Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán

Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán
Nếu cty của quý vị chưa có PM kế toán, bài viết này sẽ là
"kim chỉ nam" để quý vị có định hướng lựa chọn PM kế
toán, giải pháp ERP tốt nhất, áp dụng vào phần mềm kế
tóan - ERP ROSY của chúng tôi sẽ có sự lựa chọn tốt
nhất. Xin cảm ơn quý vị đã quan tâm.
Hiện nay, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính
năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm
không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải
chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm,
hàng hoá mình sẽ mua. Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn
những sai lầm không đáng có. Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn
phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết
được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm. Chính vì những lý do
đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi
trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một
sản phẩm phần mềm nào
I. TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ
1. Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu
đặc thù của khách hàng không? 2. Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần
quản lý của từng doanh nghiệp không? 3. Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một
doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không? 4. Kết chuyển có thể chi
tiết theo bất kỳ yếu tố nào không? 5. Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của
doanh nghiệp không? 6. Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu
thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không? 7. Có thể quản lý 2 đơn vị
tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu. 8. Có báo cáo vừa
tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không? II. TÍNH DỄ SỬ DỤNG 1. Thao
tác nhập liệu có tối ưu hay không ? Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý vừa đủ mà
không thừa, không thiếu. - Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên
không ? - Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hay phải quay về màn
hình nhập liệu ban đầu để sửa. Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ

liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không. 2. Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên
chương trình không ? 3. Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ
dàng và nhanh chóng hay không ? 4. Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ, phải
thoát ra thoát vào nhiều) hay chỉ có một màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng, ít thao
tác phụ). 5. Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản)
có thể sử dụng được chương trình không ? III. TÍNH QUẢN TRỊ 1. Có tính quản trị
xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình
thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ? 2. Các báo cáo trước
khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các
nhà quản trị không ? 3. Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo
tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp. 4. Có tính quản trị
theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra
các bài toán giả định theo mục tiêu không? 5. Có được các báo cáo tổng hợp so sánh
theo thời gian không? 6. Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh
nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập
trình thêm và có mất thêm chi phí không? 7. Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày
báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không? IV. TÍNH TỰ ĐỘNG
CAO 1. Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho
máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho
hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào. 2. Xử lý lệch tỷ giá tự động
không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi
điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng). 3. Kết chuyển, phân bổ chi phí sản
xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình
tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động). 4. Giá vốn Vlsphh xuất có tính tự
động hoàn toàn không? Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào. - Khi thay đổi
giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư,
Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không? V. TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN
HOÀN 1. Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng
trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu? 2. Các bộ
phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác

thông tin tại máy của mình không? VI. TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT 3. Chương trình
có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần
quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng
hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng
vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên? 4. Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số
dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không,
hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công
trình… 5. Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không? 6. Cơ chế phân quyền,
bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng
hay không? 7. Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng
bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh? 8. Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?
9. Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu? VII. KHẢO
SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ Thông thường, một phần mềm
kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang
lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì
thương, vương thì tội”. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải
xem xét: 1. Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của
các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm 2. Tham giá các khoá đào tạo về
phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm. 3. Tham khảo kỹ các
khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có
cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề… 4. Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ
trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên
Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì… 5. Các
quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ. VIII. VỀ GIÁ CẢ 1. Giá
cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả
cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm. Giá cả của phần mềm kế toán trong môi
trường cạnh tranh là do thị trường quy định. Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế
toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la. Giá phần mềm trong nước rẻ hơn
nhiều. Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả
không phải là kiến thức phổ thông. Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5

triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm
phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán. 2. Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ
thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số
đặc thù của từng đơn vị. IX. TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM Các phần mềm
phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng
trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác. Đó là
sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán.
Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế
nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty. Câu
trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động
cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu
quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số
lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ
với công ty…
Có hai loại chính của phần mềm kế toán là Phần mềm chung và Phần mềm chuyên biệt
cho từng ngành. Những phần mềm kế toán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành,
từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức
giá sẽ cao hơn nhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn.
Những phần mềm kế toán chung thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ doanh
nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào khi gói dịch vụ thường rẻ
hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng hơn.
Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của
mình, bạn nên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:
1. Quy mô kinh doanh: Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có
những nhu cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD. Nếu chỉ
là một công ty quy mô nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán
hiện đại, có nhiều tính năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp
hơn nhu cầu thực tế của mình.
2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh: Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành

công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những phần mềm chuyên biệt mà bạn
có thể cần đến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty.
Trong phần lớn các trường hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ
đắt hơn, nhưng các lợi ích có được sẽ bù đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn rằng
bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.
3. Các thành phần bạn cần: Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm
kế toán? Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách
đơn giản; trong khi có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính
toán ngân quỹ, hoá đơn, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng Thậm chí
có phần mềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự
dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị
trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác
nào, vào thời điểm nào thích hợp.
4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng: Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên
trong một quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ
giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến,
trợ giúp qua điện thoại, đào tạo
5. Các nguồn lực tài chính: Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần
mềm kế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự
phân tích chi phí - lợi nhuận nhất định. Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán
thích hợp nhất với công ty bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích
tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra.
6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp: Hãy tham khảo ý kiến của các nhân
viên kế toán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi vì họ là một trong
những nguồn lực chính mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử
dụng phần mềm đó. Hơn nữa, nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế
toán bạn dự định mua là đáng tin cậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài chính được
hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhân viên kế toán và phần mềm kế toán phải phối
kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thành công chung của công ty bạn.
7. Dễ dàng sử dụng: Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn

phần mềm kế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm
kế toán phát huy hiệu quả tối đa. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng
thiết thực, hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng
không nên mua. Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp
thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng
liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá
đơn thanh toán và các báo biểu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản,
có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn. Bên cạnh
đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhập
khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng.
Tổng kết
Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm một phần mềm tài
chính kế toán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn
trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên
được xem là nhân tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kế toán.
Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất cứ phần mềm
mới nào, vì vậy, hãy cẩn thận khi lựa chọn phần mềm đó và nên nhớ lại tất cả những
lời khuyên ở trên để sửa chữa sai lầm. Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính
có tổ chức, cung cấp cho bạn những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một
cách hiệu quả kế hoạch phát triển kinh doanh.
(Dịch từ Entrepreneur - Nguồn bwportal)
Tại sao Hải Dương lựa chọn phần mềm kế toán MISA?
(27/08/2009 -08:21)
Hải Dương trước ngày
1/3/2006 là giai đoạn tiền
phát triển CNTT ứng dụng
vào công tác quản lý Tài
chính Nhà Nước. Đã là giai
đoạn đầu phát triển thì tất
nhiên không có kế hoạch để

hoạch định rõ ràng. Bởi thế
cho nên nhiều sản phẩm phần
mềm ở nhiều lĩnh vực khác
nhau được các đơn vị sử
dụng ngân sách tỉnh tuỳ ý lựa
chọn như Quản lý Công sản,
Ông Phạm Văn Đức - Trưởng phòng Tin học Thống Kê
Sở Tài chính tỉnh Hải Dương
Quản lý Đầu tư XDCB, Quản lý Ngân sách, Kế toán Hành chính Sự nghiệp
Phần mềm Quản lý Đầu tư XDCB có vài ba loại, phần mềm Kế toán HCSN có đến 8
loại khác nhau nên điều này dẫn đến một hệ quả: Không thể kiểm tra, kiểm soát tài
chính các đơn vị trên máy tính vì cán bộ chuyên quản không thể một lúc học nhiều loại
phần mềm kế toán, không thể cùng tập huấn nghiệp vụ chung và đặc biệt không thể
tổng hợp thu - chi Ngân sách trên một phần mềm ở cơ quan Tài chính cấp trên. Một
đặc tính nữa là các phần mềm này đều có tính bảo mật dữ liệu rất thấp và hay bị virus
máy tính làm hỏng dữ liệu dẫn đến mắc lỗi trong quá trình tổng hợp lên báo cáo. Đặc
biệt công tác hỗ trợ các đơn vị khi sử dụng phần mềm chưa được hiệu quả.
Tháng 3 - 2006, thực hiện quyết định của UBND tỉnh cho phép Sở Tài chính Hải
Dương thành lập Phòng Tin học & Thống kê Tài chính (TH&TKTC). Đây chính là
đầu mối cho việc qui hoạch lại hoạt động Tin học ứng dụng vào công tác quản lý Tài
chính, Ngân sách tỉnh. Trước tiên Phòng TH & TKTC tham mưu cho Lãnh đạo hướng
dẫn các đơn vị mua máy vi tính có cấu hình cao, đủ điều kiện cài đặt các phần mềm có
dung lượng bộ nhớ lớn. Sau đó lập Đề án “Nâng cao năng lực CNTT ngành Tài chính
Hải Dương giai đoạn 2006 - 2010” được tỉnh phê duyệt để Tin học ngành Tài chính đủ
mạnh, đủ phương tiện đáp ứng yêu cầu Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa công tác quản
lý theo nghị quyết Trung ương.
Một khóa đào tạo tại Hải Dương
Nhưng khó khăn, thách thức không phải là hoạch định tương lai cho Tin học ngành
Tài chính Hải Dương mà là việc sửa chữa những vướng mắc do có quá nhiều loại phần
mềm đang được sử dụng. Bởi thay thế ngay bằng một phần mềm thì dẫn tới lãng phí,

mà mạnh dạn thay thế thì sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức của cả một bộ phận
làm công tác quản lý Tài chính của Tỉnh. Sau khi Phòng Tin học & TKTC báo cáo
lãnh đạo về những bất cập trong việc sử dụng phần mềm quản lý Tài chính như vậy thì
đã được lãnh đạo ủng hộ, cho phép nghiên cứu và lựa chọn thời điểm thích hợp tiến
hành thống nhất lại phần mềm quản lý Tài chính trên từng lĩnh vực.
Đúng là vạn sự khởi đầu nan, bắt tay vào việc thật khó. Kế toán viên nhiều tuổi ở các
đơn vị do thói quen không muốn thay đổi phần mềm quản lý, gây khó khăn không nhỏ
cho việc thống nhất quản lý của Tỉnh. đến tháng 6 năm 2008 do phân cấp quản lý, các
trường mầm non trong toàn tỉnh hạch toán độc lập đòi hỏi được trang bị phần mềm kế
toán HCSN và phần mềm MISA Mimosa đã được các trường mầm non lựa chọn. Cần
phải nói thêm rằng trước đó (tháng 3/2006) MISA đã thống nhất phần mềm Kế toán
HCSN khối Y tế trong toàn Tỉnh và đây là phần mềm duy nhất được khen ngợi ở các
Cơ quan HCSN. Sự khen ngợi không chỉ ở nhiều giải thưởng Sao khuê cho sản phẩm
mà thực chất chính là ở sự tiện lợi trong quá trình sử dụng, sự hỗ trợ chu đáo, nhiệt
tình của đội ngũ cán bộ MISA cũng như sự bảo mật số liệu và hàng loạt những tiện ích
khác nữa.
Thực hiện Quyết định 33/2008/ QĐ-BTC ngày 2/6/2008 của Bộ tài chính về việc thay
đổi Hệ thống mục lục Ngân sách nhà nước đòi hỏi các đơn vị sử dụng Ngân sách phải
thay thế, nâng cấp phần mềm kế toán. Đây là cơ hội tốt để các tỉnh thống nhất được
phần mềm quản lý Tài chính. Một yêu cầu đề ra đối với Hải Dương là lựa chọn một
phần mềm phổ biến, chất lượng cao, ít tốn kém. Trên thông tin đại chúng, MISA có
đội ngũ lập trình viên xuất sắc, có nhiều cán bộ giỏi về nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm
truyền đạt, đã có trên 20 nghìn khách hàng trên 63 tỉnh thành của cả nước. Hơn nữa, ở
Hải Dương MISA đã thống nhất được khối Y tế, Khối các trường Mầm non, lúc này
không gì hơn là lựa chọn sản phẩm của MISA . Tin học ngành Tài chính Hải Dương
đã tạo điều kiện cho MISA mở nhiều lớp tập huấn, giới thiệu sản phẩm và khó khăn
bước đầu đã được giải quyết khi có nhiều đơn vị đăng ký thực hiện trước như Bình
Giang, Nam Sách, Tứ Kỳ Đến nay MISA đã thống nhất toàn bộ khối Y tế, khối Giáo
dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, khối Xã, Phường, Thị trấn trên toàn Tỉnh. Sự
thành công này bước đầu giúp cho Tỉnh nhà hoàn thiện một phần Hệ thống phần mềm

kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị hạch toán, các cơ quan Tài chính tổng
hợp cấp trên. Điều này một lần nữa càng khẳng định tên tuổi của MISA - một đơn vị
sản xuất phần mềm uy tín, chất lượng trên thị trường phần mềm kế toán Việt Nam hiện
nay.
Nhân dịp kỷ niệm 15 năm thành lập tập đoàn MISA, chúng tôi chúc cho MISA ngày
càng thành công trong sự nghiệp, đem lại nhiều sản phẩm trí tuệ phục vụ các đơn vị
quản lý Nhà nước, các doanh nghiệp và góp phần phồn thịnh vào nền kinh tế đất nước.
Bạn có thể nói lên sự khác biệt giữa "Phần mềm kế toán" (có trong suy nghĩ của
sếp bạn) với những yêu cầu mà bạn nghĩ (nhất là phần " " của bạn)
Không biết tại sao có 1 số sếp sợ mua "Phần mềm kế toán" (Hay là sợ nhân viên kế
toán ko có việc để làm? )
Tại sao các bạn khó khăn khi lựa chọn phần mềm phù hợp? Bởi vì các bạn chưa
khẳng định rõ các bạn cần cái gì (toàn nêu tên chức năng lớn và sử dụng " " mà ko có
gì chi tiết cả) và cũng 1 phần là các bạn vẫn chưa rõ "thế nào là sự phù hợp" nên sẽ rất
khó trong việc lựa chọn sự phù hợp.
Ví dụ:
Bạn nói là bạn cần làm lương, cần làm các báo cáo thuế (những gì hàng tháng, hàng
quý, hàng năm phải nộp đó ), tất cả những thứ đó nằm trong phần mềm kế toán (đặc
biệt, khái niệm "làm lương" ở đây hiểu là rất đơn giản chứ ko phải 1 phần mềm tính
lương cho hàng ngàn người với hàng chục biểu mẫu về Lương). Bạn mới chỉ nêu ra
" " thôi nhưng tôi cũng thừa hiểu rằng ko chỉ là thế, đó còn là các báo cáo tài chính,
các báo cáo tổng hợp, chi tiết liên quan tới hàng tồn kho, công nợ, v.v Đó là những
gì mà 1 phòng kế toán có 1 người như bạn phải làm tất cả.
Trong khi đó, rõ ràng sếp bạn lại ko hề nghĩ thế. Sếp bạn sẽ nghĩ đó là những việc mà
bạn phải làm dù ko có phần mềm kế toán (và vì thế ko cần mua phần mềm kế toán) mà
chỉ cần quản lý những gì sếp đang kinh doanh mà ở đó hiểu rất đơn giản là: Khách
hàng, Nhà Cung cấp, Hàng hóa, Chính sách mua & bán, Tồn kho, Công nợ, Doanh
thu, Lãi lỗ. Chấm hết!
Và vì thế, có lẽ bạn và sếp cần trao đổi với nhau và thống nhất về nhu cầu của mình.
Những gì sếp hiểu cũng nằm trong phạm vi của kế toán, và những gì bạn hiểu và là

công việc của bạn (thuế, báo cáo tài chính, v.v ) cũng là điều quan trọng đối với công
ty.
Hội thảo là diễn dàn dành cho các don vị, tổ chức cá nhân, don vị cung cấp, hỗ
trợ và sử dụng phần mềm kế toán trao dổi thảo luận nhằm dua ra một tiêu chuẩn chung
cho phần mềm kế toán tại nuớc ta, phù hợp với từng Bộ, Ngành riêng biệt và dáp ứng
tiêu chuẩn quốc tế.
Tại Hội thảo, Vụ Truởng vụ CÐKT - Bộ Tài chính - Bùi Van Mai nhấn mạnh: Hiện
nay, theo thống kê có khoảng 40 công ty sản xuất phần mềm kế toán, dó là chua kể
dến các tổ chức nuớc ngoài, liên doanh. Các sản phảm phần mềm kế toán phổ biến
hiện nay trên thị truờng duợc dánh giá là khá uy tín nhu EFFEC, và FastAccouting,
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số phần mềm kế toán chất luợng thấp, ngôn ngữ viết
lạc hậu, nhiều lỗi, hoặc chỉ chạy duợc một số thành phần co bản của kế toán, do vậy
chua dáp ứng duợc nhu cầu của công tác hạch toán kế toán dề ra.
Hội thảo dã dua ra một số hạn chế của các sản phẩm phần mềm hiện nay:
- Dễ dàng sửa chữa lại sổ kế toán sau khi dã khoá sổ. Các don vị có thể tự ý diều chỉnh
lại số liệu vào thời diểm cuối kỳ kế toán theo ý muốn của chủ quan gây sai lệch về dộ
trung thực của các số liệu kế toán (mỗi lẫn in ra báo cáo lại có số liệu khác nhau)
- Phần mềm kế toán duợc thiết kế sai với quy trình hạch toán bắt buộc, hoặc hạch toán
tắt, bỏ sót một số nghiệp vụ theo chế dộ quy dịnh.
- Không tuân thủ các quy dịnh nghiêm ngặt các quy dịnh về tài chính, nhu tính và phân
bổ khấu hao, phân bổ chi phí, tập hợp chi phí không dúng dối tuợng theo quy dịnh.
- Một số truờng hợp (thuờng gặp ở don vị dầu tu nuớc ngoài) thực hiện công tác kế
toán theo một chuong trình không tuân thủ chế dộ kế toán dã duợc dang ký tại Bộ Tài
chính, tuy nhiên họ vẫn có thể in ra các báo cáo tài chính theo những quy dịnh của chế
dộ kế toán doanh nghiệp.
- Không tuong thích với các phần mềm khác.
Qua thảo luận, dóng góp ý kiến của các cá nhân don vị tham dự, Hội thảo dã
nêu một số tiêu chuẩn co bản cho các sản phẩm phần mềm kế toán.
- Phần mềm kế toán phải duợc xây dựng dựa trên co sở tuân thủ các quy dịnh kế toán
của Nhà nuớc.

- Ðảm bảo tính dộng (tính mở) dể có thể phù hợp với dặc diểm hoạt dộng và yêu cầu
quản lý của từng loại hình doanh nghiệp và don vị.
- Phải dễ sử dụng, không gây khó khan cho các don vị trong quá trình sử dụng. Việc
thao tác trên máy không yêu cầu kỹ thuật cao. Giao diện phần mềm phải dễ hiểu, dễ
truy cập và dễ tìm kiếm.
- Phải có tính quản trị cao dáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của các doanh nghiệp.
Các báo cáo tài chính với kế toán quản trị, có thể tự dộng lập báo cáo tài chính hoặc
báo cáo quản trị vào thời diểm bất kỳ.
- Phải có tính liên kết, liên hoàn dảm bảo có thể nối mạng LAN, hoặc mạng WAN, và
máy chủ phải kiểm soát duợc toàn bộ hoạt dộng của các máy khác.
- Phải dảm bảo tính mật thông tin nội bộ cung nhu bên ngoài. Các nghiệp vụ dã duợc
hợp thức hoá, nếu có sai sót không duợc xoá bỏvà phải duợc sửa chữa theo quy dịnh.
Có hệ thống mã khoá hợp lý cho phép những nguời có trách nhiệm truy cập những
thông tin cần thiết theo mức dộ trách nhiệm và thẩm quyền.
- Ðảm bảo dịch vụ bảo trì, bảo hành trong suốt thời gian hoạt dộng.
Hội thảo cung dua ra ý kiến nên thành lập một Trung tâm thẩm dịnh phần mềm kế
toán do bộ Khoa học công nghệ & Môi truờng cùng một số co quan có thẩm quyền
dứng ra kiểm dịnh tiêu chuẩn phần mềm kế toán.
NgọcLý-VASC
VASC thực hiện
/>ke_toan_tot.html
How to Select the Right Accounting Software
A process for evaluating the best packages for your organization.
BY J. CARLTON COLLINS
AUGUST 1999
JofA Looks at Accounting Software
This is the first of three articles. This month we will examine how each product handles
customization, the importance of a vendor's financial stability, programs' ability to
deliver the type of financial reporting your company or client requires and their
capacity for converting numerical data into more accessible graphics. Next month we

will focus on how to select the database programs under which accounting software
runs and how to select accounting packages with an appropriate account number
structure. In the last article in the series, we will describe the Web features of the
accounting software, the ability of various packages to handle foreign currency and the
year 2000 problem and how to determine whether the "look and feel" of the software
meet the needs of all those in your organization who use it. In addition, the article will
provide resources for more help. Exhibit 2: Financial Reporting Capabilities of
Accounting Software
EXECUTIVE SUMMARY
 THERE'S NO SUCH THING as
the best accounting software—no
single product suits every
business. But there are probably
several that suit one company's
specific needs. The goal is
matching software products to a
user.
 THE SINGLE MOST
IMPORTANT question you need
to resolve before deciding on an
accounting software package is
whether it can be customized—
and, if it can, whether the amount
of customization it's capable of
will meet your organization's
requirements.
 VENDOR RELIABILITY IS
CRITICAL. No matter how good a
product is, users still have to rely on
the vendor. It's usually best to avoid

vendors with limited resources.
Typically, the best accounting
software vendors are profitable and
supported by a staff that's both
knowledgeable and large enough to
meet the needs of the customer.
 SINCE A PRIMARY OBJECTIVE
OF ANY FINANCIAL accounting
system is accurate financial
statements on a timely basis, be sure
the product you're considering can
produce the kind of financial reports
you require—and that should include
a wide variety of financial and
business reporting ratios.
J. CARLTON COLLINS, CPA, is a partner of K2 Enterprises, Atlanta, a
professional and consulting organization that provides consulting and technology
continuing professional education. His e-mail address is . K2
Enterprises's Web page is www.k2e.com .
here's an old saying, If you ask the wrong question, you're likely to get the wrong
answer. That certainly applies when CPAs ask which accounting software product is
the best. The fact is, there is no best . There is no single product that suits everyone's
needs, but there are probably several that suit one company's specific requirements.
So, since the problem is matching software products with a user, the correct question
is: How should I go about finding the packages that are right for my business or
client?
When it comes to accounting software, the search begins by examining both the
products' features and the vendors behind the products. Because accounting software
contains hundreds—if not thousands—of features, this may seem like an
overwhelming task. While such assessments are not exactly easy, they are not overly

difficult, because only a handful of features are critical to making the right choice—
and we will focus on those features. In evaluating a package, here are the key
questions you should ask:
 Does the software provide customization tools?
 Is the vendor financially sound and reliable, and can it provide the technical
resources my organization will need?
 Can the product deliver the type of financial reporting I require?
 Will the underlying technology meet my current and future needs?
 s the product's account-number structure suitable for my business?
 Since e-business has become so important, does the package provide Web
integration?
 Can it handle foreign currency?
 Is it easy to use?
 How much does it cost?
The articles in this series examine all these questions—with the goal of providing
directions for identifying software products that meet your requirements.
CUSTOMIZATION
The single most important question you need to resolve before deciding on an
accounting software package is whether it can be customized—and, if it can, whether
the customization will meet your requirements.
In the 1980s, the most successful accounting software developers allowed users to
modify their products' source codes—the underlying programming that could be
altered only with the vendor's permission—and even then only a programmer with
knowledge of the product could modify the source codes to add fields, calculations
and capabilities to the product.
Many users accepted vendors' invitations to modify the software. But they soon
discovered modification was a very expensive and complicated job, involving months
of programming. Worse, while such efforts were successful for many customers,
others were left in chaos when the modifications didn't work properly, leaving their
financial recording and reporting tools inoperative or badly compromised.

Source code modification had an even graver drawback. Once a code was changed—
even slightly—the product no longer could be upgraded without losing those
modifications. So the product's users faced a no-win choice: If they wanted to upgrade,
they had to forgo all the modifications that had made the product fit their specific
needs. The vendors also were unhappy: They couldn't generate new revenue because,
after spending a fortune modifying a product, users generally opted to stick with the
old version rather than risking—and financing—a second source code modification.
A further complication was the fierce competition among vendors to add as many
features to their software as possible on the theory that, if they didn't, their products
wouldn't rate well against the competition in the comparison reviews featured in many
professional magazines and trade journals. And as more features were added, the
software became more difficult to use.
Today, most of the leading accounting software products offer a good alternative to
source code modification. Instead of changing the underlying codes, the developers
now develop their products with built-in customizing tools that are easy to use. For
example, many of today's products provide user-definable fields—those that aren't
earmarked for any particular function but that allow customers to attach their own
custom functions and labels to them. Thus, users can create special fields to
accommodate additional information for customers, vendors, employees, inventory
items and jobs. User-definable fields now are found in accounting software packages
of all price ranges including the economy-priced Peachtree Complete Accounting for
Windows, the mid-priced RealWorld Expertise and the higher-priced Great Plains
Dynamics C/S+.
HAVE IT YOUR WAY
There are many levels of customization. For a summary of the customization
capabilities of some of the popular accounting software packages, see exhibit 1.
Exhibit 1: Accounting Software Customization Capabilities

Cus
tomize

Reports
Cus
tomize
Forms
Provid
e Blank
User
Fields
Cus
tomize
Input
Screens
Cus
tomize by
Level
Modif
y
Source
Code
For the low-end market
Busines
sWorks for
Windows 12.0 Yes Yes No No No No
M.Y.O.
B. Premier 1.0 Yes Yes No No No No
Peachtr
ee Complete
Accounting for
Windows 6.0 Yes Yes Yes No No No
QuickB

ooks Pro 6.0 Yes Yes No No No No
For the middle market
ACCPA
C for
Windows
Series 4.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Great
Plains
Dynamics 5.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
MAS
90 for
Windows 3.X Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Navisio
n Financials Yes Yes No Yes No Yes
Peachtr
ee 2000 4.0 Yes Yes No No No No
Platinu
m for
Windows 4.6 Yes Yes No Yes No No
RealWo
rld
Expertise.LAN
5.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
SBT
Professional
Series 5.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Solomo
n IV for
Windows 2.8 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Travers

e 8.3 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Visual
AccountMate
4.0 Yes Yes Yes Yes No Yes
For the beginning ERP market
Acuity
Applications
4.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Great
Plains
Dynamics
C/S+ 5.0 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Platinu
m ERA 4.2 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
RealWo Yes Yes Yes Yes Yes Yes
rld
Expertise.SQL
5.0
SAP
Accelerated
Financials R/3 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
SBT
Executive
Series 3.10 Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Solomo
n IV for
BackOffice
4.0x Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Financial reports. The most commonplace customization capability is the ability to
create new financial statements or edit existing formats. Some products also allow

users to change fonts, add lines and even insert a company logo. However, although
such customization is widely available in today's top packages, some products still
can't produce custom-tailored financial statements.
Forms. With this feature, a user can tailor a program's forms formats, adding or
rearranging information on payroll checks, invoices and packing slips. For example, a
user might want to continue using old preprinted checks or invoices even though the
company has just upgraded to a different accounting system. This customization
feature allows the user to adjust the printing to fit the old design.
Input screens. This lets the user customize input screens—a feature that many leading
vendors have added in the last few years—so fields can be added to track additional
data about a customer, an inventory item or a job. Users typically can rename,
rearrange and even hide existing fields. More sophisticated customization tools allow
the user to validate data entered into the system, force (override) data and even
calculate data based on other information entered elsewhere in the system. Other
sophisticated features include the ability to set the tab order of user fields, insert drop-
down boxes (menus) and embed third-party software applications that will appear on
the input screen.
Source code. In many cases, it's possible to purchase the rights to modify a product's
source code. While this isn't as necessary today as it once was, some companies have
unique needs that require it.
Some accounting products allow users to implement customizations for just one user, a
specific group, or all users. Others provide the customization tools as part of the
standard product or they sell special software tools for that purpose. Still others
discourage users from customizing their software, leaving that to their value-added
resellers (VARs). For example, Solomon IV provides extensive customization tools
for users while SBT Professional Series provides its VARs with a customization tool
kit designed to help them implement custom changes for their customers.
VENDOR RELIABILITY
No matter how good a product is, users still must rely on continued support from the
vendor. For this reason, you want to be sure your vendor is reliable, has the resources

to meet your requirements and will be available when needed.
Many first-time accounting software users are inclined to disregard vendor reliability
—focusing primarily on the product’s quality, price or both. However, selecting a
product and then entrusting it with all your financial data is not unlike the goals of a
marriage: You want a fruitful, long-term relationship. Once the product is installed, the
customer depends on the accounting vendor to supply updates for payroll taxes, sales
taxes and even depreciation rates. The customer also must rely on the vendor to fix the
inevitable bugs, provide support and continually enhance the product to run on the
latest platforms and operating systems. The continued success of the accounting
software vendor has a direct bearing on the customer’s continued success with the
product.
The bottom line is that it’s usually best to avoid vendors with limited resources.
Typically, the best accounting software vendors are profitable and supported by staffs
that are both knowledgeable and large enough to meet the needs of its customers. In
addition, they should have large distribution channels. Those that sell software as a
sideline tend to be less committed to the business. If the vendor is publicly traded, it’s
relatively easy to gather information about its financial health. But if the vendor is
privately held, you’ll have to do some investigating: calling on its current customers
and insisting that they provide sufficient in-depth information on its resources.
How to Contact the Vendors
Products Vendor Contacts
ACCPAC for Windows ACCPAC International
Craig Downing
925-461-6716
www.accpac.com

Acuity Applications State of the Art
MAS 90 for Windows Taylor MacDonald
BusinessWorks for Windows 770-804-5845
www.sota.com

Crystal Reports Seagate Software
Phil Walston
800-877-2340
www.crystalreports.com

FRx FRx Software
Robert Rohan
303-741-8000
www.frxsoft.com

Great Plains Dynamics Great Plains Software
Great Plains Dynamics C/S+ Pamela Kram
281-265-1662
www.greatplains.com

Navision Financials Navision Software US
Geni Whitehouse
770-798-8386
www.navision-us.com

Peachtree Complete Accounting for
Windows
Peachtree Software
Cynthia Williams
770-564-5700
www.peachtree.com

Platinum for Windows Epicor Software
Platinum ERA Tami Eshelman

800-999-1809
www.epicor.com

QuickBooks Pro 99 Intuit
Richard Walker
619-453-4446
www.quickbooks.com

RealWorld Expertise.LAN RealWorld Software
RealWorld Expertise.SQL Christine Gilroy
800-678-6336
www.realworld.com

SAP R/3 SAP Software
Ken Bernstein
973-331-6000
www.sap.com

SBT ProSeries SBT Corp.
SBT Executive Series Brian Austin
415-444-9900
www.sbtcorp.com

Solomon IV for Windows Solomon Software
Solomon IV for BackOffice Cindy Bechtel
419-424-0422, ext. 485
www.solomon.com

Traverse
Open Systems Accounting

Software
Amy Reynolds
612-403-5726
www.osas.com

Forest & Trees Platinum Technologies
John Ulery
603-430-6587
www.platinum.com
FINANCIAL REPORTING
A primary objective of any financial accounting system is to provide accurate financial
statements on a timely basis. A frequent complaint is that a product won’t produce the
kind of financial reports a company wants. Yet, considering the importance of
financial reporting, users typically fail to fully consider financial reporting capabilities
when evaluating products.
When it comes to financial reporting, many accounting software products incorporate
two third-party products—FRx and Crystal Reports—into their packages rather than
develop their own. And in recent years those two products have become industry
standards. Both work seamlessly with more than 25 top accounting software packages.
So dominant is FRx that some products, such as Great Plains Dynamics, Platinum for
Windows and Solomon IV, rely on it as their primary financial reporting tool. (For
more information about all the products mentioned in this article, see “How to Contact
the Vendors” on page 64.)
When evaluating software, you should ask whether it works with FRx or, if it doesn’t,
whether the built-in module exhibits comparable features. Here are some of the key
capabilities of FRx:
 Produces financial statements with up to 256 columns.
 Links financial data from either a general ledger or other products such as a
spreadsheet or database application.
 Creates calculations such as expenses divided by units produced.

 Produces provisional financial statements—that is, as if all unposted
transactions have been posted.
 Views reports on screen and easily drills down from financial summary
information into account and transaction details.
 Sends e-mail reports directly to remote users from the report preview screen.
 Exports and imports reports to and from spreadsheets.
 Handles complex calculations such as conditional if–then statements.
 Provides a drag-and-drop utility in the reporting tree so users can see the
financial effect of restructuring.
 Creates virtual roll-up structures for reporting at different levels—that is, by
store, city, state, territory or country.
 Prepares and distributes presentation-quality reports using customized fonts,
colors and other formatting options.
 Compares revenue and expense figures for different organizational departments
by creating side-by-side reports.
 Operates in a client-server environment.
As powerful as it is, FRx primarily offers superior reporting capabilities only from the
general ledger module; it’s not designed to extract data easily from other modules.
This is Crystal Reports’ forte. It’s superb at extracting and reporting transactions from
all modules. For example, it can produce a set of mailing labels for all vendors that
received more than $600 for the year but failed to provide the proper taxpayer
identification number. It also can produce a report for each salesperson, displaying his
or her top 10 customers in terms of total sales, the outstanding amounts receivable and
the profit margin attributed to each customer. Like FRx, Crystal Reports works with
many of the top accounting software packages. Some products such as MAS 90 and
Acuity Applications have even gone so far as to use Crystal Reports to develop all its
module reports.
Over the years, I have encountered many clients who thought they had to replace their
accounting software because of inadequate financial reporting. A number of them,
however, resolved that problem simply by adding FRx and Crystal Reports.

For a summary of the financial reporting capabilities of selected accounting software
packages, see exhibit 2.
Exhibit 2: Financial Reporting Capabilities of Accounting Software

Inte
gratesWit
h FRx
I
ntegra
tes
With
Crysta
l
Repor
ts
I
ntegra
tes
With
F9
from
Synex
Syste
ms
P
rovid
es
Built-
In
Ratio

Repo
rts
P
rovide
s
Built-
In
Graph
ical
Repor
ts
H
as
Buil
t-In
Rep
ort
Writ
er
P
roduces
Hotlink
Data to
Spread
shee
S
upport
s
Event-
Trigge

red
Repor
ting
For the low-end market
Bus
inessWork
s for
Windows
12.0 No
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
M.
Y.O.B.
Premier
No N
o
N
o

Y
es
Y
es
Y
es
N
o
N
o
1.0
Pea
chtree
Complete
Accountin
g for Win No
N
o
N
o
N
o
N
o
Y
es
N
o
Y
es

Qui
ckBooks
Pro 6.0 No
N
o
N
o
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
N
o
For the middle market
AC
CPAC for
Windows
Series 4.0 No
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es

Y
es
Y
es
N
o
Gre
at Plains
Dynamics
5.0 Yes
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
M
AS 90 for
Windows
3.X Yes
Y
es

Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Na
vision
Financials No
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
N
o
N
o
Pea

chtree
2000 4.0 No
N
o
N
o
N
o
N
o
N
o
N
o
N
o
Plat
inum for
Windows
4.6 Yes
Y
es
Y
es
N
o
N
o
N
o

N
o
N
o
Rea
lWorld
Expertise.
LAN 5.0 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
Y
es
N
o
SB
T
Profession
al Series
5.0 Yes
Y
es
Y

es
Y
es
N
o
Y
es
Y
es
Y
es
Sol
omon IV
for
Windows
2.8 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
N
o

Tra
verse 8.3 No
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
N
o
N
o
N
o
Vis
ual
AccountM
ate 4.0 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es
Y
es

N
o
N
o
For the beginning ERP market
Ac
uity
Applicatio
ns 4.0 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
Y
es
N
o
Gre
at Plains
Dynamics
C/S+ 5.0 Yes
Y
es
Y

es
N
o
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Plat
inum
ERA 4.2 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
N
o
Y
es
Rea
lWorld

Expertise.
SQL 5.0 Yes
Y
es
Y
es
Y
es
N
o
Y
es
N
o
N
o
SA
P
Accelerate
d
Financials
R/3 No
N
o
N
o
Y
es
Y
es

Y
es
N
o
N
o
SB
T
Executive
Series
3.10 No
N
o
Y
es
N
o
N
o
Y
es
Y
es
N
o
Sol
omon IV
for
BackOffic
e 4.0x Yes

Y
es
Y
es
N
o
N
o
Y
es
Y
es
N
o
RATING RATIOS
Another important aspect of financial reporting is built-in ratio reporting.
Unfortunately, most accounting software and third-party application developers either
ignore this function or don’t give it the attention it deserves. Exhibit 2 shows that
many vendors say they provide built-in ratio reporting, however, in my view, the
number of ratios most of them provide is hardly adequate.
One of the few products that does adequately addresses this need is BusinessWorks for
Windows—a product that serves the low-end market. Each of its modules contains a
flash report function that summarizes key financial ratios and highlights key
information. The general ledger flash report displays 20 key ratios for the following
periods: current, year-to-date and prior-year. Also displayed are sales histories and
balance sheet amounts for the past 24 months. The inventory flash report provides,
among other things, inventory ratios, days in inventory, a reconciliation of the
inventory account for the month, inventory and cost-of-goods-sold balances as well as