Ứng dụng EDI trong lĩnh vực thương mại điện tử trên thế giới và ở việt nam

5
Nguyễn Hữu Biên
I. Cơ sở lý luận
1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI
1.1.1: Khái niệm
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange ) sự
truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh
nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó.
Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL),
việc trao đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện
tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính
điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được
thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời
gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi
đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình
giao dịch.
EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp,
và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ
TMĐT . Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong
TMĐT B2B .
5
Nguyễn Hữu Biên
Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin
được chứa đựng truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu
báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên
chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin trao đổi giữa các đối tác thương mại
ở Mỹ
1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI
Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20
đã dẫn đến sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh
nghiệp chính thức.

Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và
xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, nhưng thông tin trao đổi giữa các doanh
nghiệp vẫn tiếp tục được in ra giấy.
Đầu những năm 1960, trong khi đang làm việc tại Công ty Du Pont,
ông đã phát triển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin
hàng hoá giữa Công ty Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman
Tank Lines. Năm 1965, hãng vận chuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho
hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai chuyển hàng dưới dạng những
thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào máy tính.
5
Nguyễn Hữu Biên
Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã chophép các đối
tác thương mại truyền dữ liệu qua các đường dây điện thoại thay cho việc
vận chuyển phiếu đục lỗ hoặc băng từ.
Khó khăn: một chương trình dịch thuật mà một đối tác viếtra có thể
không phù hợp với đối tác kia, mỗi công ty thamgia vào quá trình trao đổi
thông tin này phải đầu tư khá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT. Chỉ
những công ty lớn mới có thể đầu tư, và lượng giao dịch phải thật lớn mới
có thể tương xứng với chi phí đầu tư.
Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tấtcả các
thành phần dữ liệu được chứa một cách phổ biến trongcác vận đơn, hoá đơn,
tờ khai vận chuyển và các mẫu giấy tờ khác.
Thay cho việc in ra mẫu giấy, người vận chuyển có thể chuyển thông
tin về chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính tương thích với các định dạng
chuẩn của TDCC.
Người vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một
công ty đại lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn
của TDCC.
Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn
của TDCC đó thành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông

tin của công ty mình.
5
Nguyễn Hữu Biên
Các công ty vận tải hưởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra
giấy và xử lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về
lỗi và các thủ tục sửa lỗi.
Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng
không, đường bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê
khai điện tử liên ngành do Uỷ ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation
Data Coordinating Committee - TDCC) của Mỹ khởi xướng và vào năm
1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao đổi dữ liệu điện tử
(EDI) đầu tiên của mình.
Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao
đổi dữ liệu điện tử vào năm 1977.
1.1.3. Sựphát triển của EDI
5
Nguyễn Hữu Biên

Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn,
một số tổ hợp công nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực
tạo lập một hệ thống chuẩn chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện
tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sản phẩm được sử dụng phổ biến khác.
Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard
Institute) là cơ quan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ.
Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống
nhất các chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn được uỷ quyền
X12.
5
Nguyễn Hữu Biên
Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm

việc ở hơn 800 doanh nghiệp và tổ chức.
• Tiêu chuẩn thông thường bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao
dịch (Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi
dữ liệu kinh doanh đặc thù.
Một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh
doanh.
Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô
General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI. Những nhà
bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co. và Kmart Corp. cũng bắt đầu sử dụng
EDI.
5
Nguyễn Hữu Biên
Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc
bằng cách loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với
những nhà cung cấp. Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt
tiền và những mạng gia tăng giá trị (VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp
thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho các khách hàng lớn
của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI
trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều yêu cầu
các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản:
Không có EDI, không có doanh thu.
Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên dưới tên
gọi EDI cho quản trị, thương mại và vận tải (EDIFACT, hay
UN/EDIFACT).
5
Nguyễn Hữu Biên
Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI.
Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn
quốc tế UN/EDIFACT . Tuy nhiên, chưa xác định thời điểm cuối cùng cho
việc hoàn thành việc dịch chuyển này .

Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn
này dựa trên các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu
EDI vào các hệ thống thông tin định hướng quá trình kinh doanh trở nên khó
thực hiện.
Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI hướng tới các quá trình kinh doanh
thay cho các mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn
toàn các mẫu chuẩn, mà các mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ
tầng CNTT của nhiều tổ chức trong 30 năm qua.
5
Nguyễn Hữu Biên
II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam
2.1 Nội dung về EDI
2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI
EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho
đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và
tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch.
Quy trình hoạt động của EDI như sau :
• Chuẩn bị tài liệu điện tử
• Dịch dữ liệu để chuyển đi
• Truyền thông
• Dịch dữ liệu đến
• Xử lý tài liệu điện tử
Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu
những bên tham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI. Các bên tham
gia sẽ truyền và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI. Và hiện nay
5
Nguyễn Hữu Biên
thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là: ANSI ASC X12 và
UN/EDIFACT.
 Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử. Nghĩa là họ

phải mã hóa dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ
thống phần mềm của mình. Như trên sơ đồ chúng ta có thể nhận thấy các
bước thực hiện ở đây:
 Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI
Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải modern. Để chuẩn bị truyền dữ
liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử.
 Bước 3 : Truyền thông. Truyền EDI trong môi trường mạng. Ở đây sẽ có
2 cách để thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và
nhược điểm riêng của nó.
- Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng. Phương pháp này
có ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao. Dữ
liệu có thể dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác của mình.
- Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng. Nghĩa là sẽ có những công ty
đứng ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau. Phương
pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được
5
Nguyễn Hữu Biên
thực hiện một cách tuyệt đối. Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền
trong một đường dây riêng.
 Bước 4: Dịch dữ liệu đến. dữ liệu modern Phong bì EDI cho thông điệp
truyền tải chuyển định dạng trong. Ở đây với hệ thống phần mềm của
mình, bên nhận sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua
bộ hệ thông phần mềm của họ dựa trên các chuẩn EDI.
 Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử . Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển
đến hệ thống điện tử. Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí.
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt
động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó.
Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và
truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được
qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác. Ở đầu nhận, dữ

liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động
xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra
trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên
những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay. Lúc này
mạng EDI ( thay cho bưu chính ) kết nối hai công ty.
5
Nguyễn Hữu Biên
Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định
dạng sử dụng nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao
dịch EDI chuẩn. Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của
công ty cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và
nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với
những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty.
2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch
qua giấy tờ và qua EDI)
• Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ : Trước khi có EDI, các
giao dịch thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản.
5
Nguyễn Hữu Biên
Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực
tiếp 2 bên chuyển giao cho nhau. Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết
định kí kết hợp đồng, tất cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình
hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên,
đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả
doanh nghiệp và cá nhân.
• Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)
5
Nguyễn Hữu Biên
(EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này
sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được

thỏa thuận về cấu trúc thông tin . EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả
tối đã cho việc trao đổi các chứng từ thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn,
vận đơn, phiếu giao hàng, v.v ), giữa các đối tác cũng như kết nối với các
đối tác trong/ngoài doanh nghiệp.
EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự
động mà không cần có sự can thiệp của con người. EDI có thể làm thay đổi
5
Nguyễn Hữu Biên
quy trình/văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại
kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã có trước đó.
Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung
như giao dịch kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán. Vấn đề
này đang được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các
nước có quan điểm chính sách, pháp luật thương mại khác nhau, đòi hỏi phải
có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa
thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet. Chỉ như vậy mới đảm
bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện
tử.
2.1.3 Các loại kết nối EDI:
Hai quan điểm kết nối cơ bản: Kết nối trực tiếp và Kết nối gián tiếp
 Kết nối trực tiếp các đối tác thương mại
• Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI
phải vận hành một máy tính phiên dịch riêng của mình.
• Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng
modem và qua các đường dây điện thoại hoặc các đường thuê bao
riêng.
5
Nguyễn Hữu Biên
• Phương án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối tác nằm
ở các múi thời gian khác nhau với các giao dịch nhạy cảm về thời

gian, và khi khối lượng giao dịch lớn.
• Phương án sử dụng đường dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ đối
với doanh nghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết nối với
những đối tác khác nhau. Các đối tác thương mại thường dùng các
giao thức truyền thông khác nhau, điều này làm cho cả hai phương án
kết nối trực tiếp đều khó thực hiện
 Kết nối gián tiếp các đối tác thương mại sử dụngVAN – Mạng giá
trị gia tăng
• Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác thương mại, công ty có thể
quyết định sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng (VAN).
• VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết
bị viễn thông, các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo
quản và gửi các thông điệp điện tử có chứa các set giao dịch EDI.
• Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần
mềm phiên dịch EDI sao cho tương thích với VAN. Thông thường,
5
Nguyễn Hữu Biên
VAN cung cấp luôn phần mềm này như một bộ phận trong thoả thuận
vận hành của mình.
• Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết
nối với VAN bằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc
đường dây điện thoại, sau đó gửi thông điệp đã được định dạng EDI
đến VAN.
• VAN sẽ log thông điệp và chuyển thông điệp đến hòmthư nằm trong
máy tính VAN của đối tác. Đối tác sẽ kết nối với VAN để nhận
thôngđiệp gửi đến mình từ hòm thư. Cách tiếp cận này gọi là kết nối
gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệp qua VAN thay vì kết nối
cácmáy tính của họ trực tiếp tới nhau.
 Ưu điểm của việc sử dụng VAN:
– Người sử dụng chỉ cần duy trì một giao thức truyền thông

thay vì phải sử dụng nhiều giao thức như trong trường hợp
trước
–VANghinhận các hoạt động thông điệp trong một audit log.
Audit log (nhật ký kiểm tra) VAN này trở thành một bản ghi
5
Nguyễn Hữu Biên
các giao dịch và điều này rất có ích khi phải giải quyết các tranh
cãi nảy sinh giữa các đối tác
– VANcóthể cung cấp việc phiên dịch giữa các set giao dịch
khác nhau (ví dụ dịch từ set ASC X12 sang set UN/EDIFACT)
– VANcóthể thực hiện kiểm tra tính tự động tương thích để
đảm bảo rằng set giao dịch có định dạng EDI riêng biệt
 Nhược điểm của các mạng VAN:
– Chi phí lớn: Phần lớn các mạng VAN đòi hỏi đóng phí vận
hành, phí bảo trì hàng tháng và phí giao dịch. Phí giao dịch dựa
trên khối lượng giao dịch, độ dài giao dịch hoặc cả hai. Những
đối tác thương mại có lượng giao dịch ít thường thấy khó khăn
chi phải chi trả phí vận hành và phí bảo trì cố định hàng tháng.
Ví dụ, chi phí ban đầu cho việc triển khai EDI, bao gồm phần
mềm, phí vận hành và phần cứng có thể vượt quá 50.000$
– Các công ty có thể sử dụng các mạng VAN khác nhau, không
phải khi nào cũng dễ giao dịch với nhau. Mặc dùmột số mạng
VAN thực hiện dịch vụ trao đổi thông điệp với các mạng VAN
5
Nguyễn Hữu Biên
khác, thì chi phí cho dịch vụ này là không thể dự đoán trước
được
– Lưu chuyển thông tin giữa các VAN không phải luôn luôn
cho phép việc kiểm tra theo dõi một cách minh bạch các giao
dịch làm cơ sở cho việc giải quyết các bất đồng

2.1.4 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên
cơ sở Internet
EDI truyền thống EDI trên cơ sơ Internet
Định nghĩa Là sự chuyển thông tin từ máy
tính này sang máy tính khác
bằng phương tiện điện tử theo
một tiêu chuẩn đã được thỏa
thuận về cấu trúc thông tin
Là sự trao đổi thông điệp cho các
giao dịch kinh doanh giữa các máy
tính của các tổ chức khác nhau
bằng cách sử dụng các thỏa thuận
chuẩn ( các hiệp định khác nhau
5
Nguyễn Hữu Biên
được đồng ý rộng rãi trên thế giới
đến mức có thể đươc) qua Internet.
Đặc điểm • Sử dụng mạng giá trị gia
tăng làm cầu nối để các
máy tính điện tử có thể
liên lạc với nhau, để lưu
trữ và tìm kiếm
• Tốn chi phí cho việc đóng
gói, vận chuyển….trực
tiếp đến tay người mua.
• Việc trao đổi giữa các
đơn vị, công ty về nội
dung, dung liệu thì được
trao đổi dưới dạng hiện
vật, và trực tiếp )

• Sử dụng mạng Internet là
phương tiện chính của EDI
với nhiều chức năng hơn
• Tiết kiệm được chi phí cho
việc đóng gói, vận chuyển…
vì được giao dịch thông qua
Internet.
• Việc trao đổi giữa các đơn
vị, công ty về nội dung, dung
liệu thì được trao đổi dưới
dạng số hóa và truyền gửi
theo mạng ( hay còn gọi là
giao gửi số hóa
2.1.5 Hạn chế của EDI truyền thống
• Tăng thời gian xử lý :Trong hệ thống dựa trên giấy tờ, việc chuyển vật
lý các tài liệu giữa các đối tác thương mại là nguyên nhân làm tăng
thời gian xử lý để hoàn thành một giao dịch đơn lẻ. Một lý do khác
cũng làm thời gian xử lý lâu hơn là thời gian nhập lại dữ liệu. Cùng
một thông tin được nhập vào hai lần, có thể nhiều hơn rất nhiều đặc
5
Nguyễn Hữu Biên
biệt là trong các ngành công nghiệp sản
xuất.
• Độ chính xác thấp : Vì hệ thống dựa trên giấy tờ đòi hỏi nhiều thể
nghiệm của cùng một thông tin, nên dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi
trong chu trình xử lý. Rõ ràng việc nhập lại dữ liệu giống nhau làm
tăng khả năng sinh lỗi.
• Chi phí lao động lớn : Luồng thông tin truyền thống đồi hỏi dữ liệu
được nhập thủ công tại mỗi bước trong chu trình xử lý, ví dụ phiếu đặt
mua hàng, hoá đơn, thông tin giao hàng, biên nhận,… Những hoạt

động này đỏi hỏi nhiều lao động. Bên cạnh đó quá trình vận chuyển,
luu trữ dữ liệu cũng tấ tốn kém .
• Tăng độ không chắc chắn : Vì chậm trể trong giai đoạn chuyển thư và
xử lý, thời gian nhận tài liệu sẽ không được đảm bảo. Việc người mua
nhận ra rằng nhà cung cấp không bao giờ nhận được phiếu đặt hàng
khi các mặt hàng không được đưa đến như mong đợi, không phải là
chuyện hiếm. Điều không chắc chắn này thường dẫn tới việc gọi điện
thoại thường xuyên để xác nhận tài liệu.
5
Nguyễn Hữu Biên
2.1.6 Lợi ích của EDI
Việc thực hiện EDI có tác động đến cả hai phía đối tác thương mại,
cho nên không thể thực hiện nó chỉ ở một bên Ví dụ: chỉ cho một bên mua
mà không cho bên bán, cũng không áp dụng được nếu chỉ đem lại lợi ích cho
một bên. Ví dụ, khách hàng của nhà cung cấp yêu cầu phải cung cấp cho họ
hoá đơn theo đường điện tử. Cái được đối với khách hàng là họ giảm được
tổng chi phí cho việc xử lý các hoá đơn của họ. Tuy nhiên phía nhà cung cấp
không được lợi gì cả vì chẳng có gì đảm bảo rằng họ sẽ được thanh toán sớm
hơn. Dẫn tới nhà cung cấp chẳng có quan tâm và hứng thú gì khi thực hiện
EDI.
Vì vậy chúng ta cần xác định được các lợi ích và ưu điểm của việc
thực hiện EDI từ cả hai phía của tổ chức và các đối tác là điều rất quan
trọng. Đối với ví dụ như trên, cùng với việc trao đổi hoá đơn điện tử, nên
thực hiện thêm việc chuyển tiền tự động để thanh toán, sao cho việc thanh
toán cho nhà cung cấp được nhanh hơn. Một quan hệ đối tác đúng trong EDI
là phải chú ý đến cách tiếp cận này để động viên và phát triển mối quan hệ
đối tác kinh doanh thực sự. Song song với việc xác định các lợi ích của việc
áp dụng EDI thì ta cũng cần phải tìm rõ các hạn chế của việc thực hiện EDI
5
Nguyễn Hữu Biên

để từ đó đưa ra các giải pháp giúp khắc phục các hạn chế đó và việc áp dụng
EDI này được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Những lợi ích mà EDI trên cơ sở internet đem lại trong các lợi ích sau
đây:
• Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư
tín
• Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần
• Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay
• Tăng tính chính xác của thông tin, giảm lỗi sai sót do không phải nhập
lại số liệu nhiều lần
• Hệ thống lưu trữ thông điệp giúp khẳng định văn bản đã được giao
đến cho đối tác và có thể theo dõi đường đi của hàng hoá trong từng
giai đoạn
• Được sử dụng cùng với hệ thống lưu kho tự động, EDI giúp giảm thời
gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho
• Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn có nghĩa đáp ứng nhu cầu
của khách hàng hiệu quả hơn
• Có cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng tính
cạnh tranh của công ty và của cả ngành công nghiệp
• Cải thiện mối quan hệ thương mại, củng cố quan hệ giữa khách hàng
và nhà cung cấp
• Giữ được các khách hàng quan trọng và có thể sử dụng như một công
cụ tiếp thị nhằm thu hút các khách hàng mới
5
Nguyễn Hữu Biên
• Giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Một số công ty lớn
yêu cầu các công ty đối tác phải sử dụng EDI mới tiếnhành kinh
doanh.
• Không những vậy, trong các giao dịch thương mại của các công ty
chúng ta nên sử dụng EDI vì khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng

dụng của công ty bạn có thể gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ
thống máy tính của đối tác mà không cần sự can thiệp của con
người .EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những
chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay.
Bằng cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có
thể giúp công ty bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải
thiện trình độ phục vụ khách hàng.
2.2 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam
2.2.1 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới
Lợi ích của EDI thì ai cũng đã nhìn thấy và ứng dụng EDI trong các
doanh nghiệp lớn, có tiềm lực về kinh tế là một điều tất yếu. EDI ngày càng
được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, chủ yếu phục vụ cho việc mua và phân
phối hàng như gửi đơn hàng, ngoài ra người ta cũng dùng cho các mục đích
khác, như thanh toán tiền khám bệnh, trao đổi các kết quả xét nghiệm v.v.
5
Nguyễn Hữu Biên
EDI chủ yếu được thực hiện thông qua mạng ngoài (extranet) với nhau và
thường được gọi là “ mạng thương mại” (net-commerce). Cũng có khi có
“EDI hỗn hợp” ( hybird EDI) dùng cho trường hợp chỉ có một bên đối tác
dùng EDI, còn bên kia thì vẫn dùng các phương thức thông thường ( như
fax, thư tín qua bưu điện…)
Tình hình phát triển EDI trên thế giới đặc biệt là những nước có phát
triển có nền tảng cơ sở hạ tầng tốt thì việc ứng dụng EDI trở nên phổ biến
hơn. Tuy nhiên, trông khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất tiền bạc nhiều
bằng việc loại bỏ các chi phí giấy tờ thì EDI lại tỏ ra khá đắt với các nhà
cung cấp. Nó đòi hỏi các nhà cung cấp phải sử dụng các phần mềm đắt tiền
và những mạng giá trị gia tăng ( VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp phải
sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho những khách hàng lớn của mình
vì không có khách hàng nào tuân thủ tập chuẩn con trong ngành của mình.
Trước tình hình phần lớn các khách hàng lớn yêu cầu sử dụng EDI, sự lựa

chọ trở nên khá đơn giản. không có EDI, không có doanh thu. Do vậy, điều
này buộc các doanh nghiệp, các tổ chức phải sử dụng EDI trong công việc
sản xuất kinh doanh của mình và EDI ngày càng trở nên phổ biến. Sau đây
là ví dụ về việc phát triển EDI ở một số quốc gia.