Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Khoa CNTT-K45 1 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC 1
LỜI NÓI ĐẦU 3
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VI ÊN HƯỚNG DẪN 5
CHƯƠNG I. CƠ S Ở LÝ THUYẾT 6
I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý 6
I.1.1. Khái niệm 6
I.1.2. cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý 6
I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông t in 6
I.2. Phân tích và thi ết kế hệ thống thông tin quản lý 6
I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế 6
I.2.2. Các bước phát triển của quá tr ình xây dựng hệ thống thông tin 7
I.3. Mô hình tiến triển sản xuất phần mềm 7
I.3.1. Mô hình Thác n ước 7
I.3.2. Mô hình V 8
CHƯƠNG II. H Ệ THỐNG THỰC TẾ 9
II.1. Đặt tả hệ thống 9
II.2. Chức năng của hệ thống 11
II.2.1. Menu hệ thống 11
II.2.2. Menu danh m ục 11
II.2.3. Menu kho hàng 12
II.2.3.1. Xem nhật ký nhập xuất 12
II.2.3.2. Xem nhật ký thu chi 13
II.2.3.3. Xem chi tiết nhập xuất tồn 15
II.2.3.4. Báo cáo tồn kho 16
II.2.3.5. Nhập xuất thu chi chi tiết 17
II.2.3.6. Nhật ký kiểm kho 17
II.2.4. Menu xem in 17

Khoa CNTT-K45 2 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
II.2.5. Menu thu chi 18
II.2.6. Menu dữ liệu 19
II.2.7. Menu công n ợ 20
II.3. Đánh giá hệ thống 21
CHƯƠNG III. XÂY D ỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ 24
III.1. Phân tích h ệ thống 24
III.1.1. Đặt tả hệ thống 24
III.1.2. Mô hình quan ni ệm 27
III.1.3. Mô hình t ổ chức dữ liệu 28
III.1.4. Mô hình v ật lý dữ liệu 29
III.1.5. Mô hình thông l ượng 37
III.1.6. Mô hình quan ni ệm xử lý 39
III.1.7. Bảng công việc 44
III.1.8. Mô hình t ổ chức xử lý 45
III.1.9. Mô hình v ật lý xử lý 49
III.2. Đánh giá h ệ thống 54
III.2.1. Ước lượng 54
III.2.2. Lập lịch biểu 57
III.3. Một số giao diện 58
CHƯƠNG IV. K ẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ T ÀI 60
IV.1. Kết luận 60
IV.2. Hướng phát triển của đề t ài 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO 61
Khoa CNTT-K45 3 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời kỳ bùng nổ thông tin hiện nay, việc ứng dụng máy tính v à các phần
mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp ng ày càng tăng. Để đảm bảo hiệu quả trong

kinh doanh, các doanh nghi ệp đều mong muốn có đ ược phần mềm ứng dụng ph ù
hợp với đặc thù riêng của mình. Đây là điều kiện thuận lợi cho sự ra đời v à phát
triển của nhiều công ty nghi ên cứu và phát triển phần mềm.
Khi nói đến việc xây dựng một phần mềm ứng dụng, nhiều ng ười sẽ cho rằng
công tác lập trình là quan trọng nhất mà quên mất khâu phân tích v à thiết kế nó.
Thật ra, quá trình xây d ựng một phần mềm ứng dụng phải qua các khâu: T ìm hiểu
thực tế, phân tích thiết kế, c ài đặt và kiểm thử. Trong đó, phân tích v à thiết kế hệ
thống là khâu quan trọng nhất và chiếm nhiều thời gian nhất trong suốt thời gian
hoàn thành phần mềm. Thông qua việc phân tích v à thiết kế, người quản trị dự án
sẽ biết được những thuận lợi v à khó khăn gặp phải khi bắt tay vào xây dựng phần
mềm thực tế. Từ đó, xác định chi phí, nhân lực v à thời gian cần thiết để ho àn thành
phần mềm một cách hiệu quả nhất.
Nhằm tích lũy kiến thức v à bước đầu làm quen với công tác xây dựng một phần
mềm thực tế, trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi được phân công thực hiện đề t ài
“Tìm hiểu, phân tích v à lập phương án xây dựng Hệ Thống Quản Lý Bán
Hàng”.
Dựa trên cơ sở hệ thống Quản Lý Bán H àng của doanh nghiệp t ư nhân thương
mại Liên Sơn tại số 2 đường Tố Hữu, thành phố Nha Trang và sự hướng dẫn của
của thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, tôi đ ã hoàn thành đề tài này với các nội dung sau:
1. Mô tả thực trạng hệ thống quản lý bán h àng đang được sử dụng tại doanh
nghiệp tư nhân thương m ại Liên Sơn.
2. Đánh giá ưu, khuy ết điểm của hệ thống thực tế.
3. Đưa ra hệ thống đề nghị tr ên cơ sở ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế.
4. Phân tích thiêt k ế hệ thống đề nghị.
Khoa CNTT-K45 4 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
5. Lập lịch biểu cho việc xây dựng hệ thống đề nghị.
6. Đánh giá thời gian, nhân lực v à chi phí việc xây dựng hệ thống đề nghị.
Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế và chưa có kinh nghi ệm lập trình
phần mềm quản lý, n ên trong quá trình th ực hiện đề tài không thể tránh khỏi những

sai sót. Rất mong được sự đánh giá, góp ý của quý thầy cô c ùng toàn thể các bạn.
Tôi xin chân thành c ảm ơn thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, giáo vi ên hướng dẫn, anh
Lê Thanh Hải, trưởng bộ phận kinh doanh của DN TNTM Li ên Sơn cùng toàn th ể
các bạn trong nhóm thực tập đ ã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.
Nha Trang tháng 12 năm 2007
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thu Hà
Khoa CNTT-K45 5 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VI ÊN HƯỚNG DẪN

Nha Trang tháng 12 năm 2007
Khoa CNTT-K45 6 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
CHƯƠNG I. CƠ S Ở LÝ THUYẾT
I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý
I.1.1. Khái niệm
Là một hệ thống tích hợp ng ười, máy tính điện tử v à phương pháp làm
việcnhằm tạo ra các thông tin để giúp con ng ười lựa chọn một quyết định tối ưu.
Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, c ơ sở dữ
liệu, các thủ tục chức năng, các mô h ình phân tích, lập kế hoạch, quản lý v à quyết
định.
I.1.2.Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý gồm bốn yếu tố: Lĩnh vực quản lý, dữ liệu, các thủ
tục xử lý và các quy tắc xử lý.
I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông tin.
Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ cá c công việc đặc thù
trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý. Các công việc bao gồm: Thu thập, xử lý v à
phân phát thông tin.
Chất lượng của một hệ thống thông tin phụ thuộc v ào ba tính chất: Tính nhanh
chóng, tính thích ứng và tính an toàn. Tuy nhiên, m ột hệ thống khó đảm bảo cùng
một lúc ba yêu cầu trên. Tùy theo tính ch ất của một hệ thống m à người sử dụng đặt
yêu cầu nào lên trên, hy sinh b ớt một yêu cầu nào đó.
I.2. Phân tích và thi ết kế hệ thống thông tin quản lý.
I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế.
Do tính chất phức tạp của sự t ương tác giữa người và máy trong một hệ thống
quản lý tự động nên việc xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề v à đưa ra
phương án giải quyết tối ưu cho nó là vô cùng khó. H ầu hết các sai sót mắc phải khi
xây dựng một hệ thống đều nằm trong việc phân tích v à thiết kế. Do đó, phân tích
và thiết kế đúng là tiền đề cho việc t ìm ra phương án tốt nhất và phù hợp nhất với

khả năng hiện thực của chúng ta, góp phần giảm thiểu chi phí phát hiện v à sửa lỗi
trong suốt quá trình xây dựng và bảo trì hệ thống.
Khoa CNTT-K45 7 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
I.2.2.Các bước phát triển của quá tr ình xây dựng hệ thống thông tin.
 Phân tích: Bao g ồm các công việc: Xác định vần đề, hiện trạng của tổ
chức, nghiên cứu khả thi, xây dựng sách hợp đồng trách nhiệm.
 Thiết kế: Thiết kế tổng thể, thiết kế chi tiết.
 Thực hiện: Bao gồm các công việc: C ài đặt hệ thống vào máy tính, thử
nghiệm, khai thác, sửa chữa - bảo trì, thích ứng.
I.3. Mô hình tiến trình sản xuất phần mềm.
Tiến trình sản xuất phần mềm l à tập hợp các thao tác để sản xuất ra mộ t sản
phẩm phần mềm. Hầu hết các thao tác n ày được tiến hành bởi các kỹ sư phần mềm
với sự hỗ trợ của các công cụ phát triển
Có bốn thao tác nền tảng của tiến tr ình sản xuất phần mềm l à:
 Đặc tả: Định nghĩa các chức năng của phần mềm v à điều kiện để nó hoạt
động.
 Phát triển: Quá trình xây dựung phần mềm.
 Đánh giá: Phần mềm phải được đánh giá để chắc chắn rằng nó l àm
những gì mà khách hàng mu ốn.
 Tiến hóa: Phần mềm phải đ ược thích ứng để thỏa m ãn sự thay đổi các
yêu cầu của khách hàng.
Có nhiều mô hình tiến trình phần mềm khác nhau: Mô h ình Thác nước, mô hình
V,mô hình Xoắn ốc, mô hình Nguyên mẫu, mô hình phát triển theo chu kỳ, mô h ình
phát triển gia tăng, mô hình phát triển lặp đi lặp lại, mô h ìnhthuyết minh thao tác,
mô hình biến đổi.
I.3.1.Mô hình Thác n ước.
Phân tích yêu cầu
Thiết kế hệ thống
Cài đặt

Thử nghiệm
Bảo trì
Khoa CNTT-K45 8 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Mô hình Thác nước có đặc trưng là: theo cách c ổ điển, tiếp cận một lần duy
nhất, điều khiển có hiệu quả, lặp đi lặp lại trong phạm vi hữu hạn, thời gian chu
trình dài và không phù h ợp cho những hệ thống không chắc chắn.
Chỗ yếu của mô hình này là nó không linh ho ạt. Các bộ phận cuỉa đề án chia ra
thành những phần riêng của các giai đoạn. Hệ thống phân phối đôi khi không d ùng
được vì không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. Mặc dù vậy mô hình này
phản ánh thực tế công nghệ. Như là một hệ quả đây vẫn l à mô hình cơ sở cho đa số
các hệ thống phát triển phần mềm – phần cứng.
I.3.2. Mô hình V.
So với mô hình V, mô hình này thêm vào ti ến trình hiệu lực, có sự kiểm tra qua
lại giữa các bước và lặp lại trong trường hợp xảy ra xung khắc. Tuy có thể mất
nhiều thời gian trong các giai đoạn đầu nh ưng thực hiện theo mô h ình này sẽ tiết
kiệm đựoc thời gian d ò và sửa lỗi cho toàn bộ hệ thống.
Sự chấp thuận của ng ười sử dụng
Phân tích yêu cầu
Thiết kế hệ thống
Thiết kế chương trình
Cài đặt
Kiểm tra các đơn vị và tích hợp
Kiểm tra hệ thống
Bảo trì
Khoa CNTT-K45 9 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
CHƯƠNG II. HỆ THỐNG THỰC TẾ .
II.1.Đặt tả hệ thống:
DNTN TM Liên Sơn c huyên kinh doanh mua bán s ỉ và lẻ các mặt hàng gia

dụng cần tự động hóa trong việc mua bán. Qua khảo sát, tôi nhận thấy thực trạng
doanh nghiệp (DN) như sau:
Hiện tại DN gồm một cửa h àng chính tại 70 đường Võ Trứ - Nha Trang, một
điểm giao dịch chính tại s ố 2 đường Tố Hữu – Nha Trang và ba kho hàng các lo ại
nằm rải rác ở một số đ ường trong thành phố Nha Trang. DN có h ơn 20 nhân viên
làm việc ở các vị trí khác nhau với các chức vụ khác nhau. Ngo ài cửa hàng chính
chuyên mua bán s ỉ và lẻ cho các đơn vị nhỏ và khách lẻ, DN chủ yếu cung cấp h àng
sỉ cho các đại lý v à các cửa hàng lớn cho nhiều tỉnh ở khu vực miền Trung nh ư: Ban
Mê Thuộc, Đà Lạt, Phang Rang, Quy Nh ơn, Khánh Hòa.
Hiện tại DN đang sử dụng hệ thống quản lý bán h àng được cài đặt bằng
access.Với hệ thống này, DN có thể quản lý được các đối tượng: Khách hàng (bao
gồm cả người mua hàng và nhà cung c ấp), hàng hóa, nhà xe v ận chuyển hàng và
nhân viên. Hệ thống này có menu chính (hình 1) và th ực hiện được các chức năng
sau:
- Cập nhật các danh mục khách h àng, vật tư, nhân viên, kho hàng, các
chứng từ mua bán, xuất nhập v à các chứng từ thu chi.
- Tìm kiếm khách hàng, vật tư, chứng từ.
- Xem nhanh giá v ật tư, xem nhật ký nhập xuất, nhật kí thu chi, chi tiết
nhập xuất tồn ở các kho.
- Tính doanh thu bán hàng.
- In các báo cáo, các hóa đơn thanh toán.
Hình 1. Menu chính.
Khoa CNTT-K45 10 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Với các chức năng tr ên DN tiến hành quản lý như sau:
 Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của DN được quản lý các thông
tin: Tên, số điện thoại, hạn mức nợ, khu vực, loại (l à nhà cung cấp hay
khách mua hàng).
 Quản lý vật tư: Mỗi vật tư được quản lý các thông tin: T ên, nhóm, đơn v ị
tính, giá (mỗi vật tư được DN quản lý nhiều loại giá khác nhau gồm giá

nhập, giá bán sỉ, giá bán đại lý, giá bán ở Phang Ran g và giá bán ở Quy
Nhơn).
- Vật tư được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho đ ược quản lý các thông tin:
Tên, địa chỉ, điện thoại.
- Trong quá trình mua bán, v ật tư có thể được chuyển từ nơi này đến nơi
khác bằng các nhà xe khác nhau, m ỗi nhà xe được quản lý các thông tin:
Tên, số điện thoại.
►Quy trình quản lý mua bán của DN nh ư sau:
Nhân viên tiếp thị của DN liên hệ với khách hàng để ghi nhận các y êu cầu của
khách hàng. Khách hàng c ũng có thể liên hệ trực tiếp hay gọi điện li ên hệ với DN
để đặt hàng. Nhân viên ghi nhận lại đơn đặt hàng theo mẫu gồm: Phần đầu gồm
những thông tin đầy đủ về một khách h àng, phần sau là danh sách các m ặt hàng cần
mua, số lượng, đơn giá, ngày nh ận hàng.
Sau khi xem xét đơn đ ặt hàng, nếu khách hàng đã nợ vượt quá hạn mức nợ cho
phép thì bộ phận kinh doanh sẽ từ chối không tiếp tục bán h àng cho khách hàng đó
nữa.
Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu h àng tồn kho còn đủ thì cung cấp cho
khách hàng. Ngư ợc lại, bộ phận kinh doanh sẽ l àm đơn đặt hàng gởi đến nhà cung
cấp để bổ sung h àng.
Mỗi lần xuất nhập hàng đều phải làm phiếu xuất nhập gồm thông tin đầy đủ về
khách hàng, danh sách các m ặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, kho nhập xuất, xe
vận chuyển, đơn giá.
Khoa CNTT-K45 11 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Hàng ngày, bộ phận kinh doanh xem xét các đ ơn đặt hàng, so sánh hàng t ồn kho
để làm giấy báo nhận hàng cho khách và đ ặt hàng cho nhà cung c ấp. Đồng thời, bộ
phận kế toán cũng xem xét t ình hình công nợ để thông báo nợ cho khách h àng.
Định kỳ hàng tháng các bộ phận phải báo cáo chi tiết nhập xuất, t ình hình tồn
kho, doanh thu và công n ợ trong tháng.
Hàng năm, phải kiểm kê tồn kho, báo cáo doanh thu v à tình hình công n ợ trong

năm.
Bất cứ khi nào có yêu cầu đều có thể báo cáo t ình hình hàng hóa t ừng loại, từng
kho, tình hình công n ợ của khách hàng.
II.2. Chức năng của hệ thống.
II.2.1. Menu “ hệ thống”: Thực hiện các chức năng quan trọng của hệ thống
gồm: Dọn dẹp dữ liệu, sữa chữa dữ liệu, thay đổi mật khẩu v à thoát khỏi hệ thống.
Hình 2. Menu hệ thống.
Dọn dẹp dữ liệu: Cho phép xóa bỏ danh mục khách hàng, vật tư, các chứng từ
không còn giá tr ị cho DN nữa.
Thay mật khẩu: Theo quy định của người lập trình, khi muốn sử dụng hệ thống,
người sử dụng phải g õ nhập mật khẩu của hệ thống. Tuy nhi ên, mật khẩu này có thể
thay đổi được. Menu “thay mật khẩ u“ cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu
theo ý thích của họ.
II.2.2. Menu “danh m ục”: Có chức năng cập nhật tất cả các danh mục của hệ
thống.
Hình 3. Menu danh mục.
Khoa CNTT-K45 12 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Một ví dụ về danh mục kho h àng:
Hình 4. Form danh m ục kho hàng
II.2.3. Menu “kho hàng”: Quản lý các mục liên quan đến hàng hóa và kho
hàng.
Hình 5. Menu kho hàng.
II.2.3.1. Xem nh ật kí nhập xuất: Cho biết chi tiết các thông tin nhập xuất h àng
hóa trong suốt quá trình hoạt động mua bán c ủa DN như: Người giao dịch, nội dung
giao dịch, ngày giao dịch và số chứng từ giao dịch.
Hình6. Menu xem nhật kí nhập xuất.
Một số chức năng trong form:
- Thêm, xóa, sửa các thông tin nhập xuất.
Khoa CNTT-K45 13 Đồ án tốt nghiệp

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
- Tìm kiếm các phiếu nhập xuất theo các đối t ượng như: Thời gian (từ
ngày đến ngày ), khách hàng, mã ch ứng từ, mã nhà xe vận chuyển,
kho hàng.
- In ra các phiếu nhập xuất.
Khi chọn chức năng nhập kho sẽ xuất hiện một mẫu phiếu nhập kho gồm các
thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ng ày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao
dịch, nghiệp vụ nhập xuất (gồm các nghiệp vụ nh ư: Nhập hàng mua ngoài, nh ập
hàng bể trả lại, nhập h àng làm lại từ hàng bể, nhập tồn đầu kỳ, nhập h àng kiểm kê
kho, …), lý do nh ập, đơn vị giao dịch (khách h àng nào), kho đ ến, kho đi, nhân vi ên
thực hiện, xe vận chuyển (h ình 6).
Hình 7. Mẫu phiếu nhập kho.
Trong cùng một phiếu nhập kho, ng ười sử dụng có thể nhập c ùng lúc nhiều mặt
hàng. Để nhập tiếp một phiếu nhập khác, chọn Tiếp rồi nhập lại đầy đủ các thông
tin như trên. Nếu số mặt hàng nhập vào nhiều hơn một thì phải chú ý đến số thứ tự
của mặt hàng. Nếu số thứ tự nhập v ào trùng nhau, h ệ thống sẽ báo lỗi sau:
Hình 8. Thông báo l ỗi trùng số thứ tự.
II.2.3.2. Xem nh ật ký thu chi: Tương tự như nhật ký nhập xuất, nhật ký thu chi
cho biết chi tiết quá trình thu chi trong su ốt hoạt động mua bán của DN, gồm các
Khoa CNTT-K45 14 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
thông tin: Người giao dịch, nội dung giao dịch, ng ày giao dịch và số chứng từ giao
dịch.
Hình 9. Nhật ký thu chi.
Các chức năng có thể thực hiện đ ược trên form:
- Thêm, xóa, sửa phiếu thu chi.
- Xem tất cả các chứng từ thu chi hay trích lọc một số phiếu theo ti êu
chí đặt ra như: Khóa chứng từ (khóa chứng từ tạo th ành từ sự kết hợp
của ngày chứng từ, mã chứng từ và số chứng từ. Ngày chứng từ được
mặc định theo dạng yyyymmdd), thời gian (từ ngày đến ngày ), mã

khách hàng.
- Tính và xem nợ tồn.
Khi chọn chức năng nhập sẽ xuất hiện một mẫu phiếu thu tiền mặt gồm các
thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ng ày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao
dịch, nghiệp vụ thu chi (gồm các nghiệp vụ nh ư: Chi trả tiền cho nhà cung cấp, chi
trả lương cho nhân viên, chi tr ả tiền chuyên chở…), lý do thu chi, đ ơn vị giao dịch
(với khách hàng nào), khu vực. (hình 9)
Hình 10. Mẫu phiếu thu tiền mặt.
Khoa CNTT-K45 15 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Tương tự như trong phiếu nhập kho, có thể nhập nhiều mục thu chi khác nhau
trong cùng một phiếu thu chi. Tuy nhi ên phải chú ý không để cho các số thứ tự
trùng nhau.
II.2.3.3. Xem chi ti ết nhập xuất tồn: Quản lý tốt tồn kho l à một trong những
yếu tố quan trọng góp phần th ành công trong kinh doanh c ủa các DN. Khi biết đ ược
chính xác mức tồn kho sẽ hạn chế đ ược tối đa hàng tồn gây ảnh hưởng đến vốn kinh
doanh. Mặt khác, nó cũng giúp cho DN sẽ luôn có đủ h àng, kịp thời cung cấp cho
khách hàng khi c ần.
Menu này gồm các chức năng sau: Bá o cáo tồn kho chi tiết, xem chi tiết nhập
xuất kho tổng hợp, lọc vật t ư bán ra. (hình 10).
Hình 11. Menu xem chi tiết nhập xuất tồn .
Báo cáo tồn kho chi tiết: Thông thường, báo cáo tồn kho đ ược thực hiện theo
định kỳ hàng tháng. Báo cáo t ồn kho cho biết chi tiết vật tư ở từng kho, số lượng
tồn đầu kỳ, số lượng phát sinh tăng, số l ượng phát sinh giảm, số l ượng tồn cuối kỳ
và các giá trị tương ứng. Tại đây có thể xem tồn kho tổng thể hay chi tiết (h ình 11).
Hình 12. Báo cáo t ồn kho chi tiết.
Khi muốn tính tồn kho hãy chọn Tính Toán, màn hình sau xuất hiện (hình 12),
chọn tháng năm cần tính tồn kho, chọn Thi hành để thực hiện tính toán, chọn All
Khoa CNTT-K45 16 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà

để xem chi tiết tồn theo tháng năm đ ã chọn hay Kết thúc để thoát khỏi chức năng
này.
Hình 13. Tính tồn kho cuối kỳ.
Chi tiết nhập xuất kho tổng hợp: Cho biết tình hình nhập xuất kho tổng hợp của
một vật tư tại một kho ứng với một m ã chứng từ trong một khoảng thời gian nhất
định.
Hình 14. Báo cáo nh ập xuất kho tổng hợp.
Lọc vật tư bán ra: Cho biết các loại vật t ư được bán ra từ một kho cụ thể. H ãy
chọn lấy một kho v à một khoảng thời gian thích hợp, nhấp Thi hành bạn sẽ có ngay
danh sách vật tư đã được bán ra từ kho bạn vừa chọn.
Hình 15. Lọc vật tư bán ra.
II.2.3.4. Báo cáo t ồn kho: Gồm báo cáo tồn kho theo tháng và báo cáo tồn kho
theo ngày. (hình 15)
Hình 16. Menu báo cáo t ồn kho.
Khoa CNTT-K45 17 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
II.2.3.5. Nhập xuất thu chi chi tiết: Có chức năng liệt kê chi tiết thu chi đối với
một khách hàng cụ thể được chọn ra theo m ã khách hàng.
II.2.3.6. Nhật ký kiểm kho: Hàng tháng, DN tiến hành kiểm kê kho để đối chiếu
nhập xuất tồn. Tất cả các thông tin: Ng ày giờ kiểm kê, mã chứng từ, số chứng
từ…được lưu lại trong nhật ký kiểm kho nh ư hình sau: (hình 19)
Hình 17. Nhật ký kiểm kê.
Mỗi thông tin mới của một phiếu kiểm k ê kho được nhập vào theo mẫu sau:
Hình 18. Mẫu phiếu kiểm kho.
II.2.4. Menu “xem in”: Gồm các chức năng: Xem nhanh giá vật t ư và in danh
sách khách hàng. (hình 21)
Hình 19. Nội dung menu xem in.
Khoa CNTT-K45 18 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Xem nhanh giá vật tư: Cung cấp thông tin chi tiết về vật t ư, đơn vị tính và các

mức giá khác nhau. Có thể xem giá của to àn bộ vật tư hay chỉ xem một số vật t ư
theo mã, theo tên hay theo lo ại vật tư.
Hình 20. Chi tiết giá vật tư.
In danh sách khách hàng: in ra danh sách khách hàng giao d ịch với DN gồm các
thông tin: Mã khách hàng, tên khách hàng, đ ịa chỉ, số điện thoại.
Hình 21. Phiếu in danh sách khách h àng.
II.2.5. Menu “thu chi“: có chức năng quản lý tất cả các mục li ên quan đến thu
chi của DN, các vấn đề về chiết khấu, khuyễn m ãi và thưởng cuối tháng.
Hình 22. Nội dung menu thu chi.
Phát sinh thu chi: cho biết chi tiết các khoản thu chi phát sinh trong khoảng thời
gian nhất định ( mặc định l à theo tháng).
Hình 23. Phiếu thông tin phát sinh thu chi.
Khoa CNTT-K45 19 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Sau khi chọn mã chứng từ và thời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính phát
sinh thu chi. K ết quả sẽ có dạng sau:
Hình 24. Kết quả của mẫu h ình 23.
Các mục “tiền thu chi chung theo hóa đ ơn”, “tiền phải trả cho nh à cung cấp”,
“chi tiết nhập hàng trả tiền” đều cho phép in ra các thông tin t ương ứng.
Thu chi tồn: cho biết chi tiết các khoản thu chi tồn của khách h àng trong khoảng
thời gian nhất định.
Hình 25. Phiếu thông tin thu chi tồn.
Sau khi chọn mã khách hàng và th ời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính thu
chi tồn cho khách hàng ứng với mã đã chọn đó.
II.2.6. Menu “dữ liệu”: quản lý các công việc li ên quan đến thao tác dữ liệu
như trích lưu d ữ liệu, khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Chức năng “nhập
giá máy” cho phép ghi nh ận lại giá các mặt h àng theo thời gian.
Hình 26. Chi tiết menu dữ liệu.
Khoa CNTT-K45 20 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà

II.2.7. Menu “công n ợ”: quản lý tình hình công n ợ của DN
Hình 27. Chi tiết menu công nợ.
Công nợ: cho biết tình hình công nợ chung hay theo từng khu vực trong koảng
thời gian được chọn ra.
Hình 28. Công n ợ chung.
Xem tình hình công n ợ: Cho biết chi tiết công nợ của khách h àng và cho phép in
ra các báo cáo công n ợ.
Hình 29. Tình hình công n ợ.
Giả sử muốn xem công nợ của nh à cung cấp là công ty nhựa Duy Tân có m ã số
là NCC04, ta lọc ra mã NCC04 rồi chọn chức năng Xem CNợ để xem công nợ. Kết
quả như hình 30.
Hình 30. Báo cáo s ố dư công nợ.
Khoa CNTT-K45 21 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Nhập nợ đầu kỳ: Cho phép nhập vào số dư công nợ của khách hàng trong tháng.
Hình 30. Nhập số dư công nợ.
II.3. Đánh giá h ệ thống.
Qua khảo sát tình hình thực tế DN, tôi nhận thấy: Về c ơ bản, hệ thống trên đã
đáp ứng được nhu cầu của DN về chức năng. Tuy nhi ên, hệ thống vẫn còn một số
hạn chế sau:
Hệ thống chưa có sự chia sẻ dữ liệu, phân quyền sử dụng v à bảo mật cơ
sở dữ liệu.
Một số thuộc tính của các đối t ượng cần quản lý ch ưa được tổ chức ở
dạng chuẩn 3 (nh ư địa chỉ của khách h àng, địa chỉ của kho hàng).
Giao diện còn chưa thân thiện, một số giao diện c òn thừa hoặc thiếu
thông tin, một số chức năng ch ưa được phân bố đúng vị trí.
Nhiều chức năng còn trùng lắp nhau như chức năng “Dọn dẹp dữ liệu”
và “Sửa chữa dữ liệu” trong menu “Hệ thống”. Thực ra các chức năng
này đã được thực hiện trong phần quản lý danh mục của hệ thống.
Việc lặp lại các từ “Cập nhật danh mục” trong menu “Danh mục” l à

không cần thiết và gây cảm giác không thân thiện cho ng ười dùng.
Tổ chức giao diện còn chưa hợp lý, một số thông tin trong phiếu nhập
kho còn chưa phù hợp và trùng lắp nhau. Ở đây lý do nhập l à diễn giải
cho nghiệp vụ nhập xuất, “họ t ên người giao dịch” và “đơn vị” thực ra
chỉ là một. Khi nhập kho chỉ quan tâm đến kho nhập h àng vào nên chỉ
cần một combo box cho phép chọn kho nhập h àng vào thay vì có hai
combo box “từ kho” và “đến kho”.
Khoa CNTT-K45 22 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Trong phiếu thu chi có sự tr ùng lắp thông tin giữa “lý do”, “nghiệp vụ
thu chi” và “diễn giải” cho từng phiếu.
Thông thường, các báo cáo đ ược thống kê theo định ký hàng tháng. Khi
liệt kê thời gian thống k ê, thay vì liệt kê từ ngày đến ngày như giao
diện cũ (thực ra ở đây chỉ cho phép chọn ng ày đầu tháng và ngày cuối
tháng), ta nên liệt kê bằng cách cho phép chọn ra tháng, năm t ương ứng
từ một combo box.
Trong form tính phát sinh thu chi và báo cáo thu chi t ồn, mỗi khoảng thời
gian tính phát sinh thu chi đư ợc mặc định là một tháng. Do đó, để thuận
tiện cho người sử dụng, cần thiết kế lại giao diện cho phép họ chọn ra
tháng cần tính phát sinh th u chi thay vì ph ải nhập vào ngày bắt đầu và
ngày kết thúc (thực ra ng ày bắt đầu và ngày kết thúc ở đây bắt buộc phải
là ngày đầu và ngày cuối tháng).
Giá cả hàng hóa không ph ải là cố định mà thay đổi theo từng phiếu nhập
xuất tương ứng. Do đó hệ thống xem giá cả hàng hóa là một thuộc tính cố
định của hàng hòa là không đúng. Để cân đối giữa giá nhập v à giá xuất
của các mặt hàng, cần ghi nhận lại tất cả các mức giá của mặt h àng đó
theo thời gian.
Hệ thống này chỉ giới hạn các điều kiện lọc thông tin các danh mục theo
mã tương ứng. Điều này gây hạn chế trong việc lọc thông tin. Hệ thống
mới cần mở rộng th êm các điều kiện lọc như lọc theo ngày tháng, theo

tên, theo số điện thoại….
Khi quản lý kho hàng, hệ thống cũ không quan tâm đến ng ười quản lý.
Thực tế cần phải quản lý cả ng ười quản lý kho để tiện theo d õi và liên
lạc. Mặt khác, cần tách địa chỉ kho h àng ra không nên đ ể dạng text dài
tránh trùng lắp thông tin.
Khi quản lý khách hàng, hệ thống cũ quản lý theo từng khu vực l à chưa
hợp lý. Cần quản lý cụ thể đị a chỉ khách hàng theo địa chỉ thật cụ thể
gồm số nhà, đường, huyện, tỉnh để tiện theo d õi và phân phối hàng hóa.
Khoa CNTT-K45 23 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
Để hệ thống thật sự ho àn chỉnh, đáp ứng được nhu cầu của DN hiện tại v à trong
tương lai cần phải khắc phục đ ược các nhược điểm trên. Do đó cần xây dựng hệ
thống quản lý mới với đầy đủ các chức năng nh ư trên nhưng có sự phân quyền sử
dụng và bảo mật cơ sở dữ liệu.
Khoa CNTT-K45 24 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
CHƯƠNG III: XÂY D ỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ.
III.1. Phân tích h ệ thống.
III.1.1. Đặt tả hệ thống.
Trên cơ sở khắc phục nhược điểm của hệ thống quản lý bán h àng cũ và tình
hình thực tế của DN, ta xây dựng hệ thống mới cũng đảm bảo các chức năng: cập
nhật danh mục, tính toán tồn kho, tính toán công nợ, tính doanh thu của DN. Hệ
thống mới này phải cho chạy trên mạng cục bộ, có sự chia sẽ dữ li ệu giữa các kho
và cửa hàng, có sự phân quyền sử dụng v à bảo mật cơ sở dữ liệu. Hệ thống mới
phải quản lý được các đối tượng sau:
 Quản lý khách hàng: Khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ thay v ì
quản lý khách hàng theo khu v ực, cần quản lý địa chỉ khách h àng cụ thể
về số nhà, đường, huyện, tỉnh, tạo điều kliện thuận lợi cho việc thống k ê
và giao hàng cho các khách hàng n ằm trên cùng một đường.
Cần quản lý các thông tin:

- Mã khách hàng.
-Tên khách hàng.
- Địa chỉ (gốm số nh à, đường, huyện, tỉnh, th ành phố)
- Số điện thoại (chỉ quản lý một số).
- Hạn mức nợ (số tiền nợ tối đa cho phép).
 Quản lý hàng hóa: So với cách quản lý của hệ thống cũ, cần quản lý th êm
số lượng tồn tối thiểu v à số lượng tồn tối đa của h àng hóa, tránh trư ờng
hợp tiếp tục nhập v ào một loại mặt hàng trong khi mặt hàng đó còn tồn
rất nhiều, hay tiếp tục xuất bán một mặt h àng trong khi mặt hàng đó đã
gần hết. Hệ thống xem giá h àng hóa là thay đ ổi theo thời gian nhập xuất
thay vì cố định như hệ thống cũ.
Cần quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng.
- Tên mặt hàng.
Khoa CNTT-K45 25 Đồ án tốt nghiệp
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà
- Đơn vị tính.
- Nhóm.
- Số lượng tồn tối thiểu.
- Số lượng tồn tối đa.
- Nhà sản xuất (một mặt h àng có thể có nhiều nhà sản xuất khác nhau).
-Giá mặt hàng.
 Quản lý kho hàng hóa: Do mỗi kho có một quản lý kho khác nhau n ên
cần quản lý cả người quản lý kho của mỗi kho.
- Mã kho.
- Tên kho.
- Địa chỉ.
- Điện thoại.
- Người quản lý kho.