Tài liệu Lựa chọn phần mềm kế toán nào đây? pdf

Lựa chọn phần mềm kế toán nào đây?
Minh An
Trên thị trường luôn có rất
nhiều phần mềm kế toán khác
nhau để bạn lựa chọn. Thế
nhưng bạn lại băn khoăn không
biết phần mềm nào sẽ thích hợp
nhất với công ty. Câu trả lời
phụ thuộc vào nhu cầu kinh
doanh của bạn.
Các phần mềm kế toán luôn là
công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài
chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu
quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác,
báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách
khách hàng và các mối quan hệ với công ty…
Có hai loại chính của phần mềm kế toán là Phần mềm chung và Phần
mềm chuyên biệt cho từng ngành. Những phần mềm kế toán được thiết
kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp
nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơn nhiều,
chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn. Những
phần mềm kế toán chung thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ
doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào khi gói
dịch vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng
hơn.
Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh
doanh của mình, bạn nên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:
1. Quy mô kinh doanh. Một công ty có doanh số bán hàng 50.000
USD/năm sẽ có những nhu cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh
thu nhiều triệu USD. Nếu chỉ là một công ty quy mô nhỏ, bạn đừng đổ
quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại, có nhiều tính

năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp hơn nhu
cầu thực tế của mình.

2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh. Bạn kinh doanh trong
lĩnh vực, ngành công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những
phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó được thiết kế phù
hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn các trường
hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ đắt hơn,
nhưng các lợi ích có được sẽ bù đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn
rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế
toán nào.
3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phần nào
trong phần mềm kế toán? Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính
năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi có những phần mềm
bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoá đơn,
giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng... Thậm chí có phần
mềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng
đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự
biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng
một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp.
4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng. Việc mua sắm phầm mềm chỉ là
bước đi đầu tiên trong một quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn
phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm
nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại,
đào tạo...
5. Các nguồn lực tài chính. Bạn có những nguồn lực tài chính nào để
đầu tư cho phần mềm kế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt
động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí - lợi nhuận nhất định.
Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất với công
ty bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất

so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra.
6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến
của các nhân viên kế toán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế
toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lực chính mà bạn sẽ phải
trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phần mềm đó.
Hơn nữa, nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế toán
bạn dự định mua là đáng tin cậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài
chính được hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhân viên kế toán và
phần mềm kế toán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần
vào thành công chung của công ty bạn.
7. Dễ dàng sử dụng. Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua
khi lựa chọn phần mềm kế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề
quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy hiệu quả tối đa. Cho dù
phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ,
song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên
mua. Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phần mềm cung
cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng
hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in
barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo
biểu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản, có trọng
điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn.
Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu
và có khả năng cập nhập khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng
trưởng.
Tổng kết
Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm
một phần mềm tài chính kế toán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có
một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh
doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên được xem là nhân
tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kế toán.

Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất
cứ phần mềm mới nào, vì vậy, hãy cẩn thận khi lựa chọn phần mềm đó
và nên nhớ lại tất cả những lời khuyên ở trên để sửa chữa sai lầm. Điều
đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính có tổ chức, cung cấp cho bạn
những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả kế
hoạch phát triển kinh doanh.
(Dịch từ Entrepreneur)