TÀI LIỆU HOC EXCEL RẤT HAY DỄ HIỂU

1
Microsoft Excel 2003
•
M t ng d ng trong b MS Office 2003.ộ ứ ụ ộ
•
Ch c năng : ứ
–
Nh p, l u tr , phân tích, tính toán s li u.ậ ư ữ ố ệ
–
T đ ng tính toán l i khi thay đ i s li u đ u vào.ự ộ ạ ổ ố ệ ầ
–
Bi u di n s li u d i d ng bi u đ .ể ễ ố ệ ướ ạ ể ồ
–
T o l p các báo cáo v tài chánh k toán. ạ ậ ề ế
2

C a s ng d ng Excel.ử ổ ứ ụ
Menu bar
Row
Column
Formula bar
Status bar
Cell
Sheet tabs
Tool bar
3

M t s đ nh nghĩa/khái ni m:ộ ố ị ệ
–
Workbook : t pậ tin d li u c aữ ệ ủ Excel, có ph n m r ngầ ở ộ
m c đ nhặ ị : XLS. Khi t o m i m t workbook có tên đ t ạ ớ ộ ặ

s n là ẵ BOOK# (# s th t tăng d n), thu ng đ c l u ố ứ ự ầ ờ ượ ư
l i v i 1 tên khác.ạ ớ
–
Worksheet : trang/t b ng tính, ch a d li u, bi u đ , ờ ả ứ ữ ệ ể ồ
g m các c t và các hàng. M t workbook th ng có s n ồ ộ ộ ườ ẵ
3 worksheet v i tên là ớ SHEET#; ví d : SHEET1, ụ
SHEET2, … Có th thêm, b t, di chuy n, đ i tên các ể ớ ể ổ
worksheet này. M t workbook có th có > 256 ộ ể
worksheet.
–
C tộ (column) : có 256 c t / sheet. Đ c ký hi u theo ộ ượ ệ
th t các ch cái : A, B, … , IV.ứ ự ữ
4
–
Hàng (row) : có 65536 hàng / sheet. Đ c đánh s ượ ố
theo th t 1-65536.ứ ự
Khi thêm, b (các) c t hay hàng, ký hi u c a c t hay s ỏ ộ ệ ủ ộ ố
th t c a hàng s t đ ng đi u ch nh.ứ ự ủ ẽ ự ộ ề ỉ
–
Ô (cell) : giao c a c t và hàng. Đ a ch c a ô đ c ủ ộ ị ỉ ủ ượ
ký hi u theo ệ ký hi u c a c tệ ủ ộ và s th t hàng.ố ứ ự
Ví dụ : B6, AA3462, …
–
Vùng (range of cells) : nhi u ô li n nhau. Đ a ch c a ề ề ị ỉ ủ
m t vùng đ c ký hi u b i đ a ch ô trên-trái và ô ộ ượ ệ ở ị ỉ
d i-ph i v i d u “ướ ả ớ ấ :” gi a. ở ữ
Ví dụ: D5:H16, B3:K41, …
Đ a ch đ y đ c a m t ô, m t vùng bao g m tên ị ỉ ầ ủ ủ ộ ộ ồ
workbook, tên sheet.
Ví dụ : [Book1.xls]Sheet1!B9,

[Book2.xls]Sheet2!N28, …
5
–
Ô ch n / Vùng ch nọ ọ (select): ô hay vùng ô có đ ng ườ
vi n dày đ m. Click hay Drag mouse (hay nh p đ a ch ề ậ ậ ị ỉ
trong khung bên trái ngoài cùng c a thanh công th c) ủ ứ
đ xác đ nh.ể ị
•
fill handle : Hình vuông đen nh góc d i-trái c a ỏ ở ướ ủ
ô/vùng ch n s d ng trong thao tác copy hay đi n giá ọ ử ụ ề
tr t đ ng.ị ự ộ
–
Ô hi n hànhệ (active cell) th ng chính là ườ ô ch nọ hay ô
có màu sáng trong vùng ch nọ . K t qu các thao tác ế ả
đang th c hi n (nh p, s a đ i, x lý tính toán) s ự ệ ậ ử ổ ử ẽ
đ c ghi vào ô này.ượ
–
Di chuy n trong b ng tính : dùng mouse hay các phím ể ả
mũi tên, PgUp, PgDn, …
6

M t s khai báo tùy ch n :ộ ố ọ

Đ xem và thay đ i m t s giá tr ể ổ ộ ố ị m c đ nhặ ị trong Excel,
vào Tools>Options và th ng thao tác trên các m c :ườ ụ
•
General : - Font : Arial, Times New Roman, …
- S sheet / workbookố : 1-256
- Th m c l u ch a các workbookư ụ ư ứ
•

View : - Hi n/ n các đ i t ng trong c a s Excel ệ Ẩ ố ượ ử ổ
(thanh tr t, thanh tr ng thái, thanh công ượ ạ
th cứ ,…)
- T t/m thu c tính ắ ở ộ Gridlines,
Formulas, … trong khung Windows.
•
Edit : - M /T t ch c năng ở ắ ứ Allow cell drag and drop
(Hi n/ n nút ệ Ẩ Fill Handle) …
7

Ki m tra vài tham s c a h th ng : ể ố ủ ệ ố

Ki u ngày thángể (date):
o
Vào Regional Options > Date, ki m tra đ nh d ng : ể ị ạ
- Short date format là dd/MM/yyyy và
- Date separator là / (ki u ngày tháng c a VN)ể ủ

Ki u sể ố (number):
o
Vào Regional Options > Numbers, ki m tra đ nh d ng: ể ị ạ -
Decimal symbol : d u ấ ph y “,”ẩ
- Digit grouping symbol : d u ấ ch mấ “.”
- List separator : d u ấ ch m ph yấ ẩ “;”

Ki u ti n tể ề ệ (currency):
o
Vào Regional Options > Currency, khai báo
- đ n v ti n tơ ị ề ệ (Currency symbol) : đ ng ồ
- Decimal symbol : d uấ ph yẩ “,”

- Digit grouping symbol : d u ch m “ấ ấ .”
8

Ki u gi phútể ờ (time):
o
Vào Regional Options > Time, ch n ki u gi phút là: ọ ể ờ
H:mm:ss (24 gi ) – ờ Ví dụ : 9:32:04, 17:14:48, …

M t s thao tác c b n : ộ ố ơ ả

Ch n ọ (select):

Ô : - Di mouse đ n ô mu n ch n r i click mouse.ế ố ọ ồ
- Dùng các phím mũi tên

Vùng : - Di mouse đ n m t góc vùng r i drag mouse ế ộ ồ
đ n góc đ i di n.ế ố ệ
- Dùng các phím mũi tên đ chuy n con tr ể ể ỏ
đ n m t góc vùng, b m-gi phím SHIFT, ế ộ ấ ữ
dùng các phím mũi tên chuy n con tr đ nể ỏ ế
góc đ i di n, th phím SHIFT. ố ệ ả
- Có th nh p đ a ch (hay tên) c a ô/vùng trong khung bên ể ậ ị ỉ ủ
trái ngoài cùng c a thanh công th c ủ ứ Formula bar.
9

C tộ : Di mouse đ n ô ghi ký hi u c t, click mouse.ế ệ ộ

Hàng : Di mouse đ n ô ghi s th t hàng, click mouse.ế ố ứ ự

Toàn b worksheetộ :

- B m ấ Ctrl-A hay
- Click vào ô giao góc trên-trái c a worksheet.ủ

Worksheet :
- Di mouse đ n vùng ế Sheet Tabs, click vào tên
worksheet mu n ch n.ố ọ
–
Ch n nhi u đ i t ng li n nhauọ ề ố ượ ề : b m-gi phím SHIFT trong ấ ữ
khi thao tác, hay drag mouse. (ô, c t, hàng)ộ
–
Ch n nhi u đ i t ng cách nhauọ ề ố ượ : b m-gi phím CTRL trong ấ ữ
khi ch n ti p các đ i t ng khác. (ô, vùng, c t, hàng).ọ ế ố ượ ộ
10

Copy - Cut :

Ch n vùng d li uọ ữ ệ mu n copy hay cut (ố có th ch 1 ôể ỉ ).

B m ấ Ctrl-C (hay vào Edit\Copy hay click bi u t ng Copy, ể ượ
hay ch n Copy trong Menu nhanh) đ copy.ọ ể

B m ấ Ctrl-X (hay vào Edit\Cut hay click bi u t ng Cut, hay ể ượ
ch n Cut trong Menu nhanh) đ cut.ọ ể

Di mouse đ n ế góc trên-trái c a vùng mu n paste vàoủ ố .

B m ấ Ctrl-V (hay vào Edit\Paste hay click bi u t ng Paste, ể ượ
hay ch n Paste trong Menu nhanh) đ paste.ọ ể
Có th ch n vùng đ ể ọ ể paste là b i sộ ố theo chi u r ng ề ộ
hay/và chi u cao c a vùng d li u mu n copy, k t qu là ề ủ ữ ệ ố ế ả

có nhi uề vùng đ c copy vào. ượ
11

Chèn (insert) :

Column hay Row :
- Ch nọ ô (hay c t hay hàng) đ mu n chèn c t hay ộ ể ố ộ
hàng phía tr cướ đó.
- Vào Insert>Column (hay Row) đ chèn c t hay hàng.ể ộ

Worksheet :
- Vào Insert>Worksheet đ chèn 1 worksheet vào ể
tr c worksheet đang làm vi c.ướ ệ

Cell : có th chèn thêm (các) ô n m bên trái hay ể ằ
phía trên c a ủ ô ch nọ .

Xóa n i dung ộ (delete/clear) :

Ch nọ ô, c t, hàng hay vùng,ộ

B m ấ <Delete> hay vào Edit > Clear > Content : xóa n i ộ
dung c a các ô.ủ
12
•
Edit > Clear :
- Content : N i dungộ
- Formats : Các đ nh d ng khác v i m c đ nh.ị ạ ớ ặ ị
- All : v a n i dung v a các đ nh d ng.ừ ộ ừ ị ạ


Xóa b kh i worksheet ỏ ỏ (delete/remove)

Ch n ọ ô, hay vùng; vào Edit > Delete, r i ch n các ô ồ ọ
l p vào vùng xóa là bên ph i hay phía d i.ấ ở ả ướ

Ch n ọ C tộ , hay Hàng, r i vào ồ Edit > Delete

Xóa b workshhet kh i workbookỏ ỏ

Ch n worksheet mu n lo i b .ọ ố ạ ỏ

Vào Edit > Delete Sheet, hay right-click vào tên sheet
mu n lo i b r i ch n m c ố ạ ỏ ồ ọ ụ Delete trong menu nhanh
(s d ng Right-Click).ử ụ
13

Các ki u d li u :ể ữ ệ
Nói chung, giá tr c a các ô trong Excel ch có th là 1 ị ủ ỉ ể
trong 3 ki u d li u c b n : ể ữ ệ ơ ả ki u sể ố (number), ki u chu i ể ỗ
ký tự (text), và ki u lu n lýể ậ (logic)

Ki u sể ố (number):
- Bao g m các ch s (0-9).ồ ữ ố
- Có th tính toán đ c.ể ượ
- D u ph y th p phân và d u ch m phân cách ấ ẩ ậ ấ ấ
hàng ngàn theo quy đ nh c a h th ng.ị ủ ệ ố
- M c đ nh là ặ ị dóng hàng bên ph iả .
14

Ki u s có nhi u ki u phể ố ề ể ụ :

* Ki u ngày thángể (date) :
-
Giá tr ị 1 t ng đ ng v i ngày 01/01/1900.ươ ươ ớ
* Ki u gi phút giâyể ờ (time)
-
Tính theo gi i h n 24 gi , 60 phút, 60 giây.ớ ạ ờ
* Ki u ph n trămể ầ (percentage)
-
Giá tr 1 t ng đ ng 100 ki u ph n trăm (%).ị ươ ươ ể ầ
* Ki u tài chánh ti n tể ề ệ
(accounting - currency)
- Có th gán t đ ng các đ n v ti n tể ự ộ ơ ị ề ệ
15

Ki u lu n lýể ậ (logic):
- Ch có hai giá tr TRUE và FALSE.ỉ ị
- M c đ nh là ặ ị dóng hàng gi aở ữ .

Ki u chu i ký tể ỗ ự (text):
- Là các giá tr không thu c 2 ki u trên.ị ộ ể
- Có th dài đ n 32.768 ký t .ể ế ự
- M c đ nh là ặ ị dóng hàng bên trái
16

Bi u th c / công th c ể ứ ứ (formula):

Các tính toán x lý th ng đ c th c hi n v i các ử ườ ượ ự ệ ớ
bi u th c.ể ứ

M t bi u th c c a Excel bao g m 1 hay nhi u ph n t ộ ể ứ ủ ồ ề ầ ử

sau :
- giá tr tùy ch nị ọ
- tên hay đ a chị ỉ c a ô / vùngủ
- các hàm
và k t h p v i nhau b ng các ế ợ ớ ằ toán tử.

Giá tr c a bi u th cị ủ ể ứ có th là ki u s , ki u chu i ký ể ể ố ể ỗ
t hay ki u lu n lý -> bi u th c s , bi u th c chu i ự ể ậ ể ứ ố ể ứ ỗ
hay bi u th c lu n lý (đi u ki n).ể ứ ậ ề ệ
17
Ví dụ : 100+B7*IF(B8=“”;500;50) ;
1234,50 ; B4<>“” ; UPPER("nông lâm")

Giá tr tùy ch nị ọ (value):

Là các giá tr b t kỳ ị ấ

Có th là ki u s , ki u chu i hay ki u lu n lý.ể ể ố ể ổ ể ậ

Nên nh p vào 1 ô r i tham chi u qua đ a ch /tênậ ồ ế ị ỉ
Ví dụ : 1234,15 ; “Nông Lâm” ; TRUE …

Tên hay đ a ch c a ô / vùng ị ỉ ủ (name/address) :

Các ô / vùng có th đ c đ t tên (ể ượ ặ Insert>Name>Define)

Chèn tên ô / vùng vào công th c : ứ Insert>Name>Paste

Giá trị / n i dung c a ô / vùng s đ c tính toán x lýộ ủ ẽ ượ ử
Ví dụ : H6+Cell01*100 -> giá tr ô có tên Cell01ị nhân cho

100 r i c ng v i ồ ộ ớ giá tr c a ô H6ị ủ .
18

Hàm (function):

Hàm là m t công th c đ nh s n, phân bi t b i ộ ứ ị ẵ ệ ở tên
hàm.

K t qu sau khi tính hàm là ế ả m t giá trộ ị. Giá tr c a ị ủ
hàm có th là ki u s , ki u chu i, ki u lu n lý. ể ể ố ể ỗ ể ậ

Hàm th ng có các đ i s , ườ ố ố đ i s c a hàm là các ố ố ủ
bi u th c. ể ứ

Ph i nh p ả ậ đúng ki u và để ủ các đ i s (ố ố tr tr ng ừ ườ
h p ch n giá tr đ i s m c đ nhợ ọ ị ố ố ặ ị ). N u đ i s không ế ố ố
phù h p, s không tính đ c giá tr và s hi n m t ợ ẽ ượ ị ẽ ệ ộ
thông báo l i.ỗ

Các đ i s cách nhau theo d u phân cách danh sách ố ố ấ
(list separator) c a h th ng.ủ ệ ố
Ví dụ : - IF(đi u ki n; bi u th c 1; bi u th c 2)ề ệ ể ứ ể ứ
- RAND()
19

Các toán tử (operator):

Toán t s h cử ố ọ : c ng (+), tr (-), nhân (*), chia (/), ộ ừ
lũy th a (^), toán t “âm” (-), ph n trăm (%).ừ ử ầ
Ví dụ : C4+100/B5*10^2-E3*IF(G4<10;2;4)


Toán t n i chu iử ố ỗ : ampersand (&)
Ví dụ : “ABC” &”DEF” -> “ABCDEF”
“ABC” &123 -> “ABC123”

Toán t quan hử ệ : b ng (=), không b ng/khác (<>), ằ ằ
l n h n (>), l n h n ho c b ng (>=), nh h n (<), ớ ơ ớ ơ ặ ằ ỏ ơ
nh h n ho c b ng (<=).ỏ ơ ặ ằ
Ví dụ : 5>4 -> TRUE ; 5>=6 -> FALSE

Toán t tham chi uử ế : tham chi u vùng (:), ế
tham chi u danh sách (;)ế
Ví dụ : H5:H18 ; SUM(G3:G7;I4:I6)
20

Th t u tiênứ ự ư :
- T trái qua ph i.ừ ả
- Các toán t quan h ; ử ệ & ; + và - ; * và / ; ^ ; % ;
- (âm) ; () (trong tr c, ngoài sau)ướ
Ví dụ : -(12-4) * ((2+3) - 4/2) ^ 2

Giá tr c a TRUE, FALSE và toán t ị ủ ử & :
- Trong bi u th c s , TRUE = 1 ; FALSE = 0ể ứ ố
- Trong bi u th c chu i, TRUE = “TRUE” và ể ứ ỗ
FALSE = “FALSE”
- Các toán h ng c a toán t “ạ ủ ử &” có th 1 ki u ể ể
b t kỳ nh ng k t qu luôn có ki u chu i.ấ ư ế ả ể ỗ
Ví dụ : 123&“ ABC” -> “123 ABC”
“ABC ”&true -> “ABC TRUE”
“ABC ”&“DEF” -> “ABC DEF”

21
•
M t s thông báo l i c a bi u th c :ộ ố ỗ ủ ể ứ
–
#VALUE! : th c hi n các phép tính s h c cho d ự ệ ố ọ ữ
li u ki u chu i ệ ể ỗ
–
#NUM! : s d ng các con s trong công th c không ử ụ ố ứ
h p lý.ợ
–
#REF! : tham chi u đ n ô không có th c.ế ế ự
–
#NAME? : Sai tên ô ho c tên vùngặ
–
#DIV/0! : Chia m t s cho không.ộ ố
–
#N/A (Value not available) : Giá tr không t ngị ươ
thích.
22

Nh p d li u thô:ậ ữ ệ

M i ô có th nh n ỗ ể ậ 1 giá tr tùy ch nị ọ ki u s , ki u chu i, ể ố ể ỗ
ki u lu n lý, ki u ngày tháng, ki u gi phút, …ể ậ ể ể ờ

Mu n thao tác trên ô nào, ph i đ a con tr đ n ô đó (ô ố ả ư ỏ ế
hi n hành) tr c khi thao tác.ệ ướ

Nh p d li u ki u lu n lý ậ ữ ệ ể ậ :


Nh p ậ true hay false không phân bi t ch hoa ch th ng, ệ ữ ữ ườ
k t qu s là TRUE hay FALSE (ch hoa).ế ả ẽ ữ

Có th có hay không có d u = tr c.ể ấ ở ướ

Nh p d li u ngày tháng, gi phút ậ ữ ệ ờ :

Theo quy đ nh c a h th ng v ị ủ ệ ố ề v tríị c a “d”, “M”, “y”, ủ
“h”, “m”, “s” và d u phân cách (/, :).ấ

Không có d u = tr cấ ở ướ . Không c n các s 0 tr cầ ố ở ướ
Ví dụ : 25/12/03 ; 5/7/3 ; 7:50:5 ; 17:8:24
23

Nh p d li u ki u s ậ ữ ệ ể ố :

Ch có th g m các ch s (0-9), d u âm (-), ỉ ể ồ ữ ố ấ d u ph y ấ ẩ
th p phân c a h th ng (,)ậ ủ ệ ố ký hi u “E” hay % (ph n ệ ầ
trăm).

Không nh p d u ch m phân cách hàng ngànậ ấ ấ .

D u + và các ch s 0 phía tr c th ng b b đi.ấ ữ ố ướ ườ ị ỏ

Có th có hay không có d u = tr c.ể ấ ở ướ
Ví dụ : =1234,567 -> 1234,567
123,456e3 -> 123456 hay 1,23456E5
+0012,345 -> 12,345
=123,456% -> 123,456% (đ n vơ ị)
24


Nh p d li u ki u chu i ậ ữ ệ ể ỗ :

Tr ng h p ườ ợ không nh p d u = tr cậ ấ ở ướ :
- B t kỳ m t giá tr không thu c các ki u trênấ ộ ị ộ ể
- N u mu n giá tr các ki u d li u trên tr thành ế ố ị ể ữ ệ ở
ki u chu i, hay chu i b t đ u v i các d u = - +, ể ỗ ỗ ắ ầ ớ ấ ph i ả
thêm d u nháy đ n (ấ ơ ’) tr cở ướ .
Ví dụ : Nông Lâm ; 123 sinh viên ; 123 TRUE ;
’123,456 ; ’24/12/03 ; ’=== ; ’FALSE

Tr ng h p ườ ợ có nh p d u = tr cậ ấ ở ướ :
- Giá tr chu i ị ỗ ph i đ t trong c p d u nháy képả ặ ặ ấ (“”)
Ví dụ : =“Nông Lâm” ; =“123 sinh viên” ;
=“123,456” ; =“24/12/03” ; =“TRUE”
25

Nh p bi u th c ậ ể ứ (formula) :

Ngoài các ô có giá tr là d li u thô ph i nh p tr c ị ữ ệ ả ậ ự
ti p vào, giá tr c a các ô khác c n ph i tính toán ế ị ủ ầ ả
theo bi u th c, d a trên các s li u đã có.ể ứ ự ố ệ

Nh c l i, 1 bi u th c g m (các) giá tr tùy ch n ắ ạ ể ứ ồ ị ọ
(nên nh p tr c vào các ô r i tham chi u theo đ a ậ ướ ồ ế ị
chỉ), tên hay đ a ch ô/vùng, hàm và toán t .ị ỉ ử

Có th nh p tr c ti p t bàn phím toàn b các ể ậ ự ế ừ ộ
ph n t c a hàm, nh ng không nên nh p theo cách ầ ử ủ ư ậ
này vì d b sai đ a ch /tên ô/vùng, tên hàm, đ i s ễ ị ị ỉ ố ố

c a hàm.ủ

Đ nh p 1 bi u th c, ph i b t đ u v i phím d u ể ậ ể ứ ả ắ ầ ớ ấ
“=” hay click icon Paste Function đ ch n 1 ể ọ
hàm làm ph n t đ u tiên c a bi u th c (d u “=” ầ ử ầ ủ ể ứ ấ
t đ ng đ c thêm vào đàng tr c)ự ộ ượ ướ