Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.03 MB, 59 trang )
Đồ án tốt nghiệp
Quản lý xuất nhập - Khảo
sát và phân tích hiện trạng
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và
quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân
viên quản lý, đảm bảo
độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì
những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới
đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiề
u ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu
tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề
khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo
mật cũ
ng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân
sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ
thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin
quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều h
ạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý
khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân
thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty nh
ư sau:
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là
một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các
mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,
nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản
phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh
Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).
2.1. Sơ
đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CC hàng
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty
Vai trò và chức n
ăng của các bộ phận trong công ty là :
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.
- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình
số lượng hàng hố trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách
và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- N
ếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin
đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới
bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố
như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu k
ỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in
sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,
phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại
và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào
đó.
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả
sau khi nhận
hàng một số ngày quy định.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ
chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo
đơn đặt hàng.
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ
cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng t
ồn vượt
dưới mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy
đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn
giá, ngày hẹn trả tiền.
- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:
Tổng giá trị =
∑
số lượng nhập * đơn giá nhập
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln+
+
=
Tổng giá trị =
∑
số lượng xuất * đơn giá xuất
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
c. Thống kê.
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng
theo mẫu đã định.
- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công
nợ.
4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt
động kinh doanh
a. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách
đặt hàng.
Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất
CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC TẾ
CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG
(Không có giá trị thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
Địa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
MS thuế: …………….. Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL:
STT MẶT HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TỔNG CỘNG
LƯU Ý:
* Phươn
g thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
b. Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO
Số ……
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
- Họ và tên người giao hàng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HỐ)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
CỘNG x x x x x
ngày …… tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
c. Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : …...……………
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………...
Có: …..……………………
Họ và tên người nhận hàng: ……………………………………………………………
Địa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hố)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
CỘNG:
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………………………………
Xuất, ngày …… tháng …… năm ……
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn Người nhận Thủ kho
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hang), Hàng hố, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng)
đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của ……………………………………………..…………………………………..
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền …………………..………………… đồng (bằng chữ) …………………………..
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: ……../ ………../ …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1
No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
-
Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
C
ần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách
hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc
thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào
:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra:
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh tốn.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.
In ấn các hố đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm:
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và
tính tốn giá trị hàng hố.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh tốn,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
• Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành
nên một thể thống nhất.
• Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người
nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thố
ng nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
• Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thố
ng thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi
hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuấ
t
nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nh
ập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
• Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Mã kho
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
-
Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh tốn:
- Mã phiếu thanh tốn
- Ngày thanh tốn
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng
2. Các chức năng của hệ thống
• Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số
lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
• quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng
của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hố, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
• Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
• Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng
hố.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dịch xuất nhập hàng hố. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây,
để cho ta hình dung hệ thống một
cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết
ph
ải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung
cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà
cung cấp đó có khả năng cung ứng.
HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG
QUẢN
LÝ
XUẤT
HÀNG
THỐNG
KÊ VÀ
BÁO
CÁO
TÌM
KIẾM
QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG
QUẢN LÝ NHẬP HÀNG
GHI
NHẬN
NHÀ
CUNG
CẤP
MỚI
LẬP
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HỢP
KHỚP
VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm
đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp,
địa chỉ, điện thoại, …).
- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì
bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung
cấp đặt mua hàng.
- Lập phiếu nhập hàng:
Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng
hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và
nhận hàng về công ty.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật
lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,
…
- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với
lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu
hay chưa.
- Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì
bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhà
cung cấp.
b. Chức năng quản lý xuất hàng.
Giải thích các chức năng:
- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặ
t mua hàng thì sẽ
lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách
hàng, địa chỉ, điện thoại, …).
- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng
thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều
kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ
chố
i bán hàng.
- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ
phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng.
- Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành
xuất hàng cho khách mua hàng.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập
nhật lại danh mục hàng.
QUẢN LÝ XUẤT HÀNG
GHI
NHẬN
KHÁCH
HÀNG
MỚI
GIẢI
QUYẾT
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
THANH
TOÁN
GIẢI
QUYẾT
XUẤT
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thanh tốn: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh tốn,
tiến hành thu tiền bán hàng.
c. Chức năng thống kê và báo cáo.
Giải thích các chức năng:
- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc
theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc
theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tồn trong kho theo
tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
d. Chức năng tìm kiếm.
TÌM KIẾM
TÌM
KIẾM
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
TÌM
KIẾM
PHIẾU
THU
TÌM
KIẾM
PHIẾU
CHI
TÌM
KIẾM
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO
THỐNG
KÊ
HÀNG
NHẬP
THỐNG
KÊ
HÀNG
XUẤT
THỐNG
KÊ
HÀNG
TỒN
THỐNG
KÊ
NHẬP
XUẤT
CHI
TIẾT
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
Giải thích các cức năng:
- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi
nhà cung cấp yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi
khách hàng yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung
cấp yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khi khách hàng
yêu cầu.
IV. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ
LIỆU
• Mục đích:
- Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà
bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”.
- Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hồn tất quá trình xử lý cần
mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thự
c hiện của chúng.
• Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:
- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra.
- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng
con.
- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh.
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
NHÀ CUNG
CẤP
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Hoá
Từ chối
Thống kê
Báo cáo
BAN QUẢN
LÝ
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
2. Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
NHÀ CUNG KHÁCH
Quản lý
xuất
hàng
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Từ chối
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Từ chối
Quản lý
nhập
hàng
Danh mục hàng
Phiếu N/X
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng quản lý nhập hàng
Ghi nhận
NCC mới
Chọn
NCC
Lập đơn
đặt hàng
Nhà cung cấp
Đơn đ
ặt hàng
Nhà cung cấp
Thông tin về hàng hoá, nhà CC
Từ chối
Thông tin về
NCC mới
T/t về NCC được chọn
Đơn đặt
hàng
Thông
báo hoá
đơn sai
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
b. Chức năng quản lý xuất hàng
Ghi nhận
KH mới
Giải quyết
đơn đặt
hàng
Khách hàng
Khách hàng
Danh mục hàng
Thông tin về hàng hoá
Từ chối
Thông tin về KH mới
Đơn đặt hàng
Hoá
đơn
Lập phiếu
xuất hàng
Đơn đặt hàng
Thông báo về
hoá đơn sai
Giảiquyết
Đơn ĐH
được giải
quyết
Phiếu
xuất hàng
Phiếu
phát
hàng
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
c. Chức năng thống kê
d. Chức năng tìm kiếm
Nhà CC
Tìm kiếm phiếu
nhập hàng
Tìm kiếm
phiếu TT
Y/ c tìm kiếm PN Y/c tìm kiếmPTT
Ban quản lý
Thống kê
hàng nhập
Lập nhật ký nhập
xuất chi tiết
Thống kê
hàng tồn
Thống kê
hàng xuất
Phiếu N/X
Yêu cầu thống kê
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Yêu cầu thống kê
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
V. MÔ HÌNH THỰC THỂ
1. Một số khai niệm về mô hình thực thể
• Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm
logic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.
• Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một
sự kiện đáng quan tâm trong thự
c tế, kể cả thông tin mà nó lưu giữ là có ích
cho hệ thống.
• Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn.
• Thuộc tính: Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét đến
những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đó chính
là các thuộc tính. Các thuộc tính đặc trưng của thực thể
thường được biểu
diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng.
• Quy tắc xác định các thuộc tính của thực thể:
- Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lĩnh
vực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể.
- Từ người tiếp xúc phỏng vấn.
- Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến l
ĩnh vực đang
nghiên cứu.
• Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh
sự ràng buộc về quản lý.
• Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa các cặp
thực thể.
Có 3 kiểu liên kết như sau:
- Liên kết Một – Một:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết vớ
i một thực thể thuộc kiểu thực
thể B và ngược lại.
A B
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Liên kết Một – Nhiều:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể B.
Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với một thực thể thuộc kiểu thực
thể A.
- Liên kết Nhiều – Nhiều:
Một thực thể thuộc kiểu thực th
ể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể B.
Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể A.
• Quy tắc xác định liên kết:
- Một liên kết tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác
nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này v
ề thực thể kia.
- Trong liên kết Một – Nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định
nghĩa là ở đầu nhiều.
- Các liên kết gián tiếp (Nhiều – Nhiều) được biến đổi thành các liên kết
Một - Nhiều.
• Chuẩn hố dữ liệu: Chuẩn hố là quá trình phân tích chuyển hóa các thực thể
thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nh
ưng dữ liệu vẫn
đầy đủ.
• Các quy tắc chuẩn hố:
- Quy tắc chuẩn hố 1: Bảng không được chứa những thuộc tính xuất hiện
nhiều lần.
- Quy tắc chuẩn hố 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khố.
- Quy tắc chuẩn hố thứ 3: Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào tồn bộ
khố
mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng.
Trên đây là sơ lược lý thuyết về việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống
thông tin. Từ sự phân tích đầu vào và đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ
liệu, ta sẽ thấy rõ về cơ sở dữ liệu của hệ thống.
2. Xác định các thực thể của hệ thống và các thu
ộc tính của chúng
Với bài tốn quản lý giao dịch xuất nhập hàng, hệ thống gồm có các thực thể
và thuộc tính như sau (sau khi đã chuẩn hố):
• Khách hàng <KHACHHANG> (Dùng cho cả nhà cung cấp và khách mua
hàng):
- Mã KH
- Họ KH
- Tên KH
- Tên giao dịch
A B
A B
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Số nhà KH
- DT khách hàng
- Fax KH
- Tài khoản
- ST nợ có thể
- Mã huyện
- Mã đường
- Mã NH
• Mặt hàng <MATHANG>:
- Mã hàng
- Tên hàng
- SL tồn TT
- SL tồn TD
- Mã HSX
- Mã DVT
- Mã nhóm
• Quản lý kho <KHO>:
- Mã kho
- Tên kho
- DT kho
- Fax kho
- Số nhà kho
- Thủ kho
- Mã đường
• Quản lý đơn đặt hàng <DONDHANG>:
- Mã DDH
- Mã KH
- Ngày DH
- Hạn ngày giao
• Dòng đơn đặt hàng <DONGDONDH>
- Mã DDH
- Mã hàng
- Số lượng DH
- Đơn giá DH
• Quản lý phiếu nhập xuất hàng <NXHANG>:
- Mà PNXH
- Mã DDH
- Mã kho
- Ngày NXH
- Ngày HTT
- Ngày lập PNX
• Quản lý dòng phiếu nhập xuất hàng <DONGNXHANG>:
- Mà PNXH
- Mã hàng
- Số lượng NXH
- Đơn giá NXH
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
• Quản lý phiếu thanh tốn <THANHTOAN>:
- Mã PTT
- Mã PNXH
- Ngày TT
- Số tiền
• Quản lý đường <DUONG>:
- Mã đường
- Tên đường
• Quản lý ngân hàng <NGANHANG>:
- Mã NH
- Tên NH
• Quản lý huyện <HUYEN>:
- Mã huyện
- Tên huyện
- Mã tỉnh
• Quản lý tỉnh <TINH>:
- Mã tỉnh
- Tên tỉnh
- Mã nước
• Quản lý nước <NUOC>:
- Mã nước
- Tên nước
• Quản lý hãng sản xuất <HANGSX>:
- Mã HSX
- Tên HSX
- Mã nước
• Quản lý đơn vị tính <DONVITINH>:
- Mã DVT
- Tên DVT
• Quản lý nhóm hàng <NHOM>:
- Mã nhóm
- Tên nhóm
• Xây dựng mô hình thực thể liên kết
KHÁCH HÀNG
Mã KH
Họ KH
Tên KH
Tên giao dịch
Số nhà KH
DT khách hàng
Fax KH
Tài khoản
ST nợ có thể
Mã huyện
HUYỆN
Mã huyện
Tên huyện
Mã tỉnh
ĐƯỜNG
Mã đường
Tên đường
KHO
Mã kho
Tên kho
DT kho
Fax kho
Số nhà kho
Thủ kho
Mã đường
TỈNH
Mã tỉ h
 Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
VI. MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU
Mô hình này chính là lược đồ cơ sở dữ liệu của hệ thống. Đây là bước trung
gian chuyển đổi giữa mô hình thực thể (gần với người sử dụng) và mô hình vật lý
dữ liệu (mô hình trong máy tính), chuẩn bị cho việc cài đặt hệ thống.
Từ mô hình thực thể ở trên ta chuy
ển thành mô hình tổ chức dữ liệu của bài
tốn như sau :
NUOC(MaNuoc
, TenNuoc)
TINH(MaTinh
, TenTinh, MaNuoc)
HUYEN(MaHuyen
, TenHuyen, MaTinh)
DUONG(MaDuong
, TenDuong)
HANG SX(MaHSX
, TenHSX, MaNuoc)
DVTINH(MaDVT
, TenDVT)
