nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố hồ chí minh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.36 MB, 140 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
TRẦN MINH TÂN
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Hà Nội – Năm 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
TRẦN MINH TÂN
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
Mã Số: 60.34.05
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ðỖ QUANG GIÁM
Hà Nội – Năm 2011
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
i
LỜI CAM ðOAN
Tôi xin cam ñoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu ñã ñược trình bày trong
luận văn là trung thực và chưa hề ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào, hoặc
chưa ñược ai công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào khác.
Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011
Tác giả
Trần Minh Tân
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
ii
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và hoàn thiện ñề tài nghiên cứu của mình, tôi ñã nhận
ñược rất nhiều sự giúp ñỡ, ñộng viên nhiệt tình của các tập thể và cá nhân trong
Trường ðại học nông nghiệp Hà Nội, cũng như ñơn vị công tác.
Tôi xin trân thành cảm ơn tới các thầy, cô giáo Khoa kế toán và Quản trị kinh
doanh, Viện ðào tại sau ñại học, Bộ môn Kế toán – Trường ðại học Nông nghiệp
Hà Nội ñã truyền ñạt những kiến thức thiết thực, sâu rộng, thực tế về Quản trị kinh
doanh cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện làm luận văn tốt nghiệp.
ðặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS. ðỗ Quang
Giám ñã tận tình giúp ñỡ, chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận
văn tốt nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn./.
Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011
Tác giả
Trần Minh Tân
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
iii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ðOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v
DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ðỒ vi
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC viii
PHẦN 1: MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu 3
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu 3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3
1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu 4
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 5
2.1. Tổng quan về kế toán 5
2.1.1 Bản chất của kế toán 5
2.1.2 ðối tượng của kế toán 5
2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của kế toán 8
2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa 13
2.1.4.1 Chứng từ kế toán 13
2.1.4.2 Tài khoản kế toán 14
2.1.4.3 Sổ kế toán 15
2.1.4.4 Báo cáo tài chính 16
2.1.4.5 Một số ñiều lưu ý khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa.17
2.1.4.6 Mục ñích, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 18
2.1.4.7 Các nhân tố chi phối ñến tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa
19
2.1.4.8 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 22
2.2 Tổng quan về các ứng dụng của Excel 22
2.2.1Lập công thức và hàm 23
2.2.2 Các hàm số thường dùng trong kế toán excel 23
PHẦN 3: ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
CỨU 27
3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu 27
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
iv
3.1.1 Giới thiệu khái quát về ñịa lý, ñiều kiện tự nhiên và ñiều kiện kinh tế - xã hội ở
thành phố Hồ Chí Minh 27
3.1.2 ðặc ñiểm và vai trò của các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh 28
3.1.2.1 ðặc ñiểm của DNNVV 28
3.1.2.2 Vai trò của DNNVV 28
3.1.2.3 Xu hướng phát triển của DNNVV 29
3.1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của DNNVV 29
3.2 Phương pháp nghiên cứu 30
3.2.1 Thu thập số liệu sơ cấp 30
3.2.2 Thu thập số liệu thứ cấp 31
3.2.3 Phương pháp phân tích 31
PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 32
4.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán trong các DNNVV ở
thành phố Hồ Chí Minh 32
4.1.1 Nhu cầu thông tin kế toán trong các doanh nghiệp ñiều tra 32
4.1.2 Thực trạng ứng dụng công tác kế toán trên Excel 33
4.1.3 ðặc ñiểm chung khi tổ chức công tác kế toán trên Excel 37
4.2 Các giải pháp kỹ thuật ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các
DNNVV 37
4.2.1 Giới thiệu mô hình ứng dụng Phần mềm Excel vào công tác tổ chức kế toán 37
4.2.2 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác quản lý kho 41
4.2.3 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác xử lý số liệu trên Sổ Nhật
ký chung 70
4.2.4 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Sổ sách kế toán
76
4.2.5 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Báo cáo tài
chính 87
4.2.5.1 Lập công thức cho Bảng cân ñối tài khoản 87
4.2.5.2 Lập công thức cho Báo cáo kết quả kinh doanh 89
4.2.5.3 Lập công thức cho Bảng cân ñối kế toán 91
4.2.6 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tạo Sổ sách cho tháng (kỳ)
sau và liên kết số ñầu tháng (kỳ) 95
PHẦN 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 97
5.1 Kết luận 97
5.2 Kiến nghị 98
Tài liệu tham khảo 99
CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
v
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCN_HH: Báo cáo nhập hàng hóa
BCX_HH: Báo cáo xuất hàng hóa
BCN_HH_IN: Hình kê doanh số mua vào
BCX_HH_IN: Hình kê doanh số bán ra
CANDOI: Hình cân ñối tài khoản
CDKT: Hình cân ñối kế toán
DANHMUC_KHB: Danh mục khách hàng bán
DANHMUC_KHM: Danh mục khách hàng mua
DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
ðVT: ðơn vị tính
GTGT: giá trị gia tăng
HDBR: Hóa ñơn bán ra
HDMV: Hóa ñơn mua vào
KH: Ký hiệu hóa ñơn
KQKD: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh
NHATKYC: Sổ nhật ký chung
NXT_HH: Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
SCT_BANHANG: Sổ chi tiết bán hàng
SCT_TT_MB: Sổ chi tiết thanh toán mua bán
SCT_VT_HH: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
SHð: Số hóa ñơn
SOCAI: Sổ cái
SOQUY_NH: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
SOQUY_TM: Sổ quỹ tiền mặt
VAT: Thuế giá trị gia tăng
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
vi
DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG VÀ SƠ ðỒ
Trang
Hình 4.1: Hình Mở một modul mới ñể viết chương trình ñọc số 48
Hình 4.2: Hình custom Autofilter dùng ñể lọc ẩn 53
Hình 4.3: Hình sort dùng ñể sắp xếp dữ liệu 62
Hình 4.4:Hình bảng kê hóa ñơn mua vào của mã vạch 69
Hình 4.5:Hình bảng kê hóa ñơn bán ra của mã vạch 69
Hình 4.6: Hình Tờ khai thuế giá trị gia tăng của mã vạch 70
Hình 4.7: Hình ẩn các cột ñang chọn 95
Bảng 3.1: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo vốn ñiều lệ 30
Bảng 3.2: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo số lượng lao ñộng 31
Bảng 4.1: Tình hình nhu cầu và mức ñộ ñáp ứng nhu cầu thông tin của kế toán 32
Bảng 4.2: Mức ñộ thành công của thông tin kế toán 32
Bảng 4.3: Tình hình sử dụng máy tính vào kế toán 33
Bảng 4.4: Tình hình tin học hóa công tác kế toán trong các doanh nghiệp ñiều tra 33
Bảng 4.5: Tỷ lệ công ty sử dụng Excel vào kế toán và số lượng nhân viên kế toán 33
Bảng 4.6: Báo cáo lý do chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế
toán 33
Bảng 4.7: Báo cáo phạm vi tự ñộng khi ứng dụng Excel vào kế toán 35
Bảng 4.8: Báo cáo về sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel với phương
pháp kế toán thủ công 35
Bảng 4.9: Báo cáo về các yếu tố ảnh hưởng ñến việc ứng dụng Excel vào kế toán
thành công 36
Bảng 4.10: Danh mục khách hàng bán 44
Bảng 4.11: Danh mục khách hàng mua 45
Bảng 4.12: Danh mục hàng hóa 45
Bảng 4.13: Bảng kê hóa ñơn mua vào 46
Bảng 4.14: Phiếu nhập 47
Bảng 4.15: Bảng kê hóa ñơn ñầu ra 53
Bảng 4.16: Phiếu xuất 55
Bảng 4.17:Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa 57
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
vii
Bảng 4.18:Sổ chi tiết vật tư hàng hóa 59
Bảng 4.19: Bảng kê doanh số mua vào 64
Bảng 4.20: Bảng kê doanh số bán ra 66
Bảng 4.21: Bảng kê hóa ñơn mua vào theo mẫu 01-2/GTGT 67
Bảng 4.22: Bảng kê hóa ñơn bán ra theo mẫu 01-1/GTGT 68
Bảng 4.23: Sổ nhật ký chung 70
Bảng 4.24: Phiếu thu 73
Bảng 4.25: Phiếu chi 75
Bảng 4.26: Sổ cái 77
Bảng 4.27: Sổ quỹ tiền mặt 79
Bảng 4.28: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng 82
Bảng 4.29: Sổ chi tiết thanh toán mua bán 83
Bảng 4.30: Sổ chi tiết bán hàng 85
Bảng 4.31: Hình cân ñối tài khoản 87
Bảng 4.32: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh 89
Bảng 4.33: Hình cân ñối kế toán 92
Sơ ñồ 4.1: Mô Hình ứng dụng phần mềm excel vào kế toán 38
Sơ ñồ 4.2: Sơ ñồ truyền số liệu giữa các Sổ sách và Báo cáo kế toán 39
Sơ ñồ 4.3: Mối quan hệ giữa sổ sách và báo cáo dùng ñể quản lý kho 43
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
viii
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Trang
Phụ lục 1:Thư và phiếu khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản
lý hệ thống thông tin kế toán 100
Phụ lục 2: Báo cáo tổng hợp kết quả ñiều tra qua phiếu khảo sát của 100 doanh
nghiệp 104
Phụ lục 3: Danh mục khách hàng bán (DANHMUC_KHB) 108
Phụ lục 4: Danh mục khách hàng mua (DANHMUC_KHM) 108
Phụ lục 5: Danh mục hàng hóa (DANHMUC_HH) 108
Phụ lục 6: Bảng kê hóa ñơn mua vào (BCN_HH) 109
Phụ lục 7: Phiếu nhập 109
Phụ lục 8: Bảng kê hóa ñơn bán ra (BCX_HH) 110
Phụ lục 9: Phiếu xuất 110
Phụ lục 10: Báo cáo (tổng hợp) nhập, xuất và tồn kho hàng hóa (NXT_HH) 111
Phụ lục 11: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa 111
Phụ lục 12: Bảng kê doanh số mua vào (BCN_HH_IN) 112
Phụ lục 13: Bảng kê doanh số bán ra (BCX_HH_IN) 112
Phụ lục 14: Bảng mã tài khoản 113
Phụ lục 15: Sổ nhật ký chung 117
Phụ lục 16: Phiếu thu 117
Phụ lục 17: Phiếu chi 118
Phụ lục 18: Sổ cái 118
Phụ lục 19: Sổ quỹ tiền mặt 119
Phụ lục 20: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng 119
Phụ lục 21: Sổ chi tiết thanh toán mua bán 120
Phụ lục 22: Sổ chi tiết bán hàng 120
Phụ lục 23: Bảng cân ñối tài khoản 121
Phụ lục 24: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh 121
Phụ lục 25: Bảng cân ñối kế toán 122
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
1
PHẦN 1: MỞ ðẦU
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài
Trong thời ñại ngày nay, ngành công nghệ thông tin ñã có những thành tựu vượt
bậc, ñóng góp cho xã hội rất nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, về thời gian, về tính hiệu
quả và ñộ tính chính xác cao. Trong bộ máy kế toán cũng vậy công nghệ thông tin ñã
ñóng góp một phần rất quan trọng mà một doanh nghiệp nào muốn thành công ñều phải
ứng dụng công nghệ thông tin ñể tin học hóa công tác kế toán của mình. Nhưng ñể có
ñược một hệ thống tự ñộng hóa cao trong lãnh vực kế toán thì doanh nghiệp phải bỏ ra
rất nhiều chi phí ñể ñầu tư trang bị cho bộ máy kế toán của mình nào là trang bị máy vi
tính, hệ thống mạng, tìm hiểu và mua phần mềm kế toán. Chính vì lẽ ñó mà các doanh
nghiệp rất cân nhắc là nên chọn giải pháp nào ñể tin học hóa trong lãnh vực kế toán cho
phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp ñồng thời ñạt ñược hiệu quả cao về chi phí
ñầu tư.
Vậy ñể ñáp ứng ñược yêu cầu này, thì doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp
như sau: (i) Ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán, (ii) Mua phần mềm kế toán chuyên
biệt trên thị trường, hoặc (iii) ðặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế phần
mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình.
Từ thực tế cho ta thấy việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh
nghiệp chính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính,
và phải ñạt ñược sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng,
chính xác và lại bảo ñảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, ñối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm
nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính
sẽ ñòi hỏi một phần mềm kế toán chuyên biệt với hệ thống máy vi tính nối mạng là
chuyện cần thiết và nên ñầu tư. Nhưng ñối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV),
bộ máy kế toán chỉ cần một hoặc tối ña là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không
cần ñỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần
mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia lập trình. Thực tế, doanh nghiệp ñó chỉ
cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. ðiều quan
trọng là nhân viên kế toán phải có một trình ñộ chuyên môn nhất ñịnh về vi tính ñặc biệt
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
2
là các phần mềm ứng dụng như Excel, Acces v.v Hơn nữa, loại hình doanh nghiệp nhỏ
và vừa có tổ chức bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, nhằm tiết kiệm ñược chi phí và ñưa ra
các quyết ñịnh một cách nhanh chóng, kịp thời.
ðối với doanh nghiệp lớn thì giải pháp nên ñược tính ñến là mua phần mềm kế
toán chuyên biệt trên thị trường hay ñặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế
phần mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình. Giải pháp này thì chi phí rất cao
(bao gồm chi phí mua phần mềm hay chi phí thiết kế phần mềm và chi phí thiết bị mạng
máy tính cũng như phải tốn chi phí cho một ñội ngũ nhân viên kế toán chuyên nghiệp)
và khó khăn khi thay ñổi các quyết ñịnh kinh doanh thì phải thay ñổi thiết kế lại cho
phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, khi Công ty ñủ lớn thì cần phải chọn giải pháp này ñể
ñảm bảo ñược tính chuyên nghiệp hơn và cũng thông qua hệ thống này còn giúp cho
việc kiểm soát nội bộ ñược tốt hơn. Trong khi ñó, ñối với các DNNVV thì chúng ta
nên chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán. Áp dụng giải pháp này
thì Doanh nghiệp có những thuận lợi ñó là phần mềm Excel ñơn giản và không ñòi
hỏi bạn phải có kỹ năng lập trình cao; tiết kiệm ñược chi phí ñầu tư trang bị phần
mềm kế toán chuyên biệt và hệ thống máy tính nối mạng; bộ máy kế toán gọn nhẹ,
linh hoạt dễ chỉnh sửa khi có nhu cầu cần thay ñổi và không tốn công ñào tạo
nhân viên kế toán.
Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel ñể làm kế
toán ñều thành công và không phải mọi doanh nghiệp ñều hiểu ñược nguyên nhân nào
dẫn ñến sự thành công này? Sở dĩ như vậy là vì một trong những nguyên nhân quan
trọng nhất là “Chúng ta chưa ý thức ñược tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm
Excel vào kế toán cho doanh nghiệp của mình”. Nghiên cứu này hy vọng sẽ góp phần
giúp cho các DNNVV giải quyết ñược vấn ñề trên.
Theo Tổng cục Thống kê năm 2008, trong số khoảng 349.309 doanh nghiệp,
các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tới gần 94%, chiếm trên 50% tổng số lao ñộng, và
nộp 17,64% tổng ngân sách thu từ các doanh nghiệp, ñóng góp trên 30% GDP cả nước.
DNNVV ñã giải quyết việc làm cho trên 12 triệu lao ñộng và là một ñộng lực quan
trọng cho phát triển kinh tế, xóa ñói giảm nghèo. Mặc dù trong giai ñoạn hội nhập, sắp
tới các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ gặp nhiều khó khăn, song trong một nền kinh tế
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
3
ñang phát triển như Việt Nam thì việc phát triển lực lượng này là rất quan trọng [7].
Theo chủ trương của chính phủ, ñến năm 2010, cả nước sẽ có khoảng 500.000 DNNVV
[6], phần lớn các DNNVV trong số này hiện ñóng ở ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn ðề tài: “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm
Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Hồ Chí Minh”.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung là nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các
DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh.
Mục tiêu cụ thể là
- Tổng quan những vấn ñề lý luận và thực tiễn về công tác kế toán trong các
doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh
nghiệp nhỏ và vừa trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong những năm gần ñây.
- ðề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán
cho các DNNVV trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh tốt hơn.
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu
ðề tài tập trung vào các ñối tượng ñó là khai thác ứng dụng phần mềm Excel
vào công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu:
+ Nội dung chỉ nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc loại hình thương mại, không nghiên cứu vào
các phần khác như loại hình sản xuất và cách viết phần mềm kế toán.
+Không gian nghiên cứu là ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
+Thời gian thu thập số liệu nghiên cứu là từ năm 2008 ñến năm 2010 (số liệu
cần thu thập là tình hình ứng dụng phần mềm EXCEL vào kế toán trong các
DNNVV).
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
4
+Thời gian tiến hành nghiên cứu ñề tài là từ tháng 7 năm 2010 ñến tháng 5 năm
2011.
1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu
Các câu hỏi sau sẽ ñịnh hướng cho việc thực hiện ñề tài:
- Có hay không việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Tại sao lại chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho
các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Có sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán với
phương pháp thủ công cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay không?
- Các yếu tố nào ảnh hưởng ñến việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế
toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh thành công?
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
5
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về kế toán
2.1.1 Bản chất của kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng [2]. Dưới góc nhìn này thì
kế toán là công việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các thông tin tài chính theo một số
nguyên tắc nhất ñịnh nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng thông qua các
báo cáo của kế toán. Việc ghi chép và lập các báo cáo này ñược tiến hành theo các yêu
cầu, nguyên tắc, và phương pháp của kế toán ñã ñược quy ñịnh trước, mà người kế toán
phải tuân theo ñể phản ánh tình hình tài chính của ñơn vị thông qua các con số “biết
nói”. ðây chính là bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin.
Hơn nữa, với tốc ñộ phát triển của khoa học công nghệ, thì hình ảnh cặm cụi của
một kế toán viên ngày nào ñã ñược thay thế bằng các chương trình của máy tính ñiện
tử. Chính vì vậy cho nên chúng ta có thể xem kế toán là một hệ thống xử lý và cung cấp
thông tin ñã ñược số hóa. Vấn ñề số hoá ở chỗ là mọi thông tin của kế toán thời nay
không còn thu thập và truyền ñạt bằng tay 100% nữa mà mọi công việc của kế toán có
thể ñược cơ giới hóa, công nghệ hóa từ khâu lập chứng từ ñến khâu xử lý, lập báo cáo
và chuyển báo cáo thông qua các thiết bị ñiện tử hiện ñại như: máy quét mã vạch, thiết
bị mạng, mail,… Việc ứng dụng công nghệ vào trong kế toán ñã giúp cho các ñơn vị
tiết kiệm ñược rất nhiều chi phí, thời gian, ñồng thời nâng cao tính hiệu quả của việc
cung cấp thông tin cho những người sử dụng ñược kịp thời và chính xác hơn.
Tóm lại, bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin tài
chính ở ñơn vị mình cho các ñối tượng có liên quan bằng nhiều cách khác nhau nhằm
mục ñính nâng cao ñược tính hiệu quả của việc truyền ñạt thông tin.
2.1.2 ðối tượng của kế toán
ðể tiến hành công việc theo dõi, ghi chép các thông tin tài chính một cách chính
xác và khoa học thì chúng ta phải biết ñược ñối tượng cần theo dõi của kế toán là gì?
Vậy ñối tượng của kế toán là tài sản, nguồn tiền ñể hình thành nên tài sản
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
6
(thường gọi là nguồn vốn) và sự vận ñộng của tài sản tại ñơn vị.
Sau ñây là một số khái niệm chi tiết của các ñối tượng kế toán:
Tài sản, là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu ñược lợi ích kinh
tế trong tương lai [3]. Xét về mặt giá trị và tính luân chuyển của tài sản thì tài sản ñược
chia thành Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn.
Tài sản ngắn hạn gồm tiền và các khoản tương ñương tiền, các khoản ñầu tư tài
chính ngắn hạn, các khoản phải thu (phải thu khách hàng, trả trước cho người bán,… ),
hàng tồn kho, và tài sản ngắn hạn khác (chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản thuế phải
thu,….).
Tài sản dài hạn gồm tài sản cố ñịnh hữu hình, tài sản cố ñịnh vô hình, bất ñộng
sản ñầu tư, các khoản ñầu tư tài chính dài hạn, tài sản dài hạn khác,….
Nguồn hình thành tài sản (gọi là nguồn vốn), chính là nguồn tiền ñể hình thành
nên tài sản và ñể tìm ñược nguồn vốn thông thường chúng ta trả lời cho câu hỏi “Nguồn
tiền ở ñâu mà có ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị?”. Vậy thì chúng ta có câu trả
lời cho câu hỏi này là hai nguồn tiền ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị bao gồm:
Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và
sự kiện ñã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình [3], bao
gồm các khoản nợ vay ngân hàng, nợ phải trả người bán, nợ thuế nhà nước và nợ tiền
lương,….
Vốn chủ sở hữu, là giá trị vốn của doanh nghiệp, ñược tính bằng chênh lệch giữa
giá trị tài sản của doanh nghiệp (-) Nợ phải trả, bao gồm vốn ñầu tư của chủ sở hữu,
thặng dư vốn cổ phần, lãi chưa phân phối, quỹ ñầu tư phát triển,… Sự vận ñộng
của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, thực tế cho ta thấy tài sản của doanh
nghiệp luôn vận ñộng từ dạng này sang dạng khác, và cũng chính nhờ sự vận ñộng này
mới làm cho tài sản của doanh nghiệp lớn thêm nếu doanh nghiệp có lãi cũng như giảm
bớt nếu như doanh nghiệp bị lỗ. Mà chúng ta muốn xác ñịnh ñược lãi hay lỗ thì chúng
ta phải biết ñược doanh thu, thu nhập khác và chi phí như thế nào.
Doanh thu, thu nhập khác, chi phí và lợi nhuận là thước ño phản ánh tình hình
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
7
kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào.
Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu
ñược trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh thông thường và
các hoạt ñộng khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao
gồm khoản góp vốn của cổ ñông hoặc chủ sở hữu [3]. Mặt dù, doanh thu và thu nhập
khác có sự khác biệt như sau
Doanh thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường của
doanh nghiệp bao gồm Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền
bản quyền, cổ tức và lợi nhuận ñược chia,…
Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt ñộng ngoài
các hoạt ñộng tạo ra doanh thu ñã nêu ở trên, như thu từ thanh lý tài sản cố ñịnh,
nhượng bán tài sản cố ñịnh, thu tiền phạt do vi phạm hợp ñồng,…
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới
hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ
dẫn ñến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ ñông hoặc
chủ sở hữu.
Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt
ñộng kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác.
Chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh
thông thường của doanh nghiệp, như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản
lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan ñến hoạt ñộng cho các
bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,… Những chi phí này phát sinh
dưới dạng tiền và các khoản tương ñương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết
bị.
Chi phí khác bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất , kinh doanh phát
sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như chi phí
về thanh lý, nhượng bán tài sản cố ñịnh, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm
hợp ñồng,…
Như vậy ta có thể thấy rằng khi chúng ta nghiên cứu doanh thu, thu nhập khác
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
8
và chi phí thì hiệu số của chúng chính là kết quả kinh doanh lãi hay lỗ của doanh
nghiệp. Mà nếu kết quả là lãi thì sẽ làm cho nguồn vốn lớn lên (cụ thể là vốn chủ sở
hữu lớn lên) hay ñồng nghĩa với tài sản của doanh nghiệp cũng lớn lên (do tài sản luôn
bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn có lãi
thì sẽ làm tài sản càng lớn mạnh hơn”. và ngược lại nếu kết quả là lỗ thì sẽ làm cho
nguồn vốn giảm ñi (cụ thể là vốn chủ sở hữu giảm ñi) hay ñồng nghĩa với tài sản của
doanh nghiệp cũng giảm ñi (do tài sản luôn bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận
với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn bị thua lỗ thì sẽ làm tài sản càng giảm ñi”. Và cứ
lỗ ñến một lúc nào ñó thì doanh nghiệp sẽ bị hết vốn chủ sở hữu mà chỉ còn lại là nợ
phải trả mà thôi.
Tóm lại, ñối tượng của kế toán là tài sản, nguồn hình thành nên tài sản và sự vận
ñộng của tài sản. ðây chính là ñối tượng cần nghiên cứu của kế toán cho dù chúng ta có
tổ chức công tác kế toán thủ công hay tổ chức công tác kế toán trên máy ñều phải nắm
vững thì mới hy vọng ñạt ñược kết quả nghiên cứu tốt sau này.
2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắt của kế toán
Vai trò của kế toán
Vai trò chính yếu của kế toán là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp những
thông tin hữu ích cho sự ñiều hành quản lý của ñơn vị. Có thể chỉ ra vai trò quan trọng
của kế toán trên các khía cạnh sau:
- Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: kế toán cung cấp thông tin kinh tế
tài chính chủ yếu ñể ñánh giá tình hình và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, thực
trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt ñộng ñã qua, giúp cho việc kiểm tra
giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy ñộng nguồn vốn vào sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà quản lý ñề
ra các quyết ñịnh kinh doanh hữu ích, ñồng thời tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh
tế- kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp cũng như xây dựng hệ thống giải pháp khả thi
nhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Kế toán phục vụ các nhà ñầu tư: thông tin của kế toán ñươc trình bày dưới
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
9
dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổng
hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn, tình hình kinh doanh
cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin kế toán là căn cứ
quan trọng ñể tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm ñánh giá hiệu quả sử dụng vốn,
hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ñồng thời những
thông tin này còn là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển
những khả năng tiềm tang và dự báo xu hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp.
Dựa vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà ñầu tư nắm ñược hiệu quả của một thời
kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ ñó có các quyết ñịnh là nên
ñầu tư hay không và cũng biết ñược doanh nghiệp ñã sử dụng số vốn ñầu tư ñó như thế
nào.
- Kế toán phục vụ Nhà nước: qua việc kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, nhà
nước nắm ñược tình hình chi phí, lợi nhuận của các ñơn vị,… từ ñó ñề ra các chính sách
về ñầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch ñịnh chính sách, soạn thảo luật lệ và thực
hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô,…
Yêu cầu của Kế Toán
Theo cách tiếp cận của Luật Kế toán Việt Nam[6], có các yêu cầu kế toán như sau
(ðiều 6):
- Phản ánh ñầy ñủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính;
- Phản ánh kịp thời, ñúng thời gian quy ñịnh thông tin , số liệu kế toán ;
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán;
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính;
- Thông tin, số liệu kế toán phải ñược phản ánh liên tục từ khi phát sinh ñến khi
kết thúc hoạt ñộng kinh tế, tài chính, từ khi thành lập ñến khi chấm dứt hoạt ñộng của
ñơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ
trước;
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
10
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể
so sánh ñược.
Theo Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung [3], ñưa ra yêu cầu cơ bản
sau:
- Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo trên
cơ sở các bằng chứng ñầy ñủ, khách quan và ñúng với thực tế về hiện trạng, bản chất
nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Khách quan: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo
ñúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo;
- ðầy ñủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan ñến kỳ kế toán
phải ñược ghi chép và báo cáo ñầy ñủ, không bị bỏ sót;
- Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo kịp
thời, ñúng hoặc trước thời hạn quy ñịnh, không ñược chậm trễ. Thông tin kế toán cung
cấp là yêu cầu cần thiết ñối với người quản lý cũng như các ñối tượng khác. Thông tin
ñược cung cấp kịp thời, không chậm trễ giúp cho nhà quản lý và các ñối tượng khác
nắm bắt thời cơ và xử lý thông tin kịp thời, có những quyết ñịnh ñúng ñắn trong mọi
tình huống kinh doanh của ñơn vị;
- Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải
rõ rang, dễ hiểu ñối với người sử dụng. Người sử dụng ở ñây ñược hiểu là người có
hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, về tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin
về những vấn ñề phức tạp trong báo cáo tài chính phải ñược giải trình trong phần thuyết
minh;
- Có thể so sánh: các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một
doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sách ñược khi tính toán và trình
bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh
ñể người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sách thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa
thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch. Mặt khác, kế toán phải phân loại,
sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống ñể có thể so sánh ñược.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
11
Theo luật kế toán Việt Nam, có các khái niệm mang tính nguyên tắc như sau:
- Khái niệm về ñơn vị kế toán, ñơn vị kế toán là các ñối tượng như cơ quan nhà
nước, ñơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, hợp tác xã, hộ kinh
doanh cá thể ( thuộc khoản 1 ðiều 2 của Luật kế toán) có lập báo cáo tài chính;
- Khái niệm về kỳ kế toán, kỳ kế toán là khoản thời gian xác ñịnh từ thời ñiểm
ñơn vị bắt ñầu ghi sổ kế toán ñến thời ñiểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán
ñể lập báo cáo tài chính;
Nguyên tắc của kế toán
Theo Chuẩn mực kế toán số 1 – Chuẩn mực chung[3], ñưa ra bảy nguyên tắc cơ bản
sau:
(1) Nguyên tắc cơ sở dồn tích:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan ñến tài sản, nợ phải
trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải ñược ghi sổ kế toán vào thời ñiểm
phát sinh, không căn cứ vào thời ñiểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương
ñương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của
doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
(2) Nguyên tắc hoạt ñộng liên tục:
Báo cáo tài chính phải ñược lập trên cơ sở giả ñịnh là doanh nghiệp ñang hoạt
ñộng liên tục và sẽ tiếp tục hoạt ñộng kinh doanh bình thường trong tương lai gần,
nghĩa là doanh nghiệp không có ý ñịnh cũng như không buộc phải ngừng hoạt ñộng
hoặc phải thu hẹp ñáng kể quy mô hoạt ñộng của mình. Trường hợp thực tế khác với
giả ñịnh hoạt ñộng liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải
giải thích cơ sở ñã sử dụng ñể lập báo cáo tài chính.
(3) Nguyên tắc giá gốc:
Tài sản phải ñược ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản ñược tính theo số
tiền hoặc khoản tương ñương tiền ñã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản
ñó vào thời ñiểm tài sản ñược ghi nhận.
(4) Nguyên tắc phù hợp:
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
12
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một
khoản doanh thu thì phải ghi nhận một tkhoản chi phí tương ứng có liên quan ñến việc
tạo ra doanh thu ñó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh
thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan ñến doanh thu của
kỳ ñó.
(5) Nguyên tắc nhất quán:
Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp ñã chọn phải ñược áp
dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay ñổi chính sách
và phương pháp kế toán ñã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay ñổi
ñó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
(6) Nguyên tắc thận trọng:
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán ñoán cần thiết ñể lập các báo cáo ước
tính kế toán trong các ñiều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng ñòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn.
- Không ñánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Không ñánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ ñược ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu ñược lợi ích kinh tế, còn chi phí phải ñược ghi nhận khi có bằng chứng về khả
năng phát sinh chi phí.
(7) Nguyên tắc trọng yếu:
Thông tin ñược coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu
chính xác của thông tin ñó có thể làm sai lệch ñáng kể báo cáo tài chính. Làm ảnh
hưởng ñến quyết ñịnh kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ
thuộc vào ñộ lớn và tính chất thông tin hoặc các sai sót ñược ñánh giá trong hoàn cảnh
cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải ñược xem xét trên cả phương diện ñịnh lượng
và ñịnh tính.
Về cơ sở xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam là dựa vào hệ thống
chuẩn mực kế toán quốc tế.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
13
Tóm lại, công việc của kế toán dù thực hiện bằng thủ công hay bằng phần mềm
kế toán ñều phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc theo quy ñịnh của pháp luật về kế
toán và các nguyên tắc chung ñược thừa nhận. ðể từ ñó cung cấp cho nhà quản lý các
thông tin hữu ích thông qua hệ thông báo cáo kế toán ñược lập dựa trên các yêu cầu và
các nguyên tắc ñã ñược xác lập.
2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hệ thống kế toán là các quy ñịnh về kế toán và các thủ tục kế toán mà ñơn vị kế
toán áp dụng ñể tổ chức công tác kế toán thông qua việc thực hiện ghi chép kế toán và
lập báo cáo kế toán.
Cho dù sự phát triển của khoa học công nghệ như thế nào ñi nữa thì cũng chỉ là
những công cụ hỗ trợ cho sự hoàn hảo của một lĩnh vực, một vấn ñề. Cho nên khi
nghiên cứu ñể ứng dụng phần mềm excel vào quản lý công tác kế toán thì sự thật hiển
nhiên là phải nghiên cứu ñến hệ thống kế toán bao gồm những thành phần nào, có như
vậy mới ñảm bảo ñược tính hữu ích của việc ứng dụng công nghệ, ñem lại lợi ích cho
người làm kế toán. Tại Việt Nam, Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm
hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán và hệ
thống báo cáo tài chính [1]. Chúng ta lần lượt tìm hiểu các thành phần của hệ thống kế
toán.
2.1.4.1 Chứng từ kế toán
Khái niệm:
Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng ñể minh chứng cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (chế ñộ kế toán
DNNVV)
Sự cần thiết của chứng từ kế toán:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñều phải có chứng từ;
- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý;
Nội dung chứng từ phải có ñầy ñủ các thông tin tên, số hiệu chứng từ, ngày
tháng lập chứng từ, ñơn vị lập, ñơn vị nhận chứng từ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
14
kinh tế phát sinh, chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ, chữ ký của những người có
liên quan: người nộp tiền, người nhận tiền, người nhận hàng, người giao hàng, người
phụ trách ñơn vị,….
- Chứng từ phải chính xác, ñầy ñủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ;
Như vậy, chứng từ là khởi ñiểm của công tác kế toán và là cơ sở ñể ghi vào sổ
sách kế toán, tạo ñiều kiện cho việc phản ánh và cung cấp thông tin kế toán một cách
khách quan và chính xác. Chứng từ là phương pháp cho phép lưu giữ và sao chụp lại
các sự kiện kinh tế, tài chính phát sinh tại ñơn vị, từ ñó ñóng vai trò là bằng chứng,
chứng cứ pháp lý cho các số liệu ñã ghi chép trên sổ sách kế toán và là căn cứ ñể kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở ñể xác ñịnh trách
nhiệm của các cá nhân có liên quan.
Trình tự lập và xử lý chứng từ :
Tổ chức chứng từ trong một ñơn vị kế toán gồm lập chứng từ, chỉnh lý chứng từ,
kiểm tra chứng từ, luân chuyển chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế toán của ñơn
vị, lưu trữ chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại ñơn vị ñều phải lập chứng từ, khi
lập chứng từ, phải ñảm bảo tuân thủ những quy ñịnh sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại ñơn vị ñều phải lập chứng từ kế
toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh tại ñơn vị;
- Chứng từ kế toán phải ñược lập rõ ràng, ñầy ñủ, kịp thời, chính xác theo nội
dung quy ñịnh trên mẫu;
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán;
Chứng từ kế toán ñược lập dưới dạng chứng từ ñiện tử phải ñược in ra giấy và
lưu trữ theo ñúng quy ñịnh.
2.1.4.2 Tài khoản kế toán
Khái niệm:
Tài khoản kế toán là một trong những phương pháp kế toán dùng ñể phân loại và
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………
15
hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Kết cấu của tài khoản:
Xu hướng biến ñộng của ñối tượng kế toán là tăng lên hay giảm xuống, ñể theo
dõi sự biến ñộng của ñối tượng kế toán người ta dùng tài khoản. Do vậy mỗi tài khoản
ñược chia thành hai bên: Bên trái của tài khoản gọi là bên nợ và bên phải của tài khoản
gọi là bên có nhằm mục ñích phản ánh sự biến ñộng tăng giảm của từng ñối tượng kế
toán.
Về hình thức, theo lý thuyết tài khoản ñược biểu diễn dưới dạng chữ T nhưng
trong thực tế tài khoản ñược biểu hiện dưới dạng sổ tờ rời hoặc ñóng thành cuốn.
Tập hợp các tài khoản kế toán ñể phản ánh các ñối tượng kế toán sẽ Hình
thành nên một hệ thống tài khoản kế toán gồm nhiều tài khoản khác nhau ñể phản ánh
về tài sản và nguồn vốn, về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
Tài khoản sử dụng nhiều hay ít tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng ñơn vị kế
toán.
2.1.4.3 Sổ kế toán
Khái niệm:
Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất ñịnh dùng ñể ghi chép, hệ thống và
lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ñã phát sinh có liên quan ñến ñơn vị kế
toán.
Yêu cầu về sổ kế toán:
Sổ kế toán phải ghi rõ tên ñơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày,
tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người ñại diện theo
pháp luật của ñơn vị kế toán, ñánh số trang; ñóng dấu giáp lai.
Các nội dung chủ yếu của sổ kế toán:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắc nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
