Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH phân phối xe hồng phúc

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
GVHD: Th.s Lê Đình Ngân
SVTH : Nguyễn Đức Anh
MSSV : 0721130004
Lớp : 07DTK
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 01 năm 2011
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Lời mở đầu
Với sự phát triển nhanh chóng của một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa, trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có những thay đổi lớn lao. Bên
cạnh đó là sự hội nhập đa phương, liên kết cùng với các nền kinh tế trong khu vực và quốc
tế nói chung cũng mang lại sự đa dạng và thay đổi ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vực
cuả nền kinh tế. Bên cạnh đó hệ thống doanh nghiệp Việt Nam đã có những sự tăng trưởng
đáng kể cả về số lượng cũng như đa dạng về lĩnh vực hoạt động, về quy mô và mô hình tổ
chức, về phương thức huy động và sử dụng vốn,… đã góp phần không nhỏ vào sự phát
triển của từng doanh nghiệp.
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự
vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính)
trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về
kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công
cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác
và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong
mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Với sự kết hợp hoàn hảo giữa Công nghệ thông tin và Kế toán, là một sinh viên
ngành hệ thống thông tin kinh tế, sau một thời gian đào tạo và theo yêu cầu của chương

trình đào tạo tại Trường Đại học Tài chính Marketing, em mạnh dạn đi vào nghiên cứu và
tìm hiểu về mối quan hệ này nhằm trang bị cho bản thân những kiến thức nền tảng cơ bản
phục vụ cho nghề nghiệp mà em đã chọn, thông qua bài báo cáo thực hành nghề nghiệp với
chủ đề: “Tin học – Kế toán ứng dụng trong quản lý vật tư hàng hóa” được viết bằng ngôn
ngữ VBA.
Bài báo cáo này vẫn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được những lời đóng góp và
hướng dẫn quý báu từ quý thầy cô để giúp em hoàn thành thật tốt bài báo cáo này.
Em xin chân thành cám ơn!
Nguyễn Đức Anh
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 2
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
LỜI CAM KẾT
“Bài báo cáo này được em thực hiện bằng những kiến thức đã học, tham khảo
qua các giáo trình và năng lực của bản thân. Cam kết không có sự sao chép
bài viết hay số liệu của bất kì 1 cá nhân nào, nếu có em xin hoàn toàn chịu
trách nhiệm”
Sinh viên Nguyễn Đức Anh
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 3
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 4
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

 Tiếng Việt
CSDL Cơ sở dữ liệu
SXKD Sản xuất kinh doanh
HHDV Hàng hóa dịch vụ
HTTT Hệ thống thông tin

KQKD Kết quả kinh doanh
BCĐKT Bảng Cân đối kế toán
CNTT Công nghệ thông tin
VLC Vật liệu chính
VLP Vật liệu phụ
NVL Nguyên vật liệu
DN Doanh nghiệp
VTHH Vật tư hàng hóa
 Tiếng Anh
VBA Visual Basic for Application
MS Microsoft
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 5
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Chương I. THÔNG TIN TỔNG QUÁT
 Tên chủ đề “Thiết kế hệ thống quản lý kế toán vật tư tại Công ty May Việt Tiến”
sử dụng ngôn ngữ VBA.
 Phần mềm ứng dụng: Microsoft Excel 2003
 Thời điểm thực hiện đề tài: học kì 7, niên khóa 2007 – 2011.
 Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lê Đình Ngân.
 Sinh viên thực hiện : Nguyễn Đức Anh.
 Mã số sinh viên : 0721130004.
 Lớp : 07DTK.
I.1 Mục tiêu đề tài:
Vận dụng, kết hợp những kiến thức, hiểu biết về tài chính kế toán và CNTT để xây
dựng một công cụ quản lí cụ thể trên máy tính phục vụ cho kế toán vật tư hàng hóa, đồng
thời làm nền tảng cơ sở chuẩn bị cho quá trình thực tập tốt nghiệp tại một doanh nghiệp ở
học kì cuối với mục tiêu là xây dựng thành công một trình ứng dụng phục vụ đắc lực cho
công tác kế toán – kiểm toán tại đơn vị đó.
Ôn tập và rèn luyện kĩ năng để sử dụng một cách thành thạo phần mềm Microsoft

Excel phục vụ việc giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán như quản lý, truy xuất dữ
liệu, cũng như lập các báo cáo, các bảng cân đối và bảng xác định kết quả kinh doanh…
bằng công cụ tin học rất phổ biến này.
Đề tài dự kiến sẽ đạt được những mục tiêu cụ thể như:
Tính toán chi tiết việc thu mua nguyên vật liêu.
Tính toán chi phí việc đưa nguyên vật liệu vào sản xuất trong tháng.
Quản lý hàng hóa khi đã nhập kho và tính giá thành sản phẩm nhập kho.
Quản lý việc nhập và xuất hàng hóa, tính giá vốn và giá bán.
Quản lý chính xác số lượng các mặt hàng tồn kho, tính toán chi tiết ngày
nhập hàng và hạn sử dụng của từng mặt hàng.
Quản lý giá cả từng loại mặt hàng trong kỳ.
Xây dựng các báo cáo tổng hợp về hàng hóa và nguyên vật liêu.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 6
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Lập báo cáo tồn kho, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, Sổ
Cái và sổ chi tiết các tài khoản, quản lý thu chi, nhập xuất
I.2 Lý do hình thành đề tài:
Trong những năm qua việc thực hiện đường lối phát triển kinh tế hàng hóa nhiều
thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã thúc đẩy
sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp. Để thỏa mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu
dùng xã hội và nâng cao chất lượng cuộc sống, hàng loạt các doanh nghiệp đã ra đời và
mang đến tay người tiêu dùng rất nhiều các loại hàng hóa đa dạng cả chủng loại lẫn chất
lượng. Vì các loại hàng hóa ngày càng nhiều và đa dạng, tất yếu trong đó quá trình sản xuất
cũng đòi hỏi những dây chuyền, máy móc, thiết bị hiện đại để đảm bảo cho ra đời các sản
phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Bên cạnh đó quá nhập xuất nguyên vật liệu đúng
lúc, kịp thời cũng là một việc làm rất quan trọng nhằm đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh
doanh của DN luôn được ổn định và phát triển. Do đó quá trình quản lý sao cho có hiệu
quả, nhanh chóng, chính xác và kịp thời là điều rất cần thiết.
Một trong những công cụ để thực hiện việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp chính là bộ phận kế toán tài chính. Nhiệm vụ của kế toán tài chính là thu thập, xử lý
và cung cấp các thông tin về mọi hoạt động kinh tế tài chính cho nhiều đối tượng khác
nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Nếu như trước kia kế toán được thực
hiện một cách thủ công bằng tay trên giấy tờ, sổ sách và được cất giữ, lưu trữ trong các
ngăn tủ, điều này gây ra khá nhìu rủi ro như hạch toán sai, ghi nhầm lẫn hay việc lưu trữ,
quản lý giấy tờ sổ sách sẽ ngày càng trở nên cồng kềnh hơn và chiếm nhiều diện tích hơn,
gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết và rất dễ mất mát, mục rách…
Ngày nay với sự phát triển không ngừng của CNTT, khi mọi thứ đều được tin học
hóa với rất nhiều các phần mềm ứng dụng hỗ trợ, đã giúp cho công tác kế toán trở nên
chính xác, nhanh chóng hơn, hạn chế bớt những rủi ro nói trên, đồng thời công tác bổ sung,
lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất hay bảo mật các thông tin về kế toán càng trở nên mạnh mẽ và
dễ dàng hơn, tiết kiệm được rất nhiều công sức và thời gian.
Đề tài “Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH phân phối xe Hồng
Phúc” ra đời nhằm mục tiêu giúp cho việc quản lý được việc nhập - xuất nguyên vật liệu
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 7
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
để sản xuất và việc quản lý hàng hóa sau khi nhập kho được dễ dàng. Chương trình sẽ có
chức năng quản lý việc thu mua nguyên vật liêu, đưa nguyên vật liêu vào sản xuất trong
tháng, quản lý hàng hóa khi đã nhập kho cũng như viêc nhập và xuất của hàng hóa, quản lý
các mặt hàng tồn kho, quản lý danh mục khách hàng và nhà cung cấp, cũng như cung cấp
kịp thời các thông tin, các báo cáo cần thiết để DN kịp thời điều chỉnh kế hoạch hoạt động
sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ và sự phát triển của DN.
I.3 Ngôn ngữ và phần mềm sử dụng:
Ngày nay khi việc ứng dụng CNTT trong các DN lớn, vừa và nhỏ đã trở nên rất phổ
biến cùng với sự ra đời và phát triển không ngừng của rất nhiều các phần mềm hỗ trợ cho
công tác kế toán ở các DN như Oracle, Visual Foxpro,…nhưng vì chi phí đầu tư cho những
phần mềm này khá cao để mua bản quyền, thường chỉ dành cho những DN lớn và vừa, điều
này khiến cho các DN nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc ứng dụng CNTT để phục vụ
cho công tác kế toán của mình. Do vậy việc xuất hiện của 1 phần mềm nhỏ gọn, chi phí

đầu tư nhỏ nhưng không kém phần hiệu quả là điều cần thiết mà MS. Excel chính là một
giải pháp để giải quyết vấn đề đó, đây cũng chính là lý do em đã chọn phần mềm Excel để
thực hiện đề tài này cùng với việc ứng dụng ngôn ngữ lập trình VBA để phát triển Excel
trở thành 1 công cụ kế toán linh hoạt, chính xác, phục vụ hiệu quả cho DN.
I.4 Dự kiến kết quả đạt được:
I.4.1 Về mặt thực tiễn:
Giúp thực hiện việc tin học hóa hệ thống kế toán của doanh nghiệp mà cụ thể là kế
toán VTHH.
 Lợi ích đạt được:
 Tăng tốc độ xử lí, truy xuất dữ liệu hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả hơn.
 Giảm chi phí đầu tư vào các phần mềm cao cấp cho các DN nhỏ.
 Lập được các báo cáo trên Excel
• Tình hình thu mua nguyên vật liêu.
• Tình hình hàng hóa khi đã nhập kho.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 8
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
• Tình hình hàng hóa xuất kho bán,
• Hàng hóa được hưởng chiết khấu thương mai hay hàng hóa bị trả lại.
• Thống kê chính xác số lượng các mặt hàng tồn kho.
• Quản lý hạn sử dụng của từng mặt hàng.
• Thống kê giá cả từng loại mặt hàng trong kỳ.
• Các báo cáo tổng hợp về hàng hóa và nguyên vật liêu.
• Quản lý danh sách khách hàng.
• Bản cân đối kế toán, báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh,
sổ cái & số chi tiết các tài khoản,
 Hạn chế các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến công tác kế toán.
 Lưu trữ nhanh chóng, an toàn, nhỏ gọn, tiết kiệm được không gian, giấy
mực…
I.4.2 Về mặt khoa học:

 Là sự kết hợp linh hoạt giữa lý thuyết được học trên lớp và những vấn đề
thực tế phát sinh trong DN, giúp sinh viên mở rộng tầm nhìn và chọn lọc và nâng cao kiến
thức cả về mặt kinh tế lẫn công nghệ phục vụ cho ngành nghề của mình khi ra trường.
 Hiểu rõ và nắm bắt được vai trò đặc biệt của kế toán trong việc quản lý
mọi vấn đề phát sinh trong một DN cũng như vai trò quan trọng tối ưu của CNTT trong
việc tin học hóa mọi lĩnh vực, mọi hoạt động nói chung và trong công tác quản lý của DN
nói riêng.
 Là sự kết hợp và hỗ trợ đắc lực của CNTT cho công tác kế toán.
I.4.3 Những khó khăn hạn chế trong việc thực hiện đề án:
 Do ứng dụng trong các DN nhỏ nên cơ sở vật chất còn nhìu khó khăn khó
đáp ứng được một số yêu cầu đặt ra.
 Trình độ của nhân viên và hiểu biết về CNTT chưa thật sự cao.
 Excel vẫn là một phần mềm nhỏ gọn nên có một số vấn đề còn khá khó
khăn để giải quyết.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 9
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
 Tính bảo mật chưa thật sự tốt, vẫn có thể bị truy cập trái phép và bị mất
số liệu, số lượng sheet so với các phần mềm cao cấp khác là khá nhỏ do đó nếu DN mở
rộng quy mô SXKD đến một mức độ nào đó sẽ không còn phù hợp nữa .
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 10
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Chương II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN VÀ PHẦN
MỀM MS EXCEL
II.1 Cơ sở lý thuyết về kế toán:
II.1.1 Khái niệm:
Theo Luật Kế toán: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.
II.1.2 Phân loại kế toán:

II.1.2.1 Kế toán tài chính:
Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin
kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của
đơn vị kế toán.
II.1.2.2 Kế toán quản trị:
Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin
kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị
kế toán.
II.1.3 Một số nguyên tắc kế toán:
II.1.3.1 Nguyên tắc thực tế khách quan:
Khi ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những giấy tờ hay sổ
sách cần thiết, kế toán phải ghi chép một cách khách quan nghĩa là phải phản ánh theo
đúng những sự việc thực tế đã diễn ra và có thể dễ dàng kiểm chứng lại được, không được
ghi chép theo ý chủ quan nào đó mà làm người đọc hiểu không đúng bản chất của vấn đề.
II.1.3.2 Nguyên tắc giá phí:
Nội dung của nguyên tắc giá phí là khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến
tài sản, kế toán phải dựa vào chi phí đã phát sinh để hình thành nên tài sản chứ không phải
căn cứ vào giá hiện hành trên thị trường. Như vậy, giá trị của tài sản được ghi nhận vào
BCĐKT là chi phí mà doanh nghiệp đã phải bỏ ra để có tài sản đó, chứ không phải giá thị
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 11
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
trường ở thời điểm báo cáo. Nguyên tắc này còn được gọi là nguyên tắc giá gốc để thể hiện
rằng kế toán ghi nhận giá trị tài sản và các khoản chi phí phát sinh theo giá gốc là số tiền
mà doanh nghiệp đã chi ra tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
II.1.3.3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sản
phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận
thanh toán. Việc ghi nhận doanh thu được hưởng ở thời điểm bán hàng như trên sẽ cho một
sự đo lường thực tế nhất vì:

- Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết những
công việc cần thiết trong việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, những vấn đề còn lại là
không đáng kể.
- Vào buổi điểm bán hàng, giá cả thanh toán đã được người bán và người mua thỏa
thuận là một sự đo lường khách quan doanh thu được hưởng và khi đó bên bán đã nhận
được một số tiền hoặc một khoản phải thu.
II.1.3.4 Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí:
Mỗi khoản doanh thu được tạo ra, đều xuất phát từ những khoản chi phí, vì vậy khi
xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng phải xác định những chi phí để tạo doanh thu đó ở
kỳ ấy.
Tất cả các chi phí chi ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều có mục
đích cuối cùng là tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên trong từng kỳ kế toán (tháng,
quý, năm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nhưng những chi phí đã phải chi ra để đạt
doanh thu đó ở kỳ trước, vì vậy nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí được coi là chi phí
hoạt động trong kỳ, phải trên cơ sở những chi phí nào tạo nên doanh thu được hưởng trong
kỳ. Như vậy có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nhưng không được coi là chi
phí hoạt động trong kỳ vì nó có liên quan đến doanh thu được hưởng ở kỳ sau như: chi phí
mua nguyên vật liệu để sản xuất trong kỳ sau Ngược lại, có những trường hợp đã thu tiền
nhưng diễn ra trước khi giao hàng hay cung cấp dịch vụ thì cũng chưa được ghi nhận là
doanh thu. Trong trường hợp này kế toán phải coi như một món nợ phải trả cho đến khi
nào việc giao hàng hay cung cấp dịch vụ đã được thực hiện.
II.1.3.5 Nguyên tắc nhất quán:
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 12
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Trong kế toán có thể một số trường hợp được phép có nhiều phương pháp tính toán,
mỗi phương pháp lại cho một kết quả khác nhau. Theo nguyên tắc này, khi đã chọn phương
pháp nào thì kế toán phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán. Trường hợp cần thiết sự
thay đổi về phương pháp đã chọn cho hợp lý thì trong phần thuyết minh báo cáo tài chính
phải giải trình lý do tại sao phải thay đổi phương pháp và sự thay đổi đó ảnh hưởng như thế

nào đến kết quả tính toán so với phương pháp cũ.
II.1.3.6 Nguyên tắc thận trọng:
Vì mỗi một số liệu của kế toán đều liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhiều
phía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh tế thì có nhiều trường hợp không thể lường trước
hết được từ đó đòi hỏi kế toán phải thận trọng, phải có những phương án dự phòng những
khả năng xấu có thể xẩy ra trong tương lai, nhất là đối với các hoạt động kéo dài hay có
tính lặp đi lặp lại như các khoản đầu tư chứng khoán, hàng tồn kho
Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phòng khi có bằng chứng về các khoản đầu tư, hàng tồn
kho trên thực tế đã bị giảm giá.
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu được lợi ích kinh tế. Còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng có thể về
khả năng phát sinh.
II.1.3.7 Nguyên tắc trọng yếu:
Kế toán có thể bỏ qua những yếu tố không ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng không đáng
kể đến tình hình tài chính, nhưng phải đặc biệt quan tâm đến những yếu tố ảnh hưởng lớn
đến tình hình tài chính.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao
gồm nhiều loại với những giá trị lớn nhỏ khác nhau và có ảnh hưởng đáng kể hoặc không
đáng kể đến doanh thu hay chi phí hay hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ kế
toán.
Theo nguyên tắc này, kế toán có thể linh động giải quyết một số nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo hướng thiết thực đơn giản, dễ làm mà không bắt buộc phải bảo đảm yêu cầu
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 13
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
của những nguyên tắc trên, nếu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó đến các
chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp là không đáng kể.

II.1.3.8 Nguyên tắc công khai:
Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra trong kỳ của đơn vị đều
phải được phản ảnh đầy đủ trong hệ thống báo cáo tài chính, phải giải trình rõ ràng các sổ
liệu quan trọng để người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và phải công bố công
khai theo quy định của nhà nước.
II.1.4 Đặc điểm, nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán:
II.1.4.1 Đặc điểm:
Kế toán có những đặc điểm sau:
- Cơ sở ghi sổ là những chứng từ gốc hợp lệ, bảo đảm thông tin chính xác và có cơ
sở pháp lý.
- Sử dụng cả 3 loại thước đo là: giá trị, hiện vật và thời gian, nhưng chủ yếu và bắt
buộc là giá trị.
- Thông tin số liệu: Chủ yếu trình bày bằng hệ thống biểu mẫu báo cáo theo quy
định của nhà nước (đối với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo cáo do giám đốc
xí nghiệp quy định (đối với nội bộ).
- Phạm vi sử dụng thông tin: Trong nội bộ đơn vị kinh tế cơ sở và các cơ quan chức
năng của nhà nước và những đối tượng trên quan như các nhà đầu tư, ngân hàng, người
cung cấp.
II.1.4.2 Nhiệm vụ:
Với chức năng phản ảnh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ các hoạt động kinh
tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế
toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,
vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình
sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra,
giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 14

Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành
vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và
phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch
phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
II.1.4.3 Yêu cầu:
Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụ nói trên,
công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hiện ở các mặt:
+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kế toán, nội dung và số
liệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế. Toàn bộ công tác kế toán
có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vào khâu lập chứng từ ghi chép ban đầu.
+ Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sự chính xác số
liệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp.
+ Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra số liệu thật chính xác
trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quản lý.
Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở
các bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và
giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép
và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
- Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thời mới có tác dụng thiết
thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc cung cấp kịp
thời các thông tin phục vụ yêu cấu quản lý. Muốn kịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh
lúc nào, ngày nào phải được tính toán ghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy.
Việc khóa sổ, lập báo cáo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ.
- Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ
sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp không thêm bớt, không bỏ sót và phải phản ánh tất cả
các hoạt động kinh tế tài chính, thuộc các loại tài sản của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ
các nguyên tắc, thủ tục quy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báo

cáo kế toán theo quy định.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 15
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
- Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công việc của kế toán từ
khâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ gốc đến việc phân loại và hệ
thống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên các sổ sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu
kinh tế trên các báo cáo kế toán đều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu.
Những thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải
trình trong phần thuyết minh. Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo cáo phải phù hợp cả về
nội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kế hoạch để người đọc báo cáo dễ dàng so
sánh đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các
doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp
không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài
chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông
tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
- Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả :
Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiến hành đều phải thực
hiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động toàn đơn
vị.
Nhưng yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ. Tuy nhiên
trong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kế toán mà yêu cáu này hay
yêu cầu khác có được chú trọng hơn.
II.1.5 Các phương pháp kế toán:
II.1.5.1 Phương pháp chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ
kinh tế. Để phản ánh và có thể kiểm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có một
phương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặc
vật chứa đựng thông tin (vật mang tin), làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn

thành của các nghiệp vụ kinh tế.
Phương pháp chứng từ kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của
các đối kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực
sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 16
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh
tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch
toán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh.
II.1.5.2 Phương pháp tính giá:
Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp cho
từng loại hoạt động, từng loại tài sản như: tài sản cố định, hàng hoá, vật tư, sản phẩm và
lao vụ…
Phương pháp tính giá sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng
loại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhận góp vốn, được cấp, được tài trợ hoặc
sản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định.
II.1.5.3 Phương pháp đối ứng tài khoản:
Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi
loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản
ánh vào trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phương pháp đối ứng tài khoản được hình thành bởi cặp phương pháp tài khoản và
ghi sổ kép. Trong đó:
- Phương pháp tài khoản: Là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế, nhằm theo dõi tình hình biến động của từng
loại tài sản, nguồn vốn, từng nội dung thu, chi trong quá trình sản xuất kinh doanh của
đơn vị.
- Phương pháp ghi sổ kép: Là phương pháp phản ánh sự biến động của các đối
tượng kế toán, theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong mối liên hệ khách quan giữa
chúng, bằng cách ghi số tiền kép (một số tiền ghi 2 lần) vào các tài khoản kế toán liên

quan.
II.1.5.4 Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán:
Tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn
và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất định
bằng cách lập các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán; báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định nhưng giữa chúng lại có mối quan
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 17
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
hệ chặt chế với nhau tạo thành một hệ thống phương pháp kế toán.
Muốn có những thông tin tổng hợp về tình trạng tài chính của đơn vị thì phải lập
bảng cân đối tài sản tức là sử dụng phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán. Nhưng chỉ có
thể tổng hợp và cân đối các loại tài sản của doanh nghiệp trên cơ sở theo dõi chặt chẽ sự
hình thành và vận động biến đổi của các loại tài sản qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh.
Việc ghi chép vào các tài khoản kế toán bắt buộc phải dùng đơn vị đo lường là tiền tệ do đó
cần phải tính giá các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh.
Muốn tính giá và ghi chép vào các tài khoản có liên quan một cách chính xác thì
phải có những thông tin chính xác về từng hoạt động kinh tế cụ thể của đơn vị tức là phải
có những chứng từ hợp lệ phản ánh nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có đầy đủ
cơ sở pháp lý để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng nếu chỉ dựa vào chứng từ thì không thể
phản ánh hết sự biến đổi của tài sản. Trong thực tế có những hiện tượng không thống nhất
giữa hiện vật với chứng từ, sổ sách do điều kiện khách quan gây ra như: đường dôi thừa do
ẩm ướt, xăng dầu bị hao hụt do bốc hơi Để khắc phục tình trạng trên kế toán phải tiến
hành kiểm kê để kiểm tra số lượng và tình hình cụ thể của hiện vật, đối chiếu giữa sổ sách
với thực tế trong từng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không. Nếu không khớp đúng
thì lập biên bản và căn cứ vào biên bản (cũng là chứng từ) mà điều chỉnh lại sổ sách kế
toán cho khớp với thực tế. Bảo đảm cho các số liệu của kế toán phản ánh chính xác và
trung thực về các loại tài sản của doanh nghiệp.
II.1.6 Tổng quan về kế toán vật tư

1. Tổng quan về kế toán vật tư hàng hóa
1.1 Định nghĩa:
Vật liệu, dụng cụ, Sp, hàng hoá đều là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động
Đặc điểm: thời gian chu chuyển ngắn
• Vật liệu thể hiện dưới dạng vật hoá, tham gia vào 1 chu kỳ SX kinh doanh
nhất định vàà được chuyển hết 1 lần vào chi phí kinh doanh
• Công cụ dụng cụ: là những tư liệu LĐ mà không có đủ điều kiện để xếp vào
TSCĐ (Giá trị thấp < 10 triệu, thời gian SD < 1 năm) -> mang đầy đủ các tính chất TSCĐ
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 18
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
• SP: bao gồm thành phẩm và bán thành phẩm.
• Hàng hóa: Vật tư hàng hoá có hình thái vật chất hoặc ko có hình thái vật chất
mà DN mua về rồi mang đi bán chứ không SD để chế tạo SP hay DVụ
• Vật liệu có: VL chính, VL phụ, phụ tùng thay thế, TBị XDCB, phế liệu, VL
khác
• Dụng cụ bao gồm: CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dung cho thuê
2.2 Cách tính giá:
 Nếu mua ngoài:
Giá thực tế = Giá ghi trên hoá đơn – các khoản khấu trừ + chi phí gia công
+ thuế không được hoàn lại + chi phí thu mua thực tế
Với các vật liệu, công cụ, sản phẩm do doanh nghiệp(DN) tự sản xuất ra thì giá thực
tế là toàn bộ chi phí sản xuất thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sản xuất ra chúng.
 Các phương pháp tính giá
 PP giá đơn vị bình quân:
Giá đơn vị bình quân có thể tính theo các cách sau:
C1:
C2:
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 19

Đơn giá bình quân =
Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ
Lượng thực tế tồn từng loại đầu kỳ và nhập trong kỳ
trong kỳ
Đơn giá bình quân
cuối kì trước
Giá thực tế tồn đầu kỳ (cuối kỳ trước)
trong kỳ
Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ (Cuối kỳ trước)
trong kỳ
=
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
C3:
Ví dụ: NL A tồn đầu kỳ là: 3.000Kg, đơn giá 1.000đ
Tổng NL A Nhập trong kỳ: 7.000kg, tổng giá thực tế: 7.700.000đ
Tổng NL A xuất trong kỳ: 8.000Kg
Kế toán XĐ giá bình quân của 1 Kg NL A như sau:
Giá BQ 1 KG A = (3.000*1.000+7.700.000)/ (3.000+7.000) = 1.070.000
Giá thực tế A Xuất kho: 8.000 *1.070 = 8.560.000
 PP nhập trước, xuất trước (First In First Out – FIFO): Vật tư hàng hoá nào Nhập
vào trước thì khi xuất sẽ được xuất trước.
 PP trực tiếp: tính nguyên giá từ lúc nhập cho đến lúc xuất.
 PP giá hạch toán: Sử dụng hệ số giá hạch toán để tính giá:
 Nếu tự sản xuất: thì nguyên giá được tính bằng tổng các chi phí bỏ ra để sản xuất ra
vật tư hàng hoá đó.
1.1. Chứng từ sổ sách liên quan
Các chứng từ cần sử dụng:
• Phiếu nhập, xuất, Hoá đơn GTGT, HĐ bán lẻ, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo Vật
tư còn lại cuối kỳ, bảng kê VTư hàng hoá

SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 20
Đơn giá bình quân
sau mỗi lần nhập
Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần
nhập
trong kỳ
Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập
trong kỳ
=
Hệ số
giá hạch toán
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập kho trong kỳ
trong kỳ
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập kho
trong kỳ
trong kỳ
=
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Các loại sổ sách sau:
• Thẻ kho, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, sổ đối chiếu luân
chuyển, phiếu giao nhận chứng từ, sổ số dư, bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn
Các phương pháp kế toán chi tiết:
• Phương pháp thẻ song song, PP sổ đối chiếu, phương pháp sổ số dư
• Theo các hình thức kê khai khác nhau mà DN sử dụng các phương pháp kế toán
khác nhau. (Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ)
Trình tự ghi sổ
Hình 1.1: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ
1.2. Các tài khoản sử dụng
SVTH: Nguyễn Đức Anh

Trang 21
Chứng từ kế toán
Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
cùng loại
NHẬT KÝ- SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
 TK 152, 153, 156
 Các TK liên quan: 111, 112, 131, 331, 632, 621…
1.3. Hạch toán biến động tăng.
a. Tăng do tự SX, chế biến nhập kho, thuê ngoài, gia công chế biến
• Nợ 155, 152, 153: Tăng các VL, CC, SP, HH
b. Tăng do mua ngoài:
• Nợ 152, 153, 156, 133
• Có 331, 111, 112, 141
Khi hưởng chiết khấu hay giảm giá, hàng trả lại ghi:
• Nợ 331, 111, 112, 138
• Có 152, 153, 156, 133
Khi hưởng chiết khấu do thanh toán trước hạn, ghi:
• Nợ 331, 111, 112, 138
• Có 515: Chiết Khấu đựơc hưởng
c. Tăng do cấp phát, biếu tặng, góp vốn:
• Nợ TK 15…

• Nợ 133
• Có 411: Ghi tăng nguồn vốn
• Có 711: Tăng thu nhập do nhận viện trợ, cấp phát, biếu tặng
d. Do đánh giá lại:
Nợ 15… Có 412: Chênh lệch do đánh giá lại
1.4. Hạch toán biến động giảm.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 22
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
a. Giảm do xuất SD cho SX, KD
• Nợ 621, 627, 641, 642
• Nợ 241: XDCB hoặc SC TSCĐ
• Có 152, 153…
Xuất kho 1000 kg vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm.
Nợ 621 8.000.000 đ
Có 1521 8.000.000 đ
Xuất kho 700 kg NVL phụ, trong đó để sản xuất sản phẩm là 600 kg, số còn lại sử dụng
ở bộ phận quản lý phân xưởng sản xuất.
Nợ 621 600.000 đ
Nợ 627 100.000 đ
Có 1522 700.000 đ.
Nếu xuất CCDC với giá trị tương đối lớn, sử dụng trong nhiều kỳ, ghi:
• BT1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng
• Nợ 242: 100% giá trị Xuất dùng (chi phí trả trước dài hạn)
• Có 153:
• BT2: Phân bổ giá trị phân bổ mỗi lần:
• Nợ 627, 641, 642
• Có 242: giá trị xuất dung
Khi báo mất, hỏng, hết thời gian sử dụng:
• Nợ 138, 334, 111, 152 (phế liệu thu hồi)

• Nợ 627, 641, 642: phân bổ nốt giá trị còn lại
• Có 242: Giá trị còn lại
Ví dụ
Phân xưởng sản xuất báo hỏng một công cụ dụng cụ có giá trị ban đầu là 6.000.000
đồng, phế liệu thu hồi bán bàng tiền mặt là 500.000 đồng.
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 23
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Nợ 627 5.500.000 đ
Nợ 111 500.000 đ
Có 242 6.000.000 đ
b. Giảm do xuất bán:
BT1: Phản ánh giá vốn:
Nợ 157, 632
Có 152, 153, 156, 155. …
BT2: Phản ánh gía bán vật liệu(VL), công cụ dụng cụ(CCDC), sản phẩm(SP), hàng
hoá(HH)
Nợ TK liên quan: 131, 136, 111, 112…: Tổng giá thanh toán
Có 511, 512: Doanh thu tiêu thụ
Có 333: Thuế
c. Xuất góp vốn liên doanh:
• BT1: xác định giá vốn
• Nợ 632:
• Có 152, 153…
• BT2: Phản ánh tổng giá thanh toán được chấp thuận:
• Nợ 128, 222, …
• Có 511, 333
d. Giảm do xuất thuê ngoài gia công, chế biến:
• Nợ 154
• Có 152, 153…

Các chi phí liên quan: Nợ 154, 133 có 331, 334, 338, 111, 112
e. Các trường hợp khác:
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 24
Thực hành nghề nghiệp kế toán vật tư GVHD: ThS. Lê Đình Ngân
Cho vay tạm thời không tính lãi:
• Nợ 138, 136,
• Có 152, 153…
Trả thưởng, trả lương:
• Nợ 632
• Có 152, 153…
Thiếu do phát hiện qua kiểm kê:
• Nợ 632, 138
• Có 152, 153…
Giảm do đánh giá lại, phần chênh lêch ghi:
• Nợ 412: phần chênh lệch
• Có: 152, 153…
Nếu theo Phương pháp định kỳ:
• Sử dụng tài khoản 611: cuối kỳ không có số dư
• Kế toán dự phòng giảm giá: TK 159:
• Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Dư có: dự phòng giảm giá hiện còn
• Khi hoàn nhập nếu số hoàn lớn hơn:
o Nợ 159
o Có 632
• Nếu hoàn nhập nhỏ hơn ghi:
• Nợ 632
• Có 159
1.5. Các hoạt động khác

Khi xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất:
SVTH: Nguyễn Đức Anh
Trang 25