TIỂU LUẬN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


TIỂU LUẬN MÔN HỌC
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề Tài: Phân Tích Thiết Kế Cửa Hàng Thuốc Tây
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Lễ
Sinh Viên Thực Hiện
Tạ Ngọc Khánh Cường 2001110116
Nguyễn Hoàng Đức 2001110086
Trần Thị Phương Dung 2001110162

TP. HỒ CHÍ MINH – 2014
PHẦN I: PHÂN TÍCH VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG CỬA HÀNG
1
Trước đây, việc đưa tin học vào đời sống của người dân Việt
còn rất hạn chế, làm việc mang tính thủ công. Nhưng hiện nay, thời
đại khoa học kỹ thuật phát triển, việc đưa tin học vào đời sống con
người trở nên dễ dàng hơn. Việc áp dụng các phần mềm ứng dụng cho
các công ty, cửa hàng đã phát triển hơn, các ứng dụng phần mềm này
giúp cho những người quản lý tiết kiệm thời gian và công việc đạt
hiệu quả cao hơn. Vì thế, hầu hết các công ty, nhà hàng, thư viện, nhà
thuốc…. đều sử dụng phần mềm ứng dụng để quản lý. Nhằm giúp
các các cửa hàng thuốc có thể quản lý việc nhập – xuất, tồn kho…
1. MÔ TẢ VÀ YÊU CẦU
1.1. Hướng phát triển của cửa hàng:
Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh, đáp ứng số lượng khách

hang đến mua thuốc ngày càng đông, cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ
thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc, nhằm tin học hóa quá trình quản lý
kinh doanh cửa hàng.
1.2. Mô tả hiện trạng:
Hiện nay nhà thuốc Tâm Đức là nhà thuốc tây chuyên bán sĩ và lẻ các loại thuốc
theo toa của bác sĩ và không theo toa. Những người liên quan đến nhà thuốc
gồm: chủ nhà thuốc, nhân viên nhà thuốc và khách hàng.
• Chủ nhà thuốc:
- Quản lý việc nhập – xuất thuốc của nhà thuốc.
- Thường xuyên kiểm tra số lượng thuốc của nhà thuốc để biết được
thuốc nào còn và thuốc nào đã hết để nhập vào.
• Nhân viên:
- Nhân viên bán thuốc cho khách theo yêu cầu hoặc theo đơn thuốc của
bác sĩ (nếu có).
- Nhân viên kiểm tra tên thuốc và giá để cung cấp cho khách hàng.
• Khách hàng:
2
- Khi đến mua thuốc ở cửa hàng thuốc khách hàng đưa toa thuốc (nếu có)
cho nhân viên hoặc nói triệu chứng để nhân viên lấy thuốc. Thanh toán
tiền cho nhân viên khi nhận thuốc.
• Việc bán hàng:
- Khi có khách đến nhân viên cần phải niềm nở, thân thiện, tận tình
với khách hàng.
- Bán theo đúng đơn thuốc theo yêu cầu của khách hàng.
- Bán đúng giá theo quy định của nhà nước và theo giá trị trường.
1.3 Quá trình hoạt động của cửa hàng:
Hoạt động bán hàng:
Hiện nay bộ phận bán hàng của cửa hàng gồm có 8 người chia làm hai ca,
mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h sáng và kết thúc vào
lúc 23h.

Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc:
Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khi nắm bắt
được tình hình bệnh lý của khách hàng với sự hiểu biết của mình nhân viên bán
thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùng loại thuốc gì
(công dụng, thành phần, nước sản xuất, giá thành) nếu khách hàng đồng ý thì
nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng và hướng dẫn cách sử dụng thuốc
cho khách hàng.
Nếu khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra
trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bán thuốc sẽ viết
hóa đơn bán hàng chuyển cho khách hàng, còn các loại thuốc mà không đáp ứng
được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến mua thuốc trong thời gian
sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đến mua ở những cửa hàng có
uy tín khác.
Sau khi kết thúc ca làm việc thì nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp laị số tiền
bán hàng và bàn giao cho người quản lý.
2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG:
2.1. Quản lý thuốc:
Chức năng này có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ thông tin nhà cung cấp và
khách hàng, thông tin về thuốc như mã số thuốc, số lượng, tên thuốc, loại thuốc,
công dụng,…
Quản lý về quá trình bán thuốc của cửa hàng, nhận đơn hàng từ phía
khách hàng, lập danh sách đơn hàng và phân loại khách hàng với các loại thuốc,
số lượng, giá cả,…
2.2. Quản lý hóa đơn:
3
Chức năng quản lý hóa đơn có tác dụng cho biết thông tin về mã hóa đơn,
mã thuốc, mã nhà cung cấp, số lượng, ngày xuất nhập, đơn giá, thành tiền, số
tiền đã thanh toán, số tiền còn lại ,mà từ đó người quản lý truy cập được các
thông tin cần thiết như số tiền còn nợ của nhà cung cấp, khách hàng,…
2.3. Quản lý nhà cung cấp:

Quản lý mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, số tiền
mà cửa hàng còn nợ lại nhà cung cấp, các đơn hàng và cung cấp các thông tin
về thuốc.
2.4. Quản lý khách hàng:
Quản lý mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, các đơn hảng
và cung cấp các thông tin về thuốc khi người ta truy cập đến khóa mã khách
hàng.
2.5. Tra cứu và tìm kiếm:
Làm nhiệm vụ tra cứu và tìm kiếm những yêu cầu của người quản lý đưa
ra như các thông tin về thuốc, khách hàng, loại thuốc,…
3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CỦA CỬA HÀNG:
3.1 Ưu điểm:
Hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng thuốc Tâm Đức tuy là một cửa
hàng với số lượng nhân viên ít chủng loại thuốc thì phong phú, đa dạng nhưng
đã có được sự tổ chức chặt chẽ, có khoa học. Khối lượng công việc được hoạch
định một cách rõ rang và việc quản lý nhanh chóng. Định hướng phát triển cao,
đem lại hiệu quả kinh tế cao.
3.2 Nhược điểm:
Khả năng cập nhật thông tin chậm trễ, tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Khó khăn cho nhân viên bán hàng trong việc thống kê, lưu trữ, tra cứu,
tìm kiếm và sửa đỗi dữ liệu, mỗi khi cần thiết.
Khó nắm bắt được tình hình bán hàng của cửa hàng để kịp thời đưa ra
nhữn giải pháp, phương hướng phát triển mới đề không ngừng nâng cao hiệu
quả kinh doanh.
4
Hiện nay cửa hàng vẫn đang dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm, thường
là người nhà, nếu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm nhân viên
khác vào thì sẽ gây ra khó khăn cho việc quản lý.

4. Mô hình thực thể liên kết (E-R)

4.1. Mục đích
Mục đích của việc xây dựng việc xây dựng mô hình thực thể liên kết là
thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc
tân dược. Hệ thống xây dựng sẽ lưu trữ thông tin, xử lý và sử dụng dữ liệu trong
hệ cơ sở dữ liệu được thiết kế. Quá trình thiết kế sẽ tối ưu trong việc phân tách
các file dữ liệu sao cho việc lưu trữ là ít nhất nhưng lại có thể truy cập dễ dàng
nhất. Cách bố trí dữ liệu logic sẽ trả lời câu hỏi đề ra của hệ thống như yêu cầu
thông tin của một đôí tượng, tiến hành thu thập, thống kê dữ liệu theo một tiêu
chỉ nào đó trong hệ thống
Quá trình thiết kế dựa rất nhiều vào những khái niệm và những kiến thức
cơ bản về mô hình dữ liệu, khái niệm về phụ thuộc hàm, khóa hoặc các kết nối
logic
4.2. Phân tách các thực thể chính trong hệ thống
Dựa vào các hoạt động cự thể của hệ thống quản lý việc bán thuốc cho
cửa hàng thuốc tân dược, vào các hoá đơn, chứng từ giao dịch hàng ngày và đặc
thù việc bán thuốc ở các cửa hàng thuốc tân dược, dựa vào biểu đồ luồng dữ
liệu đã được phân tích ở trên ta thấy rõ ràng việc cần quan tâm của hệ thống là
“Quản lý NCC” và“Thuốc”
Trong đó có thể gọi cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý việc bán thuốc ở
hàng thuốc tân dược “Quản lý NCC” và “thuốc” là hai thực thể chính, các thuộc
tính của hai thực thể là.
“Quản lý NCC”: mã NCC, tên NCC, địa chỉ NCC, điện thoại NCC.
5
“Thuốc”: mã số thuốc, tên thuốc, mã NCC, mã các loại thuốc, số lượng
thuốc, hàm lượng, đơn giá, hạn sử dụng, nước sản xuất, công dụng.
Đối với nhà cung cấp và khách hàng tên cũng như địa chỉ của nhà cung
cấp và khách hàng không thể dùng để biết được thông tin về nhà cung cấp hay
khách hàng trong hệ thống quản lý của cửa hàng mà chỉnh là mã NCC và khách
hàng phụ thuộc hàm như sau.
[Mã NCC] ->[Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại]

[Mã KH]-> [Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại]
Khóa chính của hai thực thể trên là mã NCC và mã khách hàng, đó cũng
chính là mã cửa hàng dùng để quản lý NCC và các khách hàng của mình.
Đối với thuốc mã thuốc được xác định là khoá chính cho thực thể
“thuốc”. Từ mã thuốc mà người quản lý cửa hàng xác định được các thông tin
như mã thuốc, tên thuốc, mã NCC và mã khách hàng, mã loại thuốc, số lượng
thuốc, hàm lượng thuốc, hạn sử dụng, đơn giá, nước sản xuất, công dụng.
Phụ thuộc hàm của thực thể là.
[Mã thuốc]->[Tên thuốc, mã loại thuốc, mã khách hàng ]
Về cơ bản hai thực thể trên là đủ cho việc quản lý của cửa hàng. Nhưng
đối với cửa hàng, thực thể hoá đơn là thực thể giao dịch chính của cửa hàng
“hoá đơn” hay còn gọi là thực thể cơ bản. Thông thường các thông tin về nhà
cung cấp thuốc thường được ghi ngay trên hộp thuốc, vỉ thuốc và được mô tả
trong các thuộc tính.
Các thực thể sau khi đã được nhận dạng sẽ đưa về các dạng chuẩn sao
cho phù hợp với thực thể, tối ưu trong việc tra cứu và lưu giữ.
Đối với loại thuốc, mỗi loại thuốc có thể có rất nhiều loại thuốc khác
nhau và thông thường quản lý cửa hàng phải cất giữ và kiểm tra theo từng mã
loại thuốc. Nếu mỗi loại thuốc mã ta cứ lặp đi lặp lại các thuộc tính mô tả thì sẽ
rất tốn bộ nhớ, làm cho các file dữ liệu cồng kềnh. Chính vì thế thay vì lưu trữ
thông tin các loại thuốc, ta đánh mã cho mỗi loại thuốc rồi sẽ được lưu trữ trong
6
thông tin về thuốc các thông tin cụ thể về loại thuốc như tên thuốc sẽ được lưu trữ
vào một file “loại thuốc” và file này có mã chính là mã thuốc.
4.3. Mối quan hệ giữa các thực thể.
Quan hệ giữa hai thực thể “loại thuốc” và thực thể “thuốc” là quan hệ 1 – N; mỗi loại
thông thường chỉ phụ thuộc vào một loại thuốc và ngược lại mỗi loại thuốc có rất nhiều thuốc
liên quan.
Quan hệ thực thể “Thuốc” và “NCC” là mối quan hệ N – N. Mỗi loại thuốc có thể có
nhiều nhà cung cấp và ngược lại một nhà cung cấp có thể nhiều loại thuốc khác nhau cùng

một lúc.
Có thể tách mối quan hệ này thành hai các mối quan hệ 1 – N thông qua một thực thể
trung gian là “Hoá đơn”. Thực thể này được mô tả như một quá trình giao dịch giữa cửa hàng
với nhà cung cấp được miêu tả như sau:
Quan hệ giữa thực thể “Loại thuốc” và thực thể “Hoá Đơn” là mối quan hệ 1 – N. Một
nhà sản xuất có thể có nhiều loại thuốc nhưng thuốc đó chỉ nhà sản xuất đó sản xuất ra. Mối
quan hệ đó được miêu tả như sau:
Quan hệ giữa hai thực thể “thuốc” và “Khách hàng” là mối quan hệ N-N. Mỗi loại
thuốc có thể có nhiều khách hàng và mỗi khách hàng có thể mua nhiều loại thuốc khác nhau.
7
Thuốc
ThuốcLoại thuốc
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp
ThuốcThuốc
Hoá đơnThuốc
Khách hàng
Thuốc
Có thể tách mối quan hệ này thành các mối quan hệ 1 – N thông qua một thực thể
trung gian là “Hoá Đơn”. Thực thể được mô tả như một quá trình giao dịch giữa cửa hàng và
NCC.
Quan hệ giữa hai thực thể “Loại thuốc” và “Dạng thuốc” là mối quan hệ 1 – N. Một
loại thuốc có thể có nhiều dạng thuốc nhưng một dạng thuốc chỉ có thể có một loại thuốc.
4.4. Mô hình tổng thể của liên kết E – R.
Các thuộc tính của thực thể được liên kết qua mô hình thực thể liên kết,
trong đó các thuộc tính được gạch chân là thuộc tính khoá của thực thể tương
ứng chứa nó.
8
Hoá đơn Khách hàng
Thuốc

Nhà cung cấp Thuốc
Mã NCC
Tên NCC
Địa chỉ
Điện thoại
Khách hàng
Mã KH
Tên KH
Địa chỉ
Điện thoại
Loại thuốc
Mã loại
Mã dạng thuốc
Tên dạng thuốc
Hàm lượng
Hoá đơn
Thành %ền
Đơn giá
Mã hoá đơn
Mã số lượng
Số lượng
Ngày viết
Mã số thuốc
Tên thuốc
Mã NCC và khách hàng
Dạng thuốc
Mã dạng thuốc
Tên
Hình dáng
PHẦN II: THIẾT KẾ CHI TIẾT CỤ THỂ

9
Ngày nhập
Ngày xuất
Công dụng
Nước sản xuất
Hạn sử dụng
Số lượng
Mã loại thuốc
 Thiết kế dữ liệu vào ra:
Dữ liệu thông tin vào của hệ thống bao gồm những thông tin lấy từ hoá
đơn, những thông tin về thuốc khách hàng nhà cung cấp, loại thuốc và những
thủ tục cần thiết cho cửa hàng cụ thể các thông tin như sau:
• Thông tin đầu vào cho việc quản lý thuốc.
+ Mã số thuốc
+ Tên thuốc
+ Mã NCC và khách hàng
+ Mã loại thuốc
+ Số lượng
+ Hàm lượng
+ Nước sản xuất
+ Hạn sử dụng
+ Công dụng
• Thông tin đầu vào cho việc quản lý NCC
+ Mã NCC
+ Tên NCC
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
• Thông tin cho việc quản lý hoá đơn nhập.
+ Mã hoá đơn
+ Mã số thuốc

+ Mã NCC
+ Thành tiền
+ Số lượng nhập
+ Giá nhập
+ Đơn vị tính
+ Giá xuất
10
+ Ngày xuất
+ Thành tiền
• Thông tin đầu vào cho việc quản lý khách hàng
+ Mã KH
+ Tên KH
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
• Thông tin đầu vào cho việc quản lý loại thuốc
+ Mã loại thuốc
+ Tên loại thuốc
+ Loại thuốc
• Thông tin đầu vào cho việc quản lý dạng thuốc.
+ Mã dạng thuốc
+ Tên dạng thuốc.
+ Dạng thuốc
Hệ thống các dữ liệu ra.
+ Các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán, các biểu báo cáo thống kê
tổng hợp về số lượng thuốc hiện có trong cửa hàng cũng như lượng đã bán trong
thời gian mà người quản lý muốn tổng hợp.
+ Các biểu báo cáo tổng hợp kết theo số lượng và chủng loại thuốc hiện
có trong cửa hàng.
+ Tổng hợp thống kê số lượng hàng đã hỏng hàng hết sử dụng trong cửa
hàng. Lên danh sách khách nợ, lập những hoá đơn mới, báo cáo quá trình hoạt

động của cửa hàng.
+ In hoá đơn bán hàng và phiếu thu
+ Đưa kết quả việc tra cứu và tìm kiếm.
11
Thiết kế dữ liệu phần này nói rõ cụ thể các file lưu giữ đầy đủ các thông
tin về cơ sở dữ liệu cuả hệ thống. Bảng dữ liệu trường hợp dữ liệu, phạm vi của
các trường hợp dữ liệu, phạm vi của các trường hợp lưu giữ cụ thể.
A/Bảng “thuốc”.
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng
1 Masothuoc Text 10
2 Tenthuoc Text 20
3 Maloaithuoc Text 10
4 MaNCC Text 10
5 Soluong Interger
6 Nuocsanxuat Text
7 Dongia Text
8 Hansudung Date 10
9 Congdung Text 20
10 Hamluong Text 20
11 Makh Text 20
B/ Bảng nhà cung cấp
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng
1 MaNCC Text 10
2 TenNCC Text 25
3 Diachi Text 25
4 Dienthoai Text 10

C/Bảng khách hàng
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng
1 MaKH Text 10
2 TenKH Text 25
3 Diachi Text 25
4 Dienthoai Text 10
D/Bảng hoá đơn xuất
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng
12
1 Mahoadon Text 10
2 MaKH Text 10
3 Ngayxuat Date 10
4 Thanhtien Number 30
5 Giaxuat Interger
6 Soluong Interger
7 Masothuoc Text 10
8 Donvitinh Text 10
G/ Bảng loại thuốc
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng
1 Maloaithuoc Text 10
2 Tenloaithuoc Text 25
3 Madangthuoc Text 10
H/Bảng dạng thuốc
ST

T
Tên trường Kiểu Độ rộng
1 Madangthuoc Text 10
2 Tendangthuoc Text 25
3 dangthuoc Text 10
13
KẾT LUẬN
Viêc xây dựng hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính phục vụ cho
công tác quản lý việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc tân dược là một bài toán
thực tế và đươc áp dụng trong phạm vi rộng rãi. Đề tài này chỉ mang tính cục bố
tuy nhiên hệ thống đã xây dựng và giải quyết được vấn đề của bài toán quản lý
việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc tân dược.
Từ hệ thống căn bán này nếu được đầu tư về măt thời gian, công sức thì
có thể phát triển thành chương trình tốt hơn so với yêu cầu thực tế và hệ thống
mới chắc chắn sẽ giải quyết được vấn đề vướng mắc của công việc quản lý
thuốc.
14