tổ chức hóa hệ thống thông tin kế toán

LOGO
CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC HỆ THỐNG HÓA
THÔNG TIN KẾ TOÁN
LOGO
NỘI DUNG CHÍNH
1. Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức hệ thống hóa thông tin kế toán
2. Sổ kế toán – Phương tiện chủ yếu trong hệ thống hóa thông tin kế toán
3. Tổ chức hệ thống hóa thông tin kế toán theo các hình thức sổ kế toán
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
2
LOGO
Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tổ chức hệ
thống hóa thông tin kế toán
 Khái niệm: Hệ thống hóa thông tin kế toán là việc xử lý và ghi
nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thèo từng loại đối tượng
nhằm cung cấp thông tin kế toán theo những yêu cầu nhất định
của quản lý.

 Ý nghĩa: tạo ra thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu theo dõi và
kiểm tra chặt chẽ đối với các loại tài sản, nguồn vốn và các
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

 Nguyên tắc: phải phù hợp với:
 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của dơn vị
 Số lượng và trình độ kế toán của đơn vị
 Mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tại đơn vị
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
3
LOGO
Sổ kế toán – Phương tiện chủ yếu trong hệ

thống hóa thông tin kế toán
 Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo
mẫu, dựa vào yêu cầu của phương pháp tài khoản và ghi kép,
hoặc những yêu cầu nào đó về thông tin kế toán trong quá
trình quản lý của đơn vị.

 Phân loại: theo một trong ba cách sau:
 Theo trình tự thời gian
 Theo từng loại đối tượng
 Theo các chỉ tiêu kinh tế

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
4
LOGO
Phân loại sổ kế toán
Căn cứ theo mục đích ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trên sổ
 Sổ ghi theo trình tự thời gian
 Ví dụ: Sổ Nhật ký chung, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ …
 Tác dụng: sử dụng sổ ghi theo trình tự thời gian giúp ta bao
quát được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian
 Sổ ghi theo đối tượng (ghi theo nội dung kinh tế):
 Ví dụ: Sổ cái và các sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng kế toán
như sổ chi tiết về vật liệu (dụng cụ), sản phẩm, hàng hóa; sổ
chi tiết TSCĐ, …
 Tác dụng: sổ ghi theo đối tượng có vai trò chính yếu trong
công tác kế toán

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư

5
LOGO
Phân loại sổ kế toán
Căn cứ vào mức độ khái quát của thông tin được phản
ánh trên sổ
 Sổ kế toán tổng hợp
 Sổ ghi chép số liệu tổng quát về đối tượng kế toán
 Tác dụng: Sử dụng sổ kế toán tổng hợp sẽ cung cấp được
thông tin tổng quát về các đối tượng kế toán, là cơ sở chủ yếu
để lập các báo cáo tài chính.
 Sổ kế toán chi tiết
 Sổ ghi chép số liệu một cách chi tiết để chi tiết hóa số liệu của
một đối tượng tổng hợp nào đó.
 Tác dụng: cung cấp thông tin một cách chi tiết và đầy đủ về
các đối tượng kế toán, giúp cho việc quản lý chặt chẽ được các
đối tượng kế toán.

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
6
LOGO
Phân loại sổ kế toán
Căn cứ vào kết cấu sổ
 Sổ kết cấu hai bên kiểu tài khoản

 Sổ kết cấu nhiều cột

 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là sổ có kết cấu dựa trên nguyên tắc
kết cấu của bản đối chiếu kiểu bàn cờ.

Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ

 Sổ tờ rời

 Sổ đóng thành quyển
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
7
LOGO
SỔ KẾT CẤU HAI BÊN TÀI KHOẢN
Chứng

từ
Diễn
giải

TK
Đ
Ư

Số
tiền
phải
thu (Số tiền

đã trả)
Chứng

từ
Diễn
giải

TK

Đ
Ư

Số tiền đã
thu (Số tiền

phải trả)
Số
Ngày
Số
Ngày
Cách thứ nhất: Thiết kế đầy đủ các cột thông tin cần thiết cho hai cột Nợ và
Có của sổ.
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
8
LOGO
SỔ KẾT CÂU HAI BÊN TÀI KHOẢN
Ngày

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải TKĐƯ

Số phát sinh
Số

Ngày
Nợ Có
A B C D E 1 2
Số
dư đầu năm
Số
phát sinh trong tháng

Cộng
số phát sinh
Số
dư cuối tháng
Cộng
lũy kế từ đầu quý

SỔ CÁI
Năm: ……………
Tài khoản: …………
Số hiệu tài khoản:
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
9
LOGO
SỔ KẾT CẤU NHIỀU CỘT
Chứng từ

Diễn giải

TK
ĐƯ

Số tiền
ghi Có
(Nợ)
Ghi Nợ (Có) TK ……, trong đó

Số

Ngày
TK … TK …

TK …
…
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
10
LOGO
SỔ KẾT CẤU NHIỀU CỘT
Chứng từ

Diễn giải
TK
ĐƯ
Tổng
số
tiền

Ghi Nợ TK 1562 (Chi tiết theo

công dụng chi phí)
Số

Ngày
Vận
chuyển

Bốc
xếp
Bảo
quản
…

Số
dư đầu kỳ
Chi
phí mua
Cộng
số phát
sinh
Ghi
có TK 1562
Số
dư cuối kỳ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ MUA HÀNG
Tháng ……năm: ……………
Bộ phận …………………
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
11
LOGO
SỔ KẾT CẤU KIỂU BÀN CỜ
TK ghi
Có

TK
ghi Nợ
TK … TK …

TK … … Cộng Có
TK …

TK …

TK …

TK …

…

Cộng
Nợ
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
12
LOGO
Quy định về sử dụng sổ kế toán
Quy định về mở sổ kế toán
 Đối với sổ dạng quyển
 Trang đầu sổ ghi rõ tên đơn vị; tên sổ; ngày mở sổ; niên độ kế
toán và kỳ ghi sổ; họ tên, chữ ký của người giữ sổ, người ghi
sổ, kế toán trưởng, trưởng đơn vị; ngày kết thúc ghi sổ hoặc
ngày chuyển giao cho người khác.
 Đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang phải
có dấu giáp lai.

 Đối với sổ tờ rời
 Đầu mỗi sổ ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,
tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.
 Các tờ rời trước khi sử dụng phải được người trưởng đơn vị ký
xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
13
LOGO
Quy định về sử dụng sổ kế toán
Quy định về mở sổ kế toán
 Đối với sổ tờ rời
 Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế
toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

 Căn cứ mở sổ
 Căn cứ vào hệ thống tài khoản áp dụng tại đơn vị và yêu cầu
quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
 Căn cứ mở sổ là số dư trên sổ kế toán cuối niên độ trước.
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
14
LOGO
Quy định về sử dụng sổ kế toán
Quy định về ghi sổ kế toán

 Ghi sổ căn cứ vào các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
 Ghi sổ kịp thời, rõ ràng và đầy đủ theo các nội dung của sổ.
 Ghi sổ bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ cho đến khi khóa sổ.
 Ghi sổ bằng bút mực.
 Không ghi cách dòng, phần không ghi phải gạch chéo.
 Số liệu trên từng trang sổ được cộng dồn khi hết sổ và số tổng

được chuyển sang trang kế tiếp.
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
15
LOGO
Quy định về sử dụng sổ kế toán
Quy định về sửa sổ kế toán
 Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay
 Phương pháp cải chính
 Phương pháp ghi số âm (hay còn gọi là phương pháp ghi đỏ)
 Phương pháp ghi bổ sung
 Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
 Trường hơp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm
nộp cho cơ quan nhà nước, sửa trực tiếp vào sổ kế toán của
năm đó trên máy vi tính.
 Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã
nộp cho cơ quan nhà nước, sửa trực tiếp vào sổ kế toán của
năm đó trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối cùng sổ kế
toán của năm có sai sót.
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
16
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ, cuối kỳ
Kiểm tra, đối chiếu
Sổ quỹ
Chứng từ kế toán
Nhật ký – Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi

tiết
Các sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
17
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Ngày
tháng

ghi sổ

Chứng từ
Diễn giải
Số tiền

phát
sinh
Số hiệu
TKĐƯ
TK … TK …
Số
hiệu

Ngày
tháng
Nợ

Có

Nợ


Có

Nợ


Có

Số
dư đầu tháng
Số
phát sinh trong tháng
Cộng
số phát sinh
Số
dư cuối tháng
Đơn vị: ………… Mẫu số S01-DN
Địa chỉ: ………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Năm …………. ĐVT: ………………
- Sổ này có ………… trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……………
- Ngày mở sổ: ……………. Ngày….tháng……năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
18
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
STT
Tên đối tượng

Số dư đầu kỳ
Số
phát sinh trong
kỳ
Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VỀ THANH TOÁN
Tài khoản: …………
Tháng……….…năm ……… …
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
19
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
STT
Tên

quy
cách,
vật liệu

Tồn đầu tháng Nhập trong tháng

Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
Số

lượng
Số
tiền

Số

lượng
Số
tiền

Số

lượng
Số
tiền

Số

lượng
Số
tiền

A B 1 2 3 4 5 6 7 8
Cộng
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO
Tài khoản: …………
Tháng……… …năm ……… …

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
20
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN –
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
 Ưu điểm:
 Đơn giản, dễ ghi chép
 Dễ theo dõi số liệu, dễ đối chiếu kiểm tra

 Nhược điểm:
 Khó phân công lao động kế toán
 Khuôn khổ sổ cồng kềnh, khó bảo quản

 Điều kiện áp dụng:
 Đơn vị có quy mô nhỏ
 Sử dụng ít tài khoản, số lượng nghiệp vụ phát sinh không
nhiều, trình độ kế toán thấp


ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
21
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Kiểm tra, đối chiếu
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
Sổ cái

Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp
chi tiết
Các sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ Nhật ký
chung
Bảng cân đối tài
khoản
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
22
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Đơn vị: ………… Mẫu số S03a-DN
Địa chỉ: ………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm …………. ĐVT: ………………
- Sổ này có ………… trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……………
- Ngày mở sổ: ……………. Ngày….tháng……năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Ngày

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải
Đã ghi

sổ Cái
STT
dòng
Số hiệu
TK
đối ứng
Số
phát sinh

Số hiệu

Ngày

tháng
Nợ

Có

Số
trang trước chuyển sang

Cộng
chuyển sang trang
sau

ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
23

LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Đơn vị: ………… Mẫu số S03a1-DN
Địa chỉ: ………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm …………. ĐVT: ………………
- Sổ này có ………… trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……………
- Ngày mở sổ: ……………. Ngày….tháng……năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Ngày

tháng

ghi sổ

Chứng từ
Diễn giải
Ghi Nợ
TK 111
(1111)
Ghi Có các tài khoản
Số
hiệu

Ngày

tháng

TK
…
TK
…
TK
…
Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu

Số
trang trước chuyển sang
Cộng
chuyển sang trang sau
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
24
LOGO
TRÌNH TỰ HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN KẾ TOÁN
Đơn vị: ………… Mẫu số S03a2-DN
Địa chỉ: ………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Năm …………. ĐVT: ………………
- Sổ này có ………… trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……………
- Ngày mở sổ: ……………. Ngày….tháng……năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Ngày

tháng

ghi sổ

Chứng từ
Diễn giải
Ghi Có
TK 111
(1111)
Ghi Nợ các tài khoản
Số
hiệu

Ngày

tháng
TK
…
TK
…
TK
…
Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu

Số
trang trước chuyển sang
Cộng
chuyển sang trang sau
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
25