Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

MỤC LỤC
1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT QUY ƯỚC
Chữ viết tắt Diễn giải
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
HTTT Hệ thống thông tin
2
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Hà Nội, ngày.......tháng........năm 2006
ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
CỬ NHÂN CNTT TỪ XA QUA MẠNG
Đề tài: “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ”
Sinh viên thực hiện:
- Đinh Thị Phương Thảo 02020301
- Nguyễn Thị Thái 02020296
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Mạnh Hùng
1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI:
- Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt
động sản xuất, kinh doanh, quản lý còn rất hạn chế. Để các doanh nghiệp
vừa và nhỏ từng bước tiếp cận với công nghệ mới, ứng dụng CNTT vào
các hoạt động của doanh nghiệp cần phải có các phần mềm hỗ trợ. Trên cơ
sở phân tích thực trạng về ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp, đề tài
“Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” nhằm đáp ứng
một phần yêu cầu trên.
2. MỤC TIÊU:

- Xây dựng chương trình quản lý vật tư và nhân sự cho công ty máy tính
T&T trên Visual Basic và SQL Server.
3. CÁC NỘI DUNG CẦN ĐẠT:
- Phân tích vai trò của CNTT đối với doanh nghiệp trong môi trường hội
nhập
- Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp vừa và nhỏ
3
- Đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
- Chọn mô hình công ty máy tính T&T, xây dựng cơ sở dữ liệu và cài đặt
4. CÁC YÊU CẦU CÀI ĐẶT MINH HOẠ:
- Cài đặt chương trình trên Visual Basic
5. THỜI GIAN THỰC HIỆN: Tháng 06÷10 năm 2006
6. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Các tài liệu về Cơ sở dữ liệu
- Các tài liệu về Phân tích và thiết kế hệ thống
- Các tài liệu về lập trình Visual Basic
- Các tài liệu về ứng dụng ERP trong doanh nghiệp
Giáo viên hướng dẫn
ThS. Đỗ Mạnh Hùng
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thái
Đinh Thị Phương Thảo
4
LỜI MỞ ĐẦU
Mặc dù ra đời muộn hơn so với các ngành khác nhưng cùng với sự phát triển của
thời đại, CNTT cũng đang thực sự trở thành một ngành chiếm ưu thế. Các ứng dụng
CNTT đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực khoa học kỹ thuật cũng như trong đời
sống xã hội, trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho con người trong quá trình lưu trữ,
phân tích và xử lý thông tin.
Đã có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau được ra đời phù hợp với các đặc

thù của đất nước và đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã
hội. Tuy nhiên, đối với mỗi lĩnh vực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có
những yêu cầu về xử lý thông tin khác nhau và đòi hỏi cần phải có những phần mềm
riêng. Trong mỗi doanh nghiệp đều có các phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo
đảm cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp
thường do các nhân viên thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập
với nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin. Cách làm thủ công này đã và
đang gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên. Công tác nhân sự thường
gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào
vị trí công việc, sự bất cập trong vấn đề quá trình công tác, khen thưởng hay kỷ luật
đối với từng các bộ công nhân viên.
Quá trình hội nhập quốc tế toàn cầu, ngành CNTT đang được áp dụng rộng rãi
vào mọi hoạt động của đời sống xã hội là một trong những ngành then chốt đem lại
hiệu quả cao trong công tác quản lý và quảng bá sản phẩm. Trong các doanh nghiệp
sản xuất vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh,
quản lý còn rất hạn chế, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng máy tính như một công cụ
soạn thảo văn bản, thống kê số liệu mà chưa khai thác hết được tính năng của máy
tính. Với ý tưởng áp dụng thành tựu tin học vào công việc cụ thể để trên cơ sở đó
phát triển những lĩnh vực khác trong công tác xây dựng và quản lý, đề tài “Giải pháp
tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” sẽ đáp ứng phần nào yêu cầu trên.
Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm nhiều nội dung:
5
⋅ Quản lý tài chính kế toán
⋅ Quản lý sản xuất
⋅ Quản lý nhân sự
⋅ Quản lý vật tư hàng hoá
⋅ Quản lý chất lượng
⋅ Quản lý bán hàng
⋅ Quản lý tài sản cố định
⋅ Nghiên cứu và phát triển

Tuy nhiên, do thời gian và trình độ có hạn, nên nhóm đề tài chỉ thực hiện nội
dung quản lý xuất nhập vật tư hàng hoá và quản lý nhân sự. Với mô hình được chọn
là Công ty kinh doanh máy tính T&T.
Nội dung của đề tài gồm Phần mở đầu, Kết luận và 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu; Trong chương này chúng em tiến
hành phân tích vai trò, đánh giá ứng dụng CNTT trong vấn đề hội nhập, từ đó đề xuất
một số giải pháp phần mềm chuyên dụng. Một số vấn đề về phân tích thiết kế hệ
thống thông tin phục vụ cho quá trình thiết kế và viết luận văn cũng được đề cập đến
trong chương này.
Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin; Nhìn nhận đánh giá đề tài dưới
góc độ tin học hoá, từ đó đưa ra những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự và
vật tư, áp dụng cho mô hình quản lý của công ty máy tính T&T. Tiến hành xây dựng
mô hình dữ liệu, phân tích và thiết kế các bảng dữ liệu.
Chương 3: Xây dựng chương trình; Thiết kế form chính, form đăng nhập dùng
để đăng nhập vào hệ thống, tạo các Form dùng để cập nhật, tra cứu dữ liệu, tạo các
báo cáo và viết code chương trình.
Chương 4: Đánh giá kết quả đạt được và hướng phát triển của đề tài.
Trong suốt quá trình làm luận văn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân, chúng
em đã nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của ThS. Đỗ Mạnh Hùng để xây
dựng nên giải pháp phần mềm quản lý vật tư, nhân sự cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ. Mặc dù chúng em đã có nhiều cố gắng tìm hiểu công tác quản lý doanh nghiệp,
6
tìm hiểu các tài liệu về chuyên ngành phân tích thiết kế hệ thống, về ngôn ngữ lập
trình... để xây dựng một chương trình quản lý vật tư, nhân sự cho doanh nghiệp, song
đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong được sự thông cảm,
đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Nhóm đề tài
Nguyễn Thị Thái
Đinh Thị Phương Thảo

7
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER
Ngày nay trong công nghiệp phát triển phần mềm tin học, đã có rất nhiều hệ
quản trị cơ sở dữ liệu FoxBase, Foxpro, SQL Server, Access, Oracle...Visual Basic là
con đường nhanh nhất và đơn giản để tạo những ứng dụng trên môi trường Windows.
Bên cạnh đó Visual Basic cũng rất phù hợp, thân thiện đối với những người mới
bước vào lập trình hướng đối tượng, nó cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ
hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm
lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết
quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so
với các ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh
chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Khi
viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện
và Viết lệnh.
Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft. Nó đã trải qua nhiều phiên bản và
hiện nay là Visual Basic 6.0. Visual Basic chạy trên môi trường Windows và là một
ngôn ngữ lập trình theo kiểu định hướng đối tượng. Chúng ta có thể phân mỗi yếu tố
trong chương trình thành một đối tượng và viết các ứng xử riêng cho từng đối tượng
đó. Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hoàn chỉnh.
Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cở sở dữ liệu quan hệ mạng máy tính
hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng
truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của người dùng
trên mạng. Microsoft SQL Server 2000 được nâng cấp từ các phiên bản 4.2, 4.21, 6.0,
6.5, 7.0, cho phép bạn tách những CSDL từ một thể hiện của SQL Server, sau đó gán
chúng tới những thể hiện khác, hoặc gán CSDL sau tới cùng một thể hiện. SQL
Server 2000 có chức năng của người quản trị giúp giảm bớt việc quản trị trong nhiều
môi trường bằng việc tự động hoá cấp phát và giải phóng tài nguyên. Ngoài chức
8
năng quản trị Microsoft SQL Server còn cung cấp hàng loạt các tiện ích như tiện ích

tra cứu trực tuyến; tiện ích tạo mới và lưu trữ các nghi thức kết nối mạng; tiện ích
nhập, xuất và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các ngôn ngữ; tiện ích phát hiện ra các
biến cố nhằm phát hiện ra các vấn đề khi thực hiện câu lệnh truy vấn; tiện ích soạn
thảo các tập tin kịch bản hoặc thực hiện các truy vấn trực tiếp trên CSDL và nhận
được kết quả ngay sau khi thực hiện truy vấn đó...Mỗi CSDL của Microsoft SQL
Server là tập hợp dùng để chứa các đối tượng như bảng, bảng ảo, thủ tục nội tại...cho
phép người sử dụng lưu trữ và khai thác các thông tin dữ liệu đã được tổ chức và lưu
trữ bên trong đó.
1.2. VAI TRÒ, MÔ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Phân tích vai trò của CNTT trong doanh nghiệp
Khẳng định vai trò của CNTT trong doanh nghiệp “Hội thảo ứng dụng các giải
pháp CNTT trong doanh nghiệp” diễn ra ngày 22/4/2005 tại hội trường trung tâm
CNTT (Thừa Thiên Huế), ông Nguyễn Tuấn Hoa – chuyên gia tư vấn CNTT đã
khẳng định “CNTT quyết định đến số phận của một doanh nghiệp, CNTT không còn
là một công nghệ mà là một bản chất xã hội, là động lực chính phát triển xã hội, phát
triển nền kinh tế tri thức, CNTT là phương tiện để chuyển đổi, biến đổi các cách thức
quản lý điều hành doanh nghiệp của mình thành cách thức ứng dụng của doanh
nghiệp...”. CNTT tuy không mới mẻ nhưng vẫn là một công cụ vô cùng hữu ích để
phân tích các chiến lược về sản phẩm và khách hàng dựa vào chi phí giá sản phẩm
hoặc so sánh giá. Tại hầu hết các công ty, những dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó
trong tổ chức, tuy nhiên hầu như không có công ty nào có thể nhanh chóng tìm kiếm
và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ quá trình ra quyết định. Các thông tin
được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp thay đổi toàn bộ
doanh nghiệp. Chắc chắn rằng điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp,
thúc đẩy sự phát triển cho cả tổ chức, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý và
điều hành sản xuất.
9
Cuộc cách mạng công nghệ bắt đầu diễn ra với biên độ lớn đầu thế kỷ 20, lịch
sử công nghệ hỗ trợ kinh doanh được đánh dấu bởi sự xuất hiện của điện thoại và

những công nghệ hỗ trợ như in, talex, điện báo, máy đánh chữ, máy photo, máy tính
làm cộng, máy tính điện tử và cuối cùng là máy vi tính. Những công cụ này làm thay
đổi hoàn toàn phương thức làm việc trước kia nhất là trong quản lý. Sử dụng hệ
thống trao đổi dữ liệu điện tử, các công ty có thể nhận đơn hàng, giao hàng và thanh
toán không cần đến giấy tờ ghi sổ.
Giao dịch qua Internet giữa các doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi hơn. Nó cho
phép tự động đặt hàng, dễ làm hoá đơn và thanh toán. Các cơ sở trao đổi dữ liệu trên
máy tính cũng giúp thao tác dễ dàng nhờ vào mức độ an toàn cao. Nhiều công ty
đang tìm kiếm một biện pháp bảo vệ tốt hơn nên việc gia tăng sử dụng phương pháp
giao dịch qua mạng đang trở thành hiện thực. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp
không chỉ nối chương trình kế toán vào trang Internet mà còn nối tất cả các mạng xử
lý khác về giao dịch. Cho tới nay, ứng dụng của Internet vẫn còn hạn chế trong quá
trình vận hành doanh nghiệp. Trên bình diện chiến lược, hiệu quả của nó vẫn còn rất
thấp. Tuy nhiên, những tác động thực tiễn của Internet ở bốn mảng trên sẽ đem lại
những thay đổi lớn. Nó cho phép các doanh nghiệp nhỏ tiến hành nghiên cứu thị
trường chỉ cần truy cập trang Web; cho phép các doanh nghiệp tiến hành các cuộc
điều tra với giá thành thấp, hiệu quả hơn so với các cuộc điều tra qua điện thoại hay
thư. Các doanh nghiệp muốn thu nhiều lợi nhuận qua mạng Internet cần phải tạo ra
nhiều chức năng mới: dịch vụ mang lại giá trị thặng dư cho khách hàng; thắt chặt
mạng lưới giữa các thành viên; phân tích nghiên cứu thị trường trên trang Web; lưu
trữ những nội dung đã truyền lên trang Web. Tương lai tuỳ thuộc vào việc các doanh
nghiệp có biết tự tổ chức để đạt được những lợi thế và cơ hội của Internet hay
không...?
Sức mạnh tổng thể của CNTT mà hiệu quả của nó mang lại khiến cho các nhà
quản lý doanh nghiệp không thể không hưởng ứng.
1.2.2. Mô hình bài toán quản trị doanh nghiệp
Có 3 mô hình doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực khác nhau là:
10
- Mô hình doanh nghiệp sản xuất
- Mô hình doanh nghiệp kinh doanh - thương mại

- Tổ chức hành chính
Tương ứng với 3 mô hình doanh nghiệp trên sẽ có các phần mềm giới thiệu
chức năng để các nhà quản trị có thể giải quyết những công việc của mình một cách
hiệu quả và nhanh chóng.
1.2.2.1. Doanh nghiệp sản xuất
Với các nhà sản xuất, điều cần giải quyết là trả lời các câu hỏi: Tôi cần mua và
sản xuất cái gì, khi nào? Cần mua và sản xuất bao nhiêu? Làm sao giảm lượng tồn
kho ở mức hợp lý nhất? Làm thế nào cải thiện và đẩy mạnh sản xuất?... XBS -
Manufacturing (phần mềm quản trị sản xuất) với tính năng đa dạng hỗ trợ đắc lực
người quản trị doanh nghiệp có những quyết định và hành động kịp thời.
XBS với các chức năng hỗ trợ người quản trị giải quyết những vấn đề như lập
kế hoạch sản xuất, tính toán lợi nhuận, chính sách đặt hàng... Căn cứ từ thông tin của
các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất hiện tại, hàng hóa thành phẩm trong kho...hệ
thống đưa ra những gợi ý chính sửa các kế hoạch sản xuất, bổ sung nguyên vật liệu...
Phân hệ quản trị sản xuất có thể tích hợp với phân hệ tài chính, tiết kiệm đáng
kể thời gian và tiền bạc. Hệ thống ngày càng phát huy hiệu quả khi bổ sung thêm các
giải pháp quản lý kinh doanh, lao động tiền lương, tài chính, kế toán và các quy trình
vận hành.
1.2.2.2. Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối
Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối - tiêu thụ sản phẩm,
yêu cầu đặt ra là kiểm soát quá trình hoạt động từ khi đặt hàng, mua hàng, bán hàng,
bảo hành...làm sao duy trì được lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hoá
ứ đọng không mang lại lợi nhuận, đồng thời vẫn đảm bảo mức cung ứng yêu cầu của
khách hàng.
XBS - Distribution (phần mềm quản trị kinh doanh, phân phối) cung cấp những
công cụ thay thế cho các hoạt động nghiệp vụ thủ công hàng ngày như đặt hàng, xử
lý đơn hàng, bán hàng, đồng thời thông báo chi tiết về tình trạng hàng hoá. Hệ thống
11
thông tin hỗ trợ người quản lý đưa ra những quyết định kịp thời, đảm bảo quy trình
luân chuyển hàng hoá hợp lý.

Với sự giúp đỡ của thiết bị mã vạch cho phép vận hành tự động từng phần thay
thế cho các lao động thủ công, bảo đảm tính chính xác của thông tin hàng hoá.
1.2.2.3. Tổ chức hành chính
Mọi công việc không thể thiếu được ở mọi doanh nghiệp là công tác quản lý
hành chính, cung cấp các thông tin về cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, các khoản thu
nhập... đồng thời hỗ trợ nhà quản lý trong việc bố trí, sắp xếp những ứng viên vào
những vị trí phù hợp với trình độ, năng lực của họ.
XBS - Employee (Phần mềm quản trị lao động - tiền lương) sẽ cung cấp và
quản lý thông tin cá nhân cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp như hồ sơ lý lịch,
phúc lợi xã hội, trình độ kỹ thuật, vị trí công tác...hỗ trợ việc đánh giá nguồn nhân lực
hiện có để xây dựng nên những cơ cấu lao động hợp lý nhất. Môdun quản lý thời gian
cho phép kiểm soát thời gian làm việc, phân công công việc hàng ngày tới từng cá
nhân trong doanh nghiệp. Môdun quản lý thu nhập cho phép tính toán nhanh chóng
và chính xác các khoản thu nhập của mỗi cá nhân theo cấp bậc, công việc, thời
gian...tự động toàn phần hay từng phần.
Bên cạnh đó XBS - Financials (quản trị tài chính-kế toán) không đơn thuần là
cung cấp các thông tin về tài chính trong doanh nghiệp mà còn là công cụ hỗ trợ đắc
lực nhà quản lý phân bổ hợp lý nguồn vốn, kiểm soát quá trình luân chuyển tài chính
trong doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn.
Chương trình kế toán doanh nghiệp cho phép quản lý mọi khoản thu chi tài
chính. Với đặc tính mở, chương trình cho phép người quản trị có khả năng thiết lập
cho nhiều hình thức kế toán khác nhau, các hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều vị trí
khác nhau.
Phân hệ tài chính có khả năng kết nối với các môdun nghiệp vụ khác giúp bạn
tự động hoá từng phần hoặc toàn phần các công đoạn kinh doanh trong doanh nghiệp,
giảm đáng kể các thao tác nghiệp vụ của người kế toán.
1.2.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
12
Theo điều tra 1996 tại Mỹ có tới 85% công ty không sử dụng công nghệ tiên
tiến, năm 1998 tại Anh có tới 95% giám đốc thừa nhận họ không thành thạo các kỹ

năng tin học trong công tác quản lý doanh nghiệp.
Có đến 97,3% doanh nghiệp Việt Nam đứng bên lề thương mại điện tử là kết
quả cuộc điều tra về tình hình ứng dụng CNTT trong cộng đồng doanh nghiệp Việt
Nam do VCCI công bố tại hội thảo “ Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ
hội nhập và phát triển” diễn ra tại Hà Nội vào tháng 3/2006.
Con số trên hẳn đáng giật mình khi thương mại điện tử phi giấy tờ đã trở thành
công cụ phổ biến của thế giới từ lâu và gặt hái không ít thành công tại Châu Á.
Thương mại điện tử Việt Nam tuy chậm chạp những năm gần đây cũng đạt được
những nền tảng phát triển quan trọng với sự xuất hiện ồ ạt các mô hình sàn giao dịch
B2B, B2C, C2C, các dịch vụ công, công cụ tra cứu trực tuyến và nhất là sự bùng nổ
của các dịch vụ giải trí trực tuyến như nghe nhạc, game online...
Mua bán, đấu giá trực tuyến thông quan các sàn giao dịch thương mại điện tử
cũng ngày càng trở nên quen thuộc hơn với người dùng Internet nói riêng và người
dùng Việt Nam nói chung. Vậy tại sao, vẫn có tới 97,3% doanh nghiệp đang đứng
ngoài “cuộc chơi”.
Theo kết quả điều tra của Bộ thương mại từ 230 doanh nghiệp có website thì
90% website này chỉ dừng ở mức giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm; trên 40% có
cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm, cho phép liên hệ đặt hàng. Không chỉ với các
doanh nghiệp nằm trong diện điều tra, rất nhiều thương hiệu quốc gia hàng đầu Việt
Nam cũng chưa chú trọng đến thương mại điện tử. Những website đó toàn là những
thông tin tĩnh, nhiều lỗi và dường như bị bỏ rơi từ lâu không có gì mới mẻ, đơn cử
trường hợp của hãng Vietnam Airlines nhiều khách hàng trong và ngoài nước lúng
túng “ không biết phải làm gì” với website www.vietnamairlines.com.vn .
Trong khi đó thói quen tìm kiếm thông tin trên mạng đã trở thành một thứ văn
hoá của giới trẻ trong nước và phần lớn cư dân các nước phát triển. Không đáp ứng
nhu cầu đó tức là tự đánh mất khách hàng.
13
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã còn xa lạ với thương mại điện tử
do còn e ngại chi phí cao và thiếu nhân lực quản lý thì những sàn giao dịch thực sự là
cách hỗ trợ hiệu quả. Bên cạnh việc được miễn phí xây dựng website (tương đương 5

đến 20 triệu), doanh nghiệp còn tận dụng được cộng đồng người tiêu dùng đông đảo
sẵn có mà không tốn chi phí quảng cáo Marketing, được thừa hưởng những dịch vụ
hỗ trợ của sàn giao dịch như giúp cập nhật thông tin và quản lý website, hỗ trợ bán,
giao hàng và thanh toán...Sử dụng công nghệ mới, tin học đang dần trở thành một
công cụ đắc lực mang lại hiệu quả cao nhất cho những ai muốn thành danh trên con
đường doanh nghiệp.
1.3. GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã tạo ra thị
trường phần mềm phong phú. Các doanh nghiệp đang phân vân không biết sử dụng
phần mềm nào thích hợp cho doanh nghiệp của mình. Làm thế nào để sử dụng phần
mềm cho hiệu quả và phù hợp, giúp cho các doanh nghiệp có thể khuếch trương công
việc, quảng bá sản phẩm, đem lại lợi ích cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh,
tránh lãng phí nguồn nhân lực, đang là bài toán nan giải của các nhà quản lý doanh
nghiệp.
Do các ngành kinh tế có sự khác biệt nhau nên các hãng phần mềm lớn thường
cung cấp những giải pháp phần mềm chuyên ngành ứng dụng cho một số ngành nhất
định. Dưới đây luận văn trình bày một số giải pháp phần mềm hoạch định cho doanh
nghiệp để các bạn tham khảo.
1.3.1. Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực quản trị doanh
nghiệp, tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp, ứng dụng trong các
mô hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, tổ chức khác nhau. Cung cấp các chức năng
quản trị trong doanh nghiệp như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát trên một
môi trường diện rộng, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi. Đáp ứng các chu trình
cung cấp nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ, chu trình tiêu thụ liên
quan đến việc tạo doanh thu, chu trình sản xuất liên quan đến sự tiêu thụ lao dộng,
14
vật liệu và chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, chu trình tài chính liên
quan tới nguồn vốn, quỹ trong doanh nghiệp và các nghiệp vụ kế toán.
1.3.2. Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT. EERP)

* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý tổng thể doanh
nghiệp, được ứng dụng trong nhiều ngành như doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ, với quy mô và tổ chức hoạt động khác nhau như tổng công ty gồm nhiều
thành viên, công ty, doanh nghiệp khác. Hệ thống chương trình được thiết kế trên nền
tảng chuẩn công nghiệp mở, nhằm mục đích thiết lập hệ thống quản trị tích hợp, hệ
chương trình được chia thành các môdun có thể hoạt động độc lập nhưng có khả
năng tích hợp lại với nhau một cách nhất quán về kiến trúc dữ liệu mô phỏng toàn bộ
các quy trình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - dịch vụ hiện
đại. Cụ thể gồm các môdun sau:
+ Phân hệ quản lý tài chính - kế toán
+ Phân hệ quản lý mua hàng
+ Phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống phân phối và marketing
+ Phân hệ quản lý kho vận
+ Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng
+ Phân hệ quản lý bảo hiểm
+ Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương và hợp đồng lao động
+ Phân hệ quản lý lịch công tác
+ Phân hệ quản lý chất lượng
+ Phân hệ quản lý tài sản cố định, bảo trì máy móc nhà xưởng
+ Phân hệ quản lý sản xuất
+ Phân hệ quản lý ngân sách và kế hoạch sản xuất - kinh doanh
+ Phân hệ tổng hợp các báo cáo phục vụ cho ban lãnh đạo
1.3.3. Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0)
* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong quản trị doanh nghiệp với phạm vi
ứng dụng trong các công việc:
+ Xây dựng, tổ chức, quản lý, vận hành website của doanh nghiệp.
15
+ Xây dựng hệ thống thông tin báo cáo tài chính phục vụ điều hành.
+ Hệ thống báo cáo thuế có khả năng kết xuất dữ liệu với hệ thống ngành
thuế.

+ Tổ chức cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng, cơ sở dữ liệu thông tin sản
phẩm, dịch vụ.
+ Tổ chức trang thông tin, phổ biến lịch họp, các hội nghị, hội thảo trên
mạng Intranet.
1.3.4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực:
+ Sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm chuẩn quốc tế
+ Kinh doanh thương mại chuẩn quốc tế
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu chuẩn quốc tế
+ Quản lý và điều hành công việc các đơn vị hành chính
Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong nhiều ngành như tất cả các ngành
hoạt động của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng trong phân hệ tài chính kế toán, bán
hàng, quản lý xuất kho...phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định.
1.3.5. Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh và định hướng phát triển
doanh nghiệp
* Đặc điểm: Có thể ứng dụng trong nhiều ngành:
+ Thương mại, dịch vụ với số lượng khách hàng lớn trên địa bàn rộng
+ Thiết kế xây dựng
+ Sản xuất công nghiệp lớn với nhu cầu quản lý cơ sở hạ tầng
+ Điện, nước, điện thoại
Phạm vi ứng dụng cho phép:
+ Thu thập dữ liệu GIS từ nhiều nguồn khác nhau: bản đồ giấy, các dữ liệu
số dạng bảng biểu, các dữ liệu GIS từ các hệ thống khác.
+ Quản lý và phân tích dữ liệu: hệ thống DOLGIS cho phép quản lý dữ
liệu hình học và thuộc tính đa dạng theo nhu cầu khách hàng: dữ liệu bản đồ 2
chiều hay 3 chiều có thuộc tính topo hay không. Cho phép tổ chức dữ liệu theo
16
nhiều dạng và khai thác theo cách chung hay đặc thù thông qua các môdun
chuyên dụng.
+ Tổ chức hệ thống theo nhu cầu: có thể quản lý khai thác riêng lẻ trên

máy PC hay trên mạng NT với cấu trúc phân quyền truy cập.
1.3.6. Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hoá và tính xuất nhập tồn
kho.
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh và
dịch vụ. Giúp các doanh nghiệp quản lý được quy trình sản xuất bao gồm các công
đoạn khách đặt hàng, yêu cầu sản xuất; quản lý các nghiệp vụ bán hàng bao gồm mua
đứt bán đoạn, mua bán ký gửi, trả hàng kém chất lượng, trả hàng ký gửi, khách hàng
thanh toán...
1.3.7. Giải pháp quản lý thông tin nội bộ (FPT. EINNER)
* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý hoạt động trao
đổi thông tin trong nội bộ một đơn vị. Bao gồm việc tổ chức kho dữ liệu thông tin
phục vụ cho nhu cầu tìm hiểu, tra cứu và ciệc tổ chức hệ thống trao đổi thông tin
trong nội bộ, là tiện ích mà bất kể công ty, cơ quan, hay đoàn thể nào cũng cần tới.
Phần mềm cho phép tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin theo nhu cầu cụ
thể của đơn vị. Mọi thành viên trong đơn vị có quyền truy cập, tìm kiếm, trao đổi
thông tin dễ dàng và nhanh chóng thông qua trình duyệt Web, các thông tin được lưu
trữ, phân loại và bảo mật một cách tối ưu.
Các chức năng của phần mềm:
+ Tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin
+ Phân loại và mở rộng thông tin theo nhu cầu của đơn vị
+ Tìm kiếm, trích lọc thông tin
+ Cho phép nhận và gửi thông tin đến các đề mục và trong toàn hệ thống
+ Bảo mật thông tin
+ Có thể sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
1.3.8. Phần mềm khai thác cảng và dịch vụ hải quan
17
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực khai thác cảng,
dịch vụ hàng hải, giao nhận - kho vận.
* Phạm vi ứng dụng trong các công việc liên quan đến:
+ Kế toán tài chính

+ Quản lý điều hành xếp dỡ container
+ Quản lý kho vận (lưu kho bãi, nhập/xuất kho)
+ Tính cước và phát hành hoá đơn
+ Quản lý cầu bến, biên độ tàu, theo dõi sản lượng xếp dỡ, dịch vụ lai dắt hỗ
trợ tàu
+ Quản lý hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay thế các phương tiện
máy móc phục vụ xếp dỡ lai dắt, vận tải.
1.3.9. Quản lý khách hàng và thu tiền nước
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong các công ty kinh doanh
nước sạch.
* Phạm vi ứng dụng:
+ Xây dựng các CSDL trên nhiều lĩnh vực quản lý khách hàng sử dụng nước.
+ Xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ cho việc quản lý
khách hàng sử dụng nước.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu , thống kê, báo cáo đáp ứng những yêu cầu về
thông tin của lãnh đạo.
+ Thiết lập máy in để in các hoá đơn và báo cáo tuỳ chọn.
+ Cấp quyền truy cập chương trình cho từng nhân viên.
+ Cho phép người quản trị thiết lập lại hệ thống hoá đơn, tờ kê.
+ Thay đổi việc tính giá cho khách hàng đối với từng đơn vị sử dụng.
+ Cập nhật chỉ số đồng hồ hàng tháng của khách hàng, chương trình tự động
tính tiền và in ra hoá đơn thu tiền.
+ Quản lý từng khách hàng thông qua mã khách hàng và nhân viên quản lý.
+ Quản lý từng nhân viên thông qua mã nhân viên và mã cụm quản lý.
+ Tự động in ra giấy báo nợ cho khách hàng còn nợ tiền.
18
+ In tiếp giấy báo cắt nước cho những khách hàng đã in giấy nợ mà vẫn chưa
trả tiền nước.
1.3.10. Phần mềm quản lý bán hàng SALESMAN 1.0
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng được trong nhiều ngành

như thương mại, dịch vụ và sản xuất; các bộ phận sales and marketing, PR, CRM.
* Phạm vi ứng dụng:
+ Quản lý mạng lưới kinh doanh, từ nhân viên kinh doanh đến đại lý, người
bán lẻ, khách hàng...
+ Quản lý theo Direct sales và Indirect sales.
+ Có thể áp dụng cho mô hình phân cấp, có các đối tượng như: General
Manager, Sales Administrative, Sales Cleck, Sales Manager, Sales Supervisor, Sales
Representtative.
+ Công cụ cho salesman lập kế hoạch làm việc với khách hàng chi tiết đến
từng ngày, từng giờ.
+ Từ máy tính của mình cấp dưới có thể gửi báo cáo đến máy tính của cấp
trên chỉ trong vòng 1/10.000 giây mà không cần phải in ra. Cơ chế bảo mật bảo đảm
cho tính chính xác và trung thực của báo cáo.
⋅ Công cụ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần của salesman.
⋅ Công cụ cho cấp quản lý kiểm tra, theo dõi hiệu suất của từng
salesman.
⋅ Các báo cáo có thể được gửi đến cấp trên thông qua hệ thống mạng.
⋅ Báo cáo doanh số của từng nhân viên, đại lý, người bán lẻ.
⋅ Báo cáo sức mua của từng mặt hàng và từng khách hàng.
⋅ Rất nhiều báo cáo thống kê khác giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của
toàn hệ thống cho đến từng nhân viên.
⋅ Khách hàng
+ Hồ sơ khách hàng quản lý đến 50 đặc tính của mỗi khách hàng, giúp cho
nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng của mình hiệu quả hơn.
+ ID của khách hàng được đánh tự động theo cấu trúc có ý nghĩa.
19
+ Tự động kiểm tra nhập trùng hồ sơ khách hàng.
+ Hệ thống với giao diện hiện đại, bảo mật nhiều cấp, cơ chế sao lưu và phục
hồi chống mất mát dữ liệu do mất điện, virus...
1.4. NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM

Các doanh nghiệp khi có ý định xâm nhập bất kỳ thị trường nào cũng phải
nghiên cứu, xem xét, nắm bắt được thị hiếu của người dùng mới tiến hành chiến
lược. Tuỳ vào từng vùng miền cụ thể của mỗi dân tộc mà các nhà quản lý doanh
nghiệp đề ra những phương thức cạnh tranh Marketing sản phẩm của mình sao cho
hợp lý và mang lại lợi nhuận cao. Có rất nhiều hình thức khác nhau để các nhà doanh
nghiệp có thể khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.
Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các hội chợ triển lãm trong nước để giới thiệu
sản phẩm, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, khuếch trương uy tín sản phẩm thay
vì mục đích xem nơi đó như một nơi bán chút hàng hoá. Các hình thức tiếp thị mới
đánh vào tâm lý người sử dụng như cho khách hàng sử dụng sản phẩm trong thời
gian ngắn trước khi quyết định mua cũng đem lại hiệu quả cao trong việc tăng doanh
số và khẳng định thương hiệu. Những chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá
sản phẩm để thiết lập một ý niệm cơ bản về nhãn hiệu nhằm tăng cường việc đem
nhãn hiệu đến khách hàng và gắn bó nhãn hiệu bằng tình cảm với khách hàng cũng
đem lại kết quả khả quan cho nhiều doanh nghiệp.
Với công ty máy tính T&T cũng không ngoại lệ, các chương trình khuyến mãi
nhân dịp các ngày lễ tết, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng cũng được
tung ra. Cạnh tranh và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy
sự phát triển của mỗi công ty trong thời đại bùng nổ công nghệ mới. Mỗi doanh
nghiệp phải nghiên cứu kỹ đến đối tượng khách hàng mà họ muốn nhắm đến và phải
tìm được sự tin tưởng của họ, đó là cách duy nhất tạo sự nối kết giữa nhãn hiệu và
người tiêu dùng.
1.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN
1.5.1. Khái niệm và định nghĩa
20
HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu
thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biễu diễn thông tin, trợ giúp việc ra quyết
định và kiểm soát trong một tổ chức. Ngoài các chức năng kể trên, nó còn có thể
giúp cho người quản lý phân tích các vấn đề, cho phép nhìn thấy được một cách trực

quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và các sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
Thông tin (Information) cũng như dữ liệu, thông tin có rất nhiều cách định nghĩa
khác nhau. Một định nghĩa bao trùm hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào
một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối
cùng.
Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong
một HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và
kiểm tra các hoạt động trong HTTT.
Xử lý (processing) được hiểu là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính
toán, so sánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp...
Việc phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn
phân tích và các thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc
phục những điểm yếu của nhiều cách tiếp cận truyền thống.
Để phân tích và thiết kế hệ thống cần chú ý đến các vấn đề cơ bản sau:
• Nhìn hệ thống quản lý dưới 3 hệ thống thành phần:
 Hệ thống ra quyết định
 Hệ thống thông tin
 Hệ thống tác nghiệp
• Tách nghiên cứu dữ liệu và thành phần xử lý riêng biệt.
• Chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức bao gồm: Mức khái
niệm, mức tổ chức, mức Logic và mức vật lý.
 Mức khái niệm: Hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một
cấu trúc khái quát nhất.
21
 Mức tổ chức: Thể hiện mục tiêu đã đạt được khái niệm hoá ở
mức khái niệm lên thực tế tổ chức,trong đó có tính đến ràng
buộc về mặt tổ chức.
 Mức Logic: Quy định công cụ tin học mà người ta sử dụng sẽ

dùng đến trong quá trình xử lý thông tin.
 Mức vật lý: Đề cập đến các trang thiết bị tin học cụ thể được sử
dụng trong hệ thống.
Mô hình
Mức
Truyền tin Xử lý Dữ liệu
Khái niệm
Mô hình khái niệm
truyền tin
Mô hình khái
niệm xử lý
Mô hình khái
niệm dữ liệu
Tổ chức
Mô hình tổ chức
truyền tin
Mô hình tổ chức
xử lý
Mô hình tổ chức
dữ liệu
Logic
Mô hình Logic
truyền tin
Mô hình Logic
xử lý
Mô hình Logic
dữ liệu
Vật lý
Mô hình vật lý
truyền tin

Mô hình vật lý
xử lý
Mô hình vật lý
dữ liệu
Việc phân chia cách tiếp cận theo 4 mức sẽ tạo cho ta các giải pháp giải quyết
mâu thuẫn giữa khối lượng dữ diệu và tốc độ xử lý dữ liệu (tốc độ trả lời thông tin).
Việc phân tích thiết kế được tiến hành theo các bước sau:
 Khảo sát thực tế
 Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ
 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
 Xây dựng mô hình dữ liệu (mô hình quan hệ thực thể)
 Xây dựng mô hình quan hệ
 Xây dựng từ điển dữ liệu
1.5.2. Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý
1.5.2.1. Phân cấp quản lý
22
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên
xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ
sở của mình. Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới, mọi thông tin
được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới.
1.5.2.2. Các luồng thông tin
1.5.2.2.1. Luồng thông tin vào
Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và
các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi một bộ phận có lượng thông tin lớn
và đa dạng cần phải xử lý.
Các thông tin cần phải xử lý có thể được chia làm 3 loại:
+ Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng
ngày của hệ thống. Khối lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi có sự xử lý nhanh, kịp
thời.
+ Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp

dưới báo lên cấp trên. Những thông tin thu thập này là những thông tin được ghi chép
trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
+ Thông tin dùng để tra cứu: Là các thông tin dùng chung trong hệ thống. Các
thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra
cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp.
1.5.2.2.2. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng
yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một
đối tượng cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàn toàn khác
nhau nhưng điều quan trọng là thông tin phải chính xác, kịp thời.
Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất
được tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh
cụ thể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng.
Đối với cán bộ quản lý cấp cao (là người xây dựng mục tiêu hoạt động của hệ
thống, đặt hướng đi cho hệ thống) thì:
23
+ Thông tin ngoài là quan trọng nhất.
+ Thông tin khi cung cấp cần có tính khái quát, cô đọng và tổng hợp.
Đối với cán bộ cấp trung gian với nhiệm vụ chủ yếu là tiến hành hoá các mục
tiêu nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức:
+ Thông tin trong quan trọng hơn.
+ Thông tin mang tính chi tiết và định hướng.
Đối với cán bộ cấp cơ sở: Là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ
thể thì cần cung cấp thông tin cho đầy đủ và càng chi tiết càng tốt.
1.5.2.3. Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu gồm:
Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin luân chuyển: vì lượng
thông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác, khi xây dựng cần phải
quan tâm đến các yêu cầu sau:
+ Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác của người sử dụng.

+ Nắm vững những thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật.
+ Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại.
+ Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thông báo
cho người sử dụng biết.
Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu được dùng chung
cho hệ thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó
việc tổ chức các modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất.
Các modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự tìm
hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống.
1.5.3. Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý
1.5.3.1. Yêu cầu của đơn vị
Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thông tin quản lý phải đáp
ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt
và quyết định đưa các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thông
24
tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không
để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp.
Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính
khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các
thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý.
1.5.3.2. Yêu cầu của người sử dụng
Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao
tác với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về
tin học mà còn đáp ứng cho người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm
bảo các yêu cầu sau:
+ Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy nhập dữ liệu từ xa,
nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa.
+ Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính

mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của
dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
+ Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa
học, đẹp, không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình
bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng.
+ Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ
hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản
lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa
mà hệ thống cung cấp.
1.5.4. Khảo sát thực tế
Mục đích của khảo sát thực tế là:
+ Hiểu được hệ thống cần cải tiến gì trong hoạt động.
25