Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án hệ thống thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 5. NHÓM QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI
DỰ ÁN HTTT
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án
2. Thu thập yêu cầu
3. Xác định phạm vi
4. Khởi tạo cấu trúc phân rã công việc
5. Xác minh phạm vi
6. Điều khiển phạm vi
2
1. Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án
3
Quy trình quản lý phạm vi dự án

“Phạm vi”

Phạm vi sản phẩm: Tính năng và chức năng đặc trưng cho sản
phẩm/dịch vụ/kết quả hoặc/và

Phạm vi dự án: Công việc cần được hoàn thành để cung cấp
một sản phẩm/dịch vụ/kết quả với tính năng và chức năng được
đặc tả

Đặc trưng quy trình


Tương tác: Tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình ở nhóm
khác;

Xuất hiện: ít nhất một lần/một dự án, xảy ra trong một/nhiều pha

Tác nhân: Đội quản lý dự án

Đo lường: Hoàn thành phạm vi dự án theo độ đo được nếu từ kế hoạch
quản lý dự án; hoàn thành sản phẩm theo độ đo yêu cầu sản phẩm
4
2. Quy trình thu thập yêu cầu

Khái quát

Xác định và làm tài liệu về nhu cầu của nhà đầu tư đáp ứng mục tiêu của dự án

Rất quan trọng: ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của dự án. Nhu cầu làm nền tảng cho WBS: Work Breakdown Structure.

Được tạo ra, phân tích, ghi nhận đủ chi tiết để đo lường được

Định lượng và lập thành tài liệu nhu cầu và kỳ vọng của nhà tài trợ, khách hàng và các nhà đầu tư khác.

Đầu vào (2), Kỹ thuật và công cụ (8: nhiều), Đầu ra (3)
5
Thu thập yêu cầu: 2 Đầu vào

Tuyên bố dự án

Cung cấp yêu cầu dự

án mức cao và mô tả
sản phẩm dự án ở
mức cao để các yêu
cầu sản phẩm chi tiết
hóa được xây dựng

Danh sách nhà
đầu tư

Giúp xác định các
nhà đầu tư về yêu
cầu chi tiết đối với dự
án và sản phẩm
6
Thu thập yêu cầu: 8 Kỹ thuật & Công cụ

KT1. Phỏng vấn

Dành thời gian thích hợp cho phỏng vấn; phỏng vấn cần được tổ
chức và quản lý tốt

Các đặc trưng của kỹ thuật phỏng vấn

Hai, ba người trong một lần; một số trưòng hợp là một người

Dễ lên lịch

Tiếp cận tốt khi có lịch cụ thể

Chuẩn bị kỹ, chu đáo


Luôn nghiên cứu trước phỏng vấn. Tiểu sử (SYLL) người dùng

Nhắc người dùng chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Một số công việc chính cần hoàn thành trước khi phỏng vấn

Lựa chọn và huấn luyện thành viên đội phát triển quản lý phỏng vấn

Gắn vai trò riêng của mỗi thành viên chỉ đạo/thư ký phỏng vấn

Lên danh sách người dùng để phỏng vấn và chuẩn bị lịch rõ ràng

Lên danh mục các kỳ vọng đối với mỗi tập phỏng vấn

Hoàn thành việc nghiên cứu tiền phỏng vấn (rất quan trọng)

Chuẩn bị các câu hỏi khi phỏng vấn

Chuẩn bị người dùng cho phỏng vấn

Hướng dẫn ban đầu chung cho tất cả người dùng sẽ được phỏng vấn
7
KT1. Tiền phỏng vấn

Tiền phỏng vấn (chuẩn bị trước pgỏng vấn)

Cấu trúc quá khứ và hiện tại của đơn vị

Số lượng chuyên viên, vai trò và trách nhiệm của họ


Vị trí của người dùng

Mục đích chủ yếu (gốc rễ) của đơn vị trong tổ chức

Mục đích thứ yếu của đơn vị trong tổ chức

Quan hệ giữa đơn vị trong nội bộ tổ chức và ra bên ngoài

Sự đóng góp của đơn vị vào thu nhập của tổ chức và giá thành

Thị trường của tổ chức

Thị phần trong thị trường
8
KT2. Nhóm định hướng

KT2. Nhóm định hướng

Nhóm các bên liên quan theo tính tương đồng và chuyên gia miền
bài toán (mong đợi và thái độ về đề xuất sản phẩm dự án)

Đàm thoại, thảo luận có tương tác

Đào tạo theo nhóm định hướng

Một số điểm nhấn khi phỏng vấn và nhóm định hướng

Nguồn thông tin hiện tại


Miền chủ đề

Độ đo hiệu năng chủ yếu

Tần suất thông tin
9
KT3. Hội thảo nhỏ

KT3. Hội thảo nhỏ

Quy mô: Phiên theo nhóm không quá 20 người

Thành phần: các nhà đầu tư chức năng chéo chủ chốt, đặc biệt
người sử dụng và đội phát triển

Mục tiêu: (i) xác định nhanh các yêu cầu chức năng chéo; (ii)
dung hòa sự khác biệt giữa các nhà đầu tư

Chỉ sử dụng khi đã hiểu rõ được vết cơ sở của yêu cầu; Không
sử dụng để nắm bắt dữ liệu khởi tạo

Tác dụng: Tương tác nhóm xây dựng lòng tin, thúc đẩy quan hệ,
cải thiện giao tiếp → tăng đồng thuận giữa các bên liên quan.
Phát hiện và giải quyết nhanh các vấn đề có thể nảy sinh

Ví dụ: (i) phát triển phần mềm: Joint Application Development (or
Design) (JAD) hoặc (ii) công nghiệp: Quality Function
Deployment (QFD)
10
KT3. Hội thảo nhỏ JAD

11

JAD: giới thiệu chung

Lý do: Giải vấn đề đặt yêu cầu và thiết kế không đầy đủ do nắm
bắt yêu cầu doanh nghiệp

JDA là quá trình cộng tác, tập trung nhóm cùng nhau cho mục
tiêu xác định tốt : Cộng tác người dùng với chuyên gia IT

JAD cho các dự án
•
Xây dựng hệ thống mới ; • Cải tiến hệ thống hiện có
•
Chuyển đổi hệ thống ; • Mua một hệ thống

Thành viên đội JAD

Nhà tài trợ điều hành (Executive Sponsor): (i) Người đứng đầu
dự án khách hàng/CIO/CEO; (ii) quyền cao nhất, giải quyết xung
đột liên quan chính sách kinh doanh, tôn trọng kết luận phiên,
thiết lập tầm nhìn dự án, cam kết, giao tiếp hỗ trợ

Người cung cấp phương tiện (Facilitator): hướng dẫn đội suốt
quá trình JAD, trang chấp trung gian,

Thành viên: Người sử dụng, người CNTT

Thư ký: ghi nhận mọi biên bản quyết định


thành viên bán thời gian/ theo yêu cầu/ viên mời
KT3. Hội thảo nhỏ JAD
12

Trái: Các bước tiến hành JAD

Phải: Phòng hội thảo JAD điển hình (Nguồn: Tony Thai, Joint
Application Development Presentation, CSSE591, Summer 01)
KT4. Kỹ thuật sáng tạo nhóm

Vận dụng trí tuệ tập thể

Brainstorming

Được sử dụng để tạo và thu thập các ý tưởng liên quan tới sản phẩm và dự
án

Kỹ thuật nhóm nhỏ

Nominal group technique (nhóm danh nghĩa)

Tăng cường cho vận dụng trí tuệ tập thể thông qua bỏ phiếu chọn ý tưởng
hữu ích nhất

Kỹ thuật Delphi

The Delphi Technique

Kỹ thuật thu thập ý kiến chuyên gia thuộc một nhóm được lựa chọn: phát
phiếu điều tra và thu thập. Hỗ trợ ẩn danh


Ánh xạ ý tưởng/ý kiến

Idea/mind mapping

Ý tưởng mới được tạo lập thông qua vận dụng trí tuệ tập thể với nhất trí và
khác biệt

Sơ đồ tương đồng

Affinity diagram

Sắp xếp tập nhiều ý tưởng thành các nhóm để xem xét, phân tích
13
Các kỹ thuật khác

KT5. Kỹ thuật quyết định nhóm

Nhất trí (Unanimity): 100%

Đa số (Majority): quá bán

Đa số tương đối (Plurality): Theo khối lớn nhất mà có thể không quá
bán

Độc tài (Dictatorship): Một cá nhân quyết định

KT6. Kỹ thuật lập bảng thăm dò và điều tra

tập câu hỏi được thiết kế để thu thập nhanh ý kiến trả lời của tập số

lượng lớn người được hỏi

Phổ độc giả rộng, quay vòng nhanh, phù hợp cho thống kê

KT7. Kỹ thuật quan sát

Xem xét trực tiếp môi trường mà cá nhân/nhóm làm và xử trí của họ

Hữu ích khi người dùng gặp khó khăn khi mô tả yêu cầu

Thường do người “quan sát ngoài”: khách quan

KT8. Kỹ thuật chọn nguyên mẫu

Cung cấp một mẫu sản phẩm trước khi xây dựng nó

Do hữu hình: thuận tiện nhận biết đặc trưng sản phẩm cuối
14
Thu thập yêu cầu: 3 đầu ra

ĐR1. Tài liệu yêu cầu

Mô tả cách mà các yêu cầu riêng đáp ứng nhu cầu của dự án

Đầu tiên ở mức cao → càng chi tiết trong tiến độ dự án

Phải rõ ràng (đo lường và có thể kiểm chứng được), vết yêu cầu, đầy đủ,
phù hợp và chấp nhận được bởi các bên liên quan chính

Dạng đơn giản (liệt kê mọi yêu cầu với các bên liên quan và độ ưu tiên) →

phức tạp (tóm tắt, mô tả chi tiết, file đính kèm)

Các thành phần thuộc tài liệu yêu cầu (không hạn chế)

Nhu cầu/cơ hội kinh doanh nắm bắt được, mô tả hạn chế của tình trạng
hiện thời và lý do dự án được cam kết

Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu dự án theo vết

Yêu cầu chức năng mô tả quy trình kinh doanh&thông tin& tương tác với
sản phẩm mà có thể văn bản hóa thành danh sách yêu cầu, thành các mô
hình hoặc cả hai

Yêu cấu không chức năng như mức dịch vụ, hiệu năng, bảo vệ, an toàn,
tuân thủ, hỗ trợ, duy trì/làm sạch

Yêu cầu chất lượng

Tiêu chuẩn chấp nhận

Quy tắc kinh doanh nêu rõ hướng dẫn nguyên tắc của tổ chức

Tác động tới các đơn vị trong tổ chức: trung tâm gọi, lực lượng bán hàng,
nhóm công nghệ

Tác động tới các đơn vị khác bên trong/bên ngoài tổ chức

Yêu cầu hỗ trợ và đào tạo

Yêu cầu về các giả định và ràng buộc

15
ĐR2. Kế hoạch quản lý yêu cầu

Vai trò

Kế hoạch quản lý yêu cầu là tài liệu văn bản hóa quản lý yêu cầu

Mô tả cách các yêu cầu được phân tích, được văn bản hóa,
được quản lý suốt dự án

Mối quan hệ các pha dự án tác động mạnh tới quản lý yêu cầu
dự án

Các thành phần (không hạn chế)

Cách mà hành động yêu cầu được lên kế hoạch, theo dõi và báo
cáo

Hoạt động quản lý cấu hình: sản phẩm/dịch vụ thay đổi ra sao,
yêu cầu kết quả được khởi tạo, các ảnh hưởng được phân tích
ra sao, cách chúng được ghi vết, theo dõi và báo cáo, cấp ủy
quyền thay đổi

Các yêu cầu ưu tiên quá trình

Độ đo sản phẩm được sử dụng và lý do dùng chúng

Cấu trúc vết theo đó các yêu cầu được nắm bắt trong ma trận
vết và các yêu cầu dự án khác được theo dõi
16

ĐR3. Ma trận vết yêu cầu

Vai trò

Bảng liên kết các yêu cầu với nguồn gốc và vết của chúng suốt vòng đời
dự án

Đảm bảo rằng mỗi yêu cầu bổ sung giá trị kinh doanh nhờ liên kết nó với
mục tiêu kinh doanh và dự án

Cung cấp phương tiện theo dõi các yêu cầu, đảm bảo các yêu cầu được
phê duyệt được cung cấp vào cuối dự án; cung cấp cấu trúc để quản lý
thay đổi phạm vi sản phẩm

Các thành phần (không hạn chế)

Yêu cầu về nhu cầu và cơ hội, mục đích và mục tiêu kinh doanh

Yêu cầu về mục tiêu dự án

Yêu cầu về phạm vi dự án/phân bố WBS

Yêu cầu về thiết kế sản phẩm

Yêu cầu về chiến lược kiểm thử và kịch bản kiểm thử

Yêu cầu mức cao tới các yêu cầu chi tiết hơn

Thuộc tính trong một yêu cầu


định danh duy nhất; văn bản mô tả yêu cầu; lý do đưa yêu cầu; chủ sở
hữu; nguồn gốc; độ ưu tiên; phiên bản; tình trạng hiện tại (như hành động,
hủy bỏ, chậm, thêm vào, đã được phê duyệt) và ngày hoàn thành.
17
ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ)

Các thuộc tính

Req #: Số hiệu yêu cầu; đối với từng yêu cầu của dự án, bắt đầu liệt kê chúng trên RTM theo thứ tự nào đó và nhóm chúng theo chức năng.

Name: Tên và mô tả ngắn gọn về yêu cầu

RFP #: Yêu cầu có đề xuất (RFP); xác định số lượng xác định các yêu cầu được liệt kê trong RFP.

DDD #: Deliverable Definition Document (Còn được gọi là Expectation Deliverable tài liệu: DED), sử dụng số yêu cầu RFP như là một tài liệu tham khảo cho DDD được tạo ra cho yêu cầu.

PPT #: Liệt kê bài toán con dự án MS và tác vụ liên quan với yêu cầu.

TS #: kịch bản thử nghiệm nên chuẩn bị cho quá trình thử nghiệm thực tế.

Verification: ghi lại hoàn thành quá trình chấp nhận chính thức (sign-off)
18
ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ)
19
3. Xác định phạm vi dự án

Phát triển một mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm dựa trên các chuyển giao lớn, giả
định, ràng buộc qua quy trình khởi động dự án

Rất quan trọng để thành công dự án


Tiếp cận hoàn thiện dần: có thêm thông tin để bổ sung rủi ro, giả định, hạn chế

Đầu vào (3): Tuyên bố dự án, Tài liệu mô tả yêu cầu, Tài nguyên quá trình tổ chức

Đầu ra (2): Phát biểu phạm vị dự án; Tài liệu dự án được cập nhật

Kỹ thuật và công cụ (4): Lấy ý kiến chuyên gia, Phân tích sản phẩm, Nhận dạng các
lựa chọn, Hội thảo nhỏ
20
Xác định PV DA: dòng chảy và tương tác

Mối quan hệ giữa quy trình xác định phạm vi (3 đầu vào, 2 đầu ra) với hai
quy trình Thu thập yêu cầu và Tạo WBS; các tài nguyên liên quan
21
Xác định phạm vi dự án: ĐV (3)
22

ĐV1. Tài liệu yêu cầu (*)

Là kết quả của quy trình thu thập yêu cầu

ĐV2. Tuyên bố dự án (*)

Cung cấp mô tả DA và đặc trưng sản phẩm ở mức cao

Nếu chưa có tuyên bố DA thì cần thông tin so sánh cần yêu cầu
và phát triển để phát biểu phạm vi dự án chi tiết

ĐV3. Tài nguyên quy trình tổ chức (*)


Các chính sách, thủ tục và mẫu được dùng để phát biểu phạm vi

Hồ sơ dự án của các dự án trước đây

Bài học kinh nghiệm từ các pha trước hoặc dự án trước
Xác định phạm vi DA: Kỹ thuật và công cụ (4)

Giám định “chuyên gia”

“Chuyên gia”: nhóm/cá nhân: các đơn vị khác thuộc tổ chức, các nhà tư
vấn, nhà đầu tư (kế cả khách hàng và tài trợ), hội nghề nghiệp và kỹ thuật,
nhóm công nghiệp, chuyên gia miền

Phân tích các thông tin cần cho phát biểu phạm vi dự án

Giám định áp dụng tới mọi chi tiết kỹ thuật

Phân tích sản phẩm

Công cụ hiệu quả, đặc biệt cho sản phẩm khác dịch vụ/kết quả

Chuyển dịch: “mô tả sản phẩm cao cấp” ⇒ “sản phẩm” hữu hình, đo được
(tài liệu, báo cáo, kế hoạch, hệ thống máy tính, một tòa nhà v.v.)

Bao gồm các kỹ thuật: phân rã sản phẩm, phân tích hệ thống, phân tích yêu
cầu, kỹ nghệ hệ thống, kỹ nghệ giá trị, và phân tích giá trị.

Định danh lực chọn thay thế


Sinh ra các tiếp cận khác nhau thực hiện và hoàn thành các công việc
thuộc dự án

Vận dụng trí tuệ tập thể (brainstorming), tư duy gián tiếp (lateral thinking),
so sánh cặp đôi (pairwise comparisons)

Hội thảo nhỏ

Đã giới thiệu
23
Xác định phạm vi dự án: Đầu ra (2)

Tuyên bố phạm vi dự án

Mô tả các “sản phẩm” và các công việc cần hoàn thành để có được các sản
phẩm đó

Công bố hiểu biết nhất trí về phạm vi dự án của các bên liên quan; có thể nói
rõ các loại trừ không thuộc phạm vi dự án (dễ dàng quản lý kỳ vọng các phía)

Giúp nhóm dự án lập kế hoạch chi tiết, để hướng dẫn thực hiện công việc,
cung cấp đường nền để đánh giá yêu cầu thay đổi hoặc công việc bổ sung
trong/ngoài giới hạn của dự án

Nội dung tuyên bố phạm vị dự án trực tiếp hoặc gián tiếp bao gồm:

Mô tả phạm vi sản phẩm: Làm rõ thêm đặc trưng của sản phẩm.dịch vụ, kết quả đã
được mô tả trong tuyên bộ dự án và tài liệu yêu cầu dự án

Tiêu chí chấp nhận dự án: Xác định quá trình và chiến lược tiếp nhận sản phẩm/dịch

vụ/kết quả hoàn thành

“Sản phẩm” dự án: hai đầu ra dự án bao gồm sản phẩm/dịch vụ và các kết quả phụ
trợ báo cáo và tài liệu quản lý dự án. Được mô tả chi tiết/tóm lược

“Loại trừ” dự án: xác định những gì được loại trừ từ dự án

Ràng buộc dự án: Liêt kê và mô tả các ràng buộc dự án đặc biệt phù hợp với phạm
vị dự án hạn chế việc lựa chọn của đội phát triển: ngân sách định trước, điểm mốc
lịch trình …
Liệt kê và mô tả các giả định dự án đặc biệt phù hợp với phạm vị dự án và tác động
bản chất của các giả định này nếu chúng được chứng minh sai. Nhóm dự án phải
định danh, làm tài liệu và đánh giá các giả định
24
Xác định phạm vi dự án: Đầu ra

Tuyên bố phạm vi dự án (tiếp)

Phát triển kế hoạch quản lý dự án

Xây dựng dãy hành động

Ước tính các thời đoạn cho các hành động

Phát triển thời gian biểu

Hình thành nội dung kế hoạch quản lý rủi ro

Thi hành phân tích rủi ro định lượng


Cập nhật tài liệu dự án

Danh sách các bên liên quan

Tài liệu yêu cầu

Ma trận vết yêu cầu

Các tài liệu khác
25