Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin

Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin
1. Khái niệm Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin ( HTTT ) là tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập , lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được
gọi là môi trường. Thực hiện các chức năng xây dựng mục tiêu, lập kế
hoạch tổ chức, chỉ huy và kiểm tra, kiểm soát của một tổ chức. Dưới
đây là mô hình HTTT tổng quát của một tổ chức:
HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) được lấy từ các
nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các
dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển
đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).
2. Các giai đoạn phát triển của một HTTT
Nguồn Đích
Xử lý và
lưu giữ
Phân phát Thu thập
Kho dữ liệu
Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Mục đích
Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc
những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này
được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu
a. Lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được
lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hóa của kế hoạch này
sẽ thay đổi theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ
bản lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với

hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như
nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa
dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp
của hệ thống nghiên cứu. Cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch
phải chỉ rõ làm những công việc gì; thời gian thực hiện hết bao
lâu; người thực hiện là ai; công cụ thực hiện là công cụ gìvà chi
phí hết bao nhiêu, trong đó gồm hai loại chi phí là chi phí cố định
và chi phí biến đổi.
b. Làm rõ yêu cầu
Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của
người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập
những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung
cảnh nghiên cứu.
Trước hết cần khảo sát sơ bộ môi trường và HTTT hiện có
bằng cách: thứ nhất là phỏng vấn các cán bộ làm việc tại môi
trường cần nghiên cứu; thứ hai là quan sát, xem xét môi trường
và HTTT tại đó. Dựa vào đó phân tích viên phải đưa ra các
nguyên nhân và giải pháp để phát triển một HTTT mới sau khi đã
thực hiện khảo sát sơ bộ, sau đó phân tích viên phải xác định rõ
các nguyên nhân dẫn đến yêu cầu phát triển HTTT, cuối cùng
phân tích viên phải viết lại yêu cầu chính xác sau khi đã làm rõ
yêu cầu.
c. Viết dự án sơ bộ
 Đề cương sơ bộ
 Tên dự án.
 Mục đích.
 Cơ quan chủ trì.
 Cơ quan tài trợ.
 Tổng chi phí dự kiến.
 Thời gian thực hiện.

 Cụ thể:
I. Nội dung.
a. Mô tả bằng lời tổ chức và HTTT.
b. Mô tả bằng các mô hình hoặc sơ đồ.
c. Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin
học hóa.
II. Các hoạt động của dự án.
III. Bảng tổng hợp chi phí.
IV. Bảng tiến độ thực hiện công việc.
V. Đánh giá chung.
a. Các đối tượng được hưởng lợi.
b. Khái quát
VI. Ý kiến và đề nghị.
d. Đánh giá khả thi
 Khả thi về kinh tế: trước hết về mặt tài chính, đó là cơ
quan tài trợ có tài trợ cho dự án được không. Sau đó về
mặt kinh tế, phải thấy hiệu quả kinh tế của việc phát
triển HTTT.
 Khả thi về mặt kỹ thuật: phải xem xét liệu có đáp ứng
được yêu cầu đề xuất về công nghệ của hệ thống tại
thời điểm đó hay chưa, cụ thể là có phần cứng và phần
mềm đáp ứng được yêu cầu của hệ thống mới không.
 Khả thi về mặt tổ chức và con người: đòi hỏi về mặt tổ
chức đó là phải có sự hòa hợp giữa giải pháp dự kiến
với môi trường tổ chức và về mặt con người đã đủ khả
năng để vận hành và sử dụng HTTT mới chưa.
 Khả thi về mặt thời gian: cần phải đánh giá thời gian
phát triển HTTT mới kéo dài trong bao lâu có ảnh
hưởng đến hoạt động của môi trường nghiên cứu.
 Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những

năm gần đây vì vậy cần được nghiên cứu kỹ.
e. Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Bao gồm tài liệu, công cụ trình bày báo cáo, thời gian báo
cáo.
Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có
tiếp tục thực thi dự án hay không.
Giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá
thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của
hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích
thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc
áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải
đạt được.
Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu
trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ
phải thực hiện.
 Thành lập đội ngũ: kết cấu cuối cùng của đội ngũ phân
tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô của hệ
thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án
trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành
viên tham gia. Và người sử dụng hệ thống sẽ đóng vai
trò quan trọng trong dự án, bởi vì chính họ sẽ sử dụng hệ
thống tương lai, họ có trách nhiệm bảo đảm rằng hệ
thống đó sẽ đáp ứng yêu cầu của họ. Tùy theo những
nguồn lực sẵn có và quy mô của hệ thống đội ngũ phân
tích có thể chỉ có một phân tích viên thực hiện toàn bộ
các khâu công việc phát triển hệ thống, với quy mô lớn
và bản chất phức tạp đòi hỏi một đội ngũ nhiều thành

viên hơn và thường là đa chuyên ngành.
 Lựa chọn phương pháp và công cụ: phân tích chi tiết bao
gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh
đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống
nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình đó và sử
dụng các mô hình và tài liệu này để đưa ra chuẩn đoán
và xác định các yếu tố giải pháp. Phương pháp làm việc
và các công cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ
dàng việc thực hiện các nhiệm vụ.
 Xác định thời gian: phân tích viên hay người chịu trách
nhiệm về dự án phải đảm bảo xác định đúng thời gian
cần thiết cho mỗi công việc cầnphải thực hiện và để tuân
thủ thời hạn đã ấn định.
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
 Môi trường ngoài
 Xem tổ chức hoạt động ở ngành gì, lĩnh vực nào, làm
ra sản phẩm hay dịch vụ gì.
 Tổ chức công cộng, tư nhân hay liên doanh.
 Sự phát triển chung của ngành đó như thế nào.
 Nghiên cứu cạnh tranh, thị phần ngành đó.
 Xu thế phát triển công nghệ của ngành đó.
 Bộ luật, chỉ thị ngành đó phải tuân thủ.
 Các yếu tố đảm bảo thành công cho tổ chức này còn
gọi là CFS.
 Môi trường tổ chức
 Nhiệm vụ, chức năng của tổ chức.
 Lịch sử hình thành và phát triển.
 Kích cỡ: tổng số vốn, thị trường, năng lực thiết bị.
 Đội ngũ khách hàng.
 Cấu trúc tổ chức, mục tiêu ngắn và dài hạn, kế hoạch

hành động.
 Quyền lực được phân bổ hay tập trung.
 Mức độ tập trung trách nhiệm cho nhà quản lý.
 Phân bố địa lý.
 Cách thức quản lý theo mô hình nào.
 Tình hình nhân sự của cơ quan, trình độ tin học của
cơ quan.
 Tình hình tài chính, phân bổ ngân sách.
 Môi trường vật lý
 Phân bố của người sử dụng, khách hàng.
 Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu.
 An ninh kiểm soát.
 Môi trường kỹ thuật
 Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, các
thiết bị khác nhau, cơ sở dữ liệu và các tệp tin học
hóa.
 Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác.
Nghiên cứu hệ thống hiện tại
a. Thu thập thông tin về HTTT hiện có
 Chức năng hoạt động chung của nhiệm vụ đó.
 Các dữ liệu vào: tên, nội dung, khuôn mẫu của tài liệu,
các thiết bị nhập, nguồn từ đâu, tần suất hay khối lượng
và chi phí.
 Dữ liệu ra: tên, nội dung, khuôn mẫu, thiết bị đưa ra,
đích đến, tần suất, chi phí và khối lượng.
 Xử lý: tên, nội dung phương tiện lấy dữ liệu vào và xử
lý ra, hợp lệ hóa xử lý và kiểm soát xử lý này như thế
nào, sự kiện khởi sinh xử lý, thời gian xử lý, phương
tiện xử lý, phương pháp xử lý, ước tính chi phí xử lý.
 Kho dữ liệu: nội dung chứa bên trong, vật mang, khối

lượng, cách thức truy cập cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở
dữ liệu.
 Vấn đề: yếu kém ở chỗ nào, khó khăn ở điểm nào.
b. Mô hình hóa IFD
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý,
việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
 Xử lý
Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa toàn phần
Thủ công
Tin học hóa
Tài liệu
 Kho dữ liệu
 Dòng thông tin Điều khiển
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối
tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể
hiện trên sơ đồ hình dạng của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý,
phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có
3 loại phích: phích luồng thông tin, phích chứa dữ liệu, phích xử lý.
Luồng Phích
Kho dữ liệu Phích
Sơ đồ luồng thông tin Xử lý Phích
(IFD) IFD
Điều khiển Phích
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ
thống
c. Mô hình hóa logic DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như
sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ

đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ
liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời
điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ
liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì.
 Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: ngôn ngữ sơ đồ
luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực
thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin
Tên tiến trình xử lý
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu


 Các mức của DFD: sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram)
thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ
này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một
lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để
cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua
các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ
cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
 Phân rã sơ đồ: để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ
thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh,
người ta phân rã thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là
mức 2…
 Các phích logic: giống như phích vật lý, phích logic
hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic: