Bàn về chế độ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.DOC

Lời mở đầu
Ngày nay, các thông tin về tài chính doanh nghiệp đang ngày càng trở nên
cần thiết và hữu ích cho các đối tượng không chỉ bên trong doanh nghiệp mà
còn cả bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định tối ưu. Trong một nền
kinh tế mà nguồn vốn chủ yếu huy động qua thị trường vốn thì vai trò của các
nhà đầu tư được đặc biệt quan tâm. Việc cung cấp các thông tin tài chính minh
bạch cho các nhà đầu tư góp phần giảm thiểu rủi ro do “ thông tin không cân
xứng” và công cụ truyền đạt của doanh nghiệp đến các nhà đầu tư về tình hình
tài chính của mình là các báo cáo tài chính. Việc lập báo cáo theo đúng chuẩn
mực và các quy định mới chỉ đảm bảo được tính tuân thủ nhưng chưa phát huy
được vai trò của kế toán như là một “ngôn ngữ của thế giới kinh doanh”. Để
đáp ứng được các yêu cầu này người làm kế toán phải nắm các quy định hiện
hành về kế toán tài chính để không chỉ tuân thủ đúng mà còn phải biết vận
dụng các quy định này một cách linh hoạt nhằm bảo đảm báo cáo tài chính
cung cấp những thông tin hữu ích nhất cho các nhà đầu tư. Trong quá trình lập
báo cáo tài chính, các công ty thường sử dụng rất nhiều các ước tính kế toán có
ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh trong kỳ.
Ước tính kế toán là một quá trình xét đoán dựa trên những thông tin tin cậy
nhất và mới nhất tại thời điểm đó. “Việc sử dụng các ước tính là một phần
quan trọng của việc lập báo cáo tài chính và không làm mất đi độ tin cậy của
báo cáo tài chính”_ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18. Việc trích lập dự
phòng phải thu để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán vẫn còn nhiều
mới mẻ đối với các doanh nghiệp và việc áp dụng chế độ kế toán trích dự
phòng này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Nhận thức được tầm quan
trọng của việc trích lập dự phòng phải thu em chọn đề tài “Bàn về chế độ hạch
toán dự phòng phải thu khó đòi” để hiểu rõ hơn vấn đề cũng là để đề xuất một
số kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định về trích lập dự phòng.
1
Đề án được chia làm 3 phần:
Phần I: Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện
hành

Trước ngày 27/2/2006 việc lập dự phòng theo thông tư 33 và thông tư 107, hiện
nay chúng ta đã có chuẩn mực số 18 và thông tư 13. Theo đó:
1. Khái niệm dự phòng phải thu
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi
1.2. Ý nghĩa
2. Quy định về trích lập dự phòng phải thu
3. Nội dung hạch toán dự phòng phải thu
3.1. Tài khoản sử dụng
3.2. Phương pháp hạch toán
Phần II: Hạch toán dự phòng phải thu theo Kế toán Mỹ
1. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán
2. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập
Phần III: Kiến nghị hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ
hiện hành
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
- Phân tích ưu nhược điểm
- So sánh với Kế toán Mỹ
2. Một số kiến nghị
- Hướng dẫn doanh nghiệp lập theo phương pháp ước tính;
- Khi thu được các khoản nợ phải thu đã xoá sổ;
- Tầm quan trọng và hướng dẫn các đơn vị trích lập dự phòng;
- Thống nhất giữa thông tư và chế độ kế toán….
2
Nội dung
Phần I: Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện
hành
1.Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi
1.1. Khái niệm
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, các doanh
nghiệp cần phải có nhiều chính sách để thu hút khách hàng như khuyến mại,

giảm giá, chiết khấu, các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng hay
thực hiện cho thanh toán muộn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang thực
hiện mục tiêu tăng doanh thu để tăng thị phần hay các doanh nghiệp mới thành
lập hoặc mới xâm nhập thị trường thì chính sách bán chịu hoặc thu tiền sau khi
giao hàng càng được ưu tiên thực hiện. Doanh thu bán chịu trong doanh nghiệp
phát sinh sẽ làm tăng khoản nợ phải thu, điều đó cũng có nghĩa là doanh nghiệp
cho phép khách hàng thanh toán tiền trong trương lai đối với hàng hoá dịch vụ
đã được giao.
Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ làm phát sinh chi phí và
lợi ích. Lợi ích chủ yếu là tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng uy tín và cuối cùng
là tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhưng cũng làm cho doanh nghiệp bị chiếm
dụng vốn, tốc độ thu hồi vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. Ngoài ra,
doanh nghiệp còn bị mất một khoản chi phí nếu phát sinh khoản nợ phải thu khó
đòi - Số tiền mà một vài khách hàng nợ không thể hoặc không sẵn lòng chi trả.
Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp có nên hay không thực hiện chính sách bán chịu
và thực hiện như thế nào? Quyết định của nhà quản trị được dựa trên cơ sở cân
3
đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nói cách khác,
doanh nghiệp nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm
từ doanh thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí bán chịu.
Kế toán doanh nghiệp thường xác định những khoản chi phí chủ yếu cho việc
bán chịu khoản nợ phải thu khó đòi như là một khoản chi phí khi doanh nghiệp
lập dự phòng phải thu khó đòi. Văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn doanh
nghiệp lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi có hiệu lực hiện nay là chuẩn
mực số 18 và thông tư 13. Theo đó:
Một khoản dự phòng: Là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc
thời gian.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các
khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể
không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.

Chuẩn mực số 18 phân biệt rõ khoản dự phòng và nợ tiềm tàng. Nợ tiềm tàng
là nghĩa vụ nợ có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra và sự tồn tại của
nghĩa vụ nợ này sẽ chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay
xảy ra của một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai mà doanh
nghiệp không kiểm soát được; hoặc nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện
đã xảy ra nhưng chưa được ghi nhận vì không chắc chắn có sự giảm sút về lợi
ích kinh tế do việc phải thanh toán nghĩa vụ nợ; hoặc giá trị của nghĩa vụ nợ đó
không được xác định một cách đáng tin cậy. Các khoản dự phòng là các khoản
đã được ghi nhận là các khoản nợ phải trả (giả định đưa ra một ước tính đáng tin
cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và chắc chắn sẽ làm giảm sút
các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó. Một
4
khoản dự phòng được ghi tăng chi phí của doanh nghiệp, điều kiện để ghi nhận
một khoản dự phòng sẽ được nghiên cứu cụ thể trong mục 2.
1.2. Ý nghĩa
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được kế toán ghi nhận dựa trên nguyên tắc thận
trọng - Việc ghi giảm vốn chủ sở hữu có thể được ghi nhận ngay khi có chứng cớ
có thể (chưa chắc chắn). Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể không đòi được
một phần hoặc toàn bộ, do đó làm cho doanh nghiệp mất đi một phần tài sản,
làm tăng chi phí và làm giảm vốn chủ sở hữu. Dự phòng nợ phải thu khó đòi
được tính vào chi phí phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp,
giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong
năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo giá trị của các khoản nợ
phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài
chính. Ngoài ra, dự phòng nợ phải thu khó đòi cho phép doanh nghiệp biết được
giá trị các khoản phải thu thực tế là bao nhiêu, nó ảnh hưởng đến hầu hết các tỷ
suất của doanh nghiệp như nhóm các tỷ suất về khả năng thanh toán, số vòng thu
hồi nợ, tỷ suất khả năng sinh lời, tỷ suất đầu tư, tỷ suất lợi nhuận…Từ đó, cho
doanh nghiệp và các nhà đầu tư nắm được chính xác tình hình hoạt động của
doanh nghiệp để có chiến lược kinh doanh phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong

kinh doanh và đầu tư.
2. Quy định chung về trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập và hoàn nhập vào thời điểm cuối kỳ
kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng
năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12
hàng năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính.
5
Riêng đối với các doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ
thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa
niên độ. Doanh nghiệp phải lập Hội đồng thẩm định để xác định mức trích lập dự
phòng.
2.1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng
Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số
tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng,
cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ
xác định là nợ phải thu phải xử lý như một khoản tổn thất.
Điều kiện này đảm bảo rằng các khoản nợ là thực sự phát sinh, có căn cứ rõ
ràng, tránh trường hợp doanh nghiệp lợi dụng việc lập dự phòng để khai tăng chi
phí. Ngoài ra, cũng là căn cứ pháp lí để tính mức trích lập dự phòng theo quy
định.
- Một khoản nợ phải thu không phải lúc nào cũng được lập dự phòng mà phải
có đủ các điều kiện để trích lập dự phòng, hoặc:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế
ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Hoặc nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế
(các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào
tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,
đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã
chết.

6
Các bằng chứng cần thiết để chứng minh cho từng trường hợp theo quy định
của pháp luật như sau:
- Đối với tổ chức kinh tế:
+ Đối với khách nợ đã giải thể, phá sản: phải có quyết định của Tòa án tuyên
bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm
quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông
báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.
+ Đối với khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: phải có
xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký
kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả
năng thanh toán.
- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:
+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với
người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.
+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc
đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.
+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ
trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa
phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.
- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của
doanh nghiệp (nếu có).
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên có đủ điều kiện của một
khoản phải thu khó đòi thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi, nếu
7
không đủ chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì doanh nghiệp phải lập
Hội đồng xử lý nợ để xem xét, xử lý.
2.2. Phương pháp lập dự phòng
Khi có đủ các bằng chứng chứng minh cho khoản nợ phải thu khó đòi, doanh
nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các

khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Thông
tư 13 quy định mức trích lập cụ thể như sau:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm
vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,
đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ...
thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng
hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ
hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Dựa vào bảng kê chi tiết kế toán
xác định mức dự phòng phải trích lập. Nếu:
- Số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh
nghiệp không phải trích lập;
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu
khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
8
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu
khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi (là những
khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên) doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ
phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch
thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Mức tổn thất thực tế của
các khoản nợ không có khả năng thu hồi là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu
ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù,
do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết
định của toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo

dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là
5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền
thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp
hạch toán vào thu nhập khác.
Để có căn cứ xoá sổ khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp
phải lập những hồ sơ sau:
+ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị
của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế
(sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).
+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa sổ để làm căn cứ hạch toán,
biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp
đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ
9
chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các
giấy tờ tài liệu liên quan.
+ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến
thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của
doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản
trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên);
Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị
hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội
đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý
những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết định
của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm
theo chế độ hiện hành.
3. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi
3.1. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Kế toán phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng
hạn. Nếu phải lập dự phòng thì phải dựa vào chế độ hiện hành để tính mức trích

lập, mọi khoản dự phòng phải thu khó đòi của đơn vị phải được kế toán chi tiết
theo từng đối tượng khách hàng, không được bù trừ khoản dự phòng của khách
hàng này với khách hàng khác.
Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi phải ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy
đủ và chính xác, rõ ràng các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thời hạn của
từng đối tượng làm căn cứ để trích lập dự phòng nợ phải thu. Khi đã lập dự
phòng, hoặc xoá sổ khoản phải thu kế toán vẫn phải theo dõi chi tiết đến từng đối
10
tượng công nợ, vẫn phải có các biện pháp đòi nợ do các khoản nợ không thu hồi
được gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
3.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế
toán sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” _ Đây là tài khoản điều
chỉnh của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản điều chỉnh là tài
khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ
bản nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán.
Kết cấu của tài khoản 139 như sau:
TK 139
- Phản ánh số dự phòng nợ phải
thu khó đòi đã sử dụng trong kì.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu
khó đòi không dùng đến
Trích lập dự phòng phải thu khó
đòi cho kì kế toán tới
Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn
3.3. Phương pháp hạch toán
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
được phép trích theo quy định, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp
Có TK 139 (chi tiết từng khoản) – Dự phòng phải thu khó đòi

11
- Cuối kì kế toán sau tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi đã trích
lập cuối kì trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho kì tới.
+ Nếu số dự phòng kì trước còn lại lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho kỳ
tới, kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán:
Nợ TK 139 (chi tiết từng khoản) - Hoàn nhập dự phòng không dùng đến
Có TK 642 - Ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập cho kỳ kế toán tới lớn hơn
số dự phòng kỳ trước còn lại, số chênh lệch sẽ được ghi:
Nợ TK 642 - Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 (chi tiết từng khoản) - Trích bổ sung dự phòng
- Trong kì kế toán tiếp theo các đối tượng đã lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
từ cuối kì trước (từng khoản phải thu khó đòi) trả nợ thì bên cạnh việc phản ánh
số tiền đã thu kế toán còn phải hoàn nhập dự phòng của khách hàng đó.
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được
phép xoá nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 139 - Số đã lập dự phòng
Nợ TK 642 – Tăng chi phí quản lí doanh nghiệp (số còn thiếu)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 138 - Phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lí”.
- Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lí xoá nợ, nếu sau đó lại thu
hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
12