thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại sông hồng về lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
Họ và tên học viên: Phạm Minh Đức
Lớp: Đại học Hành chính KH10 - TC80 Niên khoá: 2010-2014
Nơi đến thực tập: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
Thời gian thực tập: từ ngày 25/3/2014 đến ngày 25/4/2014
Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Đinh Thị Minh Tuyết
Hà Nội, năm 2014
MỤC LỤC
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 1
1
BÁO CÁO 1
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 1
TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1
VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 1
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 1
HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN: PHẠM MINH ĐỨC 1
LỚP: ĐẠI HỌC HÀNH CHÍNH KH10 - TC80 NIÊN KHOÁ: 2010-2014 1
NƠI ĐẾN THỰC TẬP: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 1
THỜI GIAN THỰC TẬP: TỪ NGÀY 25/3/2014 ĐẾN NGÀY 25/4/2014 1
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: PGS.TS. ĐINH THỊ MINH TUYẾT 1
HÀ NỘI, NĂM 2014 1
MỤC LỤC 2
LỜI MỞ ĐẦU 1
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
2

LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đã biết hoạt động quản lí nói chung, là một hoạt động đòi hỏi
nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp
tùy theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân với lãnh đạo trong nội bộ cơ quan.
Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn
khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chính
nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ
một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác
này nếu thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược
lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát
triển.
Quản trị hành chính văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu
cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những
kiến thức cơ bản trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản
lý và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến kiểm tra, điều hành các quyết định
cho phù hợp với mục tiêu đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có
khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân
loại văn bản và qui định của nhà nước, qui định của nhà nước về thể thức một
văn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù
hợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài
ra một nhà quản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã
hội và phải am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức và các cuộc hội
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
1

họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó
nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học trang thiết bị cho mình
một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ công tác văn thư, soạn thảo và ban
hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị.
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo
trình độ của học viện Hành Chính. Đây là đợt thực tập của cả khóa học, được
thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết tại trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua
nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư, soạn thảo và ban hành
văn bản, công tác lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã
học, nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng
nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư lưu trữ
và Quản trị văn phòng.
Được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng; Được sự đồng ý của Trường Học Viện Hành chính,
tôi được về thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Thương mại Sông Hồng từ ngày 25/3/2014 đến 25/4/2014. Việc
thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng về
lĩnh vực Quản trị hành chính văn phòng giúp người thực tập nắm và hiểu
được hoạt động của cơ quan, tích lũy thêm kiến thức thực tế đồng thời đây
chính là tư liệu, tài liệu phục vụ đắc lực cho kỳ thi tốt nghiệp cuối khóa. Báo
cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp lý luận
đã được thu nhận từ nhà trường. Bố cục bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần thứ nhất: Kết quả thực hành nghiệp vụ Quản trị hành chính văn
phòng, công tác văn thư và lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng.
Phần thứ hai: Khảo sát Tình hình công tác Quản trị hành chính, công tác
Văn thư và Lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80

2
Phần thứ ba: Nhận xét về công tác Quản trị hành chính văn phòng,
văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng.
Quá trình thực tập không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự
quan tâm và góp ý của Ban lãnh đạo Công ty, của Quý thầy cô và đồng
nghiệp đã giúp tôi thực hiện thành công chương trình thực tập của mình.
Xin trân trọng cám ơn !
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
3
PHẦN THỨ NHẤT
THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
•Về văn thư và quản trị văn phòng:
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương
mại Sông Hồng, tôi đã được thực hiện một số nghiệp vụ về công tác văn thư
như:
Làm một số công việc thuộc nhiệm vụ của một cán bộ văn thư chuyên
trách: đánh máy văn bản, tiếp nhận, chuyển giao công văn đi đến, đăng ký văn
bản đến, chuyển giao văn bản tới các bộ phận được phân công. Trực điện
thoại và chuyển thông tin tới cán bộ có chức trách.
Việc thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư tại Công ty đã cho
thấy công tác quản lý nội dung này tại Công ty thực hiện nghiêm túc và cho
kết quả tốt. Tuyệt đối không có sai phạm xảy ra trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ. Việc chuyển giao thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Do khối tài liệu của Công ty đã được thu thập, sắp xếp biên mục và bảo
quản tốt nên không phải tiến hành chỉnh lý. Đây là tiền đề rất tốt trong khâu
quản lý khối tài liệu này của đơn vị.
Thực tập các nghiệp vụ văn thư:
•Tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi đến

Vận dụng các kiến thức đã học về nghiệp vụ công tác văn thư, trong quá
trình thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty CP Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng, tôi đã nắm bắt được nội dung công việc, tôi đã làm
thành thạo các công việc như tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi.
•Lập hồ sơ hiện hành
Đối với tài liệu đã giải quyết xong ở các phòng thuộc Công ty, tôi đã
thực hành việc lập hồ sơ hiện hành với các công đoạn như: Phân định hồ sơ,
sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên trong và biên mục bên
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
4
ngoài và cuối cùng là viết chứng từ kết thúc.
•Lập sơ đồ mô hình tối ưu hóa nơi làm việc của Phòng Hành chính
Nhân sự của Công ty
Căn cứ vào số lượng biên chế và địa điểm nơi làm việc của Công ty, tôi
đã lập sơ đồ tối ưu hóa nơi làm việc của văn thư Công ty.
•Sử dụng trang thiết bị văn phòng
Qua quá trình thực tập, hàng ngày được tiếp xúc nhiều với các trang thiết
bị văn phòng và tôi đã sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy
fax, máy scan,…
•Thực tập về lưu trữ
 Tiến hành thực tập về lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính
Căn cứ bản hướng dẫn phân loại và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu do
cán bộ hướng dẫn cung cấp, lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị và định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản đã kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ
những văn bản trùng lặp hay văn bản hết giá trị để sau này lập danh mục tài
liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa hoặc tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào thì
được loại ra khỏi hồ sơ đó. Các hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu quá dày đã
được phân chia thành các đơn vị bảo quản nhỏ hơn cho hợp lý.
Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ, đã căn cứ vào bảng hướng dẫn phân

loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ,
chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu và định thời hạn
bảo quản đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ.
Làm tờ bìa tạm cho hồ sơ chỉnh sửa
Biên mục phiếu tin hồ sơ và chuyển qua phòng Tổ chức Hành chính để
nhập vào hệ thống tiến hành tra tìm.
Trong công việc biên mục hồ sơ, đã tiến hành đánh số tờ bằng bút chì
đen, mềm.
Viết mục lục văn bản ghi về các nội dung thông tin về từng văn bản có
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
5
trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản đã được in sẵn.
Viết bìa hồ sơ: căn cứ vào phiếu tin tiến hành ghi các thông tin tên
phông, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản.
 Xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng.
 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty, tôi nhận thấy việc chọn phương án phân loại tài liệu theo mặt hoạt
động - thời gian là hợp lý vì các phòng chức năng thường có sự thay đổi theo
thời gian để phù hợp với hoạt động của cơ quan.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
6
PHẦN THỨ HAI:
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, VĂN
THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG
I. KHÁI QUÁT CHUNG
1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại
Sông Hồng
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG

MẠI SÔNG HỒNG
Tên giao dịch: SONGHONG INVESTMENT CONSTRUCTION
TRADING JONT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: SHC.,JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Số 51, phố Lạc Trung, phường Vĩnh Tuy, quận Hai
Bà Trưng, thành phố Hà Nội
Điện thoại: 04 36368150 Fax: 0436368151
Email: Website:
2. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính
- Tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công
nghiệp, chế biến và khai thác lâm sản, khoáng sản (trừ loại nhà nước cấm);
- Kinh doanh các loại hình dịch vụ ăn uống, du lịch, vui chơi giải trí (trừ
kinh doanh loại hình vui chơi giải trí Nhà nước cấm, kinh doanh quán bar,
phòng hát karaoke, vũ trường);
- Xây dựng nhà ở, căn hộ, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, khách sạn;
- Xây dựng nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện;
- Kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị công nghiệp,
nông nghiệp, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng;
- Kinh doanh vận tải hành khách bằng ô tô;
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
7
- Kinh doanh bất động sản;
- Xuất nhập khẩu và mua bán ô tô;
- Tư vấn thiết kế;
- Tư vấn đấu thầu;
- Lập hồ sơ mời thầu, xét thầu và dịch vụ tổ chức quản lý các dự án đầu
tư xây dựng;
- Định giá bất động sản;
- Môi giới bất động sản;

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
II. NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN
TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU
TRỮ CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG
HỒNG
1. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng là doanh
nghiệp hoạt động theo mô hình cổ phần. Cũng theo điều lệ, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty được quy định cụ thể như sau:
•

Về chức năng: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng là Công ty chuyên về kinh doanh nên nhiệm vụ chính của Công ty là lợi
nhuận kinh doanh. Nhưng vấn đề về công tác văn thư vẫn được chú trọng.
•

Về nhiêm vụ

:

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng không ngừng sáng tạo và đổi mới trong các hoạt động sản xuất kinh
doanh để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu bằng những sản phẩm, dịch vụ có
chất lượng và uy tín, sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp luôn
đồng hành với những giá trị đích thực của toàn xã hội. "Phát triển bền vững,
thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng và đóng góp nhiều nhất cho cộng
đồng" là kim chỉ nam cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80

8
phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng trên bước đường hội nhập
nền kinh tế thế giới.
•

Về quyền hạn:
Công ty có quyền quản lý vốn, tài sản và các nguồn lực khác của mình.
Có quyền tổ chức hoạt động, tổ chức kinh doanh dịch vụ.
•

Về cơ cấu tổ chức:
 Chủ tịch hội đồng quản trị: Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng có quyền và nghĩa vụ giám
sát hoạt động của Tổng Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong
Công ty.
 Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng là đại diện theo pháp luật của Công ty, là người có
quyền điều hành trong Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Pháp luật.
Tổng Giám đốc Công ty do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
 Phó Tổng Giám đốc: Phó Tổng Giám đốc Công ty do Tổng Giám đốc
Công ty bổ nhiệm. Phó Tổng Giám đốc Công ty là người giúp Tổng Giám đốc
Công ty điều hành một số công việc theo sự phân công hoặc ủy quyền của
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
9
Giám đốc Công ty. Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc Công ty và Pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
Công ty có các phòng ban chuyên môn đó là:
+ Phòng Hành chính Nhân sự
+ Phòng Kế toán
+ Phòng Quản lý dự án

Các phòng ban chuyên môn thuộc Công ty có nhiệm vụ thực hiện các
hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo thông qua người quản lý chung và trực tiếp là
trưởng phòng. Với sự phân cấp trong công tác quản lý như trên đã cho thấy
mô hình tổ chức hoạt động của Công ty là rất chặt chẽ, khoa học. Đây là tiền
đề mang lại hiệu quả cao trong mọi hoạt động của Công ty.
Trách nhiệm của lãnh đạo Công ty đối với công tác quản trị hành chính
văn phòng, văn thư.
Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan:
- Trong việc quản lý công tác văn thư, lãnh đạo Công ty đã luôn có trách
nhiệm quản lý công tác văn thư tại đơn vị mình:
+ Tổng Giám đốc Công ty là người đầu tiên có quyền xem xét và cho ý
kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc
soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác
văn thư ở cơ quan. Tổng Giám đốc Công ty có quyền quyết định việc tổ chức
huấn luyện, hướng dẫn việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của đơn vị.
+ Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về những phần việc
thuộc lĩnh vực quản lý công tác văn thư do Tổng Giám đốc Công ty đã ủy
quyền.
+ Trưởng phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm xem xét toàn bộ
văn bản đến và chỉ đạo phân phối tới từng cá nhân, phòng, ban trong đơn vị
đồng thời tổng hợp kết quả thực hiện để báo cáo với Tổng Giám đốc trong các
lĩnh vực đã được Tổng Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra, Trưởng Phòng Hành
chính Nhân sự là người chịu trách nhiệm tham gia xây dựng các văn bản theo
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
10
yêu cầu của Tổng Giám đốc và ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền các văn bản do
Phòng Hành chính Nhân sự ban hành, phối hợp với Trưởng/phó các Phòng
chức năng thuộc Công ty nhằm đảm bảo thống nhất nguyên tắc cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác cho giải quyết công việc.
- Ngoài trách nhiệm của lãnh đạo Công ty, Trưởng phòng Hành chính

Nhân sự được Ban lãnh đạo Công ty ủy quyền tham mưu giúp lãnh đạo Công
ty về công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng. Xây dựng các chương
trình, kế hoạch, đề án, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác
văn thư nói riêng và công tác quản trị văn phòng nói chung của đơn vị. Nhờ
có bộ phận Hành chính Nhân sự mà công tác quản trị văn phòng của Công ty
được diễn ra thông suốt, đảm bảo yêu cầu về tiếp nhận cung cấp thông tin
trong hoạt động của cơ quan
b. Chức năng của phòng ban chuyên môn
Phòng Tài chính Kế toán:
Phòng Tài chính Kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng tham
mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc tổ chức, thực hiện
công tác Tài chính - Kế toán - Thống kê trong toàn công ty theo các quy định
về quản lý tài chính hiện hành Nhà nước.
Phòng Hành chính Nhân sự
Phòng Hành chính Nhân sự là phòng tham mưu về công tác Tổ chức
nhân sự, lao động tiền lương, đào tạo, thực hiện chế độ chính sách của Nhà
nước đối với người lao động, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và công
tác hành chính quản trị của Công ty.
Phòng Quản lý Dự án:
- Thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác đấu thầu dự án.
- Thực hiện các hoạt động duy trì và phát triển kinh doanh.
Trách nhiệm và quyền lợi của Cán bộ nhân viên:
Trách nhiệm Cán bộ nhân viên:
- Chấp hành đầy đủ các khoản cam kết trong hợp đồng lao động, nội quy
lao động và các quy chế quy định của Công ty.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
11
- Tuân thủ các quyết định điều động, biệt phái của công ty
- Luôn hoàn thành công việc được giao
- Tuân thủ đầy đủ các qui định, nội quy về an toàn lao động, vệ sinh lao

động có liên quan đến công việc nhiệm vụ được giao
- Bảo quản trang thiết bị, công cụ dụng, văn phòng phẩm được giao để
phục vụ cho công việc được tốt.
Quyền lợi của cán bộ nhân viên:
- Hàng năm cán bộ nhân viên Công ty được hưởng chế độ phép tùy theo
điều kiện làm việc và thâm niên của cán bộ nhân viên công ty.
- Người lao động được trả lương đầy đủ khi làm thêm giờ theo đúng quy
định của nhà nước và quy chế trả lương trả thưởng của Công ty.
- Được hưởng đầy đủ chế độ tiền lương thưởng, phúc lợi, điều kiện làm
việc, bảo hộ lao động và các chế độ theo qui định của Công ty và của Pháp
luật.
- Được hưởng các chế độ về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ tay nghề.
- Được hưởng các chế độ nghỉ ngơi, điều dưỡng theo quy định của pháp
luật và Công ty
- Có quyền khiếu nại và yêu cầu Công ty hoặc các cơ quan có thẩm
quyền những vi phạm về cam kết hoặc pháp luật của bên sử dụng lao động
làm ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của bản thân. Việc khiếu nại phải
thực hiện đúng trình tự quy định của pháp luật.
- Môi trường làm việc tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại
Sông Hồng: Quan hệ giữa đồng nghiệp thân thiện hòa đồng, không khí làm
việc vui vẻ.
c. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của
Văn phòng cơ quan.
Cách sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị văn phòng
Văn phòng là bộ mặt của một cơ quan, là không gian làm việc của nhân
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
12
viên. Một không gian nội thất văn phòng vừa sang trọng, hiện đại đồng thời
cũng là nơi tạo không khí thoải mái, hứng khởi cho nhân viên là điều mà

doanh nghiệp, công ty nào cũng mong muốn có được.
Phòng Hành chính Nhân sự sử dụng bàn ghế màu ghi sáng. Việc chọn
màu sắc này giúp không gian làm việc có sự phản chiếu ánh sáng cao. Đặc
biệt việc sử dụng hệ thống vách ngăn là các tấm kính trong suốt rất thích hợp
với môi trường làm việc giao tiếp mở và đem lại cảm giác thông thoáng liên
kết giữa các bộ phận.
Khu vực văn thư Công ty và góc thư giãn của nhân viên được bố trí khá
hợp lý. Có nhiều “góc thở” được trang trí cây xanh mang lại sự mềm mại cho
nội thất văn phòng tại đây. Phòng lãnh đạo được kết hợp với bàn là những
chiếc ghế được làm từ chất liệu da cao cấp, lưng tựa rộng, cao và mềm mại.
Ghế được thiết kế 5 bánh xoay tròn, có tính năng nâng lên, hạ xuống tạo tư
thế ngồi thoải mái và có thể thư giãn mỗi khi căng thẳng. Việc sử dụng nội
thất văn phòng này còn tạo nên nét đặc trưng cho Công ty, vừa có tính thẩm
mỹ, vừa thuận tiện tối đa cho người dùng và ảnh hưởng tốt tới khách bên
ngoài khi tới giao dịch.
Mặt khác, với việc sử dụng nội thất văn phòng hiện đại này đã mang lại
cho Công ty phong cách đặc trưng riêng đó là tính nhất quán, tính thẩm mỹ và
tạo cảm giác thuận tiện tối đa với người dùng. Ngoài cách bài trí bàn ghế, tủ
văn phòng, sự nghiêm túc, chuyên nghiệp, nhất quán, thuận tiện còn thể hiện
ở cách bài trí các vật dụng như: Thiết bị phòng cháy chữa cháy, tủ hồ sơ, máy
fax, Máy scan…
Ngày nay, vai trò của máy scan trong văn phòng càng trở nên tất yếu.
Khi có một khối tài liệu lớn trước mắt, người văn thư phải gửi chúng ngay lập
tức tới lãnh đạo đang đi công tác rất xa, khi tài liệu có những bảng biểu minh
họa phức tạp, người văn thư buộc phải sao từ tập tài liệu có sẵn…tất nhiên
trong trường hợp này máy scan là một trợ thủ rất đắc lực. Hiểu được tầm quan
trọng của loại thiết bị này, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
13
Sông Hồng đã trang bị cho bộ phận văn thư một máy scan khá hiện đại. Để

scan một tập tài liệu dày, người văn thư chỉ cần tháo bỏ hết ghim kẹp để đảm
bảo các trang tài liệu không dính với nhau. Máy có thể tự động hút lần lượt
các trang giấy theo thứ tự mà không cần sự hỗ trợ từ con người. Tốc độ máy
lớn, có thể scan 100 trang/phút mà vẫn cho hình ảnh sắc nét, đảm bảo tài liệu
được scan lại không bị vỡ hình. Với việc sử dụng máy scan vào công tác văn
thư nói riêng và công tác văn phòng nói chung đã thể hiện rõ tính năng không
thể bỏ qua của loại máy này trong việc hỗ trợ con người tại các văn phòng
hiện đại. Đối với những tài liệu có khổ giấy lớn hơn khổ giấy A4, Công ty
cũng đã trang bị máy scan A0 để có thể scan được loại tài liệu này.
Ngoài máy scan phục vụ cho công tác sao chụp công văn, giấy tờ, một số
loại máy đã được dân văn phòng sử dụng rất thành thạo trong đó là máy in,
máy photocopy. Các thiết bị này tuy không còn mới mẻ đối với người làm
công tác văn phòng nhưng vai trò của nó cho tới nay vẫn có vị trí quan trọng.
Để nâng cao tính năng của các thiết bị này, con người đã nghiên cứu và cho ra
đời các phần mềm bổ trợ có thể cài thêm. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Thương mại Sông Hồng, việc nâng cấp tính cho các thiết bị này đã
được thực hiện và cho hiệu quả sử dụng tốt. Ví dụ một máy photocopy có thể
nối với máy tính để biến máy photocopy trở thành một máy in khổ A3 hay A0
khi không có máy in A3 và A0.
Sự phân công lao động với các chức danh cán bộ trong Phòng Hành
chính Nhân sự của Công ty
Phòng Hành chính Nhân sự có 7 người trong đó có 01 trưởng phòng,
một phó phòng, một cán bộ nhân sự, một cán bộ hành chính văn thư, một
nhân viên IT, 2 nhân viên lái xe.
Các cán bộ thuộc Phòng Hành chính Nhân sự đều có trình độ chuyên
môn vững vàng. Với sự phân công trách nhiệm rõ ràng, Phòng Hành chính
Nhân sự có vai trò quan trọng cao trong mọi hoạt động của Công ty.
Hàng năm, các cán bộ thuộc của Công ty cũng như của Phòng Hành
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
14

chính Nhân sự được tham gia các lớp tập huấn để bổ sung kiến thức mới
nhằm đảm bảo sự phù hợp cho hoạt động đang phụ trách. Bên cạnh đó các
cán bộ này cũng được lãnh đạo Công ty tạo điều kiện và khuyến khích học tập
nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao
trong công việc cũng như yêu cầu chung của Công ty.
d. Công tác hành chính quản trị:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho cơ quan Công ty.
- Quản lý các thiết bị và phương tiện thông tin liên lạc của cơ quan Công
ty.
- Quản lý hệ thống mạng, giao ban trực tuyến và hòm thư điện tử của
Công ty; Nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp về hệ thống công nghệ; Duy
trì các đường truyền internet cho mạng nội bộ, thư điện tử, đường truyền
leased line cho hệ thống giao ban trực tuyến và các thiết bị viễn thông khác.
- Điều hành công tác bảo vệ thường trực Công ty, bảo đảm trật tự, kỷ
cương, nề nếp làm việc, an toàn vệ sinh, phòng chống cháy nổ trong cơ quan
Công ty.
- Theo dõi việc sử dụng tài sản cố định bao gồm đất đai, nhà cửa, vật
kiến trúc của Công ty.
- Quản lý và điều động xe ô tô phục vụ hoạt động điều hành sản xuất
kinh doanh của Công ty; đặt mua vé máy bay cho Lãnh đạo Công ty và đoàn
thể Cán bộ Công ty đi công tác; Bố trí và sắp xếp nơi ăn ở, đi lại, làm việc của
các đoàn công tác do lãnh đạo Công ty chủ trì.
- Đặt mua sách, báo chí, văn phòng phẩm phục vụ theo yêu cầu của Lãnh
đạo Công ty và các phòng chức năng.
- Công tác lễ tân, phục vụ tại Công ty.
- Công tác chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp của Công ty.
- Tổ chức thăm viếng, hiếu hỷ.
Công tác văn thư, lưu trữ:
- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80

15
- Tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn đi; bảo quản, lưu trữ, quản lý
các loại tài liệu, công văn theo đúng các quy định của Công ty và các quy
định hiện hành của Pháp luật.
- Đầu mối quản lý và cung cấp hồ sơ năng lực của Công ty.
e. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách:
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và cán bộ viên
chức trong một cơ quan nhưng nói chung bất cứ cơ quan nào cũng có một văn
thư chuyên trách. Căn cứ vào tính chất, công tác, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, số lượng văn bản đi và đến cơ quan, địa điểm làm việc của các bộ phận
trong cơ quan mà Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
đã có văn thư chung của Công ty và các phòng đều có văn thư kiêm nhiệm
thực hiện công tác văn thư lưu trữ của phòng.
Bộ phận văn thư Công ty có một biên chế chuyên trách. Văn thư Công ty
có trách nhiệm đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo trong công tác quản
lý và điều hành hoạt động của Công ty. Trong đó gồm nhiều nhiệm vụ như:
Thu nhận và xử lý toàn bộ thông tin quản lý, chuẩn bị, tiếp nhận và thực hiện
các quyết định quản lý, tham gia vào việc giải quyết các chỉ đạo từ Ban Giám
đốc Công ty.
Các công việc văn thư cơ quan đang đẩy mạnh thực hiện đó là: Giúp
Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn các
chuyên viên khác lập hồ sơ theo danh mục được xây dựng.
Giúp Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự tổng hợp kiểm tra, đôn đốc
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các
cơ quan sau khi đã kiểm tra đạt yêu cầu về mặt thể thức văn bản, phát hiện lỗi
nhân in, đánh máy nếu phát sinh để kịp thời chỉnh sửa.
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, văn thư của Công ty còn phụ
trách các công việc khác như: Thanh toán tiền điện thoại, điều phối xe cho

Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
16
cán bộ đi công tác, chuẩn bị sinh nhật cho cán bộ nhân viên Công ty.
Ngoài Văn thư của Công ty thì các phòng thuộc Công ty bố trí cán bộ
kiêm nhiệm để thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của Phòng (gọi tắt là
Văn thư phòng)
f. Soạn thảo và ban hành văn bản: .
Văn bản do Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
ban hành.
Các hình thức văn bản hành chính do Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng ban hành bao gồm: Quyết định của Chủ tịch Công ty,
quyết định, chỉ thị của Tổng Giám đốc Công ty, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,
công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép.
Các bước soạn thảo và ban hành văn bản.
Nhìn chung, soạn thảo văn bản sao cho có trình tự, thủ tục là vấn đề mà
các cơ quan, đơn vị ít quan tâm nhưng đây lại là việc rất quan trọng. Nhận
thức được điều này, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng là một trong số các đơn vị thực hiện nội dung này khá tốt. Thông
thường các văn bản đi của Công ty do các cán bộ nhân viên của các phòng
ban có liên quan soạn thảo. Văn bản này sau khi soạn thảo được được lãnh
đạo các phòng ban kiểm tra và kí nháy vào Văn bản và trình Tổng Giám đốc
hoặc Phó Tổng Giám đốc duyệt ký ban hành.
Do các văn bản của Công ty ban hành thường có nội dung không phức
tạp nên việc lập đề cương và viết bản thảo cũng được lược bỏ. Chuyên viên
soạn thảo văn bản đặc biệt quan tâm tới việc dùng lời văn để cụ thể hóa
những ý tưởng, dự kiến cần trình bày tại văn bản. Nội dung của văn bản đã
đảm bảo phù hợp với từng loại công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của Công
ty, đảm bảo đúng với chính sách do Nhà nước. Trước khi trình ký, Cán bộ

nhân viên soạn thảo văn bản luôn kiểm tra bố cục nội dung đã logic, đầy đủ ý
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
17
hay chưa, trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa, kiểm tra về thể thức văn
bản nhằm đảm bảo cho công tác hoàn thiện và ban hành. Đặc biệt việc kiểm
tra văn bản trước khi hoàn tất các thủ tục ban hành còn phải đảm bảo yêu cầu
về mặt pháp lý trong phạm vị quyền hạn mà Công ty được phân định.
Bước 1: Tại Công ty tiếp nhận văn bản trình ký của các đơn vị kiểm tra
thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký, nội dung văn bản theo quy định
hiện hành và các quy định của Nhà nước, chỉ những văn bản đảm bảo đúng
yêu cầu mới được chuyển để làm các thủ tục tiếp theo.
Đối với những văn bản không đạt yêu cầu, văn thư trả lại Cán bộ hoặc
đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 2: Duyệt, ký văn bản
Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc xem xét nội dung. Nếu văn
bản đạt yêu cầu thì ký chính thức. Nếu không đạt yêu cầu, trả lại văn bản cho
Cán bộ hoặc đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Ghi số của văn bản: Việc đánh số của văn bản đi của Công ty được
thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 8, chương II của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn
bản đi, văn bản đến.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản: Việc ghi ngày, tháng của văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 9, chương II của
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Đối với những văn bản đã đảm bảo trình bày thể thức đúng với quy định,
văn thư cơ quan thực hiện nhập vào phần mềm quản lý văn bản đi của Công
ty.

Bước 4: Photo, in ấn văn bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
18
Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi các văn bản đã được photo, in ấn xong sẽ được đóng dấu (dấu cơ
quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật nếu có) được thực hiện theo các quy định
sau:
a. Đóng dấu cơ quan:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định;
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên không quá 1/3 chữ ký về
bên trái;
- Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy
định của pháp luật có liên quan.
b. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn: Việc đóng dấu chỉ các mức độ “khẩn”,
“Thượng khẩn”, “hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc hẹn giờ”) trên văn bản được văn
thư của Công ty thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 15, chương
II của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
c. Dấu chỉ mức độ mật: Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (mật, tối mật,
tuyệt mật) lên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi
- Các văn bản đi sẽ được đăng ký và chuyển đi trong ngày khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền và đóng dấu (trừ trường hợp văn bản phát hành
đi nhiều nơi thì có thể phát hành vào ngày làm việc liền kề). Tuy nhiên, đối

với những văn bản khẩn, hoả tốc, văn thư Công ty phải giải quyết ngay trong
ngày.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
19
hiện theo quy định tại điểm a, khoản 4, mục III của Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Bước 7: Sắp xếp và quản lý lưu hồ sơ
- Mỗi văn bản đi của Công ty phải lưu ít nhất hai bản, một bản lưu tại
văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ việc;
- Văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng tháng, từng năm lên
giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ
quan.
Bước 8: Cuối giờ làm việc hàng ngày, văn thư tổng hợp số lượng văn
bản đi, chốt sổ công văn đi trong ngày, cuối tháng in sổ công văn đi để đóng
thành sổ lưu giữ.
Tổ chức quản lý công văn giấy tờ của cơ quan
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến văn thư Công ty có trách
nhiệm thực hiện các khâu nghiệp vụ như:
Nhận văn bản đến; Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; Đăng ký văn bản
đến; Trình văn bản đến; Chuyển giao văn bản đến; Giúp trưởng Phòng Hành
chính Nhân sự theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
Đối với việc quản lý văn bản đi, văn thư Công ty có trách nhiêm thực
hiện các nghiệp vụ như: Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng
dấu và làm các thủ tục cần thiết: viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi;
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu; Quản lý và cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường; Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ
đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản. các khâu ngiệp vụ này đã thực
hiện và cho kết quả tốt.

Ưu điểm của công tác quản lý văn bản đi tại Công ty :
- Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng việc tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, thống nhất;
- Việc quản lý văn bản đi được quy định và kiểm soát khá chặt chẽ, văn
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
20
bản đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi;
- Tất cả các văn bản ban hành đều đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình
bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Có tính hệ thống hóa cao.
Hạn chế:
Công văn đi và đến Công ty theo các đường khác nhau nên đôi khi có
được bản giấy nhưng không có bản trong phần mềm quản lý hoặc ngược lại. Lý
do này khiến công tác thu thập thống kê văn bản mất thời gian và công sức.
g. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ cho cơ
quan, qua khảo sát thực tế quá khứ để lại và sự ảnh hưởng của việc chia tách,
sáp nhập làm thay đổi chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty, đơn vị đã thực hiện công tác lập danh mục hồ sơ hàng năm và theo
dõi việc lập hồ sơ của các phòng, ban chức năng nhằm đảm bảo chuẩn hóa
công tác văn thư của đơn vị trong hoàn cảnh mới.
Các văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi
công việc được giải quyết xong đã được lưu giữ và lập hồ sơ nhằm phục vụ
cho công tác kiểm tra thông tin, báo cáo định kỳ khi lãnh đạo yêu cầu. Đây là
yêu cầu mang tính tất yếu của Công ty. Công tác này Công ty thực hiện rất
tốt. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mà hồ sơ được lập hàng năm
được lập theo đặc trưng vấn đề.
Hồ sơ được lập dựa trên danh mục đã định, Công ty cũng đã lập những
hồ sơ công việc có liên quan tới hoạt động thực hiện dịch vụ, hợp đồng của

Công ty với các đơn vị khác.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng có tác dụng rất thiết thực đối
với người cần tra tìm đó là sự nhanh chóng và đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ
thống, trọn vẹn; đề xuất công việc có căn cứ xác đáng; Kịp thời và tiết kiệm
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
21
được thời gian do đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc của
từng cán bộ, nhân viên nói riêng và của cơ quan nói chung. Mặt khác tạo cho
cán bộ, nhân viên trong cơ quan nếp làm việc nghiêm túc, khoa học và có thái
độ ứng xử đúng đắn với văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ còn giúp Công ty quản lý văn bản được
chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ đã giúp cho
lãnh đạo và văn thư cơ quan dễ theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và
khối lượng văn bản của cơ quan mình; xác định được hồ sơ tài liệu nào quan
trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những văn bản bị phân
tán, thất lạc do mượn tùy tiện; giữ gìn được bí mật của cơ quan.
Việc lập hồ sơ tại Công ty còn có tác dụng tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ. Hồ sơ được lập ở văn thư cơ quan tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ trong
công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn
khác. Nhờ đó mà nâng cao được hiệu suất công việc và chất lượng tài liệu lưu
trữ. Có thể đáp ứng được đầy đủ và kịp thời các yêu cầu về nghiên cứu, sử
dụng tài liệu của cán bộ. Phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý và
nghiên cứu của cơ quan.
Mặc dù có số lượng nhân sự không đông nhưng Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Thương mại Sông Hồng luôn nỗ lực hoàn thành tốt khối công việc
lớn của mình. Đối với công tác lập hồ sơ, Công ty đã nhận thức đúng đắn tác
dụng mà công tác mang lại do đó đã đáp ứng được nhu cầu của cơ quan và
bảo tồn được nguồn tài liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của Công ty
2. NGHIÊN CỨU VÀ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC

LƯU TRỮ
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan:
Cũng giống việc quản lý công tác văn thư, quản lý công tác lưu trữ tại
Công ty đã thực hiện tốt. Ban lãnh đạo Công ty đã có hoạt động chỉ đạo điều
hành việc thực hiện công tác lưu trữ theo đúng quy định tại các văn bản của
Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Trưởng/phó các
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
22
phòng chức năng liên quan tới công tác lưu trữ tài liệu thường xuyên tiến
hành kiểm tra và đánh giá mức độ thực hiện nghiệp vụ ở lĩnh vực này. Hàng
tháng Công ty yêu cầu cán bộ trong đơn vị báo cáo kết quả công việc của
mình. Nhờ có các yêu cầu này mà tiến độ công việc luôn đạt thành tích cao.
Về vấn đề quản lý công tác lưu trữ tại đơn vị cũng được tiến hành với
hàng loạt các hoạt động đào tạo, tập huấn. Công ty quán triệt tới toàn thể cán
bộ nhân viên phải biết.
Hàng năm, Công ty tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan tham gia các
khóa học nghiệp vụ công tác văn thư, do các trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội tổ chức (ĐH Khoa học Xã hội & Nhân văn; Đại học Nội vụ).
Công tác này đã có tác dụng rất lớn tới chất lượng của chính sách quản lý tại
Công ty. Nhờ hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và
công tác văn thư tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
nói riêng mà mỗi CBNV đặc biệt là văn thư chuyên trách thuộc Công ty có ý
thức cao, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao (soạn thảo văn bản, lập hồ
sơ…). Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ phục vụ cho công việc của mình.
Lãnh đạo Công ty cũng thường xuyên cập nhật những quy định mới từ
các cấp có thẩm quyền trong công tác lưu trữ nhằm thực hiện tốt hoạt động
quản lý công tác lưu trữ tại đơn vị.
Kho phục vụ cho công tác lưu trữ tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông được các chuyên gia thiết kế kho lưu trữ đánh giá thuộc
loại hiện đại. Ngoài ra, kho lưu trữ tại Công ty có hệ thống máy điều hòa, hệ

thống hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại. Hệ thống này đã được
cảnh sát phòng cháy chữa cháy thành phố Hà Nội kiểm tra và đánh giá đạt
tiêu chuẩn tốt và hợp quy định trong yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.
Ngoài những mặt đã đạt được trong vấn đề quản lý công tác lưu trữ,
Công ty cũng gặp không ít những khó khăn trở ngại bởi quản lý, việc phân
loại, xác định giá trị tài liệu của khối tài liệu này vẫn chưa có tiêu chuẩn,
hướng dẫn cụ thể. Công tác này vẫn chỉ thực hiện ở giai đoạn vừa làm, vừa
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
23