Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Lời nói đầu
Trong những năm qua, ngành công nghệ thông tin phát triển một cách rộng rãi ở tất
cả các lĩnh vực khác nhau. Sự phát triển mạnh mẽ ấy đã thực sự tạo nên cuộc cách mạng
thông tin và xử lý thông tin trên phạm vi toàn thế giới. Việc xử lý thông tin bằng máy tính
đã đem lại hiệu quả cao trong mọi công việc, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức
của con người. Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng lớn. Vì
vậy tin học hóa công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính đang là lĩnh vực quan
trọng của ứng dụng tin học. Để góp phần phát triển nền kinh tế xã hội và thực hiện sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự
nghiệp đã tiến hành đưa tin học vào sử dụng với mục đích xử lý nhanh, kịp thời, chính xác
các thông tin, dữ liệu của đơn vị mình.
Với mong muốn được áp dụng những kiến thức kinh tế cũng như tin học đã được
tiếp thu trong quá trình học tập ở trường, để áp dụng những kiến thức đó vào thực tế, em
lựa chọn thực hiện đề tài: “Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công
ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên”.Chương
trình quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng gồm 4 chương:
CHƯƠNG I : KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI CÔNG TY NAM DŨNG
CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG BÁN HÀNG
CHƯƠNG III : THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ MẶT XỬ LÝ
CHƯƠNG IV : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNHVÀ ĐÁNH
GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG
Trong quá trình thực hiện đề tài này, bằng sự cố gắng của bản thân và tìm hiểu
thông tin nghiệp vụ từ nơi thực tế, tham khảo nhiều tài liệu song do trình độ bản thân còn
có nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót .Vì vậy em rất mong nhận được sự
giúp đỡ của quý cơ quan Nam Dũng, của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt của thày
giáo hướng dẫn Nguyễn Gia Liên cùng các bạn để chương trình của em có thể được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hưng Yên, Ngày 20 tháng 4 năm 2009
Sinh Viên Cao Thị Nụ

SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
1
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
CHƯƠNG I :
KHẢO SÁT THỰC TẾ QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH NAM DŨNG
I- Giới thiệu và lịch sử hình thành phát triển của công ty Nam Dũng
1.Giới thiệu về công ty
* Tên Công Ty:Công ty TNHH phát triển mạng luới toàn cầu Nam Dũng
* Địa chỉ : Khu công nghiệp Như Quỳnh_huyện Văn Lâm_tỉnh Hưng Yên
+ Điện thoại : (0321) 986 709
+ Fax : (0321) 986 710
* Chi nhánh miền Nam : B164.Nguyễn Văn Quá, Đông Hưng Thuận, Q12,TP.HCM
+ Điện thoại :(08)88 024 02
Công ty TNHH Nam Dũng chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi
gia súc. Sản xuất hơn 200 sản phẩm thuốc thú y chất lượng cao, hệ thống phân phối phủ
khắp lãnh thổ Việt Nam.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầu Nam Dũng được thành lập vào ngày
12/05/1996 với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Nam Dũng. Trụ sở ban đầu của công ty
nằm tại 82C Nguyễn Đức Cảnh-Hà Nội. Số thành viên ban đầu gồm có 07 người (01 kỹ sư,
02 bác sỹ và 04 công nhân). Sản phẩm của công ty sản xuất là thuốc thú y.
Đến năm 2000 công ty thuê địa điểm tại Pháp Vân-Thanh Trì-Hà Nội và mở rộng
thêm lĩnh vực sản xuất là thức ăn chăn nuôi.
Năm 2003 công ty đổi tên thành công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầu Nam
Dũng và giữ tên gọi đó cho đến nay. Cũng trong năm 2003 công ty đã khánh thành về việc
xây dựng và chuyển toàn bộ các xưởng sản xuất về địa điểm mới tại thôn Hành Lạc-Như
Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên với diện tích 25000m2.Trong quá trình hình thành và phát
triển Nam Dũng đã không ngừng hoàn thiện và phát triển cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp
với ngành nghề sản xuất kinh doanh, công tác quản lý với mục đích cho thị trường những

sản phẩm thuốc thú y chất lượng cao để phục vụ cho bà con nông dân.Với sự lãnh đạo của
ban Giám Đốc cùng với sự nhiệt tình của toàn thể công nhân viên của công ty đã làm cho
Nam Dũng ngày một phát triển. Chỉ trong vòng 13 năm từ năm 1996-2009 từ một công ty
nhỏ với 07 thành viên và hoạt động sản xuất nhỏ nay Nam Dũng đã phát triển thành 1 công
ty lớn mạnh với 500 cán bộ công nhân viên, sản xuất hơn 200 sản phẩm thuốc thú y và thức
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
2
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
ăn chăn nuôi, hệ thống phân phối và bán sản phẩm trên toàn quốc gia với 300 đại lý từ Bắc
vào Nam.Mục tiêu của công ty vẫn luôn luôn cố gắng mở rộng thị trường để phục vụ được
nhiều bà con nông dân hơn.
3.Chức năng , nhiệm vụ của công ty
3.1 Chức năng
Công ty chuyên sản xuất thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi đồng thời cũng có các
hoạt động khác như mua bán vật tư thiết bị phục vụ cho chế biến và nuôi trồng thuỷ sản,
đại lý mua bán ký gửi hàng hoá,mua bán thiết bị bảo hộ lao động.
Công ty đảm bảo sử dụng các nguồn nhân lực một cách có hiệu quả khi công ty
tăng cường liên doanh liên kết với các cơ sở trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển
ngày một tốt hơn.
3.2 Nhiệm vụ
Thực hiện công tác quản lý phân phối trong lao động sản xuất kinh doanh và
công bằng xã hội
Tổ chức đời sống công nhân viên,không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghề
nghiệp của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Xây dựng tự bù đắp chi phí trang thiết bị để thực hiện kế hoạch nâng cao hiệu
quả và mở rộng sản xuất kinh doanh,nâng cao năng lực sản xuất, áp dụng tiến bộ khoa học
kĩ thuật vào sản xuất
Tự trang trải vốn và làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân Sách Nhà Nước.Ngoài ra công
ty còn có các chức năng nhiệm vụ là bảo vệ an ninh công ty,bảo vệ môi trường
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C

3
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
4. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Nam Dũng
* Giám đốc : là người có quyền cao nhất,quản lý và điều hành công ty dưới sự giám sat của
Hộ Đồng tư vấn và cũng có vai trò giúp đỡ các phàng ban khác dưới mình
* Phó GĐ tài chính : trợ giúp GĐ lên kế hoạch tài chính cho cônh ty sao cho việc chi tiêu
tiết kiệm nhất và hạ giá thành sản phẩm đến mức thấp nhất có thể, quản lý mọi vấn đề liên
quan đến tài chính
* Phó GĐ phụ trách sản xuất : có chức năng trợ giúp GĐ và lên kế hoạch sản xuất,quản lý
điều phối sản xuất, theo dõi mọi hoạt động của các xưởng sản xuất
* Khối sản xuất : gồm 2 xưởng sản xuất là xưởng sản xuất thuốc thú y và xưởng sản xuất
thức ăn chăn nuôi, có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất ra sản phẩm
* khối kinh doanh : gồm có phòng kinh doanh và hệ thống phân phối sản phẩm có trách
nhiệm trực tiếp đưa ra kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng sản xuất.Đồng thời có vai trò
kiểm tra các đại lý, thu thập ý kiến khách hàng, tìm kiếm thị trường mới, chịu trách nhiệm
kinh doanh sản phẩm của công ty trên thị trường và sản phẩm nhập khẩu.
* Khối kĩ thuật : chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, nghiên cứu sản phẩm mới và
kiểm định đầu vào đầu ra của quá trình sản xuất.
* Khối hỗ trợ : gồm phòng kế toán tài chính,phòng hành chính nhân sự,phòng vật tư xuất
nhập khẩu, có vai trò tham mưu cho GĐ về công tác quản lý ,huy động và sử dụng vốn
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
Giám Đốc
PGĐ Tài
chính
PGĐ phụ
trách SX
Khối sản xuất Khối kinh doanh Khối kĩ thuật Khối hỗ trợ
4
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
hợp lý. Có trách nhiệm tổ chức sắp xếp lao động, giải quyết công tác văn thư và các công

việc khác liên quan.
5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của công ty
Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng
đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Nhận thức được tầm quan trong của CNTT
nên công ty TNHH Nam Dũng đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào
sản xuất và kinh doanh. Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính,
máy in, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà
các nhân viên phải làm trứơc kia, các hoạt động trong công ty đựơc xử lý nhanh hơn, năng
suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi
ích cho công ty.
Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công
việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ
dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ
liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự
là chuyên nghiệp. Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp.
Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự
nhất quán trong việc sử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức
đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn. Đặc biệt trong lĩnh vực quản
lý bán hàng.
6. Một số mẫu biểu của công ty
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
5
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 1: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH PTNL TC Nam Dũng
KCN Như Quỳnh_ Văn Lâm _Hưng Yên

PHIẾU NHẬP KHO Số :
Ngày ....Tháng.....Năm......

Người giao hàng :
Đơn vị :
Địa chỉ :
Số HĐ :
Nội dung :
TK Có : Seri : Ngày:...../ ....../
Mã kho Tên hàng TK ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành
Tiền
Tổng cộng tiền hàng
Chi phí
Thuế GTGT
Tổng cộng tiền TT

Nhập ngày....tháng.....năm.......
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
(kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên)
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 2: phiếu xuất kho
Công ty TNHH PTNL TC Nam Dũng
KCN Như Quỳnh_ Văn Lâm _Hưng Yên
PHIẾU XUẤT KHO Số :
Ngày ....Tháng.....Năm......
Người nhận hàng :
Đơn vị :
Địa chỉ :
Nội dung :
STT Mã kho Tên VT TK Có ĐVT Số
Lượng

Giá Thành
tiền
Tổng cộng

Bằng chữ:.............
Xuất ngày...... Tháng......năm
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
7
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 3: Phiếu chi
CÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG NE-TK-BM-01.00/06
KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Ban hành lần 1

PHIẾU CHI Số phiếu:
Ngày : .../../... Tài khoản :
Tài khoản đư:
Người nhận tiền:
Địa chỉ :
Diễn giải :
Số tiền :
Bằng chữ :
Kèm theo: ..... chứng từ gốc

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):.....................................................

Ngày....tháng....năm......

THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
8
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 4: Phiếu thu
CÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG NE TK-01.00/06
KCN Như Quỳnh -Văn Lâm - Hưng Yên Ban hành lần 1
PHIẾU THU Số phiếu:
Ngày:..../..../... Tài khoản:
Tài khoản Đư:
Người nộp: ............................
Địa chỉ: ..................................
Diễn giải:................................
Số tiền: ..................................
Bằng chữ: ..............................
Kèm theo .......chứng từ gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): .................................................
Ngày.....tháng......năm.....
NGƯỜI NỘP THỦ QUỸ

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
9

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 5: Hoá đơn GTGT
CÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG Mẫu số 01-GTKT
KCN Như Quỳnh -Văn Lâm - Hưng Yên AA/2007T
0009618
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Ngày...tháng....năm
Họ tên người mua hàng:.......................
Đơn vị :.......................
Địa chỉ :.......................
Hình thức thanh toán :....................... Mã số:....................
STT Tên HH,DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Thuế suất GTGT:.......% Cộng tiền hàng:................
Tiền thuế GTGT:................
Tổng tiền thanh toán:.............
Số tiền bằng chữ:..........................................................................................
NGƯỜI MUA NGƯỜI VIẾT HOÁ ĐƠN THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG
(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)
Mẫu 6 : Biên bản giao nhận hàng hóa
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
10
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
CÔNG TY TNHH NAM DŨNG
Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên
- - - - - - - - - - - - - - - - - - o0o- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hưng Yên, ngày … tháng … năm 2009
BÊN GIAO HÀNG (BÊN A): CÔNG TY TNHH NAM DŨNG
Địa chỉ: KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên

Điện thoại :0321 986 709
Đại diện:… … … … … … chức vụ … … … … … … … … … … … …
BÊN NHẬN HÀNG (BÊN B): … … … … … … …. … … … … … ….
Địa chỉ: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Mã số thuế: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Điện thoại… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
Đại diện …………………….Chức vụ .. … … … … … … … … … … …
Hai bên tiến hành giao nhận sản phẩm thuốc thú y cụ thể như sau:
STT Mặt hàng ĐVT Đơn giá
(VNĐ)
Thành tiền
(VNĐ)
Tổng cộng
Bằng chữ: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
Ghi chú: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau và cùng
có hiệu lực kể từ ngày ký.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Mẫu 7: Mẫu Đơn Đặt Hàng
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
11
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Mẫu 8: Báo cáo nhập – xuất – tồn
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
CÔNG TY TNHH NAM DŨNG
KCN Như Quỳnh_Văn Lâm _Hưng Yên

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số:
Họ và tên khách hàng:......................Điện thoại:............................................

Địa chỉ:.......................................................................………………………

STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá
Cộng
* Lưu ý
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận.

Ngày…tháng…năm…

GĐ Ký duyệt Khách hàng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)
12
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
STT Tên sản phẩm ĐVT
Tồn đầu
kì
Số lượng
Nhập Xuất
Tồn cuối
kì
Tổng cộng
II. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty TNHH
Nam Dũng còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của
tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin
một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin
một cách chi tiết, chính xác, thường xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt
động này, giải pháp thích hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ
thông tin vào lĩnh vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này em nhận thấy sự cần thiết
của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của

Công ty TNHH Nam Dũng em chọn đề tài: “ Xây dựng và thiết kế chương trình quản lý
bán hàng tại Công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh_Văn
Lâm_Hưng Yên”. Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán
hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng
một cách nhanh chóng. Hi vọng đề tài sẽ mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng
của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý
Công ty mình.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH
I. Phân tích về mặt xử lý của hệ thống quản lý bán hàng
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
13
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
1. Thực trạng của hệ thống kinh doanh tại công ty TNHH Nam Dũng
Quản lý bán hàng là hệ thống quản lý hàng hoá riêng biệt các nghiệp vụ mua hàng và
bán hàng không phản ánh vào các tài khoản. Hệ thống chỉ căn cứ vào giá trị các hoá đơn để
có thể phân tích thống kê, đưa ra các nhận xét đánh giá về tình trạng kinh doanh của doanh
nghiệp cũng như có thể đưa ra các báo cáo quản trị cần thiết.
Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng thì hệ thống quản lý bán hàng nhận đơn và báo
cáo bộ phận quản lý (Ban lãnh đạo). Bộ phận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm tra
đơn hàng.
Nếu đơn đặt hàng không hợp lệ: Tức là các thông tin trong đơn đặt hàng không rõ
ràng, cụ thể thì trả lại ngay cho khách hàng
Hoặc bộ phận bán hàng sau khi chuyển xuống bộ phận kho hàng thấy hàng không
có hoặc không đủ số lượng mà khách hàng yêu cầu thì cũng thông báo cho khách hàng biết
ngay. Và sau đó lập báo cáo chuyển cho bộ phận mua hàng.
Nếu trường hợp đơn đặt hàng hợp lệ tức là đơn đặt hàng được chấp nhận thì bộ
phận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ báo cáo xuống bộ phận kho hàng yêu cầu xuất lượng
hàng có trong kho mà khách hàng yêu cầu. Lúc này bộ phận kho sẽ viết phiếu xuất kho cho
khách hàng ( mẫu 2 ).

Khi giao hàng cho khách hàng bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu gửi cho khách
hàng và có biên bản bàn giao hàng cho khách hàng (mẫu 4).
Mặt khác hoá đơn bán hàng sẽ được lập theo nội dung trong đơn đặt hàng của khách
hàng. Sau khi lập xong thì hoá đơn bán hàng được xử lý giao cho khách hàng, lưu kho gửi
phòng bán hàng, lưu vào sổ hoá đơn bán hàng. Khi hàng chuẩn bị xong, nhân viên giao
hàng sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng, có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào
tờ giấy liên quan, thu tiền (Nếu khách hàng trả ngay), sau đó nộp lại cho phòng kế toán.
Nếu khách hàng trả chậm thì nhân viên kế toán sẽ lập hợp đồng nợ theo thoả thuận.
Trường hợp hàng bán đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không được
khách hàng chấp nhận (Do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không đảm bảo chất
lượng) thì hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kiểm tra. Tại đây hàng sẽ được kiểm tra lại,
nếu đúng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập lại kho.
Khi mà bộ phận bán hàng có nhu cầu về hàng hóa sẽ báo cho bộ phận kho thì phát
sinh nhu cầu nhập hàng, hàng hoá được nhập có thể được đáp ứng bởi nhiều nhà cung cấp,
hàng được nhập về kèm với hoá đơn đặt hàng của công ty và hoá đơn bán hàng của nhà
cung cấp (mẫu 1) . Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
14
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
hàng nhập. Nếu đạt yêu cầu thì Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận
quản lý kho để nhập kho. Nếu hàng không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng
thì:báo kiểm tra hàng không đảm bảo yêu cầu và chuyển tới bộ phận mua hàng. Lúc này bộ
phận mua hàng lập phiếu trả lại hàng cho nhà cung cấp.Những hàng lỗi được để riêng một
bên và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp. Bộ phận quản lý kho sẽ đối chiếu danh sách hàng
trên phiếu nhận và thực tế, tìm vị trí thích hợp trong kho để đặt hàng, viết phiếu nhập kho
căn cứ vào phiếu nhập đồng thời viết phiếu chi đưa cho bộ phận quản lý mua hàng (mẫu3).
Trường hợp nhập hàng do công ty trực tiếp sản xuất thì thành phẩm đựơc chuyển đến bộ
phận kho.Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng nếu đạt yêu cầu thì sẽ viết phiếu
nhập kho và tiến hành nhập kho
2. Hệ thống xử lý của chương trình

Qua việc phân tích công tác quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng ta xây dựng
được hệ thống xử lý của chương trình gồm các chức năng sau:
- Mua hàng
- Nhập hàng
- Bán hàng
- Tìm kiếm
- Báo cáo
2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
15
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
* Giải thích
Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ để mô tả hệ thống qua các chức năng . Nó cho phép
phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao cho đến các chức năng mức thấp. Kết
quả thu được là một cây chức năng . Các chức năng được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên
có gán các nhãn . Chúng kết nối với nhau theo kiểu phân cấp. Trên đây là biểu đồ phân cấp
chức năng của hệ thống quản lý bán hàng.
Quan sát biểu đồ phân cấp chức năng ta thấy quản lý bán hàng được chia thành 5 chức
năng con sau:
- Chức năng mua hàng : lập dự trù, gửi ĐĐH , thanh toán với nhà cung cấp
- Chức năng nhập hàng : nhận hàng, kiểm tra hàng, viết phiếu nhập kho
- Chức năng bán hàng : nhận và lưu ĐĐH, lập hoá đơn, thanh toán với khách hàng
- Chức năng tìm kiếm : tìm kiếm theo hoá đơn, tìm kiếm theo mặt hàng
- Chức năng báo cáo:báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo tồn
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
Hệ thống QLBH
Nhận hàng
Viết phiêú
nhập
kho

Bán hàngMua hàng
Nhận và xử lý
đơn đặt hàng
Báo cáo
Tìm kiếm
hoá đơn
Lập hoá đơn
bán hàng
Tìm kiếm mặt
hàng
Báo cáo
NXT
Giao hàng
Kiểm tra
hàng
Thanh toán
với nhà
cung cấp
Gửi đơn
đặt hàng
Tìm kiếmNhập hàng
Lập dự trù
Thanh toán với
khách hàng
16
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.2.1 Biểu đồ luồng dữ kiệu mức ngữ cảnh
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C

Chức năng xử lý
Luồng dữ liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
17
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
- BLD mức khung cảnh là chức năng tổng thể của hệ thống .
- Các tác nhân ngoài chính là các đối tượng tác động đến hệ thống này .
- Các luồng dữ liệu sẽ chạy từ các tác tác ngoài đến các chức năng của hệ thống .
- BLD không có các tác nhân trong và các kho dữ liệu .
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ BÁN
HÀNG
Khách hàng
Phiếu chi
Thanh toán
Thông tin nhà CC
Phiếu thu
DDH không hợp lệ
Hoá đơn bán hàng
TT khách hàng
P.trả lại hàng
Hoá đơn bán hàng
Đơn mua hàng
18
Nhà cung cấp
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế

* Giải thích :dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ta thấy hệ thống quản lý bán hàng
gồm 5 chức năng chính :
- Chức năng mua hàng
- Chức năng nhập hàng
- Chức năng bán hàng
- Chức năng tìm kiếm
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
Báo cáo
Bộ phận kho
Khách hàng
Hoá đơn
Chuyển Hàng
Lập HĐBH
Thanh toán
Giao hàng
Gửi ĐH
Lập phiêu xk
Xuất kho
Yêu cầu xk
Cng cấp cac TT
YC TT
Ra QĐ
YC ra QĐ
Lập HĐ
Gưửi Đ ĐH
Thanh toán
Lưu
Tìm
kiếm
Nhập

hàng
Viết PNK
Nhập kho
Các loại phiếu
Hàng hoá
Hoá đơn
Nhà quản lý
19
Mua hàng
Bán hàng
Nhà cung cấp
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
- Chức năng báo cáo
+ Có 2 tác nhân ngoài : nhà cung cấp, khách hàng
+ Có 2 tác nhân trong : kho, nhà quản lý
+ Có 3 kho dữ liệu : kho các loại phiếu (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất
kho), kho Hoá đơn và kho hang hoá
+ Có 26 luồng dữ liệu
A, Chức năng mua hàng
- Có 1 tác nhân ngoài là nhà cung cấp,1 tác nhân trong là nhà quản lý
- Có 2 kho là kho các loại phiếu ( phiếu chi), và kho hoá đơn
- Có 7 luồng dữ liệu
* Giải thích
Khi bộ phận kho báo hết hàng gửi lên chức năng mua hàng thì chức năng mua hàng sẽ
xin ý kiến nhà quản lý về việc mua hàng (luồng dữ liệu: yc ra quyết định), khi nhà quản lý
xem xét đồng ý kí quyết định (luồng dữ liệu: ra quyết định) thì chức năng mua hàng sẽ dự
tính số hàng hoá mà kho yêu cầu để lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp (luồng dữ liệu:
gửi đơn đặt hàng)
Nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng của công ty sẽ xem xét để thực hiện hợp đồng với
công ty (luồng dữ liệu: lập hoá đơn) nhà cung cấp sẽ báo cho chức năng mua hàng và thực

hiện mua bán. Đại diện của chức năng mua hàng sẽ thực hiện thanh toán với nhà cung cấp
(luồng dữ liệu: thanh toán). Khi nhận được hoá đơn thanh toán của nhà cung cấp thì chức
năng mua hàng sẽ lưu vào kho hoá đơn để chức năng nhập hàng dung làm căn cứ so sánh
với hàng hoá khi nhập.
B, Chức năng nhập hàng
- Có 1 tác nhân bên ngoài là nhà cung cấp, 1 tác nhân trong là bộ phận kho
- Có 6 luồng dữ liệu
- Có 3 kho: Hoá đơn, hàng hoá, các loại phiếu
*Giải thích :
Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp (luồng dữ liệu: chuyển hàng) thì chức năng nhập
hàng tiến hành kiểm tra hàng: đối chiếu xem lượng hàng có khớp với hoá đơn không, chất
lượng có đảm bảo với yêu cầu không
Nếu không đạt yêu cầu thì sẽ làm thủ tục để trả lại
Nếu đạt yêu cầu thì sẽ yêu cầu bộ phận kho cho nhập kho. Bộ phận kho viết phiếu
nhập kho(luồng dữ liệu: viết phiếu nhập kho) và hàng sẽ được chuyển vào kho
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
20
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
Chức năng nhập hàng khi nhận được hàng sẽ được lưu vào kho hàng hoá để cho chức
năng tìm kiếm dung làm căn cứ cho quá trình sắp xếp mặt hàng trên hoá đơn để phục vụ
cho việc tìm kiếm một cách nhanh chóng đồng thời lưu vào kho các loại phiếu(phiếu nhập
kho) để chức năng báo cáo sử dụng
C, Chức năng bán hàng
- có một tác nhân trong là bộ phận kho và một tác nhân ngoài là khách hàng tác động
-có 9 luồng dữ liệu
-có 2 kho
* Giải thích:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty sẽ gửi đơn đặt hàng tới cho bộ
phận bán hàng (luồng dữ liệu : gửi đơn đặt hàng) . Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn
đặt hàng của khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận kho xem trong kho có đủ hàng theo yêu cầu

của khách hàng không.Nếu đủ thì yêu cầu bộ phận kho xuất kho (yêu cầu xuất kho) .Bộ
phận kho sẽ thực hiện xuất kho (luồng dữ liệu :viết PXK,xuất kho)
Bộ phận bán hàng lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng (luông dữ liệu : lập hoá đơn)
và giao hàng cho khách hàng( giao hàng) rồi thực hiện thanh toán với khách hàng (thanh
toán), khách hàng trả tiền ngay thì viết phiếu thu,hoặc trả qua tài khoản thì viết giấy thu
nợ). Đồng thời bộ phận bán hàng lưu phiêu thu,phiếu xuất kho,hoá đơn bán hàng vào các
kho dữ liệu để bộ phận báo cáo thu thập số liệu báo cáo.
D, Chức năng tìm kiếm
- Có 2 kho dữ liệu : hàng hóa và hoá đơn
* Giải thích :
Chức năng tìm kiếm lấy thông tin từ kho hàng hoá và kho hoá đơn để phân loại hàng
hoá và hoá đơn để phục vụ cho quá trình tim kiếm hoá đơn hoặc hàng hoá dễ dàng nhanh
chóng hơn.
E, Chức năng báo cáo
- có 2 kho : các loại phiếu,hóa đơn
- có 1 tác nhân trong là nhà quản lý
- có 2 luồng dữ liệu
* Giải thích
Khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo về tình hình bán hàng của công ty thì bộ phận báo
cáo sẽ thu thập thông tin từ các kho dữ liệu để làm cơ sở báo cáo cho nhà quản lý.
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
21
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
2.2.2.1 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng mua hàng
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ta thấy chức năng mua hàng gồm 3 chức
năng chính :
- Lập dự trù
- Gửi đơn đặt hàng
- Thanh toán với nhà cung cấp
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C

Gửi đơn đặt
hàng
Nhà quản lý
Nhà cung cấp
Xin ý kiến nhập

hàng
Yc nhập hàng
Đơn yêu cầu mua hàng
Thanh toán
Yc thanh
toán
Lập dự trù
Thanh toán
với nhà
cung cấp
Bộ phận kho
Hoá đơn
Yêu cầu lượng hàng
Thông tin về hàng hiện có
Ý kiến phản hồi
22
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
+ Có 10 luồng dữ liệu
+ Có 1 kho dữ liệu : hoá đơn
+ Có 2 tác nhân trong : nhà quản lý,bộ phận kho
+ Có 1 tác nhân ngoài : nhà cung cấp
* Giải thích:
Khi bộ phận kho kiểm tra hàng trong kho thấy thiếu hoặc hết thì gửi yêu cầu nhập hàng
tới bộ phận lập dự trù (yêu cầu nhập hàng) để bộ phận lập dự trù tính toán số lượng để đăt

hàng (yêu cầu lượng hàng)
Khi nhận được yêu cầu của bộ phận kho xin nhập kho thì bộ phận lập dự trù xin ý kiến
của nhà quản lý về việc nhập hàng (xin ý kiến nhập hàng) . Nhà quản lý xem xét rồi quyết
định về việc nhập hàng (ý kiến phản hồi)
Sau khi lập dự trù số lượng hàng mua thì bộ phận lập dự trù gửi cho bộ phận gửi đơn
đặt hàng để bộ phận gửi đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp (gửi đơn yêu cầu mua hàng).
Nhà cung cấp sẽ thông báo tình hình hàng hoá cho công ty để công ty quyết định có mua
hay không (thông tin về hàng hiện có).Bộ phận gửi đơn đặt hàng sẽ lưu đơn đặt hàng vào
kho hóa đơn để bộ phận thanh toán với nhà cung cấp sử dụng
Sau khi làm mọi thủ tục mua bán với nhà cung cấp thì bộ phận thanh toán sẽ thanh toán
với nhà cung cấp (có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) và lấy đơn đặt hàng trong kho
hoá đơn để căn cứ số lượng hàng đặt để thanh toán
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
23
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng nhập hàng ta thấy chức năng
nhập hàng gồm 3 chức năng chính :
- nhận hàng
- kiểm tra
- viết phiếu nhập kho
+ Có 9 luồng dữ liệu
+ Có 1 tác nhân ngoài : nhà cung cấp
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
Nhận hàng
Kiểm tra
hàng
Viết phiếu
nhập kho
Nhà cung cấp

Bộ phận kho
Hoá đơn
Yêu cầu viết phiếu NK
Hàng bị lỗi
Hàng đạt tiêu chuẩn
Phiêu nhập kho
Phiếu giao hàng
hàng
Yc giao hàng
24
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa HTTT kinh tế
+ Có 1 tác nhân trong : kho
+ Có 1 kho dữ liệu : hóa đơn
* Giải thích :
Bộ phận nhận hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp giao hàng theo đơn đặt hàng của công ty
(yêu cầu giao hàng) . Nhà cung cấp sẽ viết phiếu giao hàng cho bộ phận nhận hàng và giao
hàng (phiếu giao hàng,hàng). Nhận được hàng và phiếu giao hàng thì bộ phận nhận hàng sẽ
lưu phiếu giao hàng vào kho hoá đơn để bộ phận kiểm tra sử dụng
Bộ phận kiểm tra hàng sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng ở kho hoá đơn để kiểm tra số
lượng hàng có đủ không, chất lượng hàng có đảm bảo không. Nếu không đạt tiêu chuẩn thì
sẽ làm thủ tục để trả lại nhà cung cấp (hàng bị lỗi). Còn nếu hàng đạt tiêu chuẩn thì sẽ
chuyển xuống cho bộ phận viết phiếu nhập kho (hàng đạt tiêu chuẩn) để làm thủ tục nhập
kho (viết phiếu nhập kho).
Đối với sản phẩm tự sản xuất: sau khi sản phẩm được hoàn thành tại phân xưởng thì
tiến hành nhập kho.Bộ phận kho sẽ tiếp nhận,kiểm tra chất lượng sản phẩm rồi viết phiếu
nhập kho
SV : Cao Thị Nụ Lớp TH39C
25