Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ

LỜI MỞ ĐẦU


Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều cơ hội
tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra
nhiều thách thức, buộc các Doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho
phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các Doanh nghiệp nói chung và
DN Dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới
công nghệ để bắt kịp với nhịp đập phát triển của xã hội.
Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò
quan trọng, và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó
trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ
góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu
rủi ro và nâng cao hiệu quả.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và đặc biệt là đối
với chu trình cung ứng, qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt
may Hoà Thọ, em đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ” để hoàn thành luận
văn tốt nghiệp của mình.
Nội dung của Luận văn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ và KSNB chu trình
cung ứng tại Doanh nghiệp
Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình cung ứng tại Tổng
Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ
Do sự hạn hẹp về thời gian cũng như sự hiểu biết chưa được toàn diện, nên
luận văn này của em chắn chắc còn tồn tại những thiếu sót. Em rất mong sự
quan tâm, giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô để luận văn được hoàn

thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Toàn, Giảng viên Khoa Kế
toán đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian qua. Em cũng xin chân thành cảm
ơn các anh, các chị Tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ đã tạo điều
kiện thuận lợi để cho em hoàn tất luận văn này. Xin chân thành cảm ơn.
Đà Nẵng, tháng 06 năm 2009
Sinh viên thực hiện

Huỳnh Thị Cam Thảo

PHẦN 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào
của DN, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn
lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục
quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị.
Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong
mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả
bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào
tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ
thống KSNB hữu hiệu. Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ thống
KSNB.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB được định nghĩa
như là "một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị
nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không
hiệu quả.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý,
chính xác.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý".
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập
để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới
hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng
khác như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu
đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của
KSNB về quản lý.
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB
là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một
tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba
mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Thông tin đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định".
Cũng cần phân biệt giữa KSNB và kiểm toán nội bộ, theo IFAC thì "kiểm
toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một DN như là một
loại dịch vụ cho DN đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp
và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB".

1.1.2. Phân loại
KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý.
1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2
mục tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin
kế toán.

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình
và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích
khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát
thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất
khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…
-Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do
bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các
quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính
kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản
ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài
chính.
1.1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý
KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện
tốt hai mục tiêu chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được
tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
các hoạt động của DN
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và
gian lận trong mọi hoạt động của DN.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà
quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế

giám sát của hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành
của bộ máy quản lý DN.
Trên quan điểm tổ chức, KSNB về quản lý cũng như KSNB về kế toán đều
quan trọng như nhau. Tuy nhiên KSNB về quản lý ít có quan hệ trực tiếp
hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy KSNB về quản lý
cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua
năng lực đào tạo hay năng lực quản lý.


1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn
là các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân
chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên
càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng
trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt
động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung -
quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại,
các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo

mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng
như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng
tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu
tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần).
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể
thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp
giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
bộ phận của DN.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.5. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của DN
phải thực hiện được các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những
nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp
vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của
DN.
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ.
Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế

ngoài sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn.
Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai
số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau
của quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB bao gồm 3 yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống
thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố đó được thiết kế và thực
hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các mục tiêu đã nêu.












1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý
thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ
phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân
tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc
thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố này

chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động của các nhà quản lý cấp
cao trong đơn vị đối với quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Sau đây là các
nhân tố chính của môi trường kiểm soát:
1.2.1.1. Đặc thù về quản lý
Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động
của đơn vị. Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản
trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu
hiệu tại đơn vị. Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà
quản lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn
thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà quản lý có
phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải
chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ. Đối với những nhà quản lý có mục
tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không đảm bảo tính trung
thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo, không hiệu quả. Như vậy, phong
cách điều hành và tư cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn đến các chính
sách, thủ tục KSNB cũng như độ chính xác của BCTC.
Một vấn đề quan trọng khác của đặc thù quản lý là cơ cấu quyền lực trong
đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì
phẩm chất và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát. Trong những DN có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì môi
trường kiểm soát sẽ không mạnh do những người khác không có cơ hội giám
sát người có quyền lực cao.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các
thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo
ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và
sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới
trong việc ban hành các quy định, triển khai các quy định đó cũng như kiểm tra,
giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ DN, tạo hiệu quả quản
lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin. Cơ

cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Để đạt được mục
tiêu của đơn vị, cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô
hoạt động của đơn vị. Muốn vậy, cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ sót
bất kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau
giữa các bộ phận.
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản
tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc
người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng
một cấp trên. Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách
nhiệm trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho
cùng trực thuộc phòng vật tư và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng vật tư).
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng
trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục
kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có
một chính sách nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng
đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên
trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào
tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân
viên.
Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo
đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra.
Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu
kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên.
Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự
rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng

lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng
những người sai phạm. Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm
bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
1.2.1.4. Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ,
thu chi, sữa chữa TSCĐ và các phương án chiến lược kinh doanh của ban quản
lý trong đơn vị. Việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học, nghiêm túc
sẽ là công cụ kiểm soát rất hiệu quả. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải
giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số
liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và có những giải pháp kịp
thời.
1.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB)
Bộ phận KTNB là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát:
chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh
giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có hệ thống thông
tin kế toán. Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và
chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát
hiện những sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến
hoạt động.
Để có bộ phận KTNB hữu hiệu, điều cần thiết là bộ phận KTNB phải độc
lập với các bộ phận còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị. Muốn
vậy, bộ phận KTNB phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức nghề
nghiệp.
1.2.1.6. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành pháp luật của công dân.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc.
1.2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài. Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của
các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và
nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các
cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp
lý, đường lối phát triển của đất nước…
1.2.2. Hệ thống kế toán (Hệ thống thông tin kế toán)
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho
việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ,
kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử
dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động
và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Do đó, hệ thống kế toán là một
yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế
có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải
bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để
ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán,
trong việc áp dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ

đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên
quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế
toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh
trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
1.2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Lập chứng từ là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ
chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp
lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ
giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra
nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và
sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.
1.2.2.2. Hệ thống sổ kế toán
Ghi ghép sổ sách là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo. Trong KSNB, hệ thống sổ sách kế toán có một
vai trò quan trọng. Chẳng hạn như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ
sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài
chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, hệ thống sổ
sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng
vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập
chứng từ.
Hệ thống sổ sách đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho đơn vị quản lý chính xác
số lượng tài sản, bộ phận sử dụng, giá trị và giá trị còn lại của từng tài sản,
quản lý trên sổ sách các loại vật liệu để có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp
lý; đồng thời làm cơ sở để đối chiếu với kiểm kê thực tế.


1.2.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu
trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Hệ thống báo cáo kế toán bao
gồm BCTC và các báo cáo nội bộ.
Các BCTC được lập theo quý hoặc năm phải tuân theo biểu mẫu đã quy định
và phải trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán
hiện hành). Các báo cáo này được công bố ra bên ngoài, cho các nhà đầu
tư và các nhà chức năng đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả hoạt động và
tình hình tài chính của DN. Nó quyết định đến hình ảnh và uy tín của DN nên
đòi hỏi số liệu phải trung thực và chính xác.
Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của nhà quản lý, nó không
có biểu mẫu bắt buộc quy định và được lập vào bất cứ thời điểm nào cần thiết.
Với các báo cáo này, sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của
công việc, kiểm tra kết quả thực thi so với mục tiêu ban đầu. Từ đó để có các
giải pháp, phương hướng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt mục đích
cao hơn.
Các báo cáo nội bộ và BCTC nếu được lập chính xác, trung thực sẽ trở thành
công cụ quản lý hữu hiệu, xác định các kế hoạch và chiến lược phát triển trong
tương lai phù hợp, đánh giá đúng đắn và có những điều chỉnh hợp lý để đạt
được mục tiêu.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của DN nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn
vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát
và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác
nhau và cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục
kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục
đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của

một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là một chế
độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra
hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hóa, giúp
cho việc kiểm tra chặt chẽ và tạo sự giúp đỡ lẫn nhau hơn trong công việc.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Theo nguyên tắc này, yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với
một số công việc như sau:
- Cách ly bảo quản tài sản với kế toán. Chẳng hạn tách biệt kế toán vật
tư với thủ kho…
- Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách,
chẳng hạn tách biệt bộ phận sản xuất với kế toán tập hợp chi phí sản xuất…
- Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách
biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư…
- Tách biệt chức năng kế toán và chức năng tài chính.
- Tách biệt chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên
mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ví dụ: Kế toán tiền mặt
kiêm nhiệm thủ quỹ sẽ có thể tham ô công quỹ và sửa đổi số liệu kế toán để che
dấu sự thâm hụt quỹ.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Người quản lý không thể và cũng không nên quyết định mọi vấn đề và giải
quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền cho các thuộc
cấp. Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về
công việc đó. Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất
định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo
nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi
tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong quyền hạn được giao.

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được sự ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do
cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót
do một người không phải giải quyết quá nhiều việc.
2. Các chu trình và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
2.1. Các chu trình kế toán
Các DN mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể,
rất khác nhau về quy mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các
hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo một
trình tự nhất định.









Hoạt động kế toán, ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các
hoạt động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại
theo một trình tự nhất định. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế
liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả là lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý
chung trong một quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình
nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu
trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người ta cũng có thể gọi nó là chu trình
kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng). Như vậy chu trình kế
toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp
vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định.

Chu trình kế toán được chia thành 4 chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu,
chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, và chu trình tài chính. Trong từng
chu trình kế toán, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ
thống ứng dụng.
2.1.1. Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa DN và khách hàng của họ) gồm các nghiệp
vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu
và việc thanh toán công nợ từ khách hàng.
Mục tiêu chủ yếu của chu trình này là bán được hàng và thu được tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:
- Nhận đặt hàng từ khách hàng.
- Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
- Lập Hóa đơn bán hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán.
- Nhận tiền thanh toán.
Và tương ứng là 4 hệ thống ứng dụng sau:
- Hệ thống nhận đặt hàng.
- Hệ thống gửi hàng.
- Hệ thống lập Hóa đơn bán hàng.
- Hệ thống nhận tiền.
Có thể hình dung mô hình minh họa cho chu trình doanh thu như sau:

2.1.2. Chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng (hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán)
bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh
toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng. Đó
là:
- DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán.
- DN thanh toán tiền.
Bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình này là:
- Hệ thống mua hàng.
- Hệ thống nhận hàng.
- Hệ thống theo dõi thanh toán.
- Hệ thống chi tiền.
2.1.3. Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên
quan đến một sự kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
Trong chu trình này, có các hệ thống ứng dụng:
- Hệ thống lương.
- Hệ thống hàng tồn kho.
- Hệ thống chi phí.

2.1.4. Chu trình tài chính
Chu trình tài chính ghi chép 2 sự kiện kinh tế. Đó là:
- Hoạt động tăng vốn từ chủ DN đầu tư và từ đi vay.
- DN sử dụng vốn này tạo các tài sản mà việc sử dụng tài sản này sẽ tạo
doanh thu.
Các hệ thống liên quan đến chu trình này là:
- Hệ thống ghi nhật ký.
- Hệ thống TSCĐ.
- Hệ thống BCTC.

Sau đây là mô hình minh họa các thành phần của chu trình tài chính.

2.2. Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Như đã tìm hiểu ở trên thì rõ ràng mỗi chu trình đều có đầu vào và đầu ra
khác nhau, tuy nhiên chúng lại có quan hệ rất mật thiết. Đó là ở chỗ: đầu ra của
chu trình này lại là đầu vào của chu trình khác, cứ thế xoay vòng tạo nên mối
quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa các chu trình.
Giả sử ta bắt đầu từ chu trình doanh thu (cũng có một cách bắt đầu khác
là từ chu trình tài chính, bởi thiết nghĩ phải có tiền ban đầu thì mới có các
hoạt động tiếp theo, tuy nhiên theo tôi cách dẫn dắt nào cũng đều có lý miễn
sao sự giải thích cho trình tự đó thật lôgic và hợp lý), đầu vào sẽ là các sản
phẩm và đầu ra sẽ là tiền sau khi đã diễn ra hoạt động trao đổi mua bán với
khách hàng. Tiền đầu ra từ chu trình doanh thu sẽ tiếp tục cung cấp đầu vào cho
chu trình tài chính. Các hoạt động của chu trình tài chính diễn ra với mua sắm
tài sản cố định, đầu tư các dự án… nói chung là sử dụng nguồn tiền đầu vào để
đầu tư tiếp, nhưng chủ yếu vẫn là đáp ứng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ… cho
DN (đặc biệt là các DN sản xuất như các nguyên vật liệu…), đây cũng chính là
chu trình cung ứng. Với chu trình cung ứng thì đầu vào chính là nguồn tiền
được cung cấp từ chu trình tài chính, và đầu ra chính là các sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ mua vào sau khi đã thực hiện trao đổi mua bán với các nhà cung
cấp. Các đầu ra từ chu trình cung ứng cùng với các yếu tố khác như nhân công
và chi phí sản xuất… sẽ tiếp tục bước vào chu trình chuyển đổi. Chu trình
chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình biến các yếu tố đầu vào này trở thành các
thành phẩm (hay sản phẩm). Sản phẩm đầu ra của chu trình chuyển đổi lại trở
thành đầu vào của chu trình doanh thu, và như vậy trình tự diễn ra như một sự
tuần hoàn liên lục giữa các chu trình. Ta có thể hình dung được tất cả các điều
đó thông qua mô hình minh họa sau:

2.3. Chu trình cung ứng và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
2.3.1. Khái niệm
Chu trình cung ứng bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua
hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng. Đó
là:
- DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiêt.
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán.
- DN thanh toán tiền.
Sau đây là mô hình minh họa cho chu trình cung ứng:

Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau:
Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Đây là hoạt động đầu tiên
trong chu trình cung ứng. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng
hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy
nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần
bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu cầu mua hàng".
Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua
hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá
cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa
chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập ĐĐH mua gửi cho nhà
cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu
liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận ĐĐH thì
gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng.
Nhận hàng và nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định
trong ĐĐH, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với ĐĐH để
chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt
động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng
nhận. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào PNK
và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi
Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các

chứng từ gốc liên quan như ĐĐH, PNK, và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà
cung cấp.
Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán
tiến hành lập các thủ tục để chuyển cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán
ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thanh toán, căn cứ vào các
chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi để làm căn cứ nhập liệu,
ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp.
2.3.2. Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống mua hàng: Có chức năng thu mua hàng hóa, vật tư theo yêu cầu
của sản xuất đúng số lượng và chủng loại hàng hóa; sau đó từ Hóa đơn và các
chứng từ liên quan kế toán vật tư phản ảnh vào sổ sách và tài khoản liên quan.
- Hệ thống nhận hàng: Có chức năng xác nhận hàng hóa được mua về có
đúng xuất xứ, mặt hàng, số lượng, chất lượng hay không; nhập hàng vào kho;
theo dõi ở sổ kế toán.
- Hệ thống theo dõi thanh toán: Có chức năng ghi nhận việc mua hàng chịu,
chưa thanh toán cho người bán, sau đó phản ánh vào tài khoản công nợ liên
quan.
- Hệ thống chi tiền: Có chức năng lập Phiếu chi tiền, hay Ủy nhiệm chi yêu
cầu ngân hàng thay mặt đơn vị chuyển trả số tiền cho NCC hàng; sau đó vào Sổ
quỹ tiền mặt, hay Sổ ngân hàng.
Sau đây là lưu đồ mô tả các hoạt động của tiến trình cơ bản và các tài liệu
liên quan đến chu trình cung ứng:

2.3.3. Chức năng và mục tiêu của chu trình cung ứng
2.3.3.1. Chức năng của chu trình:
Chu trình có các chức năng chính, đó là:
- Mua hàng hóa hay các dịch vụ mua vào.
- Thanh toán tiền.
- Ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo.
2.3.3.2. Mục tiêu của chu trình:
Đối với chức năng mua hàng thì mục tiêu đặt ra là phải mua đúng, mua đủ

và mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng:
- Mua đúng tức là phải đảm bảo đúng hàng (về tên hàng, quy cách của hàng
và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp và đúng giá (càng thấp càng tốt và cao
nhất là một giá nào đó được xác định).
- Mua đủ tức là đảm bảo đủ về số lượng theo phê duyệt, có thể hao hụt một
phần nào đó cho phép.
- Mua kịp thời tức là kịp tiến độ vận hành sản xuất, khoảng thời gian từ lúc
đặt hàng đến nhận hàng chỉ được phép trong một ngưỡng định trước.
Đối với chức năng thanh toán tiền thì mục tiêu cũng tương tự như chức
năng mua hàng ở trên là thanh toán đúng, thanh toán đủ và thanh toán kịp
thời.
- Thanh toán đúng tức là đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số
hàng đã mua (mà không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác) và
đúng giá đã thỏa thuận.
- Thanh toán đủ là đủ khoản tiền như đã thỏa thuận mà DN đã chấp nhận
thanh toán.
- Thanh toán kịp thời tức là kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung
cấp.
Đối với chức năng ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo (các báo cáo liên
quan nhập - xuất - tồn vật tư và các báo cáo liên quan công nợ thanh toán) thì
mục tiêu đặt ra là công việc ghi chép và lập báo cáo này phải đúng, đủ, kịp
thời, ngắn gọn và rõ ràng, có thể:
- Chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư vào bất cứ thời
kỳ nào và vào bất cứ thời điểm nào.
- Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả các nhà cung cấp, từng
nhà cung cấp, cùng với việc theo dõi tuổi nợ, hạn tín dụng tối đa được hưởng,
…
2.3.3. Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng
2.3.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán
- Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi

các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình
bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng.
Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp
thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
- Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận
mua hàng, xác định yêu cầu của DN với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất
lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu
về thanh toán… Nếu ĐĐH được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng
mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên.
- Báo cáo nhận hàng (Receiving report): Loại chứng từ soạn thảo vào lúc
nhận hàng hóa vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và
các dữ kiện thích đáng khác. Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình
kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận
nghiệp vụ mua hàng.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số
lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được làm căn cứ
ghi tăng TK Hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận
liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng…
- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định
quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của
người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng
hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức
chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán (Voucher): Chứng từ này được dùng trong hệ thống
"Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản
cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó.
- Chứng từ trả lại hàng mua (Debit memo): Chứng từ này được bộ phận mua
hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng
từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại.
- Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ

thanh toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi... Sau khi Chi phiếu
được người có trách nhiệm ký thì nó là một tài sản. Khi Chi phiếu được bên
bán lĩnh tiền và xóa sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là
Chi phiếu đã thanh toán.
2.3.3.2. Hệ thống sổ kế toán
Các tài khoản sử dụng trong chu trình cung ứng:
- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu.
- TK 153 : Công cụ, dụng cụ.
- TK 331 : Phải trả người bán.
- TK 111 : Tiền mặt.
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng.
Ghi chép kế toán bằng máy tính được tiến hành trong các tập tin và cơ sở dữ
liệu. Trong hệ thống thông tin dữ liệu , thông thường sẽ có 2 loại tập tin: tập tin
chính và tập tin nghiệp vụ.Tập tin nghiệp vụ sẽ phản ánh hoạt động xử lý dữ
liệu trong một khoảng thời gian, thông thường là một ngày. Tập tin nghiệp vụ
được coi như Sổ nhật ký, ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh. Tập tin chính
là các tập tin lưu trữ các dữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, ít biến động,
được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian.
- Tập tin chính:
+ Tập tin nhà cung cấp: tập tin này lưu trữ những thông tin về từng nhà
cung cấp, bao gồm các thuộc tính liên quan đến mỗi người bán, và mỗi người
bán được theo dõi bằng một mã nhà cung cấp.
+ Tập tin nguyên vật liệu: Bao gồm nhiều loại vật tư hàng hóa, và các
thuộc tính của nó, mỗi hàng hóa cũng được theo dõi bằng một Mã vật tư. Tập
tin này bao gồm nhiều trường về mã, tên, thuộc tính, kho, số lượng, giá trị...
- Tập tin nghiệp vụ: tùy thuộc vào mức độ sử dụng máy tính trong mỗi
doanh nghiệp, hệ thống xử lý có thể có nhiều hay ít tập tin nghiệp vụ. Mỗi tập
tin nghiệp vụ được dùng để nhập dữ liệu hàng ngày về những yếu tố liên quan
đến chu trình cung ứng như tập tin mua hàng, tập tin thanh toán...
Các sổ kế toán được sử dụng:

- Sổ chi tiết TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112.
- Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112.
2.3.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được
sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần
mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh
chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có
được thông tin cần tìm. Chẳng hạn: