Khảo sát và Phân tích hệ thống phần mềm quản lý công tác ứng dụng và triển khai các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của Viện KHCN Việt Nam

Phần A:
Khảo sát và Phân tích hệ thống phần mềm quản lý công tác ứng
dụng và triển khai các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với
các địa phương của Viện KH&CN Việt Nam
I. Khảo sát
Khảo sát là khâu hết sức quan trọng trong một dự án công nghệ thông tin,
nó sẽ giúp cho công việc thiết kế hệ thống đảm bảo tính lôgíc và hiệu quả.
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trước khi bắt
đầu xây dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần
phải xác định rõ là:
Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự người sử
dụng muốn gì ở hệ thống?
Những vấn đề cần làm, không nên làm, chưa nên hay sẽ làm. Nói cách khác
là xác định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dụe án. Với mỗi nội
dung, phải xem xét tới sự cần thiết và tính khả khi của nó.
Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn
thành ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đưa ra một thời hạn
nhất định để thực hiện dựu án.
Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài
chính). Điều này có nghĩa là, ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình
dung sơ bộ, thậm chí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng
được mọi yêu cầu đặt ra hoặc các yêu cầu quan trọng.
Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trường cho sản phẩm). Các câu trả
lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu được đưa ra
xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.
II. Phân tích hệ thống phần mềm
* Các yêu cầu của phần mềm
- Đảm bảo dễ dàng trong khâu nhập, tìm kiếm và truy xuất số liệu, dữ liệu;
Các thông tin, nhóm thông tin được mã hoá, đảm bảo khả năng sàng lọc và xử lý
thông tin nhanh, chính xác các loại văn bản;
- Đảm bảo an ninh;

- Khả năng quản trị hệ thống cao, có khả năng lưu dữ và phục hồi dữ liệu;
- Xây dựng mã nguồn mở, đảm bảo khả năng cập nhật và thay đổi nội
dung.
* Nội dung phần mềm
- Quy trình nghiệp vụ: Quản lý, xử lý văn bản đến, soạn thảo văn bản đi,
xử lý, giải quyết công việc, vụ việc:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Xử lý văn bản đến và soạn thảo văn bản;
- Quản lý và phục vụ khai thác thông tin các văn bản;
- Quản lý lưu trữ văn bản đến, đi.
* Các modul nghiệp vụ
- Nội dung quản lý: hợp tác địa phương về các dự án.
- Cơ sở dữ liệu về các kết quả ứng dụng và phát triển công nghệ;
- Các biểu mẫu báo cáo tổng hợp;
- Quản trị hệ thống.
- Tìm kiếm.
* Mô hình chức năng hệ thống thông tin
- Mô tả chung
- Các chức năng tạo lập, lưu trữ và quản lý thông tin
- Chức năng tra cứu và khai thác thông tin
- Các chức năng quản trị hệ thống
- Mô hình chức năng của hệ thống
1. Mô hình chức năng
* Mô hình chức năng tổng thể
1) Nội dung quản lý hoạt động:
Hợp tác địa phương về ứng dụng và phát triển công nghệ;
2) Biểu mẫu phục vụ cáo cáo tổng hợp
3) Quản trị hệ thống
4) Tìm kiếm thông tin
Hệ thống thông tin quản lý ứng dụng và phát triển công nghệ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP TÁC ĐỊA PHƯƠNG
2
.

Q
u
ả
n

t
r
ị

h
ệ

t
h
ố
n
g
3
.

Q
u
ả
n

l

ý

t
h
ô
n
g

t
i
n

d
a
n
h

m
ụ
c
1
.

G
i
ớ
i

t
h

i
ệ
u
4
.

X
ử

l
ý

d
ữ

l
i
ệ
u
5
.

T
ì
m

k
i
ế
m

v
à

t
r
a

c
ứ
u
6
.

T
h
ố
n
g

k
ê
,

b
á
o

c
á

o
* Mô hình phân rã chức năng
2. Mô tả chức năng chi tiết
* Phân hệ quản trị hệ thống
Phân hệ quản trị
Tìm kiếm thông )n
Phân hệ danh mục
Phân hệ Báo cáo,
thống kê
Tìm kiếm các thông )n khác
Gửi thông )n
Quản trị người dung
Quản trị vào ra
…
Danh mục đối tượng quản lý
Danh mục cấp quản lý
Quản trị tham số hệ thống
Danh mục đơn vị
Danh mục hợp tác sản xuất
Tìm kiếm kết quả xử lý
Phân hệ :m kiếm
và tra cứu
Tổng hợp số liệu
Hiệu chỉnh số liệu báo cáo
Tạo lập báo cáo
Gửi số liệu
Kết xuất số liệu
KXSL ra các hệ thống khác
Khai thác thông )n
Trao đổi thông )n

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỢP TÁC ĐỊA PHƯƠNG
Đây là phân hệ dùng cho người quản trị hệ thống nhằm thiết lập và quản lý
các thông tin về toàn bộ hệ thống phần mềm, từ chức năng phân quyền người
dùng đến các chức năng cài đặt tham số hệ thống, hoặc nhằm kiểm soát các
thông tin về số lượng người vào ra, thao tác với các chức năng đó; nó có thể can
thiệp trực tiếp đến toàn bộ dữ liệu hệ thống.
Đối tượng sử dụng: Quản trị hệ thống
Phân hệ bao gồm các chức năng:
Vào ra hệ thống: Chức năng cho phép người sử dụng login và logout để
truy cập và thoảt khỏi hệ thống sử dụng một User id và password.
Tạo người sử dụng: cho phép duyệt, thêm mới, sửa đổi, xoá các đối tượng
danh mục người dùng trong hệ thống. Bao gồm các dữ liệu về người dùng như
tên, địa chỉ, đơn vị quản lý, tên đăng nhập (login), mật khẩu (password) vào hệ
thống…
Tạo nhóm, lớp người sử dụng: quản lý nhóm/ lớp sử dụng hệ thống bao
gồm tên nhóm và mô tả chức năng của nhóm, mỗi một nhóm có thể gồm nhiều
ngừời sử dụng, nhóm thuộc lớp sử dụng nào, đơn vị nào, …
Phân quyền cho nhóm/ người sử dụng: đây là chức năng quản lý cho phép
phân quyền cho nhóm người dùng hoặc từng người dùng, phân quyền cho các
nhóm sẽ bao gồm các tiêu chuẩn sau:
Theo các chức năng được phép sử dụng
Theo những thông tin được phép truy cập và xử lý
Theo phân cấp người sử dụng
Định nghĩa tham số hệ thống: quản lý và định nghĩa các tham số chính của
hệ thống như tháng năm bắt đầu hoạt động của hệ thống vvv…
Lưu trữ và khôi phục dữ liệu: Cho phép các chuyên viên nghiệp vụ hoặc
các nhà quản trị hệ thống thực hiện các chức năng lưu trữ số liệu (backup)
nghiệp vụ hàng ngày hoặc số liệu tuần, tháng năm đến các công cụ lưu trữ khác
như đĩa, băng từ, máy chủ dự phòng, máy chủ backup số liệu. Ngoài ra chức
năng này còn cho phép nhà quản trị, người dùng thực hiện việc khôi phục số liệu

nghiệp vụ cần thiết trong trường hợp CSDL tại máy chủ gặp sự cố…
* Phân hệ Tra cứu tìm kiếm:
Nhằm cung cấp cho người sử dụng khả năng tìm kiếm và tra cứu thông tin
hồ sơ dự án hợp tác địa phương hoặc các thông tin liên quan đến một cách nhanh
nhất trên cơ sở dữ liệu của ứng dụng.
Đối tượng sử dụng: Mọi đối tượng người dùng trong hệ thống.
Phân hệ bao gồm các chức năng:
Tìm kiếm nhanh các văn bản liên quan đến công tác ứng dụng và triển khai
các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của Viện
KH&CN Việt Nam.
Tìm kiếm hồ sơ các dự án hợp tác địa phương.
Tình trạng xử lý các hồ sơ.
Tìm kiếm theo tiêu chí khác.
Chức năng khác (phát sinh trong thực tế).
Hình thức tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin thuộc tính (thông tin mô tả).
Tìm kiếm thông tin nội dung (search full text).
Thông tin đầu vào:
Các thông tin tìm kiếm.
Thông tin đầu ra:
Các thông tin được trả về từ kết quả tìm kiếm.
* Phân hệ thống kê, báo cáo
Phân hệ này chủ yếu sử dụng cho lãnh đạo và các chuyên viên nghiệp vụ
chuyên báo cáo, thống kê.
Cung cấp các tính năng cho phép thống kê và tạo các báo cáo phục vụ lãnh
đạo và quản lý cũng như nghiệp vụ quản lý dự án hợp tác địa phương của Ban
Ứng dụng và Triển khai công nghệ Viện KH&CN VN dựa trên hệ thống cơ sở
dữ liệu.
Đối tượng sử dụng: chuyên viên tổng hợp.
Phân hệ bao gồm các chức năng:

Tổng hợp dữ liệu báo cáo.
Tạo lập các báo cáo, thống kê.
Hiệu chỉnh số liệu báo cáo.
Xem, in báo cáo.
Kết xuất báo cáo.
Kết xuất số liệu cho các hệ thống khác.
Gửi số liệu báo cáo cho các đơn vị khác.
Chức năng khác (phát sinh trong thực tế).
Các thông tin kết xuất là các thông tin được hệ thống kết xuất từ các kho dữ
liệu của hệ thống quản lý dự án hợp tác địa phương với các khuôn dạng định sẵn,
hoặc các khuôn dạng động theo yêu cầu của người sử dụng. Ví dụ:
Các biểu đồ, đồ thị thể hiện các bảng số liệu so sánh.
Toàn văn bản báo cáo; các bảng số liệu theo các biểu mẫu; các tệp dữ liệu.
Các bảng số liệu động do người sử dụng tạo lập.
Thống kê dãy số liệu của một số chỉ tiêu qua các kỳ báo cáo để so sánh.
Thống kê dãy số liệu của một số chỉ tiêu từ các đơn vị báo cáo để so sánh.
Thông tin thống kê, phân tích, dự báo.
Thông tin tra cứu : Theo thời gian (từ năm…đến năm…), theo tập hợp các
chỉ tiêu, theo tập hợp các đơn vị báo cáo, theo tập hợp các kỳ báo cáo.
* Phân hệ Trao đổi thông tin:
Đây là phân hệ cho phép thực hiện trao đổi thông tin với các hệ thống khác
trong hệ thống ứng dụng của một Văn phòng Ban, hoặc cho phép trao đổi với
các đơn vị khác trong hệ thống.
Đối tượng sử dụng: nhân viên xử lý/ lãnh đạo/ quản trị.
Bao gồm các chức năng:
Chức năng trao đổi thông tin với các hệ thống khác.
Kết xuất số liệu cho hệ thống quản lý dự án hợp tác địa phương.
Kết xuất số liệu cho hệ thống báo cáo tổng hợp.
Khai thác các số liệu từ hệ thống quản lý văn bản liên quan đến việc quản lý
các dự án hợp tác sản xuất địa phương.

Kết xuất /khai thác số liệu với hệ thống khác.
Chức năng trao đổi thông tin với các đơn vị khác:
Gửi thông tin đi (gửi đơn vị cấp trên/ gửi đơn vị cấp dưới /gửi đơn vị khác).
Khai thác thông tin đến (thông tin từ đơn vị cấp trên/ từ đơn vị cấp dưới/ từ
đơn vị khác).
* Phân hệ Quản lý danh mục
Phân hệ này sử dụng cho người quản trị hệ thống ứng dụng tại từng điểm
triển khai.
Đây là phân hệ quản lý toàn bộ dữ liệu danh mục (các dữ liệu đã được mô
tả ở phần trên) phục vụ cho hệ thống thông tin, cung cấp các thông tin dùng
chung, các thông tin khác đã được thiết lập trước.
Phân hệ này cung cấp các chức năng cho phép tạo mới các bảng danh mục,
cập nhật, xoá các thành phần danh mục trong hệ thống.
Đối tượng sử dụng: quản trị hệ thống.
Bao gồm các chức năng:
Quản lý danh mục các đơn vị.
Quản lý danh mục các cấp quản lý dự án.
Quản lý danh mục các địa phương
III. Nội dung hoạt động
Hợp tác địa phương về ứng dụng và phát triển công nghệ. Các khâu cơ bản
quản lý lĩnh vực hợp tác ứng dụng và công nghệ với các địa phương gồm 2 nội
dung:
Những thông tin sau đây cần được tin học hoá: thông tin về tình hình triển
khai các dự án hợp tác (các thông tin về đơn vị chủ trì, đơn vị hợp tác, người chủ
trì, thời gian thực hiện, kinh phí,…).
Bảng báo cáo định kỳ (6 tháng, cả năm) gồm các thông tin sau:
Tên dự
án
Đơn
vị chủ

trì
Đơn
vị hợp
tác
Người
chủ trì
Thời gian thực
hiện
Kinh phí (triệu đồng)
Đăng
ký bản
quyền
Ghi
chú
Năm
BĐ
Năm
KT
Tổng
Viện
KHCNVN
Đối
tác
Dự án
Tổng
Biểu mẫu phục vụ cáo cáo tổng hợp
Quản lý hồ sơ:
Văn bản đến: phân loại: tờ trình, quyết định, công văn, giấy mời. Các thuộc
tính cần xác định của văn bản : ngày tháng, mã số, nội dung, đơn vị phát,
ghi chú.

Văn bản đi: phân loại: Quyết định, công văn, giấy mời, tài liệu đính kèm.
Các thuộc tính: ngày tháng, mã số, nội dung, đơn vị nhận, tài liệu đính
kèm lưu trên server.
ST
T
Mã số Loại Thời gian Tiêu đề Nội dung Đơn vị
1 Số 18/QĐ-
VC
Đến 21/08/200
6
Tiêu đề của
văn bản số
1
Nội dung
của văn bản
số 1
Viện Cơ Học
2 Số 18/QĐ-
KHCNVN
Đi 22/08/200
6
Tiêu đề của
văn bản số
2
Nội dung
của văn bản
số 2
Viện KHCN
VN

Tên dự
án
Đơn vị
chủ trì
Đơn vị
hợp tác
Người
chủ trì
Thời gian thực hiện Kinh phí
Đăng ký
bản quyền
Ghi chú
Năm BĐ Năm KT Tổng Viện KHCNVN Đối tác
Quản trị hệ thống:
Quản trị người sử dụng: thêm mới, sửa, xoá
Phân quyền truy cập
Hệ thống thông tin danh mục
Sao lưu thông tin
Phục hồi dữ liệu
Vận hành hệ thống
Tìm kiếm:
Theo lĩnh vực
Theo từ khoá
Theo đơn vị
Theo thời gian
Mô hình khai thác dữ liệu
Quy trình sử dụng hệ thống:
Chuyên viên
Logi
n

Xác
thực
Tiếp nhận
Chuyên viên
Ban Ứng
dụng, triển
khai công
nghệ
Ban Ứng
dụng, triển
khai công
nghệ
Lãnh đạo Viện
Lãnh đạo Viện
Các Ban, Viện
chuyên ngành,…
Các Ban, Viện
chuyên ngành,…
Hồ sơ, đăng ký
Hồ sơ, đăng ký
Trạng thái hồ sơ
Trạng thái hồ sơ
Trạng thái
hồ sơ
Người sử dụng: Chuyên viên tại Ban ứng dụng, triển khai công nghệ;
Chuyên viên các Ban, Vụ, Viện trực thuộc.
Qua mỗi bước thực hiện công việc, xử lý hồ sơ, đăng ký của các tổ chức,
các hồ sơ, đăng ký có các trạng thái cần xử lý như sau:
Chưa xử lý
Đã xử lý

Không xử lý
Đã trả
Mô hình chung hệ thống
Hệ thống sẽ thực hiện quản lý tập trung và phối hợp xử lý các dịch vụ qua
một hệ thống điện tử duy nhất.
Cho phép các chuyên viên có thể truy cập từ xa để tạo môi trường xử lý đơn
giản, thuận tiện và dễ sử dụng thông qua mạng LAN hay WAN của Viện Khoa
học và Công nghệ Việt Nam
Tìm kiếm
Khả năng tìm kiếm trên các cơ sở dữ liệu của mục quản lý hoạt động.
Theo lĩnh vực
Theo từ khoá
Theo đơn vị
Tìm kiếm nâng cao (kết hợp các điều kiện tìm kiếm AND, OR, NOR) để
đưa ra các kết quả chi tiết theo mong muốn của người dùng.
Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ.
Giải thích sơ đồ:
Ban đầu người quản trị cũng như người sử dụng kết nối hệ thống, tiếp theo
cần truy cập hệ thống qua tên login và mật khẩu. Nếu truy cập hệ thống thành
công:
Người sử dụng truy vấn dữ liệu:
Thêm, sửa, xoá theo các mã số phiếu tương ứng.
Xem các báo cáo.
Tạo truy vấn dữ liệu động.
Kết quả trả về tuỳ thuộc vào yêu cầu của người sử dụng.
Phần B:
Thiết kế và xây dựng hệ thống phần mềm quản lý
* Cơ sở dữ liệu là nền tảng của hệ thống, tại cơ sở dữ liệu sẽ lưu trữ tất cả
các dữ liệu liên quan đến hoạt động của Website Ứng dụng, triển khai và chuyền
giao khoa học công nghệ.

Trong dự án này, mô hình cơ sở dữ liệu của Website như sau:
Danh mục các đơn vị thành viên
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 MADV char(8) Mã đơn vị
2 TENDV nvarchar(150) Tên đơn vị
3 MALDV char(8) Mã loại đơn vị
4 DCDV nvarchar(255) Địa chỉ đơn vị
5 DTDV nvachar(20) Điện thoại đơn vị
6 NLDV int(4) Nguồn lực đơn vị
7 LVHD text Lĩnh vực hoạt động
8 KNTC float Khả năng tài chính
9 HQHDTK text Hiệu quả hoạt động
triển khai
10 GHICHU text Ghi chú
Hợp đồng, dự án của đơn vị hoạt động của đơn vị theo năm
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 SOHD char(8), PK Số hợp đồng, dự án
2 MADV char(8) Mã đơn vị
3 THOIGIAN Date Thời gian thực hiện hợp
đồng
4 NOIDUNG text Nội dung tóm tắt của
hợp đồng, đề tài
5 KINHPHI float Kinh phí thực hiện hợp
đồng, đề tài
6 VONNS float Vốn ngân sách cho hợp
đồng, đề tài
7 DOANHTHU float Doanh thu của hợp đồng,
đề tài
8 NOPNS float Nộp ngân sách của hợp
đồng, đề tài

9 HIEUQUA text Hiệu quả của hợp đồng,
đề tài
8 GHICHU text Ghi chú
Văn bản đi đến
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 SOVB char(8), PK Mã văn bản đi đến
2 LOAIVB char(8) Loại văn bản
3 THOIGIANVB Date Thời gian của văn
bản
4 TIEUDEVB text Tiêu đề của văn bản
5 NOIDUNGVB text Nội dung của văn
bản
6 MADV char(8) Mã đơn vị thực hiện
Đơn vị hợp tác
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 MADVHT char(8) Mã đơn vị hợp tác
2 TENDVHT nvarchar(150) Tên đơn vị hợp tác
3 DCDVHT nvarchar(255) Địa chỉ đơn vị
4 DTDVHT nvachar(20) Điện thoại đơn vị
5 MALOAIDVHT char(8) Mã loại đơn vị hợp
tác
6 GHICHU text Ghi chú
Loại đơn vị
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 MALDV char(8) Mã loại đơn vị
2 TENLDV nvarchar(150) Tên loại đơn vị
Người sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 U_UserID numeric(9) Mã người dùng
2 U_UserName nvarchar(50) Tên người dùng

3 U_Password nvarchar(20) Mật khẩu
4 U_FullName nvarchar(100) Tên đầy đủ
5 U_Status int(4) Trạng thái
6 U_Description nvarchar(500 Mô tả
7 U_Phone varchar(20) Điện thoại
8 U_Email varchar(50) Email
9 U_IsAdministrator bit(1) Là quyền tối cao?
Quyền sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 UR_UserID numeric(9) Mã người dùng
2 UR_Profile_Browse bit(1) Cho phép hiển thị
thông tin người dùng
3 UR_Profile_Edit bit(1) Cho phép sửa chữa
thông tin người dùng
4 UR_Profile_Delete bit(1) Cho phép xóa thông tin
người dùng
5 UR_Profile_Insert bit(1) Cho phép chèn thông
tin người dùng
6 UR_Preferrences_Modif
y
bit(1) Cho phép chỉnh sửa
thông tin người dùng
7 UR_UserAccount_Modif
y
bit(1) Cho phép thay đổi tài
khoản người dùng
8 UR_Report_Browse bit(1) Cho phép xem báo cáo
Nhật ký sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 UAL_SessionID bigint(8) Mã phiên

2 UAL_Action int(4) Hành động
3 UAL_TableName varchar(50) Bảng tác động
4 UAL_RecordID varchar(50) Mã lưu trữ
Luật sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 US_UserID numeric(9) Mã người dùng
2 US_UnitID varchar(10) Mã chức năng
3 US_Enable bit(1) Cho phép
Phiên người dùng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 US_SessionID bigint(8) Mã phiên
2 US_UserID numeric(9) Mã người dùng
3 US_LoginTime datetime(8) Thời gian truy cập
4 US_LogOutTime datetime(8) Thời gian ngắt truy cập
I. THIẾT KẾ CA SỬ DỤNG
Khái niệm Trường hợp sử dụng (Use Case - UC) được sử dụng trong hệ
thống nhằm mô tả ai đó sử dụng hệ thống như thế nào, mô tả tương tác giữa
người sử dụng và hệ thống phần mềm để thực hiện các thao tác giải quyết công
việc đó cụ thể như thế nào.
Mục tiêu xây dựng UC trong tiến trình sử dụng hệ thống “Hệ thống thông
tin nâng cao năng lực quản lý và điều hành Sở Giao thông Công chính Hà Nội”
là:
Hình thành quyết định và mô tả yêu cầu chức năng của hệ thống
Cho phép mô tả rõ ràng và nhất quán hệ thống làm sao cho mô hình có khả
năng kiểm soát và sử dụng xuyên suốt quá trình phát triển
Cung cấp cơ sở để kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Cung cấp khả năng dễ thay đổi hay mở rộng yêu cầu hệ thống
Các quy trình nghiệp vụ cần quản lý đối với từng phòng ban tham gia vào
hệ thống chung nhất có các quy trình sau:
Các quy trình quản lý

Các nghiệp vụ thống kê
Các chức năng thông báo, trợ giúp
Đối với mỗi quy trình, các nghiệp vụ chính cần có để thực hiện quy trình
sau khi tin học hóa bao gồm:
Kiểm tra, xác nhận
Nhập thông tin, hồ sơ
Thông báo, báo cáo
In thông tin, hồ sơ
Ghi nhận thông tin, hồ sơ
Ghi lỗi hồ sơ
Bổ sung hồ sơ
Chỉnh sửa thông tin, hồ sơ
Kết thúc bổ sung, hồ sơ
Xóa bỏ hồ sơ
* Mô hình UC tổng quát cho mỗi quy trình tham giao vào hệ thống là
Đối với hệ thống “Hệ thống nghiên cứu, ứng dụng và triển khai khoa học
công nghệ của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam” thì các bước xử lý dữ
liệu cho mỗi quy trình cần phải được xác định cụ thể bao gồm:
Bước 1. Hệ thống phần mềm cung cấp thông tin về hồ sơ giúp cho bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả kiêm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Chuyên viên của bộ phận
này nhập thông tin hồ sơ vào máy và in phiếu nhận hồ sơ.
Bước 2. Khi hồ sơ được gửi tới Sở chuyên viên của Sở kiểm tra tính hợp lệ
của hồ sơ, nhập thông tin về những hồ sơ hoặc lý do trả lại khi phát hiện lỗi
trong hồ sơ. Sau khi xem xét, lãnh đạo hoặc chuyên viên chịu trách nhiệm sẽ ký
xác nhận và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng chuyên môn, Lãnh đạo Sở và
Lãnh đạo Sở xét duyệt và trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Hồ sơ sẽ
được chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho Viện chuyên ngành, ban,
hay doanh nghiệp.
Bước 3. Khi tổ chức, công dân hay doanh nghiệp nhận được kết quả trả lời
tại bộ phận tiếp nhận, hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ in phiếu trả hồ sơ.

Ở mỗi bước, hồ sơ có một trạng thái nhất định cho biết mức độ giải quyết
tới đâu. Có 5 trạng thái hồ sơ được xét:
Chưa duyệt.
Đã duyệt.
Không duyệt.
Chờ bổ sung.
Đã trả.
Hệ thống phải có các tính năng giúp cho chuyên viên có liên quan thống kê
số hồ sơ xử lý tạo các báo cáo định kỳ gồm:
Thống kê số hồ sơ xử lý, được ký xác nhận theo thời gian, định kỳ hoặc bất
thường.
Thống kê số hồ sơ xử lý theo thời gian, định kỳ hoặc bất thường.
Ngoài ra, hệ thống cũng phải có csac tính năng giúp tổ chức, người dân hay
doanh nghiệp kiểm tra, theoi dõi hồ sơ của mình đã được xử lý tới đâu thông qua
hệ thống máy tính đặt tại Ban hoặc trên mạng Intranet của Viện Khoa học và
Công nghệ Việt Nam hoặc mạng Internet.
Use Case 1. Kiểm tra, xác nhận
Mô tả Kiểm tra, thêm thông tin hồ sơ đồng thời hỗ trợ việc in ấn các
loại giấy tờ liên quan
Các tác nhân Chuyên viên, lãnh đạo có liên quan
Tiền điều kiện Không.
Các hành vi Sử dụng các Use Case:
Nhập thông tin hồ sơ
In giấy xác nhận
In hồ sơ
Ghi nhận việc ký hồ sơ
Ghi lỗi hồ sơ
Hậu điều kiện Không.
Bao gồm Nhập thông tin hồ sơ
Mở rộng In quyết định

Ghi nhận hồ sơ
Ghi lỗi hồ sơ
Tổng quát hoá Không.
Chuyên viên, lãnh đạo liên
quan,…
Kiểm tra, xác nhận hồ sơ