tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm bảng tính điện tử openoffice.org calc

1
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

MỤC LỤC
GIỚI

THIỆU 4
CHƯƠNG

01:

LÀM

QUEN

VỚI

CALC 6
1. Cách khởi động Calc 6
2. Màn hình làm việc của Calc 7
3. Tạo một bảng tính mới 8
4. Lưu bảng tính lên đĩa 9
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12
CHƯƠNG

02:

CÁC

THAO

TÁC

VỚI

TRANG

TÍNH

14
1. Thêm và xoá các trang tính 14
2. Đổi tên trang tính 16
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính 16
4. Ẩn và hiện lại một trang tính 17
5. Bảo vệ trang tính 18
6. Chọn nhiều trang tính 20
CHƯƠNG

03:

XỬ

LÝ

DỮ

LIỆU

TRONG

BẢNG

TÍNH 21
1. Các kiểu dữ liệu 21
1.1. Dạng chuỗi (Text) 21
1.2. Dạng số (Number) 22
1.3. Dạng công thức (Formulas) 22
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22
2. Các toán tử trong công thức 23
2.1. Toán tử số 23
2.2. Toán tử chuỗi 23
2.3. Toán tử so sánh 23
3. Nhập dữ liệu 24
3.1. Dữ liệu bất kỳ 24
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24
3.3. Dữ liệu kiểu công thức 27
3.4. Công thức mảng 29
4. Sửa, xóa dữ liệu 30
5. Các thao tác với ô 30

2
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

5.1. Chọn ô 30
5.2. Di chuyển giữa các ô 32
5.3. Cắt, sao chép và dán ô 34
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 35
6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 35
6.2. Chèn ô, hàng và cột 37
6.3. Xóa ô, hàng và cột 38

6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại 39
6.5. Ẩn/hiện hàng, cột 41
6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột 41
7. Định dạng dữ liệu 42
7.1. Định dạng ký tự 42
7.2. Định dạng số 44
7.3. Canh biên (dóng hàng) 44
7.4. Kẻ khung 46
7.5. Tô màu nền 47
7.6. Định dạng tự động 48
8. Đặt tên cho ô hoặc miền 48
8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 49
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 50
8.3. Dán tên vào công thức 50
8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 51
8.5. Xóa tên ô hoặc miền 51
9. Ghi chú cho ô 51
10. Bảo vệ ô hoặc miền 52
11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 53
CHƯƠNG

04:

HÀM

TRONG

CALC 56
1. Quy tắc chung 56
2. Xây dựng công thức 57

3. Các hàm trong Calc 59
3.1. Hàm ngày tháng 59
3.2. Hàm ký tự 64
3.3. Hàm toán học 68

3
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

3.4. Hàm logic 72
3.5. Hàm thống kê 73
3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu 74
CHƯƠNG

05:

ĐỒ

THỊ

79
1. Tạo đồ thị mới 79
2. Chỉnh sửa đồ thị 83
2.1. Thay đổi vị trí đồ thị 83
2.2. Thay đổi kích thước đồ thị 84
2.3. Thay đổi loại đồ thị 84
2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 84
2.5. Chỉnh sửa các đối tượng 85
2.6. Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85
CHƯƠNG

06:

QUẢN

TRỊ

DỮ

LIỆU 86
1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu 86
2. Sắp xếp dữ liệu 87
3. Lọc dữ liệu 88
3.1. Các yếu tố cơ bản 88
3.2. Lọc tự động (AutoFilter) 89
3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) 90
4. Tổng kết theo nhóm 91
4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): 91
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm 93
CHƯƠNG

07:

TRÌNH

BÀY

TRANG

VÀ

IN

96
1. Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96
2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98
3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100
4. In 101
BÀI

TẬP

103
PHỤ

LỤC:

NHỮNG

KHÁC

NHAU

CƠ

BẢN

GIỮA

CALC

VÀ

EXCEL

117
MỘT

SỐ

CÂU

HỎI

THƯỜNG

GẶP

123

4
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

GIỚI

THIỆU
OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở
được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có
các tính năng tương tự như Microsoft Office. OpenOffice.org có thể
chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả
phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp.

Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt
của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng
đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng
mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ
sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác.
Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn
sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ,
ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu.
Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọng
phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng.
Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt
hơn nhu cầu
sử dụng của đông đảo người dùng.
Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04
quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn
bản
OpenOffice.org Writer.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử
OpenOffice.org Calc.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo
OpenOffice.org Impress.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird

5
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0.

6

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm
Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có
tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft
Office Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng
được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công
việc.
Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc
hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc
mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ
ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần
mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá
trình
sử dụng.
Nội dung cuốn sách bao gồm:
♦ Chương 01: Làm quen với Calc
♦ Chương 02: Các thao tác với trang tính
♦ Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
♦ Chương 04: Hàm trong Calc
♦ Chương 05: Đồ thị
♦ Chương 06: Quản trị dữ liệu
♦ Chương 07: Trình bày trang và in
♦ Bài tập thực hành
♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel
♦
Một số câu hỏi thường gặp

7
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

CHƯƠNG

01:

LÀM

QUEN

VỚI

CALC
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

Cách khởi động Calc

Màn hình làm việc của Calc

Tạo một bảng tính mới

Lưu bảng tính lên đĩa

Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
1. Cách khởi động Calc
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục
đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các
cách sau đây để khởi động:
- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org

3.0\OpenOffice.org Calc.
- Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org
3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to
OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng
Spreadsheet.
- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy
nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…
- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy
tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính
(Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa
chỉ định.

8
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

2. Màn hình làm việc của Calc
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:
Hình 1. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên
của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ
là Untitled X, với X là một con số.
- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các
chức năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột
để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp
phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.
- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng
(Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng
chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý
trang tính nhanh hơn.

9
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là
một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví
dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải
của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện
thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của
thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại
đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.
- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các
trang tính.
- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang
tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang
tính, trạng thái phím Insert,…
- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được
đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến
AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút
chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.
- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang
được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.
- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác
định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.
- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một
chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau
này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công
thức.
3. Tạo một bảng tính mới
Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một
bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình

10
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình
Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:
- Vào menu File\New\Spreadsheet;
hoặc
- Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ
biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu
tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;
hoặc
- Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để
mở một bảng tính mới.
4. Lưu bảng tính lên đĩa
Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên
đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc
với Calc.
Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các
cách sau:
- Vào menu File\Save;
hoặc
- Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. Biểu tượng
này sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu
và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu
trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể
đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính.

11
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 2. Hộp hội thoại Save As
- Chọn vị trí lưu bảng tính mới.
- Đặt tên bảng tính tại ô File name.
- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở
rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp
dưới dạng .xls, .xml,…
- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính
đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng
tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để
tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

12
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng
chương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng
chương trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx).
Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách
sau:
- Vào menu File\Open;
hoặc
- Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;
hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

13
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 3. Hộp hội thoại Open
Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn
nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên
màn hình Calc.
Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu
File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở
bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong
các cách sau:
- Vào menu File\Exit;
hoặc

14
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.

15
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

CHƯƠNG

02:

CÁC

THAO

TÁC

VỚI

TRANG

TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

Thêm và xoá các trang tính

Đổi tên trang tính

Sao chép/Di chuyển một trang tính

Ẩn và hiện lại một trang tính

Bảo vệ trang tính

Chọn nhiều trang tính
1. Thêm và xoá các trang tính
Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống.
Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những
trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể
chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện như sau:

- Thêm trang tính:
+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên
trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

16
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 4. Hộp hội thoại Insert Sheet
+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:
o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.
o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.
+ Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.
+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.
+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.
- Xoá trang tính:
+ Chọn trang tính cần xoá.
+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ
tên trang tính và chọn Delete Sheet.
+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

17
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

2. Đổi tên trang tính
Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2
và Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội
dung của từng trang tính. Cách thực hiện như sau:
- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh
thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 5. Hộp hội thoại Rename Sheet

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính
Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có
thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách
thực hiện như sau:
- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần
sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội
thoại:

18
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 6. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet
- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ
được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này,
hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn
move to end position)
- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính
ra vị trí mới rồi thả chuột.
+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di
tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.
4. Ẩn và hiện lại một trang tính
Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách
thực hiện như sau:
- Ẩn một trang tính:

19
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

+ Chọn trang tính cần ẩn.
+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất
và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.
- Hiện lại trang tính:
+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 7. Hộp hội thoại Show Sheet
+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách.
+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.
5. Bảo vệ trang tính
Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn
có thể thực hiện như sau:
- Chọn trang tính cần bảo vệ.
- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

20
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 8. Hộp hội thoại Protect Sheet
- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.
- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ được bảo vệ và
không sự thay đổi nào có thể thực hiện được đối với trang tính đó.
Để bỏ bảo vệ, thực hiện như sau:
- Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ.
- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 9. Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.
- Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.
Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu
nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.

21
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người
khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:
+ Vào menu File\Save As.
+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.
+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.
+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo
vệ
bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội
thoại
Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập
đúng Calc mới mở bảng tính đó.
6. Chọn nhiều trang tính
- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn
chuột vào thẻ tên cuối.
- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần
chọn.
- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào
thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.

22

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

CHƯƠNG

03:

XỬ

LÝ

DỮ

LIỆU

TRONG
B
ẢNG

TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

Các kiểu dữ liệu

Các toán tử trong công thức

Nhập dữ liệu

Sửa, xóa dữ liệu

Các thao tác với ô


Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

Định dạng dữ liệu

Đặt tên cho ô hoặc miền

Ghi chú cho ô

Bảo vệ ô hoặc miền

Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
1. Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra
như sau:
1.1. Dạng chuỗi (Text)
- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.
- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập
vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.

23
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

1.2. Dạng số (Number)
- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn
vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của
Windows.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.

1.3. Dạng công thức (Formulas)
- Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập
vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong
ô.
Nếu thấy Có thể là do:
#### Cột quá hẹp
#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng
#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên
không gắn với một ô hay vùng nào cả)
#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time)
- Trong cách trình bày dưới đây:
DD là 2 con số chỉ ngày
MM là 2 con số chỉ tháng
YY là 2 con số chỉ năm
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt
các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu
Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ
vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng
chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để
tính toán.

24
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

2. Các toán tử trong công thức
2.1. Toán tử số
Phép toán Ví dụ
+ cộng
10 + 5 = 15

- trừ
10 - 5 = 5
* nhân
10*5 = 50
/ chia
90/3 = 30
^ lũy thừa
3^2 = 9
% phần trăm
50%*600 = 300
Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên
(như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi
thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở
sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
2.2. Toán tử chuỗi
& Nối chuỗi.
Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu được là: TinHọc
2.3. Toán tử so sánh
> Lớn hơn
< Nhỏ hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
<> Khác
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).

25
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

3. Nhập dữ liệu

3.1. Dữ liệu bất kỳ
- Đưa con trỏ về ô cần thiết.
- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.
- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:
+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.
+ Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví
dụ
nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải.
+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái.
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật
• Chuỗi số với bước nhảy là 1:
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh
số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả
chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,
• Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có
chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó.
- Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ
số 4.
- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện
dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.