phân tích công việc

CHƯƠNG 3
CHƯƠNG 3
Phân tích công việc
Phân tích công việc
Giảng viên: NCS Trần Hà Triêu Bình
Giảng viên: NCS Trần Hà Triêu Bình
I. Một số khái niệm cơ bản:
I. Một số khái niệm cơ bản:
Nhiệm vụ
(Tasks)
Vị trí
(Positions)
Công việc
(Jobs)
Nghề
(Occupation)
Là một hoạt động riêng biệt với một mục
đích cụ thể mà mỗi người lao động phải
thực hiện.
Tập hợp các nhiệm vụ mà một người lao
động
phải
thực hiện .
Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm
vụ chính phải thực hiện .
Tập hợp những công việc tương tự về nội
dung và có liên quan với nhau đòi hỏi người
lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về
chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng
và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.
1. Phân tích công việc

1. Phân tích công việc
(Job Analysis)
(Job Analysis)

Khái niệm Phân tích công việc:
Khái niệm Phân tích công việc:
Là quá trình xác định có hệ thống những
Là quá trình xác định có hệ thống những
công việc
công việc
chính yếu
chính yếu
có trong tổ chức và những
có trong tổ chức và những
năng lực, kỹ
năng lực, kỹ
năng, kinh nghiệm và phẩm chất
năng, kinh nghiệm và phẩm chất
cần thiết để hoàn
cần thiết để hoàn
thành những công việc đó.
thành những công việc đó.
2. Mục đích:
2. Mục đích:

Xác định công việc :
Xác định công việc :
công việc được mô tả rõ ràng
công việc được mô tả rõ ràng


Thiết kế công việc:
Thiết kế công việc:
khi nào cần thiết kế lại
khi nào cần thiết kế lại

Tuyển mộ:
Tuyển mộ:
xác định yêu cầu công việc
xác định yêu cầu công việc


kỹ năng cần tuyển
kỹ năng cần tuyển

Lựa chọn và phân công:
Lựa chọn và phân công:
chọn đúng người, phân công đúng việc
chọn đúng người, phân công đúng việc

Định hướng:
Định hướng:
nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc
nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc

Đào tạo:
Đào tạo:
yêu cầu của công việc
yêu cầu của công việc



mục đích đào tạo
mục đích đào tạo

Phát triển nhân sự:
Phát triển nhân sự:
biết rõ các công việc/yêu cầu
biết rõ các công việc/yêu cầu

Đánh giá nhân sự:
Đánh giá nhân sự:
đánh giá công bằng
đánh giá công bằng

Đãi ngộ:
Đãi ngộ:
đãi ngộ công bằng
đãi ngộ công bằng
Phân tích yêu cầu
Phân tích công việc
Kết quả
Suy diễn
Phân tích
công việc
Nhận dạng
công việc
Các nhiệm vụ
+ Bối cảnh
Bảng mô tả
công việc
KKKK

Bảng mô tả
tiêu chuẩn
Định hướng
nhiệm vụ
Định hướng
KKKK
II. THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
II. THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
3. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC: KKKK
1. NỘI DUNG CÔNG ViỆC
1. NỘI DUNG CÔNG ViỆC
•
Cấp độ 1: Bao quát
- Các chức năng/nhiệm vụ chung
•
Cấp độ 2: Cụ thể
- Nhiệm vụ cụ thể
- Hành vi
•
Cấp độ 3: Chi tiết
- Các bước
- Các sự kiện quan trọng
2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Quan hệ báo cáo


Quan hệ giám sát

Quan hệ phối hợp

Quyền hạn

Điều kiện làm việc

Yêu cầu về thể lực

Các yêu cầu khác
3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI
3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
KKKK
4. Các sản phẩm của Phân tích
4. Các sản phẩm của Phân tích
công việc:
công việc:

Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc


(Job Description)
(Job Description)
:
:
Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của một

Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của một
công việc.
công việc.

Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc


(Job specification)
(Job specification)
:
:
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và
các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện
các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện
công việc.
công việc.
(KKKK)
(KKKK)
Nội dung của bản JD
Nội dung của bản JD

Ngày viết
Ngày viết
(Date written)
(Date written)

Tình trạng công việc
Tình trạng công việc

(Job status)
(Job status)
: (full time/part time; salary)
: (full time/part time; salary)

Chức danh
Chức danh
(Position title)
(Position title)

Tóm tắt công việc
Tóm tắt công việc
(Job Summary)
(Job Summary)

Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
(duties and resposibilities)
(duties and resposibilities)

Người giám sát
Người giám sát
(Supervision recieved)
(Supervision recieved)

Giám sát ai
Giám sát ai
(Suppervision excercised)
(Suppervision excercised)


Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ
Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ

Những yêu cầu về năng lực
Những yêu cầu về năng lực
(Competency or position
(Competency or position
requirements)
requirements)

Học vấn và kinh nghiệm
Học vấn và kinh nghiệm
(Required education and experience)
(Required education and experience)

Công việc có thể được thăng tiến
Công việc có thể được thăng tiến
(Career mobility)
(Career mobility)
Ví dụ
Ví dụ
III. Các phương pháp
III. Các phương pháp
phân tích công việc
phân tích công việc
1.
1.
Quan sát
Quan sát
(Observation)

(Observation)
2.
2.
Phỏng vấn
Phỏng vấn
(Interviews)
(Interviews)
3.
3.
Bảng hỏi
Bảng hỏi
(Task Questionaires)
(Task Questionaires)
4.
4.
Kết hợp các phương pháp
Kết hợp các phương pháp
1. Phương pháp quan sát:
1. Phương pháp quan sát:

Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ
Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ
đầu đến cuối.
đầu đến cuối.

Thông tin thu thập:
Thông tin thu thập:

Cái gì?
Cái gì?

(What was done?)
(What was done?)

Như thế nào?
Như thế nào?


(How it was done?)
(How it was done?)

Bao lâu?
Bao lâu?


(How long it took?)
(How long it took?)

Điều kiện môi trường
Điều kiện môi trường


(what the invironment was like?)
(what the invironment was like?)

Dụng cụ/thiết bị được sử dụng
Dụng cụ/thiết bị được sử dụng

(what equipment was used)
(what equipment was used)
1. Phương pháp quan sát:
1. Phương pháp quan sát:
•
Ưu điểm:
Ưu điểm:
-
Quan sát được thao tác thực tế của người thực hiện
Quan sát được thao tác thực tế của người thực hiện
công việc.
công việc.
•
Nhược điểm:
Nhược điểm:
-
Tốn thời gian
Tốn thời gian
-
Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện công
Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện công
việc.
việc.
2. Phương pháp phỏng vấn
2. Phương pháp phỏng vấn

Người phân tích công việc phải gặp gỡ và phỏng vấn
Người phân tích công việc phải gặp gỡ và phỏng vấn
trực tiếp với người thực hiện công việc tại hiện
trực tiếp với người thực hiện công việc tại hiện

trường.
trường.

Ưu điểm:
Ưu điểm:
tìm hiểu sâu về công việc
tìm hiểu sâu về công việc

Hạn chế:
Hạn chế:
tốn thời gian
tốn thời gian
3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra
3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra
(Task Questionaires)
(Task Questionaires)

Bảng hỏi:
Bảng hỏi:
gồm danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn,
gồm danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn,
sử dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.
sử dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.

Cách thực hiện:
Cách thực hiện:

Lập bảng câu hỏi cho các công việc
Lập bảng câu hỏi cho các công việc


Người
Người
người thực hiện công việc trả lời.
người thực hiện công việc trả lời.

Người quản lý kiểm tra
Người quản lý kiểm tra

Ngườ
Ngườ
i phân tích công việc tổng hợp.
i phân tích công việc tổng hợp.
3. Sử dụng bảng hỏi
3. Sử dụng bảng hỏi

Ưu điểm:
Ưu điểm:

Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người
Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người
lao động.
lao động.

Thu thập thông tin nhanh.
Thu thập thông tin nhanh.

Hạn chế:
Hạn chế:

Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ

Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ
thực hiện
thực hiện

Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.
Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.

Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem
Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem
nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ.
nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ.