Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐÀO VĂN DUY
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY
BÁNH KẸO AN PHA
KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giảng viên hướng dẫn: TS. Hồ Thị Hương Thơm
Hải Phòng tháng 9 năm 2014
Báo cáo thực tập GV hướng dẫn: TS.Hồ Thị Hương Thơm
Sinh viên: Đào Văn Duy
Sinh viên: Đào Văn Duy 2
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
 
ĐÀO VĂN DUY
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY BÁNH KẸO
AN PHA
KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giảng viên hướng dẫn: TS. Hồ Thị Hương Thơm
Hải Phòng tháng 9 năm 2014
LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học
Hàng Hải Việt Nam, và sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn TS. Hồ Thị Hương
Thơm, chúng em đã hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp về đề tài “Xây
dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA”.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Công nghệ

thông tin, và đặc biệt là Cô giáo hướng dẫn TS. Hồ Thị Hương Thơm cùng các
nhân viên trong công ty đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện báo cáo
thực tập tốt nghiệp này.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng để thực hiện báo cáo một cách hoàn
chỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát
thực tế với nghiệp vụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm
lẫn mặt thời gian, nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản
thân em chưa thấy được. Em rất mong được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và
các bạn sinh viên trong khoa công nghệ thông tin để báo cáo thực tập tốt
nghiệp của em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, tháng 09 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Đào Văn Duy
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số bảng Tên bảng Trang
2.1 Bảng Nhóm các chức năng hệ thống 25
2.2 Bảng Ma trận thực thể chức năng 30
2.3 Bảng Nhân viên 46
2.4 Bảng Nhà cung cấp 47
2.5 Bảng Khách hàng 47
2.6 Bảng Loại Hàng 48
2.7 Bảng Mặt Hàng 48
2.8 Bảng Phiếu nhập kho 48
2.9 Bảng Chi tiết phiếu nhập kho 49
2.10 Bảng Phiếu xuất kho 49
2.11 Bảng Chi tiết phiếu xuất kho 50
2.12 Bảng Phiếu thu 50
2.13 Bảng Phiếu Chi 50

2.14 Bảng Chi tiết phiếu thu 51
2.15 Bảng Chi tiết phiếu chi 51
2.16 Bảng Phiếu nợ 52
2.17 Bảng Chi tiết phiếu nợ 52
2.18 Bảng Đơn đặt hàng 53
2.19 Bảng Chi tiết đơn đặt hàng 53
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hình Tên hình Trang
1.1 Danh sách các sản phẩm của công ty 15
1.2 Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp 16
1.3 Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từnhà cung cấp 17
1.4 Phiếu lĩnh vật tư 18
1.5 Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính 19
1.6 Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính 20
1.7 Phiếu xuất kho màu vàng (Ra vào cổng bảo vệ.) 21
1.8 Phiếu xuất kho màu trắng (Đưa tới đại lí bán lẻ.) 22
1.9 Phiếu xuất kho màu xanh (Giữ lại công ty.) 23
2.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 24
2.2 Sơ đồ phân rã chức năng 26
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 32
2.4 Biểu đồ của tiến trình “1.0.Quản lý hệ thống” 33
2.5 Biểu đồ của tiến trình “2.0.Quản lý danh mục” 34
2.6 Biểu đồ của tiến trình “3.0.Quản lý xuất nhập hàng” 35
2.7 Biểu đồ của tiến trình “4.0.Báo cáo” 36
2.8 Sơ đồ thực thể liên kết 45
2.9 Sơ đồ dữ liệu quan hệ 54
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, cùng với sự phát triển của đất nước ngành Công nghệ thông tin
đã có những bước phát triển mạnh mẽ không ngừng, tin học đã trở thành chìa
khóa dẫn đến thành công cho nhiều cá nhân trong nhiều hoạt động, lĩnh vực.Với

những ứng dụng của mình, ngành Công nghệ thông tin đã góp phần mang lại
nhiều lợi ích mà không ai có thể phủ nhận. Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý,tin
học đã tạo lên sự thay đổi nhanh chóng.
Chúng ta có thể thấy rằng với tốc độ phát triển có thể gọi là bùng nổ về tin
học như hiện nay thì các phương pháp quản lý thủ công đã trở lên lạc hậu. Có rất
nhiều bất cập trong cách quản lý cũ này, trước hết đó chính là sự kém cập nhật
thông tin về đối tượng quản lý, việc lưu trữ và bảo quản cũng trở lên khó khăn
khi số lượng thông tin là rất lớn. Thêm vào đó, sẽ mất rất nhiều thời gian cho
việc phân tích ,thống kê thông tin phục vụ cho việc đưa ra các quyết định.
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong việc quản lý tại các cơ
quan, tổ chức, xí nghiệp,…đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng một
vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở
các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp…Vấn đề ở chỗ mỗi cơ quan, tổ chức, xí
nghiệp…có các cách xử lý dữ liệu và quản lý khác nhau chính vì thế việc phân
tích vấn đề trong quản lý ứng dụng vào vi tính là vấn đề quan trọng mà em muốn
đề cập tới.Với mong muốn tìm hiểu về tầm quan trọng của việc phân tích hệ
thống thông tin tự động hóa trong lĩnh vực quản lý dữ liệu. Em đã lựa chọn đề
tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty bánh kẹo AN PHA”
làm đề tài tốt nghiệp.
Chương 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN
1.1: Khái quát về công ty
1.1.1: Giới thiệu về công ty
CÔNG TY BÁN KẸO AN PHA
Địa chỉ: Cụm công nghiệp Quán Trữ, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An,
Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam
ANPHA Tên giao dịch quốc tế: Anpha Limited Company là doanh nghiệp
chuyên sản xuất bánh kẹo có chất lượng hàng đầu Việt nam. Công ty được thành
lập ngày 18 tháng 10 năm 2004, khởi đầu với số vốn là 11,2 tỷ.Từ khi thành lập,
Công ty không ngừng phát triển, đa dạng hoá các sản phẩm, các ngành nghề kinh
doanh. Công ty đã mở rộng được các chi nhánh trong phạm vi lãnh thổ của cả

nước: Hạ Long, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh
Từ năm 2004 đến 2007, công ty tập trung vào các hoạt động Sản xuất,
kinh doanh các sản phẩm Công nghiệp thực phẩm- vi sinh; Xuất nhập khẩu các
loại: vật tư; nguyên liệu, hương liệu, phụ gia, thiết bị, phụ tùng có liên quan đến
ngành công nghiệp thực phẩm - vi sinh.
Đến năm 2008 Công ty mở rộng kinh doanh ở các ngành nghề mới như
Dịch vụ đầu tư, tư vấn, tạo nguồn vốn đầu tư, nghiên cứu đào tạo, chuyển giao
công nghệ, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành
công nghiệp thực phẩm.
Từ năm 2010 đến nay. Bên cạnh những ngành nghề chính Công ty đã mở
rộng sản xuất và kinh doanh ở các lĩnh vực mới như: Kinh doanh khách sạn,
chung cư, nhà hàng, đại lý cho thuê văn phòng, du lịch, hội chợ, triển lãm, thông
tin, quảng cáo.
Công ty luôn luôn thực hiện phương châm vừa sản xuất kinh doanh vừa
xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý kỹ thuật và công
nhân.
Mục tiêu kinh doanh
-Không ngừng nâng cao lợi ích của cổ đông.
-Tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh.
-Nâng cao thu nhập của người lao động trong Công ty.
Ngành nghề kinh doanh
Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm Công nghiệp thực phẩm- vi sinh; Xuất
nhập khẩu các loại: vật tư; nguyên liệu, hương liệu, phụ gia, thiết bị, phụ tùng có
liên quan đến ngành công nghiệp thực phẩm - vi sinh.
1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty
1.2.1: Cơ cấu tổ chức
Công ty bao gồm:
-Giám đốc: Ông Nguyễn Đăng Cầu
-Phó giám đốc: Bà Vũ Thị Vui
-Trưởng phòng kinh doanh: Ông Đào Văn Hằng

-Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Khánh Ly
-Thủ kho: Bà Vũ Thị Quý
-Chủ tịch công đoàn: Ông Đào Văn Chung
1.2.2 Mô tả cơ cấu tổ chức
-Giám đốc: là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, điều
hành, quản lý chung và chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động
cũng như kết quả hoạt động của công ty
-Phó giám đốc: là người giúp đỡ cho giám đốc, chỉ đạo công việc cụ
thể và giải quyết công việc. Có thể được giám đốc ủy quyền giải quyết các
công việc của giám đốc trong thời gian giám đốc vắng mặt và báo cáo lại
kết quả.
- Trưởng phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triển
khai thực hiện. Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ
thống nhà phân phối. Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng
nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng phụ trách, chỉ đạo chung và tham
mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán
cho công ty.
- Thủ kho: Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán
hàng. Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và
chuyển cho bộ phận liên quan. Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất
tồn. Kiểm soát nhập xuất tồn kho. Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép
vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý
chưa, kiểm tra kho có tuân thủ các qui định của công ty. Đối chiếu số liệu
nhập xuất với kế toán. Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập
xuất kho cùng NV kế toán, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá
trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Tham gia công tác kiểm kê
định kỳ (hoặc đột xuất).
- Chủ tịch công đoàn: Thực hiện tốt việc bảo vệ quyền và lợi ích
hợp pháp của nhân viên. Thực hiện tốt việc phát huy quyền là chủ của

nhân viên. Thường xuyên giáo dục nhân viên về mọi mặt. Thường xuyên
tổ chức tốt việc chăm lo xây dựng đội ngũ nhân viên của công ty
2.1: Giới thiệu nghiệp vụ bài toán
2.1.1: Thực trạng của công ty
Qua khảo sát thực tế thực trạng nghiệp vụ quản lý bán hàng của
công ty như sau:
- Việc lưu trữ các thông tin đều tiến hành thủ công bằng sổ sách và
các chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ nhiều năm, chính vì vậy gây
ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức
cho người trực tiếp điều hành.
- Khi lưu trữ bằng phương pháp truyền thống việc sữa đổi gặp nhiều
khó khăn.
-Tốn nhiều nhân lực, kinh tế
-Việc quản lý trên giấy tờ thủ công khiến việc tra cứu, tìm kiếm
thông tin trở nên rất khó khăn và bất tiện. Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất
mát gây hậu quả nghiêm trọng.
2.1.2: Mô tả nghiệp vụ bằng lời
- Công ty được tổ chức thành các phòng ban, đơn vị. Mỗi phòng có
một tên và mã số duy nhất, mỗi phòng ban sẽ làm nhiệm vụ khác nhau của
từng phòng và người có quyền quyết định cao nhất trong công ty là giám
đốc công ty.
- Phòng kinh doanh phụ trách việc cập nhật thông tin, liên hệ khách
hàng và phân tích thị trường trên địa bàn lân cận công ty để từ đấy xây
dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với từng thời điểm
để tăng lợi nhuận cho công ty.
- Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu
về các mặt hàng của công ty. Chúng ta sẽ quản lí về các thông tin: Mã
hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá nhập, Đơn giá xuất, Số lượng trong
kho, Ngày nhập hàng, Thời hạn bảo hành.Một số ứng dụng cần thực hiên
như: Bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, Cập nhật đơn

giá nhập và đơn giá xuất, Cập nhật các chi phí khác như phí cước vận
chuyển, Chương trình khuyến mại,…
- Nhập hàng vào kho có hai kiểu là nhập hàng từ nhà cung cấp kèm
theo hóa đơn và nhập hàng do khách hàng trả về (hàng bị lỗi). Việc nhập
hàng được quản lí bởi các thông tin: Số phiếu nhập, Ngày nhập, Tên nhà
cung cấp, Số hóa đơn, Mã hàng, Mặt hàng, Đơn vị tính, Số lượng.
- Xuất hàng có hai kiểu là xuất hàng cho để bán theo phiếu bán hàng
và xuất hàng do hàng bị lỗi, hàng khuyến mại (nếu có). Xuất hàng được
quản lí bởi các thông tin: Mã xuất kho, Ngày xuất hàng, Nhân viên xuất
hàng,Tên khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn vị tính.
- Khách hàng có thể đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực
tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi Fax, gửi đơn đặt hàng hoặc xem
hàng ở Showroom rồi mua trực tiếp khi đó phòng kinh doanh viết một bản
yêu cầu xuất hàng. Kế toán kho sau khi nhận được bản yêu cầu từ phòng
kinh doanh gửi xuống sẽ tiến hành soạn thảo hóa đơn xuất hàng dựa theo
đơn đặt hàng của khách hàng, hóa đơn sau khi được viết xong thì hàng sẽ
được chuyển qua cho bộ phận bán hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng
kiểm tra số lượng và hình thức đóng gói, nếu đúng mặt hàng yêu cầu thì
khách hàng sẽ thanh toán, với những khách hàng đặt mua hàng với số
lượng lớn mà công ty chưa thể đáp ứng được ngay thì công ty sẽ hẹn
khách hàng một khoảng thời gian cụ thể sẽ giao hàng khi đó khách hàng
cần ứng trước một khoản đặt cọc với giá trị thấp nhất bằng 20% tổng giá
trị hóa đơn. Số tiền còn lại sẽ thanh toán ngay khi khách nhận được toàn
bộ số hàng hoặc sau một khoảng thời gian đã được hai bên thống nhất.
- Khách hàng có thể thanh toán cho công ty bằng hai hình thức:
+ Trực tiếp bằng tiền mặt (đơn giá dưới 20 triệu)
+ Thanh toán qua tài khoản ngân hàng (đơn giá trên 20 triệu)
- Ta quản lí hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: Hóa đơn số, Mã
khách, Mã nhân viên, Ngày lập, Hình thức thanh toán, Tên hàng, Số
lượng, Đơn giá bán, Tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng cung

cấp có thể xuất làm nhiều lần.
- Tương tự như vậy công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thông qua
hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi Fax.Và cũng có
hai hình thức thanh toán như trên.
- Đối với nhân viên cần quản lí ở các thông tin: Mã nhân viên, Họ
tên nhân viên, Ngày sinh, Ngày vào làm việc, Địa chỉ, Điện thoại, Phòng
ban làm việc
- Đối với đối tác là khách hàng ta quản lí ở các mục: Mã khách
hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ liên hệ, Người đại diện giao dịch, Điện
thoại, Mail…
3.1: Các tính năng cơ bản của chương trình
- Cung cấp công cụ hỗ trợ cho việc bán hàng, nhập- xuất hàng, kiểm kê
kho hàng và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lí của công ty.
- Quản lí một cách tốt nhất, hiệu quả nhất việc thu chi, kế toán ngân
sách…
- Quản lí các hóa đơn, biểu mẫu liên quan đến hoạt động bán hàng của
công ty…
- Thống kê, báo cáo tình hình hoạt động một cách nhanh chóng và chính
xác nhất. Hỗ trợ một cách tốt nhất cho các nhân viên , phòng ban của công ty.
4.1:Các biểu mẫu liên quan
- Danh sách và báo giá các sản phẩm mà công ty kinh doanh
Hình 1.1: Danh sách các sản phẩm của công ty
- Công ty mua nguyên vật liệu làm bánh từ các nhà cung cấp. Nguyên
vật liệu sau khi được công ty mua về sẽ được đưa vào kho.
Hình 1.2: Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp
Hình 1.3: Hóa đơn mua nguyên vật liệu làm bánh từ nhà cung cấp
- Khi cần lấy nguyên vật liệu làm bánh, tổ trưởng sẽ cầm phiếu lĩnh vật
tư, điền các thông tin rồi vào kho lấy nguyên vật liệu.
Bánh, kẹo sau khi được làm xong sẽ được nhập trở lại kho.
Hình 1.4: Phiếu lĩnh vật tư

- Công ty có 2 hình thức phân phối sản phẩm:
+ Cho các nhà phân phối.
+ Cho các đại lí bán lẻ.
Hình 1.5: Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính.
Hình 1.6: Hóa đơn bán hàng cho các nhà phân phối chính
- Một số phiếu xuất kho, kiêm hóa đơn bán lẻ.
Phiếu xuất kho có 3 màu:
+ Trắng: Hóa đơn đưa tới đại lí bán lẻ
+ Xanh: Giữ lại cho kế toán vào sổ
+ Vàng: Ra vào cổng bảo vệ.
Hình 1.7: Phiếu xuất kho màu vàng (Ra vào cổng bảo vệ.)
Hình 1.8: Phiếu xuất kho màu trắng (Đưa tới đại lí bán lẻ.)
Hình 1.9: Phiếu xuất kho màu xanh (Giữ lại công ty.)
Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1: Biểu đồ ngữ cảnh
Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
1: Yêu cầu của khách hàng.
2: Hóa đơn bán hàng.
3: Yêu cầu báo cáo.
4: Báo cáo.
5: Đơn đặt hàng.
6: Hàng hóa.
2.2: Nhóm các chức năng của hệ thống
Bảng 2.1: Nhóm các chức năng hệ thống
NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2 NHÓM LẦN 3
1.Đăng nhập
Quản lý hệ thống
Quản lý bán hàng
2.Đăng xuất
3.Quản lý tài khoản

4.Đổi mật khẩu
5.Sau lưu, phục hồi dữ liệu
6.Quản lý danh sách nhà
cung cấp
Quản lý danh mục
7.Quản lý danh sách nhân
viên
8.Quản lý danh sách khách
hàng
9.Quản lý danh sách mặt
hàng
10.Quản lý đơn vị tính
11.Quản lý danh sách
nguyên vật liệu
12.Quản lý xuất nhập kho
Quản lý nhập xuất hàng
hóa
13.Quản lý bán hàng
14.Quản lý xuất nhập
nguyên vật liệu
15.Quản lý công nợ