giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thủ đô

Học viện ngân hàng
Ngân hàng nhà nớc việt nam Bộ giáo dục và đào tạo

Hoàng thị phơng thùy
GIảI PHáP HOàN THIệN KIểM SOáT NộI Bộ TRONG
MÔ HìNH GIAO DịCH MộT CửA TạI CHI NHáNH ngân hàng
nông nghiệp và phát triển nông thôn thủ đô
chuyên ngành: tài chính - ngân hàng
mã số: 60340201
Ngời hớng dẫn khoa học:
Ts. Lê văn luyện
Hà Nội - 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên
cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong
Luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.
Hà Nôi, ngày … tháng … năm 2013
Tác giả luận văn
Hoàng Thị Phương Thùy
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iv
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ v
LỜI MỞ ĐẦU 1
1.Tính cấp thiết của đề tài 1
2.Mục đích nghiên cứu 2
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4.Phương pháp nghiên cứu 3
5.Kết cấu của luận văn 3
CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM

SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA CỦA CÁC
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 4
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ 4
1.2. Ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại
22
1.3. Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa của Ngân hàng
thương mại và rủi ro kiểm soát 38
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG GIAO
DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THỦ ĐÔ 51
2.1. Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát
triển Nông thôn Thủ Đô 51
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 64
2.3. Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong mô hình giao
dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông
thônThủ Đô 82
CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH NGÂN
HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THỦ ĐÔ 92
3.1. Định hướng và mục tiêu hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô trong thời gian tới 92
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một
cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thủ Đô 94
3.3. Kiến nghị 108
3.3.3. Kiến nghị với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt
Nam 110
KẾT LUẬN 115
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt Nguyên văn
NHNN Ngân hàng Nhà nước
TCTD Tổ chức tín dụng
NHTM Ngân hàng thương mại
NHNo&PTNT VN Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thông
Việt Nam
KTNB Kiểm toán nội bộ
KSNB Kiểm soát nội bộ
MTKS Môi trường kiểm soát
HTKT Hệ thống kế toán
KSV Kiểm soát viên
GDV Giao dịch viên
TQ Thủ quỹ
TTQT Thanh toán quốc tế
KH Khách hàng
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ
Bảng biểu:
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh Ngoại hối và TTQT của CN Thủ Đô 62
Sơ đồ:
Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 13
Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa” 26
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Thủ Đô 53
Sơ đồ 2.2: Mô hình xử lý nghiệp vụ: Front End – Back End 67
Sơ dồ 2.3: Quy trình giao dịch hàng ngày 71
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ giao dịch đầu ngày 71
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong hạn mức giao dịch của GDV. .74
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ ngoài hạn mức giao dịch của GDV 77
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ khóa sổ cuối ngày 80
Biểu đồ:

Biểu đồ 2.1: Tình hình Huy động vốn và Sử dụng vốn của Chi nhánh
NHNo&PTNT Thủ Đô 57
Biểu đồ 2.2: Tổng nguồn vốn phân theo thành phần kinh tế 58
Biểu đồ 2.3: Tổng nguồn vốn phân theo kỳ hạn 60
Đồ thị:
Đồ thị 2.1: Dư nợ tín dụng theo thời gian tại CN NHNo&PTNT Thủ Đô 61
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Hệ thống ngân hàng đóng vai trò là huyết mạch của nền kinh tế đất nước,
nhưng kinh doanh ngân hàng là một lĩnh vực kinh doanh chứa đựng rất nhiều
rủi ro. Không những thế, hoạt động ngân hàng còn mang tính chất hệ thống;
sự phá sản của một ngân hàng có thể gây ra sự đổ vỡ dây chuyền trong toàn
bộ hệ thống và ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế. Trong xu thế hội nhập
kinh tế quốc tế và toàn cầu hóa như hiện nay, các NHTM phải không ngừng
đổi mới, hoàn thiện và phát triển hơn nữa về mọi mặt trong tất cả các hoạt
động kinh doanh của mình.
Xuất phát từ mục tiêu phục vụ khách hang tốt nhất, cùng với xu thế phát
triển của công nghệ thông tin nói chung và trong ngân hàng nói riêng việc
chuyển đổi của các ngân hàng từ mô hình giao dịch nhiều cửa sang mô hình
giao dịch một cửa là một tất yếu.
Khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa, song song với những lợi ích
đem lại như: đẩy nhanh tốc độ giao dịch, giảm bớt những thủ tục dườm dà
gây phiên hà cho khách hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên
ngân hàng… thì ngân hàng cũng phải đối mặt với nhiều thách thức về mặt tài
chính, kỹ thuật và rủi ro trong hoạt động.
Ngày 13/10/2005 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ra Quyết định số
1498/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụng
đối với các TCTD, trong quá trình triển khai thì an toàn là yêu cầu cao nhất
đối với các NHTM. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh và hiệu quả chính là
hoạt động giúp ngân hàng đáp ứng được yêu cầu đó.

Cho đến nay, mặc dù các ngân hàng triển khai mô hình giao dịch một
cửa đã cố gắng thực hiện những quy định về an toàn nhưng vẫn chưa đáp ứng
1
được một cách đầy đủ và toàn diện, vì thế nguy cơ rủi ro vẫn rất cao. Hoạt
động KSNB tại các ngân hàng trong điều kiện ứng dụng mô hình giao dịch
một cửa vẫn chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế từ cơ chế,
chính sách đến các thủ tục kiểm soát. Chính vì vậy cần phải tiếp tục nghiên
cứu tìm ra các giải pháp để khắc phục những hạn chế nhằm hoàn thiện hoạt
động này. Vấn đề đặt ra với các ngân hàng là làm thế nào để hoàn thiện hoạt
động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa để ngăn ngừa và hạn chế những
rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động kinh doanh của mình.
Sau thời gian làm việc tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát
triển Nông thôn Thủ Đô em càng nhận thức được tầm quan trọng cũng như sự
cần thiết của hoạt động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa, chính vì vậy
em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ
trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn Thủ Đô”.
2. Mục đích nghiên cứu.
Hệ thống hóa và làm sâu sắc thêm những lý luận về KSNB trong mô
hình giao dịch một cửa tại các NHTM nói chung; đi sâu phân tích, đánh giá
thực trạng hoạt động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh
NHNo&PTNT Thủ Đô.
Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, luận văn đề xuất một số giải
pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB trong mô hình giao dịch một cửa
tại Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề có liên quan đến KSNB
trong mô hình giao dịch một cửa tại các NHTM.
2
Luận văn đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tiễn hoạt động KSNB tại

quầy giao dịch một cửa tại Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô kể từ khi đưa
vào áp dụng đến nay.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp như: phương pháp phân tích
tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh đối chiếu. Kết hợp lý
luận với thực tiễn để chứng minh cho những luận giải của mình.
5. Kết cấu của luận văn.
Ngoài lời mở đầu và kết luận luận văn được kết cấu làm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ trong
mô hình giao dịch một cửa của các Ngân hàng thương mại.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong giao dịch một cửa tại Chi
nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô.
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ
trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn Thủ Đô.
3
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA
CỦA
CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về kiểm tra kiểm soát nội bộ
Hoạt động của hệ thống KSNB (ICS – Internal Control System) trong
từng doanh nghiệp được coi là “cánh tay phải” của bộ máy quản trị. Bởi lẽ hệ
thống KSNB thông qua quá trình kiểm tra, giám sát liên tục trong quá trình
thực hiện từng mục tiêu cụ thể và cả sau khi quá trình thực hiện đã kết thúc sẽ
thống kê được các “con số biết nói”. Chúng giúp doanh nghiệp thấy được các
sai phạm, điều chỉnh được mục tiêu ngay trong quá trình thực hiện, điều chỉnh
được mục tiêu trong tương lai và dự báo những kết quả có thể đạt được. Nếu

như không có hệ thống KSNB thì doanh nghiệp khó có thể thực hiện được
điều này. Vậy, hệ thống KSNB được hiểu như thế nào?
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đưa ra định nghĩa về hệ
thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm
soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn
vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và
phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản
lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” (VSA 400).
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public
Accountant - AICPA) định nghĩa KSNB như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm
kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa
4
nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù
hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và
khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế thì “Hệ thống KSNB của một đơn vị
là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc của đơn vị
thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể” (ISA 400).
Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organisations of
Treadway Commission): “KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội
đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được
thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu
mà Hội đồng quản trị mong muốn là:
• Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động;
• Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính;
• Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”.
1
Như vậy, KSNB là một quá trình gồm chuỗi các hoạt động kiểm soát
hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị như kiểm soát tài chính, kế toán, tổ

chức nhân sự, thông tin, báo cáo…và được kết hợp với nhau thành một thể
thống nhất, nó sẽ giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, không chỉ đơn thuần là
những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải bao gồm cả những con người trong
1
Định nghĩa được đưa ra bởi Committee of Sponsorning organization (viết tắt là COSO) vào năm 1992.
COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National
Commission on Financial Reporting. Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng
Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế
toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). Báo cáo của COSO được công bố với tiêu đề:
Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal control – Integrated framework).
5
tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các thành viên khác. Chính con
người đặt ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ và vận hành chúng.
1.1.2. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB được xây dựng và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu là:
• Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có
hiệu quả.
• Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và
thực hiện các biện pháp đối phó.
• Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý do các cơ quan
quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát
mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ và quyết định đó.
• Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm và gian lận trong hoạt
động kinh doanh.
• Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức
về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
• Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan.
• Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.

1.1.3. Các nguyên tắc trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý
nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Vì vậy, việc thiết
kế hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc:
Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được
kiểm soát bởi hệ thống KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động
chính của đơn vị.
6
Nguyên tắc 4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít nhất là
hai người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được
thiết kế và vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại. Do
vậy, mỗi hệ thống KSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn
để tăng cường kiểm soát tại đó.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người
cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công cho tất cả mọi
người trong tổ chức, không để một số người làm quá nhiều việc trong khi đó
một số người khác lại không có việc làm. Theo nguyên tắc này thì không để
một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ
khâu đầu đến khâu cuối. Do đó, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận
khó xảy ra hơn.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự tách biệt
thích hợp về trách nhiệm. Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc
bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng: Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản
với kế toán, bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với
việc thực hiện các nghiệp vụ ấy, bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách
nhiệm ghi sổ…
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của
việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá
trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ

thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập
trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
7
Nguyên tắc đảm bảo chứng từ, sổ sách đầy đủ: Chứng từ sổ sách vừa có
tác dụng chuyển giao thông tin trong nội bộ và chuyển giao thông tin ra ngoài.
Ngân hàng thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo kiểm soát được tài sản – nguồn
vốn, kiểm soát được luồng đi của các thông tin tác nghiệp, thông tin tài chính.
Nguyên tắc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Nguyên tắc này yêu cầu
phân tách chức năng rõ ràng là những người giữ tài sản vật chất thì không
kiêm nhiệm thực hiện công tác kế toán giữ sổ sách. Người giữ tài sản vật chất,
người giữ sổ sách phải thường xuyên có sự đối chiếu, kê những tài sản mất
mát, dư thừa, thiếu hụt để tìm nguyên nhân điều chỉnh.
Uỷ ban Giám sát ngân hàng Basel
2
đã đề ra 13 nguyên tắc thiết kế và
đánh giá hệ thống KSNB ngân hàng ³
3
. Về cơ bản, các nguyên tắc này tương
tự như các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO. Cụ thể
các nguyên tắc như sau:
Giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát
• Nguyên tắc 1:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ
chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng; hiểu rõ
những rủi ro trọng yếu của ngân hàng, xây dựng những mức độ có thể chấp
nhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các
bước cần thiết để xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro này.
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì một
hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả.

2
Ủy ban Basel về hoạt động giám sát ngân hàng (Basel Committee on Banking Supervision) là một ủy ban
gồm nhiều quan chức thanh tra ngân hàng do các Thống đốc Ngân hàng trung ương của 10 quốc gia thành
lập vào năm 1975. Ủy ban này gồm các đại diện cao cấp của các cơ quan thanh tra ngân hàng và Ngân hàng
trung ương của Bỉ, Canada, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Luxemboug, Hà lan, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Anh, Hoa kỳ. Ủy
ban thường tổ chức họp tại Ngân hàng thanh toán quốc tế ở Basel – là nơi đặt trụ sở của Ban chấp hành.
3
Phần III, IV. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ - Tài liệu Framework for Internal Control Systems
in Banking Organisations – Basel Committee 1998.
8
• Nguyên tắc 2:
Ban hành và chịu trách nhiệm thi hành những chiến lược và chính sách
đã được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị; nâng cao việc xác định, đo lường,
giám sát và kiểm tra những rủi ro mắc phải của ngân hàng; duy trì một cơ cấu
tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các
mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được
giao phó một cách có hiệu quả; thiết lập những chính sách kiểm soát nội bộ
thích hợp; kiểm tra sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Nguyên tắc 3:
Hội đồng quản trị và Ban điều hành có trách nhiệm nâng cao đạo đức
và thiết lập văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy rõ
tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Tất cả nhân viên ngân hàng cần phải
hiểu vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và thực sự tham gia
vào quá trình đó.
Nhận biết và đánh giá rủi ro
• Nguyên tắc 4:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi rằng những rủi ro trọng yếu ảnh
hưởng có hại đến việc hoàn thành mục tiêu của ngân hàng phải được nhận
biết và đánh giá liên tục. Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro
trong hoạt động ngân hàng đó là: rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh

khoản, rủi ro thị trường,
Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm
• Nguyên tắc 5:
Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt
động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi phải
thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát được xác
9
định ở mỗi mức hoạt động, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, các
phòng ban khác nhau; kiểm kê, kiểm tra sự tuân thủ những quy định ban
hành và theo dõi sự không tuân thủ một hệ thống đã được phê duyệt và ủy
quyền; một hệ thống kiểm tra và đối chiếu.
• Nguyên tắc 6:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có sự phân công nhiệm vụ hợp
lý và các nhân viên đó không được phân công mâu thuẫn với trách nhiệm.
Những xung đột về quyền lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa và tùy
thuộc vào sự kiểm soát độc lập, thận trọng.
Thông tin và truyền thông
• Nguyên tắc 7:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và tổng thể về
sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính cũng như là những
thông tin thị trường bên ngoài về những sự kiện và điều kiện mà nó ảnh
hưởng đến việc đưa ra quyết định. Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có
thể sử dụng được và được trình bày theo biểu mẫu.
• Nguyên tắc 8:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tin
cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Hệ
thống này phải được lưu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, an toàn, được
theo dõi độc lập và được kiểm tra đột xuất, đầy đủ.
• Nguyên tắc 9:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi kênh trao đổi thông tin hiệu quả

để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các
chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ
10
và đảm bảo rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến các
nhân viên có liên quan.
Giám sát và sửa chữa những sai sót
• Nguyên tắc 10: Hiệu quả toàn diện của hệ thống KSNB là việc theo
dõi, kiểm tra phải liên tục. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công
việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như việc đánh giá định kỳ của bộ phận
kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
• Nguyên tắc 11: Phải có kiểm toán nội bộ toàn diện, hiệu quả của hệ
thống KSNB được thực hiện bởi những người có đủ khả năng, được đào tạo
thích hợp và có thể làm việc độc lập. Chức nắng kiểm toán nội bộ cũng là
việc theo dõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản
trị hoặc Ban kiểm soát và Ban điều hành.
• Nguyên tắc 12: Những sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát
hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm tra kiểm soát nội bộ hoặc các nhân viên
khác, thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận
ngay lập tức.
Đánh giá hệ thống KSNB thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng
• Nguyên tắc 13:
Cán bộ thanh tra đòi hỏi rằng tất cả các ngân hàng cần có hệ thống
KSNB hiệu quả, phù hợp với bản chất, sự phức tạp, rủi ro vốn có của hoạt
động nội và ngoại bảng tổng kết và thích nghi được với sự thay đổi môi
trường, điều kiện của ngân hàng. Các thanh tra sẽ xác định hệ thống KSNB
của ngân hàng có hiệu quả và đầy đủ cho danh mục rủi ro riêng biệt của ngân
hàng đó hay không, khi đó họ sẽ đưa ra hành động thích hợp.
1.1.4.Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
11
Mỗi đơn vị đều tổ chức cho mình một hệ thống KSNB riêng phù hợp với

đặc điểm kinh doanh của mình. Ở những đơn vị khác thì sẽ có sự khác nhau
về quy mô và đặc điểm hoạt động của hệ thống KSNB. Tuy nhiên, hệ thống
KSNB thông thường được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát
12
Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát (MTKS) bao gồm toàn bộ những nhân tố có tính
chất môi trường tác động đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hiệu quả của
các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Trong đó các nhân tố này chủ yếu
liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị.
Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:
a. Đặc thù quản lý: trình độ, ý thức, nhận thức, đạo đức, triết lý, phong
cách điều hành của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị.
Quan điểm quản lý của ban lãnh đạo: nó chỉ quan điểm khác nhau của
người quản lý đối với tình trạng của báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro
trong kinh doanh. Sự khác biệt về quan điểm quản lý có thể ảnh hưởng lớn
đến MTKS và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Có những
nhà lãnh đạo quá mạo hiểm chạy theo thành tích trước mắt mà không có hoạt
động kiểm soát, đặt ra các tiêu chí đo lường không rõ ràng, mập mờ và xử lý
công việc không hợp lý hoặc phiến diện thì các mục tiêu kiểm soát khó đạt
13
được; có nhà lãnh đạo ủng hộ tuân thủ kỷ luật, thận trọng khi ra quyết định,
phân tích kỹ lưỡng những vấn đề có liên quan khi đưa ra các chế độ, chính
sách. Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến các
chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo
tài chính.
Sự phân bổ quyền lực trong một đơn vị cũng là vấn đề quan trọng của
đặc thù quản lý. Nếu quyền lực tập trung vào một số ít người (độc đoán, độc
quyền) thì các thủ tục kiểm soát nếu có cũng chỉ là hình thức và thường bị vô

hiệu hóa. Ngược lại, nếu quyền lực quá phân tán dẫn đến sự không minh
bạch, chồng chéo dễ xảy ra các trường hợp sử dụng không hết quyền hạn
được giao hoặc lạm dụng các quyền hạn thì sẽ làm giảm tính hiệu quả của các
hoạt động kiểm soát.
b. Cơ cấu tổ chức của đơn vị
Phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi
người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và
chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ
chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hành
của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát
lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn.
Cơ cấu tổ chức của đơn vị cần phù hợp với năng lực, sở trường của các
cá nhân trong đơn vị. Phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì doanh
nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên
toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sự
kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo.
14
- Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiện
nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng.
c. Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự
và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề
bạt, khen thưởng và kỷ luật của các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của MTKS
như đảm bảo về năng lực, tính trung thực và các giá trị đạo đức… Do đó,
thiếu yếu tố này thì các thủ tục kiểm soát dù có chặt chẽ đến đâu cũng khó
thực hiện được trong thực tế. Cho nên chính sách nhân sự có hợp lý hay

không sẽ góp phần tạo cho đơn vị một môi trường kiểm soát thuận lợi hay
không thuận lợi.
d. Kế hoạch và dự toán
Lập kế hoạch giúp cho đơn vị xác định mục đích cần đạt tới, lường
trước các rủi ro có thể gặp phải, đề ra đường lối thực hiện để đạt được mục
đích đó và là căn cứ để so sánh xem thực tế đạt được bao nhiêu so kế hoạch.
Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản
xuất – kỹ thuật – tài chính. Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân
sách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận các khoản mục nếu được xây
dựng chắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc
KSNB tốt, là mục tiêu cho hành động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả.
e. Kiểm toán nội bộ (KTNB)
Bộ phận kiểm toán là một nhân tố cơ bản trong MTKS, cung cấp một
sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong
đó có cả hệ thống KSNB. Bộ phận KTNB hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho
15
đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói
chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng. Tuy nhiên bộ phận KTNB chỉ
có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so
với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo
chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong
đơn vị.
f. Các nhân tố bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài đơn vị, nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản
lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách quản lý và các quy chế,
các thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơ
quan chức năng của nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
Tóm lại, MTKS có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và
kết quả của các thủ tục kiểm soát. MTKS là nền tảng, là điều kiện cho các thủ
tục kiểm soát phát huy tác dụng.

Một MTKS tốt sẽ có khả năng phát huy hiệu quả, hạn chế những thiếu
sót của các thủ tục kiểm soát. Ngược lại, một MTKS yếu kém sẽ kìm hãm các
thủ tục kiểm soát và làm cho nó chỉ còn là hình thức mà thôi.
Tuy nhiên, MTKS mạnh chưa hẳn hệ thống KSNB đã đảm bảo mà còn
phụ thuộc vào các bộ phận khác là hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán
Hoạt động KSNB chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và
đáng tin cậy. Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều phân hệ,
trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận đặc biệt quan trọng.
Hệ thống kế toán (HTKT) là hệ thống dùng để ghi nhận, tính toán, phân
loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh.
HTKT ở một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống tài khoản
16
kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán (gồm báo cáo tài chính
và báo cáo kế toán quản trị).
Như vậy, thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ,
vào sổ sách tổng hợp và lập các báo cáo tài chính. HTKT không những cung
cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan
trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó là một bộ
phận quan trọng của KSNB. Các yêu cầu của HTKT:
- Tính trung thực nghĩa là một tài sản hay một khoản nợ đã ghi
chép và phản ánh trên báo cáo tài chính thì thực tế phải tồn tại (có thực) vào
thời điểm lập báo cáo.
- Sự phê chuẩn nghĩa là mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra
phải được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm và có thẩm quyền phù
hợp.
- Tính đầy đủ nghĩa là toàn bộ tài sản, các khoản nợ, nghiệp vụ
hay giao dịch đã xảy ra có liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép,
thể hiện trên báo cáo tài chính.
- Sự đánh giá nghĩa là Một tài sản hay một khoản nợ được ghi

chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
(hoặc được thừa nhận).
- Sự phân loại nghĩa là các khoản mục trên báo cáo kế toán phải
được phân loại một cách đúng đắn theo yêu cầu của các chuẩn mực và chế độ
kế toán hiện hành. Sự phân loại phải đảm bảo đúng kỳ kế toán, đúng với bản
chất của các tài sản, nguồn vốn.
- Tính kịp thời nghĩa là mỗi nghiệp vụ hay sự kiện kinh tế phát
sinh phải được ghi nhận vào kỳ kế toán mà nó phát sinh chứ không căn cứ
vào sự phát sinh của dòng tiền.
17
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác nghĩa là các khoản mục được
phân loại, diễn đạt và công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành (hoặc được chấp nhận).
Thông qua chính sách kế toán và hình thức kế toán giúp xem xét, đánh
giá được HTKT đó.
Chính sách kế toán: là các nguyên lý, nguyên tắc, các cơ sở, các qui ước,
các luật lệ và các thủ tục được ban giám đốc công nhận để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, soạn thảo và trình bày các báo cáo tài chính một
cách trung thực về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp. Các chính sách được lựa chọn phải tuân thủ đúng theo các chuẩn mực
kế toán hiện hành.
Hình thức kế toán: là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ
sách kế toán. Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức
có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định. Đơn vị phải
cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy
đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình.
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Tùy vào các căn cứ khác nhau mà ta có các loại kiểm soát khác nhau.
Căn cứ vào mức độ bao quát, kiểm soát các nghiệp vụ có 2 loại: kiểm soát
tổng quát và kiểm soát trực tiếp. Còn nếu căn cứ vào tác dụng, giai đoạn của

các thủ tục kiểm soát thì có 3 loại: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát thực hiện
và kiểm soát bù đắp.
* Kiểm soát tổng quát: là việc kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ
thống, nhiều công việc khác nhau. Với loại kiểm soát này, các bước kiểm soát
và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí khác nhau giữa các
18
đơn vị và các loại nghiệp vụ. Nhưng đều được xây dựng theo các nguyên tắc
cơ bản nói ở trên.
* Kiểm soát trực tiếp: là các chế định, các quy trình kỹ thuật nghiệp vụ
được thiết kế và cài đặt trong từng nghiệp vụ, đảm bảo các hoạt động cần thiết
để quản lý, kiểm soát được từng nghiệp vụ. Mỗi thủ tục kiểm soát đó được
thiết kế để quản lý, kiểm soát được từng nghiệp vụ khác nhau và được xây
dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu cấu thành nên các dữ liệu để
phản ánh trên báo cáo tài chính, cũng như phản ánh trên kết quả thực hiện
nghiệp vụ.
Kiểm soát trực tiếp gồm 3 loại hình cơ bản:
- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soát
nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị. Các trọng
điểm nhằm vào mục đích này bao gồm: phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản
và thông tin. Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài
sản, thông tin của những người không có trách nhiệm. Thiết lập các quy chế
về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ 3…
- Kiểm soát xử lý: là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý,
ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi
chúng vào sổ kế toán là đúng đắn.
- Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): là việc kiểm
soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện
đó tiến hành. Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có
khuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý
không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó thực hiện

việc quan sát và đánh giá công việc của họ; ngoài ra nhưng sai phạm có thể
vô tình hay hữu ý đều có thể xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm
19