quản lý bán hàng điện tử

BỘ GIÁO DỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Chuyên ngành Công Nghệ Thông Tin .
ĐỀ TÀI :
“QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ ”



GVHD : TS HOÀNG XUÂN THẢO
SINH VIÊN : HOÀNG THỊ ĐÔNG
MSV : 09L00053
LỚP :EL02

Hà Nội tháng 3 Năm 2014
MỤC LỤC
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
2
A. LỜI MỞ ĐẦU
Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững
mạnh và hiệu quả .Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì
quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền
kinh tế nước ta có nhiều biến động .Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh
nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc
biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những
yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng
doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng
hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…

Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh
nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng
hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần
được quản lí, theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng
nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì
thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi
quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên.
Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm
cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn.
1. Mục đích
Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải
cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ
không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường. Điều này đòi hỏi kế toán
cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính
xác nhất.
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
3
2. Lí do
Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một
chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ
và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý.
3. Ý nghĩa:
Tổ chức xử lí, tính toán, nắm bắt các thống kê và kết quả trong quá trình bán hàng.
4 . Phạm vi đề tài ứng dụng
Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quả lí bán
hàng,chương trình chạy tren máy đơn.
5 . Khảo sát thực tế :
Đề tài được thực hiện tại công ty THHH Rhythm Precion Việt Nam .Là công
ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi

tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế
toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời
gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi.

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
4
B NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I. Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống
Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục
hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin
hàng hoá đó.
Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã
xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập.
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Quản lí bán hàng
Báo cáoCập nhật Tkê
Nhập HH
Sửa HH
Xóa HH
Tra cứu
Hàng tồn kho
Hàng đã xuất
Tình hình nhập HH
Tình hình xuất HH
Cnhật DMHH

dddddđddddd
ddddDDDDM
HHDMHH

5
C Nhật DMHH
Sửa nhóm hàng
Xóa nhóm hàng
Cập nhật DMNHH
2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD
Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các
văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí
bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của
khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng.
DDF ở mức đỉnh
M ức 1
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
NCCấp
KH
QLBH
Phiếu NK HH
Phiếu đặt HH
Phiếu XK HH
uuuugghhggfggf
hrhjgghhhhuytgh
rhhhhhhhhhhhhh
hhHHHHHHH
D Sách mua HH

Yêu
cầu
báo
cáo
V

ăn
bả
n
bá
o
cá
o
Phòng TC-KT
HH Nhóm hàng
Nhà cung cấp
1 Cập nhật
2 Nhập Xuất HH
Phiếu NK HH
Phiếu đặt HH
TT HH
TT nhóm hàng
6
DDF mức đỉnh (M ức 2)
DDF ở mức đỉnh (mức 3)
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Nhà cung cap
Hàng hóa
Nhóm hàng
Nhập
xuất
HH
TTHH
Nhà cung cap
Hàng hóa
Cập nhật

Nhập HH
Sửa HH
Xóa HH
TTHH
TT
TT HH
TT moi ve HH
TT HH
7
M ức 4
3. Entity Relationship
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Hàng hóa
Nhà cung cấp
Tệp H Đon
K.hàng
Xuất
HH
Nhập
HH
Phiếu NK HH
TTHH
DS mua hang
Phieu xuat HH
TT PX HH
TT phieu nhap
Phieu nhap HH
8
II.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU
1.NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes)

Field
name
Data
Type
Field
size
Index Description
LogID Text 30 Khóa chính Mã nhân viên để truy cập quản lí
Hoten Text 20 Họ tên nhân viên
Bophan Text 50 Phòng ban mà người đó làm việc
Logpw Text 8 Password truy cập của nhân viên
Logyes Yes/No Cho phép nhân viên đó truy cập hay
không
2.HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat)

Field
name
Data
Type
Field
size
Index Description
MaHH Text 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa
Group ID Numberic Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại
TenHH Text 50 Tên loại hàng hóa tương ứng với mã hàng
ĐVT Text 10 Tương ứng với loại HH
Quicach Text 20 Các đặc điển vật lí
Baohanh Numberic Thời gian bảo hành của 1 loại HH đó
Gianhap Numberic Giá ban đầu của 1 loại HH được nhập
Giaban Numberic Là giá sau khi đã tính tất cả mọi loại thuế

VAT
3.NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ)
Field
name
Data
Type
Field
size
Index Description
GroupID Numberic 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa
Tennhom Text 50 Tên của một nhóm hàng nào đó
VAT_N Numberic Thuế VAT lúc ban đầu nhập 1 loại hàng nào
đó
VAT_X Numberic Thuế VAT sau khi xuất hàng
PHIBQ Numberic Là loại phí dùng để bảo quản hàng hóa
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
9
4.NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai)
Field
name
Data
Type
Field
size
Index Description
Thekho Text 30 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu nhập xuất
Ctnhap Text 20 Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
Ctxuat Text 20 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
MaHH Text 10 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ
So luong Numberic Số lượng hàng mà khách mua

Diengiai Text 225 Ghi chú về nhập xuất
5.CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct)
Field name Data Type Field
size
Index Description
SoCT Text 20 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu chứng từ để
phân biệt với các phiếu khác
Doitac Text 50 Là khách hàng ,cty mua bán ,trao đổi với
nhau
NXFlag Yes/No Cho phép nhân viên nhập hay xuất hàng
hóa
NVgiaodic
h
Text 30 Khóa ngoại Nhân viên giao dịch
Ketoan Text 50 Nhân viên kế toán
Thukho Text 50 Nhân viên thủ kho
Ngayct Date/Time Ngày in chứng từ
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
10
III.Thiết kế thuật toán sử dụng
A.KHI ĐĂNG NHẬP :
-Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi
nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt.
-Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin
b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI
-Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
User name &
Password
Bắt đầu

F
11
Nạp cửa sổ chính
cho phép sử dụng
chương trình
Kết thúc
Số lần
kiểm tra
<3
User
name &
password
chính xác
-Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ
thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống.
-Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một
USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép.
-Sau đó tiếp tục tiến hành công việc.
Đ
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Tiếp tục
12
User name & password
Bẳt đầu
Tồn tại
user ?
Tạo 1 user mới
Kết thúc
c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA
T

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Kết thúc
-Bắt đầu cập nhập thông tin về hàng hoá
-Hệ thống sẽ kiểm tra mã hàng tương ứng
có phù hợp không.
-Nếu Đúng hệ thống sẽ cho bạn cập nhật
và lưu thông tin.
13
Thông tin HH
Bắt đầu
Mã HH
Tồn tại?
Tiếp tục nhập thông tin
và lưu
d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA
Đ

- Bắt đầu đăng nhập
- Nhập thông tin về nhóm hàng hoá
- Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko
- Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Kết thúc
14
TT nhóm hàng
Bắt đâù
Mã
nhóm
Hàng

tồn tại ?
Tiếp tục nhập
thông tin và lưu
e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ)
Đ
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
Kết thúc
-Bắt đầu đăng nhập hệ thống
-Cung cấp thông tin về chứng từ xuất
nhập hàng hoá hay nhóm hàng hoá.
-Nhập mã chứng từ
-Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó
có phù hợp và chính xác hay không.
-Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp
tục nhâp,in và sao lưu chứng từ.
-Thoát khỏi hệ thống.
15
TT chứng từ
Bắt đầu
Mã CT
tồn tại?
Tiếp tục nhập
thông tin và lưu
IV.THIẾT KẾ 1 SỐ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
1.ĐĂNG NHẬP
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
16
2. CẬP NHẬP THÔNG TIN NHÂN VIÊN
3. CẬP NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO

17
4. QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNG HÓA
5 HÓA ĐƠN THANH TÓA
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
18
6.TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
19
7.THIẾKẾ CÁC BÁO CÁO
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
20
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…tháng…năm…
Nguồn hàng……………………………………….
Ghi chú……………………………………………
STT TÊN HÀNG ĐVT ĐƠN GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ
TỔNG TIỀN HÀNG………………………………………………………
Ngày … tháng … năm ….
Nhân viên giao dịch Thủ kho Kế toán Giám đốc
Chữ kí Chữ kí Chữ kí Chữ kí &

Đơn Vị: Công ty TNHH AD
Bộ phận : Bán hàng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10/1/2014

Tên điạ chỉ người nhận:
Lý do xuất: Xuất bán

Xuất tại kho ngăn lỗ: Hàng hoá Địa điểm: 18 Văn Cao
STT
Tên sản phẩm, hàng

hoá
ĐV
T
Số lượng
Đơn giá
Thành
tiền
Thực
xuất
Yêu
cầu
01 Máy Fax panasonic

Máy 7 7 2.285.715 16.000.000
Cộng: 16.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo
Ngày 02 tháng 1 năm 2014
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
21
Một mặt hàng
8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311

GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N
Liên 3:Nội bộ No:0070689
Ngày 14 tháng 1 năm 2014
Đơn vị bán hàng : THHH Rhythm Precion Việt Nam
Địa chỉ :
Số tài khoản :
Điện thoại: MS:
Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga
Tên đơn vị : Đại hoc HUBT
Địa chỉ :124 Minh khai ,Hà Nội
Số tài khoản :1223839
Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS:
STT
01 Samsung X430 Cái 01 2.999.000 2.999.000
02 Cục sạc Nokia N70 Cái 02 30.000 60.000

Cộng tiền hàng: 3.059.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 305.900

Tổng cộng tiền thanh toán: 3.364.900

Số tiền viết bằng chữ:Ba triệu ba trăm sáu mươi tủ ngàn chín trăm đồng chẵn
Thủ trưởng đơn vị
(Ký,đóng dấu ,họ tên)
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
22
Tên hàng hóa dịch vụ
ĐVT SL
Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1*2
Người mua hàng
(Ký ,họ tên)
Người bán hàng
(Ký ,họ tên)
Mẫu phiếu thu tiền hàng
Đơn Vị: Công ty
Địa Chỉ : 69 Hoàng Diệu
PHIẾU THU Số: 10T
Ngày 2 tháng 1 năm 2014
Nợ TK 111: 30.000.000
Có TK 112: 30.000.000
Họ tên người nộp tiền: Lê Ân
Địa chỉ: Thủ quỹ
Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt
Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y
Ngày 02 tháng 1 năm 2014
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
23
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ
(Ngày ….Tháng…Năm…)
Tên cơ sỏ kinh doanh:
Địa chỉ:
Họ tên người bán hàng;

Địa chỉ nơi bán:
STT
Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá
Doanh thu có
thuế suất
Thuế suất
VAT
A B C 1 2 3 4
Tổng cộng tiền:
Tổng số tiền bằng chữ:
Ngày …Tháng…Năm…
Người bán
(Ký,họ tên)
Đơn vị :………… Mẫu số S06DN
Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC)
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
24
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
(Tháng….năm…)
SHTK Tên TK
SDĐK SPS trong kì SDCK
Nợ Có Nợ Có Nợ Có

A B 1 2 3 4 5 6
Cộng:
Mẫu số 01-1/GTGT
(Ban hành kèm theo thông tư)
BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA
(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)
Người nộp thuế:
Mã số thuế:
Đơn vị tiền : đồng Việt Nam
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD TS HOÀNG XUÂN THẢO
25