đề tài tốt nghiệp quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ tại công ty TNHH MTV Lâm Nghiệp Sài Gòn và giải pháp hoàn thiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI – DU LỊCH - MARKETING
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI :
“Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu gỗ tại công ty TNHH 1 TV Lâm Nghiệp
Sài Gòn và giải pháp hoàn thiện”
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S TRẦN HỒNG HẢI
SINH VIÊN THỰC HIỆN: LƯU VÕ LINH CHI
LỚP: NGOẠI THƯƠNG – VB2 – K12
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
NIÊN KHÓA 2009 - 2011
ii
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp: “Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu gỗ tại công ty TNHH 1 TV Lâm Nghiệp Sài Gòn và giải pháp
hoàn thiện”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô cũng
như các nhân viên của công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn.
Em xin chân thành cảm ơn:
Th.S Trần Hồng Hải đã hướng dẫn tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề
tốt nghiệp này.
Các thầy cô trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh đã truyền đạt kiến
thức cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Ban Giám Đốc, các anh chò ở tất cả các phòng ban, đặc biệt là các anh chò ở
phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu của công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp
Sài Gòn đã tạo điều kiện thuận lợi và chỉ bảo tận tình cho em trong suốt quá
trình thực tập.
Trong quá trình thực tập em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong

được sự đóng góp của các thầy cô và các anh chò trong công ty để bài báo
cáo của em hoàn thiện hơn.
i
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP















Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
iii
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây việc giao lưu buôn bán giữa Việt Nam và các
nước ngày càng mạnh mẽ hơn. Do đó nghiệp vụ ngoại thương ngày càng
phát huy hết vai trò trong nền kinh tế. Đặc biệt là quá trình thực hiện hợp
đồng xuất khẩu. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một chuỗi những
việc nối tiếp nhau, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố: điều kiện tự nhiên,
nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, môi trường kinh tế, chính trò, pháp
luật… của nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Nhận thấy tầm quan trọng của
hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng, trong thời gian thực tập tại công ty
TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn (FORIMEX), em đã quyết đònh chọn đề
tài: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gỗ tại công ty
TNHH 1 TV Lâm Nghiệp Sài Gòn và giải pháp hoàn thiện”. Với mong
muốn có thể nghiên cứu thực trạng, quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng của
công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp khắc phục và hạn chế những khó khăn
nhằm hoàn thiện quy trình.
2. Phạm vi nghiên cứu

Đề tài này chủ yếu nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu sản phẩm gỗ tại công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn
(FORIMEX)
Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn
(FORIMEX)
3. Phương pháp nghiên cứu
iv
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
- Phương pháp phân tích thống kê: Phân tích dữ liệu thu thập từ công ty, tài
liệu, sách báo có liên quan tới lónh vực xuất nhập khẩu, các lónh vực cần
nghiên cứu trong đề tài
- Phương pháp chuyên gia: dựa vào sự tham khảo, đóng góp của người có
kinh nghiệm trong lónh vực xuất nhập khẩu để tiến hành đưa ra các giải
pháp cho đề tài
4. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài bao gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu
Chương 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản
phẩm gỗ tại công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn (FORIMEX)
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu sản phẩm gỗ tại công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn
v
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN HP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HP

ĐỒNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM GỖ TẠI CÔNG TY TNHH 1TV LÂM
NGHIỆP SÀI GÒN (FORIMEX) 23
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC
THỰC HIỆN HP ĐỒNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM GỖ TẠI CÔNG TY
TNHH 1TV LÂM NGHIỆP SÀI GÒN 50
vi
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Phân tích tình hình kinh doanh theo mặt hàng của công ty Forimex
2008 -2010 33
Bảng 2.2: Doanh thu tiêu thụ sản phẩm gỗ trong và ngoài nước (2008 -2010)
36
DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty 27
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 32
Hình 2.1: Đồ thò giá trò sản phẩm xuất khẩu và nội đòa 36
vii
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN HP ĐỒNG XUẤT KHẨU
1.1. Khái quát chung về hoạt động xuất khẩu
1.1.1. Khái niệm xuất khẩu
Hoạt động xuất khẩu hàng hoá là việc bán hàng hoá và dòch vụ cho một
quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm phương tiên thanh toán, với mục
tiêu là lợi nhuận.
1.1.2. Đặc điểm
- Hoạt động xuất khẩu là một mặt của hoạt động thương mại quốc tế nên nó
cũng có những đặc trưng của hoạt động thương mại quốc tế và nó liên quan

đến hoạt động thương mại quốc tế khác như bảo hiểm quốc tế, thanh toán
quốc tế, vận tải quốc tế Hoạt động xuất khẩu không giống như hoạt động
buôn bán trong nước ở điểm là nó có sự tham gia buôn bán của đối tác nước
ngoài, hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ở phạm vi nước ngoài
- Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên mọi lónh vực, trong mọi điều kiện của nền
kinh tế, từ xuất khẩu hàng tiêu dùng cho đến tư liệu sản xuất, máy móc hàng
hoá thiết bò công nghệ cao. Tất cả các hoạt động này đều nhằm mục tiêu
đem lại lợi ích cho quốc gia nói chung và các doanh nghiệp tham gia nói
riêng.
- Hoạt động xuất khẩu diễn ra rất rộng về không gian và thời gian. Nó có thể
diễn ra trong thời gian rất ngắn song cũng có thể kéo dài hàng năm, có thể
được diễn ra trên phạm vi một quốc gia hay nhiều quốc gia khác nhau.
- Hoạt động xuất khẩu mang lại nhiều lợi ích cho quốc gia. Nó không chỉ đem
lại lợi ích cho các doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy mạnh sản xuất
trong nước nhờ tích lũy từ khoản thu ngoại tệ cho đất nước, phát huy tính
1
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
sáng tạo của các đơn vò kinh tế thông qua cạnh tranh quốc tế. Kinh doanh
xuất nhập khẩu còn là phương tiện để khai thác các lợi thế về tự nhiên, vò trí
đòa lý, nhân lực và các nguồn lực khác. Ngoài ra hoạt động xuất khẩu còn
thúc đẩy quan hệ hợp tác quốc tế giữa các nước và đẩy mạnh tiến trình hội
nhập nên kinh tế toàn cầu
1.1.3. Vai trò của hoạt động xuất khẩu:
- Xuất khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế. Xuất
khẩu hàng hóa có vai trò to lớn đối với sự phát triển kinh tế xã hội của mỗi
quốc gia.
- Xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu và tích lũy phát triển sản xuất,
phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
- Xuất khẩu tạo khả năng mở rộng thò trường tiêu thụ, tạo điều kiện cho sản

xuất phát triển và ổn đònh.
- Tạo công ăn việc làm và nâng cao mức sống của người dân vì công ty xuất
khẩu thu hút hàng triệu lao động với mức lương tương đối.
- Thông qua xuất khẩu có thể làm gia tăng ngoại tệ, giảm bớt vay nợ nước
ngoài, cải thiện cán cân thanh toán, tăng thu ngân sách.
- Xuất khẩu tất yếu dẫn đến cạnh tranh, theo dõi lẫn nhau giữa các đơn vò
tham gia xuất khẩu trong và ngoài nước. Đây là một trong những nguyên
nhân buộc các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu phải nâng cao chất lượng
hàng hoá xuất khẩu, các doanh nghiệp phải chú ý hơn nữa trong việc hạ giá
thành của sản phẩm, từ đó tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hay nói cách khác
tiết kiệm các nguồn lực.
- Tạo điều kiện cho các ngành khác có cơ hội phát triển thuận lợi.
- Kích thích, đổi mới công nghệ, góp phần tăng nhập khẩu máy móc, trang
thiết bò và nguyên liệu phục vụ sản xuất.
2
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
- Khai thác các lợi thế của đất nước và phát huy lợi thế đó để tạo danh tiếng
cho đất nước.
- Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế đối
ngoại.
1.1.4. Thủ tục xuất khẩu:
- Hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu phải có
giấy phép của Bộ công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Việc cấp
giấy phép xuất khẩu sẽ áp dụng cho các nhóm ngành hàng sau:
+ Hàng hóa cấm xuất khẩu: Những hàng hóa chỉ được xuất khẩu khi có giấy
phép của chính phủ Việt Nam.
+ Hàng hóa xuất khẩu có điều kiện là hàng hóa xuất khẩu theo hạn ngạch
hoặc theo giấy phép của Bộ Công thương hoặc bộ quản lý chuyên ngành.
+ Hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo các quy đònh liên quan về kiểm dòch

động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng, phải
chòu sự kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành khi thông
quan.
+ Các hàng hóa không thuộc danh mục cấm sản xuất, tạm ngừng xuất khẩu,
các hàng hóa không thuộc quy đònh trên chỉ phải làm thủ tục thông quan tại
hải quan cửa khẩu.
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
1.2.1. Vai trò của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
1.2.1.1. Đối với nền kinh tế
- Tạo điều kiện tăng thu nhập quốc dân, tăng kim ngạch xuất khẩu, thúc đẩy
sản xuất trong nước phát triển
- Là khâu trung gian giúp cho hàng hóa Việt Nam có mặt ở thò trường các
nước
3
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
- Thúc đẩy quá trình phát triển công tác ngoại thương, góp phần tăng thu
ngoại tệ từ sản xuất hàng hóa đến các dòch vụ hỗ trợ cho công tác xuất khẩu,
cải thiện cán cân thanh toán quốc tế
1.2.1.2. Đối với doanh nghiệp xuất khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng giúp những thỏa thuận trong hợp đồng sau khi
ký kết trở thành hiện thực.
- Tạo tính liên tục trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa xuất khẩu,
tạo điều kiện mở rộng và kích thích sản xuất phát triển.
1.2.2. Các chứng từ cần thiết trong quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu
1.2.2.1. Hợp đồng xuất khẩu:
1.2.2.1.1. Khái niệm hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác
nhau. Trong đó quy đònh quyền và nghóa vụ của các bên, bên xuất khẩu (bên

bán) phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến
hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên nhập khẩu (bên mua) phải thanh
toán tiền hàng và nhận hàng.
1.2.2.1.2. Đặc điểm
- Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất nước
người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc đối
với cả hai bên
- Chủ thể của hợp đồng là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh
đăng ký tại hai quốc gia khác nhau
4
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
1.2.2.1.3. Nội dung hợp đồng xuất khẩu
Phần mở đầu:
- Quốc hiệu
- Tên hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng
- Thời gian, đòa điểm kỳ kết hợp đồng
- Những căn cứ xác lập hợp đồng
Phần thông tin về chủ thể hợp đồng:
- Tên đơn vò
- Đòa chỉ đơn vò
- Số điện thoại, số fax
- Số tài khoản ngân hàng
- Người đại diện ký hợp đồng
Phần nội dung gồm 14 điều khoản:
Article 1: Commodity (tên hàng): phần mô tả hàng hóa
Article 2: Quality (chất lượng): mô tả chất lượng hàng hóa
Article 3: Quantity (số lượng): số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa tùy theo
đơn vò tính toán

Article 4: Shipment/Delivery (giao hàng): xác đònh thời hạn, đòa điểm giao
hàng, cần ghi rõ việc giao hàng từng phần và chuyển tải hàng hóa có được
phép hay không
Article 5: Price (giá cả): đơn vò tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp quy
đònh giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng.
Article 6: Settlement payment (thanh toán): Phương thức thanh toán quốc tế
lựa chọn
Article 7: Packing and Marking (bao bì và ký mã hiệu): Quy cách đóng gói
bao bì và ghi nhãn hiệu hàng hóa
5
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
Article 8: Warranty (bảo hành): nêu nội dung bảo hành hàng hóa (nếu có)
Article 9: Penalty (phạt và bồi thường thiệt hại): Quy đònh về phạt và bồi
thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng
Article 10: Insurance (bảo hiểm): bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua và
mua theo điều kiện nào, nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm
Article 11: Force majeure (bất khả kháng): nêu các sự kiện được xem là bất
khả kháng không thể thực hiện hợp đồng được
Article 12: Claim (khiếu nại): nêu các quy đònh cần thực hiện trong trường
hợp một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia
Article 13: Arbitration (Trọng tài): quy đònh luật và ai là người đứng ra phân
xử trong trường hợp hợp đồng bò vi phạm
Article 14: Other term and condition (điều khoản chung): ghi các quy đònh
khác ngoài những điều khoản đã kể trên
Phần cuối hợp đồng ngoại thương gồm chữ ký của bên xuất khẩu và nhập
khẩu
1.2.2.1.4. Vai trò hợp đồng xuất khẩu
- Là công cụ pháp lý để các bên tham gia hợp đồng bảo vệ lợi ích của mình.
- Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, hợp đồng ngoại thương sẽ là căn cứ

pháp lý (bên cạnh các chứng từ khác) để giải quyết vấn đề ổn thỏa.
- Là cơ sở thanh toán tiền hàng
1.2.2.2. Vận tải đơn (B/L – bill of lading)
1.2.2.2.1. Bản chất
Vận tải đơn đường biển là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền
trưởng) cấp cho người gừi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp
nhận để vận chuyển
6
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
1.2.2.2.2. Chức năng cơ bản
- Là biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở
- Là một bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của một hợp đồng
vận tải đường biển
- Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy đònh hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng
đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L
1.2.2.2.3. Công dụng
- Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa
- Làm tài liệu về hàng hóa kèm theo trong bộ chứng từ thương mại người bán
gửi cho người mua hoặc ngân hàng để nhận thanh toán tiền hàng.
- Làm chừng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa
- Làm căn cứ xác đònh số lượng hàng đã được gữi cho người mua, dựa vào đó
người ta ghi sỗ, thống kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng
1.2.2.2.4. Phân loại
Ở đây chỉ xét trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa hay không.
- Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vận tải đơn không có thêm điều khoản
hay ghi chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hóa hay của bao bì
- Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người
chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì. Đối với các
loại B/L này, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán, trừ khi có quy đònh riêng

1.2.2.3. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
1.2.2.3.1. Bản chất
Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có
thẩm quyền, thường là phòng Thương mại/Bộ Thương mại cấp để xác nhận
nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa
7
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
Nội dung gồm:
- Tên và đòa chỉ người mua
- Tên và đòa chỉ người bán
- Tên hàng
- Số lượng
- Ký mã hiệu
- Lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc nơi khai thác hàng
- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
1.2.2.3.2. Các loại chứng nhận xuất xứ:
C/O có nhiều loại: Form A, Form B, Form O, Form T, Form C, Form D…
- Form A: là loại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng ưu
đãi thuế quan trong khuôn khổ Hiệp đònh ưu đãi thuế quan phổ cập GSP
(Generalized system of preferences)
- Form B: dùng cho các sản phẩm xuất khẩu đi tất cả các nước
- Form T: dùng cho mặt hàng dệt xuất khẩu sang thò trường EU
- Form D: dùng cho các mặt hàng hóa của Việt Nam xuất khẩu sang các
nước thành viên thuộc ASEAN để được hưởng chế độ thuế quan ưu đãi có
hiệu lực chung (CEPT – Common Effective Preferential Tariff)
- Form O: giấy chứng nhận xuất xứ lập riêng cho mặt hàng cafe mà được
nhập khẩu vào những nước thuộc hiệp hội cafe thế giới.
- Form X: dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu qua các nước không thuộc
Hiệp hội cà phê thế giới

1.2.2.4. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
1.2.2.4.1. Bản chất
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của
người bán đòi người mua phải trả tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn
8
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
phải nêu được các đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trò hàng hóa,
điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…
Hóa đơn thương mại thường lập thành nhiều bản, để dùng trong nhiều việc
khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty
bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế…
1.2.2.4.2. Tác dụng
- Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại đóng vai trò trung tâm
của bộ chứng từ thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm
theo thông qua hóa đơn người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội
dung của hối phiếu. Trong trường hợp không dùng hối phiếu để thanh toán,
hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả
tiền
- Trong việc khai báo hải quan, hóa đơn nói lên trò giá hàng hóa và là bằng
chứng cho sự mua bán trên cơ sở đó người ta tính tiền giám quản và tính
thuế
- Trong nghiệp vụ tín dụng hóa đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người
mua có thể làm vai trò của mọi chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn.
- Cung cấp những chi tiết về hàng hóa cần thiết cho việc thống kê đối chiếu
hàng hóa với hợp đồng
- Trong một số trường hợp nhất đònh bản sao hóa đơn dùng như một thư thông
báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bò nhập hàng và chuẩn bò trả
tiền hàng
1.2.2.5. Phiếu đóng gói (Packing list)

1.2.2.5.1. Bản chất
Phiếu đóng gói là chừng từ hàng hóa liệt kê tất cả các mặt hàng, loại hàng
được đóng gói trong từng kiện hàng (thùng hàng, container…) và toàn bộ lô
9
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
hàng được giao. Phiếu đóng gói thường do người sản xuất/xuất khẩu lập ra
khi đóng gói hàng hóa, thường được lập thành 3 bản
Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:
+ Một để trong kiện hàng để người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong
kiện khi cần, nó là chứng từ đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do
người bán gởi
+ Một bản để cùng với các phiếu đóng gói khác tạo nên một bộ đầy đủ. Bộ
này được xếp vào trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng
+ Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ với các phiếu khác, bộ này
được kèm với hóa đơn để xuất trình ngân hàng thanh toán
1.2.2.5.2. Nội dung phiếu đóng gói
- Tên người bán
- Tên người mua
- Số hiệu của hợp đồng
- Số L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
- Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ
- Số thứ tự của kiện hàng
- Cách thức đóng gói
- Loại hàng, số lượng hàng đóng trong từng kiện hàng, trọng lượng tònh, trọng
lượng cả bì…
1.2.2.6. Giấy chứng nhận chất lượng
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm
chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng, giấy chứng nhận chất
lượng có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan giám đònh

hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán.
10
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
1.2.2.7. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng
Là chứng từ xác nhận số lượng/trọng lượng của hàng hóa thực giao. Giấy
chứng nhận số lượng/trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ
chức giám đònh hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận của hợp đồng
Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận chất lượng, số lượng hoặc trọng
lượng cần quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bởi các giấy này có tác
dụng quyết đònh trong việc giải quyết tranh chấp sau này. Phải quy đònh rõ
kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp
giấy chứng nhận
1.2.2.8. Chứng từ bảo hiểm
1.2.2.8.1. Bản chất:
Chứng từ bảo hiểm là chừng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo
hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết
quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ
này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những
rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được
bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất đònh là phí bảo
hiểm.
1.2.2.8.2. Nội dung
Chứng từ bảo hiểm thường là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm
- Đơn bảo hiểm (Insurance policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp,
bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp
thức hóa hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm:
+ Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta
quy đònh rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm
11

Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
+ Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã
hiệu, tên phương tiện chuyên chở hàng…) và việc tính toán phí bảo hiểm
(trò giá bảo hiểm hoặc số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo
hiểm…)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người
bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm
theo điều kiện hợp đồng.
1.2.2.9. Giấy chứng nhận kiểm dòch thực vật
Giấy chứng nhận kiểm dòch là chứng từ do cơ quan của Nhà nước cấp cho
chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dòch bệnh, sâu hại,
nấm mốc…
Giấy chứng nhận kiểm dòch thực vật (phytosanitary certificate) do cơ quan
bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật,
xác nhận hàng đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dòch, nấm độc, cỏ
dại…
1.2.3. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết, công việc hết sức quan trọng là tổ chức thực
hiện hợp đồng đó.
Khi thực hiện hợp đồng, bên bán và bên mua làm nhiệm vụ chủ yếu của
mình theo nghóa vụ quy đònh trong hợp đồng:
- Bên bán làm các việc để giao hàng và chứng từ cho người mua
- Bên mua nhận hàng và trả tiền cho người bán theo hợp đồng
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, bên bán phải tiến hành các công việc
sau:
12
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
1.2.3.1. Làm thủ tục xuất khẩu

Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác
trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Theo nghò đònh 12/2006/NĐ-CP, ngày
23/01/2006, thủ tục xuất nhập khẩu được quy đònh như sau:
Điều 4: Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu
- Hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu phải có
giấy phép của bộ Thương mại hoặc của bộ quản lý chuyên ngành
- Hàng xuất khẩu, nhập khẩu phải đảm bảo các quy đònh liên quan về kiểm
dòch động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng,
phải chòu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành
trước khi thông quan
- Các hàng hóa không thuộc danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất
khẩu, hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu và các hàng hóa
không thuộc các quy đònh trên chỉ phải làm thủ tục thông quan tại hải
quan cửa khẩu.
1.2.3.2. Thực hiện công việc của giai đoạn đầu của khâu thanh
toán
Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện
hợp đồng xuất khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ
được thanh toán. Vì vậy, cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của
khâu này. Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ
khác nhau.
- Nếu thanh toán bằng L/C:
+ Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận
+ Kiểm tra L/C
13
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
Sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn
không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C,
để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp thì mới tiến hành giao hàng

- Nếu thanh toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người mua chuyển tiền đầy
đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “CÓ” rồi mới tiến hành giao hàng
- Nếu thanh toán bằng TT trả sau: người xuất khẩu giao hàng rồi mới thực
hiện những công việc của khâu thanh toán
1.2.3.3. Chuẩn bò hàng hóa để xuất khẩu
Chuẩn bò hàng hóa để xuất khẩu là một khâu quan trọng, bao gồm 3 khâu
chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và
kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu.
- Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn vì
vậy. Trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ
hàng phải tiến hành thu gom tập trung hàng từ nhiều nơi. Cơ sở pháp lý để
làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các
cơ sở. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp
đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng,
hợp đồng ủy thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận ủy thác xuất
khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu
- Đóng gói bao bì: đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì
trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì,
kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bò hàng hoá.
Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm
vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy đònh, mặt khác cần nắm được
14
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích
hợp.
- Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu: Ký mã hiệu (marking) là những ký
hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên
ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ

hoặc bảo quản hàng hoá.
Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc,
không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng
đến phẩm chất hàng hoá.
1.2.3.4. Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghóa vụ kiểm tra hàng về phẩm
chất, số lượng, trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực
phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (xin kiểm dòch động
thực vật)
Việc kiểm nghiệm, kiểm dòch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu.
Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết đònh. Còn kiểm tra hàng
hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở
Trong nhiều trường hợp theo yêu cầu của người mua việc giám đònh đòi hỏi
được thực hiện bởi một tổ chức giám đònh độc lập, và có xác nhận của đại
diện bên mua
- Quy trình giám đònh hàng hóa:
+ Nộp hồ sơ yêu cầu giám đònh
+ Cơ quan giám đònh tiến hành giám đònh hàng hóa tại hiện trường: phân
tích mẫu tại phòng thí nghiệm.
+ Cơ quan giám đònh thông báo kế quả và cấp giấy chứng nhận tạm để
làm thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu)
15
Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Lưu Võ Linh Chi
GVHD: Th.S Trần Hồng Hải NT1 – VB2 – K12
+ Kiểm tra vệ sinh hầm hàng
+ Giám sát quá trình xuất hàng
+ Cơ quan giám đònh cấp chứng thư chính thức.
Nếu hàng hóa đòi hỏi phải khử trùng thì phải làm đơn gửi đến “Công ty
khử trùng – chi cục kiểm dòch thực vật” xin khử trùng. Sau khi hàng hóa
đã được khử trùng, chủ hàng sẽ được nhận giấy chứng nhận.

1.2.3.5. Làm thủ tục hải quan
- Khai và nộp tờ khai hải quan hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu
điện tử của hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan: Chủ
hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration)
để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai
này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục
như : Loại hàng, (hàng mậu dòch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng
tạm nhập tái xuất ), tên hàng, số, khối lượng, giá trò hàng, tên công cụ
vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào tờ khai hải quan phải
được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác
- Quy đònh về hồ sơ làm thủ tục hải quan:
+ Hồ sơ cơ bản gồm: tờ khai hải quan: 2 bản chính
+ Tùy trường hợp cụ thể, hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ
sau:
Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất:
Bản kê khai chi tiết hàng hóa: 1 bản chính và 1 bản sao
Trường hợp hàng phải có giấy phép xuất khẩu theo quy đònh của pháp
luật: Giấy phép xuất khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 1
bản (là bản chính nếu xuất khẩu 1 lần và bản sao khi xuất khẩu nhiều lần
và xuất trình bản chính để đối chiếu)
16