Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản

KỸ THUẬT SOẠN THẢO
VĂN BẢN

1.1. Khái niệm văn bản
a. Theo nghĩa hẹp
+ VB là các TL, giấy tờ,…
+ Hình thành trong quá trình hoạt động
của CQ, DN, tổ chức;
+Nhằm thực hiện những CN,NV quyền
hạn của mình.
b. Theo nghĩa rộng
+ VB là vật mang tin;
+ Được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng
ngôn ngữ.
Ví dụ: Bia đá, mộc bản, băng ghi âm
1.2. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước
- Hệ thống VB QPPL
- Hệ thống VB HC
- Văn bản chuyên ngành
- Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị-xã hội
1.2.1. Văn bản QPPL
a. Khái niệm
+ Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành;
+ Theo thủ tục, trình tự, Luật định trong
đó có các quy tắc xử sự chung;
+ Được nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm
điều chỉnh các quan hệ XH theo định
hướng XHCN.
b. Đặc điểm

- Có tính cưỡng chế.
- Hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu
dài.
- Có phạm vi điều chỉnh rộng, không chỉ
đích danh đối tượng thi hành.
c. Phân loại
1. Hiến pháp(HP) 7. Nghị định(NĐ)
2. Luật(Lt) 8. Quyết định(QĐ)
3. PhápLệnh(PL) 9. Chỉ thị(CT)
4.Lệnh(L) 10. Thông tư(TT)
5.Nghị quyết(NQ) 11. TT liên tịch(TTLT)
6. NQ liên tịch(NQLT)
1.2.2. Hệ thống VBHC
a. Khái niệm
Là những VB được hình thành trong hoạt
động hành chính của CQ, DN.
b. Chức năng
- Mang tính thông tin quy phạm, nhằm
thực thi các VBQPPL.
- Dùng để thực hiện các tác nghiệp HC
trong hđ của các cq quản lý HC nhà
nước, các tổ chức khác.
c. Phân loại
- VBHC cá biệt
- VBHC thông thường có tên gọi
- VBHC không có tên gọi

VBHC cá biệt
1. Quyết định
2. Nghị quyết


Văn bản HC thông thường có tên
gọi
3.Chỉ thị (CT)
4. Thông cáo (TC)
5.Thông báo (TB)
6.Chương trình (CT)
7.Kế hoạch (KH)
8.Phương án (PA)
9.Đề án (ĐA)
10.Báo cáo (BC)
11.Biên bản (BB)
12.Tờ trình (TTr)
13.Hợp đồng (HĐ)
14.Công điện (CĐ)
15.Giấy chứng nhận(CN)
16.Giấy ủy nhiệm (UN)
17.Giấy mời (GM)
18.Giấy giới thiệu (GT)
19.Giấy nghỉ phép (NP)
20.Giấy đi đường (ĐĐ)
21.Giấy biên nhận (BN)
22.Phiếu gửi (PG)
23.Phiếu chuyển (PC)

Văn bản HC thông thường không có
tên gọi ( Công văn HC)
1.3. Thể thức VB
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định
số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ.
1.3.1. Khái niệm
Thể thức VB là những yếu tố hình thức
và nội dung có tính bố cục đã được thể
chế hóa.
1.3.2. Kỹ thuật trình bày VB
a. Định lề trang VB
- Trang mặt trước
+ Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm
+ Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm
+ Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm
- Trang mặt sau:
+ Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm
+ Lề trái: cách mép trái từ 15-20mm
+ Lề phải: cách mép phải từ 30-35mm
b. Đánh số trang VB
- Kiểu số: số Ảrập (1,2,3…)
- Vị trí đánh số trang:
+ Ngay chính giữa lề trên của VB (phần header);
+ Tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).
1.3.3. Nội dung và kỹ thuật trình bày
các thành phần thể thức của VB.
a. Các yếu tố thể thức VB cơ bản
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB
3. Số và ký hiệu VB
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VB
5. Tên loại và trích yếu nội dung của VB

6. Nội dung VB
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan tổ chức
9. Nơi nhận
b. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB
20 – 25mm
30 – 35 mm 15-20mm
20-25mm
2
4
1
11
7c
5a
9
10a
5b
6
10b
5b’
7a
7b
3
12
14
13
8
c. Kỹ thuật trình bày
1. Quốc hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên CQ, tổ chức ban hành VB

a. Trường hợp có CQ chủ quản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁCH KHOA HÀ NỘI