Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh ninh bình

1
LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua hơn 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Nha Trang, giai đoạn
thực tập tốt nghiệp là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của cả khoá học. Đây là thời
gian giúp em ôn lại những kiến thức đã học đồng thời còn là thời gian để em được trực tiếp
ứng dụng những kiến thức đã học vào trong công việc thực tế sau này cũng như việc đối
chiếu, so sánh những điều đã được học trong lý thuyết và thực tế tiến hành công việc của một
người kế toán.
Trong bất kỳ một công ty, xí nghiệp hay đơn vị hành chính nào cũng đòi hỏi người kế
toán phải vững về kiến thức chuyên môn cũng như nghiệp vụ để xử lý các công việc liên quan
đến tài chính một cách rõ ràng, minh bạch. Tuy nhiên, kế toán trong đơn vị hành chính sự
nghiệp có những điểm khác so với kế toán trong các doanh nghiệp vì đặc thù của một đơn vị
hành chính sự nghiệp là kinh phí hoạt động chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp theo dự toán
đã duyệt trước. Chính vì thế trong đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua, được sự phân công của
Trường Đại học Nha Trang và sự đồng ý của Sở Nông nghiệp và phát triển Nông thôn tỉnh
Ninh Bình, em được về thực tập tại bộ phận kế toán – Tài chính của sở Nông nghiệp và phát
triển nông thôn Ninh Bình với đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch
toán - Kế toán tại sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Ninh Bình”.
Qua gần 4 tháng thực tập, em đã phần nào nhận biết được những đặc trưng cơ bản của
công tác hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính Sở, những ưu điểm và hạn chế trong công
tác hạch toán kế toán trong đơn vị Sở đồng thời đưa ra những giải pháp và biện pháp để khắc
phục những nhược điểm đó.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo sở Nông nghiệp và phát triển
Nông thôn Ninh Bình, bộ phận Tài chính - Kế toán sở và cô giáo Phan Thị Dung đã hướng
dẫn và giúp đỡ em trong qua trình thực tập tốt nghiệp cũng như trong quá trình hoàn thành
báo cáo
Nha Trang, tháng 12 năm 2007
SVTH
Nguyễn Thị Thanh Thuỷ
2
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TRONG ĐƠN V Ị HÀNH CHÍNH S Ự NGHIỆP
3
1.1 Khái quát chung về kế toán công trong đ ơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN)
1.1.1. Khái niệm về kế toán công
Kế toán công là công cụ quan trọng để quản lý Ngân sách nh à nước (NSNN),
quỹ dự trữ Tài chính (TC), quỹ quốc gia… các tài sản quý hiếm của Nh à nước. Thông
qua những thông tin do kế toán công cung cấp, Nh à nước điều hành và kiểm tra tình
hình thu, chi của các quỹ nhằm nắm chắc thực trạng tiền vốn v à tài sản của mình.
Về thực chất kế toán công l à 1 hệ thống thông tin v à kiểm tra về hoạt động t ài
chính của NSNN và các quỹ Nhà nước bằng hệ thống chứng từ, đối ứng t ài khoản, tính
giá và tổng hợp cân đối kế toán.
Hệ thống kế toán công bao gồm kế toán thu, chi t ài chính Nhà nư ớc và kế toán
sử dụng kinh phí nhân sách Nhà nư ớc. Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ thu, chi t ài
chính Nhà nước bao gồm các c ơ quan thuế Nhà nước, Hải quan, cơ quan tài chính các
cấp, hệ thống kho bạc Nh à nước. Các đơn vị sử dụng NSNN bao g ồm: Cơ quan hành
chính công, các đơn v ị sự nghiệp, các đơn vị quân đội, công an, các tổ chức đo àn
thể…
Để phù hợp với tổ chức bộ máy quản lý t ài chính Nhà nước, hệ thống kế toán
công bao gồm các bộ phận chủ yếu sau:
- Kế toán NSNN
- Kế toán kho bạc Nh à nước
- Kế toán hành chính sự nghiệp
- Kế toán ở cơ quan có thu
1.1.2. Kế toán công trong đ ơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán công trong đ ơn vị hành chính sự nghiệp là 1 bộ phận cấu thành hệ
thống kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí Nhà nước tình hình thu, chi đồng thời thực hiện
các tiêu chuẩn, định mức của Nh à nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

4
1.2 - Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị
HCSN.
1.2.1. Khái niệm, đối tượng về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đ ơn
vị HCSN
a - Khái niệm:
Tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong đ ơn vị HCSN là việc tạo ra mối liên hệ
qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng t ài khoản, tính giá
và tổng hợp cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu
thập thông tin chính xác, k ịp thời, thực hiện tốt chức năng thông tin v à kiểm tra của
mình.
b - Đối tượng:
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán l à mối quan hệ giữa các yếu tố phù
hợp với nội dung h ình thức và bộ máy kế toán.
c - Nhiệm vụ:
Ban hành các văn b ản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán v à
các văn bản dưới luật của quốc tế v à quốc gia, đồng thời đưa các văn bản đó vào thực
tế hoạt động kế toán.
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN
Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN bao gồm các loại sau:
a - Nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN phải
phù hợp với từng cấp dự toán ( cấp I, cấp II, cấp III), phù hợp với quy mô hoạt động
và khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đ ơn vị.
b - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị
HCSN phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thôn g tin đầy
đủ, kịp thời, chính xác.
c - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn công quỹ
của nhà nước và phân công lao đ ộng hợp lý. Theo nguy ên tắc này thì bộ máy kế toán
trong đơn vị HCSN đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi ( chuẩn thu) với chức
năng thực hiện chi (thực hiện thu) của c án bộ. Mục đích để kiểm soát l ẫn nhau giữa hai

cán bộ đó.
5
1.3 - Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN
1.3.1 - Tổ chức bộ máy kế toán .
1.3.1.1 - Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán l à một vấn đề rất có ý nghĩa nhằm đảm bảo vai tr ò,
chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Do đó tổ chức bộ máy kế toán cần tuân theo những
nguyên tắc sau:
- Đảm bảo sự chỉ đạo to àn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán
- Gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá đúng năng l ực
- Phù hợp với tình hình hoạt động và yêu cầu quản lý của đ ơn vị
1.3.1.2 - Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý
và kiểm soát nguồn kinh phí, t ình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, t ình hình quản lý
và sử dụng các loại vật t ư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi v à thực
hiện các tiêu chuẩn định mức của nh à nước tại đơn vị.
Để thực hiện tốt các chức năng của m ình, kế toán công tron g đơn vị HCSN phải
làm tôt công tác sau:
- Thu thập, phản ánh, xử lý v à tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đ ược cấp,
được tài trợ, được hình thành và tình hình s ử dụng các khoản kinh phí cũng nh ư các
khoản thu khác phát sinh tại đ ơn vị
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; t ình hình
thực hiện các chỉ ti êu kinh tế, tài chính và tiêu chu ẩn, định mức của Nh à nước kiểm tra
tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp h ành kỷ luật thanh toán v à các chế
độ, chính sách tài chính
- Kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng các loại vật t ư, tài sản công ở đơn vị.
- Theo dõi kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đ ơn vị dự toán cấp
dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi v à quyết toán của các đ ơn vị cấp dưới.
- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan qu ản lý và cơ quan tài chính
đúng hạn và đúng quy định.

- Cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý để phục vụ cho việc xây dựng dự
toán, xây dựng các định mức chi ti êu. Thời tiến hành phân tích và đánh giá hi ệu quả sử
dụng các nguồn kinh phí, vốn v à các quỹ ở đơn vị.
6
1.3.1.3 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Trong các đơn v ị HCSN bộ máy kế toán th ường bao gồm:
- Ban lãnh đạo
- Thủ quỹ
- Kế toán
Đối với các đơn vị kế toán có khối l ượng công việc kế toán không l ớn có thể bố
trí một người làm kế toán hoặc bố trí ng ười làm kế toán kiêm nhiệm các công việc
khác mà pháp lu ật về kế toán không nghi êm cấm. Ở đơn vị kế toán phải bố trí kế toán
trưởng thì người được bố trí làm kế toán hoặc kiêm nhiệm làm kế toán phải đủ tiêu
chuẩn, điều kiện của Luật kế toán.
1.3.1.4 - Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong các đ ơn vị HCSN
Tổ chức bộ máy quản lý t ài chính Nhà nước có thể tiến h ành theo mô hình
quản lý tập trung và mô hình phân c ấp quản lý:
+ Theo mô hình qu ản lý tập trung: Toàn bộ các khoản thu và các
khoản chi của Nhà nước được tập trung vào một Ngân sách thông nhất d ưới sự điều
hành trực tiếp của Chính phủ thông qua hệ thống ng ành dọc cơ quan chuẩn Chi ở các
địa phương và chính quy ền của địa phương không có quyền hạn và trách nhiệm trong
việc điều hành hoạt động của các c ơ quan này.
+ Theo mô hình phân c ấp quản lý: Ngân sách của Chính phủ nằm phần
lớn các khoản thu v à chi quan trọng, còn ngân sách của các địa phương được địa
phương giao nhiệm vụ đảm nhận các khoản thu, chi có tính chất địa ph ương.
1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
1.3.2.1 - Những vấn đề chung về chứng từ
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế t ài
chính phát sinh trong vi ệc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách c ủa các
đơn vị HCSN đã phát sinh và th ực sự đã hoàn thành.

Chứng từ kế toán l à phương pháp thích h ợp nhất với sự đa dạng v à biến động
không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguy ên hình tình trạng
và sự vận động của các đối t ượng này.
Hệ thống chứng từ ho àn chỉnh gắn liền với qui mô, thời điểm phát sinh các
nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đ ơn vị về nghiệp vụ đó
7
và là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ t ài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải
quyết các mối quan hệ kinh tế.
1.3.2.2 - Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán
a - Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của việc tổ chức chứng từ kế toán
* Khái niệm
Tổ chức chứng từ kế toán l à tổ chức việc ban h ành, ghi chép, luân chuy ển và
lưu trữ chứng từ sử dụng trong đ ơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin,
kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán v à tổng hợp kế toán.
* Ý nghĩa
Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời v à tổ chức tốt công tác chứng từ kế
toán giúp cho vi ệc cung cấp thông tin kế một cách nhanh chóng, giúp ban l ãnh đạo đề
ra được các quyết định hợp lý, nâng cao hiệu quả quản lý cho đ ơn vị.
Về mặt kế toán: Chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có chứng từ hợp lệ mới
có giá trị ghi sổ
Về mặt pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những
người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài kinh tế giải
quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị.
* Nguyên tắc tổ chức
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ v ào qui mô hoạt động, trình độ tổ chức
quản lý để xác định số l ượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin v ề biến động tài sản
Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng nh ư yêu cầu
quản lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuy ển chứng từ khác nhau.
Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về chứng từ.

b - Nội dung
* Tổ chức quá trình lập chứng từ:
Chứng từ phải lập theo mẫu do Nh à Nước quy định và có đầy đủ chữ ký của
những người có liên quan mới được coi là hợp pháp.
* Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp v à hợp lý của
chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những ng ười có liên quan, tính
8
chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi đ ã được kiểm tra thì chứng từ mới
được làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
* Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
- Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý t ài sản
của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hay theo đối
tượng được chi phí nhằm xác định hoặc ghi sổ kế toán cho ph ù hợp.
- Ghi kịp thời, chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của t ài khoản
- Kết hợp việc ghi sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán
- Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nhằm tiết kiệm thời gian
luân chuyển chứng từ và tổng hợp số liệu.
* Tổ chức quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ
- Trong năm báo cáo, ch ứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ
tự theo thời gian. Khi báo cáo quyết toán đ ược quyệt, chứng từ được đưa vào lưu giữ.
- Khi chứng từ đã được đưa vào lưu giữ, nếu cần sử dụng phải đ ược sự đồng ý
của kế toán trưởng hoặc ban lãnh đạo
- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với ban l ãnh đạo và kế
toán trưởng để có biện pháp sử lý kịp thời.
c - Quy trình luân chuy ển một số chứng từ kế toán
* Chứng từ tiền mặt:
Bao gồm: Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC), Giấy đề nghị tạm ứng… trong đó chủ
yếu là phiếu thu, phiếu chi nó phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt của đ ơn vị
Trình tự luân chuyển: PT, PC do kế toán của đơn vị lập sau đó chuyển cho thủ

trưởng đơn vị và phụ trách kế toán đ ơn vị ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ l àm thủ tục
nhập xuất quỹ. Cuối ng ày toán bộ PT, PC kèm theo các chứng từ gốc chuyển cho kế
toán để tiến hành ghi sổ kế toán
* Chứng từ tài sản cố định (TSCĐ)
Các chứng từ này dùng trong công tác qu ản trị TSCĐ của đ ơn vị
Trình tự luân chuyển: Các chứng từ này đều được lập trong trường hợp giao
nhận hay thanh lý tài sản do hội đồng giao nhận hay hội đồng thanh lý lập được lưu
lại bộ phận kế toán – tài chính làm căn c ứ ghi sổ kế toán.
9
1.3.3 - Tổ chức vận dụng hệ thống t ài khoản kế toán
1.3.3.1 - Ý nghĩa của tổ chức t ài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp k ế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo n ội dung kinh tế v à theo trình tự thời
gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống t ình
hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nh à nước cấp và các nguồn
kinh phí khác c ấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động v à các khoản khác ở các đơn
vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối t ượng kế toán có nội dung kinh tế
riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đ ơn vị kế toán hình thành hệ
thống tài khoản kế toán.
Tổ chức hệ thống t ài khoản là xây dựng mô hình thông tin nh ằm cung cấp thông
tin một cách tổng quát về quá tr ình tái sản suất diễn ra ở mỗi đ ơn vị kinh tế.
1.3.3.2 - Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống t ài khoản
+ Đáp ứng đầy đủ các y êu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nh à
nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa m ãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của
từng lĩnh vực, từng đ ơn vị hành chính sự nghiệp;
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, t ài chính phát sinh c ủa các đơn vị
hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại h ình, mọi lĩnh vực, ph ù hợp với mô hình tổ chức
và tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các ph ương tiện tính toán thủ công

(hoặc bằng máy vi tính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đ ơn vị và của cơ quan quản
lý Nhà nước
1.3.3.3 - Nguyên tắc xây dựng hệ thống t ài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguy ên
tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận
dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và
hệ thống tài khoản kế toán nhà nước
1.3.3.4 - Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đ ơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ
10
Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 l à các tài khoản trong Bảng Cân
đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện T ài khoản cấp
1, chữ số thứ 4 thể hiện T ài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện T ài khoản cấp
1, chữ số thứ 4 thể hiện T ài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện T ài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009
1.3.3.5 - Lựa chọn áp dụng hệ thống t ài khoản
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ v ào Hệ thống tài khoản kế toán
ban hành tại Quyết định số 19/2006/ QĐ - BTC để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán
áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài kho ản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ
các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống t ài khoản kế toán)
để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các t ài khoản 3 chữ số)
ngoài các Tài kho ản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung T ài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong
Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ T ài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp
thuận bằng văn bản tr ước khi thực hiện
1.3.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ kế toán
1.3.4.1 - Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống sổ kế toán

a - Khái niệm về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm của các đối t ượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động v à
tính đa dạng phong phú, n ên cần thiết phải có một hệ thống t ài khoản và hệ thống số
tài khoản khác nhau để phản ánh. Các số t ài khoản này không giống nhau về nội dung
phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng nh ư trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy
nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra
kết quả ghi chép cũng như thông tin. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán với nội
dung và kết cấu khác nhau trong c ùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi
chép nhất định nhằm rút ra các chỉ ti êu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi l à hình thức tổ
chức hệ thống sổ kế toán.
11
b - Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đ ơn vị, tính chất hoạt động, t ài chính,
qui mô, khối lượng nghiệp vụ. Đồng thời căn cứ v ào trình độ quản lý, trình độ kế toán,
trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho ph ù hợp.
Nắm vững những nguy ên tắc cơ bản quy định cho từng h ình thức sổ kế toán.
Xác định một hình thức để làm và cần nắm vững nội dung công việc phải l àm theo
hình thức đó sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời,
chính xác, tiết kiệm.
Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các t ài khoản trong từng loại
sổ sách, cách thức ghi c hép, sửa chữa sai sót, cách thức thu thập, xử lý v à tổng hợp
thông tin từ các loại sổ sách khác nhau
1.3.4.2 - Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống t ài khoản với việc xây dựng hệ
thống sổ kế toán
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm v à tiện
lợi cho kiểm tra kế toán.
- Mõi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo
một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định.
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới, hết ni ên độ kế toán phải

tiến hành cộng sổ khoá sổ.
- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng , dễ đọc. Số liệu phản ánh tr ên sổ
sách phải liên tục, có hệ thống, tuyệt đối không tẩy xoá, l àm nhoè, trường hợp sai sót
nhầm lẫn cần sửa theo quy định
1.3.4.3 - Sổ kế toán và kỹ thuật mở và ghi sổ kế toán
a - Các loại sổ kế toán
- Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ kế toán có thể chia sổ k ế toán thành các
nhóm sau: Sổ tiền mặt, sổ chi phí, sổ TSCĐ, sổ theo d õi nguồn kinh phí
- Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán th ành các loại: Sổ 2 bên,
sổ 1 bên, sổ nhiều cột, sổ b àn cờ.
- Căn cứ vào hình thức bên ngoài sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ đóng
thành tập, sổ dời.
12
- Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ nhật ký và sổ
phân loại.
- Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh sổ kế toán đ ược chia
thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp v à sổ kế toán chi tiết
b - Kỹ thuật mở và ghi sổ kế toán
* Mở sổ kế toán
Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số d ư từ sổ
kế toán năm cũ chuyển sang v à ghi ngay nghi ệp vụ kinh tế, t ài chính mới phát sinh
thuộc năm ngân sách mới từ ng ày 1/1.
- Đối với sổ kế toán tổng hợp:
Đầu năm phải chuyển to àn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái
hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật ký - Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới.
- Đối với sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch
một đường ngang sổ để bắt đầ u theo dõi cho n ăm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển
sang sổ kế toán chi tiết mới;
+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu tr ên các sổ này không

phải chuyển sang sổ mới m à để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ
kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán v à theo dõi cho đến khi
quyết toán năm trước được phê duyệt.
* Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ v ào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi
số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứ ng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng
minh. Việc ghi sổ kế toán phải d ùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ
kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng
số liệu của từng trang để mang số cộng trang sa ng đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không
được viết tắt, không đ ược ghi xen thêm vào phía trên ho ặc phía dưới, không ghi chồng
đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không
ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa ch ữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng
các phương pháp s ửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán
13
*Khoá sổ kế toán
Cuối kỳ kế toán (cuối quý v à cuối năm) trước khi lập báo cáo t ài chính, đơn vị
phải khoá sổ kế toán. Ri êng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ v ào cuối mỗi ngày. Ngoài ra
phải khoá sổ kế toán trong các tr ường hợp kiểm k ê đột xuất hoặc các tr ường hợp khác
theo quy định của pháp luật.
1.3.4.4 - Sửa chữa sổ kế toán
- Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi s ổ kế toán
thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai m à phải sửa chữa
theo một trong các ph ương pháp sau:
(1) Phương pháp c ải chính:
Phương pháp này dùng đ ể đính chính những sai sót bằng cách gạch một đ ường
thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nh ưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ
ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía tr ên và phải có chữ ký của kế toán tr ưởng
hoặc phụ trách kế toán b ên cạnh chỗ sửa.
Phương pháp này áp d ụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không li ên quan đến quan hệ đối ứng của các t ài

khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
(2) Phương pháp ghi s ố âm (còn gọi phương pháp ghi đ ỏ):
Phương pháp này dùng đ ể điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng
mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đ ơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đ ã ghi sai. Ghi lại
bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các t ài khoản do định khoản sai đ ã ghi sổ kế toán
mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đ ã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có th ẩm
quyền;
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai
lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi s ố âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng
từ ghi sổ đính chính” do kế toán tr ưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
14
(3) Phương pháp ghi b ổ sung:
Phương pháp này áp d ụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng t ài
khoản nhưng số tiền ghi sổ ít h ơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ
số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo ph ương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ
bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực th ường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng
từ.
- Sửa chữa trong tr ường hợp ghi sổ kế t oán bằng máy vi tính :
(1) Trường hợp phát hiện sai sót tr ước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ
quan nhà nước có thẩm quyền th ì phải sửa chữa trực tiếp v ào sổ kế toán của năm đó
trên máy vi tính;
(2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo t ài chính năm đã nộp cho cơ
quan nhà nước có thẩm quyền th ì phải sửa chữa trực tiếp v ào sổ kế toán của năm đ ã
phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cu ối của sổ kế toán năm có sai
sót;

(3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tí nh đều được thực
hiện theo “Phương pháp ghi s ố âm” hoặc “Phương pháp ghi b ổ sung”.
- Khi báo cáo quy ết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm
tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại
số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đ ến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa
lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có li ên quan theo phương pháp quy
định. Việc sửa chữa đ ược thực hiện trực tiếp tr ên sổ kế toán của năm đ ã phát hiện sai
sót, đồng thời phải ghi chú v ào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm tr ước có sai
sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo t ài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có
thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra
1.3.4.5 - Các hình thức kế toán áp dụn g cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
- Hình thức Nhật ký - Sổ cái: theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đươch phản ánh vào một quyển sổ là Nhật ký- sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng
hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gianv à theo hệ thống. Tất cả các t ài
khoản mà đơn vị sử dụng được phản ánh cả 2 b ên Nợ - Có trên cùng m ột trang sổ. Căn
cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một d òng vào Nhật ký - sổ cái
15
- Hình thức chứng từ ghi sổ : Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị,
thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhi ên việc ghi chép bị trung lặp nhiều n ên
việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất l à trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong h ình
thức này gồm: Sổ Cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối t ài khoản, các sổ và
thẻ hạch toán chi tiết.
- Hình thức nhật ký - chứng từ : Hình thức hày thường áp dụng cho những đ ơn
vị có quy mô lớn số l ượng nghiệp vụ phát sinh nhiều v à điều kiện kế toán thủ công, dễ
chuyên môn hoá cán b ộn kế toán. Tuy nhi ên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán phải cao. Mặt khác không ph ù hợp với việc kế toán bằng máy. Sổ sách trong h ình
thức kế toán nỳa gồm: Sổ nhật ký - chứng từ, sổ cái, bảng k ê, bảng phân bổ, sổ chi tiết.
- Hình thức Nhật ký chung : Là hình thức phản ánh các n ghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi l à Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ v ào
Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi v ào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký

được chuyển vào sổ Cái ít nhất cho 2 tài khoản có liên quan. Đối với các loại tài khoản
chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các Nhật ký phụ. Cuối tháng ( hoặc định
kỳ), cộng các Nhật ký phụ lấy số liệu ghi v ào nhật ký chung hoặc ghi thẳng v ào sổ cái.
- Kế toán máy: là hình thức làm kế toán trên máy tính các công việc kế toán
được thực hiện theo một ch ương trình phần mềm kế toán. Dờ đó kế toán giảm nhẹ
khối lượng công việc đỡ nhầm lẫn trong tính toán v à lập báo cáo. Xu h ướng hiện nay
các tổ chức kinh tế chuyển sang l àm công tác kế toán trên máy đặt biệt thích hợp cho
những đơn vị có quy mô lớn số l ượng nghiệp vụ kinh tế t ài chính phát sinh nhi ều.
1.3.5 - Tổ chức các phần h ành kế toán
Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung hạch toán kế toán cụ thể. Mức
độ cụ thể hóa tuỳ thuộc qui mô từng đ ơn vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh.
Tuy nhiên về tổng thể trong một đơn vị HCSN thường bao gồm các phần h ành kế toán
sau:
1.3.5.1 - Kế toán vốn bằng tiền
* Nhiệm vụ: Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có v à tình
hình biến động (tăng, giảm) của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (kho b ạc) bao gồm cả
tiền Việt Nam, ngoại tệ, v àng bạc, đá quý và các chứng chỉ có giá của đ ơn vị.
* Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, bi ên lai thu tiền…
16
* Tài khoản sử dụng:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi NH ( KB)
TK 113: Tiền đang chuyển
* Sơ đồ hạch toán
TK 441,461 TK 111(112) TK 152,153
462,465 155, 211
Nhận kinh phí bằng TM, lệnh chi Mua vật tư hàng hoá, TSC Đ
TK 111 TK 3113
Rút tiền hoặc gửi KB
VAT

TK631,661
TK 511 662,635
Thu phí, lệ phí bằng TM, TG Chi ho ạt đ ộng, d ự án …
TK 331,334
TK 311 335
KH thanh toán b ằng TM, TG Thanh toán nợ, trả lương, trả các
đ ối t ượng khác
TK 312,336 TK312
Thu tạm ứng, tạm ứng kinh phí bằng Tạm ứng cho CBVC
TM, TG
TK342 TK341
Thu các khoản nợ nội bộ bằng TM, Cấp kinh phí cho cấp d ưới
TG
TK 331(3318) TK342
TM, TG thừa chưa rõ nguyên nhân Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới
TK 531 TK333
Thu lãi cho vay, bán HH b ằng TM, Nộp thuế, phí, lệ phí cho Ngân sách
TG
TK331 TK332
Vay tiên nhập quỹ hoặc gửi KB Chi KPCĐ, nộp BHXH, mua thẻ
BHXH
TK 411 TK431
Nhập vốn góp của CBVC Chi tiêu từ quỹ khen thưởng,
phúc lợi
TK 341 TK3118
Thu hồi kinh phí do cấp d ưới nộp TM, TG thiếu
17
1.3.5.2 - Kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm ,h àng hoá
* Nhiệm vụ: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có t ình hình biến động theo từng lo ại
vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, h àng hoá tại đơn vị.

* Chứng từ sử dụng: PNK, PXK, biên b ản kiểm kê, biên bản kiểm nghiệm…
* Tài khoản sử dụng:
152: Nguyên liêu, v ật liệu
153: Công cụ dụng cụ
155: Sản phẩm, hàng hoá
1551: sản phẩm
1552: Hàng hoá
* Sơ đồ hạch toán:
Kế toán NVL, CCDC
461,462,465 214,631,661
111,112,312,331… 152,153 662,635
VL,CC mua ngoài NK dùng cho XK dùng cho ho ạt động của đơn vị
HĐSN, dự án, thực hiện ĐĐH
3113
VAT( nếu có)
VL,CC mua ngoài dùng cho
SXKD 341
Cấp kinh phí cho cấp d ưới
333
Các loại thuế phải nộp
441,461.462,465 111,112,331
NK do được cấp hoặc viện trợ Chiết khấu TM, CKTT, GGHB
(đã có chứng từ ghi chi ghi thu NS)
521 337
NK do được cấp hoặc viện trợ XK đ ã quyết toán vào nguồn KP
(Chưa có ctừ ghi thu, ghi chi NS) năm trước để sử dụng
214,631,635,661,662 311
Xuất dùng không hết nhập lại kho Thiếu ch ưa xác định được
nguyên nhân, ch ờ xử lý
331 008,009

Thừa chưa xác định được
nguyên nhân
312 NK mua bằng tiền tạm ứng
18
Kế toán SP, HH
631 155-SP, HH 531
NK SP sản xuất hoàn thành Xuất kho SP, HH để bán
661,662 661,662
NK SP thu được từ 631,635,241
các hđ khác XK s ử dụng cho các hđ
của đơn vị
111,112,312 311(3118)
311(3113) Phát hiện thiếu khi kk chờ xử lý
VAT( nếu có)
Mua ngoài nhập kho
333
Các loại thuế phải nộp
331
Thừa khi kk chờ xử lý
1.3.5.3 - Kế toán TSCĐ
*) Nhiệm vụ: Đối với kế toán TSCĐ b ên cạnh việc theo d õi từng loại tài sản về mặt
hiện vật kế toán c òn phải theo dõi cả về nguyên giá và giá tr ị còn lại của từng loại.
Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh công tác đầu t ư xây dựng cơ bản và tình
hình sửa chữa lớn TSCĐ tại đ ơn vị.
*) Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận, bi ên bản kiểm kê, biên bản thanh lý…
và các chứng từ liên quan
*) Tài khoản sử dụng
211: TSCĐ h ữu hình
213: TSCĐ vô h ình
214: Hao mòn TSC Đ

241: Xây dựng cơ bản dở dang
19
*) Sơ đồ hạch toán
Kế toán tăng TSCĐ
TK 461,462 TK 211,213
TSCĐ tăng do đư ợc biếu tặng, nhận viện trợ
TK 521(5212)
TSCĐ nhận có ctừ ghi thu, TSCĐ nhận chưa có ctừ ghi thu,
ghi chi Ngân sách ghi chi NS
TK 111,112,331
TSCĐ tăng do mua ngoài
TK 3113
VAT
(nếu có)
TK 461,462,465
Rút dự toán kinh phí mua TSCĐ
TK 2411
Mua về trong quá trình Lắp đặt xong đưa TSCĐ vào sử dụng
lắp đặt
Đồng thời:
TK 466 TK 661,662
Mua TSCĐ bằng nguồn kp hoạt động, dự án
TK 466 TK 635
Mua TSCĐ bằng nguồn kp theo đđh của NN
TK 466 TK 441
Mua TSCĐ bằng nguồn kp đầu t ư XDCB
TK 466 TK 431
Mua TSCĐ bằng các quỹ cơ quan
TK 411
Mua TSCĐ bằng các quỹ dùng cho SXKD

20
Kế toán giảm TSCĐ
+ Do thanh lý nhượng bán:
Tk 211,213 Tk 214
NG GTHM
Tk 466
Kết quả đánh giá giảm giá TK 412
trị TSCĐ
Tk 111,112.331 Tk 511(5118) Tk 111,112,311
Các chi phí Tlý, NB TSCĐ khác Thu nh ập từ tlý, nb TSCĐ
Tk 431,333 Tk 33311
CL thu >chi đư ợc ghi tăng quỹ VAT
TK 311(8) TK 311(8)
Gtrị TSCĐ đc xoá bỏ Giá trị phải thu hồi khi kk thi ếu
thiếu
TK 311(8)
ng plỗi phải bồi thường
TK 334
trừ vào lg của ng plỗi
Kế toán hao mòn TSCĐ
Tk 214 Tk 466
Mức khấu hao phải
Trích
21
Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
TK 152,334,331 TK 214(2143) TK 661,662
Chi phí SCL TSCĐ phát sinh K/c chi phí SCL TSCĐ ht
TK 3113 TK 3372
VAT Phần chi phí đã quyết toán chuyển năm sau
( nếu có)

1.3.5.4 - Kế toán thanh toán
* Nhiệm vụ: Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các k hoản phải nộp,
phải cấp cũng nh ư tình hình thanh toán và còn ph ải thanh toán với các đối t ượng(
người mua, người bán, công nhân vi ên…)
* Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán l ẻ, bảng thanh toán tiền
lương, bảng kê mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn…
* Tài khoản sử dụng:
311: Các khoản phải thu
331: Các khoản phải trả
332: Các khoản phải nộp theo l ương
334: Phải trả công chức vi ên chức
333: Các khoản phải nộp Nh à nước
….
22
* Sơ đồ hạch toán:
+ Kế toán các khoản phải thu
TK 531 TK 311 TK 531
DT hđ SXKD chưa thu ti ền DT hàng bán b ị trả lại, giảm giá
( pp trực tiếp) chiết khấu( pp trực tiếp)
Theo pp kh ấu trừ Theo pp khấu trừ
TK 3331 TK 3331
VAT( nếu có) VAT (Nếu có)
TK 5118 TK 111,112
Các khoản thu về thanh lý,NB Thu được bằng TM, TG
CCDC, TSCĐ chua thu ti ền
TK 661,662 TK 331
631, 241 Bù trừ nợ phải thu với nợ phải
Các khoản đã chi không được trả cùng 1 đối tượng
duyệt phải thu hồi
TK 661,661

TK 111,112,152 Các k phải thu ko đòi đc, phải xử lý
TM, TG, NL… phát hi ện thiếu xoá sổ
chờ xử lý TK 111,112
TK 5118 QĐ thu hồi bg TM, TG về TS
CC đag sd phát hi ện thiếu thi ếu
TK 334
Trừ vào lương
+ kế toán các khoản phải trả công chức vi ên chức
TK 111,112 TK 334 TK 661,662…
Ứng và thanh toán TL, TCg và TL, TC, ph ụ cấp và các khoản
Các khoản phải trả người LĐ phải trả ng ười LĐ
TK 332 TK 431
BHXH, BHYT, KPCĐ ph ải nộp Tiền th ưởng từ các quỹ
khấu trừ vào lương phải trả phải trả
TK 312 TK 241
Tiền tạm ứng ko chi hết khấu TL phải trả CCVC v à ng LĐ
trừ vào lương phải trả ở bộ phận ĐTXDCB
TK 3118 TK 332
Thu hồi bồi thường vật chất BHXH phải trả theo chế độ
QĐ xử lý trừ vào lương
TK 3337 TK 661
Thuế thu nhập cá nhân p nộp NS thu nhập tăng th êm p trả CCVC
khấu trừ vào lương phải trả ng LĐ từ ch ênh lệch thu>chi
c ủa HĐTX
23
Kế toán các khoản phải nộp theo l ương
TK 461,462 TK 332 TK 661,662
Rút DTKP nộp BHXH… Trích BHXH…. Theo Qđ
TK 334 TK 334
BHXH phải trả theo chế độ khấu trừ v ào Lg BHXH…

ph ải nộp
TK 111,112 TK 3118
Nộp BHXH… tiền phạt nộp Nhận đc giấy nộp phạt do nộp
chậm BHXH bg TM, TG châm BHXH p nôp chờ XL
TK 661,631
Nhận giấy nộp phạt BHXH
nếu đc ghi vào chi phí
1.3.5.5 - Kế toán nguồn kinh phí
*) Nhiệm vụ: Phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm trong kỳ của các
nguồn kinh phí hoạt động, nguồn vốn KD, các quỹ c ơ quan…
*) Tài khoản sử dụng:
411: Nguồn vốn KD
461: Nguồn kinh phí hoạt động
462 : Nguồn kinh phí dự án
441: Nguồn kinh phí ĐTXDCB
466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSC Đ
….
24
*) Sơ đồ hạch toán:
TK 111,112 TK 461,462 TK 111,112,
211,213,332,661
Cuối kỳ không Sd hết phải nộp Rút dự toán về nhập quỹ mua
lại NSNN(nếu có) VL, CC, TS ….
TK 661 TK 111,112
Kết chuyển ghi giảm nguồn KP Nhận KP, đc cấp tr ên cấp
Khi quyết toán đc duyệt bg TM, TG
TK 4211 TK 111,112,211
Khi QT đc duyệt nếu Kc nguồn KP đc t ài trợ, biếu tặng
KPTX còn l ại TK 421 hc đc bs từ nguồn khác
TK 008 TK 511

DT chi hđ Rút DT chi hđ Bs NKP t ừ các khoản
đc giao ra sử dụng thu
TK421
Bs NKP từ chênh lệch
Thu> c hi
TK 336
Kc số TƯ đã thanh toán
Thành ngu ồn KP
TK521
Ghi tăng NKP khi có
ct ừ ghi thu, chi NS
TK 111, 153,211
KP đc viện trợ phi dự án
( n ếu có ctừ ghi thu,chi)
1.3.5.6 - Kế toán các khoản phải thu
*) Nhiệm vụ: Phản ánh kịp thời các khoản thu phát sinh trong đ ơn vị như các
khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD… tại đ ơn vị cũng như tình
hình phân phối, sử dụng và thanh toán các kho ản thu.
*) Tài khoản sử dụng:
511: Các kho ản thu
5111: Thu phí, l ệ phí
5112: Thu theo đơn đ ặt hàng của NN
5118: Thu khác
521: Thu chưa qua NN
531: Thu hoạt động SXKD
25
*) Sơ đồ hạch toán:
Kế toán thu phí, lệ phí
TK 333 TK 511 TK 111,112
Số thu phí lệ phí phải nộp NS Khi thu phí v à lệ phí

TK 342
Số thu phí lệ phí phải nộp cấp Số tiền thu th êm( là chênh lệch
Trên gi ữa số phải thu> số tạm thu )
TK 461 TK 311
Số thu phí lệ phí đc để lại đv
Sd cho việc thu phi lệ phí Kc số tam thu khi Tạm thu phí
Đc ghi bs ngu ồn KP khi đv có ctừ xđ số phải thu lệ phí
Ghi thu, chi NS chính th ức
TK 521
cuối kỳ xđ số phí lệ phí đc để Trả số thu quá( số tạm thu> số p thu
chưa có ct ừ ghi thu, chi NS
1.3.5.7 - Kế toán các khoản chi
*) Nhiệm vụ: Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản chi ph át sinh trong đơn v ị như
các khoản chi hoạt động chuy ên môn, chi dự án cũng như tình hình xét duyệt và thanh
quyết toán theo từng khoản chi hoạt động SXKD, tr ên cơ sở đó xác định kết quả hoạt
động tại đơn vị.
*) Tài khoản sử dụng:
661: Chi hoạt động
662: Chi dự án
631: Chi hoạt động SXKD
635: Chi theo đơn đ ặt hàng của NN
643: Chi phí trả trước