
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý 1
Người lãnh đạo
chức năng B
Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 1Đối tượng quản lý 3
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu.
2.3. Yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức
Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo
các yêu cầu:
2.3.1.Tính thống nhất về mục tiêu
Để tổ chức hoạt động có hiệu quả thì việc đưa ra và thực hiện đúng như
mục tiêu là rất quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực
sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Nguyễn Đình Hoàng 20 QTNL 47
Người lãnh đạo

Tham mưu 1
Người lãnh đạo tuyến 1
Tham mưu 2 Tham mưu 3
Người lãnh đạo tuyến 2
Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1
Các đối tượng quản lí Các đối tượng quản lí
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.3.2. Tính hiệu quả
Tuỳ thuộc vào mục tiêu của tổ chức mà có mức chi phí là khác nhau. Cơ
cấu của tổ chức gọi là hiệu qủa nếu đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ
chức với mức chi phí thấp nhất.
2.3.3.Tính linh hoạt
Cơ cấu tổ chức có thể tồn tại ở dạng động hay dạng tĩnh. Tính linh hoạt
của cơ cấu tổ chức được coi là một hệ tĩnh. Cơ cấu tổ chức phải có khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như
ngoài môi trường.
2.3.4. Tính tối ưu
Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để
thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết
lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.
2.3.5. Tính tin cậy
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả
các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
2.4. Những nguyên tức xác định Cơ cấu tổ chức
Theo các nhà lí luận và thực hành quản lí các nguyên tắc với tư cách
hoạt động chuẩn mực cơ bản của quá trình tổ chức có kết quả, đem lại hiệu
quả cao cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
2.4.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng:

Một vị trí công tác, một bộ phận đem lại hiệu quả, kết quả như mong
muốn thì cần được định nghĩa rõ ràng, cụ thể hóa các vị trí bộ phận, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng vị trí để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức
Nguyễn Đình Hoàng 21 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.4.2. Nguyên tăc giao quyền theo kết quả mong muốn
Việc giao quyền cho người quản lí là việc trang bị cho nhà quản lí những
công cụ quản lí,để thực hiện mục tiêu. Do vậy những quyền hạn được giao
phải phù hợp từng người, quyền hạn phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo
cho họ có đủ điều kiện để thực hiện các kết quả mong muốn.
2.4.3. Nguyên tắc bậc thang
Tuyến quền hạn từ các cấp quản lí phải được xác định rõ ràng, minh
bạch từ cấp quản lí cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới, yếu tố đó
sẽ đem lại hiệu quủa cao cho quá trình ra quyết định và thi hành quyết định
của tổ chức.
2.4.4. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
Mối quan hệ trình báo của cấp dưới lên cấp trên cang duy nhất thì càng
hoàn hảo, mâu thuẫn trong tổ chức càng ít, ý thức trách nhiệm của các cá
nhân trong tổ chức càng cao. Sự chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dưới cần
được thống nhất, tránh những tình trạng chồng chéo trong các quyết định
quản lí.
2.4.5. Nguyễn tắc quyền hạn theo cấp bậc
Các quyết định quản lí phải được duy trì và đảm bảo mọi người phải
đảm bảo được trách nhiệm của mình, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm của
cấp giới cho cấp trên, gây ra sự đùn đẩy trách nhiệm và việc ủy quyền cho cấp
dưới phải rõ ràng thì sẽ đem lại hiệu quả cao cho từng cấp quản lí.
2.4.6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn là công cụ để thực hiện các nhiệm vụ được giao và trách
nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành, theo logic thì giữa quyền hạn và trách

nhiệm phải tương xứng với nhau. Trách nhiệm về các hành động không thể
lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó. Thực tế cho thấy thì
Nguyễn Đình Hoàng 22 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nguyên tắc này chưa được chú trọng đúng mức, điều này làm cho việc thực
hiện nhiệm vụ nhiều khi không có tính khả thi hoặc có hiện tượng quyền hạn
thì cao nhưng trách nhiệm lại không tương xứng gây ra hiện tượng lợi dụng
chức quyền làm các âm mưu cá nhân, lợi ích cá nhân riêng.
2.4.7. Nguyên tắc quản lí sự thay đổi
Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần thường xuyên có sự thay đổi
phù hợp với từng nhiệm vụ, từng thời kì, giai đoạn. Nếu tổ chức nào có cơ
cấu tổ chức kém linh hoạt thì khó có thể đáp ứng những thay đổi về kinh tế,
chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái.
2.4.8. Nguyên tắc cân bằng
Đây là nguyên tắc cho mọi quản lí khoa học, cũng như mọi chức năng
của nhà quản lí, Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ
vào toàn bộ kết quả đe đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Trong tổ chức các bộ
phận phải cân bằng nhau nhằm đem lại hiệu quả quản lí cao.
2.5. Các yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
2.5.1. Yếu tố chủ quan
2.5.1.1 Cơ cấu tổ chức cũ
Cơ cấu tổ chức cũ có sự cản trở đối với Cơ cấu tổ chức mới. Sự cản trở
đó có thể xuất phát từ cá nhân hoặc từ trong tổ chức. Sự cản trở cá nhân gồm:
thói quen của con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tố kinh tế. Sự cản
trở của tổ chức có thể là thiếu năng động của Cơ cấu tổ chức do chú trọng
không đồng bộ đến các nhóm, với kiến thức chuyên môn và sự không lành
nghề. Mặt khác, ảnh hưởng cũng có thể là những quy định, luật lệ của Cơ cấu
tổ chức cũ. Khi thiết lập một Cơ cấu tổ chức mới thì phải dựa trên những cái
tốt, cái phù hợp của Cơ cấu tổ chức cũ.

2.5.1.2. Chiến lược của tổ chức
Nguyễn Đình Hoàng 23 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với chiến lược kinh doanh mà tổ chức theo
đuổi nhằm mang lại hiệu quả cao. Hơn nữa Cơ cấu tổ chức và chiến lược tổ
chức cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài để tổ
chức có được thế cạnh tranh trên thị trường. Khi chiến lược tổ chức thay đổi
thì Cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi, động lực để Cơ cấu tổ chức thay đổi là
tính kém hiệu quả của những thuộc tính khi thực hiện chiến lược cũ.
2.5.1.3. Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức
Các nghiên cứu cho thấy, các tổ chức với quy mô lớn, thực hiện các hoạt
động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức
hoá càng cao. Ngược lại tổ chức càng nhỏ thì cơ cấu tổ chức càng đơn giản,
càng gọn nhẹ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp. Chính vì vậy
Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi quy mô của tổ chức. Lựa chọn Cơ cấu tổ
chức thì quy mô của tổ chức cũng cần được quan tâm vì nó ảnh hưởng đáng
kể đến Cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên
môn hoá cao, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định hơn so với các tổ
chức có quy mô nhỏ. Khi tổ chức được mở rộng thì sự ảnh hưởng của Cơ cấu
tổ chức trở lên ít quan trọng hơn.
2.5.1.4. Quan điểm, thái độ của người lãnh đạo cấp cao
Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến Cơ cấu tổ chức, các
cán bộ quản lí theo cách truyền thống thường thích Cơ cấu tổ chức theo chức
năng, thứ bậc, mang tính nguyên tắc cao, ít tính linh hoạt và nhạy bén với
những thay đổi của môi trường. Họ không muốn sử dụng các mô hình tổ
chức ma trận, mang tính tập trung cao.
2.5.1.5. Năng lực của cán bộ quản lí
Khi lựa chọn Cơ cấu tổ chức cũng càn xem xét đến đội ngũ công nhân
viên. Nhân lực có trình độ kĩ thuật cao thường có mô hình quản lí mở, mang

tính dân chủ cao và tính linh hoạt cũng cao, còn khi nguồn nhân lực của cán
Nguyễn Đình Hoàng 24 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
bọ lãnh đạo mang tính kinh nghiệp nhiều thì thường mang tính cứng nhắc,
kém linh hoạt, nguyên tắc cao như mô hình tổ chức theo chức năng, vì theo
mô hình này thì các bộ phận rõ ràng, ít mang tính phản hồi.
2.5.2. Những yếu tố khách quan
2.5.2.1. Khoa học công nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ có ảnh hưởng đến Cơ cấu
tổ chức, tổ chức có công nghệ càng cao thì quy mô Cơ cấu tổ chức càng đơn
giản và ít tốn kém, linh hoạt và xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ cũng khác
nhau, công nghệ càng cao thì xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ có trình độ
càng cao.
2.5.2.2. Môi trường
Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Cạnh tranh mang tính khu vực
và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết
kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh
tranh của doanh nghiệp. Sự biến động ngày càng mạnh của môi trường và thị
trường đã dẫn đến các kiểu Cơ cấu tổ chức hiện nay đang ngày càng tỏ ra khó
phù hợp. Đòi hỏi phải có cách tư duy mới về Cơ cấu tổ chức, về đào tạo và bố
trí sử dụng lao động quản lý thích ứng với hoàn cảnh mới, tình hình mới.
2.6. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.6.1. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt động
của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức
sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả
cao. Ngược lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận
chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả. Cần phải

Nguyễn Đình Hoàng 25 QTNL 47