Ôn thi công chức môn kiến thức chung Chức năng văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản Quản lý hành chánh nhà nước

Phân loại - Chức năng- Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
1. Khái niệm : Văn bản QL HCNN là những QĐ và Thông tin quản lý
thành văn do các cơ quan quản lý HCNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ q lý HCNN
giữa các cơ quan NN với nhau và giữa các cơ quan NN với tổ chức và công dân
.
2. VB QL HCNN được cấu thành :
- Chủ thể ban hành : Cơ quan QL HCNN có thẩm quyền
- Nội dung truyền đạt : Các QĐ Q lý và T tín Q lý phục vụ yêu cầu q lý
HCNN . QĐ q lý mang tính chất quyền lực đơn phương và làm phát sinh hệ quả
pháp lý cụ thể; T tin q lý có tính 2 chiều (dọc , ngang )
- Đối tượng áp dụng ; cơ quan NN, tổ chức, công dân tiếp nhận và thực
hiện .
3. Phân loại VB QLHCNN
a) Tiêu chí phân loại
- Phan loại theo tác gủa, theo từng cơ quan đã XD và ban hành . Theo tiêu
chí này VB có thể là VB của CP, TT TP, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc CP, UBND v.v
- Phân loại theo tên loại, có thể bao gồm NQ, NĐ,QĐ, chỉ thị, T tư, Th
baó, b cáo, v.v
- Phan laọi theo nội dung, được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra tong
trích yếu của VB : VB XNK, VB về hộ tịch, VB về công chứng
- Phân loại theo m đích biên soạn, dựa vào chức năng của các cơ quan
QLHCNN có thể phân chia VB QLHCNN thành : VB lãnh đạo chung, VB XD
và chỉ đạo KH, tổ chức bộ máy, quản lý CB, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công
thống kê .
- Phân loại VB theo thời gian, có thể là các năm tháng khác nhau
- Phân laọi VB theo kỷ thuất chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v
- Phâ loại theo tính chất p lý : VB QPPL, VB cá biệt
b) Phan loại VB QLHCNN theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn
Theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn VB QLHCNN gồn các

laọi :
- VB Q phạm dưới luật, bao gồn các VB được ban hành trên cơ sở luật và
để thực hiẹn luật : NQ, NĐ, QĐ, chỉ thị, thông tưe của các cơ quan HCNN .
- VB áp dụng PL (VB cá biệt), bao gồm các VB ban hành nhằm giải quyết
quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức trong áp dụng PL của các
cơ quan có thảm quyền .
- VB HC thông thường bao gồm : CV, công điện,; th báo; th cáo; b cáo; T
Tr; b bản; đề án, ph án; kế hoạch, chương trình; diễn văn; các laọi giấy ( G đi
đường, g mời, g uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ); các laọi phiếu ( phiếu báo, phiếu
gởi )
- VB ch môn- Kỹ thuật
+ VB chuyên môn trong các lĩnh vực như : Tài chính, tư pháp, ngoại
giao
+ VB kỹ thuật trong các l vực như : XD, K trúc, trắc địa. bản đồ, k tượng,
thuỷ văn
4. Hiệu lực và nguyên tác áp dụng VB QLHCNN
a) Hiệu lực của VB QLHCNN
Thời điểm có hiệu lực của QPPL được quy định như sau :
- VB QPPL dưới luật có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo .
Trừ trường hợp VB quy định cụ hể ngày có hiệu lực hoặc quy định h lực hồi tố .
- Các VB áp dụng PL có hiệu lực từ thừ điểm ký ban hành, trừ trường hợp
VB đó quy định ngày có hiệu lực khác
- VB QPPL của các cơ quan nhừ nước TW cso hiệu lực trong phạm vi cả
nước và được áp dung đối với đối tượng trong phạm vi điều chỉnh
- VB QPPL của cơ quan chính quyền nhà nước ĐP cso hiệu lực trong
phạm vi ĐP mình .
- VB QPPL cũng có hiệu lực đối với cơ quan tổ chức , người nước ngaòi ở
VN, trừ trường hợp qui dịnh khác ,
- VB không chứa đựng QPPL có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối
tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tuỳ theo nội dung ban hành .

b) Nguyên tắc áp dụng VB
- VB được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực . VB QPPL được áp dụng đ
với hành vi xảy ra tại thời điểm mà VB đó đang cso hiệu lực. Trong trường hợp
có qui định trở vềc trước thì áp dụng theo VB dodó .
- Trong trường hợp các VB cso qui định QĐ khác nhau về cùng 1 vấn đề
thò áp dụng VB có hiệu lực P lý cao hơn.
-Trong trường hợp các VB do 1 cơ quan ban hnàh cso qui định khác nhau
về cùng 1 vấn đề thì áp dụng qui định, QĐ của VB được ban hành sau .
- Trong trường hợp VB mới không qui định trách nhiệm p lý hoặc qui
định trách nhiệm p lý nhẹ hơn đ với hành vi xảy ra trước ngày VB có hiệu ực
thì áp dụng VB mới .
5. Chức năng của VB
(1) Chức năng thông tin :
- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm : việc ghi lại các thông tin quản lý;
truyền đạt các thông tin đó; giúp các cơ quan thu nhận các t tin cần thiết cho h
động quản lý; đánh giá các th tin thu được qua các hệ thống tr đạt th tin khác
- Để đảm bẳochắc năng th tin, phải : quan tâm đến khả năng tiếp nhận th
tin qua VB thuận lợi hay không; những th tin đó được SD ntn? trong thực tế
QLHCNN .
- Dưới dạng VB, th tin thường gồm 3 loại : Thông tin quá khứ ( liên quan
đến sự việc đã được giải quyết), chức năng hiện tại (liên quan đến sự việc đang
xảy ra hàng ngày); Thông tin dự báo (mang tính KH tương lai, dự báo chiến
lược)
(2) Chức năng quản lý :
- Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả
công việc (trong cơ quan q lý HCNN là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý,
thí dụ : Thông tư, chỉ thi, QĐ, điều lệ, thông báo )
- Để đảm bảo chức năng q lý, VB phải đảm bảo được khả năng thực thi
của cơ quan nhận được ( tính hiệu quả, khả thi của VB)
- Từ giác độ chức năng q lý, VB q lý HCNN gồm 2 loại :

+ Những VB là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản
lý (xác định chức năng, nh vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan; xác lập mqh,
ĐK hoạt động. Thí dụ : Nghị định, Nghị quyết, QĐ thành lập, điều lệ );
+ Những VB giúp cho cơ quan q lý HCNN tổ chức các hoạt động cụ thể
theo quyền hạn của mình (QĐ, Chỉ thị, TB, Cv, b cáo )
(3) Chức năng pháp lý :
- Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nh vụ cụ thể trong q lý HCNN (VB
ghi lại và tr đạt các quy phạm PL và các QĐ hành chính )
- Thể hiện trên 2 phương diện : Chứa đựng các quy phạm PL; là căn cứ P
lý để thực hiện nh vụ cụ thể (ngoài ra tuỳ thuộc từng laọi VB, còn thể hiện
trong việc xác lập mqh giữa các cơ quan thuộc bộ máy q lý HCNN, giữa hệ
thống q lý với hệ thống bị q lý )
- Để đảm bảo chức năng p lý, cần xem việc XD các VB q lý HCNN là một
bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý HCNN, khi XD và ban hành phải cẩn
thận, chuẩn mực
- Các VB biểu hiện tính chất p lý không giống nhau, có những VB chỉ
mang tính th tin q lý thông thường, có laọi mang tính cưỡngchế thực hiện .
(4) Các chức năng khác
- Chức năng VH-XH : VB là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành
trong quá trình nhận thức , lao động để tổ chức XH và cải tạo thiên nhiên (tư
liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập)
-Chức năng thống kê: Là đực trưng của laọi VB qlý HCNN sử dụng vào
mục đích thống kê quá trình diễn biến công việc (thống kê CB, tiền lươn, tài
sản ) . Giúp theo dõi hoạt độngcó hệ thống quá trình. Do vậy, cần đảm bảo
thông tin số liệu chính xác, đầy đủ , khoa học
* Trong bộ, cơ quan ngang bộ có các loại VB sau đã được sử dụng;
- VB QPPL dưới luật : QĐ, Chỉ thi,Thông tư
- VB hành chính thông thường : Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình,
iên bản, đề án, ph án, kế hoạch, ch trình, các loại giấy (Giấy mời, giấy đi
dường, giấy uỷ nhiệm ), các loại phiếu (phiếu theo dõi xử lý VB, phiếu báo,

phiếu gởi )
6. Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
(1) Yêu cầu chung về kỷ thuật soạn thảo văn bản cần đảm bảo các yêu cầu
sau :
- Nắm vững đường lối, CS của đảng trong XD và ban hành văn bản .
- VB được ban hành phải phù hợp với chức năng, nh vụ, q hạn và phạm vi
hoạt động của cơ quan (VB sắp ban hành thuộc thẩm quyền p lý của ai và thuộc
lại nào ? Phạm vi tác động của VB đến đâu? Trật tự P lý được xác định ntn? VB
dự định ban hành có gì mâu thuẩn với các Vb HC khác )
- Nắm vững nội dung VB cần sạon thảo, phương thức giải quyết công việc
đưa ra pahỉ rõ ràng phù hợp
- VB phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức, văn phong
- Người soạn thảo VB cần nắm vững ng vụ và kỹ thuật soạn thảo VB dựa
trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về QLHC và PL .
(2) Những yêu cầu về nội dung
a- VB phải có tính mục đích rõ ràng
+ Trước khi soạn VB cần xác định mục tiêu và giưói hạn điều chỉnh của
nó
+ Căn cứ vào m đích của n dung VB có thể xác định tính thích hợp của
nó với m đích sử dụng . Tính thích hợp thể hiện ở sự đồng nhất nội dung và
hình thức VB ( N dung : thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế, phù hợp PL
hiện hành; Hình thức : Thể hiện dưới dạng VB thích hợp, thí dụ không dùng chỉ
thị thay cho thông báo và ngược lại
b - VB phải có tính khoa học, phải đảm bảo :
+ Có đủ chất lượng t tin quy phạm và t tin thực tế cần thiết, t tin được xử
lý và đảm bảo chính xác : sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện
mới .
+ Lô gíc về nội dung : nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ
+ Thể thức VB theo qui định
+ Tính hệ thống của VB.

c- VB phải có tính khả thi : Tính khả thi là sự kết hợp đúng và hợp lý của
tính mục đích, phổ thông đại chúng, khoa học, bắt buộc thực hiện . VB cần tính
tới sự phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành .
Không có các nội dung quá lạc hậu, nắm vững ĐK, khả năng đối tưọng thực
hiện để xác lập nh vụ của họ .
d- VB phải được viết bằng ngôn ngữ quy phạm :
- Viết theo văn phong hành chính, có những đặc điểm sau :
+ Tính chính xác rõ ràng :Để đ bảo chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn
ghẽ, mạch lạc, SD từ ngữ ch xác .
+ Tính phổ thông đại chúng : VB phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,
phổ thông, ngắn gọn, hạn ché SD các thuật ngữ ch môn.
+ Tính khách quan, phi các tính :Phải thể hiện được ý chí của cơ quan
quyền lực NN, được thể hện thông qua các chuẩn mực P lý ( không tự ý đưa
quan điểm riêng vào VB)
+ Tính tr trọng, lịch sự: Thể hiện tôn trọng chủ thể thi hành, thể hiện “văn
minh HC”
+ Tính khuôn mẫu :Trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn
mẫu, thể thức qui định hoặc theo mẫu có sẵn .
- VB q lý HCNN đòi hỏi việc SD từ ngữ theo những chuẩn mực:
+ Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa,
+ Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp;
+ Đúng văn phong HC ( Tránh dùng từ cổ khó hiểu, thận trong việc sử
dụng từ mới; không dùng từ địa phương; không dùng tiếng lóng, từ thông tục;
Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành; Sử dụng hợp lý và chính
xác các từ Hán- Việt và các từ gốc nước ngoài; Sử dụng từ ngữ phổ thông,
trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẫu ngữ)
+ Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt,
+ Câu phải được viết đúng qui tắc ngữ pháp tiếng Việt .
+ Dùng từ đúng quan hệ kết hợp
+ Câu trường thuật hầu như chiếm vị trí độc tôn trong văn bản QLHCNN,

hạn chế sử dụng câu nghi vấn, cầu khiến, biểu cảm .
+ Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt
+ Câu cần có sự nhất quán với chủ đề và hoàn chỉnh về mặt hình thức
+ Câu cần được liên kết với nhau hài hoà
+ Khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn t trung vào
cùng 1 chủ đề, không bị phân tán, không chuyển ý đột ngột, cần có câu chuyển
ý, tránh lạc chủ đề
(3). Những yêu cầu về bố cục và thể thức văn bản . Tổng thể Vb có bố cục
sau :
a- Phần mở đầu :
(1) Quốc hiệu
( 2) Tên CQ ban hành VB
(3) Số và ký hiệu :
- Số VB được đánh từ 01 và bắt đầu từ 10/01 đến 31/12 mỗi năm; các số
dưới 10 phải viết thêm số 0 ở trước .
- Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại VB và tên CQ ban hành . Chú ý :
+ Số và ký hiệu của VB quy phạm PL : Số/năm ban hành/viết tắc tên loại
VB- Viết tắt tên CQ ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB các biệt :Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ
ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB hành chính :
VB có tên loại : Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ ban hành
VB không có tên loại (CV) : Số/Viết tắt tên CQ ban hành - viết tắt tên đơn
vị soạn thảo
(4) Địa danh, ngày tháng : Địa danh là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban
hành. Ngày tháng viết dưới quốc hiệu “ ngày tháng năm ”, những số
chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết số 0 dằng trước .
(5) Tên loại VB : Tất cả VB đều có tên loại (trừ CV)
(6) Trích yếu VB “ mệnh lệnh ngắn gọn thể hiện nội dung tổng quát của
VB

(7) Căn cứ ban hành VB : Yếu tố
b. Phần triển khai
(8) Loại hình QĐ : yếu tố đặ trưng VB QPPL và VB cá biệt,
(9)N dung đi chỉnh Phần trọng tâm có thể theo “văn điều khoản” hoặc
“Văn xuôi PL”
(10) Điều khảon thi hành :Thông thường đối với VB QPPL và VB cá biệt
gồm :
+ Hiệu lực VB; Chủ thể thi hành; Xử lý VB cũ
c- Phần kết
(11) Thẩm quyền ký Chức vụ, chữ ký, họ tên đầy đủ
(12) Con dấu hợp pháp
(13) Nơi nhận
(14) Dấu độ mật, độ khẩn
(15) Tên tắc người đánh máy, số lượng bản
(16) Phụ chú “xem tại chỗ”, “xem xong trả lại”
Chú ý : Các VB phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1),(2),(5),(6), (9), (11) và
(12) .
5. Sự khác nhau giữa VB QPPL và VB hành chính thông thường :
- VB QPPL khác với các VB HC thông thường bở tính hiệu lực p lý của
VB (VB QPPL là VB có chức đựng QPPL còn VB HC th thường thì không có
QPPL)
- VB QPPL là VB do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ
tục, trình tự luật định trong đó có chứa các qui tắc xử sự có tính bặt buộc chung,
nhằm điều chỉnh những q hệ XH nhất định, được áp dụng nhiều lần và hiệu lực
của nó không phụ thuộc vào sự áp dụng, được nhà nước đảm bảo thực hiện .
- Các VB HC th thường như CV, TB, T trình tuy cũng do cơ quan
HCNN ban hành, nhưng không chứa các QPPL và thưởng chỉ áp dụng cho từng
đối tượng cụ thể (không áp dụng chng và không được áp dụng nhiều lần)
* Do tính chất khác nhau, nên qui trình soạn thảo và ban hành của VB
QPPL và VB HC th thường cũng khác nhau . Việc soan thảo và ban hành VB

QPPL phải tuân theo các bước quy định tại Luật ban hành các VB QPPL và các
VB hướng dẫn thi hành Luật này. Còn quy trình sạon thảo VB HC th thường
khác thường đơn giản hơn, tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan, đơn vị cụ thể .