Quản lý hoạch toán nguyên vật liệu.DOC

Lời nói đầu
Hoạt động trong cơ chế thị trường có điều tiết vĩ mô của nhà nước, đồng thời chịu nhiều
sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải tự
lấy thu bù chi và có lãi. Để đạt được những yêu cầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và
hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất. Nó giám sát và quản lý chặt
chẽ, phản ánh khách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra:
giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến các chỉ tiêu trên. Do đó quản lý,
hạch toán tốt nguyên vật liệu cũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản
lý chung của đơn vị để đạt được yêu cầu đã đề ra.
Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đề này hy vọng sẽ
vận dụng được cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ góp phần nhỏ bé trong ý kiến của
mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiện hơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong
thực tiễn.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần:
Phần I: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12.
Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện.
Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không tránh
khỏi những sai sót về lý luận cũng như kiến thức. Tôi rất mong được sự góp ý của thầy giáo để
bài viết được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
1
Phần I
Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất
1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
a. Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành
nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật tư không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật
chất nói chung và xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không
có ảnh hưởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không
có nguyên vật liệu, nhưng khi có rồi thì nguyên vật liệu đó phải đảm bảo quy cách, phẩm chất
thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷ trọng lớn trong
tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu
ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản
xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất
còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan
trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất.
b. Yêu cầu quản lý:
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ
sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Dưới
chế độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng
những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một
cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là
nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm với sự hao phí ít nhất nhưng lại thu được hiệu quả kinh tế
cao nhất.
Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến việc hạch toán giá thành,
cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thì trước hết hạch toán vật liệu
cũng phải chính xác. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và
sử dụng. Đó là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn
được các nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, xuất phát từ
chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các khâu sau:
2
- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống
nhất của nhà nước và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn

kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến
động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để
tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử
dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại và đánh giá vật liệu.
a. Phân loại vật liệu:
Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu
khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý
chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết
được từng thứ từng loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể
thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia
khác nhau. Song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò
của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên
vật liệu được dựa thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm )
- Vật liệu phụ
- Nhiên liệu
- Phụ tùng thay thế
- Thiết bị xây dựng cơ bản
- Phế liệu
b. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phương pháp nhất định. Về nguyên
tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế.
* Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (chưa có
VAT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp
bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) - các khoản
chiết khấu, giảm giá (nếu có).

3
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá thực tế
vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế vật
liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về
doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận
vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận.
- Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được).
* Giá vốn thực tế xuất kho.
Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tế của vật liệu xuất
cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có
thể tính theo một trong các phương pháp sau:
- Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:
Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ
Đơn giá vật liệu giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
tồn đầu kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ
bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho
cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Giá thực tế vật liệu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
tồn đầu kỳ
Số lượng vật liệu số lượng vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá thực tế xuất kho = Số lượng x đơn giá bình quân
- Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có
giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập xuất và số lượng xuất kho theo từng lần
nhập đó.
- Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước:

Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập.
Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá
thực tế nhập trước với lượng xuất kho lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất
thuộc lần nhập trước), được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá vật liệu tồn
cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
4
=
+
Đơn giá bình quân
gia quyền
=
- Tính theo giá nhập sau xuất trước:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ
vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất sau đó
mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho.
- Phương pháp giá hạch toán:
Giá hạch toán được sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Cuối tháng
điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá
thực tế và giá hạch toán:
Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số
xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch
Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng
cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu.
3. Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu
a. Chứng từ sử dụng:
Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao

gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT)
Thẻ kho (mẫu 06 - VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH)
Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH)
b. Sổ chi tiết vật liệu
Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế
toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Thẻ kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
5
=
x
+
+
Hệ số
chênh lệch
=
- Số số dư
c. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
*Phương pháp thẻ song song
Nội dung của phương pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán.
- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ
ghi theo chỉ tiêu số lượng.
- ở phòng kế toán:Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình

nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Phương pháp này ghi chép đơn giản nhưng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng
kế toán. Nó được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các
nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
-ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn
giống như phương pháp trên.
- ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất
tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định
kỳ gửi lên. Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng
lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố
trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.
* Phương pháp sổ số dư:
- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt số lượng,
đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho và số dư theo chỉ tiêu số
lượng.
- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn
kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị.
Phương pháp này có nhiều ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc để kiểm tra giám sát
thường xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lượng
mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó được áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ
nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn
của cán bộ tương đối cao.
4. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phương
pháp sau:
a. Phương pháp kê khai thường xuyên:
6
Phương pháp này ghi chép một cách thường xuyên liên tục, nó được áp dụng ở phần lớn
các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn.

* TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu
Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị
Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho
Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại
Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL
Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)
Dư nợ: giá thực tế NVL tồn kho
Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối tượng khác
nhau:
TK 331 - Phải trả người bán
Bên nợ: + Số tiền đã thanh toán cho người bán
+ Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng
+ Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
+ Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ
phải trả.
+ Số tiền ứng trả trước cho người bán, nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ.
Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán
+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc
thông báo giá chính thức.
Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán
Dư nợ (nếu có) : số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho người bán
TK 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán.
TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường.
Bên nợ: + Giá trị hàng đang đi trên đường.
+ Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ
(theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: + Giá trị hàng đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử
dụng hay khách hàng.
+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ

(theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa nhập kho
7
Ngoài ra còn có các TK liên quan như:
111 - tiền mặt
112 - tiền gửi ngân hàng
141 - tạm ứng
222 - góp vốn liên doanh
241 - XDCB dở dang
411 - vốn kinh doanh
621 - chi phí NVL trực tiếp
627 - Chi phí sản xuất chung
642 - Chi phí quản lý DN
641 - Chi phí bán hàng
133 - Thuế VAT được khấu trừ
* Kế toán tổng hợp tăng
- Mua NVL hàng đã nhập kho (hoá đơn và hàng cùng về)
Nợ TK 133
Nợ TK 152
Có 111, 112, 141, 331, 311, 341,333
- Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về:
Nợ 151
Nợ 133
Có 111, 112, 141, 331
Khi hàng về (nhập kho, hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng).
Nợ 621, 627, 641, 642
Nợ 632
Nợ 157
Có 151
- Các chi phí liên quan đến mua vật liệu

Nợ 152
Nợ 133
Có 11, 112, 331...
- Khi thanh toán số chiết khấu,giảm giá mua hàng được hưởngvà giá trị hàng trả lại do
không đúng chất lượng qui cách ... theo hợp đồng:
Nợ 331, 111, 112, 1388
Có 152
8