THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÁC YẾU TỐ SẢN XUẤT VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT ÁP DỤNG 5S

Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÁC YẾU TỐ SẢN XUẤT VÀ MÔI
TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY VÀ SỰ CẦN THIẾT ÁP
DỤNG 5S
***
I. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh những năm gần đây
Biểu 2.1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG
NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
STT
Năm
Chỉ tiêu
31/12/2005
%
TH/KH
31/12/2006
%
TH/KH
1 Doanh thu BH và CCDV 60,262,944,665 98 71,458,323,178 115
Doanh thu bán hàng 51,157,691,662 96 60,764,323,178 119
Doanh cung cấp dịch vụ 9,105,253,003 113 10,842,925,301 99
2 Giá vốn hàng bán 50,215,803,224 97 51,011,909,678 119
3 LN gộp BH và CCDV 10,047,141,440 101 10,814,754,664 99
4 Chi phí bán hàng 8,296,645,998 102 8,055,017,867 98
5 DT hoạt động tài chính 7,877,420 142 15,638,511 134
6 Chi phí tài chính 459,478,717 0 457,594,900 72
7 Lãi hoạt động tài chính -451,801,297 0 -441,956,389 0
8 LN thuần từ HĐKD 1,298,694,145 72 2,317,780,408 110
9 Thu nhập khác 1,213,467,682 124 47,575,454 136
10 Chi phí khác 126,800,904 1,301 87,798,108 102

11 Lợi nhuận khác 1,086,666,778 0 -40,222,654 0
12 Tổng lợi nhuận trước thuế 2,385,360,923 132 2,277,557,754 111
13 Các khoản phải nộp 1,488,365,095 411 2,788,840,047 113
Sau khi thực hiện cổ phần hoá công ty đã đạt được những thành tựu nhất định.
Cả hai năm 2005, và 2006 doanh thu đều đạt ở mức cao, riêng năm 2006 doanh thu
đạt 71.458 triệu đồng, mượt mức chỉ tiêu 15%, Thông thường các doanh nghiệp khi
chuyển sang cổ phần hoá hay mắc phải một số khó khăn do chuyển cơ chế hoạt động
và bắt kịp với nhịp độ làm việc mới, sức ỳ của cơ chế cũ có giảm nhưng vẫn tác động
làm cho hiệu quả kinh doanh của các công ty thường giảm sút. Khắc phục được điểm
1
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
1
1
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
yếu đó công ty cổ phần đường sắt không những giữ được mức doanh thu trước mà
còn tăng thêm. Trong tổng số doanh thu đạt được thì doanh thu bán hàng là cao nhất,
doanh thu hoạt động tài chính thì không hiệu quả (đạt mức âm) Đó là vấn đề mà
công ty phải quan tâm.
Trong hai năm qua công ty có mức doanh thu tăng cao như vậy một phần do
năng lực hoạt động của công ty đựoc cải thiện một phần do ảnh hưởng chung của
biến động kinh tế xã hội nói chung. năm 2006 Việt Nam với nhiều sự kiện diễn ra
như hội nghị APEC, ASEM, các giải bóng đá ... với quy mô khu vực và quốc tế diễn
ra liên tục ở Việt Nam làm tăng lượng khách du lịch vào nước ta. Mặt khác đời sống
người dân ngày càng được nâng cao nên nhu cầu đi du lịch trong những kỳ nghỉ ngày
càng tăng. Các khu du lịch được đầu tư nhiều hơn, một số khu du lịch mới được phát
hiện, đầu tư và đưa vào khai thác tạo điều kiện cho du lịch trong nước cũng như quốc
tế ngày càng phát triển và cơ hội cho ngành cung cấp dịch vụ du lịch cũng lớn dần
theo.
1.2 Thực trạng các hoạt động quản lý khác
1.2.1 Hoạt động Marketing

Hoạt động Marketing trong nghành dịch vụ là một hoạt động hết sức quan
trọng. Khách hàng biết đến sản phẩm du lịch hay không, có thoả mãn với những dịch
vụ mà công ty cung cấp hay không đều phụ thuộc rất lớn vào hoạt động marketing.
Các chiến lược marketing tốt sẽ đưa đến cho doanh nghiệp những khoản thu và hơn
thế nữa sẽ là cơ sở xây dựng một thương hiệu tốt HARATOUR chất lượng và nổi
tiếng. Đối với sản phẩm du lịch công ty đã và đang thực hiện các chính sách về sản
phẩm, chính sách về giá, chính sách phân phối, chính sách súc tiến một cách hợp lý,
chính sách con người một cách hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh. Các chính sách tốt ngày càng thu hút nhiều khách du lịch cũng như nhiều lao
động có năng lực tìm đến công ty, cống hiến cùng xây dựng công ty ngày càng lớn
mạnh hơn.
2
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
2
2
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
1.2.2 Hoạt động đầu tư
Trong hai năm gần đây công ty đã thực hiện đầu tư nâng cấp và sửa chữa
những hệ thống cung cấp dịch vụ cho công ty. Năm 2005 thực hiện sửa chữa nâng
cấp toà nhà 142 Lê Duẩn, sửa tầng 8, cải tạo công trình điện nước, thiết kế cải tạo
phần thô tầng 3,4, xây lắp điện nước tầng 3,4 ... tổng chi phí 138,124,361 đồng. Sử
dụng toà nhà không chỉ là trụ sở quản lý công ty mà thực hiện cho thuê văn phòng,
tạo nguồn thu cho công ty. Cải tạo khu nhà nghỉ Khâm Thiên, và một số công trình
khác. Đầu tư cải thiện nhằm tạo thêm sức hút cho các khách thuê văn phòng và tạo sự
thoả mãn cho khách hàng ngày càng tốt hơn.
1.2.3 Kết quả nâng cao đời sống cho người lao động:
Theo thống kê tiền lương bình quân người lao động công ty năm 2005 đạt 1.6
triệu đồng/ ng/ tháng, tăng 1.72 lần so với năm 2004. Năm 2006 đạt 1.9 triệu đồng/
ng/ tháng tang 1.4 % lần so với năm 2005. Như vậy tiền lương của lao động được
đảm bảo.

Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ chính sách đối với người lao động đúng quy
định của pháp luật lao động và quy chế của công ty như : Chuyển lương cũ sang lương
mới cho cán bộ CNV, nâng lương tối thiểu cho cán bộ công nhân viên từ 350 ngàn
đồng lên 450 ngàn đồng; nâng bậc lương, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; giải
quyết lao động về nghỉ theo NĐ 41/CP của chính phủ ( 2 đợt: 70 người); tuyển mới 21
lao động, cho thôi việc và chuyển công tác 20 người, hàng năm tổ chức khám sức
khoẻ, phục hồi sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Quan tâm chú trọng công tác bồi
dưỡng đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên.
Ngoài ra công ty còn vận động cán bộ công nhân viên thực hiện tốt chế độ
chính sách, pháp luật Nhà nước. Tổ chức tốt các hoạt động văn hoá thông tin, công
tác xã hội, từ thiện như mua công trái Thủ đô, ủng hộ quỹ xã hội - từ thiện ngành
đường sắt, địa phương phát động; tặng quà cán bộ công nhân viên chúc mừng ngày
sinh nhật.
3
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
3
3
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
1.2.4 Hoạt động quản lý chất lượng
Hiện tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa có phòng riêng
quản lý riêng về chất lượng, tuy nhiên các vấn đề liên quan đến chất lượng vẫn được
kiểm soát một cách chặt chẽ. Về chất lượng sản phẩm, chất lượng đội ngũ công nhân
viên hay môi trường làm việc… đều được quản lý nhưng dưới góc độ quản lý chung.
Mỗi phòng ban, mỗi cơ sở chịu trách nhiệm về những công tác quản lý của mình đảm
bảo đúng pháp luật và quy định của công ty.
Tính cho đến nay thì công ty cũng chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất
lượng nào. Đó cũng là một hạn chế khi công ty bắt đầu thực hiện áp dụng bất kỳ một
hệ thống quản lý chất lượng, hay một công cụ quản lý chất lượng nào. Chính vì vậy
nên khi triển khai áp dụng công cụ quản lý chất lượng đối với công ty phải đi từ
những bước đơn giản và dần cải tiến về sau.

II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI
CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY
2.1 Nguồn dữ liệu đánh giá môi trường làm việc của công ty
Nguồn dữ liệu cung cấp để tìm hiểu và đánh giá thực trạng môi trường làm việc
của công ty bao gồm nguồn dữ liệu sơ cấp và nguồn dữ liệu thứ cấp. Nguồn dữ liệu
sơ cấp chủ yếu được thu thập từ phương pháp quan sát và thu thập ý kiến của các
nhân viên trong công ty và nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập được qua các tài liệu liên
quan có trước của công ty thông qua các quyết định hay các thông tin đã được đưa ra
tham khảo ở trang web của công ty.
Các thông tin lấy từ nguồn dữ liệu sơ cấp bao gồm: Thông tin về tình hình sắp
xếp các vật dung của công ty, thông tin về thái độ làm việc của nhân viên công ty,
thông tin về các công tác vệ sinh của công ty…
4
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
4
4
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Các thông tin lấy từ nguồn dư liệu thứ cấp bao gồm: Sơ đồ cơ cấu mặt bằng
của tầng 8 của công ty, thực tế sắp xếp các phòng ban công ty, lịch làm vệ sinh công
ty, truyền thống văn hoá công ty, …
2.2 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát:
Khi thực hiện quan sát ta có thể thu thập được một số thông tin về thực trạng
môi trường làm việc của nhân viên của công ty. Phương pháp này giúp cho ta năm
được thực tế một cách sát thực nhưng yêu cầu người quan sát phải có được trình độ
quan sát đánh giá chính xác, phải có một cách tổng quát và khoa học tránh ý chí chủ
quan và phiến diện.
Một số thông tin chỉ có phương pháp trực quan mới chính xác đó là thực trạng
bố trí sắp xếp các vật dụng của công ty, biểu hiện thái độ làm việc của các nhân viên
trong công ty. Ví dụ như phòng làm việc có bao nhiêu bàn, bố trí như thế nào, bố trí

như thế đã hợp lý hay chưa… Qua việc quan sát đó có thể đưa ra các thông tin, các
sơ đồ biểu hiện những thông tin quan sát được.
Kết quả của phương pháp này cho ta một số thông tin như sau:
Công ty có 4 phòng chức năng tại tầng 8 của toà nhà 142 Lê Duẩn, Trong đó bố
trí phòng tổ chức hành chính chia làm hai phòng làm việc. Phòng của tổ văn thư bố
trí 4 bàn làm việc, phòng Tổ chức hành chính 5 bàn làm việc, phòng đầu tư kinh
doanh 3 bàn làm việc, Phòng du lịch 10 bàn làm việc, phòng tài chính kế hoạch 6 bàn
làm việc và 1 bàn tiếp khách, ngoài ra còn có tổ dịch vụ của phòng du lịch có 6 bàn
làm việc. Ngoài những thông tin trên thì quan phương pháp quan sát ta có thể có
đựơc các thông tin về cơ cấu mặt bằng các phòng ban của công ty và tổng kết thành
sơ đồ sau:
5
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
5
5
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Hình 2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
6
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Cầu thang bộ
P. TC - KH
( 45 m
2
)
6 bàn làm việc –
1 bàn tiếpkhách
WC
Bể nước mái
(24.5 m
2

)
Tổ Văn Thư
( P.TCHC )
( 20 m
2
)
P. KHO LƯU
TRỮ HỒ SƠ
( 18 m
2
)
( 10m
2
) ( 10m
2
)
PHÒNG HỌP
(28.5 m
2
)
P. PTGD
(21.5 m
2
)
Kho điện
Thang máy
Cầu thang
bộ
TỔ DỊCH VỤ
P. DU LỊCH

(21.5 m
2
)
6 bàn lamv việc
PHÒNG DU LỊCH
(43 m
2
)
10 bàn làm việc – 1 bàn tiếp khách
P. T ỔNG GIÁM ĐỐC
( 28.5 m
2
)
P. TCHC
(21.5 m
2
)
5 bàn làm việc
P. ĐẦU TƯ
( 20m
2
)
3 bàn làm việc
6
6
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:
Trong quá trình quan sát người thu thập thông tin chỉ nhìn thấy được một số mặt nổi của đối
tượng quan sát vì mặt khác các thông tin đó có thể dễ dàng thu thập được từ các nhân viên công ty
đã làm việc ở công ty đã lâu năm. Ví dụ như các thông tin về lịch sử công ty năm trước về cách

thức quản lý môi trường làm việc hay một số kinh nghiệm cá nhân của một số thành viên của công
ty về cách thức sắp xếp vật dụng một cách khoa học. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp thường
được sử dụng khi thông tin thu thập không quá lớn ảnh hưởng đến công việc cũng như thời gian
của đối tượng được phỏng vấn.
Phuơng pháp điều tra bảng hỏi:
Phương pháp này đòi hỏi người thu thập thực hiện lập một bảng hỏi và yêu cầu đối tượng
cần thu thập thông tin trả lời các câu hỏi đặt ra.
Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và công sức hơn nhưng kết quả điều tra có thể thực
hiện ở quy mô rộng hơn. Trong quá trình điều tra phải biết sàng lọc các câu hỏi và gợi ý các
phương án trả lời.
Sau khi lập bảng hỏi, các bảng hỏi thu được phải được hiệu chỉnh, thông tin thu được từ bảng
hỏi không phải khi nào cũng chính xác hoàn toàn vì hầu hết ý kiến là chủ quan và một số có thể trả
lời sai do hiểu lầm ý câu hỏi cũng xó thể do sự thiếu thành thật của các đối tượng được thu thập.
Sau khi hiệu chỉnh thì số bảng hỏi còn lại là các bảng hỏi hợp lệ. Các câu hỏi của bảng hỏi sẽ
được mã hoá và đưa vào các phần mềm để thu thập các thông tin cần thiết cho yêu câd đánh giá
thực trạng. Trong bài viết này các thông tin thu thập chỉ quan tâm đến cơ cấu % của các phương án
lựa chọn từ các nhân viên công ty nên chỉ thu thập xử lý số liệu thủ công trên chương trình
EXCEL. Số liệu thu thập bao gồm các phương án lựa chọn. Phương án lự chọn của các nhân viên
là nữ, các phương án lực chọn là nam và tổng kết cho toàn bộ 4 phòng ban chức năng công ty.
Từ các phương án lựa chọn tìm ra phần trăm và phân tích thực trạng môi trường làm việc, thái
độ của nhân viên. Sau đây là nội dung bảng hỏi gồm 3 trang và bảng các tổng hợp các phương án
lựa chọn ( theo phụ lục tham khảo)
7
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
7
7
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
2.3 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp là nguồn dữ liệu đã được thu thập và phân tích của một
người khác trước khi mình sử dụng. Thông tin này thường được thu thập từ các trang

web, các tài liệu riêng về thông tin mình cần thu thập. Dữ liệu này có thể lấy từ các tạp
chí, các báo cáo thường niên của công ty, các tài liệu tham khảo khác. Để thu thập nó
cần hỏi các anh chị có kinh nghiệm, tìm hiểu các tờ tạp chí chuyên ngành như tạp chí
đường sắt, tạp chí chất lượng… Các thông tin thu thập được mang tính chất tham khảo
là chính.
2.4 Thực trạng môi trường làm việc công ty
2.4.1 Thực trạng về việc quản lý môi trường làm việc của công ty
Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty cổ phần dịch vụ du lịch
đường sắt cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu làm việc của cán bộ
công nhân viên chức. Vấn đề quản lý môi trường làm việc nói chung vẫn mang tính
chất truyền thống. Quản lý môi trường làm việc của công ty vẫn nằm trong công tác
quản lý chung thuộc quyền quản lý của ban lãnh đạo công ty do ban quản lý toà nhà
quản lý.
2.4.2 Thực trạng về bố trí mặt bằng các phòng ban chức năng
Các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ đường sắt nằm ở tầng 8
của toà nhà 142 Lê Duẫn. Gồm có 4 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức hành
chính, Phòng Đầu tư kinh doanh, Phòng Du lịch, Phòng Tài chính kế hoạch.
Trong đó:
Phòng tổ chức hành chính được chia làm hai phòng làm việc gồm tổ văn thư và
phòng hành chính phụ trách về công đoàn, lao động tiền lương. Phòng làm việc của tổ
văn thư rộng 20 m
2
bố trí 3 bàn làm việc, Phòng hành chính 21.5 m
2
bố trí 6 bàn làm
việc.Phòng Đầu tư phát triển rộng 20 m
2
bố trí 3 bàn làm việc, phòng Du lịch rộng 43
m
2

bố trí 10 bàn làm việc, Phòng Tài chính kế hoạch 45 m
2
bố trí 6 bàn làm việc và một
bàn lớn tiếp khách, Ngoài ra phòng du lịch còn có một phòng cho tổ dịch vụ du lịch và
phòng giao dịch mỗi phòng rộng 21.5 m
2
.
8
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
8
8
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Mặt bằng của tầng 8 còn có diện tích dành cho khu vực kho điện, bể nước, khu
vực vệ sinh là các công trình phụ, có hai phòng vở vị trí giữa đó là phòng họp và phòng
tổng giám đốc.
Theo thu thập từ bảng điều tra:
Câu hỏi 3 : Theo anh chị phòng làm việc của anh chị đã được sắp xếp một cách
thuận tiện công việc mọi người hay chưa?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
30/37 tức 81% cho ý kiến là có thuận tiện.
7/30 tức 19% cho ý kiến là không thuận tiện.
Trên thực tế có những cách bố trí thực sự chưa thật sự thận tiện nhưng do hạn chế
của cơ cấu mặt bằng giới hạn và cách bố trí đã tạo thói quen làm việc và khó thay đổi.
Câu hỏi 2: Theo anh chị phòng làm việc của mình có những vật dụng không cần
thiết hay không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
15/37 tức 41% cho ý kiến là có những vật dụng không cần thiết
22/37 tức ý kiến tức 51% cho rằng không có vật dung không cần thiết.
Trên thực tế mỗi phòng làm việc đều có những vật dụng không cần thiết và cần
loại bỏ chúng đi.

2.4.3 Thực trạng về cách thức sắp xếp vật dụng và quản lý vật dụng
Hiện nay việc sắp xếp và quản lý vật của các phòng ban chức năng của công ty
đang xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân của từng phòng ban. Tại nơi
làm việc các vật dụng của cá nhân thường có là giấy tờ sổ sách, máy vi tính, bút các
loại, con dấu… Chúng có thể phân loại theo nội dung, công dụng, thời gian sử dụng,
thời gian ban hành … Các vật dụng này sau khi thay đổi vị trí làm việc có thể được bàn
giao lai hoặc không cho người mới. Theo kết quả điều tra bảng hỏi một số nội dung liên
quan ta có các thông tin sau:
Câu hỏi 4: Anh chị có thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình hay không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
37/37 tức 100% ý kiến có thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc.
0/37 tức 0% ý kiến không thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc.
9
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
9
9
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Trên thực tế công ty chưa có các quy định các nhân viên phải thường xuyên sắp
xếp bàn làm việc của mình. Tất cả mọi nhân viên đều thường xuyên sắp xếp bàn làm
việc của mình là theo tinh thần tự giác và đó là điểm mạnh của công ty.
Câu hỏi 5: Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần
trong một ngày?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
9/37 tức 24% ý kiến chọn một lần trong ngày
23/37 tức 62% ý kiến chọn hai lần một ngày
4/37 tức 11% ý kiến chọn ba lần một ngày
1/37 tức 3% ý kiến chọn bốn lần trong ngày
0/37 ý kiến trên bốn lần trong ngày.
Để dễ nhận xét ta quan sát qua biểu đồ sau:
Hình 2.2 BIỂU ĐỒ TỶ LỆ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 5

Trong một ngày mọi người có thực hiện công việc sắp xếp lại bàn làm việc của
mình song không quá 4 lần trong một ngày, và công việc này thường hai lần một ngày
là chiếm đa số. Hai lần một ngày đó là số lần hợp lý. Khi công ty đưa ra quy định về
lịch thực hiện sắp xếp lại bàn làm việc nên chọn 2 lần một ngày gần với thói quen của
nhân viên tự giác vẫn làm.
Câu hỏi 6: Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
Nữ: 17/17 tức 100% chọn phương án có.
0/17 tức 0% chọn phương án không
Nam: 17/20 tức 85% chọn phương án có.
3/20 tức 15% chọn phương án không.
Toàn công ty: 92% chọn phương án có.
8% chọn phương án không.
Hình 2.3 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 6
10
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
10
10