xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại công ty vdc

LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Khoa Tin học Kinh tế, Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân. Trân trọng cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã có nhiều góp ý
kiến quý báu và những ủng hộ có ý nghĩa đối với tác giả cũng như đối với nội dung
luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Thầy giáo - người hướng dẫn khoa học của Luận văn,
TS. Trương Văn Tú đã hướng dẫn, góp ý, hỗ trợ cả về mặt lý luận và thực tiễn để
tác giả hoàn thành luận văn này.
Xin cảm ơn chân thành đối với Công ty Điện toán và Truyền số liệu, đặc biệt
là Ông Vũ Hoàng Liên - Giám đốc Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), Bà
Đoàn Thu Thủy - Trưởng phòng Quản trị và Đối ngoại VDC đã có những gợi ý ban
đầu đối với đề tài nghiên cứu này và những ý kiến đóng góp quý báu để hoàn thiện
luận văn, đã tạo điều kiện về thời gian, tinh thần và những hỗ trợ khác cho tác giả
trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn.
Cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, đã có những động viên, những
hy sinh, giúp tác giả có đủ khả năng để hoàn thành luận văn.
Và cuối cùng, xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp, các bạn cùng lớp, ở
những mức độ khác nhau, đã có những hỗ trợ đối với tác giả về tư liệu và đóng góp
ý kiến đối với luận văn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2009
Tác giả
CHU ĐÌNH PHÚ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2. Mục tiêu của đề tài 1
3. Nội dung yêu cầu 2
3.1. Những yêu cầu chung 2
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2
3.3. Yêu cầu phi chức năng 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

5. Phương pháp nghiên cứu 5
6. Kết quả và lợi ích 5
CHƯƠNG 1 7
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ,
QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12
CHƯƠNG 2 13
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14
2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15
2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21
2.2.1 Yêu cầu chung 21
2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23
2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24
2.3.1 Cấp Công ty 24
2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24
CHƯƠNG 3 26
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH 26

TẠI VDC 26
3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC
33
3.2.1 Thiết kế chức năng 33
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43
3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60
3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63
3.2.5 Thiết kế giao diện 84
CHƯƠNG 4 94
LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94
4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94
4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94
4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98
4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99
4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99
4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100
4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100
4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102
4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103
4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103
4.4.2 Đào tạo chung 103
4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103
4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103
4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104
KẾT LUẬN 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Giải thích
1. MIS Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều
hành, xử lý công việc hành chính tại VDC
2. VDC Vietnam Data Communication Company
3. CSDL Cơ sở dữ liệu
4. DFD Data Flow Diagram
5. ASP Active Server Pages
6. ASP.NET Active Server Pages .NET
7. PHP Hypertext Preprocessor
8. XML eXtensible Markup Language
9. CLR Common Language Runtime
10. ERD Entity Relation Diagram
11. HTML HyperText Markup Language
12. HTTP HyperText Transfer Protocol
13. URL Uniform Resource Locator
14. WWW World Wide Web
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH MINH HỌA
LỜI CẢM ƠN 1
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2. Mục tiêu của đề tài 1
3. Nội dung yêu cầu 2
3.1. Những yêu cầu chung 2
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2
3.3. Yêu cầu phi chức năng 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4
5. Phương pháp nghiên cứu 5
6. Kết quả và lợi ích 5
CHƯƠNG 1 7
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ,
QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12
CHƯƠNG 2 13
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14
2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15
2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21
2.2.1 Yêu cầu chung 21
2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23
2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24
2.3.1 Cấp Công ty 24
2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24
CHƯƠNG 3 26
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH 26
TẠI VDC 26
3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26

3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC
33
3.2.1 Thiết kế chức năng 33
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43
3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60
3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63
3.2.5 Thiết kế giao diện 84
CHƯƠNG 4 94
LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94
4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94
4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94
4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98
4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99
4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99
4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100
4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100
4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102
4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103
4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103
4.4.2 Đào tạo chung 103
4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103
4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103
4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104
KẾT LUẬN 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO 108
DANH MỤC CÁC BẢNG
LỜI CẢM ƠN 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2. Mục tiêu của đề tài 1
3. Nội dung yêu cầu 2
3.1. Những yêu cầu chung 2
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2
3.3. Yêu cầu phi chức năng 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4
5. Phương pháp nghiên cứu 5
6. Kết quả và lợi ích 5
CHƯƠNG 1 7
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ,
QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12
CHƯƠNG 2 13
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14
2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15
2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21
2.2.1 Yêu cầu chung 21

2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23
2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24
2.3.1 Cấp Công ty 24
2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24
CHƯƠNG 3 26
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH 26
TẠI VDC 26
3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26
3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29
3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC
33
3.2.1 Thiết kế chức năng 33
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43
3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60
3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63
3.2.5 Thiết kế giao diện 84
CHƯƠNG 4 94
LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94
4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94
4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94
4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98
4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99
4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99
4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100
4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100
4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102

4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103
4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103
4.4.2 Đào tạo chung 103
4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103
4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103
4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104
KẾT LUẬN 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO 108
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất
là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn
bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan ở các cấp, các ngành đã từng
bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo,
điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao.
Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay là tình trạng lạm
dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; in
ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức
tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công
tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp .
Tình trạng trên cũng xảy ra ở Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), đơn
vị trực thuộc Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam, nhà cung cấp dịch vụ
Internet số 1 trên thị trường Việt Nam.
Hiện nay, để một văn bản đến được tay các lãnh đạo cao nhất của công ty cần
phải xử lý qua rất nhiều công đoạn, đòi hỏi khá nhiều người tham gia. Trước tiên,
văn bản đến được đặt vào nơi quy định. Sau đó cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại, phân
loại theo từng chức năng, từng phòng rồi mới chuyển tới nơi người nhận. Nhiều khi
các văn bản bị lẫn lộn và mất rất nhiều thời gian để tìm lại và chuyển đến đúng
phòng, ban. Sự nhầm lẫn trong chuyển phát văn bản ảnh hưởng rõ rệt tới luồng lưu

chuyển công việc và thường gây ra những sai sót không mong muốn. Ngoài ra, việc
theo dõi tiến trình xử lý các công việc một cách sát sao để đưa ra các chỉ đạo hợp lý,
kịp thời cũng là một nhiệm vụ nặng nề của lãnh đạo công ty và đội ngũ giúp việc
(thuộc Phòng Quản trị & Đối ngoại).
Với tình hình như trên, chúng tôi đã nghiên cứu và thực hiện đề tài “Xây
dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công
việc hành chính tại Công ty VDC”.
2. Mục tiêu của đề tài
Xây dựng hệ thống quản lý việc phát hành, tiếp nhận và xử lý văn bản, hỗ trợ
khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng đơn vị, cá nhân.
1
Xây dựng hệ thống thông báo trong công ty, giúp lãnh đạo có thể chỉ đạo điều
hành công việc kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ
không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không. Giúp người sử dụng
lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông
qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo
cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.
Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, cung cấp thông tin về
văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ
chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong công ty
có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh,
text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động. Tạo môi trường trao đổi ý
kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần
rất tích cực trong việc phát triển văn hóa và tinh thần VDC. Mọi người sẽ giao tiếp
với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của
mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa: Chỉ cần kết nối Internet là
người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan cho dù họ
đang đi công tác nước ngoài.

Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với
các hệ thống khác, có khả năng tích hợp chữ ký điện tử.
3. Nội dung yêu cầu
3.1. Những yêu cầu chung
Hệ thống cần đáp ứng được các yêu cầu chung nhất sau đây:
 Số hóa và lưu trữ mọi văn bản đến, văn bản đi, các văn bản chỉ đạo điều
hành của lãnh đạo công ty.
 Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành và quản lý công việc,
theo dõi tiến độ thực hiện công việc liên tục theo ngày, tuần, tháng.
 Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác.
 Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên.
 Tự động lập báo cáo theo các chuẩn, giảm thời gian tổng hợp thông tin.
3.2. Yêu cầu về mặt chức năng
Các yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống:
2
 Ghi nhận và lưu trữ văn bản: Các văn bản gồm nhiều loại, với các hình thức
thể hiện khác nhau. Các thông tin được chia thành nhiều nhóm khác nhau: Thông
tin chung, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các công việc cần xử lý Hệ thống cho
phép người dùng lưu trữ nhiều loại file dữ liệu khác nhau. Không chỉ là các file văn
bản mà các file hình ảnh, âm thanh đều có thể lưu vào hệ thống.
 Phân phối văn bản: Các văn bản ban đầu sau khi được nhập vào hệ thống sẽ
được phân phối tới các nhóm đối tượng xử lý thích hợp (các phòng ban). Với sự hỗ
trợ làm việc theo nhóm, tốc độ lưu chuyển thông tin sẽ làm giảm đáng kể thời gian
chuyển tài liệu văn bản trên giấy tờ đồng thời tăng hiệu quả xử lý thông tin, tăng
khả năng phối hợp làm việc của các thành viên trong nhóm để cùng nhau xử lý
thông tin, hoàn thành công việc.
 Xử lý văn bản và hình thành các đầu mục công việc: Sau khi nhận được các
văn bản gửi đến, các phòng ban sẽ hình thành các đầu mục công việc để xử lý thông
tin được phân phối tới phòng ban. Khi tạo đầu mục công việc, các phòng ban phải
định kỳ báo cáo tiến độ công việc cho lãnh đạo. Ban lãnh đạo có thể nhanh chóng

tổng hợp thông tin về các công việc do các chuyên viên thực hiện đồng thời đưa ra
các ý kiến chỉ đạo thực hiện, nhắc nhở việc thực hiện tới phòng ban chuyên trách. Ý
kiến chỉ đạo cũng có thể được ban hành dưới hình thức một văn bản và sẽ tiếp tục
một chu trình tuần hoàn mới (ghi nhận - phân phối - xử lý - báo cáo).
 Quản lý lưu trữ văn bản gốc: Các văn bản sau khi được ghi nhận trong hệ
thống sẽ được lưu trữ. Việc lưu trữ văn bản và các tài liệu liên quan sẽ được tiến
hành cả khi thông tin chưa được phân phối (lưu trữ tập trung) và các sau khi thông
tin đã được phân phối (lưu trữ riêng tại các phòng ban). Hệ thống quản lý cả việc
lưu trữ bản mềm trên máy chủ và lưu trữ bản cứng (giá, kệ, ô lưu trữ) để cho phép
người dùng dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
 Cung cấp khả năng tìm kiếm: Là một hệ thống quản lý các thông tin, tài liệu,
văn bản, hệ thống phải có khả năng cung cấp người sử dụng các công cụ tìm kiếm
thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
 Tự động thiết lập nhiều loại báo cáo khác nhau: Hệ thống cung cấp khả năng
lập nhiều loại báo cáo tổng hợp khác nhau (Báo cáo công việc: Theo dõi tình hình
xử lý công việc của các chuyên viên theo từng tuần, tháng, quý; Lập sổ lưu văn bản
3
tương thích với phương pháp lưu trữ văn bản truyền thống). Các báo cáo được lập
và xuất ra dưới dạng các file văn bản MS Word, MS Excel cho phép người sử dụng
có thể in ấn thuận tiện, sử dụng lại hoặc thay đổi, lưu trữ sau này.
3.3. Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống cũng đồng thời đảm bảo các yêu cầu phi chức năng như sau:
 Đảm bảo đáp ứng được hoạt động bình thường của hệ thống.
Tải của CPU < 50%.
Khả năng đáp ứng trả lời: 99.99% (nội mạng).
Thời gian đáp ứng < 10 ms (nội mạng).
 Cơ sở dữ liệu được quản lý trên hệ thống Database tiện lợi cho công tác
quản lý và thống kê.
 Có công cụ tự động khai báo, giám sát và kiểm tra quá trình hoạt động của hệ thống.
 Chiết xuất ra các báo cáo và thống kê về hoạt động của hệ thống quản trị

thông tin.
 Hệ thống cần đảm bảo việc bảo mật và kiểm duyệt thông tin. Khi hệ thống
đi vào hoạt động thì dữ liệu trong hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác
điều hành tác nghiệp, do vậy hệ thống cần đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, phân
quyền cho từng người dùng đối với từng loại dữ liệu.
 Hệ thống cần có giao diện thân thiện người dùng. Các thao tác trên hệ thống
cần đảm bảo tự nhiên, dễ hiểu và gần gũi với người dùng.
 Hệ thống cần hỗ trợ yêu cầu mở rộng. Thực tế các quy trình quản lý trong
công ty có thể có những cải cách hoặc thêm mới. Do đó yêu cầu hệ thống cần hỗ trợ
việc sửa đổi và tích hợp các module trong tương lai. Bên cạch đó hệ thống cũng cần
thiết kế để có thể mở rộng thêm các tính năng khác như: nhắn tin di động, chat nội
bộ, đa ngôn ngữ…
 Hệ thống được thiết kế tối ưu nhất để có thể đảm bảo quá trình tác nghiệp với
số lượng lớn người tham gia cùng lúc, đảm bảo tốc độ làm việc nhanh và an toàn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài sẽ khảo sát các quy trình nghiệp vụ liên quan để thiết kế và phát triển
một hệ thống thông tin quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành, xử lý công việc hành
chính tại công ty VDC.
4
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
 Phương pháp tiếp cận hệ thống: Đặt đối tượng nghiên cứu (hệ thống thông
tin cần xây dựng) trong một hệ thống với các mối quan hệ nhất định.
 Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin hiện đại: Nghiên cứu các phương
pháp tiếp cận và xây dựng hệ thống thông tin trong môi trường mạng. Tìm hiểu và
vận dụng các phương tiện tự động sinh mã chương trình theo đặc tả.
 Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin: Tuân theo qui trình phát
triển hệ thống thông tin, thực hiện tuần tự các bước khảo sát, phân tích hệ thống về
chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống (lập
trình), cài đặt và bảo trì hệ thống.

 Phương pháp điều tra: Lập phiếu điều tra trong quá trình khảo sát, xác định
mục tiêu, tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ trong quá trình phát triển hệ thống thông tin.
 Phương pháp nguyên mẫu: Nghiên cứu một số hệ thống nguyên mẫu như S-
Office của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS), eOffice của Trung tâm An
ninh Mạng BKIS trong quá trình phát triển hệ thống.
6. Kết quả và lợi ích
Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành
chính tạo ra cho doanh nghiệp một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp. Hệ
thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất
quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và
quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.
Hệ thống tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và
nhanh chóng, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc,
quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập
trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng.
Phần mềm của hệ thống được thiết kế trên giao diện Web cho phép truy cập thông
tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.
Hệ thống mang lại lợi ích thiết thực đối với lãnh đạo và chuyên viên của công ty VDC:
 Đối với lãnh đạo: Thông qua hệ thống, lãnh đạo sẽ có ngay câu trả lời cho
các câu hỏi như: Tình hình xử lý các văn bản hiện nay như thế nào? Ai làm việc gì?
5
Làm đến đâu? Khi nào xong? Kết quả có chính xác không? Lãnh đạo có thể kiểm
soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp
dưới. Lãnh đạo có thể xem hàng loạt các kế hoạch công việc của từng cá nhân hay
từng phòng ban, báo cáo về công việc tức thì tại phòng làm việc của mình mà
không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày.
 Đối với các chuyên viên, nhân viên trong công ty: Có thể làm việc trong
môi trường trực tuyến, tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm
nào. Có thể đọc một thông báo, hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình
thực hiện công việc của mình, cập nhật các thông tin điều hành giao việc nhanh

nhất. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng
và tập trung và tất cả hồ sơ hệ thống. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình
thực hiện các công việc mình phải làm.
7. Cấu trúc của luận văn
Luận văn bao gồm các phần sau:
Phần mở đầu
Chương 1: Tổng quan về Công ty VDC và yêu cầu có một hệ thống quản lý văn bản
và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính: Chương này giới
thiệu về Công ty VDC và nhu cầu về nâng cấp về hệ thống hiện có.
Chương 2: Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều
hành, xử lý công việc hành chính: Chương này trình bày cơ sở
phương pháp luận mà tác giả sử dụng để thiết kế, xây dựng hệ
thống thông tin của VDC.
Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành
chính tại VDC: Chương trình trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống
thông tin và vận dụng vào quá trình thiết kế hệ thống thông tin của VDC.
Chương 4: Lựa chọn công nghệ và triển khai hệ thống: Chương này trình bày
về công nghệ được lựa chọn để xây dựng hệ thống và các vấn đề
chung trong quá trình triển khai hệ thống.
Kết luận
Tài liệu tham khảo
6
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP
ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC
Công ty Điện toán và truyền số liệu (Vietnam Data Communication Company)
là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông và là ISP
lớn nhất Việt Nam. Được thành lập chính thức vào ngày 6/12/1989, với giấy phép

đăng kí kinh doanh số: 109883 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 20/6/1995, Trụ
sở chính: Lô IIA làng quốc tế Thăng Long, Đường Nguyễn Phong Sắc, Phường
Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. Giám đốc hiện tại là ông Vũ Hoàng Liên.
VDC là một thành viên trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
(VNPT), gồm 3 chi nhánh lớn đặt tại ba miền: Trung tâm Điện toán và truyền số
liệu khu vực 1 (VDC1), Trung tâm Điện toán và truyền số liệu khu vực 2 (VDC2),
Trung tâm Điện toán và truyền số liệu khu vực 3 (VDC3).
VDC1 phụ trách các tỉnh phía Bắc từ Hà Tĩnh trở ra, có trụ sở cùng với trụ sở
công ty mẹ.
VDC2 phụ trách các tỉnh phía Nam, trụ sở số 34A Đường Phạm Ngọc Thạch -
Phường 6 - Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
VDC3 phụ trách ở miền Trung và Tây Nguyên, trụ sở số 52 Lê Duẩn, TP.Đà Nẵng.
Sản phẩm và dịch vụ
Công ty Điện toán và Truyền số liệu hoạt động trên các lĩnh vực tin học,
Internet và truyền số liệu với các sản phẩm và dịch vụ chính:
 Cung cấp các dịch vụ Truyền số liệu VIETPAC, Frame Relay trên phạm vi
toàn quốc và tới hơn 150 nước trên thế giới.
 VNN/Internet – dịch vụ Internet tốt nhất tại Việt Nam và các dịch vụ trên cơ
sở giao thức IP với mạng trục quốc gia bao phủ trên tất cả các tỉnh thành phố.
 Dịch vụ điện thoại Gọi 171, Fax giá rẻ qua giao thức Internet (VOIP, FOIP).
7
 Các dịch vụ trên Web và thương mại điện tử (E-Commerce).
 Các dịch vụ thông tin, dịch vụ trực tuyến, danh bạ và danh bạ điện tử.
 Các dịch vụ Multimedia: phát thanh, truyền hình trên mạng.
 Dịch vụ truyền báo-viễn ấn và chế bản-xuất bản điện tử, E-Publishing.
 Các sản phẩm và dịch vụ tin học, giải pháp tích hợp.
 Đào tạo, tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp, bảo trì chuyên ngành tin học
truyền số liệu.
 Sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh các phần mềm tin học, vật tư,
thiết bị công nghệ thông tin.

 Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, quảng cáo trực tuyến – Online Advertising.
Công nghệ và kỹ thuật
Các sản phẩm và dịch vụ của VDC được cung cấp trên những công nghệ và
phương tiện kỹ thuật tiên tiến nhất hiện nay:
 Công nghệ IP với các ứng dụng mới nhất: VPN, VoIP, FoIP (Phone-Phone,
PC-PC, PC-Phone), UMS, WAP,…
 Các công nghệ truyền dữ liệu và truy nhập tốc độ cao: Frame Relay, ATM,
ISDN, BISDN, xDSL,…
 Các trang thiết bị từ những nhà cung cấp hàng đầu: Sprint (Global One),
Acatel, Sun Microsystems, Hewlett Packard, IBM, Compaq, Fujitsu, Cisco, Bay
Network, Cabletron.
 Phần mềm hệ thống và quản trị mạng với UNIX (Sun Solaris, HP-UX),
Microsoft Windows, SQL, HP Open View for Network Node Management
Solution, Netscape Web/Mail Server, Raptor firewall.
Bên cạnh đó là mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu
thế giới:
 Telstra (Australia); Global One Group, Alcatel (France); Nortel (Canada);
NTTCommunication, KDD, (Japan); Korea Telecom (RO Korea); Singapore
Telecom, Microsoft, Oracle (USA); Hongkong Telecom (Hongkong), InfoAccess,
8
Thành tựu
Trải qua 20 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, VDC đã là nhà cung
cấp dịch vụ Internet và số liệu hàng đầu của Việt Nam. Đội ngũ lãnh đạo cùng toàn
thể cán bộ công chức của công ty đã đoàn kết, cùng chung sức, chung lòng xây
dựng nên một VDC "sáng tạo, tiên phong, văn hoá" với thương hiệu và bản sắc
riêng của mình. Từ công ty mẹ VDC, thời gian qua đã có nhiều công ty cổ phần của
VDC được ra đời như VDC Net2E, VNPT e-Travel, VNPT Epay.
Các dịch vụ do VDC cung cấp đã "kéo không gian xa, nối liền khoảng cách",
góp phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành Bưu chính Viễn thông nói chung
và của Tập đoàn nói riêng. Cho tới thời điểm này, VDC đã có trong tay tổng dung

lượng đường truyền Internet quốc tế lên tới gần 31.5Gbit/s, mạng Backbone cả
nước chính thức đạt mức 7,5Gbit/s. Mạng VNN/Internet đã phủ POP 100% các
tỉnh, thành phố. POP Fram Relay đã được triển khai ở 27 tỉnh trên cả nước và kết
nối với các quốc gia trên thế giới qua các đối tác NTT, Equant, Reach, Singtel,
KDDI, ChinaTelecom
Việc tiếp cận, chăm sóc khách hàng dần trở thành một chiến lược, không chỉ
để phục vụ khách hàng mà qua đó còn nắm bắt nhu cầu thị trường để chủ động đi
trước một bước trong phát triển dịch vụ. 19 năm qua, các dịch vụ do VDC cung cấp
đã đạt được sản lượng đáng kể: Dịch vụ VNN/Internet trực tiếp với hơn 18.880 thuê
bao, dịch vụ Mega VNN đạt hơn 1,32 triệu thuê bao chiếm hơn 60% thị phần. Tổng
sản lượng truy cập Internet gián tiếp đạt 1,8 tỷ phút, đặc biệt dịch vụ truyền số liệu
Fram Relay VDC bắt đầu cung cấp từ năm 2000 đến nay đã có hơn 3000 thuê bao,
dịch vụ VPN đã đạt gần 9.000 thuê bao có ngoài ra các dịch vụ gia tăng giá trị trên
nền Internet cũng đã đóng góp một khoản doanh thu đáng kể trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của VDC.
1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN, GIẤY TỜ, QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC
Công ty VDC đã áp dụng các quy trình ISO vào quản lý và đã đem lại nhiều
lợi ích thiết thực trong công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh tại Công ty.
9
Mặt khác, bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý cũng đem lại hiệu
quả, đáp ứng được phần nào các yêu cầu của Lãnh đạo. Tuy nhiên do các phần mềm
đang được ứng dụng được phát triển từ cách đây rất lâu, chưa phù hợp với các quy
trình hiện tại nên cũng chưa thực sự mang lại hiệu quả quản lý như mong muốn.
Hiện nay Phòng Quản trị và Đối ngoại và các đơn vị trong Công ty VDC đang
sử dụng phần mềm quản lý công văn. Phần mềm được thiết kế trên nền Web, được
cài đặt tại địa chỉ http://203.162.130.204/congvan và phần mềm quản lý văn bản
pháp quy tại địa chỉ http://203.162.130.204//phapquy. Các phần mềm này đáp ứng
được các yêu cầu sau:
 Quản lý công văn đi, đến trong nội bộ văn phòng Công ty và đầu mối tiếp

nhận công văn của các Trung tâm VDC.
 Quản lý công văn đi, đến dựa vào trích yếu nội dung của công văn.
 Phân quyền công văn.
 Quản lý file đính kèm công văn.
 Thống kê và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí.
 Quản lý văn bản trình.
 Quản lý danh bạ nội bộ.
 Quản lý lịch tuần.
 Quản lý văn bản pháp quy của VDC.
Hiện nay, hệ thống quản lý công văn của Công ty đang được cài đặt trên 01
máy chủ HPML 370 do phòng Tích hợp phát triển hệ thống quản lý. Hệ thống được
đầu tư từ nhiều năm trước (năm 2004), với cấu hình như sau:
 Phần cứng: Processor: IntelXeon
TM
CPU3.2 Ghz (2CPUs), RAM l GB,
HDD 01 x 72GB, CD - ROM.
 Phần mềm hệ thống Windows 2003 Server, SQL Server, IIS Server (năm
2004 chưa mua bản quyền sử dụng)
 Phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý công văn (phiên bản cũ, được xây
dựng từ năm 2000) và một số phần mềm quản lý, phần mềm thử nghiệm khác của
Phòng Tích hợp phát triển hệ thống.
10
1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI
1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác
Trải qua quá trình phát triển, VDC đã áp dụng các hệ thống trợ giúp công tác
điều hành có hoạt động và ưu nhược điểm khác nhau. Hiện tại hệ thống quản lý có
những thực trạng như sau:
 Với sự phát triển của VDC như hiện nay, hệ thống quản lý công văn cũ nảy
sinh các bất cập như không quản lý được đầy đủ nội dung của văn bản, các văn bản
liên quan trong quá trình xử lý văn bản, thống kê đường đi của văn bản, font chữ

lỗi, không dùng được trên trình duyệt FireFox, không quản lý được đơn vị chủ trì,
đơn vị liên quan đến văn bản
 Các phần mềm đang sử dụng chưa đáp ứng được đầy đủ toàn bộ quá trình
quản trị thông tin về mặt tác nghiệp. Vẫn có nhiều công đoạn còn phải sử dụng đến
yếu tố thủ công: phân phối tài liệu, duyệt tài liệu điều này dẫn tới một thực tế là
có quá nhiều văn bản cần photo để phân phối cho các đơn vị liên quan gây lãng phí
một cách không cần thiết.
 Chưa có hệ thống quản lý nhắc việc trợ giúp lãnh đạo Công ty: việc nhắc
việc vẫn qua điện thoại, email.
 Chưa có hệ thống quản lý trình ký lãnh đạo: vẫn trình ký theo cách duy nhất
là văn bản giấy (hardcopy).
 Chưa có hệ thống quản lý đăng ký và duyệt nội dung công tác tuần đủ mạnh.
 Chưa có hệ thống quản lý và duyệt nhu cầu cung ứng vật tư công cụ: không
thống kê được việc cung ứng và nhu cầu cung ứng của các đơn vị.
 Chưa có hệ thống quản lý giao ban, báo cáo tuần, gửi biên bản giao ban.
 Chưa có hệ thống quản lý tin tức, thông báo nội bộ.
 Thiếu các công cụ quản trị thông tin tác nghiệp, tình trạng xử lý thông tin và
cảnh báo thời hạn hết hạn của công việc cần xử lý
11
 Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chưa được tự động hóa (chưa có
luồng xử lý tự động).
1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật
Xem xét các mặt tồn tại về khía cạnh kỹ thuật có thể thấy:
 Do hiện tại việc phân phối tài liệu, văn bản phần lớn là thủ công, việc theo
dõi xử lý công việc chưa được chặt chẽ nên còn có thể xảy ra những nhầm lẫn, sai
sót đáng tiếc.
 Không đảm bảo an toàn cho quá trình khai thác do hệ thống cũ chưa tích
hợp hệ thống quản lý người dùng thống nhất. Phần lớn các phần mềm quản lý thông
tin đều chưa được thiết kế dữ liệu đảm bảo để có thể phân cấp đến từng cá nhân
người dùng mà chỉ mới phân cấp đến phòng ban, trung tâm.

 Không có công cụ thông báo giám sát người sử dụng.
 Không cho phép các cá nhân khai báo và quản lý các thông tin tác nghiệp
của mình.
 Phần mềm đang sử dụng hiện nay được thiết kế trên nền công cụ đã tương
đối lạc hậu nên khó nâng cấp và cập nhật khi cần thiết.
Với hiện trạng của hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp như hiện tại cần phải
cấp bách đầu tư xây dựng một hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp mới đáp ứng
các yêu cầu về khai thác và quản lý.
Trước thực trạng đó, việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và
trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính là một yêu cầu bức thiết tại công
ty VDC.
12
CHƯƠNG 2
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành tác nghiệp, các
đơn vị hành chính, các tổ chức và doanh nghiệp trao đổi thông tin thông qua hình
thức gửi/nhận văn bản chính thức có chữ ký của người lãnh đạo có trách nhiệm và
được đóng dấu. Phần lớn các thông tin trao đổi này được gọi là văn bản, phần còn
lại được gọi với tên là các báo cáo. Trong phạm vi đề tài này danh từ văn bản được
sử dụng để gọi chung các văn bản, báo cáo.
Có thể chia các văn bản liên quan đến một đơn vị cụ thể thành ba loại chính:
 Văn bản đến: Đây là các văn bản được gửi đến từ các đơn vị bên ngoài.
 Văn bản đi: Các văn bản được đơn vị soạn thảo gửi đi các đơn vị bên ngoài.
 Văn bản nội bộ: Các văn bản được soạn thảo và lưu chuyển trong các bộ
phận của đơn vị.
Từng loại văn bản còn được chia thành:

 Văn bản thông báo.
 Văn bản triển khai (làm cơ sở để triển khai công việc cụ thể nào đó). Văn
bản triển khai có thể là cơ sở cho các chỉ thị, thông báo mà nơi nhận sẽ ban hành để
triển khai nội dung văn bản nhận được. Thông thường văn bản này được lãnh đạo
đơn vị tiếp nhận, tiếp tục giao cho các chuyên viên xử lý văn bản đó, thí dụ đọc nội
dung văn bản để đưa ra một số biện pháp thực hiện trong một văn bản khác gửi cho
các đơn vị cấp dưới triển khai, hoặc tra cứu tình hình cụ thể để làm báo cáo phúc
đáp cho nơi đã gửi văn bản.
13
Ngoài ra còn có các văn bản dạng báo cáo. Các báo cáo có đặc trưng riêng vì
chúng có thêm các thuộc tính như chu kỳ nhận, gửi. Các báo cáo còn chứa
đựng thông tin dưới dạng số liệu, các số liệu này cần được tách riêng và lưu
lại để thực hiện các tính toán cho nhiều mục đích khác nhau.
Có thể xem văn bản thông báo chỉ là trường hợp đặc biệt của văn bản triển
khai. Vì vậy từ đây về sau, chúng ta sẽ không nhấn mạnh sự khác biệt này.
2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản
Nhân viên Văn thư: Thông thường ở mỗi đơn vị đều có một bộ phận văn
thư trực (ở VDC bộ phận này trực thuộc Phòng Quản trị và Đối ngoại).
Nhiệm vụ chính của bộ phận văn thư là tiếp nhận các văn bản giấy tờ từ bên
ngoài gửi đến đơn vị, chuyển các văn bản đó cho lãnh đạo đơn vị và chuyển
các văn bản của đơn vị tới các đơn vị khác. Bộ phận văn thư cũng là nơi cấp
số và đóng dấu của đơn vị cho các văn bản phát hành ra ngoài.
Lãnh đạo: Là thủ trưởng và những người được thủ trưởng ủy quyền. Thủ
trưởng và những người được thủ trưởng ủy quyền chịu trách nhiệm phân
công đơn vị xử lý các văn bản gửi tới, cho các ý kiến chỉ đạo về phương
hướng xử lý văn bản hoặc giải quyết các công việc có liên quan tới nội dung
văn bản, phê duyệt và chấp nhận các kết quả xử lý của đơn vị được phân
công.
Lãnh đạo đơn vị: Là thủ trưởng đơn vị và những người được thủ trưởng đơn
vị ủy quyền. Thủ trưởng đơn vị và những người được thủ trưởng đơn vị ủy

quyền chịu trách nhiệm phân công chuyên viên xử lý các văn bản gửi tới,
cho các ý kiến chỉ đạo về phương hướng xử lý văn bản hoặc giải quyết các
công việc có liên quan tới nội dung văn bản, phê duyệt và chấp nhận các kết
quả xử lý của chuyên viên được phân công. Đối với các văn bản gửi đi đơn
vị khác, nhóm này cũng tham gia ý kiến và phê duyệt nội dung văn bản, cũng
14
như có quyết định cuối cùng về việc gửi văn bản đi.
Chuyên viên: Đây là những người trực tiếp xử lý văn bản gửi đến hoặc giải
quyết các công việc có liên quan tới nội dung văn bản. Đối với văn bản gửi đi, họ còn
chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản. Khi thực hiện xử lý văn bản, các chuyên viên có
thể trao đổi, tham vấn với các chuyên viên khác hoặc xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.1.3 Quy trình xử lý văn bản
Văn bản đến
 Các văn bản đến có hai dạng chính: văn bản cứng (giấy), văn bản điện tử
gửi đến thông qua e-mail.
 Văn thư có trách nhiệm nhận văn bản gửi đến, phân loại văn bản, ghi hồ sơ
lưu trữ về văn bản như nơi gửi, người gửi, ngày gửi, gửi cho ai, các mã số về văn
bản, tóm tắt nội dung văn bản Nếu là văn bản đến ở cấp Công ty, Văn thư sẽ trình
văn bản lên Lãnh đạo công ty. Nếu văn bản đến ở cấp phòng, ban thì Văn thư gửi
văn bản đến đơn vị tiếp nhận.
 Đối với văn bản cấp công ty, sau khi xem văn bản gốc, tùy theo tính chất,
mức độ quan trọng của văn bản, Lãnh đạo công ty có thể trao quyền xử lý cho các
đơn vị hoặc các chuyên viên để xử lý, kèm theo một thời hạn nhất định. Tại giai
đoạn này, lãnh đạo công ty có thể trực tiếp giao nhiệm vụ xử lý văn bản cho các
phòng ban hoặc thông qua bộ phận văn thư.
 Sau đó văn thư sẽ chuyển văn bản hoặc các bản sao có ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo công ty đến các phòng ban.
 Tại các phòng ban, lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ được ủy quyền của lãnh đạo
đơn vị sẽ trực tiếp xử lý văn bản hoặc phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên
trong phòng.

 Chuyên viên nhận văn bản xử lý có thể tự xử lý hoặc trao cho các chuyên
viên khác xử lý thay mình.
 Trong quá trình xử lý văn bản, chuyên viên có thể xin ý kiến lãnh đạo đơn
15
vị, tham khảo ý kiến của các chuyên viên khác. Nếu có khó khăn trong quá trình xử
lý những nhiệm vụ liên quan đến văn bản dẫn đến không đảm bảo đúng thời hạn đã
được giao, chuyên viên có thể xin ý kiến lãnh đạo đơn vị để gia hạn.
 Khi việc xử lý văn bản đã hoàn tất, chuyên viên báo cáo lãnh đạo đơn vị và
đối với chuyên viên này, việc xử lý văn bản xem như tạm hoàn thành.
 Lãnh đạo đơn vị xem xét kết quả xử lý của chuyên viên. Nếu đánh giá kết
quả là chấp nhận được, lãnh đạo đơn vị sẽ phê duyệt kết quả này và khi đó việc xử
lý văn bản xem như đã hoàn thành. Nếu kết quả chưa đáp ứng yêu cầu xử lý, lãnh
đạo đơn vị chuyển lại chuyên viên (kèm theo các ý kiến định hướng tiếp tục) để tiếp
tục quá trình xử lý văn bản.
 Nếu văn bản đến có kèm theo yêu cầu hồi báo cho người gửi, đơn vị xử lý soạn
văn bản hồi báo, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển văn thư để gửi hồi báo.
 Khi kết quả xử lý đã được phê duyệt, toàn bộ kết quả xử lý và văn bản gốc
và văn bản hồi báo được đưa vào lưu trữ.
Vì vậy, đối với một văn bản đến, quá trình nhận, xử lý và hồi báo tạo lên một
luồng dữ liệu được mô tả như sau:
16
Hình 2.1 Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến cấp công ty
Hình 2.2 Quy trình nghiệp vụ xử văn bản đến cấp phòng ban
Sau khi đã giao cho các chuyên viên xử lý các văn bản, người lãnh
đạo cần phải theo dõi quá trình xử lý văn bản của chuyên viên đã
được giao việc. Công việc này rất cần thiết vì thông thường người
lãnh đạo cần phải biết những sự kiện sau đây:
 Hiện tại còn bao nhiêu văn bản cần xử lý đã xử lý xong và chưa xử lý xong,
liệt kê danh sách văn bản cần xử lý mà chưa xử lý xong.
 Đối với một văn bản thì hiện tại đã xử lý xong chưa, nếu chưa thì trạng thái

của nó như thế nào, ai đang xử lý.
 Đối với các văn bản cần xử lý ngay mà vẫn chậm thì lý do tại sao để có
thông báo nhắc nhở người đang xử lý.
 Thu thập ý kiến của các chuyên viên về quá trình giải quyết một vấn đề liên
quan đến một văn bản đến.
Văn bản đi (nội bộ hoặc gửi các đơn vị bên ngoài)
17