Nhóm kiểm soát chất lượng QC là nhân tố chính để thúc đẩy năng suất, chất lượng

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
1

TÀI LIỆU TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QC

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
2
[1] CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM QC
1. Mục đích

Các hoạt động của nhóm QC nhằm giúp công nhân ở các nơi làm việc khác nhau thấm
nhuần ý thức về chất lượng, các vấn đề và sẵn sàng cải tiến, hướng cho mọi người trong
công ty từ giám đốc cho đến người công nhân hiểu rõ về quản lý chất lượng. Ngoài ra, hoạt
động nhóm QC cũng góp phần tăng sự thoả mãn của khách hàng.

2. Định nghĩa

Nhóm QC là một nhóm nhỏ trong đó những người làm việc ở vị trí quan trọng không ngừng
cải tiến và duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ vv bằng cách sử dụng khái niệm và kỹ
thuật kiểm soát chất lượng, trình bày sáng kiến, tự phát triển và cùng nhau phát triển .

3. Nội dung

[Đặc trưng của nhóm QC]

3.1 Công nhân ở vị trí quan trọng liên tục cố gắng để quản lý và cải tiến công việc của họ
băng việc sử dụng khái niệm và kỹ thuật kiểm soát chất lượng.

Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ được xác định thông qua những người công nhân ở các
vị trí quan trọng thực tế thực hiện nhiệm vụ phân công. Trong các ngành sản xuất, chất
lượng được xác định bởi những người thiết kế, mua nguyên vật liệu, nhà sản xuất ra các phụ
kiện và thành phẩm và bán chúng cho các ngành côngnghiệp sản xuất. Trong ngành công
nghiệp dịch vụ, chất lượng phụ thuộc vào các nhân viên tham gia vào việc bán hàng và cung
cấp dịch vụ cho khách hàng. Ở những phòng gián tiếp, chất lượng được xác định bởi những
người ban hành, quyết định các văn bản và cung cấp các dịch vụ cho những công nhân khác.
Những công nhân gương mẫu cần phải quản lý và cải tiến những nhiệm vụ được phân công
theo tiêu chuẩn và chuẩn mực đã được lập từ trước để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
Nói cách khác, họ cần phải thực hiện các nhiệm vụ được phân công một cách thành thạo,
chỉ ra nguyên nhân của sai sót và khắc phục chúng. Đó là nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành.

3.2 Vòng quay của chu trình quản lý

Để hoàn thành mục tiêu của mình, những công nhân phải loại
bỏ các nguyên nhân gốc của các sai lỗi qua 4 giai đoạn - phác
thảo kế hoạch (Plan), thực hiện (do), xác nhận kết quả (check)
và tiến hành các hành động cần thiết (action). Điều này rất quan
trọng để "kiểm soát quá trình", "phòng ngừa sự cố tái diễn "
và loại bỏ mầm mống của sai sót.


Hành
động
Kế

họạch
Thực
hiện
Xác
nhận
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
3
3.3 Phân tích dựa trên thực tế

Việc thảo luận trên cơ sở thực tế và các số liệu cũng như xem xét, điều chỉnh các hoạt động
là rất quan trọng đối với công tác quản lý chất lượng. Khi tiến hành việc này, cần xem xét
các điểm sau đây:

Số liệu hoá tới mức cao nhất có thể các sự việc thực tế.
Phân biệt nguyên nhân và kết quả
Phân tích kết quả bằng phương pháp phân vùng
Xem xét các mục ưu tiên
Chú ý vào sự phân tán

3.4 Sử dụng các phương pháp QC

Nếu chỉ nghiên cứu qua sách chưa đủ, cần phải áp dụng các phương pháp QC vào thực tế
thông qua hoạt động của nhóm. Các phương pháp QC bao gồm:

Thủ tục giải quyết vấn đề
7 công cụ QC cũ
7 công cụ QC mới

Các phương pháp thống kê khác (IE và VA).

Sử dụng các phương pháp này chúng ta có thể làm cho mọi người dễ hiểu các hoạt động
quản lý và cải tiến.

3.5 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho công nhân để đạt mục đích

Mọi công nhân đều mong muốn phát triển khả năng tiềm ẩn của họ và bộc lộ khả năng đó
để đạt được hiệu quả tốt trong công việc. Nhóm QC đáp ứng được những nhu cầu này của
công nhân. Thông qua các hoạt động QC họ có thể thu nhận kiến thức, phân tích vấn đề và
đạt được mục đích mong muốn. Việc thảo luận tại nhóm QC giúp chúng ta hiểu biết đồng
nghiệp tốt hơn, xây dựng mối quan hệ với họ tốt hơn và tạo ra môi trường làm việc vui vẻ
và sôi nổi.

4. Ví dụ

Xem bảng 1.1 - Cơ cấu của nhóm QC

5. Các lưu ý khác
6. Liên hệ với ISO 9000
7. Các ý chính
Đặc trưng của nhóm QC

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
4

HÌNH 1.1: CƠ CẤU CỦA NHÓM QC

Nơi làm
việc vui vẻ
Cố gắng suy nghĩ
Cái gì là tốt nhất cho
nơi làm việc
Thảo luận đầy đủ
Nhóm người
cộng t ác tại
nơi làm việc
Nhóm người hiểu biết rõ về nhau
Đủ kiến thức và kinh nghiệm trong
phân công công việc thực tế
Mong muốn giữ mối quan hệ tốt
với mọi người
Ý thức thực hiện
Phân tích các yếu tố
chính gây ra vấn đề
Làm rõ cấu trúc của

các vấn đề.
Cải tiến
hiệu quả
Giải quyết
các vấn đề
Xem xét các biện
pháp khắc phục
Lựa chọn các nội
dung cải tiến
Làm rõ
các vấn đề
Các vấn đề tại
nơi làm việc
Khái quát
Tương lai
Thái độ tích cực

Trình bày
các sáng kiến

Có khả năng giải
quyết các vấn đề
tương lai một cách
khoa học
Sử dụng các
phương pháp đã
học
Giải quyết vấn đề
một cách khoa học
Mong muốn cải

tiến con người
Mong muốn làm
việc tốt hơn
Nghiên cứu các
phương pháp QC
Tính chất
Các nguyên nhân chính
Khối
lượng
Mục
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
5
[2] CÁC Ý TƯỞNG CƠ BẢN ĐẰNG SAU CÁC NHÓM QC

1. Mục đích

Mọi người đều mong muốn phát triển năng lực cá nhân của mình. Nhóm QC tạo cho công
nhân môi trường tốt nhất để nghiên cứu, nâng cao khả năng của họ và cùng đồng nghiệp đạt
được mục tiêu bằng cách áp dụng những khả năng mới vào công việc. Thông qua các hoạt
động này, nhóm QC nhằm tạo ra môi trường làm việc trong đó con người được tôn trọng. Vì
vậy, hoạt động này được thiết kế nhằm mang lại lợi nhuận của công ty.

2. Định nghĩa

[Các ý tưởng cơ bản đằng sau các nhóm QC]

Bộc lộ một cách đầy đủ năng lực của con người và cuối cùng là phát huy tối đa năng lực của

họ, tôn trọng con người, xây dựng cuộc sống có ý nghĩa và tạo ra môi trường làm việc vui
vẻ để đóng góp vào việc cải tiến và phát triển của doanh nghiệp.
(Trích từ các nguyên lý chung của nhóm QC)

3. Nội dung

3.1 Nhóm QC cho phép chúng ta bộc lộ khả năng và phát triển năng lực.

Mỗi người đều có khả năng. Khả năng của chúng ta không ngừng phát triển khi liên tục học
hỏi và phát triển một cách độc lập cũng như khi kết hợp với các thành viên có cùng ý tưởng
thông qua các hoạt động nhóm.

3.2 Nhóm QC chú trọng đến tính cách của con người và tạo ra môi trường làm việc vui
vẻ để công nhân hướng đến mục đích

Nhóm QC tôn trọng tính cách con người, tôn trọng sự suy nghĩ cá nhân và cho phép chúng
ta bộc lộ khả năng của mình thông qua hoạt động QC. Khi chúng ta cố gắng hiểu bất kỳ
điều gì trên quan điểm của những người khác, chúng ta có thể cải thiện mối quan hệ với họ
và tạo ra môi trường làm việc thoải mái để công nhân hướng đến mục đích của mình.

3.3 Nhóm QC giúp công ty phát triển và cải tiến

Nhóm QC hoạt động tại vị trí quan trọng. Thực không cường điệu khi nói rằng công ty có
giao cho nhóm QC nhiệm vụ xác định mức sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp cho khách
hàng. Nếu công nhân hình dung ra toàn bộ công việc của họ, tạo ra môi trường làm việc
thoải mái và bộc lộ hết mọi khả năng của học thì công ty có thể nâng cao và đạt được sự
phát triển.


Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,

Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
6



[Chuẩn bị tinh thần cho hoạt động QC]

(1) Chúng ta phải thể hiện tiềm năng của mình thông qua việc tự nỗ lực phát triển.

(2) Chúng ta phải hoạt động một cách tự giác và tự biến đổi mình thành "những công nhân
gương mẫu".

(3) Chúng ta phải làm việc trên tinh thần tập thể, đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ cho
mọi người và không có thành kiến.

(4) Chúng ta phải thể hiện sức mạnh của nhóm bằng cách khuyến khích sự tham gia của mọi
người.

(5) Chúng ta phải sử dụng hiệu quả phương pháp QC để phòng ngừa sai lầm tái diễn, ổn
định quản lý và tỉ lệ các vấn đề tiềm ẩn.

(6) Chúng ta phải đóng góp vào các hoạt động TQM thông qua các hoạt động thích hợp đối
với môi trường làm việc.

(7) Chúng ta phải hoạt động không ngừng và tạo ra một môi trường làm việc sôi nổi.

(8) Chúng ra phải tìm kiếm cơ hội để phát triển song phương, mở rộng tầm nhìn và triển
vọng.

(9) Chúng tôi cần phải tiên hành đột phá, phát huy sáng kiến và xây dựng môi trường làm
việc để luôn luôn tiến bộ.

(10)Chúng ta phải nâng cao chất lượng điều hành công việc bằng cách trau dồi ý thức về
chất lượng, nhận thức về chất lượng, nhận thức vấn đề và sẵn sàng cải tiến.

4. Ví dụ

5. Các điểm khác
6. Liên hệ với ISO 9000
7. Các ý chính

Các ý tưởng cơ bản đằng sau các nhóm QC.
Chuẩn bị tinh thần cho hoạt động của nhóm QC


Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
7
[3] MÔI TRƯỜNG ĐỂ TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG NHÓM QC
1. Mục đích

Việc tạo ra môi trường đảm bảo cho các hoạt động nhóm QC một cách độc lập và tự giác là
rất quan trọng.

2. Định nghĩa

Tạo ra một môi trường mà trong đó tất cả cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý, các cán bộ tuyên
truyền, nhân viên văn phòng cũng như công nhân và toàn bộ mọi thành viên đều hiểu hoạt
động của nhóm QC và xây dựng nền tảng công việc để nhóm QC có thể hoạt động một cách
tự giác hơn nữa.

3. Nội dung

3.1 Điều kiện môi trường để thúc đẩy nhóm QC

Cán bộ lãnh đạo chỉ ra chính sách cụ thể trong đó nêu rõ hoạt động của nhóm QC là một
phần của TQM.
Đào tạo các thành viên có cấp bậc khác nhau cho nhóm QC.
Bên cạnh tổ chức quản lý chung, cần lập một tổ chức toàn công ty để tự giá tuyên truyền
các hoạt động của nhóm QC.
Tạo các điều kiện thuận lợi cho hoạt động bao gồm các giải thưởng, ngân sách đào tạo và
phương tiên cần thiết cho các cuộc họp.
Lập hệ thống đánh giá và trao giải thưởng cho hoạt động nhóm QC
Có các hoạt động quan hệ cộng đồng nhằm mở rộng hoạt động nhóm QC.
Chuẩn bị cho công nhân tham gia vào hoạt động bên ngoài (hội nghị nhóm QC ngoài
công ty, trao đổi kinh nghiệm với công ty khác và thảo luận)


Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
8
3.2 Vai trò của mỗi cấp cán bộ trong việc giới thiệu hoạt động nhóm QC

Cấp

Vai trò
Cán bộ lãnh đạo
Quan tâm đến việc giới thiệu hoạt động nhóm QC và hiểu chính xác
nội dung của chúng.
Xem xét mục đích và mục tiêu của việc giới thiệu theo nguyên tắc
hợp tác, kế hoạch quản lý dài hạn và quản lý chất lượng toàn công ty
(TQM).
Lập chính sách giới thiệu nhóm QC và thông báo cho mọi công
nhân.
Thành lập tổ chức tuyên truyền và lập kế hoạch thực hiện
Ng-êi tuyªn truyÒn

Quản đốc - Cán
bộ quản lý
Hiểu chính xác hoạt động nhóm QC
Hiểu biết chính sách giới thiệu và thông tin chính xác cho cấp dưới.
Cố gắng lập tổ chức tuyên truyền có chức năng phù hợp
Thực hiện kế hoạch tuyên truyền
Cố gắng bám vào các vấn đề cụ thể để giới thiệu và giải quyết .

Thành viên ban
tuyên truyền,
người theo dõi
và những người
khác
Hiểu biết chính xác hoạt động nhóm QC
Hiểu biết chính sách giới thiệu và lập kế hoạch chi tiết, cụ thể
Thực hiện nhiệm vụ phân công của tổ chức tuyên truyền và chức
năng tuyên truyền một cách chính xác
Giải quyết các vấn đề cụ thể khác nhau khi giới thiệu cùng với nhóm

QC
Giám sát viên - Trưởng
nhóm QC
Hiểu biết chính xác hoạt động nhóm QC
Thể hiện vai trò trưởng nhóm và thành lập nhóm
Triển khai các hoạt động nhóm QC, báo cáo các vấn đề nảy sinh
trong các hoạt động và suy nghĩ của các thành viên nhóm QC và cố
gắng để giải quyết cùng họ.

4. Ví dụ
5. Các điểm khác
6. Liên hệ với ISO 9000

7. Các ý chính
Môi trường triển khai hoạt động nhóm QC
Vai trò của từng cấp trong việc giới thiệu
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
9
[4] GIỚI THIỆU HOẠT ĐỘNG NHÓM QC
1. Mục đích

Việc phát huy sáng kiến, tìm ra phương pháp giới thiệu hoạt động nhóm QC phù hợp với
môi trường làm việc là rất quan trọng. Dưới đây, chúng tôi giới thiệu phương pháp thực
hiện theo quy trình yêu cầu.

2. Định nghĩa

Hoạt động của nhóm QC được thiết kế để khuyến khích các thành viên cố gắng tăng cường
việc quản lý tại nơi làm việc và cải tiến hoạt động nhóm QC. Vì vậy, việc tìm ra một
phương pháp giới thiệu phù hợp với truyền thống, đặc điểm và môi trường của công ty
tương ứng là rất quan trọng.

3. Nội dung

3.1 Chuẩn bị tinh thầh và thủ tục giới thiệu

Cán bộ tuyên truyền phải xác nhận ý kiến của tất cả các nhân viên trước khi giới thiệu hoạt
động nhóm QC tại cơ sở. Nếu có những nhân viên không đồng ý với việc giới thiệu, cán bộ
tuyên truyền nên lắng nghe cẩn thận lý do phản bác của họ và dành thời gian để giải thích
cho họ đồng ý. Tổ chức quản lý không nên bắt buộc việc giới thiệu đối với nhân viên. Điều
quan trọng là khuyến khích tính tự giác và sự tham gia của nhóm QC vào các hoạt động ở
mọi nơi.

3.2 Triển khai hoạt động nhóm QC

Có 3 phương pháp cơ bản để giới thiệu nhóm QC tại công ty:

(1) Đồng thời giới thiệu tại tất cả các cơ sở
Với phương pháp này, nhóm QC được giới thiệu đồng thời tại tất cả các công sở bộ
phận sản xuất và phòng ban của công ty vào một ngày ấn định. Phương pháp này
không những khuyến khích sự hợp tác trong tổ chức mà còn khuyến khích nhóm QC
nỗ lực thi đua một cách lành mạnh. Một số công ty tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập
công ty và mời chủ tịch, giám đốc hoặc trưởng phòng ban để thông báo việc giới thiệu
nhóm QC.

(2) Tổ chức nhóm thông qua trưởng nhóm/quản đốc (nhóm điểm)
Quản đốc được chỉ định làm trưởng nhóm cùng cấp trên trực tiếp của họ thành lập

nhóm QC và điều hành những vấn đề chung của nhóm. Họ giải quyết các vấn đề sử
dụng các phương pháp QC theo các thủ tục giải quyết vấn đề và bổ sung kinh nghiệm
của họ vào phương pháp giải quyết vấn đề QC.

Sau 2 hoặc 3 cuộc họp, nhóm QC trình bày kinh nghiệm của mình tại hội nghị. Vậy,
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
10
khi quản đốc lập nhóm QC dựa trên kinh nghiệm như thế, họ có thể tuyên truyền hoạt
động và hướng dẫn những người khác tin tưởng lãnh đạo và cấp trên của họ. Nhóm
giới thiệu thử nghiệm này được gọi là nhóm điểm và là cơ sở để lập nên hàng loạt các
nhóm QC sau này. Cần duy trì các hoạt động này từ 3 đến 6 tháng.

(3) Lập nhóm những người tình nguyện (nhóm mẫu)
Theo phương pháp này nhóm QC được thành lập trước tiên gồm các quản đốc tình
nguyện và nhiệt tình. Trên cơ sở này, nhóm QC dần dần mở rộng ra các nơi khác.
Nhóm tiên phong này được gọi là nhóm điểm vì họ có vai trò như là nhóm tiên phong
cho nhóm khác. Sau 3 đến 6 tháng với hoạt động giải quyết vấn đề, nhóm điểm tổ chức
cuộc họp và trình bày kết quả của họ với mọi người. Phương pháp này làm cho người
nghe có cảm giác rằng họ cũng có thể đạt được kết quả tương tự. Như vậy phương pháp
này được áp dụng để truyền bá rộng rãi hoạt động QC.

Cả 3 phương pháp giới thiệu này đòi hỏi các quản đốc và cán bộ tuyên truyền luôn luôn
giám sát hoạt động của nhóm và trợ giúp khi cần thiết.

4. Ví dụ

Xem bảng 4.1 Thủ tục giới thiệu hoạt động nhóm QC và vai trò của các bên liên quan.

5. Các điểm khác

6. Liên hệ với ISO 9000

7. Các ý chính

Giới thiệu hoạt động nhóm QC

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
11
BẢNG 4.1 THỦ TỤC GIỚI THIỆU VÀ VAI TRÒ CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN
Thủ
tục
Cán bộ lãnh đạo
Cán bộ tuyên truyền
Giám sát viên


Cán bộ quản lý
Các nhân viên
ban tuyên truyền
(Trưởng nhóm QC)
1.
Quan tâm đến việc giới
thiệu

2.
Hiểu biết đúng về hoạt
động nhóm QC

Nghiên cứu các hoạt
động. Hiểu biết đúng về
các hoạt động này

3.
Xem xét mục đích và
mục tiêu của việc giới
thiệu bằng sự chú ý vào
các chính sách quản lý
dài hạn.



4.
Xem xét việc giới thiệu

Nghiên cứu các tình trạng
sau khi giới thiệu và các
vấn đề ở các công ty khác

5.
Xác định chính sách
giới thiệu

Xem xét kế hoạch giới
thiệu

6.

Hiểu biết chính xác
hoạt động nhóm QC


7.
Chỉ rõ chính sách giới
thiệu
Học tập vai trò của
người tuyên truyền.
Thông báo chính sách
giới thiệu cho cấp dươis
Lập kế hoạch tuyên
truyền. Xem xét tổ chức
tuyên truyền
Hiểu rõ về hoạt động
nhóm QC
8.
Lập kế hoạch, tổ chức
tuyên truyền và đảm
nhiệm vai trò lãnh đạo
trong công tác tuyên
truyền
Bắt đầu đào tạo các
phòng ban và bộ phận
Lập ban thư ký tuyên

truyền
Nghiên cứu phương
pháp lập nhóm và cải
tiến hoạt động nhóm
9.
Tìm kiếm sự ủng hộ
của công đoàn liên qua
đến chính sách giới
thiệu
Giành được sự đồng
tình của công đoàn
Phổ biến rộng rãi các hoạt
động cho công nhân
thường
Đào tạo hoạt động
nhóm QC cho cấp
dưới và nâng cao sự
hiểu biết của họ
10.
Quyết định cải tiến các
quy tắc liên quan khác.

Sửa đổi phác thảo các quy
định liên quan khác nhau

11.


Chuẩn bị tài liệu hướng
dẫn cho các hoạt động, sổ

sách và hoá đơn giấy tờ
Thảo luận việc thành
lập nhóm QC với cấp
dưới

* Hướng dẫn cần được chỉ đạo từ cán bộ lãnh đạo. Cán bộ tuyên truyền tuân theo những sự chỉ đạo này.
** Trong suốt giai hướng dẫn, giám sát viên cùng cấp dưới phải đảm đương vai trò lãnh đạo nhóm QC.
*** Không cần thiết phải sửa đổi cải tiến các quy định khác nhau và chuẩn bị tài liệu, hồ sơ trước hoặc ngay sau khi
giới thiệu.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
12
[5] PHẠM VI THAM GIA NHÓM QC
1. Mục đích
Phạm vi tham gia cần được xác định để triển khai hoạt động nhóm QC theo mức độ phù
hợp. Tất cả các nhân viên nên tham gia vào hoạt động nhóm QC khi các hoạt động này là
một phần của TQM. Tuỳ vào thực tế của từng công ty, mức độ tham gia nhóm QC là khác
nhau.
2. Định nghĩa
Có 3 phương thức tham gia được chấp nhận trong hoạt động của nhóm QC. Mức độ tham
gia khác nhau đối với từng công ty.
(1) Tất cả các phòng ban và bộ phận trong công ty tham gia vào hoạt động này.
(2) Những đồng nghiệp (bao gồm hợp đồng dài hạn và ngắn hạn, làm ngoài giờ và những
cộng tác viên của công ty) tham gia vào hoạt động.
(3) Chỉ những bộ phận lập nhóm QC tham gia vào hoạt động.
3. Nội dung
3.1 Sự tham gia của tất cả các phòng ban và bộ phận trong công ty

Phòng sản xuất, phòng quản lý và kiểm tra chất lượng, phòng cơ khí và bảo dưỡng văn
phòng và kế toán, phòng vật tư và nguyên liệu, phòng kinh doanh và dịch vụ, phòng thiết kế
và thử nghiệm, phòng máy tính, phòng dịch vụ kỹ thuật cùng các phòng ban và bộ phận
khác.
3.2 Những cán bộ hợp đồng (bao gồm hợp đồng dài và ngắn hạn, làm ngoài giờ và những
cộng tác viên của công ty) cán bộ biên chế, quản đốc, tổ trưởng, trưởng bộ phận và trưởng
các phòng ban.
3.3 Sự tham gia của những bộ phận lập nhóm QC
Tất cả những người cùng nơi làm việc tham gia vào các cuộc họp, trình bày ý kiến của họ và
thực hiện nhiệm vụ được phân công.
Sự tham gia của mọi nhân viên làm họ thích thú và tin tưởng và tạo sự suy nghĩ thống nhất
và giúp cho nhóm người làm việc cùng một nơi có tinh thần đoàn kết và mở rộng khả năng.
Tuy nhiên mức độ tham gia nhóm QC khác nhau đối với từng công ty. Một số công ty chỉ
phòng nghiên cứu và phát triển tham gia trong khi công ty khác chỉ có những nhân viên
thường tham gia.
Điều mong muốn là trong tương lai, toàn bộ công nhân ở vị trí quan trọng đến tất cả các
phòng ban và bộ phận đều tham gia.

4. Ví dụ
5. Các điểm khác
6. Mối liên quan với ISO 9000
7. Những ý chính
Các phòng ban, bộ phận tham gia hoạt động nhóm QC.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
13
[6] PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI CÁC HOẠT ĐỘNG NHÓM QC
1. Mục đích

Xác định phương pháp tuyên truyền hoạt động phù hợp với môi trường làm việc.

2. Định nghĩa

Quy trình cơ bản để thành lập nhóm QC, giải quyết vấn đề tại nơi làm việc thông qua các
cuộc họp và ổn định quản lý để phòng ngừa sai lỗi tái diễn.

3. Nội dung

3.1 Quy trình cơ bản cho các hoạt động nhóm QC

3.2 Nguyên tắc triển khai hoạt động nhóm QC

(1) Lãnh đạo hiểu rõ và nhận thức được vai trò của các hoạt động nhóm QC
(2) Cán bộ lãnh đạo đảm nhận vai trò lãnh đạo
(3) Giúp các thành viên nhận thức về nhu cầu đối với các hoạt động nhóm QC và sẵn sàng
tham gia vào các hoạt động này.
(4) Tạo ra môi trường để khuyến khích các hoạt động tự giác
(5) Tiến hành các hoạt động theo mục tiêu đã định trước
(6) Nghiên cứu các phương pháp QC
(7) Triển khai các hoạt động bằng cách tìm ra điểm thích hợpm thích hợp.
(8) Tự đánh giá hoạt động nhóm QC

4. Ví dụ

Báo cáo bằng văn bản hoạt động nhóm QC
Xem bảng 6.1 - Báo cáo bằng văn bản hoạt động nhóm QC
Bảng 6.2: Quy tình cơ bản của hoạt động nhóm QC

5. Các điểm khác

6. Liên hệ với ISO 9000

7. Những ý chính

Quy trình cơ bản của hoạt động nhóm QC. Nguyên tắc triển khai các hoạtđộng

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
14
BẢNG 6.1- LẬP BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG NHÓM QC

Số:
Ban thư ký
Trưởng Bộ
phận
Trưởng
nhóm
Báo cáo hoạt động nhóm QC







Ngày lập

Chủ đề
4. Xác nhận hiệu quả
Tên nhóm
Trưởng nhóm

Bộ phận liên quan
Tên thành viên

Thời gian hoạt
động
Số cuộc họp
5. Sự ổn định của tiêu chuẩn và quản lý
1. Hiểu biết của tình trạng hiện tại
của công việc và lập mục tiêu





6. Các vấn đề tồn tại và kế hoạch cho tương lai
2. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
chính




3. Kiểm tra các biện pháp khắc phục
và việc thực hiện
Tóm tắt kết quả hoạt động Hoàn thành Kết thúc

(Khoanh tròn những câu Tiếp tục Đình chỉ
trả lời tương ứng)

Chú ý: Hoàn thành: các buớc hoạt động được hoàn
thành. Số liệu mục tiêu đã đạt được. Kết thúc: các bước
hoạt động được hoàn thành nhưng số liệu mục tiêu
không đạt được. Tiếp tục: Trình bày chủ để của các
hoạt động sắp tới. Đình chỉ: huỷ bỏ đề tài

Đánh giá của ban thư ký
Đánh giá của trưởng bộ phận




Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
15
BẢNG 6.2 - QUY TRÌNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI CÁC HOẠT ĐỘNG NHÓM QC
Số
Thủ tục
Các mục kiểm tra
1
Thành lập nhóm
Theo quy tắc, những người làm việc cùng nơi lập thành
nhóm.
Phụ thuộc vào các vấn đề, những người thuộc bộ phận
khác nhau lập các nhóm liên bộ phận

Chọn trưởng nhóm
Công nhân được phép chia một nhóm thành các nhóm
nhỏ và để lựa chọn các chủ đề khác nhau của họ.
2
Việc đăng ký của nhóm
Các nhóm cần đăng ký với ban thư ký nội bộ

Ho¹ch ®Þnh

Nêu ra chủ đề
• Lựa chọn để tài cải tiến việc thực hiện công việc bằng
cách làm cho công việc thực hiện dễ hơn và nhanh hơn.
• Tổ chức thảo luận với quản đốc phân xưởng để đảm bảo
rằng đề tài phù hợp với chính sách và mục tiêu
3

Giấy phép và đăng ký đề tài
và mục tiêu
Sự cho phép của quản đốc và đăng ký đề tài và mục tiêu với
ban thư ký


Chuẩn bị kế hoạch
• Chỉ rõ vai trò của mỗi thành viên
• Chuẩn bị kế hoạch để có thể thực hiện vòng PDCA sẽ
được hoàn thành trong 4 đến 6 tháng


Họp nhóm
Theo nguyên tắc, các nhóm cần họp ít nhất 2 lần 1 tháng

Giới hạn mỗi cuộc họp trong một giờ nếu có thể. Đạt được
hiệu quả của các cuộc họp tại nơi làm việc




4

Thùc hiÖn

Họp sáng và họp chiều
Thiết kế sơ bộ để báo cáo tiển triển hoạt động của nhóm.
Giải thích và nâng cao nhận thức của nhóm
Giới hạn thời gian 5 đến 10 phút, sử dụng các cuộc họp 5
phút vào buổi sáng và các dịp thuận tiện khác.


Các hoạt động khác ngoài các
cuộc họp
• Thực hiện công tác quản lý cụ thể và hoạt động cải tiến
gắn liền với công việc hàng ngày.
• Viết các số liệu bằng cách sử dụng thời gian giải lao
• Lập kế hoạch và thực hiện các trường hợp có thể xảy ra
và họp nghiên cứu nhằm mục đích nâng cao sự đoàn kết
giữa các thành viên và tăng cường mối quan hệ nhóm


Kiểm tra trung gian
Cán bộ cấp trên kiểm tra tiến triển hoạt động của nhóm giữa
các quá trình và đề ra phương pháp tốt hơn cho các thành

viên.
Cán bộ lãnh đạo sát hạch các hoạt động cho bản thân họ





5




KiÓm tra

Xác nhận kết quả
Xác nhận kết quả và hiệu quả của mỗi và tất cả các phương
pháp khắc phục
Viết kết quả vô hình và hữu hình. Kết quả hữu hình tức là
kết quả đạt được mà cso thể chuyển thành số liệu.
Kết quả vô hình là sự hoàn thành mà không thể tính được
bằng số
Thực hiện tiêu chuẩn hoá, làm cho mọi người thấu hiểu và
chuẩn bị phiếu kiểm tra như là phương pháp phòng ngừa
Cố gắng áp dụng từng biện pháp phòng ngừa đối với mục
sản phẩm tương tự và việc thực hiện tương tự


Hành động
• Xem xét các hoạt động và đưa chúng vào kế hoạch hành
động tiếp theo

• Viết báo cáo các hoạt động, kết quả đạt được và các điểm
quan trong để cải tiến trong các báo cáo và trình bày
báo cáo với ban thư ký qua cán bộ cấp trên tại nơi làm
việc
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
16
• Lập báo cáo tại hội thảo nội bộ và chuyển số liệu có liên
quan đến các nhóm khác.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
17
[7] QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ MÀ NHÓM QC PHẢI ĐỐI MẶT
1. Mục đích

Chúng ta cần lập một quy trình cơ bản để giải quyết vấn đề một cách chính xác. Quy trình
này giúp cho nhóm QC phân chia vai trò cho mọi thành viên và giải quyết hiệu quả các vấn
đề khi chúng xảy ra trong quá trình thực hiện 5 nhiệm vụ chính tại nơi làm việc (Q - chất
lượng, C - chi phí, D - thời hạn, số lượng, S - an toàn và M - tinh thần).

2. Định nghĩa

Quy trình giải quyết vấn đề sử dụng các phương pháp QC dựa trên thực tế và các dữ liệu.
Quy trình này nhằm phòng ngừa các sai lầm tái diễn tại nơi làm việc bằng cách thực hiện
phương pháp phòng ngừa dựa trên việc xác nhận nguyên nhân của vấn đề và giải quyết
các vấn đề thông qua việc sử dụng các phương pháp mới. Quy trình và ở trên tương ứng

với quản lý và cải tiến.

3. Nội dung

3.1 Quy trình giải quyết vấn đề

Bước 1- Lựa chọn chủ đề.

(1) Phát hiện vấn đề tại nơi làm việc

1. Các công việc thường xuyên gặp rắc rối
2. Các công việc khó thực hiện
3. Các công việc không được thực hiện
4. Các công việc ảnh hưởng đến các vấn đề an toàn
5. Sự lãng phí (lao động, tiền, nguyên liệu hoặc thời gian)
6. Các công việc mà thường xảy ra tại nạn, rối loạn hoặc khiếm khuyết.
7. Các công việc mà thường xuyên phải tái sản xuất
8. Các công việc mà đòi hỏi một thời gian dài
9. Các nhiệm vụ mà không ai được phân công thực hiện
10. Sự cần thiết của giải pháp bằng bất kỳ giá nào
11. Các nhu cầu và khiếu nại của quá trình sản xuất trước đó và quá trình tiếp theo, các
phòng ban và bộ phận khác hoặc khách hàng
12. Mục tiêu và chính sách đạt được của các bộ phận và tiểu ban
13. Hoàn thành kế hoạch sản xuất

(2) Lựa chọn đề tài

Thu thập tất cả các vấn đề đang tồn tại lên sơ đồ, đánh giá và lựa chọn đề tài phù hợp nhất.

Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
18


Bước 2: Hiểu rõ toàn bộ thực trạng vấn đề và lập mục tiêu.

(1) Hiểu rõ tình trạng hiện tại của vấn đề quan tâm

Xếp trật tự các dữ liệu cũ
Thu thập các số liệu mới cho một giai đoạn xác định.

(2) Đề ra mục tiêu

Cái gì (mục tiêu), bao nhiêu (giá trị mục tiêu), lúc nào (thời hạn)
Tiêu chuẩn cho mục tiêu - so sánh với thực trạng công việc tại cơ sở khác - áp dụng lý
thuyết - ý thức về nhu cầu cần đạt được bằng bất cứ giá nào - đề ra mục tiêu ban đầu
(giảm khuyết tật, loại bỏ lỗi v.v.) - duy trì các số liệu mục tiêu do quản đốc lập ra
tại nơi làm việc - tôn trọng ý kiến lãnh đạo

Bước 3 - Chuẩn bị kế hoạch hàng động

(1) Nhóm QC xác định vai trò của mỗi thành viên, thời gian hoạt động, và các nội dung
khác. Tất cả các nhân viên xác nhận vai trò, thời gian và nội dung.
(2) Nhóm QC sử dụng hiệu quả biểu đồ Gantt

Bước 4: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng chính

(1) Nhóm QC nghiên cứu thực trạng các vấn đề cần được cải tiến bằng cách sử dụng
phương pháp QC và số liệu.
(2) Nhóm QC điều tra các vấn đề cho đến khi tìm ra nguyên nhân thực của chúng bằng
cách liên tục hỏi các câu hỏi "Tại sao" .

Bước 5: Kiểm tra và thực hiện biện pháp khắc phục

(1) Kiểm tra biện pháp khắc phục

1) Đưa ra các ý kiến để loại bỏ nguyên nhân thông qua "phương pháp huy động trí
não tập thể"
2) Thể hiện những ý kiến này vào kế hoạch cụ thể để thực hiện các hoạt động cải
tiến
3) Kiểm tra cẩn thận những điểm sau: Có đạt được kết quả dự kiến không, chi phí có
chấp nhận được không (hiệu quả chi phí), kế hoạch có tính khả thi về mặt kỹ
thuật không (tính kỹ thuật), nhiệm vụ có được thực hiện đầy đủ không (khả năng
thực hiện) và có đảm bảo an toàn không (tính an toàn).
4) Thử nghiệm và xác nhận các nội dung có ảnh hưởng chất lượng và an toàn.

(2) Thực hiện biện pháp khắc phục
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
19

Thực hiện các biện pháp khắc phục theo kế hoạch không sai lỗi

Bước 6 - Xác nhận hiệu quả

(1) Xác nhận kết quả của biện pháp khắc phục
(2) So sánh kết quả với mục tiêu bằng cách sử dụng cùng một đơn vị
(3) Nắm được kết quả hữu hình (các kết quả có thể định lượng, không bao gồm các số
liệu mục tiêu) và kết quả vô hình (các kết quả mà không dễ dàng định lượng)

Bước 7- ổn định quản lý và tiêu chuẩn hoá

(1) Tiêu chuẩn hoá

(1) Lập và sửa đổi các tiêu chuẩn liên quan theo cách dễ hiểu
(2) Xác định biện pháp khắc phục cho các sự cố bất ngờ và lập các phương pháp
quản lý định kỳ.

(2) Lập phương pháp quản lý

(1) Chỉ rõ các điểm chính trong tiêu chuẩn mới cho mọi người hữu quan biết
(2) Đào tạo và huấn luyện những người có trách nhiệm
(3) Lập phương pháp quản lý để đảm bảo rằng các nhiệm vụ mới luôn được thực
hiện đúng.


3.2 Sử dụng phương pháp QC để giải quyết vấn đề.

(1) Chỉ rõ các điều kiện của dữ liệu

Khi nhóm QC cố gắng giải quyết vấn đề, họ tiến hành phân tích thực tế dựa trên số liệu,

đánh giá và thực hiện biện pháp khắc phục cụ thể. Để thực hiện các bước này, nhóm QC
cần chỉ rõ điều kiện để thu thập dữ liệu. Điều cần thiết là phải giải thích rõ ràng các điều
kiện bằng cách sử dụng khái niệm "5W và 1H"

Tại sao (Why) Lý do và mục đích để thu thập số liệu
Cái gì (What) Đối tượng dữ liệu chọn, tên sản phẩm
Lúc nào (When) Ngày và giờ thu thập số liệu
ở đâu (When) Địa điểm thu thập dữ liệu, tên cơ sở và tên quá trình sản xuất
Ai (Who) Người thu thập dữ liệu
Như thế nào (How) Phương pháp thu thập số liệu, thiết bị đo lường, phương
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
20
pháp đo lường

(2) Sử dụng hiệu quả phương pháp QC đơn giản

Việc áp dụng phương pháp QC mà mọi người dễ hiểu, dễ chuẩn bị và mọi người đều có
thể áp dụng được là rất quan trọng.
Bảy công cụ QC được sử dụng phổ biến để giải quyết vấn đề. Đó là: biểu đồ Pareto,
biểu đồ nhân quả, biểu đồ phân vùng, phiếu kiểm tra, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán,
biểu đồ kiểm soát.


4. Ví dụ

Xem bảng 7.1 - 7 bước giải quyết vấn đề và các mục thực hiện
ình 7.1 - Quy trình giải quyết vấn đề và phương pháp QC đơn giản.

5. Các điểm khác

6. Liên hệ với ISO 9000

7. Những ý chính

• Quy trình giải quyết vấn đề
• Sử dụng phương pháp QC để giải quyết vấn đề.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
21
BẢNG 7.1: BẢY BƯỚC ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ CÁC MỤC THỰC HIỆN
Các bước cơ bản
Các mục thực hiện


B-íc 1

Phát hiện các vấn đề và quyết
định đề tài
• Chỉ rõ các vấn đề tại nơi làm viêc
• Chính sách của quản đốc tại nơi làm việc đã được hoàn
thành chưa
• Vấn đề nào mà nhóm QC chưa giải quyết.
• Đánh giá các vấn đề và lựa chọn đề tài phù hợp (năng lực
thực tế tại cơ sở. Sự hợp tác của tất cả các nhân viên, hiệu
quả của quá trình giải quyết vấn đề)

B-íc 2

Nắm rõ thực trạng và lập ra
mục tiêu
• Phân tích chi tiết thực trạng của công việc và chỉ rõ các
vấn đề sử dụng khái niệm 5W và 1H (why, what, where,
when, who và how)
• Kiểm tra mức độ mong muốn của mỗi đề tài tương ứng
• Cố định số liệu mục tiêu.
• Đạt được sự chấp thuận của quản đốc tại cơ sở

B-íc 3

Phác thảo kế hoạch hành động
Lập tổ chức để phối hợp và phân chia vai trò trong nhóm
- Mọi thành viên được giao trách nhiệm thích hợp với khả
năng tương ứng của họ
- Nhiệm vụ nào mà nhân viên cần thực hiện
• Chuẩn bị kế hoạch hành động cho nhóm QC (làm gì, lúc
nào, bao nhiêu, ai làm và làm như thế nào)

B-íc 4

Phân tích các yếu tố ảnh
hưởng chính
Tiêu chuẩn có rõ ràng không? Chúng có được giám sát
không?
Nguyên nhân các vấn đề xảy ra? Phân tích các yếu tố chính
một cách chi tiết

Chỉ rõ yếu tố có tính thuyết phục nhất trong nhiều nguyên
nhân
Sử dụng đầy đủ phương pháp QC





B-íc 5

Chuẩn bị biện pháp phòng
ngừa và thực hiên
Chuẩn bị kế hoạch thực hiện cụ thể dựa trên việc phân tích
tình trạng hiện tại
Sử dụng hiệu quả các phương pháp khái niệm hoá (phương
pháp động não, phương pháp tự vấn osborne và các phương
pháp khác)
• Đánh giá kế hoạch cải tiến
• Thực hiện hoạt động cải tiến cụ thể
• Chỉ đạo kế hoạch không sai lỗi
• Thực hiên theo phương pháp khoa học
- Áp dụng chu trình quản lý (PDCA: kế hoạch, thực hiện,
kiểm tra, hành động) khi thực hiện
- Sử dụng hiệu quả số liệu và cố gắng đưa ra quyết định dựa
vào thực tế.
• Thực hiện hoạt động. Sai sót có thể đem lại các kinh
nghiệm
B-íc 6

Xác nhận hiệu quả của phương

pháp
Nắm những kết quả cải tiến theo phương pháp cụ thể (so
sánh với mục tiêu sử dụng cùng giá trị đặc trưng)
Xác nhận tính hiệu qủa sử dụng dữ liệu

B-íc 7

Tiêu chuẩn hoá và lập phương
pháp quản lý
• Thực hiện biện pháp phòng ngừa và tiêu chuẩn hoá
• Các sáng kiến phải tuân theo yêu cầu của tiêu chuẩn
• Phản ánh tất cả các hoạt động cải tiến và chỉ ra trước sự
thành công, sai sót và các vấn đề đang tồn tại
Chỉ đạo các hoạt động tương lai dựa trên sự phản ánh đó
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
22
Lập báo cáo tiến triển hoạt động và in ấn.


HÌNH 7.1: QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ PHƯƠNG PHÁP QC ĐƠN GIẢN


Xác định chủ đề (sau khi phát hiện vấn đề)
Tiêu chuẩn hoá
và ổn định quản lý
Xác nhận hiệu quả
Đề ra biện pháp khắc phục

và thực hiện
Phân tích các yếu tố cơ bản
Phác thảo kế hoạch hành động
Nắm rõ tình trạng hiện trạng
và chuẩn bị các nục tiêu
Các mục ưu tiên

Xem xét tình trạng
quản lý

Nghiên cứu các xu hướng
và khuynh hướng

Xác định khả năng cảu quá trình (Cp)

Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố chính (các
nguyên nhân) và các kết quả (các đặc tính)

Phân tích

Xác nhận mối tương quan
Thu thập dữ liệu

Phiếu kiểm tra

Sơ đồ gấp khúc

Mục tiêu
Sự phân vùng
Biểu đồ phân tán

Biểu đồ kiểm soát (để phân tích)

Các vấn đề
còn tồn tại
Biểu đồ Pareto Biểu đồ kiểm soát
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
23
[8] LỰA CHỌN TRƯỞNG NHÓM QC
1. Mục đích

Cần lựa chọn trưởng nhóm QC để thực hiện các hoạt động nhóm QC theo một phương pháp
hiệu quả. Họ là người chủ đạo của hoạt động nhóm QC.

2. Định nghĩa

Chúng ta phải lựa chọn trưởng nhóm QC là những người có thể thể hiện vai trò lãnh đạo, tổ
chức các cuộc họp với sự hợp tác của tất cả mọi thành viên, thu thập ý kiến, kiến thức và tạo
ra môi trường làm việc mà mọi người có thể công khai trao đổi ý kiến.

3. Nội dung

3.1 Cơ sở của việc lựa chọn trưởng nhóm

(1) Trong giai đoạn đầu của
hoạt động nhóm QC, quản
đốc phân xưởng là người
trưởng nhóm phù hợp

nhất. Nếu quản đốc phân
xưởng không chịu trách
nhiệm là trưởng nhóm thì
việc quản lý chất lượng sẽ
không lôi kéo được công
nhân ở mức thấp nhất
tham gia. (Xem hìng 1)
(2) Khi các thành viên nhóm
QC trở nên thông thạo với
hoạt động nhóm QC, họ
cần lựa chọn một người có
khả năng lãnh đạo làm
trưởng nhóm QC thay vì
phải chấp nhận một người
được quản đốc chỉ định
(xem hình 2)
(3) Khi các hoạt động đã hoàn
thiện và cảm thấy có đủ
năng lực, nhóm QC mở
rộng số lượng thành viên
và chia thành các nhóm
nhỏ hơn và thực hiện các
đề tài riêng. Các nhóm nhỏ
này tự mình tổ chức các
cuộc họp nhóm QC hoặc
liên kết với các tiểu nhóm

Trưởng nhóm
Thành viên

Trưởng phòng A
Trưởng nhóm B
Nhóm QC
Hình 1
Trưởng nhóm
Thành viên

Trưởng phòng A
Trưởng nhóm B
Nhóm QC
Hình 2
Trưởng nhóm
Trưởng nhóm nhỏ
Thành viên

Trưởng phòng A
Nhóm QC
Trưởng nhóm B
Hình 3
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
24
nhỏ khác. (Xem bảng 3)

3.2 Các điểm cần xem xét liên quan đến việc lựa chọn trưởng nhóm

1) Một số nhóm QC chọn trưởng nhóm theo kiểu luân phiên. Dưới hệ thống này, có thể một
thành viên không được đào tạo về khả năng lãnh đạo sẽ đảm đương vai trò lãnh đạo.

Những người trưởng nhóm như thế sẽ làm gián đoạn tiến trình hoạt động. Việc lựa chọn
chọn trưởng nhóm đòi hỏi có sự xem xét đầy đủ.

2) Có thể các thành viên sẽ nắm được hoạt động nhóm QC và nắm được phương pháp giải
quyết vấn đề sau khi chỉ đạo triển khai hoạt động nhóm QC sau 2 đến 3 năm. Nếu có
những thành viên như thế thì họ cần được chỉ định làm trưởng nhóm cụ thể. Thành viên
này được xem là trưởng chủ đề. Họ cần trau dồi năng lực lãnh đạo và dẫn dắt nhóm đi lên.

4. Ví dụ

5. Các điểm khác

6. Liên hệ với ISO 9000

7. Những ý chính

• Sự lựa chọn trưởng nhóm
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng,
Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ)

Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp – NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG -QC
25
[9] VAI TRÒ CỦA TRƯỞNG NHÓM QC VÀ CÁC THÀNH VIÊN
1. Mục đích

Trưởng nhóm phải bộc lộ vai trò năng động và thể hiện vai trò lãnh đạo để dẫn dắt các hoạt
động sôi động của nhóm QC. Các thành viên nhóm QC cần thực hiện tốt nhiệm vụ được
phân công và hợp tác với trưởng nhóm.

2. Định nghĩa

Nhiệm vụ của trưởng nhóm QC là khuyến khích và giúp các thành viên bộc lộ đầy đủ khả
năng của họ và đẩy mạnh hoạt động nhóm QC để đáp ứng sự mong đợi của cấp trên. Các
thành viên cần hỗ trợ với trưởng nhóm và tiếp tục nâng cao chất lượng công việc và môi
trường làm việc thông qua sự tích luỹ kinh nghiệm và kỹ năng.

3. Nội dung

3.1 Vai trò cụ thể của trưởng nhóm

(1) Củng cố nhóm QC.

Trưởng nhóm QC cần thu thập ý kiến và khuyến nghị của các thành viên liên quan để cải
thiện môi trường làm việc thông qua hoạt động nhóm QC. Trưởng nhóm cũng cần
chỉ rõ các vấn đề cụ thể tại nơi làm việc, quyết định cách giải quyết và lựa chọn mục
tiêu cần đạt được.
(2) Xác định vai trò và tạo điều kiện cho các hoạt động nâng cao nhóm QC trên tinh thần tự
giác.

Trưởng nhóm QC cần nắm rõ đặc điểm và khả năng của các thành viên nhóm QC, phân
công nhiệm vụ cho họ để họ có thể phát huy năng lực, sáng tạo của họ và tạo ra bầu
không khí khuyến khích các thành viên thực hiện nhiệm vụ được giao.

(3) Đào tạo thành viên nhóm QC

Trưởng nhóm QC cần có kiến thức cần thiết để cải tiến các hoạt động. Trưởng nhóm cũng
cần phải khởi xướng việc nghiên cứu và đào tạo các thành viên.

(4) Đào tạo người kế cận

Trưởng nhóm QC cũng cần thể hiện phương pháp mà trưởng nhóm nên làm, phân công
hoạt động cho các thành viên và đào tạo người kế cận.

(5) Hiểu rõ ý kiến và sự mong muốn của cấp trên tại nơi làm việc

Trưởng nhóm QC cần tổ chức thảo luận với cấp trên, hỏi ý kiến và yêu cầu của họ về