Bài 6 phân tích hệ thống quản lý (bộ môn phân tích hệ thống môi trường)

Bài 6
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
Trong chương này bạn sẽ học:
1.Hướng dẫn nhận thức các lọai hệ thống quản lý bằng phân tích hệ
thống
2. Ứng dụng phân tích hệ thống môi trường trong các doanh nghiệp:
phương pháp xây dựng qui trình quản lý
1) Sự cần thiết nghiên cứu hệ thống quản lý
Trong lĩnh vực môi trường, nguời cán bộ luôn phải làm việc trong các
bộ máy tổ chức: các cơ quan quản lý nhà nước về môi trường như Sở
Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện, các công
ty môi trường (nhà nước hoạc tư nhân); các doanh nghiệp , công ty
sản xuất, các tổ chức phi chính phủ trong vàngoài nước . .
+ Các Sở Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện
cómục đích quản lý các hệ sinh thái trong phạm vi phụ trách phát
triển bền vững.
+ Các Công ty vàdoanh nghiệp cómục tiêu phát triển lợi nhuận đồng
thời với mục tiêu sản xuất hợp với tiêu chuẩn môi trường (quản lý môi
trường trong phạm vi công ty sao cho không tác động đến môi trường
của hệ sinh thái.
Đáp ứng nhận thức cho cả hai nhóm hệ quản lý, trước tiên nghiên cứu
các ứng dụng chung cho các loại hệ quản lý.
1.1) Phân tích hệ thống ứng dụng trong các hệ
thống quản lý
1.Cấu trúc
2.Ranh giới giữa “hệ thống và môi trường”
3.Các tiến trình hệ thống
4. Động thái hệ thống
5.Cơ cấu cấp bậc các tổ chức quản lý
6.Tính trội hay tính tập hưởng

1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý
Ba điểm cần chúý
+ Lấy mục tiêu của hệ thống làm chuẩn để đánh giásựcần thiết
của một thành phần trong hệ thống.
Thành phần không đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu hệ thống
làthành phần thừa, không cần cho hệ thống.
+ Chúý 2 mức độ : cánhân – đơn vị, trong đólấy chức năng
nhiệm vụ làm chuẩn để phân biệt cấu trúc.
+ Xác định cấu trúc chính thức của hệ thống, vànếu cóthể cả cấu
trúc không chính thức.
1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý
Một vídụcóthể cho một sơ đồ tổ chức vẽ ra các quan hệ chính thức
cho hệ thống sản xuất sạch.
1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý
Thành phần cấu trúc phổ biến
CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU PHÂN KHU VỰC
Công ty mẹ -công ty con
Các bộ phận cùng chức năng trong một công ty
1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý
Thành phần cấu trúc phổ biến
CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN
1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý
Thành phần cấu trúc phổ biến
CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG
1.2) Xác định ranh giới giữa “hệ thống và môi
trường”giúp tìm nguyên nhân sự cố, vấn đề môi
trường trong quản lý môi trường đô thị
Quản lý môi trường thường phân cấp theo ranh giới hành chánh.
Cóphân biệt giữa hệ thống và môi trường mới cóthể tìm ra
nguyên nhân vàgiải pháp đúng: nguyên nhân từ bên trong hay

bên ngoài
Phương pháp:
Dùng sơ đồ khối biểu thị các bên cóliên quan
1.3) Xác định ranh giới, phân tích không gian sản
xuất -làm việc hay bố trímặt bằng
Bố trímặt bằng làmột trong các biểu hiện của cấu trúc hệ thống ra
bên ngoài
Cần đánh giásựphân bố không gian hiện tại vàvẻbềngoài của
con người, thiết bị vàluồng công việc. Hình thức của văn phòng có
thể cómột tác động cóý nghĩa đối với các quan hệ giữa cánhân.
Vídụ, mặt bằng chật hẹp hay sự sắp xếp không hợp lý mặt bằng
sản xuất cóthể lànguyên do của vấn đề trong nghiên cứu HT.
Phân tích không gian sản xuất, bố trímặt bằng làmột trong các nội
dung quan trọng của ứng dụng phân tích hệ thống để bố trísản
xuất hợp lý, tiết kiệm năng lượng, nước. . .
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây
dựng qui trình quản lý
Như những loại hệ khác, các tiến trình hệ thống biến đổi các đầu
vào (input), qua các tín hiệu trung gian (throughput) thành các
đầu ra (output). Nhận biết các tiến trình hệ thống làmột nội dung
rất quan trọng, lại càng quan trọng hơn khi phân tích các hệ
thống quản lý.
Các mối liên hệ giữa các thành phần vàgiữa HT và môi trường
hình thành nên một mạng các qui trình liên hệ và tương tác
nhau, chúng liên kết nhau để tạo ra sự thống nhất hành động
chung nhằm hoàn thành các mục tiêu xác định của HT.
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý
qui trình cấp giấy chứng nhận không gây ô nhiễm môi trường ở
Sở Tài nguyên môi trường nào đó(vídụ).
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý

Các qui trình thành phần của HT tạo thành một tổng thể.
Một qui trình (procedure) là một loạt các chỉ dẫn từng bước chỉ ra:
Cái gìsẽ được làm?;
Ai sẽ làm nó?;
khi nào nó được làm ?;
Nó được làm bằng cách nào? (What, Who, When, How).
Các qui trình nói lên các cấu phần tích hợp thành tổng thể.
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý
Ứng dụng phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình trong
quản lý môi trường:
1)Xác định mục tiêu hệ thống quản lý, mục tiêu của qui trình
2)Phân tích cấu trúc thành phần của tổ chức (hệ thống quản
lý)
3) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường
4) Xác định thông tin đầu vào của qui trình
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý
5) Phân tích các bước biến đổi thông tin về mặt luận lý (logic):
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra , nhiệm vụ biến đổi thông tin
của bước.
6) Trong mỗi bước, xác định : việc gìcần làm, ai làm, khi nào
làm, làm như thế nào?
7) Bố tríphân công nhiệm vụ cho từng thành phần của tổ
chức (phân tích về mặt vật lý)
8) Biên soạn qui trình thành văn bản bao gồm qui trình cho nội bộ
hệ thống quản lý và hướng dẫn thông tin đầu vào vàquátrình
thực hiện qui trình cho bên ngoài.
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
Xác định mục tiêu hệ thống quản lý
Cần phân định mục tiêu của hệ thống quản lý làgì,

từ đóxác định nhiệm vụ của qui trình quản lý là
góp phần vào thực hiện mục tiêu chung của tổ
chức quản lý.
Vd: Mục tiêu hệ thống làquản lý tài nguyên nước
Mục tiêu qui trình làcấp giấy phép khai thác nước
ngầm
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
Phân tích cấu trúc thành phần của tổ chức (hệ thống
quản lý)
Nhận dạng các thành phần của hệ thống để hiểu rõ
chức năng của từng bộ phận trong tổ chức quản lý
nhằm phục vụ cho phân tích bố tríphân công trong
qui trình (phân tích vật lý)
Vd: Sở Tài nguyên Môi trường bao gồm các phòng ban
nào? Chức năng vànhiêm vụ mỗi phòng ban làgì?
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
4) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường
Xác định rõ ranh giới hệ thống quản lý để biết nơi đi
vào và nơi đi ra khỏi qui trình
Vd: Ai là đối tượng “khách hàng”của qui trình?
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
5) Xác định thông tin đầu vào, đầu ra của qui trình
Xác định yêu cầu đầu vào qui trình
Xác định sản phẩm đầu ra của qui trình (cần phân tích tất
cả các tình huống để đảm bảo các đầu ra của qui trình
phùhợp)
Vd: Đối với qui trình cấp phép khai thác nước ngầm

+ Đầu vào cần cógiấy tờ gì, nội dung của các giây tờ kê
khai, đơn như thế nào?
+ Đầu ra của quy trình là văn bản gì? Giấy phép hay
thông báo?. .
Sơ đồ qui trình cấp giấy chứng nhận
đạt tiêu chuẩn môi trường
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
6) Phân tích các bước biến đổi thông tin về mặt luận lý
(logic): thông tin đầu vào, thông tin đầu ra , nhiệm
vụ biến đổi thông tin của từng bước.
Xây dựng một lưu đồ về tiến trình biến đổi thông tin
của qui trình
Vídụvềphân tích logic (luận lý) cho qui trình cấp chứng
nhận đạt tiêu chuẩn môi trường của một Sở Tài nguyên môi
trường
1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình
quản lý
7) Trong mỗi bước, xác định : việc gìcần làm, ai làm, khi nào
làm, làm như thế nào?
Cụ thể hóa từng bước nhằm bảo đảm cho mỗi bước thực hiện
được sự biến đổi thông tin đầu vào thành thông tin đầu ra.
Việc gìcần làm trong bước này?
+ Ai sẽ làm nó? (nhân viên hay lãnh đạo, chuyên gia kỹ thuật. . .)
+ Khi nào thìthực hiện nó? Trong thời gian bao lâu?
+ Công việc sẽ được thực hiện như thế nào, mô tả cụ thể chi tiết
nhằm đảm bảo thông tin đầu vào được biến đổi thành thông tin
đầu ra của bước này.
Vídụvềphân tích logic (luận lý) cho qui trình cấp chứng nhận đạt tiêu
chuẩn môi trường của một Sở Tài nguyên môi trường

Bước nhận hồ sơ:
+ Việc gì: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký
+ Ai làm: Nhân viên phòng tiếp nhận hồ sơ.
+ Khi nào làm: Ngay khi nhận hồ sơ từ các doanh nghiệp
+ Làm như thế nào:
-Kiêm tra hồ sơ theo qui định gồm đơn vàbảng đăng ký môi
trường.
-Vô sổ, cho số hồ sơ,
-Làm biên nhận hồ sơ (phiếu hẹn)
-Làm phiếu chuyển hồ sơ sang bước thẩm định.
8) Bố tríphân công nhiệm vụ cho từng thành phần của tổ
chức (thiết kế về mặt vật lý)
Xem xét chức năng vànhiệm vụ của các thành phần trong tổ chức
để bố tríphân công trách nhiệm về các bước thực hiện đã phân
tích trong phần phân tích logic.
9) Biên soạn qui trình thành văn bản bao gồm qui trình cho
nội bộ hệ thống quản lý và hướng dẫn thông tin đầu
vào vàquátrình thực hiện qui trình cho bên ngoài.
+ Qui trình cho nội bộ:
+ Mục đích của qui trình
+ Các bước thực hiện (thể hiện việc gìcần làm, ai làm, khi nào làm
vàlàm như thế nào?)
+ Điều khoản thực hiện (Phạm vi thời hiệu áp dụng)
Qui trình hướng dẫn khách hàng:
+ Các bước màkhách hàng cần thực hiện để đạt được mục tiêu .