Phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2

LỜI NÓI ĐẦU
Chuyên đề thực tập này hoàn thành được là do sự chỉ bảo , hướng dẫn
tận tình của các thầy , các cô trong khoa Tin học Kinh tế- Trường Đại học
Kinh tế Quốc Dân , của tất cả các cô chú trong Công ty Xây dựng số 2
thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) , của
toàn thể các bạn bè – những người đã mang đến sự hỗ trợ liên tục trong suốt
thời gian thực tập .
Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo
trong khoa Tin học Kinh tế – Trường Đại học kinh tế Quốc Dân về sự chỉ dạy
và hướng dẫn tận tình .
Tôi xin vô cùng cám ơn thầy giáo Hàn Viết Thuận đã tận tình giúp
đỡ , đã dùng hết cả tâm huyết của một nhà giáo , để hướng dẫn , truyền đạt ,
chỉ bảo tất cả các vấn đề cốt lõi , tư tưởng chủ đạo và cách thức triển khai khi
nghiên cứu đề tài . Nhờ đó mà tôi có đủ điều kiện để hoàn thành tốt chuyên đề
này .
Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô , các
chú trong Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt
Nam ( Vinaconex) đã quan tâm giúp đỡ , chỉ bảo tận tình , cung cấp tài liệu
cho việc hoàn thiện chuyên đề này . Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn tới bác
Đào Minh Chiến – Trưởng phòng Tổ chức của Công ty đã tận tình chỉ bảo
giúp đỡ tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong chuyên đề .
Cuối cùng tôi xin được cảm ơn tất cả các bạn bè , tất cả những người đã
quan tâm giúp đỡ tôi thực hiện chuyên đề .
Chuyên đề này được viết với kiến thức , kinh nghiệm và thời gian có
hạn tất sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về nội dung
cũng như trình bày . Vì vậy , tôi rất mong nhận được những chỉ bảo , đóng
góp ý kiến phê bình quí báu từ các thầy , các cô và toàn thể bạn bè với mong
muốn rút ra những bài học kinh nghiệm quí báu cho bản thân và ngày càng
hoàn thiện chuyên đề hơn .
Hà Nội , tháng 4 năm 2002
Sinh viên

Phạm Quang Huy
Lớp : Tin 40A – KTQD
1
LỜI NÓI ĐẦU
Sự phát triển vũ bão của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ ba
với việc đặt công nghệ thông tin , tự động hoá lên vị trí hàng đầu đã đưa toàn
nhân loại bước vào ngưỡng cửa của nền kinh tế tri thức . Tin học hoá , tự
động hoá đã và đang là phương tiện chủ chốt trang bị cho toàn thế giới bước
vào kỷ nguyên mới với những bước tiến mới . Một xã hội thông tin đang hình
thành và phát triển đã đem lại cho con người những thành tựu đáng kể về mọi
mặt , hai chữ thông tin ngày càng đóng vai trò chủ đạo hơn cần thiết hơn trong
cuộc sống của con người . Đúng như Richard Mason – giáo sư về công nghệ
thông tin và là nhà tư vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada đã nhận xét : “
Ngày nay trong xã hội chúng ta , có nhiều nhân viên thu nhập xử lý và phân
phối thông tin hơn bất kỳ một nghề nào khác . Hàng triệu máy tính được lắp
đặt trên khắp thế giới và nhiều triệu Km cáp quang , dây dẫn và sóng sóng
điện từ kết nối con người . Máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin
khác làm con người xích lại với nhau . Xã hội của chúng ta thực sự là xã hội
thông tin , thời đại của chúng ta là thời đại thông tin “
Đối với Việt Nam do sự phát triển tất yếu của lịch sử , Công nghệ
thông tin đang là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu . Sự phát triển của công nghệ
thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới , cho
những mục tiêu mới , đã trở thành một trong những phương tiện để đất nước
ta có thể “đi tắt , đón đầu “ theo kịp các nước phát triển , hoà nhịp cùng cơn
lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại . Việc đưa tin học vào mục tiêu quản lý
của các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã
và đang đạt được những thành tựu đáng kể . Cùng với quá trình mở cửa nền
kinh tế , nền kinh tế đất nước theo cơ chế thị trường , với nhiều thành phần
kinh tế , có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã
ngày càng được kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thông

qua cơ sở lý thuyết cũng như thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nước .
Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góp
trực tiếp và gián tiếp của công nghệ thông tin . Hơn bao giờ hết , trong giai
đoạn này hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống
thông tin dựa trên máy tính . Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những mục tiêu sống
còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp
trong cơ chế mới . Để đạt được điều đó , các doanh nghiệp cần xây dựng hệ
thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho những
quyết định quản trị . Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ
cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý .
Như vậy , ngày nay thông tin trở thành vấn đề sống còn đối với mọi
lĩnh vực trong đời sống kinh tế-xã hội đặc biệt là trong quản lý kinh tế . Nó
quyết định sự thành công của các doanh nghiệp trên thương trường nếu họ
biết sử dụng thông tin như thế nào cho hiệu quả nhất . Sử dụng , xử lý , lưu
Lớp : Tin 40A – KTQD
2
trữ thông tin như thế nào cho có hiệu quả nhất đang là bài toán đặt ra cho tất
cả các doanh nghiệp hiện nay .
Công ty Xây dựng số 2 thuộc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng
Việt Nam ( Vinaconex) cũng như các đơn vị , tổ chức doanh nghiệp khác
trong cả nước . Quá trình đưa hệ thống tin học vào trong mục tiêu quản lý
diễn ra chậm nhưng đã mang lại những thành tựu đáng kể nó góp phần lớn
vào thành công chung của doanh nghiệp . Ngoài phòng xử lý nghiệp vụ trên
máy tính , doanh nghiệp còn có hệ thống tin học trực tiếp cho yêu cầu xử lý
lưu trữ dữ liệu của các phòng ban . Tuy nhiên hệ thống tin học tại công ty xây
dựng số 2 còn thiếu tính hệ thống giữa Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Việt Nam ( Vinaconex ) và công ty , đồng thời còn thiếu mối liên hệ đồng bộ
giữa các bộ phận trong công ty , còn tồn đọng nhiều trong vấn đề xử lý dữ
liệu dựa trên máy tính .

Với tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong Công ty xây
dựng số 2 nói riêng và trong mọi tổ chức doang nghiệp nói chung đặc biệt là
hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương , cùng với những kiến thức và
kinh nghiệm đã và đang được trang bị em xin đề xuất đề tài :“ Phát triển hệ
thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2 “
nhằm đề xuất thêm một phương án mới , một cách nhìn nhận mới trong quá
trình ứng dụng tin học vào quá trình lưu trữ , xử lý dữ liệu trong quá trình
quản lý lao động tiền lương nói riêng cũng như hệ thống thông tin quản lý nói
chung , với mục đích cốt lõi là ngày càng xử lý tốt hơn quá trình biến đổi dữ
liệu thành thông tin trong quá trình quản lý lao động – tiền lương lại công ty .
Đề tài gồm các phần chính sau :
Chương I : Tổng quan chung
Bao gồm : Tổng quan về công ty xây dựng số 2 , tổng quan về phòng tổ
chức của công ty , tổng quan chung về công tác lao động tiền lương tại công
ty , tổng quan chung về công tác lao động tiền lương . v.v.v.
Chương II : Phương pháp luận cơ bản
Bao gồm : Từ thực tiễn khách quan và từ yêu cầu của nội tại công ty ,
đồng thời từ lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý cùng các bước phân
tích , thiết kế , cài đặt hệ thống thông tin quản lý nói chung .
Chương III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương
Bao gồm : Mục đích của phân tích hệ thống , hệ thống thông tin vào ra của hệ
thống , mô hình hoá dữ liệu , sơ đồ luồng thông tin , sơ đồ luồng dữ liệu , sơ
đồ cấu trúc dữ liệu .v.vv.
Chương IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương
Bao gồm : Phương pháp thiết kế , lựa chọn ngôn ngữ lập trình , thiết kế
các File dữ liệu , thiết kế các query , thiết kế các Form , thiết kế các Report .
Chương V: Chương này trình bày quá trình triển khai , bảo trì và nâng
cấp hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương cho phù hợp với tình hình
mới và điều kiện hiện tại của công ty .
Lớp : Tin 40A – KTQD

3
Chuyên đề được hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hướng dẫn của thầy giáo
Hàn Viết Thuận cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộ
trong Công ty Xây dựng Việt Nam . Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệm
còn ít ỏi , cùng với sự hạn chế về mặt thời gian nên chương trình chắc chắn
còn mắc nhiều sai sót em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các
cô trong khoa các cán bộ hướng dẫn cùng toàn thể các bạn và những người
quan tâm khác để em hoàn thành đề án được tốt hơn .

Lớp : Tin 40A – KTQD
4
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN CHUNG
1. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 2 – TỔNG
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG VIỆT NAM
(VINACONEX)
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 – Vinaconco – Tổng công ty
XNKXDVN – Bộ xây dựng.
- Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rất
nhiều tên gọi khác nhau như : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 … cho
đến ngày 9/6/1995 Bộ trưởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ
về việc đổi tên Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty
XNKXD Việt nam thành công ty xây dựng số 2 ngày nay
- Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội
- Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên
+ Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội
+ XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc.
+ Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - Vĩnh
Phúc.

- Ba chi nhánh tại các tỉnh .
+ Cao Bằng - Bắc Cạn .
+ Sơn La .
+ Lào Cai .
Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điều
hành. Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nước hạng I
theo QĐ số 2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , với giấy phép
kinh doanh xây dựng số 26 / BXD - CSXD được phép hoạt động trong các
lĩnh vực sau :
Lớp : Tin 40A – KTQD
5
- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I ,
trang trí nội thất cao .
- Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp .
- Xây lắp đường dây và trạm biến thế tới 35KV .
- Thi công mặt đường thâm nhập nhựa .
- Thi công hệ thống mương máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi .
- Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng .
- Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại .
- Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở.
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng .
Với quy mô hoạt động trong cả nước và liên doanh với nước ngoài .
1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty .
Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dưới ban
lãnh đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm :
Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2
1.2.1. Văn phòng công ty .
Lớp : Tin 40A – KTQD
6
Tổng công ty

Văn phòng
công ty
Kế toán tài
chính
Kế hoạch
kỹ thuật thi
công
Lao động
tiền lương
Đấu thầu và
QLDA xây
dựng
Giám đốc
công ty
Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành
chính quản trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty :
Chuẩn bị và thẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các
phương án quyết định… trước khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốc
công ty trình cấp trên phê chuẩn, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ
giữ gìn bảo quản …
1.2.2. Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công .
Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ
tổng hợp và tham mưu giúp cho giám đốc công ty . Để đáp ứng với vai trò
là phòng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với
cơ chế thị trường , lập kế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch
được tổng công ty giao cho , lập hồ sơ , dự án tham gia đấu thầu các công
trình , tổ chức thi công có hiệu quả các công trình do công ty quản lý , quản lý
tốt các phương tiện xe máy phục vụ cho công tác thi công .
1.2.3. Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng .
Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trong

công tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lưới cán
bộ chuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu tư
để từ đó cùng với ban lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu . Tổ chức thực hiện
công tác tổ chức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty
trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên thực hiện . Tổ chức theo dõi nắm
bắt cập nhật thông tin về các dự án xây dựng từ giai đoạn hình thành dự án
đến giai đoạn khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấu
thầu thắng thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho công tác đấu
thầu và quản lý dự án . Tổ chức thanh toán công trình . Lập và chỉ đạo các
biện pháp công đặc biệt . Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công
ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động.
1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lương .
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là lập phương
án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc
thành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo
phân cấp được tổng công ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về
Lớp : Tin 40A – KTQD
7
số lượng và chất lượng theo phân cấp quản lý giữa tổng công ty – công ty và
các đơn vị trực thuộc . Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà
nước về công tác lao động tiền lương , xây dựng quỹ tiền lương và báo cáo
thực hiện kế hoạch quỹ tiền lương theo yêu cầu của công ty . Giải quyết thanh
tra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về công tác hợp
tác lao động nước ngoài …
1.2.5. Phòng kế toán tài chính .
Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý
kinh tế , kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công
tác hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nước . Quản lý tập
trung nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh . Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ

theo nhiệm vụ thi công được ký kết hợp đồng kinh tế . Hướng dẫn kiểm tra
đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét
duyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyết toán của các đơn vị trực thuộc …
Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạt
được những bước tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của
công ty , tuy nhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu
khách quan của từng phòng ban trong công ty , chưa mang tính đồng bộ và
mang tính hệ thống giữa công ty và tổng công ty , giữa lãnh đạo và các phòng
ban , giữa các phòng ban với nhau . Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn
là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình quản lý , quá trình lao động
sản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác .
2. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
2.1. Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lương
Phòng tổ chức lao động tiền lương là phòng chuyên giúp việc cho
giám đốc công ty
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là
+ Lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc
công ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức
của công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt . Tổ chức triển khai thực
hiện các quyết định của tổng công ty và giám đốc công ty . Chủ trì phối hợp
với các đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm
vụ chế độ trách nhiệm , mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức
Lớp : Tin 40A – KTQD
8
Công ty . Quản lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của công ty
trên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quả quản lý .
+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lượng , chất
lượng theo phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc.
Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dưỡng , đề bạt , phân công
công tác , xếp lương , nâng lương , khen thưởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối

hợp các bộ phận có liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bộ . Nghiên cứu
thực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sử
dụng cán bộ . Thực hiện việc thống kê nhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuất
với Tổng công ty- công ty với cơ quan đảng nhà nước có liên quan . Tham gia
với các phòng , đơn vị trong công tác giải quyết khen thưởng , thi đua đơn vị
tập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội
ngũ cán bộ công nhân viên chức trong công ty .
+ Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về
công tác lao đông tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo
kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội
ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ
chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công ty
duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen
thưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều
động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích
hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính
sách , tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra
và giải quyết đơn thư khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi
công ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ
chính sách đối với người lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc .
Thực hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng
+ Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài.
2.2. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lương
2.2.1. Khái niệm :
Công tác lao động tiền lương là một phần trong công tác tổ chức lao
động tiền lương do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lương và
cơ cấu lao động của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình
hình thực tế của tổ chức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà
nước

2.2.2. Chức năng :
Công tác lao động tiền lương có chức năng giải quyết hợp lý về tiền
lương và lao động trong tổ chức đơn vị .
2.2.3. Nhiệm vụ :
- Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác
lao đông tiền lương .
Lớp : Tin 40A – KTQD
9
- Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương
theo từng yêu cầu của công ty .
- Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ
hoặc theo công việc .
- Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc
công ty duyệt .
- Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen thưởng ,
kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều
động .v.v.
- Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp
theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
3. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG :
3.1. Áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng
số 2
Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động
đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh
tế , công nghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phương tiện để tất
cả các nghành các lĩnh vực tạo được sự ổn định và tạo bước nhảy vọt .
Công ty xây dựng số 2-Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam
( Vinaconex ) sớm ứng dụng tin học vào quá trình sản xuất kinh doanh của
mình đặc biệt là trong quá trình quản lý kinh tế . Việc ứng dụng hệ thống tin
học vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thông tin nhằm phục

vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò không nhỏ trong quá trình
phát triển của công ty .
3.2. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương :
Cũng như các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đưa tin
học trực tiếp vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào
trong quá trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương đã
được triển khai từ rất sớm trong đó có hệ thống thông tin quản lý lao động
tiền lương .
3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương đối
với Công ty xây dựng số 2 :
Nền kinh tế đất nước đang bước vào một thời kỳ mới , thời kỳ công
nghệ thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phương
tiện để ta có thể “ chạy tắt , đón đầu “ hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của
toàn nhân loại . Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây
dựng số 2 đòi hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lưu trữ , xử lý và phân
phối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp . Bởi vậy ,
việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào trong quá trình quản lý doanh
nghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Lớp : Tin 40A – KTQD
10
Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lương
có tầm quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lương mà nó còn
liên quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống
thông tin quản lý lao động tiền lương ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ ,
thích hợp , dễ hiểu , được bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất .
3.2.2. Lựa chọn các phương án tối ưu
Trước tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền
lương các phương án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là :

a.Xử lý thủ công
Phương án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ
bản duy trì công tác theo dõi , quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng xuất
lao động của bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Phương án này chỉ có thể
giải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó
khăn trong theo dõi và quản lý công tác lao động tiền lương trong dài hạn ,
đặc biệt là khi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xu
hướng mở rộng . Như vậy phương án này chi phí thấp nhưng có rất nhiều hạn
chế .
b. Bố trí bộ phận chuyên trách
Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công như hiện tại ,
nhưng sẽ bố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này . Điều đó sẽ tạo
một cơ cấu cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Bên cạnh đó
khối lượng thông tin lao động tiền lương phát sinh ngày càng tăng thì khó có
thể giaỉ quyết được vấn đề . Phương án này khó có khả năng thực hiện được
do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức
c. Chuyển xử lý toàn bộ trên máy
Đây là phương án mà doanh nghiệp đang bước đầu áp dụng , nó đòi
hỏi một khoản đầu tư cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất
cho dài hạn . Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ
trong bộ phận tổ chức lao động tiền lương khi đội ngũ cán bộ hầu hết là
những người có tuổi là hết sức khó khăn đối với công ty . Bên cạnh đó vốn
lớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao động cần giải quyết công ăn việc làm
nên phương án này rất khó cho quá trình thực thi .
d. Tự viết và thực hiện chương trình
Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao
động tiền lương tại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét
trong điều kiện hiện tại cuả doanh nghiệp :
- Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi dưỡng cho cán bộ lập chương
trình , không cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm

Lớp : Tin 40A – KTQD
11
- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là
tận dụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán
bộ công nhân viên .
- Khả năng ứng dụng cao ; chương trình viết ra phù hợp với điều kiện thực
tế của đơn vị , giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền
lương
- Nâng cao từng bước trình độ lao động , là bước đệm khi có điều kiện để
chuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy .
Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phương án tối ưu nhất đối với điều
hiện tại của doanh nghiệp
3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống
Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiện
chương trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng
Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc
Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống
Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu
Tháng 4: Viết chương trình , chạy thử , sửa lỗi
Tháng 5 : Đưa vào ứng dụng , hướng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức ,
bảo trì và nâng cấp
Lớp : Tin 40A – KTQD
12
CHƯƠNG II
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN CHO QUÁ TRÌNH
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
I . XUẤT PHÁT TỪ THỰC TIỄN KHÁCH QUAN TỪ HỆ THỐNG
THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ .
1. Khái niệm hệ thống thông tin .
1.1. Khai niệm

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người , các thiết bị phần
cứng , phần mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập
xử lý , lưu trữ và phân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân
tích tình hình, lập kế hoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một
tổ chức .
Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) được lấy từ các nguồn
( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước . Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
( Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ (Storage) .Ta có thể mô tả các
yếu tố cấu thành hệ thống thông tin như hình vẽ sau:

Lớp : Tin 40A – KTQD
13
Nguồn thông
tin
Thu thập
thông tin
Xử lý - lưu trữ
thông tin
Phân phát
thông tin
Nơi nhận
thông tin
Kho dữ liệu
Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin
1.2. Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức .
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức . Một cách
lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy
nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại .
1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra.

Thì hệ thống thông tin được chia làm năm loại.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) :
Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù
hợp với đầu ra của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ
thống tác nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ
thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý .
- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision
Support System ) : Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông
tin của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp
cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp
hiệu quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng
như trợ giúp mối liên hệ giữa những người ra quyết định .
- Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí
tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo .
- Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt
động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể được sử dụng
như một trợ giúp chiến lược
1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ .
Gồm có các loại hệ thống sau:
- Hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thông tin Marketing .
- Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực
Lớp : Tin 40A – KTQD
14
- Hệ thống thông tin quản lý sản xuất .
- Hệ thống thông tin văn phòng .
1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin .
Để mô tả hệ thống thông tin người ta dùng các mô hình sau:
1.3.1. Mô hình logic .

Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm như : Hệ thống
làm gì ? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết
quả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản
sinh ra … Tóm lại mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng
cũng như địa điểm hay thời điểm dữ liệu được xử lý mà những cái cần quan
tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý.
1.3.2. Mô hình vật lý ngoài .
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của
đầu vào và đầu ra , phương tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng được sử
dụng .

1.3.3. Mô hình vật lý trong .
Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song
khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà người sử dụng
có thể nhìn ra được . Cấu trúc chương trình và ngôn ngữ thể hiện đều là
những cái mà người sử dụng không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa
chọn chủ yếu là từ góc độ kỹ thuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên
viên kỹ thuật. Với mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình
vật lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không tương đương nhau . Một số có
chi phí lớn hơn , một số hoạt động có hiệu quả hơn . Do đó quyết định lựa
chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí và hiệu
quả .
Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau . Mô
hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý . Mô hình vật lý ngoài là kết quả
của góc nhìn người sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ
Lớp : Tin 40A – KTQD
15
thuật . Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình
logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất.

2. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý .
2.1. Phương pháp Top Down Design .
Đây là phương pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từ
tổng quát tới tổng thể . Nội dung của phương pháp này trước hết người ta xác
định tổng quát việc thiết kế phần mềm. Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia
nhỏ hơn ngày càng chi tiết và mục tiêu cuối cùng thường được tương đương
với một Modul chương trình.
- Ưu điểm : của phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc
theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả.
- Nhược điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần
thiết .
2.2. Phương pháp Bootom Up Design .
Trong phương pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo
logíc toán học cho hệ thống . sau đó xây dựng các chương trình làm việc và
thiết lập các mảng làm việc cho chương trình .
- Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công .
- Nhược điểm : Hệ thống chỉ làm việc được khi đưa vào toàn thể các mảng .
2.3. Phương pháp tổng hợp .
Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên . Tiên
hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như
nhiệm vụ cần thiết . yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán
của thông tin trong hệ thống.
3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phải
trải qua bốn bước sau:
Bước 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm
khoảng 10% lượng công việc . Ở bước này cần làm những công việc sau :
Lớp : Tin 40A – KTQD
16

- Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhược điểm của nó để
đưa ra các biện pháp khắc phục.
- Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hướng cho các giai đoạn sau.
Bước 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và
cần làm những công việc sau
- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng .
- Dựa trên các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hành
xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới .
Bước 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc . Công
việc cụ thể cần làm .
- Thiết kế tổng thể :
+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công.
+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
- Thiết kế chi tiết :
+ thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng
máy tính .
+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.
+ Thiết kế các phương thức thu thập , xử lý thông tin cho máy.
Bước 4 : Cài đặt hệ thống mới . Chiếm 15 % khối lượng công việc,bước này
cần làm các công việc sau:
- Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu , các giao diện cho người sử dụng.
- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống .
- Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới.
4.Các bước phân tích thiết kế hệ thống .
4.1.Khảo sát thực tế
Nhằm để thực hiện mục đích hoạt động của hệ thống những mục tiêu
cần tự động hoá cũng như vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật.
4.1.1. Khoả sát sơ bộ .
Ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ được đặt ra là:
- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức,

người sử duịng và hệ thống thông tin?
- Xác định phạm vi của bài toán.
Lớp : Tin 40A – KTQD
17
- Xác định tập thể người sử dụng – những người sẽ bị chi phối bởi sự phát
triển của hệ thống.
- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có được cái
nhìn bao quát , đầy đủ dưới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tục
chuyển sang giai đoạn sau.
4.1.2. Khảo sát chi tiết .
Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định
những lợi ích cần đạt được.
ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm
để bản thân chúng ta và những người khác đều có khái niệm rõ ràng về giới
hạn công việc (những gì làm được, những gì chưa làm được và những gì đã
vượt ra ngoài phạm vi vấn đề). Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất là
chức năng công việc. Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng
đó hoặc sử dụng những thông tin được cung cấp bởi các chức năng đó.
4.1.3. Một số phương pháp thường dùng để khảo sát hiện trạng:
a. Phương pháp phỏng vấn .
Phỏng vấn từng bộ phận trong hệ thống để từ đó có được sự hiểu biết
toàn bộ về hệ thống.
- Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống đang khảo
sát.
- Nhược điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu như không chuẩn bị kỹ nội dung
phỏng vấn cũng như dễ bị thất bại, lạc hướng nếu như không có quan hệ
tốt với người phỏng vấn.
b. Phương pháp mẫu bản ghi .
Phương pháp này dựa trên các bảng tường thuật và theo kinh nghiệm
của mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đưa ra quyết định trực tiếp.

- Ưu điểm: Quyết định được đưa ra nhanh chóng.
- Nhược điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.
c. Phương pháp bảng hỏi .
Là lập một bảng câu hỏi sẵn để đưa cho mọi người điền vào những
thông tin thích hợp.
Lớp : Tin 40A – KTQD
18
- Ưu điểm: Dễ thu được thông tin một cách chính xác về hệ thống.
- Nhược điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công
việc đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt được đối với những người
thiếu kinh nghiệm.
d. Phương pháp quan sát .
- Quan sát chính thức: Là quan sát trực tiếp hệ thống đang làm việc cũng
như những người đang vận hành hệ thống.
- Quan sát không chính thức: Là quan sát các chồng giấy tờ công văn, sự
sắp sếp thời gian....
- Ưu điểm: Dễ thực hiện.
- Nhược điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho người bị quan sát, nhiều
khi nhiễu do chủ quan cũng như khác quan.
4.2. Phân tích nghiệp vụ .
4.2.1. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function
Diagram):
Bước đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống dự định xây dựng.
Chức năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một khái niệm
vật lý, nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện chứ không
phải là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm.
• Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã có thứ bậc
đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng
được ghi trong một khung và nếu cần có thể phân rã thành các chức năng
con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.

• Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD.
- Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
- Để giúp tăng cường cách tiếp cận logíc tới việc phân tích hệ thống. Các
chức năng này được xác định ở đây sẽ được dùng trong nhiều mô hình sau
này.
- Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
• Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ được coi là đầy đủ bao gồm :
- Tên chức năng
- Các mô tả có tính chất tường thuật
- Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu )
Lớp : Tin 40A – KTQD
19
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
4.2.2. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ).
Bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về
thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những thông
tin cung cấp để thực hiện chúng . Công cụ mô hình được sử dụng cho mục
đích này là sơ đồ dòng dữ liệu DFD .
• Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng
sơ đồ các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc.
Điều đáng lưu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từ
chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ra
những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay quá
trình.
• Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốn
hoạt động chính của nhà phân tích.
- Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng .
- Thiết kế : Nó được dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phương án cho
nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới .
- Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễ

hiểu của nó đối với người phân tích và người dùng
- Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế
hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp
nhận những tài liệu như vậy .
• Một số ký pháp thường dùng trong DFD .
- Nguồn hay đích tới của dữ liệu :

- Các xử lý ( Hay các tiến trình )
- Dòng dữ liệu :
Lớp : Tin 40A – KTQD
20
Nguồn Đích
Tên
xử lý
Tên của dòng thông tin
- Kho dữ liệu :
- Tác nhân ngoài : La một người , một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu hệ thống nhưng có một số các hình thức tiếp xúc với
hệ thống . Tên của các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ .
- Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống
được mô tả ở dạng khác của mô hình.
• Các phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu .
- Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ
đồ BFD được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến
trình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD .
- Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phương pháp không dùng sơ đồ chức
năng nghiệp vụ, người ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu
quá trình xây dựng một DFD . Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thường được
bố trí trên một trang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu
thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ) , được bao quanh bởi các tác

nhân ngoài của hệ thống . Các liên kết chỉ ra thông tin được truyền vào và
ra khỏi hệ thống . Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầu
của quá trình phân tích và được dùng để vạch danh giới hệ thống , buộc
người phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài của hệ thống. Có
thể dùng sơ đồ này như DFD ở mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mưc
0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ
cảnh .
4.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu .
• Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng .
- Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống .
• Các thành phần của một mô hình dữ liệu :
Lớp : Tin 40A – KTQD
21
Tên kho dữ liệu
- Thực thể : Là một nhóm người , đồ vật , sự kiện , hiện tượng hay khái
niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại . Một số thực
thể có vẽ vật chất chẳng hạn như : Sinh viên , máy móc, vật tư, hoá đơn ...
Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm như : Tài khoản ,
dự án , nhiệm vụ công tác ...
- Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại . Nghĩa là mô
tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Để ghi chép
dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy người ta sử dụng các bảng .
- Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể .
- Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ
gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử
thông tin tách biệt và không chia nhỏ được nữa . Các thuộc tính góp phần
mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng ta cần lưu trữ . Thông
thường , thuộc tính được thể hiện ra là các trường hay các cột của bảng .
Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể

có thuộc tính trong ba kiểu này . Các kiểu đó là:
- Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể
cho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể .
- Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có
thể là mô tả . Đây là thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới .
Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể .Đối với thuộc tính mô
tả cần lưu ý là mỗi thuộc tính như vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ một
bảng mà thôi .
- Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ
giữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác. Thuộc tính
kết nối rất giống với thuộc tính mô tả , thông thường trong bản thân thực
thể chứa nó như ng ở một thực thể khác thì nó lại là khoá .
- Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các
kiểu khác nhau . Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử
dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ . Có ba kiểu quan hệ sau
đây.
+ Quan hệ một – một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng
( Có liên quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngược lại .
Lớp : Tin 40A – KTQD
22
+ Quan hệ một - Nhiều : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng
với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng
thực thể B chỉ tương ứng với một dòng duy nhất trong nhất trong bảng A.
+ Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với
nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngược lại với mỗi dòng trong bảng thực
thể B sẽ tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A.
• Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:
- Xác định các kiểu thực thể .
- Đưa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực
nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau .

- Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể . Nghĩa là phải tìm
ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dưới
dạng quan hệ một – nhiều.
• Các căn cứ để xác định các quan hệ
- Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực
thể này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản
chất của quan hệ.
- Trong mối quan hệ một – nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định
nghĩa nằm ở phía nhiều.
- Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua.
4.2.4 Mô hình quan hệ .
Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho
từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.
• Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng
và làm tối ưu mô hình đã xây dựng .
• Các bước để xây dựng một mô hình quan hệ :
- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng
- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao
chép và tránh dư thừa (Quá trình chuẩn hoá ) .
- Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã được
thiết lập cho từng kiểu thực thể . Điều này được thực hiện bằng cách ghi ra
những thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối.
Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng như quan hệ đã biết có
thể xây dựng nên một sơ đồ cùng kiểu như mô hình dữ liệu trực giác . Khi đó
Lớp : Tin 40A – KTQD
23
ta có thể đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra được từ việc so sánh đó
một mô hình duy nhất có chứa các đặc trưng tốt nhất của cả hai . Tuy nhiên
việc ước lượng về khối lượng thực thể cho từng bảng cũng cần phải được ghi
lại trong mô hình.

5. Thiết kế hệ thống .
5.1. Xác định hệ thống máy tính .
- Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ
phận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng máy tính, phần nào do
người dùng xử lý.
- Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD ,
người ta chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý . Một
số trong chúng có thể được đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do
người dùng đảm nhiệm.
5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu .
Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ
sở dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng
nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển . Đồng thời ta phải
làm thế nào để việc duy trì bảo dưỡng chương trình đỡ gây tốn kém cho người
sử dụng. Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu :
Bước 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu .
Đây là bước khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích
chọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị ,
Trong giai đoạn này người thiết kế phải tìm hiểu và hỏi người dùng cơ sở dữ
liệu trong tương lai xem họ cần trích, rút những dữ liệu nào, dưới dạng báo
cáo như thế nào và sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái
nhìn tổng quát trước khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu .
Bước 2 : Nhận diện những thực thể .
Sau khi đã tìm hiểu được các tiến trình xử lý thì lúc này người thiết kế cần
phải nhận diện được những thực thể nào sẽ làm việc . Nghĩa là phải phác hoạ
hình thành bên trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc
tính , để cơ sở dữ liệu đạt được mục đích đề ra . ở đây mỗi thực thể phải được
xem như là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt . Những thực thể này có
thể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở bảng dữ liệu. Khi cần
Lớp : Tin 40A – KTQD

24
thiết có thể thêm thông tin vào những bảng này hoặc có thể tách rời thực thể
ra làm nhiều bảng dữ liệu khác .
Bước 3 : Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể .
Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công
việc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để
sau này dựa vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau ,
trích , rút , kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng được nhanh chóng nhu cầu của
người sử dụng.
Bước 4 : Xác định khoá chính .
Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một
bảng đòi hỏi ta phải nhận diện một trường hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt
, tức là khoá chính của bảng. Trong trường hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải
chọn ra trường nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh .
Đôi khi ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá
chính .
Bước 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai.
Khoá này yêu cầu là một trường trên bảng dữ liệu này nhưng giá trị của
nó phải khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết
kia . Xong khoá này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất
của các bản ghi trong bảng dữ liệu.
Bước 6 : Thêm vào các trường không phải là khoá.
Yêu cầu của bước này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các
trường trong bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên
bảng .Sau đó cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng
lặp về dữ liệu , giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau
đảm bảo không mất thông tin .
Bước 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu .
Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để
có thể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn .Từ đó có thể phát hiện ra

các sai sót để kịp thời sữa chửa .
Bước 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trường .
Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong bước
này phải xác định được kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các
trường .
5.3. Thiết kế giao diện người - máy .
Lớp : Tin 40A – KTQD
25