hồ sơ hưởng các chế độ BHXH

CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH
Hồ sơ và hồ sơ hưởng các chế độ BHXH
Khái niệm về hồ sơ và hồ sơ BHXH
Theo định nghĩa của từ điển tiếng Việt thì hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy tờ
có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân.
Với định nghĩa về hồ sơ nêu trên thì hồ sơ BHXH là những văn bản, tài
liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của
NLĐ để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của pháp
luật. Hồ sơ BHXH được lập theo đúng trình tự, thủ tục và đủ căn cứ pháp lý
theo quy định cụ thể với từng loại chế độ BHXH. Hồ sơ BHXH bao gồm hồ sơ
tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH; trong chuyên đề này em đi sâu nghiên
cứu hồ sơ hưởng BHXH.
Tính đặc thù của hồ sơ hưởng BHXH
Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của
NLĐ, sự đóng góp của NSDLĐ, trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao
động hoặc hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức năng làm căn cứ lập
và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ. Ngoài những đặc tính
chung của hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có những đặc thù riêng như
sau:
- Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng
BHXH.
- Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là
cơ sở pháp lý để thực hiện chế độ BHXH.
- Phân loai theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ:
+Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng)
+ Hồ sơ hưởng các chế độ một lần
Hồ sơ hưởng chế độ BHXH thường xuyên (hàng tháng) là hồ sơ của đối
tượng hàng tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH. Mức lương hưu
hoặc trợ cấp hàng tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham
gia BHXH của người đó. Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau:

hưu trí, mất sức lao động, TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường.
Hồ sơ hưởng chế độ một lần là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp
một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn
hạn: ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
Vị trí, vai trò của hồ sơ trong tổ chức thực hiện BHXH
Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40
năm nay và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn đinh đới sống
cho hàng chục triệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai snr,
TNLĐ, mất sức lao động, hưu trí và tử tuất. Với kết quả đó, chính sách BHXH
đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên chức Nhà nước, lực
lượng vũ trang và NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong sự nghiệp
bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế - xã hội.
Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò
hết sức quan trọng. Vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau:
- Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ
BHXH. Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải
biết được mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời
gian đóng BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm; hoặc
muốn giải quyết được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền
lương hoặc tiền công tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ
hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc... của đối
tượng. Những nội dung mà cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ
hưởng chế độ ốm đau và hồ sơ hưởng chế độ hưu trí.
- Hồ sơ BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu
nại, tố cáo). Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, chẳng hạn như đối tượng được
hưởng chính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh toán không
đúng chế độ cho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết
cho một số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ…). Để giải
quyết được những sự việc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi
pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có

liên quan; đói chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới
đưa ra được các kết luận, giải quyết vấn đề.
Hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho
các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ. Cùng với việc đổi mới về
kinh tế, trong thời gian qua Đảng và Nhà nước đã có nhiều lần sửa đổi, bổ sung
chế độ chính sách BHXH cho phù hợp với tình hình thực tế của đất nước. Chẳng
hạn, ngày 18/9/1985 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 236/HĐBT
về chế độ lương hưu và các chế độ trợ cấp Thương binh – Xã hội, trong đó có
nội dung tính lại lương hưu hàng tháng đối với người đã nghỉ hưu trước ngày
1/9/1985; hoặc ngày 26/01/1995 đã ban hành Nghị định số 12/CP, kèm theo
Điều lệ BHXH đối với công chức, công nhân viên chức Nhà nước và NLĐ theo
loại hình BHXH bắt buộc và NĐ số 45/CPngày 15/7/1995, thực hiện BHXH đối
với sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sỹ quan, binh sỹ quân đội nhân dân và
công an nhân dân. Để đảm bảo mối quan hệ về mức hưởng của người về hưu
giữa các thời kỳ, Chính phủ đã phải tăng lương hưu cho các đối tượng nghỉ hưu
trước 01/01/1995. Muốn điều chỉnh được lương hưu cho những người về trước
01/9/1985 hoặc trước ngày 01/01/1995 chúng ta phải căn cứ vào hồ sơ.
Ngoài ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách
xã hội khác như: Chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công
nhân viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH,... đồng thời các thông số từ hồ sơ
hưởng BHXH còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định
chính sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai.
Với vai trò quan trọng của hồ sơ hưởng BHXH như vậy, đặt ra một số yêu
cầu cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ như sau:
- Đảm bảo cho mọi đối tượng đang hưởng BHXH phải có hồ sơ, với
những hồ sơ chưa hoàn chỉnh phải được bổ sung đầy đủ, hợp lệ.
- Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo được tính thống nhất trong
toàn ngành.
- Hồ sơ phải được lưu trữ một cách khoa học và thực hiện ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ góp phần quản lý ngày một

tốt hơn các mặt hoạt động của ngành.
- Đảm bảo được độ bền cho hồ sơ trong suốt thời gian hồ sơ còn hiệu lực,
thực hiện kịp thời việc hủy hồ sơ đối với hồ sơ hết hiệu lực.
Cho ví dụ minh họa hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng, hưởng chế
độ tử tuất gồm những loại giấy tờ là:
Ví dụ : Ông Đ bị tai nạn lao động tháng 8/2007. Sau khi điều trị ổn định
tại bệnh viện, ông Đ được giám định có mức suy giảm khả năng lao động là
20%. Ông Đ có 10 năm đóng bảo hiểm xã hội, mức tiền lương đóng bảo hiểm xã
hội tháng 7/2007 là 1.200.000 đồng. Ông Đ thuộc đối tượng hưởng trợ cấp tai
nạn lao động một lần với mức trợ cấp được tính như sau:
Mức trợ cấp tính
theo mức suy giảm
khả năng lao động
= 5 × 450.000 + (20 – 5) × 0,5 × 450.000
= 5.625.000 (đồng)
Mức trợ cấp tính
theo số năm đóng
bảo hiểm xã hội
= 0,5 ì 1.200.000 + (10 – 1) ì 0,3 ì 1.200.000
= 3.840.000 (đồng)
Mức trợ cấp một lần của ông Đ là:
5.625.000 đồng + 3.840.000 đồng = 9.465.000 (đồng)
Trợ cấp hằng tháng quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định số
152/2006/NĐ-CP được tính theo công thức sau:
Trong đó:
- L
min
: mức lương tối thiểu chung.
- m : mức suy giảm khả năng lao động do tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp (lấy số tuyệt đối 31 ≤ m ≤ 100).

- L : mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề
trước khi nghỉ việc để điều trị. Trường hợp người lao động bị tai nạn lao động
ngay trong tháng đầu tham gia bảo hiểm xã hội thì bằng mức tiền lương, tiền
công đóng bảo hiểm xã hội của chính tháng đó.
- t : số năm đóng bảo hiểm xã hội. Một năm tính đủ 12 tháng, không kể
năm đầu đóng bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ tai nạn lao động một lần trong trường hợp tai nạn lao động xảy ra tại
nơi làm việc, trong giờ làm việc gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính);
Mức trợ cấp
hằng tháng
Mức trợ cấp tính theo mức suy
giảm khả năng lao động
Mức trợ cấp tính theo
số năm đóng BHXH
= +
{0,3 x L
min
+ (m – 31) x 0,02 x L
min
}= + {0,005 x L + (t – 1) x 0,003 x L}