Nhận xét đánh giá và khuyến nghị, giải pháp nhằm đổi mới hoạt động Văn phòng UBND xã Mường khương

Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Mục lục:
Danh mục các từ viết tắt 0
Phần 1: Báo cáo quá trình thực tập 0
Phần 2: Báo cáo chuyên đề 0
Đề tài: Đổi mới hoạt động của văn phòng UBND xã Mường khương
Lời mở đầu: 0
Chương 1: Khái quát chung về xã Mường khương và UBND xã
1.1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội xã Mường khương
1.1.1 Đặc điểm tự nhiên và dân số 0
2.1.1 Tình hình phát triển kinh tế - xã hội 0
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
2.1.1. Vị trí và chức năng 1
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 1
2.1.3. Cơ cấu tổ chức 1
Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng UBND xã Mường
khương hiện nay.
2.1 Cơ sở lý luận 1
2.1.1. Chức năng của văn phòng 1
2.1.2 Của công chức Văn phòng
1
3.1 Tình hình hoạt động của Văn phòng UBND xã Mường khương hiện nay
3.1.1. Những kết quả đạt được 2
3.1.2. Một số tồn tại 2
Chương 3. Nhận xét đánh giá và khuyến nghị, giải pháp nhằm đổi mới
hoạt động Văn phòng UBND xã Mường khương
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 1 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
3.1.Nhận xét 3
3.2. Định hướng 3

3.3. Khuyến nghị, giải pháp 3
Kết luận: 3
Tài liệu tham khảo: 4
Phần 3: Nhận xét, đánh giá kết quả thực tập
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 2 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
UBND: Ủy ban nhân dân
HĐND: Hội đồng nhân dân
KH: Kế hoạch
NN: Nông nghiệp
CN: Công nghiệp
DV: Dịch vụ
CC TC KT: Công chức Tài chính kế toán
CC TP HT: Công chức Tư pháp hộ tịch
CC VHXH: Công chức văn hóa xã hội
CC VPTK: Công chức văn phòng thống kê
CC ĐCXD: Công chức địa chính xây dựng
CBCC: Cán bộ công chức
CCHC: Cải cách hành chính.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 3 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
PHẦN 1. BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
KẾ HOẠCH THỰC TẬP
1. Thời gian, địa điểm.
- Thời gian: Từ ngày 03 tháng 12 năm 2012 đến ngày 03 tháng 01 năm 2013.
- Địa điểm: xã Mường Khương, huyện Mường Khương, tỉnh Lào Cai.
2. Kế hoạch thực tập.

Tuần Nội dung công việc
Tuần 1 ( Từ 03/12 đến
07/12/2012
- Xin phép lãnh đạo xã tiếp nhận thực tập.
- Lập kế hoạch thực tập.
- Tìm hiểu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của xã Mường Khương.
- Làm quen với công việc.
Tuần 2 (Từ ngày
10/03 đến 14/12/2012)
- Xác định đề tài.
- Tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ được giao tại cơ quan.
- Tìm tài liệu viết đề cương báo cáo thực tập trên cơ sở nội
dung của giáo viên hướng dẫn.
- Vào sổ cho các công văn đến, công văn đi.
Tuần 3 (Từ ngày
17/12 đến 21/12/2012)
- Tham gia các hoạt động thể dục, thể thao tại cơ quan.
- Rà soát lại các văn bản, tổng hợp các văn bản theo các đề
mục, tổng hợp lại các số liệu phục vụ cho báo cáo.
- Trực văn phòng.
- Đánh máy một số văn bản hành chính.
Tuần 4 ( Từ ngày
24/12 đến 28/12/2012)
- Chuẩn bị điều kiện, vật chất phục vụ cuộc họp.
- Đọc và tìm hiểu một số tài liệu liên quan đến bài báo cáo
thực tập.
Tuần 5 (Từ ngày
31/12/2012 đến
03/01/2013

- Đánh máy một số văn bản hành chính.
- Xem và tiếp thu ý kiến lãnh đạo, chỉnh sửa báo cáo.
- Trực văn phòng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 4 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
- Xin ý kiến nhận xét của thủ trưởng cơ quan thực tập.
- Chia tay cơ quan.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 5 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
PHẦN 2. BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ.
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chon đề tài.
Công cuộc Cải cách hành chính của nước ta được tiến hành trong điều kiện nền
kinh tế thị trường và xu thế hợp tác kinh tế quốc tế và hội nhập đã tạo ra những
chuyển biến tích cực góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội theo mục tiêu
dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Qua đó tác động tích cực
đến đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng. Phải
khẳng định rằng đội ngũ CBCC nói chung và CBCC Văn phòng nói riêng đã và đang
góp phần đáng kể vào tiến trình CCHC theo mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện
đại có tính chuyên nghiệp. Hoạt động Văn phòng hiệu quả có ý nghĩa quan trọng,
nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Bởi lẽ: Bộ phận Văn phòng giải phóng cho lãnh đạo sự vụ không đáng có, tập
trung vào công việc chính, quan trọng chỉ đạo, điều hành công việc khoa học và có
hiệu quả hơn.
Thực tế công tác Văn phòng ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng
mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần chưa thấy và hiểu rõ về vị trí, ý
nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn phòng trong cơ quan hành chính Nhà nước.
Nhìn chung CBCC Văn phòng ở cấp cơ sở trình độ, chuyên môn nghiệp vụ còn hạn

chế chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc trong tiến trình CCHC theo hướng
khoa học, chuyên nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn phòng đối với hoạt động của
cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và với UBND xã Mường khương nói riêng
em đã chọn và tìm hiểu đề tài “Đổi mới hoạt động của Văn phòng UBND xã Mường
khương”. Qua 1 tháng được tiếp nhận thực tập ở UBND xã Mường khương - Bát Xát
-Lào Cai em đã được hướng dẫn, thực hành và tìm hiểu về nghiệp vụ Văn phòng ở
đây. Từ đó đối chiếu lý luận, kiến thức đã được học với thực tiễn tại UBND xã
Mường khương nhằm đánh giá nhận xét và khuyến nghị những giải pháp với mục
đích đổi mới hoạt động của Văn phòng cơ quan.
2. Phạm vi và giới hạn.
- Phạm vi: Tại Văn phòng UBND xã Mường khương.
- Giới hạn: Thực trạng hoạt động Văn phòng UBND xã Mường khương.
3. Kết cấu bài báo cáo.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 6 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Bài báo cáo với đề tài “Đổi mới hoạt động của Văn phòng UBND xã Mường
khương” được trình bày bên cạnh phần mở đầu và phần kết luận còn có 3 chương với
nội dung như sau:
Chương 1. Khái quát chung về xã Mường khương và UBND xã.
Chương 2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng UBND xã hiện nay.
Chương 3. Nhận xét và khuyến nghị, giải pháp đổi mới hoạt động của Văn
phòng UBND xã Mường khương.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 7 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
CHƯƠNG 1.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ BẢN XÈO VÀ UBND XÃ.
1.1 ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ.

1.1.1 Đặc điểm tự nhiên và dân số.
1.1.1.1. Điều kiện tự nhiên.
Vị trí địa lý: Xã Mường khương thuộc huyện MK -tỉnh Lào Cai có vị trí:
Phía Tây Bắc giáp xã
Phía Đông Bắc giáp xã
Phía Đông giáp xã
Phía Đông Nam giáp xã
Phía Tây giáp xã
Phía Tây Nam giáp xã
Đặc điểm địa hình, giao thông, thủy lợi.
Xã Mường khương thuộc
Giao thông: Giao thông còn gặp nhiều khó khăn trong việc đi lại.
Thủy lợi: Chủ yếu tận dụng nước khe, suối phục vụ cho trồng lúa nước và hoa
màu.
Khí hậu: Nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, hàng năm có 4 mùa rõ rệt. Mùa
đông khí hậu khô hanh, rét đậm, rét hại thường xuyên xảy ra. Mùa hạ nóng ẩm, mưa
nhiều. Lượng mưa trung bình từ 1000 - 1200 mm, mùa mưa kéo dài từ tháng 5 đến
tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau, lạnh và thường có mưa phùn.
1.1.1.2. Tài nguyên thiên nhiên.
Xã Mường khương có diện tích đất tự nhiên là ha. Trong đó: Đất Nông –
lâm nghiệp là ha chiếm % tổng diện tích tự nhiên, đất phi nông nghiệp
ha chiếm tổng diện tích tự nhiên, đất chưa sử dụng ha chiếm Xã
Mường khương là xã vùng trung chủ yếu là đất đỏ , đất dốc, thành phần cơ giới từ
thịt nhẹ đến trung bình. Nguồn nước phục vụ sản xuất cũng như nguồn nước cung cấp
cho sinh hoạt chủ yếu từ các khe suối nhỏ.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 8 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
1.1.1.3. Tiềm năng du lịch.
Xã Mường khương nằm trong tuyến du lịch Lào Cai - Sa Pa - Mường khương

Là nơi có du lịch sinh thái nổi tiếng đến với Mường khương chúng tôi quý vị không
những được tận hưởng hương vị của rượu MK mà còn được thưởng thức các món ăn
đặc sản của người dân tộc như bánh trưng, bánh dày, bánh nướng của dân tộc
Giáy vv. Lợn cắp nách, nạp sườn, thịt hun khói của dân tộc Mông, Dao, Giáy.vv
1.1.1.4. Nguồn nhân lực.
Cuối năm 2011 dân số xã là khẩu. Số lao động trong độ tuổi là người
chiếm lao động thiếu việc làm còn nhiều. Giải quyết việc làm cho người lao động là
vấn đề cần được quan tâm trong những năm tiếp theo.
2.1.1. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội xã Mường khương.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt: 11%.
Giá trị sản xuất Nông nghiệp tăng: 5,3%.
Giá trị sản xuất Tiểu thủ công nghiệp + xây dựng tăng: 20,2%.
Giá trị các ngành dịch vụ, thương mại tăng: 13%.
Cơ cấu kinh tế Nông nghiệp, công nghiệp + xây dựng, dịch vụ: 40,9% - 28,5%
- 30%.
Giá trị thu nhập bình quân đầu người: 6.300.000 đồng.
Giá trị thu trên 1 ha canh tác: triệu đồng.
Lương thực bình quân đầu người: 741 kg/người/năm.
Tỷ lệ dân số phát triển tự nhiên ổn định: 0,8%.
Tỷ lệ hộ nghèo: 60,47%.
Tạo thêm việc làm mới cho 30 lao động.
Làng văn hóa 6/7 làng.
Các kết quản đạt được cụ thể:
2.1.1.1. Về kinh tế.
* Về phát triển nông nghiệp nông thôn.
Là một xã kinh tế nông nghiệp đóng vai trò chủ đạo do vậy xã đặc biệt quan
tâm đến sản xuất nông nghiệp, tích cực chuyển dịch cơ cấu giống cây trồng, vật nuôi,
áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thực hiện tốt dự tính, dự báo sâu bệnh nên kết quả
ngành nông nghiệp đạt cao. Tổng diện tích giao trồng cả năm 298 ha, cơ cấu cây
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình

- 9 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
trồng, vật nuôi chuyển dịch theo hướng tích cực, tổng sản lượng lương thực đạt 1406
tấn đạt 131% kế hoạch đề ra. Giá trị thu nhập bình quân đồng/ ha.
Tổng đàn gia súc: 5879 con.
Đàn trâu: 609 con.
Đàn bò: 35 con.
Đàn lợn: 5153 con.
Đàn ngựa: 32 con.
Đàn dê: 43 con.
Đàn gia cầm: 7240 con.
Mô hình kinh tế chăn nuôi tiếp tục phát triển và nhân rộng cho thu nhập khá.
Diện tích nuôi trồng thủy sản: 3,6 ha, sản lượng bình quân đạt 45 tấn. Nhiều hộ
nông dân đã tận dụng tốt diện tích ao nhỏ để đưa vào nuôi ca sphục vụ kinh tế hộ gia
đình.
*. Quản lý đất đai, môi trường.
Công tác quản lý Nhà nước về đất đai được trú trọng và dần đi vào nền nếp,
thực hiện kiểm kê đất đai, xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2010 của xã
đã cơ bản hoàn thành. Triển khai quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 và kế hoạch sử
dụng đất 5 năm ( 2011-2015), lập hồ sơ trình UBND huyện về cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất cho tổ chức, cá nhân trên roàn xã.
Công tác môi trường chưa thực sự được chính quyền quan tâm, các thôn chưa
quy hoạch được điểm đổ rác thải, người dân chưa nhận thức được tầm quan trọng của
môi trường. Vì vậy mà đổ rác không tập trung gây ô nhiễm môi trường.
* Giao thông, công nghiệp, thương mại, dịch vụ.
Xã có hệ thống giao thông còn gặp nhiều khó khăn trong việc đi lại lên các thôn
và các xã bạn. Đường giao thông nông thôn đang thực hiện chương trình mục tiêu
quốc gia về xây dựng Nông thôn mới. Tiếp tục duy trì và làm tốt công tác về an toàn
giao thông, thực hiện tốt các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên nhằm kiềm chế tai nạn
giao thông.

Xã đã trú trọng hoạt động xúc tiến vào lĩnh vực đầu tư công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp chủ yếu là sản xuất đặc sản xuất Rượu San Lùng hàng năm sản xuất
được 90.000 lít, thu nhập hàng năm đạt 2.700.000.000 đồng
Là xã 135 thường xuyên được quan tâm, trú trọng đầu tư các chương trình dự
án của Nhà nước vào địa bàn xã.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 10 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
2.1.1.2. Văn hóa - xã hội.
* Giáo dục đào tạo:
UBND xã thường xuyên chỉ đạo liên kết với các cấp, các ngành chăm lo sự
nghiệp giáo dục có những chính sách khuyến khíc, khen thưởng cho tập thể, cá nhân,
cô dạy hay, trò học tốt. Ngày 01/10/2011 UBND xã đã tổ chức thành lập Hội khuyến
học và đã nhận được số tiền tài trợ đồng của các công ty, doanh nghiệp, cán
bộ, công chức, viên chức và các bậc phụ huynh trên toàn xã đã góp phần vào chăm lo
và nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, mỗi thôn đều có 1 nhà trẻ với tổng số cháu
là cháu. Năm 2010 toàn xã có 05 học sinh đỗ vào các trường Đại học, 15 học
sinh đỗ vào các trường cao đẳng, 95% đỗ tốt nghiệp trung học phổ thông, 05 giáo
viên dạy giỏi cấp huyện.
Nhìn chung sự nghiệp giáo dục đào tạo trên toàn xã về chất lượng chưa cao, cơ
sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy còn thiếu, đặc biệt là cấp Mầm Non chưa có
sân chơi cho các cháu, đồ chơi, đồ dùng học tập còn thiếu, trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ của giáo viên còn nhiều hạn chế.
* Văn hóa - thông tin - truyền thanh:
Các hoạt động tuyên truyền cổ động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao phục
vụ nhiệm vụ chính trị của huyện được tổ chức sôi nổi, phong phú, đa dạng. Nổi bật là
các hoạt động gắn với các ngày lễ lớn, các ngày kỷ niệm, các sự kiện lớn đất nước
như 80 năm ngày thành lập Đảng cộng sản Việt Nam, 35 năm ngày giải phòng miền
nam, 65 năm ngày thành lập nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tổng kết 10
năm tham gia phong trào “Toàn dân tham gia xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân

cư”. Tổ chức kiểm tra, thẩm định đề nghị công nhận được 6 làng văn hóa, 301 hộ gia
đình đạt tiêu chuẩn hộ gia đình văn hóa.
* Y tế - dân số - kế hoạch hóa gia đình:
Hoạt động y yế có nhiều cố gắng đã chủng ngừa Vácxin cho 100% số phụ nữ
mang thai và trẻ em dưới 6 tuổi, công tác phòng chống dịch bệnh được chú ý. Bên
cạnh đó công tác kế hoạch hóa gia đình chưa thực sự có hiệu quả, nhiều cặp vợ chồng
sinh con thứ 3, người dân còn mang nặng tư tưởng trọng nam, khinh nữ, trạm y tế xã
chưa làm việc hiệu quả. Nguyên nhân là do trình độ chuyên môn hạn chế, cơ sở vật
chất, thiếu thốn, hạn chế.
* Lao động - thương binh xã hội:
Thực hiện các chính sách đối với người có công, gia đình chính sách nhân dịp
tết Nguyên đán Nhâm Thìn, ngày thương binh liệt sỹ 27/7 là 12 xuất quà trị giá mỗi
xuất 200.000 đồng. Thực hiện hỗ trợ làm nhà vệ sinh cho hộ nghèo là 34 hộ. Đã tổ
chức chương trình hỗ trợ giải quyết việc làm, tạo thêm việc làm mới cho 30 lao động.
* Cải cách hành chính:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 11 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Công tác xây dựng chính quyền cơ sở có nhiều chuyển biến tích cực, thường
xuyên kiểm tra, uốn nắn kịp thời các tập thể, cá nhân có biểu hiện sai nguyên tắc
trong chỉ đạo, điều hành. Tạo mọi điều kiện cho CBCC tham gia học tập để nâng cao
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, từng bước xây dựng đội ngũ CBCC có phẩm chất và
năng lực đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại
hóa, trong thời kỳ đổi mới.
2.1.1.3. Quốc phòng - an ninh.
Nhiệm vụ quân sự - quốc phòng địa phương được đặc biệt quan tâm, duy trì
nghiêm các nhiệm vụ trực Ban, trực chỉ huy, trực sẵn sàng chiến đấu, thường xuyên
kiểm tra các đơn vị dân quân xung kích, sãn sàng tham gia phong trào chống lụt, bão,
úng. Hoàn thành tốt chỉ tiêu giao quân năm 2010 gồm 2 thanh niên lên đường bảo vệ
an ninh tổ quốc đảm bảo chất lượng và kế hoạch giao.

Về công tác an ninh: Thực hiện tốt công tác bảo vệ bí mật Nhà nước đảm bảo
an ninh nông thôn, tiếp tục thực hiện tốt Nghị quyết 09/NQ-CP của Chính phủ về
chương trình quốc gia phòng chống tội phạm. Tăng cường công tác tuần tra, phát
hiện, xử lý kịp thời các vi phạm về an toàn giao thông, các tệ nạn xã hội, xong vẫn tồn
tại nhiều nạn cờ bạc, nghiện hút, trộm cắp, cấp thẩm quyền chưa xử lý nghiêm với các
trường hợp vi phạm. Vì vậy tính răn đe pháp luật còn thiếu hiệu quả.
2.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU, TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ.
2.1.1. Vị trí và chức năng.
Theo luật tổ chức HĐND và UBND nêu rõ: “UBND xã do HĐND xã bầu ra
gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch và Ủy viên”.
UBND xã là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chiu sự giám sát và
báo cáo công tác trước HĐND xã, chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy và lãnh đạo, chỉ
đạo của UBND huyện.
UBND xã hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của mình theo hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN.
UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương
đến cơ sở.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của UBND xã thực hiện theo quy định tại
Luật tổ chức HĐND - UBND ngày 26/11/2003 bao gồm các lĩnh vực.
Trong lĩnh vực kinh tế.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 12 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Trong lĩnh vực Nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi.
Trong lĩnh vực tiểu thủ công nghiệp, công nghiệp.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông, vận tải.

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thể dục, thể thao.
Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành chính
sách pháp luật ở địa phương.
Trong việc thực hành chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
Trong việc thi hành pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.
2.1.3.1. Cơ cấu nhân sự.
Ông: Vương Mạnh Tuấn - Chủ tịch UBND xã.
Ông: Tẩn Láo Ú – PCT UBND xã.
Tổng số CBCC UBND xã hiện nay là 23 người.
Trong đó: 01 Chủ tịch, 01 Phó chủ tịch UBND. Trình độ chuyên môn: 04
CBCC có trình độ Đại học, 12 CBCC có trình độ trung cấp, 07 CBCC chưa qua đào
tạo. Trình độ LLCT trung cấp là 8 CBCC, sơ cấp là 5 CBCC, chưa quan đào tạo là 10
CBCC. Trong đó số lượng viên chức của ban ngành, đoàn thể đài truyền thanh, Hội
cựu chiến binh, Hội chữ thập đỏ, Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Hội Nông dân,
UBMTTQ là 07 người.
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy.
Theo quy định tiêu chuẩn đối với CBCC xã, phường, thị trấn ban hành kèm
theo Quyết định số:04/QĐ-BNV của Bộ nội vụ ban hành ngày 16/01/2004 UBND xã
có những CBCC phụ trách các lĩnh vực sau: Tài chính, Tư pháp, Địa chính, Văn
phòng, Văn hóa – xã hội, Công an, quân sự và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ
tịch UBND xã giao.
2.1.3.4. Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Mường khương.
* Nguyên tắc làm việc.
UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể,
đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch,
Ủy viên UBND xã.
* Phân công công việc.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 13 -

Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Mỗi việc chỉ giao 01 người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên
UBND xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công giải quyết công việc
của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm. Đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả đúng trình tự thủ tục, thời
hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã.
* Lê lối làm việc.
UBND xã thảo luận tập thể, quyết định theo đa số vấn đề được quy định tại
điều 124 luật tổ chức HĐND- UBND năm 2003.
Hàng tuần từ thứ 2 đến thứ 6 các thành viên ủy ban cùng CBCC phải có mặt
theo giờ hành chính để làm việc, phản ánh công tác mình phụ trách trong tuần và
thông qua kế hoạch tuần sau. CBCC nào vắng mặt phải có lý do và gửi kế hoạch công
tác tuần của khối, ngành mình phụ trách.
Hàng tháng UBND xã họp 01 lần từ 1-5 ngày để kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch hàng tháng trước và xây dựng nhiệm vụ tháng tiếp theo.
Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp UBND được
thì theo quyết định của Chủ tịch UBND xã, Văn phòng UBND xã gửi toàn bộ hồ sơ,
vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND để lấy ý kiến, nếu quá nửa số thành viên
UBND nhất trí thì Văn phòng UBND xã tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và
báo cáo UBND xã tại phiên họp thứ nhất.
* Mối quan hệ giữa thủ trưởng và nhân viên.
Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, chế độ thủ trưởng. Cấp dưới phục tùng
cấp trên, cá nhân chấp hành nguyên tắc của tổ chức. Trong công việc công chức phải
tự chịu trách nhiệm với công việc được giao. Nếu những việc vượt thẩm quyền giải
quyết công chức phải xin ý kiến lãnh đạo giải quyết, ngoài mối quan hệ trong công
tác, giữa lãnh đạo và nhân viên trong UBND luôn có sự gần gũi hài hòa. Lãnh đạo
lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên, chăm lo đến đời sống tinh thần và vật
chất cho cán bộ trong cơ quan, thể hiện là hàng năm tổ chức đi tham quan du lịch và
may đo trang phục cho CBCC.
CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ BẢN XÈO
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 14 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
2.1.1. Chức năng của Văn phòng.
* Khái niện về Văn phòng:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thấp, xứ lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các
điều kiện, vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan.
2.1.1.1. Chức năng của Văn phòng.
* Chức năng tham mưu tổng hợp.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự việc của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu
tổ chủ quan (Thuộc về người thủ trưởng). Bởi vậy muốn có quyết định đúng đắn
mang tính khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như:
Những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đố
được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung
cấp cho lãnh đạo những thông tin, nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,
phương án pháo quyết kịp thời và đúng đắn đó là chức năng tham mưu.
Mặt khác kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu
vào và đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà
Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp,
lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong lĩnh vực cụ thể. Như vậy 2
nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là 2 công việc cùng nhằm
một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng, cơ quan, đơn vị có chính sách
khoa học để chọn lọc, quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động

của cơ quan.
* Chức năng hậu cần.
Các điều kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, trang bị, tài chính là một
trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của cơ quan,
tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung
để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó
chính là chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt
động này là phải áp dụng phương thức quả lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt
hiệu quả cao nhất.
2.1.1.2. Nhiệm vụ của công chức Văn phòng cấp xã.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 15 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Theo quy định về Tiêu chuẩn đối với CBCC xã phường, thị trấn ( Ban hành
kèm theo Quyết định số:04/2004/QĐ-BNV ngày 16/01/2004 của Bộ trưởng Bộ nội
vụ. Nhiệm vụ của công chức Văn phòng được quy định cụ thể tại mục 2 điều 13 như
sau:
Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi
việc thực hiện chương trình, lịch làm việc; tổng hợp báo cáo tình hình Kinh tế - Xã
hội, tham mưu giúp UBND cấp xã trong chỉ đạo thực hiện.
Giúp UBND cấp xã dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi
lên cấp trên.
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo
cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã.
Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, tiếp
nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp có
thẩm quyền giải quyết.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND, cho công việc
của UBND; giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã, phường, thị trấn.

Giúp HĐND và UBND thực hiện nhiệm vụ công tác bầu cử Đại biểu HĐND
và UBND theo quy định của pháp luật và công tác được giao.
Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ
chức và công dân theo cơ chế “một cửa”.
* Tiêu chuẩn đối với Văn phòng cấp xã.
Độ tuổi: Không quá 35 tuổi khi tuyển dụng lần đầu.
Học vấn: Tốt nghiệp THPT đối với khu vực đồng bằng và đô thị, tốt nghiệp
THCS trở lên đối với khu vực miền núi.
Lý luận chính trị: Sau khi được tuyển dụng phải được bồi dưỡng lý luận chính
trị tương đương với trình độ sơ cấp trở lên.
Chuyên môn nghiệp vụ: Ở khu vực đồng bằng có trình độ trung cấp Văn thư
lưu trữ hoặc trung cấp hành chính, trung cấp luật trở lên.
Với công chức đang công tác tại khu vực miền núi hiện nay tối thiểu phải được
bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về một trong các ngành chuyên môn trên. Nếu mới
được tuyển lần đầu phải có trình độ trung cấp của một trong ba ngành chuyên môn
trên. Sau khi được tuyển dụng qua bồi dưỡng Quản lý hành chính nhà nước (Nếu
chưa qua trung cấp hành chính). Ở khu vực đồng bằng và đô thị phải sử dụng được
kỹ thuật tin học phục vụ công tác chuyên môn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 16 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Trên đây là những quy định về nhiệm vụ và tiêu chuẩn đối với Công chức Văn
phòng cấp xã, dựa vào đó em đối chiếu, so sánh với việc thực hiện công vụ nhằm đưa
ra nhận xét đánh giá, nhằm đổi mới hoạt động của Văn phòng.
2.1.2. Ý nghĩa của công tác Văn phòng.
Hiệu quả của công tác Văn phòng có ý nghĩa quan trọng nhiều khi có ý nghĩa
quyết định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ: Văn phòng giải phóng cho
lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính,
quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn bảo đảm sự hoạt
động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức

đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức, tuân thủ pháp luật giữ vững kỷ cương,
giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới với các cơ
quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung.
3.1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ BẢN
XÈO.
3.1.1. Những kết quả đạt được.
Trong lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Mường khương có sự
đóng góp to lớn của đoiọ ngũ công chức Văn phòng. Văn phòng được ví là “Bộ nhớ”
của lãnh đạo, là “Tai mắt” của cơ quan, tổ chức, đã và đang phát huy tốt vai tròn của
mình.
Trước hết phải nói tới thái độ làm việc tiếp dân với tinh thần cầu thị, hòa nhã,
lắng nghe tiếng nói của dân truyền đạt lại cho cấp lãnh đạo, công chức Văn phòng
UBND xã Mường khương làm tốt vai trò là cầu lối giữa lãnh đạo với nhân dân.
Tham mưu giúp thủ trưởng trong việc xét thi đau khen thưởng đúng người,
đúng việc.
Công tác hậu cần được làm tốt từ chuẩn bị điều kiện vật chất cho các hội nghị,
cuộc họp, kỳ họp của HĐND, UBND đón tiếp khách luôn thể hiện thái độ lịch sự,
thân thiện và văn minh.
Tham gia nhận và trả kết quả giao dịch giữa UBND với tổ chức cá nhân theo cơ
chế “Một cửa” góp phần vào công cuộc CCHC theo đúng quy trình, quy định của
pháp luật. Công tác văn thư lưu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính được trú trọng.
Tuy nhiên công tác Văn phòng UBND xã Mường khương vẫn còn những hạn chế,
khuyết điểm cần khắc phục. Đây cũng là lý do, căn cứ đòi hỏi phải đổi mới hoạt động
Văn phòng trong cơ quan.
3.1.2. Một số tồn tại.
3.1.2.1. Trong việc xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và tham
mưu giúp UBND xã.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 17 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52

Việc xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng tổng
hợp báo cáo tình hình phát triển kinh tế - xã hội theo quý năm chưa phản ánh đúng kết
quả thực hiện chỉ tiêu kinh tế - xã hội. Xây dựng lịch làm việc còn chưa bám sát thực
tế, thiếu khả thi. Vì vậy khi tổ chức thực hiện còn lúng túng, xử lý công việc chậm
nên hiệu quả công việc chưa cao, chế độ thông tin báo cáo thiếu nghiêm túc, Văn
phòng chưa làm tốt công tác tham mưu.
3.1.2.2. Trong quản lý công văn sổ sách lập hồ sơ lưu trữ.
* Quản lý văn bản đến.
Nguyên tắc:
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần.
Trước khi văn bản được ra giải quyết phải qua thủ trưởng cơ quan xem xét.
Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ, văn bản đến phải được tổ chức, giải
quyết cụ thể.
Quy trình xử lý văn bản đến:
Bước 1: Nhận văn bản đến.
Bước 2: Sơ bộ, phân loại bao bì văn bản.
Bước 3: Bóc bì văn bản.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến.
Các tiêu chí trong sổ đăng ký văn bản đến (Theo giáo trình Hành chính Văn
phòng).
Ngày
đến
Số đến Tác giả
Số và
ký hiệu
Ngày,
tháng
của
văn
bản

Tên
loại và
trích
yếu
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Chế độ trình văn bản áp dụng thiếu khoa học máy móc để dồn công văn đến
cho lãnh đạo.
* Quản lý văn bản đi:
Nguyên tắc:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 18 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Tất cả mọi công văn, giấy tờ của HĐND, UBND gửi đi hoặc trong nội bộ cơ
quan nhất thiết phải qua Văn phòng để đăng ký và làm thủ tục gưởi đi.
Công chức Văn phòng khi đóng dấu kiểm tra số, chữ ký của người ký có đúng
thẩm quyền không, đóng dấu đã đúng thể thức văn bản chưa, nếu sai sót cần sửa lại
hoặc làm lại. Khi đóng dầu đến cần đóng đúng tên, họ, chức danh người ký.
Quy trình phát văn bản:
Bước 1: Soát lại văn bản.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Chuyển văn bản đi.
Bước 4: Sắp xếp bảo lưu văn bản.

Mẫu sổ đăng ký công văn đi (Theo giáo trình hành chính Văn phòng).
Ngày,
tháng
của văn
bản
Số và ký
hiệu
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị
hoặc
người
lưu
Số
lượng
bản
Ghi chí
1 2 3 4 5 6 7 8
* Công tác lập hồ sơ lưu trữ:
Về cơ bản các cơ quan hành chính Nhà nước đều có các loại tài liệu giống
nhau, văn thư phải chủ động tham mưu, đề xuất để thủ trưởng đơn vị phân công
nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ thành viên có liên quan phối hợp thực hiện các nội dung
theo nghiệp vụ chuyên môn.
Các loại hồ sơ bao gồm:

Hồ sơ vụ việc.
Hồ sơ các cuộc họp.
Các loại báo cáo.
Tài liệu của các lãnh đạo.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp sắp xếp các văn bản, tài liệu thành các hồ sơ
trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Công tác lập hồ sơ của Văn phòng UBND xã:
Lập danh mục hồ sơ.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 19 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Mở hồ sơ.
Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ.
Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ.
Việc sắp xếp, lưu trữ giấy tờ công văn chưa thực sự khoa học, gọn gàng. Vì vậy
khi tìm tài liệu phục vụ công việc mất nhiều thời gian, công sức.
* Quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng.
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
Nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội.
Trong hoạt động của cơ quan văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý
bằng một yếu tố, thể thức quan trọng là con dấu.
Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
Tổ chức và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong
công tác văn thư bởi lẽ: Con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản.
Văn phòng UBND xã Mường khương sử dụng dấu Quốc huy và dấu khác.
Dấu Quốc huy của UBND xã.
Dấu khác:
Dấu của Hội đồng.
Dấu chức danh của đồng chí lãnh đạo.
Văn phòng có nhiệm vụ quản lý các loại con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp

luật về việc bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước.
Đối với các loại dấu có hình Quốc huy Văn phòng có trách nhiệm giữ gìn và để
riêng trong tủ có khóa bảo vệ.
Trước khi đóng dấu vào văn bản cán bộ văn thư tiến hành kiểm tra văn bản, văn
thư chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức và có chữ ký của cán bộ có thẩm quyền.
Văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản, đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên
trái.
Về việc quản lý và sử dụng con dấu:
Văn phòng UBND xã đã làm đúng quy định.
3.1.2.3. Tư vấn văn bản và soạn thảo văn bản.
Tông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 có hiệu lực từ ngày 01/3/2011
và Thông tư 55 đã được triển khai thực hiện vào trong thực tế và đạt được những kết
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 20 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
quả đán khích lệ. Song bên cạnh đó do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan
nên vẫn còn một số tồn tại.
Số lượng các văn bản sai thể thức vẫn còn.
Ngày tháng (quý)
Tổng số văn bản hành
chính
Tổng số văn bản hành
chính sai thể thức
01/2011 159 57
02/2011 199 89
(Nguồn báo cáo việc kiểm tra, rà soát văn bản ban hành 6 tháng năm 2011 của
UBND xã Mường khương).
* Quốc hiệu.
Theo quy định trong Thông tư: 01/2011/TT-BNV. Quốc hiệu ghi trên văn bản
bao gồm 2 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập

- Tự do - Hạnh phúc”.
Kỹ thuật trình bày:
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang ở phía
trên bên phải.
Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng thứ hai “Độc lập -
Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14 (nếu dòng
thứ nhất cỡ chữ 12 thì dóng thứ hai cỡ chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng
thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm được đặc canh giữa dòng thứ nhất, chữ cái
đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ, phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh
Draw không dùng lệnh Underline).
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 21 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
(Lỗi gạch chân trong quyết định số: 41/QĐ-UBND ngày 25/03/2011 về việc
thành lập Hội đồng kỷ luật)
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: Tên của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (Nếu có) căn cứ
quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập quy định tổ chức bộ máy của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của
Quốc hội.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi

chính thức, căn cứ văn bản thành lập quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy
phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền.
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm
từ tthông dụng như: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND). Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày chiếm 1/2 trang giấy theo chiều ngang
ở phía trên bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ
in hoa cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh dưới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành
nhiều dòng.
Ví dụ: UBND XÃ BẢN XÈO
*
(Lỗi gạch chân trong Quyết định số: 83?QĐ-UBND ngày 21/02/2011 về việc
cử đại biểu đi tham dự Đại hội khuyến học của UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016).
* Số, ký hiệu văn bản.
Ký hiệu của Quyết định (Cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt) và của các hình thức văn
bản có tên loại khác bao gồm: Chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên
loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư: 01 (Phụ lục 2 và chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản).
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 22 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh Nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo công văn đó (Nếu có).

Ví dụ: Công văn số: 115/CV-UBND ngày 28/3/2011 về việc hưởng ứng đêm
nghệ thuật biểu diễn nhằm gây quỹ từ thiện.
(Lỗi đánh ký hiệu văn bản đối với các công văn thì không ghi ký hiệu viết tắt là
“CV” và không cần viết tắt hết “UBND” mà chỉ cần viết “UB”).
Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản.
Địa danh ghi trên văn bản là: Tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (Tên
riêng của Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn ) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Đối với những cơ quan, đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc
bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản chính là ngày, tháng, năm được ký ban
hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng
năm Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập đối với các chỉ số ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Địa danh và ngày, tháng, năm ban
hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số ký hiệu văn bản bằng chữ in
thường cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; Các chữ cái đầu của địa danh phải viết
hoa, sau địa danh có dấu phẩy, địa danh và ngày, tháng, năm được đặt cạnh giữa dưới
Quốc hiệu.
Ví dụ:
Mường khương, ngày 11 tháng 3 năm 2011
(Lỗi in đậm ngày, tháng ban hành văn bản)
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại,
trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một cấu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
* Nội dung văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: Phù hợp với hình
thức văn bản được sử dụng; Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng;
Phù hợp với quy định của pháp luật; Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các

vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; Sử dụng nhôn ngữ
viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 23 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thất sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên
môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; Không viết tắt
những tưg, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều
lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải
được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; Việc viết hoa được thực giện theo
quy tắc chính tả Tiếng việt; Khi viện dẫn lần đầu văn bản liên quan, phải ghi đầy đủ
tên laoị, trích yếu nội dung văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (Trừ
trường hợp đối với luật và pháp lệnh). Trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên
loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
Bố cục của văn bản: Tùy theo thể loại và nội dugn, văn bản có thể có phần căn
cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục,
điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định.
Ví dụ:
Phần này thường sai về dấu câu, hay trong Quyết định số: 45/QĐ-UB ngày
29/3/2011 “V/v cho viên chức nghỉ công tác chờ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội” có
ghi “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3” (Lỗi gạch chân). Và trong nhiều quyết định khác có
tình trạng sau mỗi căn cứ sẽ kết thúc bằng dấu chấm phẩy “;” và kết thúc căn cứ cuối
cùng sẽ có dấu phẩy, nhưng một số Quyết định luôn có dấu phẩy và dấu chấm thay
vào đó.
* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay
mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo
hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì
phải ghi chữ viết tắt “KT” (Ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường

hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” (Thừa lệnh) vào trước chức vụ của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết
tắt “TUQ” (Thừa ủy quyền” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính
thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức, chỉ ghi chức danh, không ghi lại
tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liện tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết
khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Trong phần này, tất cả các văn bản hành chính đều đảm bảo đúng thể thức quy
định.
* Dấu của cơ quan, tổ chức.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 24 -
Học viện Hành chính - Lớp ĐHHC KH8 - TC52
Dấu đóng phải rõ ràng, ngan ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng kên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên kohảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và đấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Trong phần này không gặp trường hợp vi phạm thể thức quy định.
* Nơi nhận.
Nơi nhận xác định những xơ quan, tổ chức, đơn vị và các nhân nhận văn bản
với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, để xem xét, giải quyết,
để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp
luật, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác
với các cơ quan, tổ chức, đơn vị, hoặc cá nhân có liên quan; Căn cứ yêu cầu giải
quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ

quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng tiêng (Ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in
thường, cỡ chữa 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị
và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ
đứng; tên mỗi cơ uan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ uan, tổ chức, đơn
vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gách đầu dòng sát lề
trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có
dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”(Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ
viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạnt hảo văn bản vào số lượng bản lưu (chỉ trong
trường hợp cần thiết) cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận
(Lỗi kiểu chữ không nghiêng, lỗi cỡ chữ 14) trong công văn số: 115/UB ngày
28/3/2011 về việc hưởng ứng đêm nghệ thuật biểu diễn nhằm gây quỹ từ thiện).
Những tồn tại nêu trên là không đáng kể nhưng để hiện đại hóa công tác Văn
phòng thì nhất thiết những tồn tại cần được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao hơn nữa của
các cấp lãnh đạo, sự phối hợp của các phòng ban trong cơ quan cũng như sự chuyên
nghiệp, nhiệt tình, tận tâm trong công vụ của CBCC chuyên môn. Đỗi ngũ làm công
tác Văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, từng bước chuyên sâu, chuyên nghiệp
và kiến thức hiểu biết toàn diện, đủ năng lực tham mưu, điều phối công việc có khả
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sinh viên: Phùng quốc Bình
- 25 -