Hạch toán vốn bằng tiền bằng phần mềm MS Access

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình đổi mới của đất nước và sự hội nhập với nền kinh
tế của quốc tế đang từng bước phát triển đã tạo nhiều sự chuyển biến
trên thị trường. Chính vì nguyên nhân đó đã đòi hỏi mỗi chúng ta phải
đáp ứng nhu cầu xã hội,để đưa đất nước ta thực hiện công nghiệp hóa,
hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật nhằm thúc đẩy nền kinh
tế phát triển hơn. Do đó trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty
thì công việc hạch toán, kế toán không thể thiếu đối với các Công ty,
doanh nghiệp. Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất
của các Công ty, doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh
tế thị trường hiện nay để tồn tại hay phát triển thì Công ty, doanh nghiệp
nào cũng phải có một lượng vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền nó
đóng vai trò quan trọng trong qúa trình phát triển và hình thành .
Muốn sử dụng được nguồn vốn này có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi
chúng ta cần phải tiết kiệm, biết cách sử dụng là sự tồn tại phát triển của
Công ty,Doanh nghiệp đó. Để đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu trên thì
người kế toán đóng vai trò quan trọng trong Công ty, Doanh nghiệp của
mình. Ngày nay ngành công nghệ thông tin đã phát triển và nắm bắt
đựơc tác dụng của nó vì vậy các Công ty, Doanh nghiệp đã đưa máy tính
vào việc kế toán hạch toán.Nhằm nắm bắt được thông tin vốn trong từng
giai đoạn. Như ta đã biết việc tổ chức quản lý tại đơn vị là phức tạp và
mất nhiều công sức . Vì vậy máy tính trở thành công cụ không thể thiếu
trong công việc hạch toán, kế toán hàng ngày của người làm công việc
kế toán.Và đây cũng chính là công cụ giúp em chọn đề tài: “HẠCH
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN BẰNG PHẦN MỀM MS ACCESS”.
PHẦN MỘT
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
I. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN
BẰNG TIỀN:
1. Khái niệm:

Hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm việc hạch toán
tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản
tiền đang chuyển.
2. Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền :
- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản cuả doanh nghiệp nào
cũng có và sử dụng có thể là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp có
tiền thì Công ty đoanh nghiệp sẽ trả lương cho công nhân viên, tiếp tục
quá trình sản xuất mở rộng quy mô của công ty doanh nghiệp đó.
- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất do đó đòi
hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát gian lận.
- Trong việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các yêu cầu
quản lý nội bộ vốn bằng tiền. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối
với một tài sản thì không được giữ sổ kế toán.
- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nó phản
ánh khả năng thanh toán của Công ty hay doanh nghiệp. Do đó Công ty
có thể dùng tiền mặt để thanh toán những khoản phải trả cần thiết.
3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
Để hạch toán vốn bằng tiền Công ty phải tôn trọng những nguyên
tắc sau:
- Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là
Việt Nam đồng.
- Đối với vàng bạc, kim khí, đá qúy, phản ánh ở tài khoản vốn
bằng tiền
- Chi áp dụng cho công ty, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh
vàng bạc, kim khí, đá quý. Phải theo dõi số lượng, trọng lựơng, quy cách
sản phẩmvà giá trị từng loại và được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn
hoặc giá được thanh toán ). Khi xuất có thể sử dụng một trong những
phương pháp sau đây:
 Phương pháp bình quân gia quyền
 Phương pháp theo giá thực tế đích danh

 Phương pháp nhập trước, xuất trước
 Phương pháp nhập sau xuất trước
- Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong các hoạt động kinh
doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do liên
ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi vào sổ kế
toán. Nếu có chênh lệch giữa tỷ gía thực tế và tỷ giá ngoại tệ thì được
hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” đồng thời ngoại tệ lại
được hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên tệ.
- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý . Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ
thực tế và tiến hành đối chiếu kiểm tra với số liệu thủ quỹ tiền mặt và sổ
kế toán tiền mặt. Nếu chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và kiến
nghị biện pháp giải quyết.
4. Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền :
Trong công tác kế toán của công ty, doanh nghiệp thì công tác
hạch toán vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng, vì vậy hạch toán vốn
bằng tiền đảm nhận tốt các công việc sau:
- Phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động
tăng giảm hàng ngày của tiền mặt tại quy ừ.Hạn chế hết mức tiền mặt
tồn quỹ chỉ giữ lại ở mức thỏa thuận giữa Ngân hàng và Doanh nghiệp.
- Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán và sổ thực tế
tại quỹ, để xử lý kịp thời những sai sót.
- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành việc chế độ thu chi, quản lý
tiền mặt, tiền gửi ngận hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khuyến
khích việc thanh toán không dùng tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số dư trên
sổ sách của công ty với số dư sổ sách Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh
lệch.
II. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN
1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ.
a. Khái niệm:

Tiền mặt tại quỹ của Công ty Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt
Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý.
b. Những nguyên tắc khi hạch toán vốn bằng tiền tại quỹ:
- Chỉ phản ánhvào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế xuất quỹ tiền mặt.Còn đối với
những khoản tiền thu đươc chuyển nộp ngay vào ngân hàng không thông
qua quỹ tiền mặt tại Công ty thì không hạch toán vào tài khoản 111 mà
hạch toán vào tài khoản 113 “tiền đang chuyển”.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý.Do Công ty khác và cá
nhân ký cược, ký quỹ tại Công ty thì trước khi nhập phải làm đủ các thủ
tục về cân, đo, đong, đếm và giám định chất lượng niêm phong và có
xác nhận của người ký cược,ký quỹ. Và được hạch toán như các tài
khoản bằng tiền của Công ty. Chỉ nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu,
phiếu chi (chứng từ xuất nhập vàng bạc) và có đủ chữ ký của người
nhận, người giao , ngươi cho phếp nhập , xuất theo chế độ qui định của
kế toán . Trường hợp đặt biệt phải có lệnh nhập, xuất đính kèm.
- Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ để ghi
chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi,
xuất, nhập, quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá
quý, và tính ra số tiền tồn quỹ tiền mặt tại mỗi thời điểm.
c.Tài khoản sử dụng:
- Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ tiền
mặt tại quỹ”.
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm tồn quỹ tiền
mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc taị quỹ.
* Kết cấu tài khoản 111 như sau:
Bên Nợ 111 Bên Có
+Phản ánh các khoản tiền mặt Việt +Phản ánh các khoản tiền mặt
Nam, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ
đá quý, kim khí quý nhập quỹ tiền vàng bạc, đá quy, kim khí quý

mặt. nhập quỹ tiền mặt .
+Tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê
+Số dư có
+Phản ánh các khoản tiền Việt
Nam,ngân phiếu, ngoai tệ,vàng
bạc hiên còn tồn quỹ tiền mặt.
* Có 3 tài khoản cấp hai:
+ Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi
tồn quỹ tiền mặt.
+ Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ
tại quỹ tiền mặt theo tỷ giá quy đổi theo tiền Việt Nam.
+ Tài khoản 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị
vàng bạc, kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt.
* Phương pháp hạch toán tiền mặt:
+ Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp, lao vụ, dịch vụ
cho khách hàng và nhập quỹ.
Nợ TK 111 Tiền mặt
Có TK 511 Doanh thu
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
+ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 111 Tiền mặt
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
+ Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ
Nợ TK 111 Tiền mặt
Có TK 338 Phải trả khác
Có TK 334 Ký cược, ký quỹ dài hạn
+Thu nợ của khách hàng hoặc ứng trứơc của khách hàng về nhập quỹ
Nợ TK 111 Tiền mặt
Có TK 131 Phải thu của khách hàng
+ Chi tiền mặt để mua sắm vật tư,TSCĐ hoặc chi cho đầu tưu XDCB

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu
Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 TSCĐ vô hình
Nợ TK 214 Chi phí đầu tư XDCB
Có TK 111 Tiền mặt
* Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Sơ đồ hạch toán tiền mặt Việt Nam
112 111 112
Rút tiêng gửi NH vềGứi tiền vào NH
Nhập quỹ tiền mặt
511,512 211,152
Doanh thu bán hàng hóa, Mua vật tư TSCĐ,hàng hóa
dịch vụ bằng tiền
515,711 141
Thu cho thuê TSCĐ, thanh Cho phí tạm ứng bằng
lý nhượng bán TSCĐ tiền mặt
131,136,141 635,811
Thu hồi các khoản phải thu Cacự chi phí hoạt động tài
Băng tiền mặt chính, và hoạt động khác
334 331
Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản phải
đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền
338 144,244
Các khoản tiền thừa phát Thế chấp ký cươc, ký quỹ
hiện khi kiểm kê ngắn hạn, dài hạn
2. Kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng
a. Khái niệm:
+ Tiền gửi ngân hàng của Công Ty bao gồm nhữung khoản tiền
của Công Ty tại ngân hàng.

+ Tại kho bạc nhà nước các công ty tài chính,để thực hiện các
việc thanh toán không dùng tiền mặt.
b. Những nguyên tắc cần tôn trọng khi hạch toán gửi tiền ngân
hàng
+ Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 giấy báo có , giấy báo nợ
hoặc bản kê khai ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, Uỷ
nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi).
+ Khi nhận được chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm
tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch
giữa số liệu trên sổ sách của đơn vị, số liệu trên sổ sách của ngân hàng
thì đơn vị thông báo với ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý
kịp thời. Nếu đến cuối tháng chưa xác minh rõ nguyên nhân chênh lệch
thì kế toán ghi sổ theo số liệu ghi trong giấy báo hay bản kê sao ngân
hàng. Số chênh lệch được ghi vào bên Nợ TK 138 hoặc ghi bên Có TK
338 sang tháng sau phải tiến hành đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch
để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
+ Một Công Ty hoặc Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng,
do đó phải mở sổ chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc theo dõi
kiểm tra.
+ Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo
dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng
( kho bạc, hay công ty tài chính).
c. Tài khoản sử dụng:
Hạch toán tiền gửi ngân hàng kế toán sử dụng TK112” Tiền gửi
ngân hàng” tài khỏan này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm, tồn
quỹ, tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc đá quý đang gửi tại ngân hàng.
Kết cấu TK 112 như sau:
Bên Nợ112 Bên Có
+ Các khoản tiền gửi ngân hàng + Các khoản tiền rút từ ngân
hàng

+ Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân + Khoản chênh lệch chưa rõ
(do số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao nguyên nhân (do số liệu
trên
kê ngân hàng lớn hơn số liệu trên giấy giấy báo hoặc bản kê sao ngân
kế toán) hàng nỏ hơn số trên giấy kế
toán).
+Số dư nợ: số tiền hiện gửi ngân hàng.
+ Tài khoản 112 có ba TK cấp hai:
+ TK 1121 Tiền Việt Nam – phản ánh tài khoản Việt Nam đang gửi
tại ngân hàng.
+ TK 1122 Ngoại tệ – phản ánh các ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng
đã quy đổi ra đồng Việt Nam .
+ TK 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh vàng bạc, kim
khí quý, đá quý đang gửi taiù ngân hàng.
+ Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng.
+ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo Có của ngân
hàng kế toán ghi.
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 111 Tiền mặt
+ Nhận lại tiền đã ký cược, ký quỹ ngắn hạn, hoặc dài hạn bằng
chuyển khoản kế tóan ghi.
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 144 Ký cược, ký quỹ ngắn hạn
Có TK 244 Ký cược, ký quỹ dài hạn
+ Nhận góp vốn liên doanh các đơn vị thành viên chuyển đến bằng
tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
+ Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán các khoản phải trả phải
nộp.

Nợ TK 331 Vay ngắn hạn
Nợ TK 315 Nợ dài hạn đến kỳ trả
Nợ TK 331 Phải trả người bán
Nợ TK 333 Thuế, các khoản phải nộp ngâhn sách nhà
nước
Nợ TK 338 Các khoản phải trả phải nộp khác
Nợ TK 341, 342 Vay dài hạn, Nợ dài hạn
Co TK 112 Tiền gửi ngân hàng
b. Hạch toán tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng
111 112 111
Nộp tiền vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng
Về nhập quỹ tiền mặt
511 152,153, 211
Doanh thu bán sản phẩm Doanh thu bán sản phẩm
Thanh lý nhượng bán bằng chuyển khoản
TSCĐ 3331 133
131, 136, 141 141
Người mua các đơn vị nội bộ Chi tạm ứng bằng
Người tạm ứng nộp tiền chuyển khoản
141 331,311,333,334
Nhận vốn kinh doanh ngân Thanh toán các khoản
sách cấp trên, nhận góp vốn phải trả bằng c. khoản
liên doanh
133 144,244
Nhận giấy báo có của ngân Thế chấp ký cược,ký quỹ
hàng về số tiền đang chuyển của đợn vị tại ngân hàng
144,244 641,642,627
Ký cứợc, ký quỹ do người Chi phí bằng chuyển
nhận ký quỹ chuyển trả khoản

3. Kế toán hạch toán tiền đang chuyển
a. Khái niệm tiền đang chuyển:
Tiền bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp
vào
ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng,
hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa
nhận được giấy báo của đơn vị đựơc thụ hưởng.
b. Tài khoản sử dụng:
+ Hạch toán tiền đang chuyển kế toán sử dụng TK 113” tiền đang
chuyển” tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm của các
khoản tiền đang chuyển.
+ Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm
phiếu chi, thu, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền.
* Kết cấu của TK 113 như sau:
Bên Nợ 113 Bên Có
+Phản ánh các tài khoản tiền Việt Nam + Kết chuyển vào tài khoản 112,
+Ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản
kho bạc hoặc đang chuyển vào bưu có liên quan.
điện nhưng chưa nhận giấy báo của
ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng.
+Số dư nợ:Phản ánh số tiền còn đang
chuyển.
+ TK 113 có hai TK cấp hai:
+ TK 1131 Tiền Việt Nam – phản ánh số tiền Việt Nam đang
chuyển
+ TK 1132 ngoại tệ – phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển .
a. Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển:
+ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận
được giấy báo của ngân hàng.
Nợ TK 1131 Tiền đang chuyển

Có TK 111 Tiền mặt
+ Nhận giấy báo về khoản nợ đã đựơc thanh toán
Nợ TK 331 Phải trả cho ngươì bán
Có TK 113 Tiền đang chuyển
+ Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc
séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc không qua nhập quỹ cuối kỳ
chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc.
Nợ TK 113 Tiền đang chuyển
Có TK 511 Doanh thu bán hàng
Có TK 131 Pải thu của khách hàng