Mô hình quản trị hàng tồn kho và thực tế công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản
xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình và có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất
phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như
chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm
bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý
doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn
hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều
thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác
nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động
này trong doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho nhóm em đã chọn đề tài
“Mô hình quản trị hàng tồn kho và thực tế công tác quản trị hàng tồn kho tại
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ” cho bài thảo luận của nhóm
mình. Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản
lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu và là tài liệu
tham khảo cho các đối tượng quan tâm.
1
Phần I: cơ sở lý luận về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.Khái niệm, vai trò hàng tồn kho
1.1.1.Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một phần của tài sản lưu động, là tất cả những nguồn lực dự
trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có
tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật
liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dung trong sản xuất…
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho là những tài sản:
-Được giữ để bán trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường.
-Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
-Nguyên liêu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,

kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
-Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng
gửi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
-Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và
đã mua đang đi trên đường.
-Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang.
-Nguyên liệu, vật liệu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm,
hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
2
1.1.2.Vai trò của hàng tồn kho
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài
sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị
hàng tồn kho chiếm 40%-50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm nệm an
toàn giữa các giai đoạn khác nhau: dự trữ- sản xuất- tiêu thụ sản phẩm. Hàng tồn
kho là bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là điều kiện có tính
chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng
muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng mức nhu cầu của khách
hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một khối lượng
hàng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên,
đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp
nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó,
kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ
lượng tồn kho ở mức vừa đủ. Có nghĩa là không quá nhiều mà cũng đừng quá ít.
Khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng

hóa nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… điều này sẽ gây
khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. ngược lại nếu lượng
tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho thành
phẩm), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của
đối thủ cạnh tranh khi có nhu cầu của họ không được đáp ứng.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng
tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
3
1.2.Quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1.Khái niệm quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm:
-Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình
bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng
hàng hóa.
-Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm
giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.
-Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức
độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản
hàng hóa.
Như vậy, quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của
quản trị tài chính doanh nghiệp.
1.2.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ
Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phục thuộc vào
một số yếu tố cơ bản sau:
-Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp
thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ.
-Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.
-Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp.
-Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu.

-Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm.
-Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phầm của doanh nghiệp.
4
-Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm…
1.2.3.Chi phí tồn kho
-Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát
hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán. Chi phí
đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số
lượng hàng được mua.
-Chi phí bảo quản (lưu kho): chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu
giữ hàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi
phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng
hàng hóa, lãi vay… Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa
mua vào.
-Các chi phí khác: chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với
khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất…
1.2.4.Mô hình đặt hàng hiệu quả (Economic odering quantity – EOQ)
Mô hình EOQ là mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử
dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Mô hình này được đề xuất
và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Kỹ
thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó,
người phải dựa vào những giả thiết sau:
-Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau.
-Nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định. Thời gian mua
hàng – thời gian từ khi đặt một đơn vị hàng tới khi nhận được hàng cũng xác định.
-Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được
đặt.
-Không xảy ra hiện tượng hết hàng.
5
• Mô hình đặt hàng hiệu quả:

∑Chi phí tồn kho = ∑Chi phí đặt hàng + ∑ Chi phí bảo quản
∑Chi phí đặt hàng = * P
∑Chi phí bảo quản = * C
Trong đó: EOQ là số lượng đặt hàng hiệu quả.
D là tổng nhu cầu một loại sản phẩm trên thời gian nhất định.
P là chi phí cho mỗi lần đặt hàng.
C chi phí bảo quản trên mỗi đơn vị hàng tồn kho.
EOQ =
• Xác định thời điểm đặt hàng:
Điểm tái đặt hàng = số lượng hàng bán trong một đơn vị thời gian * thời
gian mua hàng
• Lượng dự trữ an toàn:
-Dự báo về biến động nhu cầu với phân phối xác suất tương ứng.
-Xác định mức dự trữ an toàn (mức đệm) tối đa cần xem xét.
-Phân tích tác động của các trạng thái của mức dự trữ an toàn tới tổng cp tồn
kho.
-Lựa chọn mức dự trữ an toàn tối ưu (mức đệm hứa hẹn tổng chi phí tồn kho
là tối thiểu).
6
Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty
TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.1.Tình hình chung về công ty
2.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu tiền thân là công ty TNHH
Hải Âu thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng
và xe công trình. Trải qua 20 năm hoạt động với những kinh nghiệm sẵn có, Công
ty đã và đang là một bạn hàng và là nhà cung cấp uy tín, hiệu quả hàng đầu đối với
các khách hàng trong và ngoài nước. Trong những ngày đầu thành lập với muôn
vàn khó khăn của một doanh nghiệp trẻ trước một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro
và mạo hiểm, bằng nỗ lực và nội lực của bản thân, Hải Âu đã dần chiếm được lòng

tin của các đối tượng khách hàng và trở thành đối tác của nhiều Tập Đoàn lớn như:
Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng và là nhà cung
cấp quen thuộc của các Tập Đoàn, tổng công ty lớn như: Sông Đà, Cienco, Licogi,
Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Trường Thịnh….
Trong 10 năm đầu tồn tại và phát triển có những giai đoạn sáp nhập, chia tách
và có những khó khăn tưởng chứng không vượt qua được nhưng Công ty vẫn duy trì
và bảo vệ được một thương hiệu Hải Âu mạnh.
Năm 2001 là một năm đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với Hải Âu.
Nhận thấy nhu cầu và tình hình thị trường xuất hiện những cơ hội mới, Ban lãnh đạo
Công ty quyết định thay đổi và đầu tư mạnh mẽ cả về chất và lượng. Việc đầu tiên
thay đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu như ngày
nay.
Kế thừa các năng lực và giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày càng
phát triển lớn mạnh và bằng chứng trong 10 năm kế hoạch lần thứ 2 của mình
Công ty đó đạt được những thành tích đáng ghi nhận như sau:
7
 Kiện toàn bộ máy hoạt động với đầy đủ các phòng ban như: Phòng kinh
doanh, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …
 Là Tổng đại lý phân phối của Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou.
 Là một trong 3 đại lý chính thức và chiếm 75% sản lượng bán ra của Tập
Đoàn Liugong LiuZhou.
 Là Tổng đại lý của Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến.
 Là nhà phân phối của Tập đoàn động cơ Yuchai.
Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đã và
đang đầu tư từng bước cơ bản và nâng cấp các điểm bán hàng thành các trung tâm
phân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng
Ninh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An và Đà Nẵng và tiến tới Thành phố
Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom và kho hàng lên trên 20ha.
Đây là những thành quả Công ty Hải Âu đạt được trong suốt 20 năm qua.
Hiện tại tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty vẫn luôn nỗ lực hết mình phấn

đấu là đơn vị mạnh về cả chất và lượng để xứng đáng với sự tin tưởng của các
khách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước.
2.1.2.Đánh giá khái quát hoạt động quản lý của công ty Hải Âu trong thời gian
qua
Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hải Âu còn gặp nhiều
khó khăn nên những năm đầu chưa thu được nhiều kết quả đáng kể. Tuy nhiên,
thị trường máy hạng nặng Việt Nam là một thị trường tiềm năng. Vì thế, hoạt
động của công ty ngày càng phát triển.
 Cơ cấu nguồn vốn:
8
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Hệ số nợ (nợ/tổng tài sản) 30,2% 26,3% 23,9%
Tỉ suất tài trợ (VCSH/tổng nguồn
vốn)
69,8% 73,7% 77,1%
Tỉ số nợ/vốn chủ sở hữu 43,27% 35,67% 31%
Các chỉ tiêu trên cho thấy khả năng tự bảo đảm cũng như mức độ độc
lập về mặt tài chính của công ty ngày càng được củng cố. Hệ số nợ giảm đi
cũng có nghĩa phần lớn tài sản mà doanh nghiệp hiện có đều được đầu tư bằng
số vốn của mình. Điều này cũng có thể cho thấy chính sách huy động vốn của
công ty chủ yếu là tìm kiếm nguồn lực nội bộ để giảm những rủi ro do sử dụng
quá nhiều nợ có thể xảy ra trong thời kì đầu mới đi vào hoạt động.
 Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh
2010
VND
2011
VND
2012
VND
Lợi nhuận giữ lại 131.634.075.00

0
196.369.750.00
0
244.258.471.00
0
Tỉ lệ lợi nhuận
giữ lại/Vốn chủ
sở hữu
62,5% 68,7% 65,3%
Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Hải Âu trong ba năm liên tiếp có
thể thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm. Tuy nhiên cũng có thể thấy
một điều: tốc độ tăng của doanh thu vẫn thấp hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng
bán. Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng này và tìm nguyên nhân cũng như biện
pháp cải thiện vì đây là xu hướng có thể ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận lâu dài
của công ty.
9
2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho và yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn
kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại – Tài
chính Hải Âu
-Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn
kho.
-Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự
phòng cho hàng lỗi thời. Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời được
lập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi
các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán
hàng ước tính.
-Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và bao
gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại.

-Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên
vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ.
2.2.2.Yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại –
Tài chính Hải Âu
-Nhu cầu thị trường: khoảng cách địa lý Việt Nam kéo dài từ Bắc xuống
Nam, vì thế nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường bộ sẽ rất lớn, những công trình
xây dựng phát triển nhiều và việc sử dụng xe tải hạng nặng, xe công trình từ đó
được đẩy mạnh.
-Khả năng cung ứng của nhà cung cấp: hiện nay, những công ty chuyên về
sản xuất, lắp ráp trong nước chú trọng đến phân khúc thị trường xe cỡ nhỏ và cỡ
trung nhiều hơn. Bởi vậy, công ty Hải Âu có nhiều lợi thế khi chú trọng đến phân
khúc thị trường xe tải hạng năng, xe công trình chất lượng cao do nhà cung ứng
10
sản phẩm này khá ít. Nếu thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có
khả năng cung ứng đều đặn , kịp thời theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
thì không cần tồn kho nhiều và ngược lại.
-Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp,
quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay
hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế,
điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản
tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng tồn kho.
-Do những khó khăn về mặt nhân sự thời gian gần đây mà số nhân viên
đảm đương các nhiệm vụ liên qua tới hàng tồn kho là khá ít, phần lớn các công
việc đều đổ dồn vào Phòng Kinh doanh. Sổ sách về hàng tồn kho chủ yếu được
tổng hợp tại Phòng Tài chính kế toán, nhưng do khối lượng công việc tại bộ phận
này là rất nhiều trong khi kế toán hàng tồn kho chỉ là một mảng nhỏ trong rất nhiều
nghiệp vụ mà phòng này phải xử lý mỗi ngày nên việc ghi chép, theo dõi sát sao
tình hình hàng tồn kho còn bị hạn chế. Các mẫu bảng ghi chép, tổng hợp còn chưa
thực sự khoa học và sát với tình hình thực tế là do nhân sự phụ trách mảng này còn
khá thiếu kinh nghiệm về quản trị hàng tồn kho.

2.3.Phân tích tình hình thực hiện quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH
Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.3.1.Kết quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu trong những năm
gần đây
Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của
công ty. Hải Âu là doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu là mua bán các
loại xe tải lớn, máy móc phục vụ ngành xây dựng, nhập và cung cấp các loại phụ
tùng thay thế nên cơ cấu hàng tồn kho chỉ bao gồm các chỉ tiêu được trình bày ở
bảng dưới đây. Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp
11
qua ba năm tài chính kế tiếp nhau.
Bảng 2.3.1: Bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại Công ty Hải Âu qua ba
năm 2010, 2011 và 2012
Chỉ tiêu
2010
(VND)
2011
(VND)
2012
(VND)
Tổng tài sản
301.740.000.000 387.838.000.000
491.532.000.00
0
Hàng tồn kho
116.954.424.000 143.274.813.540
154.930.886.40
0
Tỉ lệ hàng tồn kho trên
tổng tài sản 38,76% 36,94% 31,52%

Các thành phần của hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên
đường 70.433.855.000 99.184.753.504
111.074.264.40
0
Thành phẩm tồn kho 41.548.805.000 39.076.367.000 36.839.275.000
Phụ tùng để bán 15.477.256.000 17.478.230.000 20.366.102.000
Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho (10.505.492.000) (12.464.537.000) (13.348.755.00)
Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2010, 2011, 2012 công ty TNHH Thương mại
– Tài chính Hải Âu
Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hải Âu có xu hướng chiếm tỉ
trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm. Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi
Hải Âu đầu tư thêm vốn vào Công ty sản xuất phụ tùng Hải Phòng để chủ động
hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
12
2.3.2.Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu theo mô hình
EOQ
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm cho
mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Nhưng không phải loại hàng tồn
kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của
loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị
trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình. Với một
doanh nghiệp thương mại kinh doanh trong phân khúc xe tải hạng nặng và xe công
trình như Hải Âu, điều này lại càng quan trọng vì đặc thù của ngành kinh doanh
này cần rất nhiều vốn, mặt khác giá trị của mỗi chiếc xe là không hề nhỏ, có thể lên
tới hàng trăm, hàng nghìn triệu đồng. Yêu cầu về công tác bảo quản, bảo trì, bảo
dưỡng cho các loại xe này cũng hết sức ngặt nghèo. Với điều kiện kho bãi còn
nhiều hạn chế cộng với những tác nhân từ thiên nhiên, những biến động về tình
hình kinh tế đặc biệt là những biến động về tỷ giá hối đoái (phần lớn các giao dịch

với đối tác nước ngoài đều được thực hiện bằng Đô la Mỹ hoặc đồng tiền nước
bạn) nên việc để ứ đọng hàng lâu trong kho thực sự là mối nguy hiểm lớn với toàn
công ty.
 Thành phẩm tồn kho
Chỉ tiêu thành phẩm tồn kho ở đây chính là các loại xe tải hạng nặng và máy
công trình mà công ty đã đặt mua từ các đối tác. Giá trị đặt mua mỗi lần dựa trên
giá trị sản phẩm nhập khẩu ước tính đưa vào kinh doanh tháng đó. Dựa vào nhu
cầu tiêu thụ trong tháng, công ty sẽ xác định lượng đặt mua mỗi lần. Tuy nhiên,
giữa kế hoạch và thực hiện luôn có một độ chênh lệch nhất định.
Thông thường, thời gian để hàng từ cửa khẩu về đến kho bãi của công ty tại
Trung tâm dịch vụ ôtô Long Biên – Hà Nội trung bình là 2 ngày. Điều này có ảnh
hưởng quan trọng đến cách tính lượng nguyên vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng.
13
Trung bình một lần đặt hàng có giá trị: 48.000.000.000 VND
Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm nhập khẩu: 800.000.000 VND
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần: 48.000.000.000/800.000.000 = 60 (chiếc)
-Từ đây ta có Nhu cầu hàng hoá trung bình một năm:
D = 60 x 12 = 720 (chiếc)
-Chi phí cho một lần đặt hàng bao gồm: Chi phí quản lý giao dịch khoảng bao
gồm chi phí đàm phán thương lượng, hội họp, vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu
về tới kho bãi của công ty tại Long Biên - Hà Nội:
P = 130.000.000 VND
Chi phí lưu kho cho một xe nhập khẩu trung bình bao gồm chi phí bảo quản
5.000.000 VNĐ và chi phí tài chính (thuế 80.000.000 VNĐ) là:
C = 85.000.000 VNĐ
Xét theo mô hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là:
-Số lần đặt hàng mỗi năm là: 720/47 = 15 lần
Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày
Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công
ty là 13 chiếc. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa,

giữa kế hoạch kinh doanh và thực tiễn diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng
nhau. Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét dưới khía cạnh bình quân hoá. Theo
xu hướng này, công ty đang định hướng quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhập
khẩu tồn kho theo mô hình EOQ. Với tỉ lệ nhập khẩu ngày càng giảm, về dài hạn,
14
mô hình này sẽ bị thu hẹp. Chỉ có những loại nguyên vật liệu nào thực sự cần nhập
khẩu mới áp dụng mô hình này để xác định lượng đặt hàng tối ưu.
Thời gian giao hàng từ cửa khẩu về đến kho tại công ty trung bình là 2 ngày.
Mỗi ngày công ty cần có số lượng xe trung bình đưa vào tiêu thụ = Tổng số xe
nhập khẩu đưa vào kinh doanh trong năm / 360 ngày, nên:
Số lượng hàng bán trong 1 ngày là: 720/360 = 2(xe)
 Điểm tái đặt hàng lại là: 2 x 2 = 4 (xe)
Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà ước lượng theo
khả năng tiêu thụ, đặt hàng vào những ngày cuối tháng. Công ty chưa xác định
lượng dự trữ an toàn vì cho rằng tại thời điểm đặt hàng, lượng xe nhập khẩu tồn
kho vẫn đủ đáp ứng nhu cầu trong những ngày lô hàng mới chưa về đến nhà máy.
Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến nhiều kết quả không lường hết như xe chở hàng
trên đường gặp trục trặc không về kịp nên ngày giao hàng bị lùi lại, trong kho đã
hết xe để bán mà xe mới vẫn chưa về đến nơi. Trường hợp khác đã từng xảy ra là
xe nhập về không đáp ứng được tiêu chuẩn kĩ thuật trong hợp đồng hoặc có thông
số kĩ thuật khác với yêu cầu của công ty. Chính vì vậy, vẫn cần một lượng dự trữ
an toàn để đề phòng những trường hợp xấu có thể xảy ra.
 Phụ tùng để bán
Một mảng kinh doanh tuy chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trên tổng vốn đầu tư của công
ty (khoảng 5% mỗi năm) nhưng cũng không kém phần quan trọng trong việc đảm
bảo quá trình kinh doanh của công ty diễn ra một cách thông suốt và thuận lợi đó là
các loại phụ tùng thay thế cho các dòng xe tải và xe công trình mà công ty đang
kinh doanh. Việc nhập khẩu và cung cấp các loại phụ tùng xuất phát từ sự quan
tâm sâu sắc tới khách hàng của công ty bởi hầu hết các loại phụ tùng này đều là
hàng ngoại nhập, khách hàng thường không thể hoặc rất khó tìm mua được tại thị

15
trường nội địa.
Tuy nhiên, thông thường, lượng phụ tùng tồn kho khi hàng về chỉ là lượng
đáp ứng khoảng 15 đến 20 ngày kinh doanh mà thôi. Công ty sẽ yêu cầu đơn hàng
tuỳ theo tình hình nhu cầu về các loại phụ tùng của mình và nhà cung cấp sẽ có thể
cung cấp ngay cho Hải Âu đúng lượng hàng mà công ty đặt mua. Vì vậy, gần như
không có lượng phụ tùng tồn kho an toàn (dự phòng).
2.3.3.Nhận xét
 Kết quả đạt được:
-Thứ nhất, các bộ phận chuyên trách về quản lý hàng tồn kho như Phòng
Kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính… đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình.
Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị tài chính, khả
năng lên kế hoạch kinh doanh tốt, việc đặt hàng sát nhu cầu thị trường từ đó dẫn
đến khả năng gây ứ đọng hàng trong kho là rất ít.
-Thứ hai, qua việc đánh giá thông qua mô hình hàng tồn kho như EOQ có
thể thấy lượng đặt hàng trung bình mỗi lần của Công ty khá sát với lượng đặt hàng
tối ưu theo lý thuyết từ các mô hình dù Công ty chưa từng một lần áp dụng các mô
hình này vào việc quản lý hàng tồn kho.
 Hạn chế:
-Thứ nhất, việc bố trí, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban về quản lý
hàng tồn kho tại Công ty còn khá chồng chéo. Hải Âu là một công ty có hoạt động
sản xuất kinh doanh khá sôi động, lượng vốn đầu tư tương đối lớn. Để có một hệ
thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho,
mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định. Ngoài ra, bộ phận
nhận và kiểm tra hàng vẫn chưa được thành lập thành phòng riêng biệt với các
phòng mua hàng, lưu hàng và vận chuyển. Chức năng của phòng này rất quan
16
trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lượng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra. Tuy
nhiên, tại công ty Hải Âu, hoạt động của bộ phận này vẫn chưa được tăng cường.
-Thứ hai, hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho vẫn còn một vài thiếu sót,

không có cột ghi rõ giá trị từng loại máy móc, chỉ ghi giá trị tổng thể theo số lượng
gây khó khăn cho việc nhận biết ngay giá trị từng loại máy để có những đánh giá cần
thiết.
-Thứ ba và cũng là một hạn chế lớn của Công ty đó là chưa áp dụng các mô
hình hàng dự trữ vào công tác quản trị hàng tồn kho của mình. Phần lớn các quyết
định đặt hàng đều được dựa trên kinh nghiệm của đội ngũ quản lý. Mặc dù số
lượng đặt hàng của Công ty là khá sát với tính toán theo các mô hình nhưng về lâu
dài, Hải Âu vẫn cần cho mình những mô hình mang tính khoa học như vậy để hạn
chế tối đa những sai lầm trong việc đặt hàng, tránh những rủi ro không đáng có
trong quá trình kinh doanh.
Phần III: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác quản trị
hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hải Âu cần xác định tầm
17
quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình. Mục đích của
quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để
giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh
nghiệp chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình.
3.1.Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp
3.1.1.Áp dụng mô hình EOQ để quản lý
Với các bước tính toán như đã trình bày trong phần 2.3.2, Công ty nên xác
định lượng đặt hàng tối ưu cho công ty mình trước khi bước vào một năm tài chính
mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức
tối ưu nên chưa tối thiểu hoá được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thay vì đặt
60 chiếc xe mỗi tháng một lần thì việc áp dụng cách đặt hàng (theo mô hình EOQ)
mỗi đơn đặt hàng 47 xe và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện được
vấn đề này. Cụ thể là giảm lượng đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng một
năm lên trung bình 15 lần/năm. Hải Âu cũng nên tính toán cụ thể để tìm được cho
mỗi loại hàng tồn kho một lượng đặt hàng tối ưu. Có như vậy, chi phí kinh doanh
cũng như giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng

cung cấp khác.
Đồng thời, dựa trên những biến động của lượng xe tồn kho thực tế trong năm,
đặt ra một lượng dự trữ an toàn là rất cần thiết. Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt
kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên
ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là công cụ dụng cụ phải thực hiện kiểm kê như các
thành phần hàng tồn kho khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những
thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng
Trong những năm vừa qua, Hải Âu luôn có một lượng nhỏ hàng tồn kho tồn tại
trong thời gian dài mà vẫn chưa được tiêu thụ. Công ty cũng cần lập thêm dự
18
phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa
giảm được chi phí lưu kho, lại giảm được lượng dự phòng có thể phải lập.
3.1.2.Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo mô hình EOQ với mô hình chiết khấu
giảm giá
Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ
có thể được thay đổi đôi chút. Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lượng
lớn để được chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua
hàng, đặt hàng và chi phí lưu kho.
Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để
hưởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp
dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng
lên (như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi (như chi phí mua hàng). Có những
loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng
tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
3.1.3.Hoàn thiện bộ máy tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Trước hết, dù áp dụng mô hình nào, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào
để quản lý con người, phát huy được đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính
sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao.
Việc làm cần thiết đối với Công ty lúc này là bổ sung thêm nhân lực có kiến

thức về quản lý hàng tồn kho cho hai phòng Kinh doanh và phòng Kế toán tài
chính để giảm tải khối lượng công việc mà các cán bộ hiện nay phải xử lý.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được hoàn thiện hơn, đặc biệt là
các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế sao cho có thể chuyển tải được những
nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có
thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho. Đối với hệ thống
chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu
19
như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, phiếu vận chuyển hàng với nội dung thể hiện
rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi
Các phòng ban cần được phân tách nhiệm vụ. Phòng kinh doanh chỉ nên thực
hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ. Phòng kiểm tra chất lượng
và số lượng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần được thành
lập. Các cán bộ liên quan phải được đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn
kho của công ty mình, từ đó hiểu.
3.1.4.Một số giải pháp khác
Ngoài những giải pháp đã nêu trên, để công tác quản lý hàng tồn kho tại
Công ty Thương mại – Tài chính Hải Âu được hoàn thiện hơn nữa, dưới đây là một
số đóng góp khác dựa trên những quan sát thực tế tại Công ty thời gian qua:
- Công ty cần tích cực tìm hiểu, xác định và đưa ra lựa chọn đúng đắn về
nguồn cung ứng, người cung ứng để đạt được các mục tiêu: Giá cả mua vào thấp,
các điều khoản thương lượng có lợi cho doanh nghiệp và đặc biệt phải đảm bảo về
chất lượng vật tư, hàng hóa.
- Lựa chọn phương tiện, cách thức vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi
phí vận chuyển, xếp dỡ.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của phân khúc thị trường Công ty đang
tiến hành kinh doanh. Dự đoán xu thế biến động trong tương lai để có quyết định
điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dự trữ vật tư, hàng hóa có lợi cho doanh nghiệp
trước những biến động của thị trường.
- Tổ chức tốt, khoa học việc bảo quản các loại xe và phụ tùng. Cần áp dụng

chế độ thưởng phạt hợp lý, tránh tình trạng mất mát, hỏng hóc hay những hao mòn
không đáng có ở hàng hóa, vật tư.
- Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thời tình
20
trạng hàng hóa bị ứ đọng, không còn phù hợp với nhu cầu thị trường để nhanh
chóng đề ra các biện như thanh lý, giảm giá… nhằm thu hồi vốn, tránh thua lỗ và
tiến hành đầu tư vào những dòng sản phẩm khác thích hợp hơn.
Kết luận
Qua quá trình cùng nhau làm bài thảo luận, nhóm chúng em đã tìm hiểu và
học hỏi được nhiều điều mới mẻ, bổ ích, lý thú về quản trị doanh nghiệp nói chung
21
và quản lý hàng tồn kho nói riêng. Đồng thời cũng giúp chúng em hiểu thêm rằng
để trở thành nhà quản trị giỏi thì không chỉ cần am hiểu những vấn đề lý luận mà
còn phải biết vận dụng những lý luận đó vào thực tiễn để giải quyết những vấn đề
thực tế phát sinh. Với đề tài “Mô hình quản trị hàng tồn kho và thực tế công tác
quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ”,
nhóm em thấy rằng quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quản lý
khá phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo các
phương pháp, mô hình trong thực tiễn cũng như phải lập được hệ thống cơ cấu
quản lý hiệu quả. Để có được thành công trong quản lý hàng tồn kho, người quản
lý phải thực sự bỏ công sức và thời gian để tìm cho doanh nghiệp mình những giải
pháp phù hợp. Trong quá trình nghiên cứu đề tài do sự hiểu biết còn hạn chế nên
chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận
được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để bài thảo luận này được hoàn thiện
hơn.
22
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị tài chính– Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Thị Phương Liên - Nhà
xuất bản Trường Đại học Thương Mại
2. Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Đình Kiệm –

Nhà Xuất bản Tài chính – 2008
3. Giáo trình Quản trị Tài chính – Tác giả: Nguyễn Hải Sản – Nhà Xuất bản Tài chính
– 2007
4. Giáo trình Kiểm toán tài chính – Chủ biên: GS.TS. Nguyễn Quang Quynh – Nhà
Xuất bản Tài chính – 2001
5. />23
Mục lục
24