Phần thứ hai: QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI pdf

1
PHẦN THỨ HAI
QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP
MUA HÀNG CỦA DOANH
NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2
QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP MUA HÀNG
CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Chương 5: Lập kế hoạch mua hàng của doanh
nghiệp thương mại
Chương 6: Tổ chức thực hiện và đánh giá công
tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại
3
CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH MUA HÀNG
CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
5.1. NỘI DUNG VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG

5.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng

5.1.2. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
5.2. XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG

5.2.1. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng

5.2.2. Nội dung xác định nhu cầu mua hàng
5.3. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN MUA HÀNG

5.3.1. Xác định mục tiêu mua hàng

5.3.2. Xác định phương án mua hàng


5.3.3. Xác định ngân sách mua hàng
5
5.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được
xây dựng theo:
o
Thời gian
o
Theo mặt hàng
o
Theo đơn vị mua hàng

Kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
thường được chia thành các nhóm chính:
o
Kế hoạch mua hàng phục vụ nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp (mua hàng hóa, mua nhãn mác bao bì, ).
o
Kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của
doanh nghiệp (tài sản, trang thiết bị, dịch vụ, ).
6
5.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng
(tiếp)

Mặt hàng cần mua

Số lượng hàng mua

Hình thức mua hàng


Giá mua dự tính

Thời điểm mua hàng

Nhà cung cấp dự tính

Ngân sách mua hàng
7
5.1.1.1. Mặt hàng cần mua (mua cái gì?)
Các vấn đề đặt ra:

Tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu
chuẩn, thông số kỹ thuật giúp phản ánh, định hình
mặt hàng cần mua?

Cần xác định các mặt hàng cần mua là mặt hàng
thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay những
sản phẩm và dịch vụ mới, mặt hàng đó có nguồn
hàng cung ứng nội địa hay hàng ngoại nhập?

Cần trả lời ưu tiên mặt hàng nhập khẩu hay sản
xuất trong nước
8
5.1.1.2. Số lượng hàng mua (mua
bao nhiêu?)
Các trường hợp xảy ra:

Mua hàng với số lượng lớn và có định
mức dự trữ lớn nhằm khai thác những

cơ hội thị trường

Mua hàng với mức dự trữ là thấp nhất
nhằm phòng tránh những rủi ro do nhu
cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể
giảm.
9
5.1.1.3. Hình thức mua hàng (mua
như thế nào?)

Mua hàng theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng thường được doanh
nghiệp áp dụng với những mặt hàng truyền thống, nhà cung cấp
truyền thống và thường áp dụng khi triển khai mua hàng với khối
lượng không quá lớn.

Mua hàng theo hợp đồng mua hàng: có 2 loại: Hợp đồng mua hàng
(cho từng lần mua hàng) và Hợp đồng mua hàng nguyên tắc

Mua ký gửi: nhằm khai thác những nguồn hàng “đột xuất” (Có thể
ký hợp đồng bán ủy thác cho doanh nghiệp khác)

Chọn mua: mua hàng giá trị thấp, đột xuất

Mua qua đại lý: mua hàng hóa không tập trung và không thường
xuyên

Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng với 2 hình thức: liên kết với các
DNTM khác và liên kết với các nhà cung cấp, DNSX

Gia công


Tự sản xuất
10
5.1.1.4. Giá mua dự tính

Dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có thể
mua với từng loại mặt hàng cụ thể.

Mức giá dự tính này được xác định dựa vào:
o
Giá thị trường đầu vào đối với loại hàng hoá đó
o
Giá chào bán của các nhà cung cấp
o

11
5.1.1.5. Thời điểm mua hàng (khi
nào mua?)

Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo
phương pháp đúng thời điểm (Just-In-Time)
hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau.

Tùy theo vị thế đàm phán và mối quan hệ của
doanh nghiệp với nhà cung cấp, chọn mua:
o
Số lượng hàng nhỏ đúng thời điểm
o
Lô lớn vào thời điểm thích hợp
12

5.1.1.6. Nhà cung cấp dự tính

Cần chỉ ra một danh sách các nhà cung cấp
có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng
của doanh nghiệp thương mại

Phân loại rõ ràng:
o
Nhà cung cấp truyền thống
o
Nhà cung cấp mới
13
5.1.1.7. Ngân sách mua hàng

Thực hiện kế hoạch đó cần phải bỏ ra các
khoản chi phí nào?

Số lượng  Chất lượng  chi phí
đủ tối ưu thấp nhất
14
5.1.2. Các căn cứ xây dựng
kế hoạch mua hàng
5.1.2.1. Căn cứ vào giá trị hàng mua
(nguyên lý Pareto)
5.1.2.2. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong
mua hàng
5.1.2.3. Căn cứ vào tình hình biến động
thị trường
5.1.2.4. Các căn cứ khác
15

5.1.2.1. Căn cứ vào giá trị hàng mua
(nguyên lý Pareto)
Doanh nghiệp phân chia các loại hàng hoá dịch vụ
cần mua thành ba nhóm A,B,C. Ví dụ:

Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng
năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trị hàng mua,
nhưng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% số lượng hàng.

Nhóm B: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng
năm ở mức trung bình từ 20-30% so với tổng giá trị
hàng mua, ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng
số lượng hàng.

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm
nhỏ chiếm 5-15% so với tổng giá trị hàng mua
nhưng số lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số
lượng hàng.
16
5.1.2.2. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng
Rủi ro trong mua hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở
phân tích các yếu tố gây trở ngại cho quá trình mua hàng của
doanh nghiệp.

Những yếu tố này có thể đến từ bên ngoài doanh nghiệp
•
Nguy cơ phá sản của nhà cung ứng
•
Khoảng cách địa lý của nguồn hàng
•

Mua hàng phân tán, nhỏ lẻ
•
Thời hạn giao hàng
•
Vị thế của nhà cung cấp lớn: có sức ép lớn, mức độ liên kết…
•
Sản phẩm mới và tốc độ biến động công nghệ
•
Các yếu tố pháp luật liên quan đến mua hàng
•
Thiếu vắng hệ tiêu chuẩn

Những yếu tố này có thể đến từ bên trong doanh nghiệp
•
Công tác xác định nhu cầu mua hàng
•
Truyền thông nội bộ phục vụ mua hàng
•
Thủ tục hành chính mua hàng của doanh nghiệp
•
Năng lực đội ngũ mua hàng
•
Chất lượng công tác hoạch định chi phí mua hàng
•
Chất lượng công tác phân tích và đánh giá nhà cung cấp
•
Số lượng hàng mua tối thiểu
17
Ma trận phân loại mức độ rủi ro trong mua hàng
Giá

trị
hàng
mua

(3) TẢI TRỌNG (1) BIẾN ĐỘNG
(2) GIẢN ĐƠN (4) MẠO HIỂM
Rủi ro khi mua hàng
0
4
4
5.1.2.2. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng
(tiếp)
18
5.1.2.3. Căn cứ vào tình hình thị trường
Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường
cung ứng

Doanh số mua hàng của doanh nghiệp.
Thông thường doanh nghiệp sẽ có tiếng nói
quan trọng hơn khi mua nhiều hàng hơn.

Vị thế của nhà cung ứng trên thị trường: thị
trường cạnh tranh hoàn hảo, độc quyền

Động cơ của nhà cung ứng: phát triển
khách hàng mới, gia tăng doanh số, khuyếch
trương thương hiệu, cần đối tác lâu dài
19
5.1.2.4. Các căn cứ khác


Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Khả năng dự trữ của doanh nghiệp.

Năng lực của đội ngũ mua hàng.

Các điều kiện thuế quan, pháp luật, văn
hóa, xã hội


20
5.2.1. Quy trình xác định nhu cầu
mua hàng

Dưới - Trên (Down - Top):

Trên - Dưới - Trên (Top - Down - Top):

Trên - Dưới (Top - Down):
21
5.2.2. Nội dung xác định nhu cầu
mua hàng
5.2.2.1. Các loại nhu cầu mua hàng:
Nhóm đáp ứng nhu cầu vận hành của
doanh nghiệp và nhóm phục vụ nhu cầu
khách hàng:

Mua hàng hoá để bán ra

Mua vật tư, nguyên vật liệu


Mua dịch vụ

Mua và thuê tài sản cố định

Mua công nghệ và sở hữu trí tuệ
22
5.2.2. Nội dung xác định nhu cầu
mua hàng (tiếp)
5.2.2.2. Xác định nhu cầu mua hàng thông thường
Căn cứ vào công thức cân đối
M + Dđk = B + Dck
M = B + Dck – Dđk
M: Lượng hàng cần mua (nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh
B: Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ
Dđk: Lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh
Dck: Lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh
doanh tiếp theo

Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối thiểu cho
từng loại sản phẩm.

Các đơn vị kinh doanh sẽ lập đề nghị mua hàng khi
hàng hoá dự trữ đạt đến mức dự trữ bảo hiểm.
23
5.2.2. Nội dung xác định nhu cầu
mua hàng (tiếp)
5.2.2.3. Xác định nhu cầu mua một số hàng
hoá, dịch vụ đặc thù


Mua bao bì, tem nhãn mác: tỷ lệ thuận với số lượng
hàng hoá bán ra

Nhu cầu về sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại:
cần chú ý 3 phương diện: tài chính, chiến lược và tác
nghiệp

Nhu cầu mua hàng gia công: cần xem xét vấn đề nguyên
vật liệu
24
5.3.1. Xác định mục tiêu mua hàng

Đảm bảo chất lượng hàng mua

Đảm bảo thời hạn giao hàng

Mục tiêu chi phí mua hàng là thấp nhất

Mục tiêu an toàn

Mục tiêu khác: thu thập thông tin thị
trường, huy động tín dụng từ nhà cung
cấp, tạo cạnh tranh, tăng tính chủ động,
thiết lập quan hệ lâu dài với nhà cung cấp
25
5.3.2. Xác định phương án mua hàng

Thường được xác định cho từng thương vụ hoặc theo
chu kỳ


Nội dung phương án mua hàng

Mục tiêu mua hàng

Tên, loại sản phẩm, dịch vụ cần mua và quy cách, tiêu
chuẩn

Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ.

Điều kiện và thời hạn giao nhận

Điều kiện và thời hạn thanh toán

Các điều kiện về bảo hành, bảo trì

Đào tạo chuyển giao

Các tài liệu đi kèm

Điều kiện về sở hữu trí tuệ (nếu có)

Một số địa chỉ nhà cung cấp
26
5.3.3. Xác định ngân sách mua hàng

Cần xác định tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ và dự
trù các khoản chi phí

Các chi phí bao gồm:


Tiền hàng chi trả cho nhà cung ứng.

Vận chuyển hàng mua.

Bảo hiểm hàng mua.

Lưu kho (thuê kho, lãi vay,…)

Thuế quan

Lệ phí khác trong mua hàng.

Chi phí nhân sự mua hàng.

Hoa hồng môi giới trong mua hàng.

Văn phòng phẩm.

Điện thoại, đi lại,…