Tải bản đầy đủ (.pdf) (16 trang)

Môn: Thực hành quản trị trên máyMỤC TIÊU• Học xong phần này sinh viên sẽ ppt

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.37 MB, 16 trang )

Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 1
1
GVHD: Ths. Lê Nhị Lãm Thúy
Email:
2
BÀI 2
3
MỤC TIÊU
•Học xong phần này sinh viên sẽ
•Hiểu và biết được đặc điểm, công dụng, ích lợi và
sự cần thiết của các loại báo cáo
•Tạo được báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
•Biết cách tổng hợp, phân tích và tổ chức dữ liệu
trong bảng tính để tạo báo cáo PivotTable
4
NỘI DUNG
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
1. Khái niệm
2. Trình tự tạo báo cáo
3. Khai thác thông tin trên báo cáo
II. Báo cáo PivotTable
1. Tổng quan
2. Trình tự tạo PivotTable
3. Tổ chức dữ liệu
4. Hoàn thiện PivotTable
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 2
5
Phần I. Báo cáo phân nhóm SubTotal
1. Khái niệm


2. Trình tự báo cáo
3. Khai thác thông tin trên báo cáo
6
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
7
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
1. Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo từng
nhân viên ??
2. Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng mỗi
nhân viên đã thực hiện ??
?
?
Grand & Sub Total
Grand & Sub Total
① Khái niệm
Order List
Order List
Order 1
Order 1
Order 2
Order 2
Order n
Order n
8
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm
Yêu cầu tổ chức dữ liệu: danh sách
– Nhãn mỗi cột đặt ở dòng đầu tiên.
–Mỗi cột có cùng kiểu dữ liệu
– Không có dòng, cột rỗng chen giữa danh sách

Xác định cột phân nhóm và giá trị cần tổng hợp
Chu
Chu


n b
n b








c
c


t phân nh
t phân nh
ó
ó
m
m


c
c



t t
t t


ng h
ng h


p
p
V
V
í
í
d
d


: gi
: gi
á
á
tr
tr


đ
đ



t h
t h
à
à
ng theo t
ng theo t


ng nhân viên
ng nhân viên
① Trình tự
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 3
9
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong
danh sách
Cột phân nhóm
Hàm tổng hợp
Cột chứa giá trị tổng hợp
1.
1.
S
S


p th
p th



t
t


theo c
theo c


t phân
t phân
nh
nh
ó
ó
m
m
2.
2.
Ch
Ch


n danh s
n danh s
á
á
ch
ch
3.

3.
Ra l
Ra l


nh
nh
Data, SubTotals
Data, SubTotals
Ra l
Ra l


nh
nh
① Trình tự
10
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
Drill down
Drill down
Show and Hide details
Outline symbol
① Khai thác thông tin
11
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
Tạo báo cáo SubTotal
1. Doanh số của nhân viên
2. Doanh số bán được theo các
quốc gia
3. Số lượng đơn đặt hàng mỗi

nhân viên đã thực hiện
4. …………
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
12
Phần II. Báo cáo PivotTable
1. Tổng quan
2. Trình tự
3. Tổ chức dữ liệu
4. Hoàn thiện PivotTable
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 4
13
1. Tổng quan
Doanh s
Doanh s


nhân viên m
nhân viên m



i năm
i năm
&
&
năm c
năm c


a nhân viên
a nhân viên
Nhân viên
Nhân viên


Năm
Năm
Năm
Năm


Nhân viên
Nhân viên
Nhân
Nhân
viên
viên
Năm
Năm
14
1. Tổng quan

PivotTable … present
comparisons, reveal
patterns and
relationships, and
analyze trends.
Công c
Công c


t
t


ch
ch


c v
c v
à
à
t
t


ng h
ng h


p đa chi

p đa chi


u
u
Year
Year
Salesperson
Salesperson
Countries
Countries
Doanh s
Doanh s


nhân viên m
nhân viên m


i năm
i năm
theo t
theo t


ng qu
ng qu


c gia

c gia
15
1. Tổng quan
Kaleidoscope ???
Kaleidoscope ???
16
1. Tổng quan
Kaleidoscope
•Vật liệu: Giấy vụn
•Kết quả: hoa văn
• Cách làm: xoay kính
•Hoạt động: ngẫu nhiên
PivotTable
•Vật liệu: data
•Kết quả: thông tin (view)
• Cách làm: xoay bảng
•Hoạt động: chủ định theo
yêu cầu
PivotTable
PivotTable
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 5
17
2. Trình tự tạo PivotTable
1. Đặt câu hỏi.
2. Sử dụng PivotTable Wizard.
3. Dàn dựng PivotTable.
1
1
2

2
3
3
How To?
How To?
1.Ask yourself questions.
2.Use the wizard.
3.Lay out the PivotTable
report.
18
2. Trình tự tạo PivotTable
Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi
xem bạn cần biết cái gì:
•Giátrị đặt hàng mỗi nhân
viên đã thực hiện?
•Giátrị đặt hàng theo từng
quốc gia?
•……
Sales figures that go on
and on
Hãy x
Hãy x
á
á
c đ
c đ


nh c
nh c

á
á
i m
i m
à
à
b
b


n c
n c


n bi
n bi
ế
ế
t
t
① Đặt câu hỏi
19
2. Trình tự tạo PivotTable
Sau khi đã sẵn sàng, hãy làm
theo các bước sau:
1. Click chọn trong danh sách.
2. Ra lệnh Data, PivotTable and
PivotChart Report.
3. Sau khi cửa sổ wizard được
mở, click nút Finish.

Công c
Công c


PivotTable Wizard
PivotTable Wizard
The PivotTable and
PivotChart Wizard
1
1
2
2
3
3
② Làm việc với wizard
20
2. Trình tự tạo PivotTable
Wizard sẽ sử dụng các thiết lập
mặc định bao gồm
•Sử dụng dữ liệu trong danh
sách của Excel hoặc trong
database.
•Tạo thêm 1 trang tính mới.
•Chuẩn bị vùng “layout area”
để “tổ chức” PivotTable.
The PivotTable and
PivotChart Wizard
Thi
Thi
ế

ế
t l
t l


p m
p m


c đ
c đ


nh
nh
② Làm việc với wizard
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 6
21
2. Trình tự tạo PivotTable
Wizard tạo trang tính mới có
sẵn 3 đối tượng:
• Danh sách PivotTable Field
List.
• Khu vực PivotTable layout.
• Thanh công cụ PivotTable.
The new worksheet,
ready for a PivotTable
report
Layout Area

Layout Area
③ Dàn dựng PivotTable
22
2. Trình tự tạo PivotTable
PivotTable Field List chứa tất
cả tên các cột của bảng dữ liệu
gốc như: Country, Salesperson,
Order Amount, Order Date, và
OrderID.
Column headings
become fields.
Lưu ý: Mỗi cột dữ liệu  vùng
(field) có cùng tên.
Field List
Field List
③ Dàn dựng PivotTable
23
2. Trình tự tạo PivotTable
PivotTable Layout là “bản thiết
kế”của báo cáo PivotTable.
4 khu vực:
– Page Field
– Row Field
– Column Field
– Data Items
Bạn drag các field từ Field List
vào khu vực Layout để xác
định cấu trúc báo cáo
Use drop areas to control
the report organization.

PivotTable Layout
PivotTable Layout
③ Dàn dựng PivotTable
24
2. Trình tự tạo PivotTable
Nếu bạn drag vùng Salesperson
vào trong
• Khu vực Drop Row Fields
Here  mỗi nhân viên được bố
trí trên 1 hàng
• Khu vực Drop Column Fields
Here  mỗi cột báo cáo chứa
dữ liệu của một nhân viên.
Khu v
Khu v


c Row vs Column Field
c Row vs Column Field
③ Dàn dựng PivotTable
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 7
25
2. Trình tự tạo PivotTable
Để trả lời câu hỏi “Giá trị đặt hàng
mỗi nhân viên đã thực hiện?”
cần phải sử dụng dữ liệu của
2 vùng:
1. Salesperson  tên nhân viên
 vùng Row field

2. Order Amount  giá trị đặt
hàng  vùng Data Items
Creating the PivotTable
report view
Khu v
Khu v


c Data Items
c Data Items
③ Dàn dựng PivotTable
26
2. Trình tự tạo PivotTable
•Chỉ được drop field “số ”vào khu
vực Data Item
•Kết quả báo cáo sẽ được hiển thị
ngay sau khi khai báo khu vực
Data Item.
• Các field trong khu vực Data Item
được xử lý mặc định bằng phép
cộng.
•Bảng Pivot có thể in ra giấy, copy
vào Word, hoặc xuất lên trang
Web.
Khu v
Khu v


c Data Items
c Data Items

③ Dàn dựng PivotTable
27
2. Trình tự tạo PivotTable
Khi yêu cầu thay đổi  bạn có
thể
•Thêm field mới vào báo cáo
•Bỏ bớt field không cần thiết.
• Thay đổi cấu trúc (pivot) bằng
cách drag các field từ vị trí này
sang vị trí khác.
The PivotTable report
Thay đ
Thay đ


i linh ho
i linh ho


t
t
③ Dàn dựng PivotTable
28
2. Trình tự tạo PivotTable
1. Tạo mẫu báo cáo ”report
view”.
2. Bố trí dữ liệu trong PivotTable
Layout.
3. “Pivot” báo cáo.
4. Tạo “page views”.

5. Drag fields ra khỏi báo cáo.
Bài thực hành (Pivot1.xls)
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 8
29
3. Tổ chức dữ liệu
1. Hàng đầu tiên chứa tiêu đề
cột và không trùng lắp.
2. Không có hàng/ cột rỗng.
3. Mỗi cột chỉ chứa cùng 1 kiểu
dữ liệu
4. Phải xóa các subtotal và
grand totals đã tạo trước đó
(nếu có)
Yêu c
Yêu c


u đ
u đ



i v
i v


i d
i d


li
li


u g
u g


c
c
30
3. Tổ chức dữ liệu
1. Row Fields trình bày từ trên
xuống, mỗi giá trị chiếm 1 dòng
2. Column Fields trình bày theo
hàng ngang, mỗi giá trị chiếm 1
cột.
3. Page Fields trình bày theo
trang, để phân tổ hay tách dữ
liệu

4. Data Items  nơi số liệu được
hiển thị và tổng hợp
Đ
Đ


nh v
nh v


c
c
á
á
c field trong v
c field trong v
ù
ù
ng Layout
ng Layout
31
3. Tổ chức dữ liệu
1. Chuẩn bị tốt dữ liệu
2. Xác định đúng câu hỏi 
chọn đúng field cần dùng
3. Thả các các field vào đúng
chỗ
Và cuối cùng: đừng sợ làm
sai khi tổ chức khu vực
layout.

Đ
Đ


d
d
à
à
n d
n d


ng th
ng th
à
à
nh công PivotTable
nh công PivotTable
32
3. Tổ chức dữ liệu
1. Tạo báo cáo PivotTable
report
2. Thay đổi cách dàn dựng
3. Thao tác trên Page fields.
4. Cách dùng lệnh để di
chuyển các fields vào khu
vực dàn dựng
Bài thực hành (Pivot2.xls)
Th
Th



c h
c h
à
à
nh
nh
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 9
33
Các xử lý thường gặp
34
4. Hoàn thiện PivotTable
1. PivotTable tự tạo ra các ô có
nền xám khi thả các field
vào vùng layout.
2. Nội dung trong các ô này
được tạo tự động dựa theo
tên field và nơi bố trí
3. Có thể thay đổi nội dung để
báo cáo rõ ràng hơn
Ô m
Ô m
à
à
u x
u x
á
á

m ch
m ch


a tên field
a tên field
Excel inserts gray boxes
containing field names.
① Xử lý ô màu xám
35
4. Hoàn thiện PivotTable
PivotTable toolbar
PivotTable toolbar
Format Report
Format Report
Chart Wizard
Chart Wizard
Hide Detail
Hide Detail
Show Detail
Show Detail
ReFresh Data
ReFresh Data
Include hidden Items in Totals
Include hidden Items in Totals
Always display Items
Always display Items
Fields setting
Fields setting
Hide/Show Field List

Hide/Show Field List
② Sử dụng Toolbar
36
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click vào ô bất kỳ chứa tên
2. Click nút PivotTable trên
PivotTable toolbar.
3. Chọn mục Sort and Top 10.
4. …
Salespersons sorted by
name, alphabetically.
Salespersons sorted by
amount sold.
Sort and Top 10
Sort and Top 10
③ Sắp thứ tự
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 10
37
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click ô trên row/column field
muốn đổi chỗ
2. Drag đường biên ô đó sang
vị trí mới
AutoSort options
AutoSort options


Manual
Manual

③ Sắp thứ tự
38
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click 1 ô trong vùng số liệu.
2. Click nút Field Settings trên
PivotTable toolbar.
3. Click mục Number và chọn
dạng currency.
Amounts sold without
formatting.
Amounts sold with
currency formatting.
Format Number
Format Number
④ Định dạng số
39
4. Hoàn thiện PivotTable
• Click nút Refresh Data trên
PivotTable toolbar để cập
nhật báo cáo khi có sự thay
đổi
Original sales figures for
Peacock.
Updated sales figures for
Peacock after
refreshing data.
Refresh Data
Refresh Data
⑤ Cập nhật dữ liệu
40

4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click 1 ô bất kỳ trong vùng số
liệu.
2. Click nút Field Settings trên
PivotTable toolbar.
3. Chọn phương thức xử lý trong
mục Summarize by
Sum is just one of the
ways PivotTable reports
can summarize
numerical data.
Không ch
Không ch


c
c
ó
ó
SUM
SUM
⑥ Tổng hợp dữ liệu
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 11
41
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Đổi tên vùng.
2. Thay đổi thứ tự sắp xếp
3. Định dạng lại số.
4. Thay đổi cách thức tổng hợp

số liệu.
5. Hủy bỏ báo cáo.
Bài thực hành (Pivot3.xls)
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
42
Pivot Table với nhiều Row Field
43
4. Hoàn thiện PivotTable
Để bổ sung thông tin thời gian vào
báo cáo
1. Hiển thị lại PivotTable Field List
(nếu cần)
2. Drag vùng Order Date vào vị trí
trước Salesperson trong vùng row
field
3. Đổi tên vùng Order Date thành
Qtr
Display the PivotTable
Field List by
clicking/Right Click
inside the report.

Lưu ý: giá trị trong cột Order Date là ngày
bán, chưa được quy đổi ra quý.
T
T


o b
o b
á
á
o c
o c
á
á
o Quý
o Quý
⑦ Group & Show Detail
44
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Right-click vùng Qtr
2. Chọn mục Group and Show
Detail
3. Chọn Group, sau đóchọn
Quarters.
 Sales are displayed for
each salesperson by
quarter
Phân nh
Phân nh
ó

ó
m
m
⑦ Group & Show Detail
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 12
45
4. Hoàn thiện PivotTable
Group and Show Detail cho
phép phân tích báo cáo ở
mức tổng hợp hay chi tiết
hơn
•Cókhả năng group dữ liệu
thời gian theo seconds,
minutes, hours, days, …
Công d
Công d


ng
ng
⑦ Group & Show Detail
• Để hủy nhóm: Right—Click vào field, chọn
Group and Show Detail, rồi chọn Ungroup
46
4. Hoàn thiện PivotTable
Để hiển thị thời gian, bạn cần
thêm vùng Order Date mới.
Vấn đề là để vùng Order Date
vào vị trí row hay column?

Nếu đưa vào vị trí “row” thì:
–Trước “Salesperson”? hay
– Sau “Salesperson”?
–Bất kỳ?
A PivotTable report before
and after the Order Date
field is added to it.
Row & Column
Row & Column
⑧ Inner–Outer Row Field
47
4. Hoàn thiện PivotTable
Trư
Trư


c v
c v
à
à
sau
sau
1. Doanh thu mỗi quý của
nhân viên
2. Doanh thu mỗi nhân
viên theo quý
⑧ Inner–Outer Row Field
48
4. Hoàn thiện PivotTable
Khi có nhiều row fields thì:

• Duy nhất 1 “inner row field” ở
sát vùng dữ liệu.
•Còn lại là các “outer row
fields”.
 Các giá trị Outer field ngoài
cùng xuất hiện 1 lần.
 Các giá trịởfield khác sẽ xuất
hiện lặp lại khi cần.
Whether a row field is an
inner or outer field
determines how the data is
displayed (repeated).
Kh
Kh
á
á
i ni
i ni


m
m
⑧ Inner–Outer Row Field
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 13
49
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Sử dụng 2 row fields
2. Tạo báo cáo quý
3. Pivot báo cáo để quan sát

thông tin khác
4. …
Bài thực hành (Pivot4.xls)
B
ài tham khảo
(
Acrobat Reader
)
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
50
PivotTable với nhiều Data Items
51
4. Hoàn thiện PivotTable
Báo cáo trước cho biết giá trị
đặt hàng của nhân viên.
Yêu cầu  xem cùng lúc thông
tin về doanh số và số lượng
đơn đặt hàng của nhân viên
PivotTable reports can do
more than add.
V

V


n đ
n đ


⑨ Thêm Data Item
52
4. Hoàn thiện PivotTable
Đưa thêm vùng Order Amount vào
khu vực row field
Khi đưa vùng Order Amount vào
lần thứ 2, Excel sẽ:
Cộng giá trị đặt hàng 1 lần nữa
và đặt tên Sum of Order
Amount2.
Tạo thêm tiêu đề “Data” cho cả
2 vùng trong khu vực số liệu
When the Order Amount
field is dragged onto the
data area again
Đưa nhi
Đưa nhi


u field v
u field v
à
à

o khu v
o khu v


c Data Items
c Data Items
⑨ Thêm Data Item
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 14
53
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click vào 1 trong các ô Sum
of Order Amount2.
2. Click nút Field Settings trên
PivotTable toolbar.
3. Chọn Count trong danh
sách Summarize by.
Changing the summary
from Sum to Count in
the PivotTable Field
dialog box.
Đ
Đ
ế
ế
m s
m s


đơn h

đơn h
à
à
ng
ng
⑨ Thêm Data Item
54
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click vào trong báo cáo.
2. Click nút Format Report
trên PivotTable toolbar
3. Chọn 1 trong các định dạng
thích hợp trong cửa số
AutoFormat.
PivotTable with Autoformat
type Report 5
AutoFormat
AutoFormat
Ch
Ch


d
d
ù
ù
ng Autoformat sau
ng Autoformat sau
khi đã Pivot xong b
khi đã Pivot xong b

á
á
o c
o c
á
á
o
o
⑩ Format bảng Pivot
55
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Chọn 1 ô trong vùng Order #
2. Click nút Field Settings trên
PivotTable toolbar.
3. Chọn Sum thay vì Count.
4. Click mục Options, chọn %
of total trong danh sách
Show data as.
Show data as a
percentage of the total
instead of as the
number of orders.
T
T
í
í
nh t
nh t



tr
tr


ng gi
ng gi
á
á
tr
tr


đ
đ


t h
t h
à
à
ng c
ng c


a
a
nhân viên
nhân viên
⑪ Đổi cách xử lý
56

4. Hoàn thiện PivotTable
1. Tổng hợp 1 vùng dữ liệu
theo nhiều cách khác nhau
2. Đếm số đơn hàng và thể
hiện ở dạng tỷ trong.
3. Định dạng report.
Bài thực hành (Pivot5.xls)
Bài tham khảo
(Acrobat Reader)
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 15
57
4. Hoàn thiện PivotTable
Yêu cầu thêm thông tin về hoa
hồng cho nhân viên bán hàng
 Field công thức dùng để tính
toán và hiển thị các giá trị
không có trong dữ liệu gốc
How much bonus should
each salesperson

receive?
Thông tin không c
Thông tin không c
ó
ó
trong d
trong d


li
li


u g
u g


c
c
⑫ Calculated field
58
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click nút PivotTable trên
PivotTable toolbar
2. Chọn Formulas, và click
Calculated Field.
3. Nhập công thức vào hộp thoại
Insert Calculated Field
Lưu ý: Sử dụng tên field trong
bảng dữ liệu gốc thay vì tên

đã đổi. Ví dụ công thức
The Fields list in the dialog
box contains the fields
from the report, which
you can use in your
formula.
How to?
How to?
=IF('Order Amount'>150000,12%,7%)
=IF('Order Amount'>150000,12%,7%)
⑫ Calculated field
59
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Click vào bên trong vùng
muốn tắt/ mở subtotal
2. Click mục PivotTable trên
PivotTable toolbar, và đánh
dấu hay xóa dấu √
The report with
subtotals.
The report with
automatic subtotals
turned off.
On / Off
On / Off
⑬ SubTotal
60
4. Hoàn thiện PivotTable
1. Pivot báo cáo để thấy rõ khi
nào nhân viên hưởng tỷ lệ

hoa hồng là 10% hoặc 7%
2. Tính tiền hoa hồng
3. Sử dụng giá trị hoa hồng
trong công thức bên ngoài
bảng Pivot
Bài thực hành (Excel 2003)
Bài tham khảo
(Acrobat Reader)
Th
Th


c h
c h
à
à
nh
nh
Môn: Thực hành quản trị trên máy
GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 16
61
THE END

×