đồ án tốt nghiệp quản lý tiền lương

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LờI nói đầu
Ngày nay công nghệ thông tin là nghành khoa học đã và đang phát triển và
ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội. Trong đó ứng dụng
rộng rãi, cần thiết và quan trọng nhất là lĩnh vực quản lý. Về lĩnh vực quản lý có
nhiều ứng dụng nh: quản lý nhân sự, quản lý th viện, quản lý học sinh sinh viên,
quản lý tài chính, tiền lơng giúp ngời cán bộ dễ dàng quản lý bộ máy của cơ
quan, quản lý nhân viên hay là về mặt tài chính, hay nói đúng hơn là quản lý
toàn bộ cơ quan.
Quản lý tiền lơng là một công việc đòi hỏi phải xử lý nhanh những thông tin
cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng
dụng tin học vào việc quản lý là một công việc phù hợp với nhu cầu thực tế của
đất nớc ta hiện nay. Trong điều kiện nớc ta hiện nay thì phần mềm Access phần
mềm đáp ứng đợc yêu cầu đó .
Trên cơ sở đã phân tích và nhu cầu thực tế hiện nay, bài tập lớn về quản lý
tiền lơng doanh nghiệp sẽ giải quyết vấn đề này.
Bài toán quản lý tiền lơng doanh nghiệp gồm các chơng nh sau:
+ Chơng I: Các khái niệm cơ bản về hệ thống.
+ Chơng II: Khảo sát hệ thống
+ Chơng III: Giới thiệu công cụ xây dựng hệ thống.
+ Chơng IV: Phân tích hệ thống và xây dựng chơng trình
+ Chơng V:Cài đặt và đánh giá hệ thống
Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để làm bài tập lớn
này. Nhng chắc chắn sẽ thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong
các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một
sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trờng sẽ trở thành một ngời có năng lực chuyên
môn cao.


1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Chơng I
các khái niệm cơ bản Về Hệ THốNG
I. Các đặc điểm của bài toán quản lý
Máy tính chỉ là công cụ, nên khi sử dụng cần phải tìm hiểu đơn vị cách thức xử
lý thông tin trong các bộ phận, chức năng trong đơn vị đó.
Muốn thực hiện công tác quản lý đòi hỏi không những nắm chắc chuyên
ngành máy tính mà còn phải có kiến thức quản lý chung của trờng mà ta có ý
định đa vào ứng dụng để có tính khả thi của bài toán. Đảm bảo tiết kiệm đợc tối
đa các tài nguyên.
Mỗi bài toán quản lý có đặc thù riêng từ đó có thể thiết lập chơng trình, đảm
bảo cho tính tối u hoá, tính thực tiễn nhằm đáp ứng nhu cầu về công tác quản lý.
Trớc tiên ta cần phải khảo sát hệ thống là bớc làm đầu tiên trớc khi xây dựng ch-
ơng trình.
II. Những khái niệm về hệ thống.
Hệ thống là tập hợp nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng buộc với nhau
để dễ dàng thực hiện mục tiêu nhất định nào đó. Quan điểm hệ thống là cách
nhìn thực thể phức tạp, xem sự vật nh một tập thể bao gồm nhiều phần tử nh ng-
ời, phơng tiện, phơng pháp. Giữa các phần tử có quan hệ ràng buộc nhau. Mục
tiêu của hệ thống thờng thể hiện cái vào cái ra.
Để triển khai một bài toán quản lý thì phải khảo sát hệ thống, hệ thống là
phạm vi mà ứng dụng tin học đợc triển khai. Khảo sát hệ thống là quá trình tìm
hiểu, thu thập dữ liệu để xây dựng nên chơng trình trên cơ sở dữ liệu đó.
Khảo sát hệ thống qua hai giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án tin học.
Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định những công việc cần phải thực hiện.
* Cụ thể với hệ thống tin học quản lý nh sau:
Cần xác định mục tiêu nhằm đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
Khảo sát công đoạn trong quy trình xử lý, nghĩa là phải thực hiện nh
thế nào?
Xác định yêu cầu cải tiến mà tổ chức muốn thực hiện, tổ chức cần xem xét

thay đổi những gì và thực hiện sự thay đổi đó ra sao, nh vậy chúng ta cần phải:

2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Lập báo cáo về hiện trạng.
+ Trình bày báo cáo.
+ Hoàn thiện báo cáo.
III. Yêu cầu một bài toán quản lý.
1. Yêu cầu của cơ quan sử dụng.
Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng, nên hệ thống
quản lý phải đáp ứng đợc yêu cầu đó. Ngời lãnh đạo phải đa ra những yêu cầu
đáp ứng tin học hoá. Điều này quyết định sự sống còn của hệ thống.
Trớc hết ngời quản lý một đơn vị phải là ngời đề bạt phải ứng dụng tin học vào
công tác quản lý. Hệ thống quản lý này phải đảm bảo một khối lợng công việc
lớn, tiết kiệm đợc tối đa thời gian, công sức, giảm tối thiểu các chi phí văn
phòng.
Để đảm bảo tính thời sự (thông tin luôn đợc cập nhật mới nhất) của các
thông tin đầu ra, hệ thống thông tin quản lý phải đợc cập nhật đầy đủ, phải l-
u trữ đầy đủ các thông tin cần thiết. Để từ đó tổng hợp, phân tích, xử lý
một cách dễ dàng.
Các thông tin về báo cáo của tin học phải đáp ứng đợc thông tin chính xác và
thuận tiện trong quá trình sử dụng.
Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý phải có tính linh hoạt, đáp ứng nhanh
nhất các yêu cầu của đơn vị sử dụng.

3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Yêu cầu ngời sử dụng.
Hệ thống thông tin đợc thiết kế rất chặt chẽ và logic, và phải đảm bảo cho
ngời sử dụng thuận tiện các công việc sau:

Về nhập dữ liệu: Phải nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, thao tác đơn giản nh-
ng phải đáp ứng đợc nhu cầu truy nhập dữ liệu.
Về giao diện: Phải đợc thiết kế khoa học, thân thiện với ngời sử dụng, có tính
thẩm mĩ mà không cầu kỳ. Có tính thống nhất về cách trình bày, khả năng trợ
giúp tốt, kịp thời giải đáp đợc những thắc mắc của ngời sử dụng. Các thông báo
lỗi đầy đủ, dự kiến mọi khả năng ngời dùng gặp sai sót khi sử dụng để xử lý kịp
thời.
Về đối thoại hỏi đáp: Có khả năng đối thoại và tìm kiếm để đáp ứng nhanh,
chuẩn xác của ngời quản lý. Đây chính là tính mở có thể phát triển khi khai thác
hệ thống.
Về hệ thống thông tin: Hệ thống quản lý phải để bảo trì, có tính mở thuận tiện
cho phát triển và điều chỉnh thêm. nhất là phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn
hoạt động của dữ liệu cũng nh khả năng phát hiện và xử lý lỗi.
3. Đặc điểm của hệ thống quản lý thông tin.
a) Phân cấp quản lý.
Hệ thống quản lý là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới, có
chức năng tổng hợp các thông tin giúp cho nhà quản lý tốt cơ sở của mình, sử
dụng tốt cơ sở vật chất của hệ thống. Mọi hệ thống quản lý đều đợc phân thành
nhiều cấp từ trên xuống dới. Thông tin đợc quản lý tổng hợp từ dới lên và truyền
từ trên xuống dới.
b) Luồng dữ liệu vào.
Tại mỗi cấp khối lợng thông tin thờng là rất lớn, đa dạng, biến động
về chủng loại và cách xử lý thanh toán. Có thể phân loại thông tin xử lý
thành ba loại sau:
Các thông tin cần tra cứu là các thông tin dùng trong hệ thống và ít bị thay đổi.
Các thông tin này chỉ đa vào một lần và chỉ dùng cho việc tra cứu, xử lý cho các
thông tin luân chuyển chi tiết và luân chuyển tổng hợp.
Các thông tin luân chuyển chi tiết là thông tin chi tiết về hoạt động thờng
xuyên của một tổ chức. Khối lợng thông tin này rất lớn có thể ảnh hởng tới tổ
chức nếu xử lý chậm.

Các thông tin luân chuyển tổng hợp là tổng hợp luân chuyển các thông tin.

4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
c) Luồng dữ liệu ra.
Thông tin đầu ra đợc tổ hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản
lý trong từng trờng hợp, từng đơn vị cụ thể. Khi cần tra cứu thông tin có thể khác
nhau và điều quan trọng là thông tin phải có tính thời sự nhất, và các dạng bảng
thờng là cố định.
Các bài báo cáo tổng hợp thống kê báo cáo là các thông tin đầu ra quan trọng
đợc tổ hợp trong quá trình xử lý phục vụ cho nhu cầu quản lý. Các biểu mẫu báo
cáo, thống kê phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các biểu mẫu
báo cáo này thờng đợc thiết kế kỹ lỡng từ yêu cầu thực tế có thể biểu hiện các
thông tin cần thiết, các thông tin cần thiết có thể đợc tra cứu dễ dàng.
Thông tin đầu ra mang tính mới nhất là yêu cầu quan trọng đối với hệ
thống quản lý. Ngoài những điều kiện về cập nhật luồng thông tin thờng
xuyên, kịp thời cho hệ thống. Luồng thông tin ra phải đợc thiết kế linh hoạt
đáp ứng với nhu cầu quản lý, đây chính là tính mở của hệ thống. Thông tin
đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ theo từng bài toán cụ thể. Đây là điều
cần lu ý trong xây dựng chơng trình để có thể lọc bớt những thông tin không
cần thiết tránh bị d thừa.
d) Quy trình quản lý.
ở quy trình quản lý thủ công, thông tin đầu vào thờng xuyên đợc đa vào sổ
sách. Từ đó ngời quản lý kết xuất thông tin có trong chứng từ gốc. Mặt khác quá
trình xử lý thủ công, do khối lợng công việc lớn nên các nhà quản lý chỉ chú ý tới
các thông tin đầy đủ, quan trọng. Cho nên dễ bỏ qua những thông tin đa dạng
phong phú hoặc không tổng hợp nổi. Do đó hiệu suất quản lý sẽ không cao.
IV. Các bớc phân tích hệ thống thông tin quản lý.
1- Khảo sát và phân tích yêu cầu, đặt ra bài toán quản lý.
Khảo sát và phân tích yêu cầu, từ đó nắm đợc các mục tiêu của hệ thống,

các ràng buộc về mặt thiết kế. Phải đáp ứng đợc yêu cầu của nhà lãnh đạo, từ đó
thiết kế chơng trình có tính hiệu quả và đúng hớng.
2- Phân tích hệ thống.
Sơ đồ tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý và logic:

5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bắt đầu từ hệ thống cũ: Xuất phát từ mức vật lý với các mô tả chức năng nhiệm
vụ cùng các biện pháp phơng tiện cụ thể (1), chuyển sang mức logic bằng cách
loại bỏ những yếu tố phụ (2).
Sang hệ thống mới, hình thành hệ thống mở ở mức logic (3), bổ sung thêm các
biện pháp và phơng tiện cụ thể để chuyển sang mức vật lý (4).
Để thực hiện thiết kế và xây dựng đợc hệ thống cho bài toán quản lý thì hệ
thống phải mô tả một cách rõ ràng. Để cho ngời sử dụng nắm bắt đợc nội dung
hoạt động một cách dễ dàng, tránh sự cố xảy ra khi sử dụng chơng trình.
Các biểu đồ sử dụng.
Biểu đồ phân cấp chức năng (PBC) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống về
mặt chức năng. Các chức năng đợc ký hiệu bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên
chức năng, giữa các chức năng mang tính phân cấp, đặc tả bằng các đoạn thẳng
nối các chức năng cha đến các chức năng con.
Biều đồ luồng dữ liệu (BLD) diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của
hệ thống trong mối quan hệ. Dùng để mô tả hệ thống về mặt chức năng về mặt
logic trong các giai đoạn phân tích và thiết kế.
Các yếu tố hợp thành:
+ Chức năng xử lý là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng là một
động từ có thể thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng ngời ta dùng hình
tròn, bên trong ghi tên chức năng.
Ví dụ:

Hệ thống cũ

làm việc nh
thế nào (1)
Hệ thống
cũ làm gì
(2)
Hệ thống mới
làm việc nh
thế nào (4)
Hệ thống
mới làm gì
(3)
Vật lý
Logic
6
QL
L ơng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào/ra một chức năng xử lý, một thông tin
đợc chuyển đến một chức năng để xử lý hoặc chuyển ra khỏi một chức năng nh
một kết quả xử lý. Luồng dữ liệu là một đờng kẻ có mũi tên ít nhất một đầu (mũi
tên chỉ hớng lan truyền của thông tin).Tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ
kèm theo tính từ nếu cần.
Ví dụ:
+ Kho dữ liệu là các thông tin cần lu trữ lại trong một khoảng thời gian để sau
đó một hay nhiều chức năng xử lý khai thác sử dụng. Kho dữ liệu là một cặp
đoạn thẳng song song, bên trong có ghi tên kho, tên của kho dữ liệu phải là một
danh từ, có thể kèm theo tính từ nếu cần.
Ví dụ:
+ Tác nhân ngoài: là một nhóm ngời hay một tổ chức ngoài hệ thống nhng có
trao đổi thông tin với hệ thống. Biểu diễn tác nhân ngoài là hình chữ nhật bên

trong có ghi tên tác nhân, tên của tác nhân ngoài là một danh từ.
Ví dụ:
+ Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang
xét nhng lại đợc trình bày ở trang khác trong biểu đồ. Biểu diễn tác nhân trong là
hình chữ nhật bị khuyết một cạnh bên trong ghi tên tác nhân trong, tên tác nhân
trong là một động từ kèm theo bổ ngữ khi cần.
Ví dụ:
3- Thiết kế.
Xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế giao diện chính điều khiển toàn bộ chơng trình.
Chọn ngôn ngữ lập trình, ở đây ta chọn ngôn ngữ lập trình Microsoft Access.

Lý do chọn Microsoft Access trong chơng trình.
- Microsoft Access định nghĩa và kết xuất dữ liệu, nó cung cấp các chức năng
cũng nh các công cụ cần thiết để tạo nên một cơ sở dữ liệu. Thiết kế WYSIWYG
(What You See Is What You Get) cho phép thiết kế những biểu mẫu và những
báo cáo phức tạp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. Từ đó kết hợp có thể vận

7
Báo cáo
Hồ sơ
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
động các dữ liệu, kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu, trình bày
kết quả với giao diện chuyên nghịêp.
- Microsoft Access phát trển thêm sức mạnh cho ngời sử dụng trong công
tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin nhờ thao tác dữ liệu nh khả năng
kết nối công cụ truy vấn mạnh mẽ. Công cụ truy vấn có thể làm việc mạnh
mẽ, công cụ truy vấn có thể làm việc với dữ liệu lu trữ trong dạng thức cơ sở

dữ liệu khác nhau.
- Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép ta truy
nhập một cách trực quan dữ liệu và cho chúng ta một phơng pháp trực tiếp, đơn
giản, dễ xem và truy xuất thông tin.
4. Cài đặt và sử dụng chơng trình.
Tiến hành cài đặt hệ thống chơng trình (cài đặt phần mềm chạy trên máy
tính).
Thử nghiệm chơng trình qua các bản mẫu, sau đó chứng minh tính đúng đắn
và hiệu quả của hệ thống.
Bảo vệ và duy trì hoạt động của hệ thống.
V. Mô hình thực thể liên kết.
1. Mục đích sử dụng.
Thực thể là hình ảnh tợng trng hoặc khái niệm trừu tợng có mặt trong thế
giới thực.
Mục đích sử dụng cho ta một khuôn dạng, giúp cho quá trình nhận thức và
biểu diễn mẫu các dữ liệu trong hệ thống thông tin. Đồng thời cho ta biết cấu
trúc cụ thể của dữ liệu.
Tiêu chuẩn của thực thể là phải có ích cho việc quản lý và phải phân biệt đợc
các dữ liệu với nhau.
2. Mô hình thực thể liên kết.
Mô hình thực thể liên kết đợc tạo bởi ba yếu tố cơ bản sau:
a. Kiểu thực thể.
Là tập hợp tất cả các đối tợng cùng loại hình thành một kiểu thực thể. Hay
nói cách khác kiểu thực thể chính là những thực thể cùng đợc mô tả bằng những
đặc trng giống nhau.
Để biểu diễn mẫu thực thể là hình chữ nhật trong có ghi tên của kiểu thực thể.
Ví dụ :

8
Tên kiểu thực thể

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
b. Các thuộc tính.
Thuộc tính là những dữ liệu để mô tả một đặc trng của thực thể, tên của thuộc
tính là tên chung cho một tập các giá trị cùng kiểu. Tên gọi chung đó đợc gọi là
kiểu thuộc tính.
c. Liên kết thực thể.
Một liên kết là sự kết nối giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một thực thể
thực tế về quản lý.
Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng loại.
* Để biểu diễn liên kết thực thể ta dùng một kênh, ví dụ nh sau:
3. Phân loại liên kết.
a. Liên kết 1-1 (một- một).
Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1, nếu một thực thể kiểu A tơng ứng
với một thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
b. Liên kết 1-n (một - nhiều).
Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n, nếu một thực thể kiểu A tơng ứng
với nhiều thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
c. Liên kết n-n (nhiều -nhiều).
Hai thực thể Avà B có mối liên kết n-n, nếu nhiều thực thể kiểu A tơng ứng
với nhiều thực thể kiểu B và ngợc lại.
Ví dụ:
vi. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị dữ liệu.
1. Cơ sở dữ liệu và lu trữ cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau đợc lu trữ
trong máy vi tính theo một quy định nào đó, có thể đợc sử dụng tiện lợi cho
một số đông khách hàng. Các khách hàng có thể cập nhật dữ liệu của mình
vào đó, để lu trữ thông tin, tìm kiếm và khai thác chúng nhằm phục vụ cho
yêu cầu của mình.

9
Nhân viên Mã nhân viên
1 - 1
Phòng ban Nhân viên
1 - n
Nhân viên Ngày công
n - n
nhân viên Mã nhân viên
Kênh
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cơ sở dữ liệu đợc tập hợp thành một tập tin dữ liệu dễ dàng cho quản lý
khai thác. Một tập tin dữ liệu gồm các mẫu tin chứa thông tin về một loại đối
tợng nào đó. Bộ chơng trình có thể xử lý, tác động thay đổi dữ liệu gọi là hệ
quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản tri cơ sở dữ liệu có chức năng rất quan trọng là
một diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao. Nhằm giúp ngời sử dụng có thể sử dụng
đợc hệ thống mà không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ
liệu trong máy.
2- Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu.
Một cơ sở dữ liệu đợc phân thành các mức khác nhau, đó là mức vật lý và
mức khái niệm. Phần cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập các tệp dữ liệu theo một cấu
trúc nào đó đợc lu trữ trên các thiết bị nh đĩa, băng từ Cơ sở dữ liệu mức khái
niệm là biểu diễn mức trừu tợng của cơ sở dữ liệu mức vật lý hay nói cách khác
cơ sở dữ liệu mức vật lý là sự cài đặt cụ thể cơ sở dữ liệu mức khái niệm.
Thể hiện cụ thể:
Mỗi khi cơ sở dữ liệu đợc thiết kế thờng quan tâm tới cấu trúc bộ khung của
cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu gọi là thể hiện của cơ sở dữ liệu,
mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì bộ khung của
cơ sở dữ liệu không thay đổi.
Cấu trúc của một hệ CSDL

a. Lợc đồ.
Cấu trúc nêu trên bao gồm một số danh mục, chỉ tiêu hoặc một số kiểu các thực
thể có mối quan hệ với nhau. ở đây ta dùng lợc đồ thay cho bộ khung và theo
kiến trúc trên ta có lợc đồ sau:
Lợc đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. Cơ sở dữ liệu mức
khái niệm là sự trừu tợng hoá thế giới thực, nó nh biểu hiện đơn vị ngời sử dụng

CSDL
mức
khái niệm
Ng ời sử dụng 1
Ng ời sử dụng 2
Ng ời sử dụng n
View1
View 2
View n
CSDL
mức
vật lý
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cơ sở dữ liệu. Là cách nhìn toàn bộ nội dung của cơ sở dữ liệu bao gồm cả kiểm
tra tính chính xác và thẩm quyền truy nhập.
Lợc đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. Mức vật lý là mức thấp
nhất trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đợc lu trữ trong các thiết bị bộ nhớ phụ xuất
hiện thông qua các bản ghi vật lý.
Lợc đồ con là khung nhìn (View).
b. Lợc đồ khái niệm và mô hình dữ liệu.
Lợc đồ khái niệm là sự biểu diễn bằng một loạt ngôn ngữ phù hợp, hiện nay có
nhiều loại mô hình dữ liệu, có ba loại mô hình đang sử dụng là:

+ Mô hình phân cấp (Hierarchical model): Xử lý các phép toán đơn giản, trực
quan và dễ hiểu. Mô hình quan hệ này hầu hết là mô hình của các hệ quản trị cơ
sở dữ liệu Access, Foxpro, Visual Basic
+ Mô hình mạng (Network model): Dữ liệu đợc biểu diễn dới dạng cây
hoặc rừng cây. Các nút biểu diễn các thực thể, giữa nút con và nút cha có
mối quan hệ xác định.
+ Mô hình quan hệ (Relational model): Dữ liệu đợc biểu diễn dới dạng
đồ thị có hớng gồm các bản ghi và các mối nối biểu diễn mối quan hệ
nhiều - nhiều.
c. Tính độc lập dữ liệu.
Tính độc lập dữ liệu là tính bất biến của hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong
cấu trúc lu trữ và chiến lợc truy nhập. Theo sơ đồ trên từ khung nhìn tới cơ sở dữ
liệu và khái niệm cơ sở dữ liệu vật lý cho thấy hai mức độc lập dữ liệu. Do yêu
cầu của ngời sử dụng mà lợc đồ vật lý có thể thay đổi mà không thay đổi lợc đồ
khái niệm hoặc các lợc đồ con. Việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu vật lý có thể làm
thay đổi hiệu quả tính toán của các chơng trình ứng dụng, nhng không đòi hỏi
viết lại các chơng trình đó. Gọi là tính độc lập dữ liệu mức vật lý.
Mối quan hệ khung nhìn và lợc đồ khái niệm cho thêm các độc lập dữ liệu
logic. Trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu, có thể cần thiết phải thay đổi lợc đồ
khái nịêm nh thêm, bớt một số thông tin của các thực thể đang tồn tại trong cơ sở
dữ liệu. Việc thay đổi lợc đồ khái niệm không làm thay đổi các lợc đồ con đang
tồn tại, do đó không cần thiết phải thay đổi các chơng trình ứng dụng.
Do vậy, tính độc lập là mục tiêu chủ yếu của cơ sở dữ liệu. Trong ba loại mô
hình, thì mô hình quan hệ có nhiều u điểm hơn cả. Mô hình dữ liệu quan hệ có
tính độc lập dữ liệu rất cao và dễ sử dụng. Điều quan trọng hơn là mô hình quan

11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hệ đợc nghiên cứu và phát triển cho đợc nhiều kết quả lý thuyết cũng nh ứng
dụng trong thực tiễn.

3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
a. Khái niệm mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ là tập con của tích đề các của các miền.
+ Miền là tập hợp các giá trị cùng kiểu. Khái niệm miền gắn với thuộc tính gọi là
miền thuộc tính, miền thuộc tính là tập hợp các giá trị mà một thuộc tính có thể nhận.
+ Tích đề các đợc định nghĩa nh sau:
Giả sử D
1
, D
2
, D
n
là các miền, tích đề các của N miền này khi D1 x D
2
x
D
n
là tập hợp các bộ
) 2,1( n

, với

i

D
i
và i chạy từ 1 đến N.
Quan hệ đợc định nghĩa: Giả sử U={A
1
, A

2
, A
n
} là tập hợp hữu hạn các
thuộc tính; mỗi thuộc tính A
i
(i=1,N). Với i chạytừ 1 đến N có miền xác định là
dom(A
i
). Quan hệ trên tập thuộc tính U là tập con hữu hạn của tích đề các
dom(A
1
) x dom(A
2
) x dom(A
n
).
* Ví dụ:
U={n, nữ}, Dom={q , b},
Dom={a , d), Dom=(nam) x Dom=(nữ);
Quan hệ này bằng một bảng: [ Dom(nam) x Dom(nữ)].
b. Khái niệm khóa (key).
* Định nghĩa khóa.
Khoá của quan hệ R trên tập thuộc tính U=(A
1
, A
2
A
n
) là tập hợp con K

chứa trong U hoặc bằng U ( K

U) sao cho hai bộ khác nhau bất kỳ t
1
, t
2
luôn
luôn thoả mãn t
1
[K]

t
2
[K]. Với giá trị t
1
[K] là giá trị t
1
tại tập thuộc tính K và
t
2
[K] là giá trị t
2
tại tập thuộc tính K.
* Khoá tối thiểu.
Khoá tối thiểu của quan hệ r trên tập thuộc tính A
n
là tập con K chứa
trong hoặc bằng U sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t
1
, t

2

r luôn thoả mãn
t
1
[K]

t
2
[K]. Bất kỳ tập con thực sự nào của K chứa trong K đều không có
tính chất của K, nghĩa là K không phải là khoá.
* Khóa chính, khoá phụ.
Trong quan hệ có thể có nhiều hơn một khoá tối thiểu. Ngời ta sẽ phải chọn
ra một khoá để làm khoá chính. Khoá chính này đợc dùng để loại bỏ hay thay

12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
đổi dữ liệu, liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau. Những khoá tối thiểu không
đợc làm khoá chính, gọi là khoá phụ hoặc khoá dự bị.
* Khoá ngoài.
Tập thuộc tính không phải là khoá chính của quan hệ R nhng là khoá chính
của quan hệ khác đợc gọi là khoá ngoài của quan hệ R.
c. Các phép tính trên cơ sở dữ liệu.
* Phép chèn.
Phép chèn là phép chèn thêm một bộ phận vào quan hệ r{A
1
, A
2
A
n

} có dạng:
r=r

t
Inser(r;A
1
=D
1
,A
2
=D
2
, ,A
n
=D
n
).
Trong đó với i=1 đến n và Di, Di

Dom(A
i
) là các giá trị thuộc miền giá trị tơng
ứng của thuộc tính A
1
.
* Phép loại bỏ.
Là phép loại bỏ một bộ ra khỏi cho trớc, phép loại bỏ có dạng:
Del(r, A
1
=D

1
,A
2
=D
2
, A
n
=D
n
) hoặc Del (r, D
1
D
n
).
*. Phép thay đổi.
Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính mà tại đó
các giá trị của bộ cần thay đổi. Gọi tập {C
1
, ,c
p
}

{A
1
, , A
n
}là tập các thuộc
tính mà các giá trị của bộ cần thay đổi , khi đó phép thay đổi có dạng:
r=r \ t

t
CH(r,A
1
=D
1
, A
2
=D
2
, A
n
=D
n
, C
1
=c
1
, C
2
=c
2
, C
p
=c
p
)
Nếu K={B
1
, ,B
m

}là khoá của quan hệ thì khi đó chỉ cần viết:
CH(r,B
1
=D
1
, B
2
=D
2
, B
n
=D
n
, C
1
=c
1
, C
2
=c
2
, C
p
=c
p
).
4. Lý thuyết thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ.
Để thiết kế đợc một cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng lợc đồ quan hệ. Trọng
tâm của việc thiết kế các lợc đồ cơ sở dữ liệu là các phụ thuộc dữ liệu, là mối
ràng buộc có thể có giữa các giá trị hiện hữu các lợc đồ. Một cơ sở dữ liệu tốt

cần phải tránh đợc một số hạn chế nhất định:
+ D thừa dữ liệu: Tránh tình trạng trùng lặp thông tin.
+ Không nhất quán: Những bất thờng xảy ra khi sửa chữa dữ liệu.
+ Mất mát thông tin khi xoá toàn bộ: Xoá những thông tin còn cần lu lại.
a. Phụ thuộc hàm.
* Khái niệm.

13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Gọi F là tập tất cả các phụ thuộc hàm đối với các lợc đồ quan hệ r(U) và XY
là một phụ thuộc hàm với X,Y

U. Ta nói rằng XY đợc suy diễn logic từ F nếu
các quan hệ r trên r(U) đều thoả mãn các phụ thuộc hàm thuộc hàm thì cũng thoả
mãn XY. Ví dụ F{AB, B C} thì A Csuy ra từ F. Gọi là bao đóng của F,
ký hiệu là F
+
, là tập hợp tất cả các phụ thuộc hàm đợc suy biếnlogic từ F, nếu
F=F
+
là họ đầy đủ của các phụ thuộc hàm thuộc hàm.
Để có thể xác định khoá của một lợc đồ quan hệ và suy diễn logic giữa các phụ
thuộc hàm thuộc cần thiết phải tính đợc F
+
từ F. Do vậy đòi hỏi phải có hệ tiên
đề, tập quy tắc tiên đề gọi là hệ tiên đề Armstrong.
* Hệ tiên đề Armstrong.
Gọi r(U) là lợc đồ quan hệ với U={A
1
, A

2
, A
n
} là tập các thuộc tính; giả sử
X,Y,Z

U, hệ tiên đề Armstrong bao gồm:
A
1
(tính phản xạ): Nếu X

Y, thì XY.
A
2
(tính tăng trởng): Nếu Z

U, XY thì XZZY, trong đó ZX= Z

X.
A
3
(tính bắc cầu): Nếu XY, YZ thì XZ.
Từ hệ tiên đề Armstrong ta có bổ đề đợc tổng hợp sau:
A
4
(tính hợp): Nếu XY, YZ thì XYZ.
A
5
(tính tựa bắc cầu): Nếu XY,WYZ thì XWY.
A

6
(tính tách): Nếu XYvà Z

Y thì XZ.+
b. Phép tách các lợc đồ quan hệ.
Phép tách lợc đồ quan hệ R={A
1
, A
2
, A
n
}là việc thay thế lợc đồ quan hệ r
bằng tập lợc đồ [R
1
, , R
k
], trong đó R
i


R, i=1, , k, và R=R
1

R
2



R
k

.
Mục tiêu của phép tách không mất mát thộng tin là loại bỏ dị thờng khi cập nhật
dữ liệu.
Nh vậy cần chú ý tránh mất mát thông tin khi kết nối lại trong quá
trình tách lợc đồ quan hệ. Nếu r là một lợc đồ quan hệ tách thành các lợc
đồ con R
1
, R
2
, R
k
và D là tập các phụ thuộc dữ liệu. Phép tách là không
tách kết nối không mất mát thông tin đối với thông tin D nếu mối quan hệ
r trên R thoả mãn điều kiện:
r=
R1
(r) x
R2
(r) x x (r
k
)
nghĩa là r đợc tạo nên từ phép kết nối tự nhiên các hình chiếu của nó các R
i
,
i=1, m
k
.
c. Chuẩn hoá một lợc đồ quan hệ.

14

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Khi thiết kế một lợc đồ quan hệ phải tuân theo một số nguyên tắc để khi
thao tác trên cơ sở dữ liệu không dẫn đến sự dị thờng dữ liệu. Công việc thiết kế
dữ liệu theo một dạng chuẩn nào đó gọi là chuẩn hoá dữ liệu.
Quan hệ đợc gọi là chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc
tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ đợc nữa. Một
quan hệ đợc chuẩn hoá có thể tách thành nhiều quan hệ chuẩn hoá khác và
không làm mất mát thông tin. Để có thể tách đợc lợc đồ quan hệ phải xác
định các thuộc tính khoá, thuộc tính không khoá và phụ thuộc hàm đầy đủ
của các thuộc tính.
* Định nghĩa khóa của một quan hệ:
Cho một lợc đồ quan hệ R trên tập thuộc tính U={A
1
A
n
}. Thuộc tính A

U
đợc gọi là thuộc tính khóa và sự phụ thuộc hàm thuộc hàm đầy đủ của các thuộc
tính.
* Phụ thuộc hàm thuộc hàm đầy đủ:
Cho lợc đồ quan hệ R(U) trên tập thuộc tính U={A
1
, ,A
n
}. X và Y là hai
tập thuộc tính khác nhau X

U và Y

U. Y là phụ thuộc hàm đầy đủ vào X, nếu
Y phụ thuộc hàm vào X nhng không phụ thuộc hàm vào bất kỳ tập con thực sự
nào của X.
* Phụ thuộc bắc cầu:
Cho một lợc đồ quan hệ R(U), X là tập con của các thuộc tính của tập U, A
là một thuộc tính thuộc U. A đợc gọi là phụ thuộc bắc cầu vào X trên R nếu tồn
tại một tập con Y của R sao cho XY, YA nhng YX (không xác định hàm),
với A không thuộc XY. Ta có ba dạng chuẩn sau:
* Dạng chuẩn một (1NF:Frist Nomal Form).
Một lợc đồ quan hệ r(U) đợc gọi là dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ
các miền của các thuộc tính có mặt trong r đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố.
* Dạng chuẩn hai (2NF:Second Nomal Form).
Một lợc đồ quan hệ r(U) đợc gọi là ở dạng chuẩn 2NF nếu thoả mãn
điều kiện:
Là dạngchuẩn 1NF.
Mọi thuộc tính không khóa của r phụ thuộc hàm thuộc đầy đủ vào
khóa chính.
* Dạng chuẩn ba ( 3NF: Third Nomal Form).

15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Một lợc đồ quan hệ r(U) đợc gọi là ở dạng chuẩn 3NF nếu thoả
mãn điều kiện:
+ Là dạng chuẩn 2NF.
+ Mọi thuộc tính không khoá của r là không phụ thuộc hàm thuộc bắc cầu
vào khóa chính.
Trên cơ sở ba dạng chuẩn trên còn mở rộng thêm dạng chuẩn khác, chuẩn nhờ
phép tổng hợp. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu không thể khẳng định ở dạng chuẩn
này hay chuẩn kia tiện lợi hơn nếu nh cha nhận dủ thông tin các phụ thuộc hàm
thuộc tơng ứng.

16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
chơng ii
khảo sát và đánh giá hệ thống hiện tại
i. Hoạt động về tổ chức của hệ thống.
Khảo sát hệ thống là một công việc quan trọng, công việc đầu tiên trong
việc xây dựng chơng trình cho hệ thống mới. Nên công việc này chiếm rất nhiều
thời gian và đòi hỏi ngời khảo sát phải có cách nhìn tổng quát và đã kết hợp cả
hai phơng pháp quan sát, khảo sát đó là:
khảo sát chính thức( khảo sát hệ thống có sự báo trớc) và khảo sát khôngchính
thức (khảo sát hệ thống không báo trớc).
Đợc sự giúp đỡ và cho phép của ban lãnh đạo công ty Cổ Phần ứng Dụng và
Chuyển Giao Công Nghệ Cao. Trụ sở chính đóng tại thôn Phú Mỹ Mỹ Đình
Từ Liêm , là công ty kinh doanh công nghệ máy tính, các cán bộ nhân viên
trong công ty không nhiều chỉ có 30 ngời. Hoạt động kinh doanh của công ty đ-
ợc phân bố ở hai trụ chi chi nhánh. Nhng các chi nhánh đều do trụ sở chính quản
lý, tất cả các hoạt động kinh doanh và các biến động trong công ty đều do đợc
báo cáo về cho các cán bộ phòng ban ở đây. Và ở trụ sở chính cũng là nơi tổ
chức các cuộc họp, hội thảo kế hoạch , quyết định của công ty.
Trong công ty gồm các phòng ban chính nh sau:
+ Ban Giám Đốc
+ Phòng Hành Chính
+Phòng Tài Chính Kế Toán
+ Phòng Kỹ Thuật Công Nghệ.
+Phòng Kinh Doanh
Công ty chuyên cung cấp linh kiện máy tính, bảo trì, bảo dỡng máy tính,
chuyển giao công nghệ cho tất cả các khách hàng, có thể là cơ quan, doanh
nghiệp, cửa hàng, . Khi mà khách hàng gọi điện hay truy cập vào Web Site
của công ty mà có yêu cầu công ty thực hiện thì lập tức công sẽ cử nhân viên có

mặt theo đúng yêu cầu, để phục vụ tận tình và hết khả năng. Đội ngũ nhân viên
công ty có tay nghề cao, công ty còn là nơi giới thiệu các phần mềm hệ điều
hành mới nhất hay là linh kiện máy tính với cấu hình cao và mới nhấ, với chức
năng xử lý dữ liệu, cập nhật thông tin nhanh, với công nghệ tiên tiến của thế giới
thông tin. Mạng lới hoạt động của công ty khá rộng tất cả các tỉnh miền Bắc và
một số tỉnh miền Trung.
Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty nh sau:

17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các phòng ban trong công ty có quan hệ và liên hệ với nhau rất chặt chẽ, đ-
ợc chuyên môn hóa, đợc giao quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo cấp và tham
mu cho lãnh đạo (ban giám đốc những lĩnh vực, công việc mà mình quản lý. Mỗi
phòng ban có nhiệm vụ chức năng khác nhau nhng đều là phục vụ cho một chức
năng chung mà công ty đa ra.
Nhiệm vụ và quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban của công ty:
* Ban lãnh đạo ( ban giám đốc):
Trong ban giám đốc có ba ngời : một ngời là giám đốc và hai ngời là phó
giám đốc.
+ Phó giám đốc là ngời chịu trách nhiệm thi hành các công việc đợc giao, thay
cho giám đốc quyết định các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng hay đi
công tác. Tại công ty có hai phó giám đốc đợc phân công nhiệm vụ nh sau:
+ Phó giám đốc kinh tế: là ngời chịu trách nhiệm về kinh tế của toàn công ty,
thay giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp quy về mặt kinh tế của
công ty.
+ Phó giám đốc kỹ thuật: là ngời chịu trách nhiệm phụ trách về mặt kỹ thuật của
công ty, thay giám đốc giải quyết các công việc mà mình đợc phân công phu
trách.
* Phòng kế toán.
Có chức năng giúp giám đốc quản lý tài chính thực hiện các công tác kế

toán, thống kê theo đúng quy định của hệ thống toán tài chính, đúng quy định
của pháp luật và phù hợp với kế hoạch. Phòng chó nhiêm vụ ghi chép, phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế xả ra hằng ngày. Tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân
sách , quản lý tiền lơng, quản lý các vật t nguồn vốn, từ đó cung cấp thông tin

Ban giám đốc
Phòng
kế toán
Phòng
hành chính
Phòng kỹ thuật
công nghệ
Phòng kinh
doanh
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cần thiết cho công việc điều hành của giám đốc. Bộ phận này cũng tiến hành
kiểm tra phản ánh tích cực các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác
lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong việc hớng dẫn
kiểm tra giám sát mọi hoạt động của toàn công ty.
* Phòng kỹ thuật :
Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch phụ trách về mặt kỹ thuật của các thiết bị
của công ty hay là kỹ thuật công nghệ của khách hàng
* Phòng kinh doanh:
Là phòng đảm nhiệm về mặt kinh doanh của công ty chuyên về công nghệ
và đáp ứng yêu cầu của công ty hay của khách hàng, là phòng trực tiếp gặp gỡ
khách hàng.
* Phòng hành chính:
Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của
toàn bộ công ty. Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn , giải quyết

các chế độ cho các cán bộ nhân viên trong công ty, tổ chức công tác thờng trực
bảo vệ an toàn cho công ty. Và cung cấp các thiết bị mà công ty hay khách hàng
yêu cầu. Tham mu cho giám đốc trong việc tổng hợp lập kế hoạch hàng tháng,
hàng quý và hàng năm, kết hợp cùng các bộ phận khác nắm bắt tình hình nhu
cầu khách hang để xây dựng lập kế hoạch. Đồng thời tổ chức việc thực hiện
kiểm tra hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạh đề ra. Ngoài ra
phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợp đồng kinh tế trong
lĩnh vực mà mình phụ trách.
II. cách tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại của công
ty.
Là công ty ứng dụng và chuyển giao công nghệ nên việc tổ chức và lu trữ
thông tin đều thực hiện bằng máy tính. Công ty ứng dụng công nghệ cao quản lý
tiền lơng đều ở trên máy và phần mềm mà công ty hiện tại đang dùng là
Microsoft Excel. Là phần mềm chuyên dùng cho công việc kế toán thống kê mà
đặc biệt ở đây là công việc quản lý lơng cho doanh nghiệp. Việc quản lý lơng
của công ty bằng Excel nh sau:
Việc quản lý lơng của công ty do bộ phận kế toán ( phòng kế toán) trực tiếp chịu
trách nhiêm quản lý.
Phần mềm Microsoft Excel là phần mềm quản lý dựa vào các bảng, các chứng
từ, các danh mục của công ty và quy định của bộ tài chính. Công ty đã dựa vào
các chứng từ sau để có lợi khi sử dụng các bảng tính Exxcel.
Stt Tên chứng từ Số liệu chứng từ

19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1 Bảng chấm công 01- LDTL
2 Bảng thanh toán tiền lơng 02 - LDTL
3 Bảng thanh toán tiền thởng 03 - LDTL
4 Hợp đồng giao khoán 04- LDTL
Ngoài ra, công ty còn dùng thêm một số bảng khác cụ thể là:

- Bảng mã các phòng ban của công ty.
- Bảng danh sách nhân viên.
- Và còn có một số bảng danh mục phục vụ cho việc tính lơng.
Quan hệ giữa phòng hành chính và phòng kế toán đợc tự động hoá theo sơ
đồ sau:
Các bảng trong hệ thống quản lý tiền lơng có quan hệ với nhau chặt chẽ để
tránh lộn xộn dữ liệu, và để liên kết các bảng dữ liệu với nhau, để dễ kiểm soát
dữ liệu. Là công ty có hoạt động rộng trên nhiều địa bàn và có 3 cơ sở và khách
hàng cũng nhiều nơi khác nhau. Nên mỗi lần đi công tác thì công ty trích ra một
khoản tiền để phụ cấp thêm cho cán bộ nhân viên hoạt động và làm việc. Không
kiên quan đến tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Cách tính lơng của công ty:
Là công ty kinh doanh các nhân viên hay cán bộ các phòng ban ở đây đều
đợc hởng lơng (thu nhập chính của cán bộ nhân viên) đều dựa vào hai khoản
chính đó là lơng và thởng.

Quyết định
nâng l ơng
Phòng hành chính
điều chỉnh
Tự động chuyển
sang phòng kế toán
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Công ty trả lơng cho cán bộ nhân viên theo thời gian làm việc, trả theo tiền l-
ơng tháng mỗi tháng thì trả lơng một lần, trên cơ sở hợp đồng và theo mức lơng
và hệ số lơng của mỗi ngời.
+ Công ty không có khoản tạm ứng trớc.
+ Phụ cấp thì theo chức vụ mà công ty đã có quy định sẵn.
+ Tiền thởng của các cán bộ phòng ban hay nhân viên đều dựa vào ngày công,

mà ngày công chuẩn ở đây là (26 ngày), công ty có bảng chấm công mà đợc bộ
phận quản lý (kế toán) nhập vào hằng ngày.
+ Về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế thì công ty trích ra một khoản để nộp cho
các cán bộ nhân viên trong công ty, các cán bộ nhân viên không phải đóng.
+ Lơng : mức lơng (của mỗi nhân viên)*hệ số lơng.
+ Tổng lơng: lơng chính+ phụ cấp.
+ Còn thuế thu nhập thì dựa vào thu nhập (tổng lơng) của cán bộ nhân viên biết
rằng thu nhập trên 3 triệu ng phải đóng thuế là 5%, thu nhập trên 4 triệu thì
phải đóng thuế thu nhập là 10%.
+ Lơng thực lĩnh là: Tổng lơng+thởng- thuế thu nhập.
Cách tổ chức các bảng tính để tính lơng và quản lý lơng của công ty nh
sau:
+ Bảng danh mục phòng
Mã phòng Tên phòng
BGD Ban giám đốc
HC Hành chính
KT Kế toán
KD Kinh doanh
KTH Kỹ thuật
+ Bảng danh sách nhân viên:
Mã NV Mã
phòng
Tên phòng Họ tên Chức
vụ
Mức. l-
ơng
N001 BGD Ban giám đốc HoàngTrọng Hải Giám
đốc
950
N002 KD Kinh doanh Phạm ngọc Long Tởng

phòng
800
Và còn nhiều nhân viên trong công ty mà kế toán phải nhập vào trong bảng tính
để tính. Còn đơn vị tính tiền lơng cho cán bộ nhân viên trong công ty là: (10000
đồng), để tránh số dài trong bảng tính.
+ Bảng chấm công:

21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mã phòng Mã nhân viên Họ tên 1 2 31 Ngày
công
BGD N001 Hoàng Trọng
Hải
1 1 0 26
- Bảng chấm công thì đợc mở hằng ngày, nếu nhân viên làm việc thì nhân
viên nhập là (1) còn không đi thì ghi là (0) cuối tháng thì tổng kết lại và
tính tổng ngày công cho các cán bộ nhân viên trong công ty. Bảng chấm
công là cơ sở dữ liệu để theo dõi ngày làm việc, và tính tiền thởng cho
những ai đi đủ ngày công và ngời có ngày công vợt quy định. Ngày công
quy định là 26 ngày.
+ Khi tính lơng thì ta kế toán phải dựa vào bảng danh mục phục vụ cho việc tính
lơng nh:
+ Bảng danh mục chức vụ:
Mã chức vụ Chức vụ Tiền phụ cấp
GD Giám đốc 600
PGD Phó giám đốc 550
TP Trởng phòng 500
PP Phó phòng 450
NV Nhân viên 0
+ Bảng thanh toán tiền lơng:

Dựa vào bảng chấm công và bảng danh sách nhân viên để tính lơng cho cán bộ
công nhân viên vào cuối tháng, và báo cáo cho Ban lãnh đạo công ty (ban giám
đốc).
Mã
phòng
Mã nhân
viên
Họ tên Chức vụ Hệ số lơng Lơng
BGD N001 Hoàng
Trọng
Hải
Giám đốc 5
Kế toán nhập công thức tính các cột nh: Lơng, tổng lơng, thuế, thực lĩnh,
phụ cấp, thởng, thực lĩnh bằng các hàm trong Excel. Cuối tháng thì kế toán lập
bảng lơng và nộp báo cáo cho ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Đợc sự đồng ý
của ban lãnh đạo thì kế toán sẽ trích theo quỹ lơng và quỹ thởng để phát lơng
cho các cán bộ nhân viên.
Trên đây là cách tổ chức, lu trữ và cách quản lý lơng của công ty Cổ Phần
ứng Dụng Và Chuyển Giao Công Nghệ Cao.
iii.Đánh giá hệ thống hiện tại.

22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Qua khảo sát thực tế ở công ty, em thấy công ty đã sử dụng phần mềm
Microsoft Excel để quản lý tiền lơng có những thuận tiện và khó khăn nh sau:
Các cột trong bảng tính của bảng lơng của công ty, đợc tính bằng các hàm trong
Excel. Các hàm trong Excel, chỉ cần nhập vào trong cột cần tính thì Excel sẽ tự
động tính cho ngời sử dụng. Nhng cấu trúc của hàm cũng phức tạp và khó nhớ,
chỉ cần sai một dấu hay một lỗi nhỏ thì công thức sẽ không đợc thực hiện.
Trong phần mềm Excel cũng có tính bảo mật nhng không cao bằng phần

mềm Mircosoft Access, việc truy xuất thông tin cũng không nhanh và khó khăn
cho ngời sử dụng phải có các bảng tính có sẵn trớc khi tính lơng cho các công
nhân viên thì trong bảng tính ta phải thiết lập các cột trớc và công việc thống kê
và báo cáo, thì đòi hỏi ngời sử dụng phải tự thiết kế lấy. Khi làm việc với phần
mềm Excel thì tất cả các bảng đều phải ngời sử dụng phải tự nhập vào tất cả các
cột, các bảng. Khi tính các lơng và các khoản tính theo lơng, thì cần các cột từ
các cột khác nhau từ các bảng tính khác nhau thì : ngời sử dụng phải tạo vùng
địa chỉ cho dữ liệu (cột, bảng, vùng dữ liệu), địa chỉ tơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
Thì lúc đó kết quả tính mới đúng, chính xác, nếu không thì dữ liệu không chính
xác. Các công thức nhập thì phức tạp và phải đúng cấu trúc của các hàm mà
Excel quy định.
* Giải pháp đa ra:
Qua những đặc điểm trên của công ty và cách tổ chức quản lý tiền lơng của
công ty. Em xin đa ra một giải pháp đó là thiết kế cho công ty một chơng trình
quản lý tiền lơng bằng phần mềm đó là: Microsoft Access một phần mềm có tính
quản lý có nhiều tính năng nhất hiện nay. Sử dụng chơng trình quản lý tiền lơng
của doanh nghiệp có tính bảo mật cao hơn, khi sử dụng các mã của chơng trình,
và các báo cáo, biểu mẫu có nhiều hỗ trợ hơn nh: Thiết kế bằng chế độ cài đặt
Winzard, hay là chế độ thiết kế tự động Autoform columnar và các hỗ trợ khác.
Các hỗ trợ này làm tăng tính thẩm mỹ cho chơng trình quản lý. Về việc tính
toán thì ta có các truy vấn (Query) để đa ra các trờng cần thiết cho việc truy vấn,
vì giữa các bảng đã có quan hệ với nhau. Từ các truy vấn đa ra ta có thê làm các
biểu mẫu (Form), các báo cáo theo các yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
Khi có yêu cầu truy xuất thông tin, tìm kiếm, in các báo cáo theo yêu cầu.
Thì ta chỉ cần vào các mẫu thiết kế sẵn và truy xuất thông tin theo một trờng nào
đó theo các trờng khác nhau đối với quản lý lơng thì ta có thể truy xuất, tìm
kiếm, báo cáo theo các trờng nh sau; Mã nhân viên, mã phòng, hệ số lơng, mức
lơng, tên phòng. Thì ta chỉ cần nhập vào các trờng trên. lúc này yêu cầu sẽ đợc
đáp ứng. Không những thế khi mà muốn thêm hay xoá hay sửa đổi thông tin

23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cũng chỉ cần nhập một bảng hay một Form thì các thông tin lập tức đợc đa vào
các bảng liên quan (vì các bảng có quan hệ với nahu bằng một trờng đó là khoá
chính). Trong các biểu mẫu ta có thể thiết kế các nút điều khiển chơng trình và
các chức năng tự động nh liên kết với các biểu mẫu bằng các nút liên kết.
Theo em nghĩ với những gì mà phần mềm Micro Excel còn hạn chế thì phần
mềm Microsoft Access đã có phần nào khắc phục đợc. Trên đây là những phân
tích, đánh giá và giải pháp mà em đã đa ra cho hệ thống quản lý tiền lơng của
công ty.

24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chơng iiI
giới thiệu công cụ xây dựng chơng trình
i. tính ứng dụng của tin học quản lý (Access)
1. Một số khái nịêm cơ bản về quản lý.
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùng
không chỉ cho việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội
mà còn góp phần vào quản lý hành chính, quản lý điểm, quản lý tiền lơng
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra hai loại hình lao động đó là:
- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kê
sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính sáng tạo nh việc đề ra các phơng pháp mới, công việc
kiểm tra hớng dẫn.
Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm nhiều thời gian hơn
loại hình thứ hai.
2. Một số ứng dụng của tin học trong công tác quản lý.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về cả phần cứng cũng nh phần
mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. Nớc ta

hiện nay tin học đã và đang khẳng định vai trò của và vị trí của mình trong các
lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công tác quản lý trớc hết giải
phóng cho các nhà lãnh đạo những việc làm mang tính thủ công, tạo điều kiện
cho họ dốc hết sức vào công tác quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ xử
lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuỳ theo những nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin
học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn bộ.
a. Tin học hoá toàn bộ.
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá đồng thời các chức
năng quản lý và thiết lập mọi cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu
trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
- u điểm của phơng pháp này là các chức năng quản lý tin học một cách
triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp và thừa
thông tin.
- Nhợc điểm của phơng pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí
ban đầu là khá lớn.
b. Tin học hoá từng phần.
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá từng phần chức năng
hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý

25