MỘT số BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG tác tổ CHỨC HẠCH TOÁN kế TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN MAY KHÁNH HOÀ

- i -
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRUỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ





CAO THỊ QUỲNH





MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN MAY KHÁNH HOÀ




ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC




CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
KHOÁ : 2002-2007
LỚP : 44DN

MSSV : 44D4056


Giáo viên hướng dẫn: Th.S. PHAN THỊ DUNG









Nha Trang, tháng 12 -2006

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- ii -
LỜI CẢM ƠN

Những năm tháng của thời sinh viên để lại cho em bao kỷ niệm chẳng thể nào
quên, là khoảng gian mà em cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ và có nhiều ý nghĩa nhất.
Ngày ngày em được học hỏi, tiếp xúc biết bao kiến thức mới dưới sự chỉ bảo tận tình
của các Thầy, Cô trong trường Đại học Thuỷ sản Nha Trang đặc biệt là các Thầy Cô
trong Khoa Kinh Tế. Hôm nay cho phép em những tâm tư, tình cảm của em sau hơn
bốn năm học bằng những lời cảm ơn chân thành:
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Đại Học Thuỷ
Sản, quý Thầy Cô trong trường. Đặc biệt là các Thầy Cô trong Khoa Kinh Tế- những
người đã bên em hướng dẫn và truyền đạt cho em vốn kiến thức vô cùng quý báu để
em ngày càng trưởng thành hơn và vững bước hơn trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm Cô Phan Thị Dung đã tận tình hướng dẫn em thực hiện

đề tài này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và các phòng ban trong công ty
Cổ phần May Khánh Hoà, đặc biệt là phòng Kế toán – Tài vụ đã tạo điều kiện,
giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình em - những người đã tạo điều
kiện và luôn bên em giúp đỡ em cả về thể chất lẫn tinh thần để em vững tâm học tập
và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Sinh viên thực hiện
Cao Thị Quỳnh
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- iii -
MỤC LỤC


LỜI CẢM ƠN II
MỤC LỤC iii
Lời mở đầu 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN 3
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3
1.1.1. Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác hạch toán kế toán 3
1.1.1.1. Khái niệm 3
1.1.1.2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán 3
1.1.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 4
1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức hạch toán kế toán 4
1.1.2.1.Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý: 4
1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán: 4
1.1.2.3.Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một nghành kỹ

thuật quản lý chuyên sâu: 5
1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 5
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 5
1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán: 5
1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán 5
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 6
1.2.1.4. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán 9
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 11
1.2.2.1. Những Vấn Đề Chung Về Tổ Chức Chứng Từ Kế Toán 11
1.2.2.2. Nội Dung của Tổ Chức Chứng Từ Kế Toán 13
1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 15
1.2.3.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán : 15
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán 15
1.2.4. Tổ chức các loại sổ kế toán 16
1.2.4.1. Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán 16
1.2.4.2.Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán 17
1.2.4.3. Các loại sổ kế toán 17
1.2.4.4. Hệ thống sổ kế toán : 18
1.2.4.5. Các hình thức sổ kế toán 18
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- iv -
1.2.5. Tổ chức các phần hành kế toán 27
1.2.5.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: 27
1.2.5.2. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định 27
1.2.5.3.Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 29
1.2.3.5. Đối với tiền gửi ngân hàng 29
1.2.6. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 30
1.2.6.1. Hệ thống báo cáo tài chính 30
1.2.6.2. Hệ thống báo cáo quản trị: 31
1.2.7. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và xử

lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp 32
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Ở
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY KHÁNH HÒA 33
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 33
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 33
2.1.1.1. Sơ lược sự hình thành và phát triển 33
2.1.1.2. Chức năng và nhiêm vụ 35
2.1.2. Tổ chức sản xuất và quản lý 36
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý 36
2.1.2.2.Cơ cấu sản xuất 38
2.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh 41
2.1.3.1. Các nhân tố bên trong 41
2.1.3.2. Các nhân tố bên ngoài 42
2.1.4. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm
2003-2005 44
2.1.5. Phương hướng phát triển của công ty 47
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY 47
2.2.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức hạch toán kế toán 47
2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 48
2.2.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 49
2.2.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 49
2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 50
2.2.3.1. Hình thức kế toán sử dụng 50
2.2.4. Tổ chức tài khoản kế toán tại công ty 55
2.2.5. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại công ty 61
2.2.5.1. Hệ thống chứng từ vận dụng ở công ty 62
2.2.5.2 Tổ chức lập chứng từ kế toán tại Công ty May 65
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- v -

2.2.5.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ tại Công ty 65
2.2.5.4. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty May 65
2.2.6. Tổ chức một số phần hành của kế toán 66
2.2.6.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư 66
2.2.6.2.Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 80
2.2.6.3.Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định 104
2.2.7. Đánh giá chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty May
Khánh Hòa 117
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY KHÁNH HÒA
119
3.1. Biện pháp 1: Nâng cao trình độ và năng lực cho nhân viên kế toán 119
3.2. Biện pháp 2 : Sử dụng tài khoản theo đúng quy định 120
3.3. Biện pháp 3: Hoàn thiện việc hạch toán kế toán 121
3.4. Biện pháp 4: Hoàn thiện hệ thống chứng từ 121
KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 122
1. KIẾN NGHỊ 122
2. KẾT LUẬN 122
Tài liệu tham khảo 123
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 1 -

Lời mở đầu
1. Sự cần thiết của đề tài.
Trong điều kiện kinh tế hiện nay, để tồn tại và phát triển được trong nền kinh tế
thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt, mỗi doanh nghiệp phải xác định cho mình một
hướng đi riêng để tồn tại và phát triển. Để làm được điều đó đòi hỏi phải có những tiến
bộ trong cung cách quản lý, trong đó công tác tổ chức hạch toán kế toán có một vị trí

đặc biệt quan trọng trong công tác tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán kế toán là cơ sở cung cấp thông tin quan trọng và kiểm tra
các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp nên công tác tổ chức hạch toán kế
toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở doanh
nghiệp. Hơn nữa, nó còn quyết định đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau
của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Vì vậy, một câu hỏi đặt ra là công tác tổ chức hạch toán kế toán ở Công ty cổ
phần May Khánh Hòa đã thực sự trở thành công cụ quản lý hữu hiệu hay chưa? Thì
việc nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần May Khánh
Hòa là việc làm rất cần thiết. Xuất phát từ những vấn đề trên nên em đã quyết định
chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty
cổ phần May Khánh Hòa”
2. Mục đích nghiên cứu
- Học hỏi, trang bị thêm vốn kiến thức thực tế công tác tổ chức hạch tóan kế
toán ở Công ty cổ phần May Khánh Hòa
- Đồng thời tìm hiểu các nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác kế
toán. Từ đó có những biện pháp để giúp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán
tại Công ty
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán kế toán của
Công ty May trên một số nội dung như: chứng từ, tài khoản, sổ sách
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần May Khánh Hòa
4. Phương pháp nghiên cứu
- Quan sát thực tế
- Thống kê, phương pháp phỏng đoán, tìm hiểu
5.Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và mục lục, đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

- 2 -

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty May
Khánh Hòa
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại
Công ty May Khánh Hòa
Do thời gian có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết các phần
hành của Công ty mà chỉ nghiên cứu được 3 phần hành của công tác hạch toán kế toán,
ngoài ra khả năng kiến thức của bản thân còn hạn chế cho nên đề tài không tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong sự chỉ bảo và giúp đỡ của thầy cô trong khoa, các cô
chú, anh chị, cán bộ công nhân viên trong Công ty May và các bạn sinh viên để em
hoàn thành đề tài này.
Em xin chân thành cám ơn sâu sắc đến CÔ PHAN THỊ DUNG, tất cả các thầy
cô trong khoa kinh tế và các cô chú, anh chị trong Công ty May đã nhiệt tình giúp đỡ
em hoàn thành đề tài này.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 3 -

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác hạch toán kế toán.
1.1.1.1. Khái niệm
Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữa các yếu tố
cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản,
tính giá, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế
toán bao gồm:
-Tổ chức bộ sổ kế toán.
-Tổ chức công tác kế toán.
-Tổ chức bộ máy kế toán.
1.1.1.2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận. Vì
vậy đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù
hợp với nội dung, hình thức và bộ máy kế toán.
Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của tổ chức hạch toán kế toán cũng cần được
chuyển hoá từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ
thể. Vì vậy, các mối liên hệ kể trên phải được tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố
của hệ thống hạch toán kế toán cũng như tổ chức cả chu trình kế toán với đầy đủ các
yếu tố này.
Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán
kế toán có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng biệt. Việc phân chia

các phần hành kế toán trước hết phải dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận
động cũng như quy mô nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán cơ sở. Từ đó các phần hành
kế toán được phân chia một cách lôgic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý
TSCĐ, từ thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, từ hạch toán chi phí trực
tiếp kinh doanh cho từng loại hoạt động cụ thể cho đến phân chia chi phí chung cho
từng loại hoạt động, từ dự trữ đến tiêu thụ sản phẩm hàng hoá để có lợi nhuận và
phân phối lợi nhuận đó.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 4 -

Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản
tổng hợp là quy trình có tính nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt
trên từng mẫu biểu cụ thể lại hết sức đa dạng.
Xét về mẫu biểu kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại
máy móc dùng trong kế toán phải thực hành quy trình từ chứng từ đến tổng hợp - cân
đối kế toán - tuy nhiên số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức
đa dạng tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân
viên làm công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp.
1.1.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
- Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán
và các văn bản dưới luật của quốc tế và của quốc gia.
- Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán thông
qua hệ thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống.
1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức hạch toán kế toán.
1.1.2.1.Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý:
Nguyên tắc này được thể hiện qua :
-Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý
-Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
-Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ
chức quản lý.

-Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần
quy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý.
-Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt
động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán.
1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán:
Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó
các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với
từng phần hành cụ thể.
Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để định các bước của
quy trình kế toán, lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi
trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học
của phương pháp và hình thức kế toán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 5 -

1.1.2.3.Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một nghành kỹ
thuật quản lý chuyên sâu:
Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải
hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế. Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực
kế toán quốc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng nguyên tắc hạch
toán liên …
1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu
trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Suy cho cùng thì chất lượng của công
tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ khả năng thành thạo, đạo đức nghề
nghiệp và sự phân công phân nhiệm của các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế
toán với các bộ phận cần phải căn cứ quy mô của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp

và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, và điều kiện cơ sở vật chất phục vụ
cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán:
- Tổ chức bộ máy kế toán - thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc
lập chỉ có một bộ máy thống nhất - một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán
trưởng. Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận có tổ chức kế toán thì
những đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc.
-Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán thống
kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến hay
thông tin kinh tế
-Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúng năng lực.
-Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
-Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước.
-Lập các báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo
cáo do các phòng ban khác lập.
-Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc
thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng theo chế độ, phương pháp.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 6 -

-Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân
tích hoạt đọng kinh tế và quyết toán với cấp trên.
-Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện
các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp.
-Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế
toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp
và trong các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận (tổ, nhóm

hoặc cá nhân chuyên trách) sau đây:
-Bộ máy kế toán lao động và tiền lương.
-Bộ máy kế toán vật liệu và tài sản cố định.
-Bộ máy kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
-Bộ máy kế toán xây dựng cơ bản.
-Bộ máy kế toán vốn bằng tiền và công nợ.
-Bộ máy kế toán tổng hợp.
Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như
đội, nghành sản xuất…. thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng. Các nhân
viên này thuộc biên chế công tác kế toán thống kê ở phân xưởng.
Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán được quy định như sau:
a) Bộ phận kế toán lao động và tiền lương:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động thời gian
và kết quả lao động ; tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp;
phân bổ tiền lương xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán lao động phân xưởng, các
phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền
lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ,
phương pháp.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương.
+ Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương,
năng suất lao động.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 7 -

b)Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận
chuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt
hàng…

+ Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện
các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu
đúng chế độ, phương pháp.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức
dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa,
ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ
chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng.
+ Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu và số lượng, hiện trạng và giá
trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo
quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ.
+ Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, hàng tháng vào chi phí hoạt đông.
+ Tham gia dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa
chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban thực hiện đầy đủ các
chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách càn thiết và hạch toán TSCĐ
đúng chế độ, phương pháp.
+ Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà Nước, lập các
báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử
dụng nhằm nâng cao hiệu quả kế toán của TSCĐ.
c) Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
+ Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành
sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù
hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp.
+Tổ chức ghi chép, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất,
từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công
việc.
+ Tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu
đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 8 -

+ Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản
phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế hoạc kinh tế của các phân xưởng, tổ sản
xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản
phẩm.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chi
phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành nhanh chóng, khoa
học.
+ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng
tiềm tàng để phấn đấu hạn giá thành sản phẩm.
d) Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử
dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng
+ Tính toán chi phí xây dựng mua sắm TSCĐ
+Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ
và chất lượng công trình.
+ Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản.
+ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư.
e) Bộ phận kế toán tổng hợp:
+ Tổ chức việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ
thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp xác định kết quả kinh
doanh lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước, với ngân sách, với khách
và nội bộ doanh nghiệp.
+ Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do
mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kể
trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực của các báo
cáo của doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt.
+ Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt
động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban, phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép
ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc

ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luân chuyển chứng từ,
phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban…
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 9 -

+ Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý
kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường
hợp vi phạm.
+ Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh
nghiệp.
+ Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán - thống kê, thông tin kinh tế và
cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.
f) Nhân viên hạch toán phân xưởng:
Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, nhân viên hạch toán phân
xưởng có nhiệm vụ:
+ Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư,
thiết bị, máy móc,số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân
xưởng (Tuỳ tình hình có thể được giao tính lương, chi phí sản xuất, giá thành của
phân xưởng) để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng
sản xuất và phục vụ sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán
thống kê của kế toán trưởng.
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liên
quan.
+ Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân
xưởng, tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có liên
quan.
+ Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế
hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng.
1.2.1.4. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán.

a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung :
Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ,
kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá
thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế … đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán
- thống kê của doanh nghiệp. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban
đầu và một số ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách
đơn vị trực thuộc và cho doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện theo sơ đồ:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 10 -








Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy kế toán tập trung
Ưu nhược điểm : Bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ
đạo công tác kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên
môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp
tính toán hiện đại có hiệu quả nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần
thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh nghiệp.
+ Điều kiện áp dụng : Hình thức này áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa
và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn
nhất định, có khả năng bảo đảm việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất
kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng, kịp thời.
b) Hình thức kế toán phân tán
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thì ngoài phòng kế toán

doing nghiệp, các bộ phận, đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng với
nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lí chứng từ ban đầu và hạch toán chi tiết, tổng hợp
các chi tiết, tổng hợp các hoạt động của bộ phận mình tuỳ theo sự phân cấp quản lí
trong doanh nghiệp, định kỳ gửi tài liệu đã hạch toán của bộ phận về phòng kế toán
doanh nghiệp. Phòng kế toán trong doanh nghiệp thực hiện việc tổng hợp số liệu báo
cáo của đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ chung toàn doanh nghiệp, lập
báo cáo tài chính theo quy định.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức phân tán được thể hiện theo sơ đồ:




Phòng kế toán
Chứng từ kế
toán các quầy
hàng, cửa hàng,
đại lý
Chứng từ kế
toán các kho
hàng, trại,
trạm
Chứng từ kế
toán các bộ
phận kỹ thuật
nghiệp vụ khác

Chứng từ kế
toán ở các phân
xưởng, tổ đội
sản xuất

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 11 -







Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán
+ Ưu nhược điểm: Tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình
hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng nhược điểm là số luợng
nhân viên trong bộ máy lớn,
+ Điều kiện áp dụng: Đối với những đơn vị mà quy mô sản xuất kinh doanh
lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của đơn vị này lại xa
trung tâm chỉ huy. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tích
thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh
doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng doanh
nghiệp.
c) Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp là hình thức tổ chức phối hợp ưu điểm của
cả hai hình thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ chức này, công việc kế toán
các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc xa văn phòng doanh
nghiệp thì do các đơn vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn
phòng kế toán doanh nghiệp. Còn công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị trực thuộc gần văn phòng thì do phòng kế toán doanh nghiệp thực hiện
cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính
doanh nghiệp.
+ Điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán hỗn hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp
với điều kiện thực tế hiện nay.

1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán.
1.2.2.1. Những Vấn Đề Chung Về Tổ Chức Chứng Từ Kế Toán
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự
biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh
đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.
Chứng từ kế toán các
đơn vị không tổ chức
k
ế toán ri
êng

Báo cáo kế toán đơn vị
trực thuộc có tổ chức
h
ạch toán kế toán độc lập

Phòng kế toán
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 12 -

Đối tượng của kế toán rất đa dạng và thường xuyên biến động do hoạt động
kinh doanh mang lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng
từ kế toán. Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ cũng lớn
tương tự. Vì vậy, lập chứng từ kế toán theo mẫu quy định là giai đoạn đầu tiên quan
trọng của công tác tổ chức kế toán. Sau khi chứng từ được lập, phải được kiểm tra,
luân chuyển, sử dụng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, ghi sổ và cuối cùng là lưu giữ
chứng từ. Đó chính là đường dây vận động của chứng từ kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm
tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính
xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế

toán.
a) Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán:
- Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc
cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết
định hợp lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin
nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là điều
kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ các chứng từ hợp lệ hợp
pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã
hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về mặt pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác nhận trách nhiệm pháp lý của những
người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài kinh tế giải
quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy tổ chức tốt công tác chứng
từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ
giai đoạn đầu của công tác kế toán.
b) Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô của sản xuất, trình độ tổ
chức quản lý để xác định số lượng chủng loại, chứng từ thích hợp. Thông thường nó
tỉ lệ thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến
động của tài sản, nguồn hình thành và các quá trình.
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu
phải quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 13 -

- Căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu
mẫu chứng từ.
1.2.2.2. Nội Dung của Tổ Chức Chứng Từ Kế Toán
a) Tổ chức quá trình lập chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,
phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết
trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải
khớp đúng với số tiền viết bằng số.
+ Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ:
- Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có
trách nhiêm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần giảm
bớt tối đa số lượng người lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ.
- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng
một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Khi chứng từ
lập xong có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế.
b) Tổ chức quá trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ:
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển
đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra
những chứng từ kế toán đó và sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng
từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
+ Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau :
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, đinh khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
+ Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 14 -

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi
chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách,
chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực
hiện đồng thời báo cáo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo
pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số
không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoăc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu
làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
c) Tổ chức quá trình sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng
từ kế toán
Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán
quy định. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu
chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài
chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế
toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng
loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài
chính.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể
mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của
chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
d) Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ
Tài liệu bảo quản của kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán,

báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan. Trong năm, khi các chứng từ này
đã được ghi vào sổ kế toán thì chứng từ được bảo quản tại nơi người giữ sổ, vì nó
còn sử dụng lại để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết, phân tích sự sai sót tìm nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn. Do vậy người
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 15 -

giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi báo cáo quyết toán được
duyệt thì lúc đó tài liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán được đưa vào lưu giữ
theo chế độ.
+ Nội dung của tổ chức, bảo quản, lưu giữ chứng từ:
- Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, phải đánh
số thứ tự theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó,
nếu có sự thay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao.
- Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu giữ.
Phải sắp xếp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện kiểm tra đối chiếu. Khi chứng từ đã
đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của kế toán trưởng.
1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
1.2.3.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán :
a) Ý nghĩa :
Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một
cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại
vốn kinh doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh.
Tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một mô hình thông tin
nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh
tế.
b) Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản :
- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình
tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng
như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.

- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản
lý gián tiếp của Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp
- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp; kiểm tra phân
tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên
các nguyên tắc sau :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 16 -

+ Nguyên tắc 1 : Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các
phương diện số lượng, phân bố trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng
vốn :
+Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế
quản lý.
+Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh
doanh chủ yếu cũng như của từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh
thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thể hiện theo trình tự sau :
- Mở tài khoản : Các tài khoản mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ
bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan.
- Ghi chép trong năm : Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của
các tài khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản.
- Kết thúc tài khoản : Cuối niên độ, kế toán cần phải kết thúc tài khoản ( khoá
sổ kế toán), đó là công việc tính tổng phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản .
+ Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thông tài khoản chi tiết ( tài khoản phân tích )
cho từng doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý
của từng ngành và từng đơn vị, nhưng cũng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và
phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Sự thống nhất giữa hệ
thống tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sở kiểm tra đối chiếu lẫn nhau.
1.2.4. Tổ chức các loại sổ kế toán

1.2.4.1. Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
a) Khái niệm:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan
đến doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với từng đơn vị
phải căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh,
vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả
năng trang bị phương tiện tính toán của đơn vị.
b) Nhiệm vụ:
- Xác đinh rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt
động kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 17 -

nhỏ) khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít …. Đồng thời, căn cứ vào trình độ quản lý,
trình độ kế toán, căn cứ vào điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác
kế toán.
- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán
như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu.
- Nắm vững các nguyên tắc tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản
trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn, cách thức thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau.
1.2.4.2.Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống
sổ kế toán.
- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình
độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi

cho kiểm tra kế toán.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở 1 hệ thống sổ kế toán chính thức theo 1
trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định.
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán. Hết kỳ kế toán phải tiến hành
cộng sổ, khoá sổ tài khoản.
- Ghi chép trên sổ sách kế toán phải rõ ràng, dễ đọc. Số liệu phản ánh trên sổ
sách phải liên tục, có hệ thống, không bỏ cách dòng hoặc viết xen kẽ.
1.2.4.3. Các loại sổ kế toán
Mỗi doanh nghiệp chỉ có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. Sổ kế
toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp gồm : Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
- Sổ kế toán chi tiết gồm : Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Nhà nước quy bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối
với các loại Sổ Cái, Sổ Nhật ký, quy định mang tính bắt buộc đối với các loại sổ, thẻ
kế toán chi tiết.
a) Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 18 -

đối ứng các tài khoản của nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên Sổ Nhật ký phản ánh
tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong
doanh nghiệp.
- Sổ Cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong
từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy
định trong chế độ tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái
phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh.
b) Sổ, thẻ kế toán chi tiết:

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết các yêu cầu quản
lí. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lí
từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ Nhật ký
và Sổ Cái.
Số lượng, kết cấu trên sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh
nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết
và yêu cầu quản lí của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp
1.2.4.4. Hệ thống sổ kế toán :
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho
một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp
dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết cần thiết.
1.2.4.5. Các hình thức sổ kế toán
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau :
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký -Sổ Cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết
cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ các sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,kinh
doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 19 -

thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng
quy định của hình thức sổ kế toán gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ
đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.

a) Hình thức kế toán Nhật Ký Chung:
+ Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán)
của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau :
- Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
+ Trình tự, ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung :

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán

Sổ Nhật
ký đặc
biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

SỔ CÁI
bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân
đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 20 -

(1) Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã
ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu
đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc
biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng nghiệp
vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản
phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng
thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối
số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và
bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối số phát sinh phải bằng nhau tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ
Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số
trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
b) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái :
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội
dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy

nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ
kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com