Giáo trình soạn thảo văn bản 2010

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

1

Mục lục Word 2010

Bài mở đầu
LỊCH SỬ MICROSOFT OFFICE WORD

I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010

1. Tối ưu Ribbons
2. Hệthống menu mới lạ
3. Chức năng Backstage View
4. Chức năng Paster Preview
5. Chức năng Text Effect
6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn
7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button
8. Khả năng mở rộng màn hình
9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng
10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản
11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp
12. Phát triển chức năng tìm kiếm
13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ

II. Nội dung chính

Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010

1. Tạo mới văn bản
2. Mở một văn bản tạo sẵn
3. Lưu một văn bản đã soạn thảo
4. Thao tác với chuột và bàn phím
5. Chọn khối và thao tác trên khối

Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản
1. Định dạng văn bản
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

2

2. Định dạng cột, tab, Numbering
3. Drop Cap
4. Watermark (nền bảo vệ văn bản)
5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản
6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản
7. Định dạng trang văn bản

Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng
1. Chèn các kí tự đặc biệt
2. Chèn ClipArt và hình ảnh
3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ
4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ
5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ
6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học

Chương 4: Thao tác với bảng biểu
1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng

2. Định dạng đường viền và nền cho bảng
3. Chèn công thức toán học vào bảng
4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
1. Auto Correct và Macro
2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word
3. Tìm kiếm, thay thế
4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ
điển mặc định và công cụ đếm từ
5. In tài liệu Word
6. Trộn tài liệu (Mail Merge)

Chương 6: Các phím tắt trong Word
1. Các loại phím tắt:
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

3

2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)
3. Các phím tắt thông dụng:

Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010
1. Các công cụ đồ họa của Word 2010
1. Sử dụng Word 2010 để viết Blog
2. Tạo mục lục trong Word 2010
3. Tạo trang bìa trong Word 2010
4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word
5. Gởi file qua Email từ môi trường Word

6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word
7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn
8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ
11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên
12. Tạo bảng bằng phím
13. Tạo đường kẻ
14. Bỏ tính năng tự động SuperScript
15. Copy định dạng bảng tính
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

4

Bài mở đầu
LỊCH SỬ MICROSOFT OFFICE WORD

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công
cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi
tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô
(text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa
(graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm
thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn.
Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của
nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của
Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc hay .docx đối với Word
2007. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin
văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác,
chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.

Phát

hành
Phiên bản
Chú thích
11.1983
Word 1.0
Phiên bản Word đầu tiên này chạy trên hệ điều
hành MS-DOS.
1989

Word for
Windows
Phiên bản Microsoft Word đầu tiên chạy trên
Windows.
1991

Word for
Windows
2.0
Word 2.0 trở nên khá phổ biển đối với người sử
dụng trước khi có Word 6.0.
1993

Word 6 for
Windows
Word 6.0 dùng cho cả DOS và Windows. Phiên
bản này đã được dùng khá phổ biển trong suốt
thời gian đó cùng với các ứng dụng khác của bộ
ứng dụng văn phòng
Microsoft Office phiên bản
4.3. Word 6.0 for DOS cũng là bản cuối cùng của

Word dành cho MS-DOS. Số 6 trong tên phiên
bản ứng với phiên bản WordPerfect cùng thời và
phiên bản Word dùng cho DOS.
1995

Word 95
hay Word
7.0
Cùng với sự ra đời của Windows 95, một phiên
bản 32-bit của hệ điều hành Windows, Microsoft
cho phát hành Word 95, còn được biết đến với cái
tên Word 7.0. Về cơ bản, Word 7.0 giống Word
6.0, nhưng nó hỗ trợ chế độ 32-bit của Windows
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

5

95, mà điển hình là hỗ trợ tên tập tin dài (long
filename), trong khi MS-DOS chỉ hỗ trợ tên tập tin
dài đến 8 ký tự cho phần tên, và 3 ký tự cho phần
mở rộng, gọi tắt là 8.3.
1997

Word 97
Đây là phiên bản phổ biến tiếp theo, thuộc gói sản
phẩm Microsoft Office 97.
1999

Word 2000

Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft Office 2000.
2001

Word XP
Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft Office XP.
Còn được gọi là Word 2002.
2003

Office
Word 2003
Phiên bản này đi cùng với gói công cụ văn phòng
Microsoft Office 2003
2006

Office
Word 2007
Đi kèm với Microsoft Office 2007. Phiên bản này
có giao diện hoàn toàn khác so với các phiên bản
trước. Định dạng văn bản mặc định được đổi
thành .docx (theo chuẩn
Office Open XML) thay
vì .doc như các phiên bản trước. Vì vậy, định
dạng .docx không được hỗ trợ bởi các phiên bản
Word trước 2007. Riêng Word XP và Word 2003
muốn đọc được định dạng .docx phải có cài đặt
Office Compatibility Pack, được Microsoft cung
cấp miễn phí.
2010

Office

Word 2010
Phiên bản này đi cùng với gói công cụ văn phòng
Microsoft Office 2010
|- | 2013 | Office Word 2013 | |
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

6



I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010
1. Tối ưu Ribbons
Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu
chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thu hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới
trong bộ Office 2010.
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra
theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như
kiểu menu cũ .
Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy
nhiên, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người
dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức
năng của riêng.

Menu Ribbon trên Word 2010
Cụ thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về
sự mới lạ, tuy nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận
quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ trên Office 2003.

2. Hệ thống menu mới lạ

Trước đây, Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office
2003 cũng như các phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là
menu của chương trình.Giờ đây, Office 2010 lại tạo nên 1 cấp độ mới và
là một sự thay đổi về menu công cụcủa chương trình. Khi lựa chọn trên
menu công cụ , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ
Office 2010 sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùychọn
như Save, Open, Close, Preview…
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

7




Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

8


Và trên cùng, hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác
giả, kích thước tập tin, và các thông tin về sửa đổi file . Thêm vào đó là
một cửa sổ cho phépbạn xem trước tài liệu ở dạng trang in để chắc
chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý bạn. Nói một cách
đơn giản: Hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn
rất nhiều.

3. Chức năng Backstage View

Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên
Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn
hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện lên. Trên màn hình
này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ , màn hình bên phải sẽ là tùy
chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó .


Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

9

4. Chức năng Paster Preview

Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office
trước và phát hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều
thời gian để dán một đoạn văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn
thảo của mình.

Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội
dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại
nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp lý và phù hợp với định dạng
của nội dung soạn thảo. Và đó là lý do tính năng Paste Preview được ra
đời.

Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như
thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết
kiệm được thời gian. Ngoài ra tính năng này còn cho phép lưu giữ định
dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định
dạng của nội dung trước khi dán.
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

10

5. Chức năng Text Effect

Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào
trang văn bản, giờ đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn
rất nhiều và người dùng cũng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí
văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007.Tính năng WordArt
chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự
vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.

Với tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng
đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word
2010. Thật đơn giản bạn chỉcần lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng
hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượngText Effect trên thanh công
cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn các
hiệu ứng cần áp dụng

Và bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với
văn bản của mình.
Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ
đây người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng
của WordArt
Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu
sắc, đánh dấu với văn bản mang hiệu ứng của WordArt.

Chú ý:
Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ
Word 2010 và có định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng
*.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản.

6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn

Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đây
như Doc, Docx thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF
và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007.

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

11

7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office
Button

Để biết thông tin về file văn bản bản đang làm việc bạn chỉ việc nhấp
chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung
lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa,
thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo,…


















8. Khả năng mở rộng màn hình

Office 2010 cho phép người dùng mở rộng
cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện

bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize
the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ
làm việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1.
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

12

9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng














Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán,
Office 2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ.
Cụ thể, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh
cũng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. Bạn thậm chí có
thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới.

Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tính năng mà bạn có thể làm
được với các file media. Mặc dù nó sẽ không phải là phần mềm chỉnh
sửa ảnh chuyên dụng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm
cho việc tạo và chỉnh sửa nội dung các hình ảnh dễ dàng hơn.

10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản

Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ
dàng nhận thấy nút lệnh Screenshot.


Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

13

Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp
ảnh một ứng dụng đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn
vào ngay tại vị trí con trỏ.









Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các
cửa sổ đang mở và chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp

chuột vào đối tượng để có đượcbức ảnh chèn vào văn bản. Người dùng
củng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen
Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn
hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen
người dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng
lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có được một bức ảnh chèn vào
văn bản là vùng vừa chọn.

11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp

Với Office 2010 người dùng có thêm
nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ
và hiệu ứng cho đối tượng picture
được chèn vào văn bản. Chỉ cần
chọn đối tượng này sau đó vào Menu
Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn
để thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.

12. Phát triển chức năng tìm kiếm
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

14

Nếu như với Office 2007 và các phiên bản
trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác
biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển
chức năng này thành một chức năng khá linh
hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện
đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ

hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp
lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm
kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm
vào ô Search Document thì các từ giống sẽ
được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời
hộp thoại cũng hiện ra một phân đoạn văn
gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có
thể dễdàng di chuyển đến vùng có từ đang
tìm kiếm.

13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ

Bạn luôn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ
bị thay đổi và truy cập trái phép. Điều này sẽ
được hạn chế tối đa ở trong Office 2010.
Phiên bản Office mới cung cấp những tính
năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà
không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra
còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ ”
(protection mode) để tránh việc bạn vôtình
sửa nội dung của file ngoài ý muốn. Office
2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số
những người nhận được tài liệu của bạn được
phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà
không có quyền chỉnh sửa.


Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

15

II. Nội dung chính
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010
1. Tạo mới văn bản
Tương tự như Word 2007, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word
2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button
(hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc
Tab File), chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã
chọn.

2. Mở một văn bản tạo sẵn
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là
Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc
Tab File), chọn Open.
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

16

3. Lưu một văn bản đã soạn thảo
Lưu tài liệu
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save.
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu
cầu đặt trên file và chọn nơi lưu.
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft
Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như
Word 2007).
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX,
khác với
*.DOC mà bạn đã quen thuộc.Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào
mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển
đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương
trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong
danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003
Document).
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp

thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save
files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn
OK.






Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

17

Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên
bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button
(hoặc Tab File), Word Options, chọn Save.

4. Thao tác với chuột và bàn phím
4.1 Thao tác với chuột:
a. Sao chép dạng văn bản
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format
Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn có thể
dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc
nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi
nhất.
Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút
Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc
bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp
theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối
chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước
để bạn bấm kép nút Format Painter).
b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table
Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều
dạng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau:
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

18

chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu
sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà bạn muốn.
c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang
Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dạng văn bản, đặt
khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công
dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi, đó là xem chính xác (thể
hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh trang
hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm

và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời
bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần
là bao nhiêu.
d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản
Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu,
bạn có thể dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển
văn bản. Ở đây không cần phải nói gì thêm về phương pháp này (vì
chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này), nhưng chỉ lưu ý một
điều là để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text
editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu.
e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu
Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút
Zoom trên thanh Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua
hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có3 nút thìcó thể nhanh chóng
phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn giữ
phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).
f. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup
Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ
phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy
thìbạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup.Thay vì mở các hộp thoại
đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn có thể nhanh
chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước
ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp
thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup).
g. Đánh khối toàn bộ tài liệu
Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên
mà bạn sẽ làm là đánh khối toàn bộ chúng và bạn có thể dùng những
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

19

cách như bấm menu Edit-Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bạn hãy
thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ
chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần cũng có thể chọn toàn
bộ tài liệu được đấy.
4.2 Thao tác với bàn phím
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự.
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự.
Các phím xoá ký tự:
Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ (bên phải con trỏ). Phím
Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ.
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế
(Overwrite) ký tự.
Các phím điều khiển:
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình.
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình.
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home.
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.
Thao tác nhanh trong văn b
ả
n v
ớ
i các phím t

ắ
t thông d
ụ
ng
1
Ctrl+1
Giãn dòng đơn (1)
2
Ctrl+2
Giãn dòng đôi (2)
3
Ctrl+5
Giãn dòng 1,5
4
Ctrl+0 (zero)
Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
5
Ctrl+L
Căn dòng trái
6
Ctrl+R
Căn dòng phải
7
Ctrl+E
Căn dòng giữa
8
Ctrl+J
Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề
9
Ctrl+N

Tạo file mới
10
Ctrl+O
Mở file đã có
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

20

11
Ctrl+S
Lưu nội dung file
12
Ctrl+P
In ấn file
13
F12
Lưu tài liệu với tên khác
14
F7
Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
15
Ctrl+X
Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)
16
Ctrl+C
Sao chép đoạn nội dung đã chọn
17
Ctrl+V
Dán tài liệu

18
Ctrl+Z
Bỏ qua lệnh vừa làm
19
Ctrl+Y
Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với
Ctrl+Z)
20
Ctrl+Shift+S
Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng
mục lục tự động
21
Ctrl+Shift+F
Thay đổi phông chữ
22
Ctrl+Shift+P
Thay đổi cỡ chữ
23
Ctrl+D
Mở hộp thoại định dạng font chữ
24
Ctrl+B
Bật/tắt chữ đậm

25
Ctrl+I
Bật/tắt chữ nghiêng

26
Ctrl+U

Bật/tắt chữ gạch chân đơn

27
Ctrl+M
Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định
1,27cm)
28
Ctrl+Shift+M
Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
29
Ctrl+T
Lùi những dòng không phải là dòng đầu
củađoạn văn bản vào 1 tab
30
Ctrl+Shift+T
Lùi những dòng không phải là dòng đầu
củađoạn văn bản ra lề 1 tab
31
Ctrl+A
Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
32
Ctrl+F
Tìm kiếm ký tự, từ, đoạn văn
33
Ctrl+G
(hoặc F5)
Nhảy đến trang số
34
Ctrl+H
Tìm kiếm và thay thế ký tự

35
Ctrl+K
Tạo liên kết (link)
36
Ctrl+]
Tăng 1 cỡ chữ
37
Ctrl+[
Giảm 1 cỡ chữ
38
Ctrl+W
Đóng file
39
Ctrl+Q
Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab)
40
Ctrl+Shift+>
Tăng 2 cỡ chữ
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

21

41
Ctrl+Shift+<
Giảm 2 cỡ chữ
42
Ctrl+F2
Xem hunh ảnh nội dung file trước khi in
43

Alt+Shift+S
Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window
44
Ctrl+enter
Ngắt trang
45
Ctrl+Home
Về đầu file
46
Ctrl+End
Về cuối file
47
Alt+Tab
Chuyển đổi cửa sổ làm việc
48
Start+D
Chuyển ra màn hình Desktop
49
Start+E
Mở cửa sổInternet Explore, My computer
50
Ctrl+Alt+O
Cửa sổ MS word ở dạng Outline
51
Ctrl+Alt+N
Cửa sổ MS word ở dạng Normal
52
Ctrl+Alt+P
Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
53

Ctrl+Alt+L
Đánh số và ký tự tự động
54
Ctrl+Alt+F
Đánh ghi chú (Footnotes) ở chkn trang
55
Ctrl+Alt+D
Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở
đó
56
Ctrl+Alt+M
Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di
chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích
57
F4
Lặp lại lệnh vừa làm
58
Ctrl+Alt+1
Tạo heading 1
59
Ctrl+Alt+2
Tạo heading 2
60
Ctrl+Alt+3
Tạo heading 3
61
Alt+F8
Mở hộp thoại Macro
62
Ctrl+Shift++

Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)
63
Ctrl++
Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)
64
Ctrl+Space
(dấu cách)
Trở về định dạng font chữ mặc định

65
Esc
Bỏ qua các hộp thoại
66
Ctrl+Shift+A
Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với
chữ tiếng Việt có dấ
u thì không nên di
chuyển)
67
Alt+F10
Phóng to màn hình (Zoom)
68
Alt+F5
Thu nhỏ màn hình
69
Alt+Print
Screen
Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình

70

Print Screen
Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

22

5. Chọn khối và thao tác
• Chọn khối
- Cách 1: nhắp mouse từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần
chọn
- Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và
nhắp mouse ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn
- Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di
chuyển con trỏ text đến điểm đầu
Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ
text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn
• Sao chép, di chuyển:
Lệnh
Biểu tượng
Phím tương đương
Ý nghĩa
Cut

Ctrl + X
Chuyển đoạn văn bản đã
chọn vào bộ nhớ Clipboard.
Copy

Ctrl + C

Chép đoạn văn bản đã chọn
vào bộ nhớ Clipboard.
Paste

Ctrl + V
Dán đoạn văn bản có
trong Clipboard vào vị trí
con trỏ text.

- Đánh dấu chọn đoạn văn bản
- Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut
- Đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste • Xóa khối
- Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím
Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản
1. Định dạng văn bản
In đậm
1. Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng
chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini.
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

23

2. Nhấn nút Bold (B).
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B.
Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm.
In nghiêng
Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn
nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I).
Gạch dưới đoạn text

Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn.Nhấn Ctrl+U lần nữa để
bỏ gạch dưới.
Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:
* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
- Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới.
- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải.





Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK.
* Gạch đôi ở dưới từ:
Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên.
Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK.
* Đường gạch dưới trang trí:
Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên.
- Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích.
- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color
và chọn màu mình thích. Nhấn OK.
Đổi màu chữ
1. Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng
chọn để xuất hiện thanh công cụ Mini.
2. Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích.
Đổi kích cỡ chữ
Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010
ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

24

1. Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công
cụ Mini.
2. Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt
Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt
Ctrl+Shift+<).
Đánh dấu (HighOight) đoạn text
Đánh dấu đoạn text để làm nó trông nổi bật hơn. Cách thực hiện:
1. Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text
Highlight Color.
2. Chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích (thường là màu vàng).
3. Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu.
4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút
Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC.
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text
1. Chọn đoạn text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu.
2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút
Text Highlight Color.
3. Chọn No Color.
Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)
1. Chỉ số trên (Superscript);
2. Chỉ số dưới (Subscript).







Chọn đoạn text cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn
nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chữ số trên, hoặc

nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng chữ số dưới.
CANH CHỈNH VĂN BẢN
Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên