thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay.

BÀI LÀM
I. MỞ ĐẦU
Trong thời gian qua, hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta đã có những bước phát
triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.Có thể nói công
chứng chứng thực là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an
toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm
pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Hoạt động quản lý về công chứng, chứng
thực chiếm một vai trò vô cùng quan trọng. Vậy thực trạng quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực của nước ta hiện nay diễn ra như thế nào thì qua bài viết dưới đây em xin phân
tích rõ về đề tài này.
II. NỘI DUNG
1. Khái quát về công chứng, chứng thực và hoạt động quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực.
1.1. Khái niệm công chứng, chứng thực
Khái niệm về công chứng được quy định tại Điều 2 Luật Công chứng năm 2006 thì:
“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp
đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định
của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Qua
quy định trên có thể thấy đối công chứng là một hoạt động dịch vụ công; đối tượng hoạt
động của công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại,
Chứng thực: Theo các quy định của Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính thì có thể hiểu “chứng thực là
việc những công chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của pháp luật xác nhận bản
sao hoàn toàn phù hợp với bản chính, với sổ gốc và xác nhận chữ kí của người kí”. Như
vậy, có thể thấy hoạt động chứng thực là hành vi mang tính chất hành chính của cơ quan
công quyền: chứng thực chính là việc xác nhận bản sao hoàn toàn phù hợp với sổ gốc, với
bản chính và chữ kí của người kí.
1.2. Quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực.
Quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực là hoạt động mang tính chất quyền lực hành
chính nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thực hiện nhằm
tác động lên quá trình tổ chức và thực hiện công chứng, chứng thực, đưa các hoạt động này

vào khuôn khổ của pháp luật, góp phầm bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh
tế, thương mại và quan hệ khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, củng cố và tăng cường pháp
chế xã hội chủ nghĩa.
2. Quy định của pháp luật hiện hành về quản lý nhà nước về CC, CT.
2.1. Quy định pháp luật hiện hành về quản lý nhà nước về công chứng.
Hoạt động quản lí nhà nước về công chứng được thể hiện thông qua các quy định rất cụ thể
của pháp luật về các chủ thể có thẩm quyền quản lý và phạm vi quản lý của họ. Theo đó, tại
Điều 11 Luật công chứng 2006 quy định các cơ quan có thẩm quyền quản lý về công chứng
đó là: Chính phủ, Bộ Tư Pháp, Bộ ngoại giao, Bộ, nghành có liên quan, UBND tỉnh và thành
phố trực thuộc trung ương. Các cơ quan này có thẩm quyền quản lí trong một phạm vi nhất
định. Cụ thể :
+ Chính Phủ thống nhất quản lí về công chứng : Ban hành chủ trương, kế hoạch để hoạch
đinh xu hướng phát triển, ban hành các nghị định để cụ thể hóa Luật Công chứng, kiểm tra,
thành tra, giám sát đối với các địa phương…
1
+ Bộ Tư Pháp : Là cơ quan trực tiếp thực hiện hoạt động quản lí trong lĩnh vực công chứng
và chịu trách nhiệm trước Chính phủ. Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật công
chứng 2006, thì Bộ tư pháp có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng và trình Chính phủ chính
sách phát triển công chứng; ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; quy định chương trình khung đào tạo nghề công
chứng, quản lý việc tổ chức, đào tạo nghề công chứng; ban hành quy chế tập sự hành nghề
công chứng; ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công
chứng viên; cấp thẻ công chứng viên; hướng dẫn nghiệp vụ công chứng; tuyên truyền, phổ
biến pháp luật về công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo
về công chứng; tổng kết, báo cáo Chính phủ về công chứng; quản lý và thực hiện hợp tác
quốc tế về công chứng.
+ Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra,
thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của
Việt Nam ở nước ngoài và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự,
viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng (khoản 3 Điều 11Luật công chứng).

+ Bộ, cơ quan ngang Bộ : trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối
hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng. Ví dụ như Bộ
công an quản lí con dấu của các Văn phòng công chứng…
+ UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương : thực hiện việc quản lý nhà nước về
công chứng tại địa phương. Cụ thể theo quy định tại khoản 5 Điều 11 có các nhiệm vụ,
quyền hạn sau: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa
phương để đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân; tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công chứng; thành lập, giải thể Phòng công chứng; quyết định, thu hồi quyết định
cho phép thành lập Văn phòng công chứng; tổ chức việc cấp, thu hồi giấy đăng ký hoạt động
của Văn phòng công chứng; bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc ban đầu cho
Phòng công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công
chứng; tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng trong địa phương gửi Bộ Tư pháp.
2.2. Quy định pháp luật hiện hành về quản lý nhà nước về chứng thực.
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 79/2007/NĐ-CP, có thể thấy ngoài các chủ thể
quản lý giống như với chủ thể quản lý công chứng vừa nêu trên thì hoạt động chứng thực
còn có sự tham gia quản lý của UBND cấp huyện. Theo đó, chủ thể có thẩm quyền quản lý
nhà nước về chứng thực bao gôm: Chính phủ, Bộ Tư Pháp, Bộ ngoại giao, Bộ, nghành có
liên quan, UBND tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương và UBND cấp huyện. Phạm vi
quản lý nhà nước về chứng thực được quy định cụ thể tại Điều 20 Nghị định 79 như sau:
+ Chính phủ: thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
+ Bộ Tư pháp: chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý
nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Cụ
thể: Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp
luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về chứng thực.
+ Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm
tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh
sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ.
2

+ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
+ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: thực hiện việc quản lý nhà
nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa
phương. Cụ thể: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp huyện; Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến vấn
đề chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu chứng thực trong địa phương gửi Bộ
Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.
+ Ủy ban nhân dân cấp huyện: thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban
nhân dân cấp xã; kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; tổng hợp tình hình và
thống kê số liệu của hoạt động chứng thực để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ
6 tháng và hàng năm.
3. Những thành tựu đạt được trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng chứng
thực
3.1. Những thành tựu đạt được trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
Theo quy định của pháp luật hiện nay thì có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng
đó là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng (VPCC).
So với các văn bản trước, Luật Công chứng 2006 đã mở rộng thêm một hình thức tổ chức
hành nghề công chứng, đó là VPCC. Quy định này của pháp luật đã thể hiện chủ trương xã
hội hóa công chứng của nhà nước ta. Từ khi Luật Công chứng 2006 ra đời cùng với chủ
trương xã hội hóa này thì số lượng các tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt là văn phòng
công chứng tăng lên nhanh chóng. Theo thống kê của Vụ Bổ trợ Tư pháp Bộ Tư pháp trên cả
nước hiện nay có 505 tổ chức hành nghề công chứng trong đó có 369 Văn phòng công
chứng và 136 Phòng Công chứng với tổng số hơn 900 Công chứng viên đang hành nghề
(1)
.
Sự ra đời của các VPCC đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trong các

giao dịch dân sự. Sự ra đời của các VPCC đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh
nghiệp trong các giao dịch dân sự. Tác phong phục vụ, lề lối làm việc cũng tốt hơn, bớt đi
tình trạng cửa quyền, gây khó khăn của các phòng công chứng trước kia.
- Qua 2 năm thực hiện Luật Công chứng, tính đến cuối năm 2009 trên cả nước mới chỉ có 28
địa phương có VPCC, trong đó riêng Hà Nội có 42 Văn phòng, thành phố Hồ Chí Minh
(TP.HCM) có 12 Văn phòng, số tỉnh còn lại có từ 1 đến 3 Văn phòng
(2)
. Đến nay, chỉ sau 3
năm thì con số này đã tăng lên đáng kể, cả nước đã có thêm 21 tỉnh thành có VPCC, số
VPCC của Hà Nội và TP. HCM tăng không đáng kể, Hà Nội thêm 2 văn phòng và HCM
thêm 6 văn phòng
(3)
, số lượng VPCC tăng chủ yếu ở các tỉnh thành, Đà Nẵng hiện nay có 5
VPCC, Quảng Ninh có 2 VPCC nhưng những tỉnh như Thanh Hóa, Nghệ An hay Đồng Nai
con số VPCC lại gấp đôi những tỉnh trên, theo đó Nghệ An hiện có 12 VPCC; Thanh Hóa có
đến 17 VPCC; con số VPCC ở Hà Nội với TP.HCM, TP.HCM chỉ có 18 văn phòng trong đó
Hà Nội có đến 44 văn phòng
(4)
1
/>2
Theo Đề án xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020.
3
,4
Thống kê theo Bảng Danh sách các tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước năm 2011 của Bộ Tư Pháp trên trang
web />3
Một trong những điểm nổi bật mới căn bản quan trọng hàng đầu của Luật Công chứng,
được hỗ trợ đắc lực bởi Nghị định số 79/2007/NĐ – CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về
cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, là việc tách
bạch và phân biệt rõ về bản chất, chức năng, nhiệm vụ, đối tượng và nguyên tắc hoạt động
của công chứng và chứng thực mà trước đó còn bị lẫn lộn trong cả quy định pháp luật lẫn

thực tiễn thi hành. Sự tách bạch giữa công chứng và chứng thực theo tinh thần nói trên đã
tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng tập trung thực hiện đúng chức năng
của mình theo hướng chuyên nghiệp hóa, nhiệm vụ chứng nhận hợp đồng, giao dịch đã
thành nhiệm vụ chủ yếu của các tổ chức hành nghề công chứng hợp đồng, giao dịch góp
phần tạo tính chuyên nghiệp đúng nghĩa cho nghề công chứng. Giá trị của hoạt động công
chứng trong xã hội được nâng cao, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, tạo niềm tin
cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
Công chứng ở nước ta hiện nay được phát triển theo hướng xã hội hóa. Theo đó bên
cạnh việc tiếp tục duy trì, củng cố và phát triển mô hình phòng công chứng do Nhà nước
đầu tư, hoạt động theo cơ chế đơn vị sự nghiệp công thì Luật công chứng đồng thời cho
phép sự ra đời các văn phòng công chứng do các cá nhân đầu tư và thành lập. Hiện nay,
văn phòng công chứng theo mô hình xã hội hóa. Việc phát triển các văn phòng công chứng
trong thời gian qua tại một số địa phương đã góp phần phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu
công chứng của nhân dân trong khi không đòi hỏi sự đầy tư về nhân lực và tài lực của nhà
nước.
Một trong những tư tưởng quan trọng của Luật công chứng là trên cơ sở chuyên nghiệp
hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng, thì đồng thời hoạt động công chứng được chuyển
sang chế độ dịch vụ công thay vì chế độ hành chính công trước đây. Nếu như trước đây,
chế độ lượng của các công chứng viên không phụ thuộc vào số lượng và chất lượng các
hợp đồng giao dịch mà họ chứng nhận và do đó không khuyến khích được họ làm việc, thì
nay tình hình đã khác hẳn. Trong điều kiện hoạt động theo chế độ dịch vụ công, các tổ chức
hành nghề công chứng luôn có sự cải tiến về phong cách phục vụ khách hàng, tệ quan liêu,
sách nhiễu của một bộ phận cán bộ, nhân viên của phòng công chứng giảm hẳn. Thay vào
đó là sự phục vụ tận tình, chu đáo.
3.2. Những thành tựu đạt được trong hoạt động quản lý về chứng thực.
Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định việc chứng thực bản sao thuộc thẩm quyền và trách
nhiệm UBND cấp xã, UBND cấp huyện và cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện, Phòng công chứng
không thực hiện công chứng bản sao do vậy đã giảm tải hoạt động công chứng cho Phòng
công chứng. Quy định này đã tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực bản

sao, chứng thực chữ ký không phải chờ đợi lâu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi về thời
gian cho các Công chứng viên của Phòng công chứng trong việc tiếp người cần công chứng
hợp đồng giao dịch được tốt hơn. Bên cạnh đó, người yêu cầu UBND cấp xã chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ,
văn bản bằng tiếng Việt được phục vụ nhanh chóng, kịp thời do số lượng cơ quan có thẩm
quyền chứng thực lớn hơn rất nhiều so với số lượng các Phòng công chứng như trước đây.
Hoạt động chứng thực được thực hiện tại trụ sở của UBND cấp xã nên tạo nhiều thuận lợi
cho người yêu cầu chứng thực như tâm lý gần gũi, gần nhà, không phải đi xa, không phải lo
lắng vì chờ đợi. Ngoài ra, Nghị định này cũng quy định người yêu cầu chứng thực có thể đến
bất kỳ UBND cấp xã nào yêu cầu chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt,
4
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực giấy tờ có tính
chất song ngữ nên người yêu cầu chứng thực cảm nhận được sự thoải mái khi lựa chọn cơ
quan nào đáp ứng yêu cầu chứng thực cho mình.
4. Những tồn tại bất cập trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
4.1. Những tồn tại, bất cập trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực.
Về công chứng: Từ thực trạng nêu trên, có thể thấy hoạt động quản lý nhà nước về công
chứng còn nhiều bất cập, đó là:
Thứ nhất, hệ thống pháp luật về công chứng ở nước ta hiện nay còn chưa đồng bộ, còn
nhiều mâu thuẫn dẫn đến khó khăn trong hoạt động công chứng đối với các chủ thể tham gia
công chứng, từ đó cũng dẫn đến vướng mắc trong hoạt động quản lý về công chứng.
Thứ hai, khoản 2, điều 27 Luật công chứng 2006 quy định việc Ủy ban nhân dân tỉnh
là cơ quan cho phép thành lập Văn phòng Công chứng, nhưng khi chấm dứt hoạt động, Luật
chỉ quy định Sở Tư pháp thông báo cho cơ quan liên quan (khoản 2, 3 điều 34, điều 29 Luật
công chứng năm 2006), mà không báo cáo UBND tỉnh là chưa hợp lý.
Thứ ba, Luật Công chứng quy định 02 loại hình được bổ nhiệm công chứng viên, đó là
người thuộc diện được miễn đào tạo, miễn tập sự và những người phải qua đào tạo lớp công
chứng viên và phải tập sự hành nghề công chứng – điều này gây khó khăn trong việc bổ
nhiệm công chứng viên có năng lực chuyên môn thực sự trong hành nghề công chứng, đặc

biệt là ở các địa phương. Vì ở loại hình được miễn đào tạo, tập sự thì các đối tượng được bổ
nhiệm chủ yếu là Điều tra viên, Kiểm sát viên, Thẩm phán nghỉ hưu tuy nhiên hàng năm trên
địa bàn các địa phương những người này nghỉ hưu không nhiều nên số lượng được bổ nhiệm
cũng rất hạn chế. Với loại hình thứ hai thì theo quy định những người này muốn được bổ
nhiệm phải có ít nhất 05 năm làm công tác trong cơ quan pháp luật. Trong thực tế, những
người đã làm việc ổn định trong cơ quan pháp luật lại không có nhu cầu chuyển sang hoạt
động công chứng.
Thứ tư, tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 02/2008/NĐ-CP quy định về Cơ sở đào tạo
nghề công chứng, theo đó bao gồm Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp và cơ sở khác, nếu
có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại khoản 2 Điều này. Tuy nhiên đến nay chưa có văn bản
pháp luật nào quy định cụ thể về cơ sở đào tạo khác này, cụ thể những cơ sở này là những cơ
quan, tổ chức nào, trình tự, thủ tục thành lập như thế nào, chịu trách nhiệm trước cơ quan
nào, hoạt động ra sao… do chưa có quy định cụ thể nên vấn đề này vẫn nằm trên lý thuyết
mà chưa có một cơ sở nào khác ngoài Học viện Tư pháp đào tạo công chứng viên cả.
Thứ năm, Về quy định việc khiếu nại trong hoạt động công chứng tại Điều 63 Luật
công chứng 2006: Điều 63 chỉ quy định duy nhất một trường hợp giải quyết khiếu nại về
hành vi từ chối công chứng của công chứng viên, trong khi đó hoạt động công chứng có rất
nhiều các trường hợp khiếu nại như: Hành vi công chứng trái pháp luật của công chứng viên;
hành vi thu phí công chứng sai quy định của tổ chức hành nghề công chứng….Quy định
chưa rõ ràng nên các cơ quan quản lý nhà nước về công chứng thường gặp khó khăn khi áp
dụng việc giải quyết khiếu nại những trường hợp trên.
Thứ tư, mặc dù pháp luật công chứng ở nước ta đã bắt đầu coi công chứng là một hoạt
động nghề nghiệp nhưng chúng ta lại chưa xây dựng cơ chế quản lý theo đúng mô hình quản
lý theo tính nghề nghiệp chuyên sâu. Cụ thể, trong Luật công chứng không có bất kì quy
định nào về sự ra đời hoặc tồn tại của tổ chức hiệp hội nghề nghiệp công chứng dưới mọi
hình thức, hiệp hội này sẽ trợ giúp đắc lực cho hoạt động quản lý của nhà nước về công
5
chứng bởi đây sẽ là nơi tập hợp tiếng nói chung để đóng góp cho Nhà nước những sáng kiến
về quản lý, những phát hiện những vướng mắc nảy sinh trong thực tế để tìm giải pháp khắc
phục, đồng thời trợ giúp các cơ quan quản lý trong quản lý các hoạt động của VPCC.

4.2. Bất cập trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực
- Khi tổ chức và công dân đến với UBND cấp Huyện, cấp xã có nhu cầu chứng thực sẽ
được phục vụ như một dịch vụ công theo quy định của pháp luật, nhưng có sự ràng buộc bởi
những quy định khác của cơ quan hành chính mà không thể đáp ứng các yêu cầu chính đáng
về dịch vụ của tổ chức và công dân. Chẳng hạn, việc thực hiện công chứng có thể được thực
hiện tại trụ sở phòng công chứng, VPCC hoặc ngoài trụ sở theo yêu cầu đề nghị dịch vụ, cả
trong và ngoài giờ hành chính nhưng việc thực hiện chứng thực bắt buộc phải thực hiện tại
trụ sở của UBND cấp huyện, cấp xã mà không có quy định thực hiện ngoài trụ sở (việc này
là khó khăn đối với cá nhân khi có yêu cầu chứng thực chữ kí mà người bị bệnh nằm liệt
giường hoặc người già yếu…). Thực trạng này sẽ dẫn đến một bộ phận người dân khó tiếp
cận hoặc gặp những vướng mắc nhất định khi cần chứng thực
Ở cấp huyện thẩm quyền thực hiện chứng thực được giao cho Chủ tịch UBND là người thực
hiện chứng thực, tuy nhiên Chủ tịch UBND cấp huyện là người lãnh đạo và điều hành công
việc của UBND, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về mọi mặt ở địa phương, cho nên giao
Chủ tịch UBND cấp huyện trực tiếp thực hiện một loại hình dịch vụ công có thu phí là
không hợp lý.
- Hoạt động chứng thực của UBND cấp xã vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục.
Đó là trình độ của Chủ tịch UBND hoặc phó Chủ tịch UBND cấp xã chưa đồng đều trong
phạm vi cả nước, có người chưa có bằng cử nhân Luật nên việc đáp ứng yêu cầu chứng thực
của người yêu cầu chứng thực còn gặp nhiều khó khăn như không tuân thủ các trình tự, thủ
tục pháp luật quy định đối với mỗi loại việc chứng thực. Cán bộ tư pháp-hộ tịch là người
giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã thụ lý hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ chứng thực
thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã. Tại một số tỉnh, thành phố lớn cán bộ tư pháp-hộ tịch
có trình độ cử nhân Luật, trung cấp Luật nhưng một số địa phương cán bộ tư pháp-hộ tịch
chỉ mới tốt nghiệp trung học phổ thông do vậy năng lực trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp
vụ còn có nhiều điểm hạn chế dẫn đến việc hướng dẫn người yêu cầu chứng thực còn gặp
một số khó khăn nhất định. Hơn nữa, hiện nay, văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành có quy định liên quan đến hoạt động chứng thực chưa đồng bộ, thiếu
tính thống nhất nên khi Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã áp dụng pháp luật để thực
hiện chứng thực gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động chứng thực.

- Bên cạnh những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chứng thực đã nêu trên, cơ
sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động chứng thực cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến
hiệu quả hoạt động chứng thực của UBND. Trụ sở tiếp người yêu cầu chứng thực tại nhiều
địa phương chưa sắp xếp hợp lý, máy photocopy chưa được trang bị kịp thời để phục vụ hoạt
động chứng thực khiến người yêu cầu chứng thực phải đi lại vất vả nhiều lần phô tô bản sao
để yêu cầu chứng thực; kho lưu trữ văn bản chứng thực không đáp ứng được yêu cầu lưu trữ
bản sao chứng thực an toàn, không đảm bảo thuận tiện khi tra cứu bản sao đã chứng thực tại
UBND.
5. Những giải pháp hoàn thiện về vai trò quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
5.1. Đối với quản lý nhà nước về công chứng.
Thứ nhất, cần nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung Luật công chứng để khắc phục
những hạn chế, bất cập đã nảy sinh, tạo cơ sở pháp lý chặt chẽ và phù hợp hơn cho hoạt
6
động phát triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa. Bên cạnh đó, cần sửa đổi một
số luật có các vấn đề có liên quan đến hoạt động công chứng mà hiện đang có một số mâu
thuẫn như Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Thương mại năm 2005, Luật đất đai năm 2003,
Luật Nhà ở 2006.
Thứ hai, cần ban hành một văn bản quy phạm quy định chi tiết các vấn đề liên quan đến
cơ sở đào tạo công chứng viên như điều kiện hành lập cơ sở đào tạo, vấn đề về chương
trình đào tạo, chất lượng đào tạo…
Thứ ba, sửa đổi quy định về công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Theo
đó, sẽ sửa đổi quy định về tiêu chuẩn công chứng viên theo hướng nên bổ sung thêm quy
định về độ tuổi; và sửa đổi quy định về “Miễn tập sự hành nghề công chứng” (Điều 17)
thành “giảm thời gian tập sự hành nghề công chứng", vì những người được miễn đào tạo
nghề công chứng là những người đã là thẩm phán, kiểm sát viên, nhưng trong thực tế họ
làm việc ở những lĩnh vực khác, hoàn toàn không có kinh nghiệm trong hoạt động công
chứng, nên cần thiết phải có thời gian tập sự hành nghề công chứng. Tuy nhiên, có thể giảm
thời gian tập sự bằng 1/2 thời gian thông thường và các vấn đề về người được miễn đào tạo
nghề công chứng.
Thứ tư, Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển các VPCC trên cả nước và trong từng

địa phương một cách hợp lý, để các VPCC được phân bố đồng đều hợp lý, đáp ứng được
nhu cầu công chứng của mọi người dân, khắc phục được tình trạng các VPCC được thành
lập một cách tự phát, lộn xộn như hiện nay. Đồng thời cần tăng cường các biện pháp kiểm
tra, thanh tra các hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên; cần
có một cơ chế cụ thể xử lý thích hợp, triệt để đối với các vi phạm về công chứng.
Thứ năm, Cần nhanh chóng ban hành văn bản cho phép thành lập hiệp hội công chứng
với tư cách là tổ chức nghề nghiệp của công chứng viên và kèm theo đó là tiến hành xây
dựng quy chế cho hiệp hội này.
Thứ sáu, đối với việc chấm dứt hoạt động của VPCC thì nên quy định Sở Tư pháp có
trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng Công chứng cho
Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ trưởng Bộ tư pháp.
5.2. Đối với quản lý nhà nước về chứng thực
Mở các khóa đào tạo nghiệp vụ chứng thực và cung cấp thông tin cần thiết liên quan giúp
người thực hiện chứng thực nhận biết chính xác các giấy tờ văn bản hợp pháp, hợp lệ trong
hoạt động chứng thực như quy định về mẫu dấu của các tổ chức cơ quan, các tổ chức nước
ngoài, thẩm quyền ban hành… Bên cạnh đó, cần có sự quan tâm đầu tư điều kiện cơ sở vật
chất, không gian và phương tiện làm việc cho công tác chứng thực tại UBND các quận,
huyện, xã, phường.
III. KẾT LUẬN
Công chứng, chứng thực là hoạt động quan trọng, thể chế không thể thiếu được của Nhà
nước pháp quyền. Thông qua hoạt động công chứng, chứng thực và các quy định hướng
7
dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, thành hành vi
sử xự theo đúng pháp luật. Vì thế, việc hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt
động công chứng, chứng thực đang là nhiệm vụ cấp thiết của Đảng, Nhà nước ta trong giai
đoạn hiện nay.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Công chứng năm 2006
8
2. Nghĩ định 79/2007/ NĐ- CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực

bản sao từ bản chính.
3. Nghị định số 04/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung điều 5 của nghị định số
79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
4. ĐẶNG, VĂN TRƯỜNG. Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta
hiện nay và những vấn đề đặt ra / Đặng Văn Trường // Tạp chí Quản lý Nhà
nước, 2010, Số 168. - tr. 47-50
5. Ths.Lê Thị Thuý. Viện Khoa học Thanh tra. Nguồn Tạp chí Thanh tra. “Nâng cao
hiệu quả hoạt động của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong lĩnh vực chứng
thực”
6.
con-lo-hong.html
7.
8.
dia-vi-phap-ly-cua-cong-chung-vien.html
9