BÀI THU HOẠCH CÁ NHÂN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
Viện Đào Tạo Sau Đại Học




BÀI THU HOẠCH CÁ NHÂN
MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Đề tài:
ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO

HỌC VIÊN : Nguyễn Hữu Khanh
MSHV : 7701220530
LỚP : Đêm 2 - Khóa 22
GIẢNG VIÊN: TS. Trƣơng Thị Lan Anh




TP.HCM, tháng 05/2014

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 2

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1 Lý do chọn đề tài
Dựa trên nội dung của bài Tiểu luận Nhóm 3, trong bài thu hoạch này, tôi chỉ muốn đưa
ra một vài nhận định cá nhân ở một số điểm mà tôi chưa hoàn toàn đồng ý với nhóm.

1.2 Mục tiêu:
 Chẩn đoán môi trường làm việc hiện tại của công ty
 Đề ra giải pháp thực hiện 5S tại đơn vị
1.3 Phƣơng pháp:
Phương pháp quan sát và so sánh: Việc quan sát được thực hiện tại chính các đơn vị của
công ty và các công ty đã thực hiện 5S. Trên cơ sở đó so sánh để có những nhận định phù
hợp hơn với công ty Domesco.
1.4 Phạm vi:
Khu vực Khối văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco tại Tp.HCM.
1.5 Đối tƣợng nghiên cứu:
Môi trường làm việc của nhân viên khối văn phòng công ty CP XNK Y Tế Domesco tại
Tp.HCM.






GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 3

CHƢƠNG 2: MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN
Sử dụng mô hình 5S làm cơ sở để chẩn đoán thực trạng tại công ty.


2.1 Định nghĩa 5S:
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan
điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì
tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng

một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. 5S bao gồm:

Tiếng Nhật
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
Tiếng Việt
SÀNG
LỌC
SẮP XẾP
SẠCH SẼ
SĂN SÓC
SẴN SÀNG
Tiếng Anh
SORT
SET IN
ORDER
STANDARDIZE
SUSTAINT
SELF
DISCIPLINE
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 4

2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S:
2.2.1 Mục tiêu:
- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
- Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (hướng tới thời gian tìm kiếm bằng 0)
- Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thường và thực hiện cải tiến).
2.2.2. Tác dụng:
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
2.3 Nội dung của 5S:
2.3.1 Seiri - Sàng Lọc:
Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần
thiết ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả. Mô
hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 5


2.3.2 Seiton - Sắp xếp:
Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao
cho dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng
2.3.3 Seiso - Sạch sẽ:
Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và
trang thiết bị.

2.3.4 Seiketsu - Săn sóc:
Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc), Seiton
(sắp xếp) và Seiso (sạch sẽ).
2.3.5 Shitsuke - Sẵn sàng:
Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.




GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 6

CHƢƠNG 3:
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO
3.1. Giới thiệu:
Tên viết tắt: Domesco.
Tên tiếng Anh: Domesco Medical Import Export Joint Stock Corporation.
Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P. Mỹ Phú - Tp. Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt
Nam.
Domesco là doanh nghiê
̣
p chuyên sản xuất , kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc, nguyên
liệu, phụ liệu dùng làm thuốc cho người, hoá chất xét nghiệm, vắcxin, sinh phẩm dùng
cho người, động vật và thực vật.
Thương hiệu Domesco được thành lập vào ngày 19/5/1989. Qua nhiều năm xây dựng và
phát triển Domesco đã tạo dựng và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong
nước và quốc tế về lĩnh vực Dược phâ
̉

m và Thực phâ
̉
m chức năng.
Hiện nay, hệ thống phân phối Domesco rải đều khắp cả nước với 11 chi nhánh và hơn
13.000 đại lý; có quan hệ mua bán với hầu hết các Doanh nghiệp Dược trong nước và
hơn 18 hãng Dược phẩm nước ngoài; xuất khẩu gần 100 mặt hàng cho 25 thị trường các
nước thuộc Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La Tinh
3.2. Mặt hàng kinh doanh:
Với sản phẩm gồm nhiều chủng loại đa dạng như: Viên nang, Viên nang mềm, Viên nén,
Viên nén bao phim, Viên nén bao phim tan trong ruột, Viên nén bao đường, Viên sủi,
Thuốc gói, Thuốc bột sủi, Thuốc viên nén phóng thích kéo dài, được DOMESCO quan
tâm đầu tư, nghiên cứu và phát triển từ nguồn dược liệu sẵn có trong nước, mang đến cho
người tiêu dùng những sản phẩm an toàn và hiệu quả nhất.
Nhiều mặt hàng sản xuất của Công ty đã được Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tương đương
sinh học so với thuốc gốc, có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường và nhiều sản phẩm
có thể thay thế được hàng ngoại nhập nổi bật là nhóm sản phẩm về Huyế t áp, Tim mạch,
Đái tháo đường
3.3 Định hƣớng của tổ chức:
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 7

Công ty Domesco mong muốn trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu khu vực
và thế giới với:
Sứ mệnh: Chăm sóc và nâng cao chất lượng cuộc sống cộng đồng
Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn uy tín, vững mạnh trong khu vực và thế giới về cung
cấp cho cộng đồng những sản phẩm chất lượng
Slogan: Vì chất lượng cuộc sống
Logo:
3.4. Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco:

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 8

Hiện nay, công ty được chia thành hai khối làm việc:
- Khối văn phòng: Khối Kinh doanh, Khối quản lý và phát triển nguồn lực, Khối
Tài chính – kế toán.
- Khối sản xuất: Khối công nghiệp (gồm xưởng sản xuất, chủ yếu ở tỉnh Đồng
Tháp)

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 9

CHƢƠNG 4: CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC
Trong quá trình thực hiện chẩn đoán, nhóm OD đã tiến hành quan sát, chụp hình tại các
phòng ban thuộc khối văn phòng ở Tp.HCM. Để đạt được tính khách quan và trung thực
nhất, nhóm OD thực hiện với yêu cầu tuân thủ các nguyên tắc sau:
 Không để đơn vị biết việc quan sát.
 Thực hiện bất chợt, mọi lúc
Dƣới đây là những hình ảnh đƣợc ghi nhận tại các phòng ban:
- Khu vực làm việc chưa được sàng lọc: phân loại những vật dụng không sử dụng
và phân loại tủ hồ sơ giữa các cá nhân.

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 10

- Khu vực làm việc chưa được sắp xếp: Tủ hồ sơ không được sắp xếp theo danh
mục, hồ sơ tài liệu chưa được sắp xếp một cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng
sinh hoạt chưa được để đúng chỗ…

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 11

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 12

Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy ra tình trạng này:
- Ban lãnh đạo chưa nhận thức được tầm quan trọng của 5S.
- Nhân viên chưa được hướng dẫn thực hiện, chưa xây dựng ý thức.
Cá nhân tôi, tôi cho rằng với tầm vóc và định hướng của Domesco, Ban lãnh đạo của
công ty hẳn nhiên nhận thức được tầm quan trọng của 5S, nhưng vấn đề là họ chưa thật
sự sẵn sàng để thực hiện 5S. Và do đó, nhận viên của Domesco chưa được hướng dẫn
thực hiện, chưa xây dựng ý thức là việc không tránh khỏi.
Nhóm OD dự đoán những lãng phí có thể xảy ra:
- Lãng phí do tìm kiếm: Không có sẵn số liệu để ra quyết định, bỏ lỡ cơ hội kinh
doanh.
- Lãng phí do thao tác thừa: In ra báo cáo nhưng không ai xem.
- Lãng phí về không gian: Tủ, chỗ cá nhân, kho…
- Lãng phí về thời gian: Chờ đợi thủ tục hành chính.
- Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải
kiểm tra đi, kiểm tra lại.
Với 2 cửa hàng, 1 văn phòng đại diện, một văn phòng thuộc chi nhánh và một kho tại khu
vực Tp.HCM, nhóm OD đã ước tính tổng chi phí lãng phí của công ty khoảng 59.317.440
đồng mỗi năm.
Ngoài việc lãng phí như nhóm OD đã nhận định, tôi cho rằng tình trạng như hiện tại ở
các phòng ban khối văn phòng còn làm giảm hiệu suất làm việc của chính các nhân viên.
Các nhân viên không thể làm việc với hiệu suất cao khi họ phải tốn nhiều thời gian do
các lãng phí mà nhóm OD đã phân tích gây ra. Nghiêm trọng hơn, tình trạng này có tính
lây lan giữa các nhân viên trong cùng phòng ban và giữa các phòng ban với nhau, hiệu
suất làm việc của các phòng ban khối văn phòng sẽ giảm sút thấy rõ.
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 13

CHƢƠNG 5: GIẢI PHÁP
5.1 Xác định mục tiêu:
- Mục tiêu ngắn hạn:
 Xây dựng môi trường làm việc đẹp, gọn gàng, an toàn tại đơn vị thuộc khối văn
phòng
 Giảm thiểu các chi phí ẩn đã tính ở trên
- Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S được triển khai nhằm mục đích chính là xây dựng ý thức
cải tiến cho mọi người, cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu những chi phí không
cần thiết, góp phần đảm bảo về an toàn môi trường làm việc và vệ sinh môi trường. Từ
đó, nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Ngoài ra, Công ty tiến tới thực hiện 5S tại cả
khối Công nghiệp.
5.2 Nhóm OD kiến nghị các bƣớc thực hiện 5S nhƣ sau:
Bước 1: Chuẩn bị thực hiện tại khối văn phòng
- Nhóm OD giới thiệu về 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý và lợi ích của 5S
- Nhóm OD tổ chức các buổi để Ban lãnh đạo thăm quan các mô hình thực hành tốt
5S tại các công ty khác.
- Cam kết quyết tâm thực hiện 5S
- Thành lập nhóm công tác 5S
- Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại đơn vị.
- Các cán bộ quan sát môi trường làm việc tại đơn vị để xây dựng kế hoạch thực
hiện đặc thù.
Bước 2: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 14

- Giám đốc công ty thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức
- Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả cán bộ, nhân

viên
- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực
Bước 3: Đào tạo 5S
- Ban lãnh đạo cử các cán bộ chủ chốt tại các tổ chức thăm quan các mô hình thực
hành tố 5S tại các công ty khác, rút kinh nghiệm để phù hợp với đơn vị mình.
- Đào tạo 5S cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S. Việc đào tạo này
phải được thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ
tham gia điều phối 5S đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân
viên.
- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Các
quy định này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa… Để
các quy định này đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bước, từng giai đoạn
thích hợp. Khi mọi thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến
hành và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công
việc cụ thể.
Bước 4: Tuyên truyền song song với triển khai thực hiện
- Các cán bộ đã được đào tạo sẽ được đưa về đơn vị hướng dẫn thực hiện trong
vòng 2 tuần làm việc.
- Sau đó, báo cáo các khó khăn cho ban dự án OD.
- Sửa chữa và tiếp tục thực hiện đi kèm việc đánh giá.
- Công tác tuyên truyền thông qua các khẩu hiệu, bảng tin, hình ảnh ấn tượng ở
trong công ty:
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 15



GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 16


(Nguồn hình ảnh: Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn)
Bước 5: Đánh giá thực hiện 5S
- Do một bộ phận chất lượng đảm nhận,
- Thực hiện định kỳ hàng tuần thông qua bảng đánh giá với khung điểm từ 0-5đ/
tiêu chí. Tối đa 100đ.
- Định kỳ hàng tháng nhân viên này gửi báo cáo về bộ phận quản lý dự án 5S.
- Bộ phận quản lý dự án sẽ định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên các phòng/ban trong khối
văn phòng.
Bước 6: Kiến nghị nhân sự thực hiện
- Đội OD nên là chính những người trong tổ chức, và có thể có thêm nhân sự tư vấn
từ bên ngoài.
- Đội OD đề đạt thành lập Ban quản lý dự án gồm 5 người: 1 Trưởng ban (nếu có
thể là giám đốc thì càng tốt), 1 Phó ban và 3 thành viên.
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 17

CHƢƠNG 6: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI
6.1 Động lực thay đổi:
Động lực từ lợi ích 5S mang đến cá nhân:
- Làm cho nơi làm việc của bạn thoải mái hơn.
- Đem lại hiệu quả hơn cho công việc.
- Cải tiến sự an toàn.
- Cải tiến chất lượng công việc.
Động lực từ lợi ích 5S mang đến cho Công ty:
- Nâng cao tính sáng tạo của mọi người.
- Cải tiến thông tin liên lạc giữa mọi người với nhau.

- Cải tiến mối quan hệ giữa mọi người với nhau.
- Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa mọi người.
- Đem lại sức sống cho mọi người.
6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi và giải pháp:
- Đội OD dự đoán một vài cá nhân tại các bộ phận, phòng ban đang còn chống đối
hoặc chần chừ do không muốn thay đổi như: cán bộ làm việc lâu năm, cán bộ sắp
nghỉ hưu, những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo (Marketing,
Kinh doanh…)
- Ngoài ra, nhận thức về 5S của các nhân viên không đồng đều, và khó thay đổi
những thói quen cũ của nhân viên. Đây cũng chính là cơ hội cho các đối tượng
kháng cự sự thay đổi tác động xấu làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện.
GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 18

- Những cán bộ nòng cốt tại từng phòng ban gặp khó khăn do phải tự tìm tòi để xây
dựng các tài liệu hệ thống để định hướng quá trình thực hiện như: Quy trình đánh
giá 5S, Tiêu chí thực hành tốt 5S, Tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết
trên cơ sở phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
6.3 Giải pháp:
Do tinh thần của 5S là thực hiện “từ dưới lên” do mỗi cá nhân có ý thức chứ không đợi
cấp trên yêu cầu, và trước những kháng cự trên, Đội OD đề xuất:
- Tổ chức các cuộc thi đua giữa các phòng ban về kiến thức 5S và đề xuất các giải
pháp thực hiện thành công. Những giải pháp sẽ do chính nhân viên chấm điểm và
ý tưởng nào có điểm cao sẽ được áp dụng ngay.
- Thực hiện các ngày Môi trường có sự tham gia của tất cả các cán bộ cấp cao nhất
của công ty.
- Cài màn hình chờ của toàn bộ máy tính tại khối văn phòng là các hình ảnh tuyên
truyền 5S
- Chiếu clip tuyên truyền 5S tại các buổi họp hoặc các tivi tại các khu vực như thang

máy…
- Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong một thời gian nhất
định.
- Chụp hình tuyên dương, thưởng nóng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S.
- Tiếp tục thực hiện đào tạo và tuyên truyền về lợi ích của 5S đến mọi nhân viên.




GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 19

KẾT LUẬN
Công ty CP XNK Y Tế Domesco là công ty có uy tín trong ngành dược phẩm Việt Nam.
Qua quá trình chẩn đoán quan sát, Đội OD đã nhận thấy những mặt chưa tốt của môi
trường làm việc, bộc lộ hình ảnh chưa chuyên nghiệp làm năng suất làm việc chưa cao tại
các bộ phận thuộc khối văn phòng. Do đó, đội OD đề xuất thực hiện công cụ 5S – là một
công cụ quản lý chất lượng dễ làm, dễ thực hiện tại Khối văn phòng của công ty.
Tuy nhiên, chương trình 5S không thể thành công nếu không có sự đồng lòng của toàn bộ
nhân viên Khối Văn phòng cũng như sự quyết tâm của Ban lãnh đạo. Chương trình thực
hiện cần được thường xuyên chỉnh sửa, cập nhật và linh động để phù hợp với tình hình
kinh doanh của các phòng ban.

GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh

Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị chất lượng của trường ĐH Kinh tế Tp.HCM
2. Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn
3. Website của công ty CP XNK Domesco: www.domesco.com