ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Trước khi trình bày nội dung bài báo cáo đề tài thực tập tốt nghiệp, em
xin phép được giành những dòng đầu tiên để gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu
cùng toàn thể quý thầy cô giáo trong khoa Tin Học – Ngôn Ngữ - Kinh Doanh
của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên, cô Trần Thị
Bích Thùy và cô Phan Thị Hà là những người đã trực tiếp hướng dẫn và tạo
mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian thực tập.
Em xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, anh chị em trong gia đình là những
người luôn động viên và giúp đỡ em trong suốt quá trình học, thầy Nguyễn
Hoàng Sơn và tất cả những người bạn là những thành viên trong lớp luôn đồng
hành, chia sẻ, giúp đỡ nhau trong suốt thời gian qua để em có thể kết thúc khóa
học và đạt được kết quả như mong muốn. Xin cảm ơn Công Ty Trách Nhiệm
Hữu Hạng Một Thành Viên ASEA đã tạo mọi điều kiện để hỗ trợ, hướng dẫn
và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty, giúp em hoàn thành đề tài
thực tập tốt nghiệp.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Nhưng với tinh
thần làm việc nghiêm túc, sự đam mê học hỏi, giúp đỡ nhau trong quá trình thực
tập em rất mong được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô giáo, cùng
tập thể lớp để giúp em củng cố thêm những kiến thức và kinh nghiệm thực tế
nhằm dần hoàn thiện kiến thức cùng với các kỹ năng của bản thân.
Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 08 năm 2014
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn

GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Như chúng ta biết, ngày nay với sự phát triển không ngừng của nền kinh
tế - xã hội nói chung, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ
thông tin nói riêng đều gắn liền với máy tính, nó chiếm một vị trí quan trọng và
sẽ không thể thiếu trong sự phất triển của xã hội hiện nay. Càng đi sâu vào lĩnh
vực này, chúng ta càng thấy được những tiềm năng và giá trị thực sự của công
nghệ thông tin mang lại.
Chính lý do đó đã giúp em quyết tâm theo đuổi và chọn ngành Công
Nghệ Thông Tin tại trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên
làm môi trường để em học tập và phát triển. Được sự truyền đạt và hướng dẫn
tận tình của toàn thể thầy cô giáo em đã trang bị cho mình vốn kiến thức về xây
dựng phần mềm. Được thầy cô hướng dẫn thực tập về nghề Công Nghệ Thông
Tin, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên nâng cao tay nghề và có kinh
nghiệm làm việc thực tế sau khi tốt nghiệp ra trường, ngày12/05/2014 Trường
Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên đã ký quyết định cho lớp
Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin 11A đi thực tập.
Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày 15/08/2014
Trên cơ sở đó ngày 12/05/2014, thông qua giấy giới thiệu của trường gồm
có em: Trần Xuân Tuân, đã được Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạng Một
Thành Viên ASEA nhận vào thực tập từ ngày 12/05/2104 đến hết ngày
15/08/2014.
Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 08 năm 2014
Sinh Viên: Trần Xuân Tuân
MỤC LỤC
Trang
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI NÓI ĐẦU 3

MỤC LỤC 4
NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014 8
A. MỞ ĐẦU 11
I. Lý do chọn đề tài 11
II. Mục đích 11
III. Phương pháp nghiên cứu 12
B. NỘI DUNG 13
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 13
I. Hình thành và phát triển 13
II. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty 14
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 16
I. Tổng quan về hệ thống quản lý 16
1. Quản lý công văn đến 16
2. Quản lý công văn đi 17
3. Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin 18
II. Vai trò của hệ thống quản lý 18
1. Chức năng của hệ thống 18
2. Chức năng thông tin 19
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2.1. Chức năng cập nhật và chỉnh sửa thông tin 19
2.2. Chức năng in, báo cáo 20
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ CÔNG VĂN 21
I. Hệ thống thông tin quản lý 21
1. Sơ đồ phân rã chức năng 21
2. Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức 21
2.1. Sơ đồ mức ngữ cảnh 21
2.2. Sơ đồ mức đỉnh 22

2.3. Sơ đồ mức dưới đỉnh 24
2.3.1. Phân rã chức năng quản lý công văn đến 24
2.3.2. Phân rã chức năng quản lý công văn đi 25
2.3.3. Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống 26
2.3.4. Phân rã chức năng thống kê 27
II. Tổ chức dữ liệu 27
1. Các tập thực thể 27
2. Chuẩn hóa dữ liệu 28
CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 31
I. Giới thiệu sơ lược về môi trường cài đặt 31
1. Sơ lược về Microsoft sql server 31
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2. Sơ lược về Visual studio 32
II. Hệ thống chương trình 33
1. Câu lệnh tạo cơ sở dữ liệu 33
2. Câu lệnh tạo các bảng dữ liệu 34
3. Câu lệnh nhập dữ liệu cho bảng 39
4. Một số câu lệnh views 42
III. Giao diện chương trình 45
1. Giao diện form kết nối cơ sở dữ liệu 45
2. Giao diện form đăng nhập 46
3. Giao diện form điều khiển chính 47
4. Một số giao diện chức năng của chương trình 47
5. Một số báo cáo – thống kê 52
IV. Hướng dẫn sử dụng 54
1. Kết nối cơ sở dữ liệu 54
2. Đăng nhập vào chương trình 55
C. KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 58

I. Đánh giá kết quả 58
1. Ưu điểm 58
2. Nhược điểm 59
II. Hướng phát triển 59
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 61
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 62
NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NĂM 2014
Trên cơ sở hướng dẫn thực tập của thầy cô khoa Tin học – Ngôn ngữ - Kinh
doanh của trường Cao Đẳng Nghề Thanh Niên Dân Tộc Tây Nguyên và sự phân
công công việc tại nơi thực tập, em lập lịch thực tập với nội dung và thời gian cụ
thể như sau:
TUẦN NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1 Từ ngày 12/05/2014 - Liên hệ nơi thực tập
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
đến ngày 18/05/2014
- Đưa giấy giới thiệu lên nơi thực tập
- Lập kế hoạch thực tập
- Làm quen với nhân viên công ty
2
Từ ngày 19/05/2014
đến ngày 25/05/2014
- Tìm kiếm tài liệu tham khảo
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty
3

Từ ngày 26/05/2014
đến ngày 01/06/2014
- Tìm hiểu hệ thống quản lý ở công ty
- Tham gia một số hoạt động cùng nhân viên
công ty
4
Từ ngày 02/06/2014
đến ngày 08/06/2014
- Tìm hiểu về nhân sự ở công ty
- Đưa ra ý tưởng và chọn đề tài thực tập
- Tham khảo ý kiến
5
Từ ngày 09/06/2014
đến ngày 15/06/2014
- Nghiên cứu đề tài, tìm hiểu số liệu liên quan
đến đề tài.
- Khảo sát tình hình thực tế của công ty về
việc quản lý công văn và giấy tờ liên quan
6
Từ ngày 16/06/2014
đến ngày 22/06/2014
- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công
văn
- Xác định các thực thể và các tác nhân liên
quan để xây dựng cơ sở dữ liệu
- Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ
lập trình để xây dựng đề tài
7 Từ ngày 23/06/2014
đến ngày 29/06/2014
- Xác định các bảng dữ liệu và chọn kiểu dữ

liệu cho phù hợp với từng thuộc tính của bảng
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
- Tiến hành viết câu lệnh cài đặt cơ sở dữ liệu
- Nhập dữ liệu cho các bảng
8
Từ ngày 30/06/2014
đến ngày 06/07/2014
- Thiết kế giao diện phần mềm
- Viết code kết nối cơ sở dữ liệu giữa hệ quản
trị cơ sở dữ liệu SQL Server và ứng dụng
Microsoft Visual Studio.
9
Từ ngày 07/07/2014
đến ngày 13/07/2014
- Tiếp tục xây dựng phần mềm
- Hoàn thiện các chức năng cơ bản của phần
mềm
- Tham khảo ý kiến
10
Từ ngày 14/07/2014
đến ngày 20/07/2014
- Thiết kế và xây dựng thêm một số chức
năng nâng cao
- Tạo và thiết kế các bản báo cáo và thống kê
trong phần mềm
- Tham khảo ý kiến
11
Từ ngày 21/07/2014

đến ngày 27/07/2014
- Kiểm tra và hoàn thiện phần mềm
- Đóng gói phần mềm và chạy thử
- Sửa một số chức năng còn bị lỗi
- Làm báo cáo thực tập
12
Từ ngày 28/07/2014
đến ngày 03/08/2014
- Tổng hợp kiến thức và tài liệu.
- Tiếp tục hoàn thành báo cáo thực tập.
13 Từ ngày 04/08/2014
đến ngày 10/08/2014
- Ký các giấy tờ liên quan (phiếu nhận xét của
đơn vị thực tập) để hoàn thành bài báo cáo
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
thực tập.
- Kiểm tra và in báo cáo.
- Ghi phần mềm và file báo cáo ra đĩa.
14
Từ ngày 11/08/2014
đến ngày 15/08/2014
- Tập trung về trường.
- Nộp báo cáo và phần mềm.
A. MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp
phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức,
công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ tổ

chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng công văn được cập nhật, lưu trữ và
chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác.
Trước đây, công tác quản lý công văn, công văn được thực hiện thủ công
dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít
khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày nay, cùng với
sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin,
các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý công văn với các sản phẩm phần
mềm ưu việt.
Chính vì vậy, quản lý công văn là một trong những vấn đề quan trọng
trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp, … là một trong những yếu tố góp phần cải
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
thiện và nâng cao hiệu quả công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý công văn là rất cần thiết và cần phải chú trọng. Nhận thấy trong công
ty em thực tập nói riêng và các cơ quan, tổ chức, công ty khác nói chung hiện
đang còn thiếu các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý. Vì vậy, em chọn đề tài
xây dựng phần mềm quản lý công văn. Mặc dù còn có những hạn chế về kiến
thức cũng như kinh nghiệm thực tế nhưng em đã cố gắng vận dụng tất cả kiến
thức đã học để hoàn thành phần mềm này.
II. Mục đích
Tạo ra được một phần mềm quản lý công văn hoàn thiện bao gồm đầy đủ
các tính năng cập nhật công văn đến, công văn đi, lưu trữ các tài liệu và các
công văn một cách đơn giản.
Tin học hóa quá trình xử lý công văn, tự động hóa quá trình nhận – gửi
công văn và phân công công việc một cách hợp lý.
Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn.
Hỗ trợ giám đốc theo dõi, đánh giá tình trạng xử lý công văn của nhân
viên trong công ty.
Lưu trữ công văn an toàn, bảo mật và dễ dàng tìm kiếm.

III. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, em sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ
thống có cấu trúc , bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung,
kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song song với nhau. Đặc
biệt là hoạt động khảo sát được tiến hành nhiều lần , song song với các hoạt
động khác nhằm có những thông tin chính xác nhất về hệ thống.
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Nghiên cứu về các phương pháp lập trình ứng dụng của Microsoft Visual
Studio version 2008, 2010 hoặc 2012, cụ thể là sử dụng ngôn ngữ lập trình C#
và phần mềm DevExpress version 13.1.8 để hỗ trợ thiết kế giao diện.
Nghiên cứu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2012.
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
I. Hình thành và phát triển
Như chúng ta biết, công nghệ thông tin là một lĩnh vực có sự phát triển
vượt bậc ở thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Nó là một công cụ đẩy
mạnh sự phát triển của kinh tế - xã hội, giáo dục – khoa học.
Hiện nay, ở Đăk Lăk có rất nhiều công ty, trung tâm đào tạo về tin học
được thành lập với sự phát triển không ngừng cả về số lượng và chất lượng,
trong đó có Công Ty TNHH Một Thành Viên ASEA.
Địa chỉ: 552 Lê Duẩn – TP.Buôn Ma Thuột
Giám Đốc: Phan Thị Nga
Công ty được thành lập vào ngày 15/11/2006, với hơn 7 năm kinh nghiệm
trong ngành đào tạo tin học, công ty đã đào tạo cho hơn 4000 sinh viên trường
Đại học Tây Nguyên và hàng trăm học viên từ các huyện trong tỉnh. Công ty là
cơ sở giáo dục có sứ mệnh đào tạo, bồi dưỡng về tin học và các chương trình
đào tạo ngắn hạn nhằm tạo nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang

Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
xã hội theo chuẩn quốc tế và nhằm kịp thời đáp ứng những đòi hỏi, yêu cầu ngày
càng cao trong xu thế hội nhập quốc tế và quan hệ hợp tác ngày càng đa dạng
của xã hội hiện nay, góp phần đắc lực cho chiến lược phát triển kinh tế - xã hội,
giáo dục của đất nước.
Trở thành công ty đào tạo và nghiên cứu có uy tín trong khu vực về giáo dục
tin học và các khóa nghiệp vụ ngắn hạn. Công ty phát triển theo định hướng lấy
chất lượng làm đầu.
1. Đa dạng hóa các loại hình, các chương trình đào tạo, từng bước nâng cao chất
lượng đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về nguồn nhân
lực có trình độ tin học và nghiệp vụ chuyên môn.
2. Tăng cường mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng hợp tác giáo dục trong
lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học. Nâng công tác hợp tác giáo dục lên làm
mũi nhọn và thế mạnh của công ty.
3. Từng bước nâng cao vị thế và thương hiệu của công ty trong lĩnh vực đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực về tin học, từng bước phát triển.
II. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty
Trụ sở công ty: Số 552 Lê Duẩn, Thành Phố Buôn Ma Thuột.
Điện thoại : 0500 3825628
Email :
Trong công ty gồm có:
+ Giám đốc: Phan Thị Nga.
+ Nhân viên Maketting: Nguyễn Thị Thanh Hòa.
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
+ Giáo viên
+ Nhân viên kế toán
Công ty chuyên đào tạo về:

- Đồ họa, Phần cứng: photoshop, Corel drawing, Autocad, …
- Soạn giáo án điện tử: Violet, PowerPoint, …
- Tin học quản lý: Access.
- Tin học văn phòng: Word, Excel,
- Tin học ứng dụng: Word, Excel, PowerPoint.
Sơ đồ tổ chức hành chính của công ty
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI
I. Tổng quan về hệ thống quản lý
Sau khi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại công ty em đã thu thập được
những thông tin cần thiết để xây dựng phần mềm như sau:
1. Quản lý công văn đến:
Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và ký nhận công văn đến;
phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải
quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống
kế, nhắc nhở).
• Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến.
• Tất cả công văn đến được nhân viên chuyên trách văn phòng thống kê
ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn
được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị,
đơn từ khiếu nại,…; phân loại công văn thành các lĩnh vực: chương trình, dự án,
giáo dục, văn hóa…
• Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.
• Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được
họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Giám Đốc, nếu không tự giải quyết được, cần có sự
đồng ý giải quyết của nhân viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn

GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời
hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi).
• Cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê dựa vào nội dung để ghi
những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi.
• Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng
sẽ soạn thảo, trình Giám Đốc, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi.
• Công văn đến có các thông tin:
Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi.
Ngày CV: ngày ghi trên công văn.
Ngày đến:
Ngày vào sổ:
Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh
đạo của cơ quan nếu do cơ quan gởi.
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm….
Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của công văn.
2. Quản lý công văn đi:
Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và
gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai
công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở).
• Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán
bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để
ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình.
• Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán
bộ chuyên trách văn phòng đóng dấu và gởi đi.
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Cán bộ chuyên trách văn phòng tiến hành các công việc: đóng dấu, vào
sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết.

• Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội
dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được
xác định rõ ở tiêu đề của công văn.
• Công văn đi có các thông tin:
Số CV: số của công văn đi.
Ngày CV: ngày gởi công văn đi.
Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan.
Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn.
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm….
Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung.
3. Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:
Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu
cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn.
• Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:
Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn
Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một
công việc nào đó.
II. Vai trò của hệ thống quản lý
1. Chức năng của hệ thống
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
- Danh mục gồm có: công văn đến, công văn đi, nhân viên, cơ quan ngoài,
loại công văn, lĩnh vực. Cập nhật thông tin chính xác và có thể thay đổi khi có
thông tin mới.
- Tìm kiếm: tìm kiếm công văn đến theo số công văn đến, lĩnh vực, loại
công văn, ngày công văn đến, ngày vào sổ, nhân viên nhận; tìm kiếm công văn
đi theo số công văn đi, theo loại, theo lĩnh vực, theo ngày gửi công văn; tìm
kiếm lĩnh vực; tìm kiếm loại công văn; tìm kiếm nhân viên; tìm kiếm cơ quan
ngoài.

- Báo cáo – thống kê: hệ thống cho phép xuất ra những báo cáo liên quan
chi tiết nhất phục vụ cho công việc gửi báo cáo cho lãnh đạo công ty.
- Ngoài ra, hệ thống cung cấp cho mỗi người dùng một tài khoản, thể hiện
sự bảo mật dữ liệu cho công ty.
2. Chức năng thông tin
2.1. Chức năng cập nhật và chỉnh sửa thông tin
- Cập nhật thông tin công văn đến mới
- Cập nhật thông tin công văn đi mới
- Cập nhật thông tin lĩnh vực
- Cập nhật thông tin loại công văn
- Cập nhật thông tin nhân viên
- Cập nhật thông tin cơ quan ngoài
Sau một thời gian làm việc phát sinh nhiều yêu cầu hơn cho phần mềm
mở rộng thêm và có thể các thông tin không còn hợp lí và còn tác dụng thì
chúng ta thực hiện công việc như sửa, xóa:
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
 Xóa, sửa thông tin về công văn đến, công văn đi
 Xóa, sửa các loại công văn.
 Xóa, sửa thông tin về lĩnh vực
 Xóa, sửa thông tin về nhân viên
 Xóa, sửa thông tin về cơ quan ngoài
 Xóa, sửa người dùng và phân quyền lại cho hệ thống
2.2. Chức năng in, báo cáo
Thống kê, báo cáo các thông tin công văn theo thời gian nhất định và theo yêu
cầu của lãnh đạo.
 Báo cáo chi tiết về công văn đến
 Báo cáo chi tiết công văn đi
 Báo cáo danh sách nhân viên theo chức vụ

 Thống kê công văn đến theo ngày đến, theo lĩnh vực, theo người nhận
 Thống kê công văn đi theo ngày đi, theo nơi nhận
 Thống kê tổng số công văn trong năm
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
I. Hệ thống thông tin quản lý
1. Sơ đồ phân rã chức năng
2. Sơ đồ luồng dữ liệu ba mức
2.1. Sơ đồ mức ngữ cảnh
Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ (nhân viên); ban lãnh đạo; cơ quan ngoài
Luồng dữ liệu:
+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào quản lý công văn
+ “Công văn đi” từ quản lý công văn đến cơ quan ngoài
+ “Công văn đến” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ
+ “Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn
+ “Yêu cầu thống kê” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn
+ “Trả lời” từ quản lý công văn ra đơn vị nội bộ
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
+ “Yêu cầu báo cáo, “thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào quản lý công văn
+ “Kết quả” từ quản lý công văn ra ban lãnh đạo
2.2. Sơ đồ mức đỉnh
- Kho dữ liệu : công văn
- Luồng dữ liệu:
+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào quản lý công văn đến
+ “Công văn đi” từ quản lý công văn đến đến cơ quan ngoài

+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đến
+ “Trả lời” từ quản lý công văn đến ra đơn vị nội bộ
+ “Công văn đến” từ quản lý công văn đi đến đơn vị nội bộ
+ “Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi
+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào quản lý công văn đi
+ “Trả lời” từ quản lý công văn đi ra đơn vị nội bộ
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
+ “Thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào cập nhật thông tin hệ thống.
+ “Yêu cầu thống kê” từ ban lãnh đạo vào thống kê.
+ “Kết quả” từ thống kê tới ban lãnh đạo
- Chức năng quản lý công văn đến đọc, ghi vào kho công văn
- Chức năng quản lý công văn đi đọc, ghi vào kho công văn
- Chức năng cập nhật thông tin hệ thống ghi vào kho công văn
- Chức năng thống kê đọc từ kho công văn
2.3. Sơ đồ mức dưới đỉnh
2.3.1. Phân rã chức năng quản lý công văn đến
- Kho dữ liệu : công văn
- Tác nhân ngoài: cơ quan ngoài, đơn vị nội bộ
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
- Luồng dữ liệu:
+ “Công văn đến” từ cơ quan ngoài vào cập nhật công văn đến
+ Yêu cầu tìm kiếm từ đơn vị nội bộ vào tìm kiếm
- Chức năng cập nhật công văn đến ghi vào kho công văn
- Chức năng tìm kiếm công văn đến đọc từ kho công văn
- Chức năng trả lời công văn đến đọc từ kho công văn
2.3.2. Phân rã chức năng quản lý công văn đi

- Kho dữ liệu : công văn
- Tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ
- Luồng dữ liệu :
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
+ “ Công văn đi” từ đơn vị nội bộ vào cập nhật công văn đi
+ “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào Tìm kiếm
+ “Trả lời” từ Tìm kiếm đến đơn vị nội bộ
- Chức năng tìm kiếm công văn đi đọc từ kho công văn
- Chức năng cập nhật công văn đi ghi vào kho công văn
2.3.3. Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống
- Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo
- Luồng dữ liệu:
+ “Thông tin về loại công văn” từ ban lãnh đạo vào cập nhật loại công văn.
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang
Đề tài: Quản Lý Công Văn
GVHD: Trần Thị Bích Thùy – Phan Thị Hà Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
+ “Thông tin về lĩnh vực” từ ban lãnh đạo vào cập nhật lĩnh vực.
+ “Thông tin về cơ quan ngoài” từ ban lãnh đạo vào cập nhật cơ quan ngoài
+ “Thông tin về nhân viên” từ ban lãnh đạo vào cập nhật nhân viên.
- Tất cả những cập nhật thông tin hệ thống đều ghi vào kho công văn
2.3.4. Phân rã chức năng thống kê
SVTH: Trần Xuân Tuân Trang